Este documento presenta una introducción a las lecciones aprendidas en proyectos. Define lecciones aprendidas como lo que se aprende en el proceso de realización de un proyecto y cómo esto puede usarse para mejorar la probabilidad de éxito en proyectos futuros. Explica que las lecciones aprendidas involucran una evaluación del proyecto, identificando áreas de mejora y aplicando cambios a los procesos y documentos organizacionales.

1. Lecciones AprendidasLecciones Aprendidas
Lo que queda cuando concluyen los
proyectos
Ing. Jorge A. Osinski, PMP®, MBA

2. TemarioTemario

Definiciones

Pre-requisitos para implementar Lecciones Aprendidas

¿Cuándo hacer Lecciones Aprendidas?

Grupos de Interés (stakeholders) involucrados

Proceso

Autoevaluación del PM

Lecciones aprendidas con stakeholders

Relación con procesos del PMBoK

Conclusiones

Suplemento: Algunas causas de problemas en Proyectos

3. ProyectoProyecto
Definición (PMI)
Emprendimiento de duración acotada que tiene por objeto crear
un producto, servicio o resultado único.
Características

Elaboración progresiva

Consumen recursos

Son planificados, gestionados y controlados

Satisfacen necesidades y afectan intereses de terceros

4. ProyectoProyecto
Definición Operativa
A los efectos de Lecciones Aprendidas un proyecto es:
Estructura de tareas, con distinto grado de interrelación, que fueron
ejecutadas, están en ejecución o van a ser ejecutadas por personas
con habilidades y conocimiento, con la ayuda de procesos, insumos y
herramientas que tiene por objetivo la creación de algo único,
inexistente hasta ese momento, y que satisface necesidades de otras
personas u organizaciones.

5. ProyectoProyecto
Resultados de un Proyecto
1)Producto, servicio u otra respuesta esperada por el Cliente
2)Información sobre el desarrollo del proyecto

Actividades realizadas

Resultados de las actividades

Recursos aplicados y Consumo de recursos

Eventos no planificados ni esperados

Contexto

Decisiones tomadas

6. Lecciones Aprendidas (LA)Lecciones Aprendidas (LA)
Definición (PMI)
“Lo que se aprende en el proceso de realización del proyecto.
Las lecciones aprendidas pueden identificarse en cualquier
momento. También considerado un registro del proyecto, que
se debe incluir en la base de conocimientos de lecciones
aprendidas”.
Objetivos

Aumentar la predictibilidad de los resultados de los proyectos

Retener las mejores prácticas y transformarlas en Activos
Organizacionales

Disponer de material de capacitación y difusión

7. Lecciones Aprendidas (LA)Lecciones Aprendidas (LA)
Definición Operativa
Son el vínculo entre el Proyecto (que se extingue) y los
Recursos Organizacionales (de carácter permanente) que se
logra mediante:

Modificación de documentos: Procesos, Instructivos y Guias
de Mejores Prácticas (tanto de Proyectos como de la
Organización)

Creación o modificación de Registros sobre interacción y
performance de los distintos Grupos de Interés (o stakeholders)

Creación o actualización de Medios para Educar a nuevos
PMs y otros participantes en proyectos

8. Lecciones AprendidasLecciones Aprendidas
Un “toque” de realidadUn “toque” de realidad
PMBoK hace referencia a LA en múltiples instancias:

Como “input” a los procesos de Planeamiento

Como “output” de los procesos de Ejecución y Cierre
Asimismo, recomienda usar una Base de Conocimiento de
Lecciones aprendidas como repositorio de LAs
En la práctica:

Aún cuando exista una Base de Conocimiento de Lecciones
Aprendidas, es difícil que se la consulte en el momento del
Planeamiento

Resulta más efectivo incorporar las LA a documentos de carácter
más mandatorio como procesos, instrucciones y guias y...

