Este documento describe los conceptos y definiciones básicas de gerencia de proyectos. Explica términos como portafolio, programa, sponsor, stakeholders, hitos, disparadores, premisas y restricciones. También describe las características de los proyectos, tipos de proyectos, fases típicas y factores críticos de éxito. Por último, presenta tres estructuras organizacionales comunes para proyectos: funcional, por proyectos y matricial.

1. Designer Forms CENTRO NACIONAL COLOMBO ALEMAN SENA – ATLANTICO ESPECIALIZACIÓN TECNOLÓGICA GERENCIA DE PROYECTOS INFORMATICOS SCM Reports Warehouse Builder BI Beans

2. VISION GENERAL “Siempre hay una forma mejor de hacer cualquier cosa y hay que hacer las cosas bien desde la primera vez”.

3. PROGRAMA

4. DURACION

5. CONTENIDO Módulo 1 – Presentación del curso – Conceptos básicos. Módulo 2 – Iniciación. Módulo 3 – Planeación: Alcance, tiempo, costos. Módulo 4 – Planeación: Calidad. Módulo 5 – Planeación: Recursos humanos. Módulo 6 – Planeación: Comunicaciones. Módulo 7 – Planeación: Riesgo – adquisiciones. Módulo 8 – Planeación: Integración. Módulo 9 – Ejecución, seguimiento y control: Integración.

6. CONTENIDO Módulo 10 – Monitoreo y control: Verificación y control del alcance. Módulo 11 – Ejecución, seguimiento y control: Tiempos, costos, calidad. Módulo 12 – Ejecución, seguimiento y control: Recursos humanos y comunicaciones. Módulo 13 – Ejecución, seguimiento y control: Riesgos, adquisiciones. Módulo 14 – Cierre: Integración, adquisiciones. Módulo 15 – Planeación Estratégica Módulo 16 – CMMI – PMO Módulo 17 – ITIL

8. Elaborar y justificar los alcances de un proyecto.

9. Planificar el desarrollo de proyectos.

10. Gestionar los recursos de los proyectos.

11. Evaluar y controlar proyectos hasta su cierre.

12. Liderar equipos de trabajo de proyectos.

13. Manejar los riesgos del proyecto.

14. Gestionar la calidad del proyecto.

15. Orientarse al logro de los objetivos del proyecto.

17. Por qué estudiar Gerencia de Proyectos? Cada vez más organizaciones (privadas y públicas) trabajan orientadas por proyectos Es una disciplina en gran demanda debido a la creciente complejidad y exigencia de los ambientes de proyectos Conocer y adoptar las “mejores prácticas” aumenta la probabilidad de éxito en los proyectos Cada vez es más frecuente el trabajo en ambientes multidisciplinarios y multiculturales.

18. Por qué estudiar Gerencia de Proyectos? Hablar un lenguaje común de gestión de proyectos, facilita el trabajo y la comunicación entre clientes y proveedores. Es una disciplina que apalanca otras disciplinas. Mejorar la productividad y competitividad del país. Mejorar los índices de éxito de los proyectos

19. DEFINICIONES BASICAS Portafolio: Colección de proyectos o programas y otros trabajos que se agrupan para facilitar la gestión efectiva para cumplir objetivos de negocio estratégicos. Gestión de portafolios se refiere al manejo centralizado de uno o más portafolios. Programa: Grupo de Proyectos y otras actividades relacionadas, manejadas en una forma coordinada para obtener beneficios y control no disponibles de manejarlos individualmente. Los programas pueden incluir elementos de trabajo relacionado fuera del alcance de proyectos discretos

20. SPONSOR Individuo o grupo dentro o fuera de la organización ejecutora del proyecto que provee los recursos financieros para el proyecto. Éstos pueden ser en dinero o en especie (gente, material, etc.) Algunos lo traducen como patrocinador...

22. El cliente

23. La organización ejecutora

24. Los miembros del equipo del proyecto - El sponsor

25. Milestones (hitos) Son puntos identificables en el proyecto que denotan el requerimiento de un reporte o la terminación de una actividad importante. Llamados en español hitos o puntos de verificación.

