La inicialización del proyecto es el primer grupo de procesos del PMBoK y una actividad de gran importancia. Puede fijar las condiciones para que todo vaya bien y evitar la confusión posterior. En esta presentación encontrarás una breve explicación del documento previo a la constitución, el Caso de Negocio, así como los dos procesos del grupo y los documentos que generan: el acta de constitución del proyecto y el registro de interesados.

1. LA INICIALIZACIÓN DEL PROYECTO
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Rainer Open School – Project Management

2. INTRODUCCIÓN
Podríamos decir que un proyecto es un sistema
“no lineal”, cuyo resultado final depende en gran
medida de las condiciones iniciales. Pequeños
detalles se convierten en grandes conflictos a
medida que pasa el tiempo.
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3. EL CASO DE NEGOCIO
Beneficio
Coste
De forma previa a la apertura de un proyecto,
hay un documento básico que nos permite
reflexionar sobre si merece la pena dedicarle
tiempo y esfuerzo: el caso de negocio.
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4. LA GRAN PREGUNTA
Cualquier organización tiene unos recursos
limitados y debe decidir a qué los dedica. El
caso de negocio sirve para resolver la gran
pregunta: ¿Merece la pena dedicarlos a esto?
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5. ESTRUCTURA DEL CASO DE NEGOCIO
Es un documento muy sencillo, de poca
extensión, con los siguientes apartados:
Título ¿Qué vamos a crear?
Descripción ¿Para qué sirve? ¿Qué problema resuelve?
Análisis estratégico ¿Hay una oportunidad de mercado? ¿Cuál?
Beneficios intangibles ¿Qué ganamos que no sea dinero?
Proyectos relacionados ¿Qué hemos hecho antes o haremos después que
suponga un beneficio en relación con este proyecto?
Conclusión Por todo lo anterior, este proyecto es interesante
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6. UN EJEMPLO: PIZZERÍA RÁPIDA
Vamos a hacer el caso de negocio de una
pizzería rápida, de esas que venden porciones
desde un mostrador a la gente que pasa por la
calle.
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7. TÍTULO Y DESCRIPCIÓN
 Pizzería rápida de oportunidad
 Queremos abrir un negocio de venta de pizza
en porciones, según el modelo “de
oportunidad”, a clientes que compren
directamente desde la calle.
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8. ANÁLISIS ESTRATÉGICO
 Hay mucha gente que quiere comer algo
rápido, pero que no necesita un local completo
ni asumir los costes de mesa o servicio, por lo
que se beneficia del ahorro de locales más
simples y el consumo en la calle. Hemos
encontrado un local en una zona céntrica que
se beneficiaría del continuo trasiego de turistas
y gente de paso.
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9. BENEFICIOS INTANGIBLES
 Dado que nuestra empresa se dedica a la
apertura de establecimientos de restauración,
este nuevo negocio nos permitiría ampliar la
cartera de negocios con un nuevo modelo de
explotación, ya que todo lo que tenemos ahora
son restaurantes convencionales.
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10. PROYECTOS RELACIONADOS
 Dada nuestra experiencia en el sector y las
relaciones con proveedores ya establecidas,
podemos aprovecharnos de la infraestructura
de suministro existente y los procesos de
personal.
 Como en el futuro queremos ampliar, este
proyecto puede servir de prueba piloto para
tantear el modelo.
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11. CONCLUSIÓN
 Dada la demanda actual del mercado, la buena
situación del local, nuestra ventaja y
experiencia y el futuro de ampliación que
tenemos, este proyecto resulta interesante
para la empresa desde el punto de vista
financiero y estratégico.
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12. EL PASO PREVIO A LA CONSTITUCIÓN
El caso de negocio es un documento para
tomar decisiones, previo a la constitución del
proyecto. Además, fija una dirección para todo
el trabajo posterior.
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13. LA INICIALIZACIÓN DEL PROYECTO
El grupo de procesos de inicialización es el
primero en el ciclo de vida del proceso, de
acuerdo al PMBoK. Es el momento en que se
fijan las características del proyecto.
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Inicialización
Planificación
Ejecución
Monitorización
Cierre