26. Triggers (disparadores) Llamados también síntomas de un riesgo o signos de alerta. Indicativos de que ha ocurrido un riesgo o que está por ocurrir. Por ejemplo, el no lograr un milestone a tiempo puede ser una señal de detección temprana de no cumplir con la fecha final del proyecto.

27. Assumptions (premisas o supuestos) Son factores que para propósitos de planeación se consideran como verdaderos, reales o ciertos. Las premisas afectan todos los aspectos de la planeación del proyecto, y son parte de la elaboración progesiva del proyecto. Los miembros del equipo del proyecto frecuentemente deben identificar, documentar y validar las premisas como parte de su proceso de planeación. Las premisas generalmente involucran un grado de riesgo

28. Constraints (restricciones) Son restricciones aplicables que afectan el desempeño del proyecto. Factores que afectan la programación de una actividad. Ejemplos: un presupuesto limitado, una fecha específica de entrega parcial o total

32. COSTO

33. CALIDAD

34. Conocer prioridades

37. Sin limite de tiempo

38. Poca influencia de factores externos

39. Controlables por métodos estadísticos

40. Errores con repercusiones leves

42. Limitadas en tiempo

43. Influencia importante de factores externos

44. No es posible establecer controles estadísticos

45. Repercusiones graves por errores cometidos

48. Proyectos de infraestructura de telecomunicaciones

49. Proyectos de redes

51. FACTORES CRITICOS DE EXITO EN UN PROYECTO PLANEACION OBJETIVOS PLAZOS RECURSOS REGLAS CAMBIOS RIESGOS PERSONAS ESTIMACION , DOCUMENTACION CONTROL Y REVISION PRODUCTIVIDAD/RESULTADOS

52. FUENTES DE CONFLICTOS EN LOS PROYECTOS OPINIONES TECNICAS PRIORIDADES DEL PROYECTO PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PROGRAMA DE TRABAJO COSTOS Y PRESUPUESTO ASIGNACION DE PERSONAL Y RECURSOS ENFRENTAMIENTO PERSONALES

53. POR QUE FRACASAN LOS PROYECTOS ? Planeación deficiente La estimación es pobre o forzada Alcance demasiado amplio o irreal No inclusión de controles y seguridad en los productos Especificación/requerimientos incompletos,inconsistentes,cambiantes Alta rotación del equipo del trabajo Comunicaciones deficientes Inadecuado involucramiento del usuario Obstáculos al cambio No atención a la calidad

55. Elaboración en grupo de estrategias y medidas para alcanzar los objetivos

56. Clarificación de roles y asignación en común acuerdo de responsabilidades

57. Procedimientos de control y mecanismos de motivación

59. Defina los requerimientos

60. Firme control sobre los cambios

61. Planee sensatamente

62. Defina responsabilidades claramente

63. Asegure un buen flujo de información

64. Identifique y concentrece sobre puntos críticos

65. Selecciones proveedores y contratistas de calidad

66. Reconozca la necesidad de cambios

68. Duración del proyecto

69. Experiencia requerida

70. Localización del proyecto

71. Recursos disponibles

72. Aspectos propios del proyecto

74. ESTRUCTURA POR PROYECTOS

77. Las líneas de autoridad y jerarquía son claras

78. Mayor eficacia en la estandarización

79. Definición clara de funciones y responsabilidades

81. Posibilidad de conflictos entre especialistas

82. Dificultad de adaptación, resistencia al cambio

85. Permite una visión global del proyecto

86. Facilita la capacidad de adaptación al cambio

87. Control total sobre los recursos

89. Poca continuidad, inseguridad para los individuos

90. Dificultad de adaptación, resistencia al cambio

93. Continuidad de desarrollo de la capacidad técnica

94. Utilización flexible y eficaz de los recursos

95. Punto de contacto con cliente y otros participantes

96. Perspectiva global

97. Coordinación de recursos

99. Competencia por la obtención de recursos.Necesidad de negociar continuamente

100. Competencia por la obtención de recursos. Necesidad de negociar continuamente

101. Peligro de conflictos de proyectos

103. ORGANIZACION DE PROYECTOS EJEMPLOS DE ORGANIZACIONES DE PROYECTOS EJECUTIVO DEL PROYECTO LIDER DEL CLIENTE LIDER TECNICO OBJETIVO : Implementar un sistema para generar reportes gerenciales en el Departamento de Materiales.