14. PROCESOS DEL GRUPO DE INICIALIZACIÓN
1.1 Constitución
del proyecto
1.2 Identificación
de interesados
Hay dos procesos en este grupo: la
constitución del proyecto y la identificación de
interesados.
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15. CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO
El proceso de constitución del proyecto, o
“Develop Project Charter”, tiene como objetivo
designar al responsable del proyecto, el Jefe de
Proyecto, que será la persona con autoridad para
gestionar los recursos y alcanzar los objetivos.
Es un proceso de importancia ya que lanza un
mensaje a todo el mundo: “esta persona es la
responsable y quien toma las decisiones”.
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16. ESTRUCTURA DEL ACTA DE CONSTITUCIÓN
De nuevo, debería ser un documento sencillo,
con los siguientes apartados:
Título ¿Qué vamos a crear?
Descripción ¿Por qué es importante este proyecto?
Requisitos ¿Cuáles son las características de alto nivel?
Jefe de Proyecto ¿Quién es el responsable?
Hitos destacados ¿Cuáles son los momentos significativos?
Caso de negocio Un resumen del documento anterior
Firma Aquí firma el patrocinador
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17. SEGUIMOS CON LA PIZZERIA
Este proceso se aprovecha del Caso de
negocio. Aquí no hay que explicar muchas
cosas ni hacer un plan de trabajo; sólo asignar
un responsable. La decisión viene de antes.
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18. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO
 La empresa quiere lanzar un proyecto piloto
para la explotación de un local de venta de
pizzas rápidas a clientes de oportunidad. Este
proyecto tiene como objetivo establecer el local
del negocio.
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19. REQUISITOS DEL PROYECTO
 El local ya ha sido seleccionado.
 El proyecto debe proporcionar todos los
elementos necesarios para lanzar el proyecto
piloto de explotación.
 Hay que desarrollar los elementos intangibles
de marca e identidad corporativa.
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20. DESIGNACIÓN DEL JEFE DE PROYECTO
 La persona responsable de ejecutar este
proyecto, es (nombre y apellidos).
 Esta persona cuenta con la confianza de la
dirección para ejecutar el trabajo y dispondrá
de independencia para la gestión de los
recursos humanos, técnicos y económicos para
realizar su trabajo.
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21. HITOS DESTACADOS
 Se han identificado los siguientes momentos
significativos:
 Diseño de la identidad corporativa
 Formalización legal de la actividad
 Obra de reforma
 Equipamiento del establecimiento
 Selección y formación del personal
 Apertura
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22. CASO DE NEGOCIO
 Como se indicó en el Caso de Negocio de 10 de
Diciembre de 2015, este proyecto obedece a
un nicho de mercado en crecimiento, para el
que es necesario desarrollar una experiencia
piloto que permita definir los procesos y
elementos necesarios para futuros proyectos
de expansión.
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23. IDENTIFICACIÓN DE INTERESADOS
La identificación de interesados es el segundo
proceso del grupo de inicialización.
Es ante todo una herramienta de comunicación,
que tiene que facilitar el contacto y las relaciones
entre los participantes del proyecto, aclarando
quién es quién, qué rol tiene y cómo es posible
ponerse en contacto con él.
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24. DEFINICIÓN DE “INTERESADO”
Un interesado, o “stakeholder”, es cualquier
persona que se ve afectada de forma
significativa (positiva o negativa) por el
resultado del proyecto.
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25. REGISTRO DE INTERESADOS
Es el único resultado del proceso de
identificación y consiste en un listado de
personas con un rol definido en el proyecto.
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26. ESTRUCTURA DEL REGISTRO DE INTERESADOS
Otro documento muy sencillo, con los siguientes
apartados, para cada interesado:
Apartado Contenido
Identificación Nombre, cargo, información de contacto, rol en el
proyecto y la organización
Evaluación Requisitos, necesidades y frecuencia de la
comunicación, expectativas, grado de influencia e
intereses.
Clasificación De acuerdo al criterio que establezca la organización
para el proyecto. ¿Por departamento, por cuantía de la
inversión, por aportación en la solución técnica…?
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27. UN EJEMPLO
Interesado Identificación Evaluación Clasific.
Nombre Cargo Tfn Email Acceso Comunicar Categoría
Pedro R Jefe de
Obra
Xxx Xxx Obra,
financiero
A diario Proveedor
Isabel F Jefa de
cocina
Xxx Xxx Cocina,
financiero
Semanal Consultor
…
Por supuesto, esto es un ejemplo limitado. Faltan campos y puede tomar la
forma de cualquier documento, como un registro de contacto en un directorio
de Google para Empresas. Lo importante es que cualquier miembro del
proyecto pueda localizar y comprender la implicación de otros miembros del
proyecto.
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28. CONCLUSIONES
 La inicialización del proyecto es una actividad
clave para orientar los esfuerzos
 Empieza con el caso de negocio, que sirve para
efectuar decisiones de inversión estratégica
 El grupo de inicialización consta de dos
procesos, que generan sendos documentos:
 Apertura, con el acta de constitución
 Identificación de interesados, con su registro
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29. LECTURAS RECOMENDADAS
Head First PMP, 3rd Ed.
Jennifer Greene, Andrew
Stellman
ISBN: 978-1449364915
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Capítulos 4 y 11, por lo
que se refiere a esta
presentación.
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30. SOBRE EL AUTOR
Rafael Morales
Consultor y formador en
 Sistemas de información (IT).
 Gestión de proyectos (PM).
 Aseguramiento de la calidad (QA).
 Gestión de inmuebles (FM).
En LinkedIn: http://bit.ly/20Qh0oZ
Email: contacto@rafael-morales.com
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31. OTROS CONTENIDOS
Esta presentación forma parte de
una colección, muchas de las
cuales se desarrollan por completo
en la colección “Conceptos” que
puedes encontrar la página del
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