Se refuerce lo aprendido a través de material de educación
(especialmente en formato Casos de Estudio) y a través de
Comunidades de Profesionales (Communities of Practice)

9. Pre-RequisitosPre-Requisitos
Para maximizar la efectividad de LAsPara maximizar la efectividad de LAs
1) Cultura Organizacional (creada y sustentada por la Dirección)
con valores adecuados:

Aceptación de los costos involucrados

Aceptación que no todo lo que se encuentre va a ser
“agradable”

Clima de ausencia de temor a castigos por exponer errores o
defectos

Estímulo a la búsqueda de la excelencia y creación de
mecanismos de difusión de mejores prácticas
1) Mecanismos de captura de información incorporados a los
procesos de Gestión de Proyectos
2) Integridad de las personas

10. Pre-RequisitosPre-Requisitos
Información RelevanteInformación Relevante

Diferencias entre lo planeado y la realidad del proyecto

Duración, costos, calidad

Eventos no considerados en el plan de riesgos

Acciones del plan de contingencia que no fueron efectivas

Supuestos que no se cumplieron

Ambigüedad de las Especificaciones

Expectativas insatisfechas del Cliente

Cambios de alcance no controlados o mal gestionados

Problemas con RRHH

Problemas con proveedores

Stakeholders cuyos intereses o influencia no fueron considerados

Cambios en reportes o defectos de comunicación con
stakeholders

11. ¿Cuándo hacer LAs?¿Cuándo hacer LAs?
1)Al poco tiempo de eventos relevantes (incidentes o
éxitos inesperados), debido a que:

No siempre se logra capturar toda la información

No siempre la información captada es exacta

El contexto cambia con el tiempo (y a veces no se tiene
conciencia de eso)
1)Al concluir una fase del proyecto, porque:

Los stakeholders cambian

Esperar la terminación del proyecto puede llevar
demasiado tiempo
1)Al concluir el proyecto

12. Grupos de Interés o StakeholdersGrupos de Interés o Stakeholders
Involucrados
directamente en
el Proyecto
Sponsor
PM
Equipo de
Trabajo
Gerentes de
RRHH
Deptos. Internos
Proveedores
Directos
Destinatarios del
Proyecto
Cliente
Usuarios
Entorno
Familias
Comunidad
ONGs / Grupos de
Interés Específico
Competidores
Sindicatos
Proveedores no
seleccionados
Sociedad
EstadoNo necesariamente se hará partícipes a todos los stakeholders en el
proceso de LAs, pero puede ser necesario analizar su impacto sobre el
proyecto y diseñar respuestas

13. LAs como Proceso: SecuenciaLAs como Proceso: Secuencia
Captación de Información
1)Autoevaluación del PM
2)PM – Cliente
3)PM – Sponsor
4)PM – Equipo del Proyecto / PM – Proveedores / PM – otros
stakeholders
Elaboración del feedback y acciones
1)PM – Equipo del Proyecto (generación de propuestas)
2)PM – Sponsor (propuestas validadas)
3)PM – Dirección (presentación general y aprobación de propuestas)
4)PM – Cliente / PM – Proveedores / PM – otros stakeholders
(propuestas y acciones comprometidas)
5)Modificación de Activos Organizacionales
6)Difusión (Educación & Comunidades de Profesionales)

14. LAs como ProcesoLAs como Proceso
Consideraciones sobre la naturaleza de los StakeholdersConsideraciones sobre la naturaleza de los Stakeholders
Los distintos stakeholders ven sólo fragmentos de la
totalidad del proyecto (se ubican en distintas posiciones con
respecto a la “línea de visibilidad”).
El proceso de LA busca maximizar la efectividad de los
stakeholers, en su capacidad de contribuir al éxito en
futuros proyectos.
El PM es, posiblemente, el único stakeholder que tiene la
posibilidad de entender los puntos de vista de los restantes
stakeholders.

15. ¿Cómo implementar LAs?¿Cómo implementar LAs?
Preguntas “clásicas” para definir el alcance de las LA

¿Qué se hizo bien?

¿Qué se hizo mal?

¿Qué habría que hacer distinto?
Preguntas incentivadoras del cambio

¿Qué aprendimos de esto?

¿Cómo lo haríamos, si lo tuviéramos que hacer de nuevo?

¿Qué opciones tenemos?

¿Qué “señales” debemos captar?

¿Cómo evitaríamos cometer los mismos errores?

16. Autoevaluación del PMAutoevaluación del PM
¿Por qué hacer una autoevaluación?

Determinar lo que se hizo bien, mal o habría que hacer distinto

Entender qué señales del contexto se captaron, cuáles se
ignoraron y cuáles habría que buscar activamente

Entender qué decisiones fueron correctas y cuáles deberían
haber sido distintas

Entender las causas de las diferencias entre lo planeado y la
realidad

Elaborar posibles cursos de acción

Reflexionar sobre lo que pasó para:

Conocerse mejor a sí mismo

Conocer mejor a nuestros interlocutores

17. Autoevaluación del PMAutoevaluación del PM
Objetivos

Esclarecer lo que sucedió y determinar lo que se debería
hacer al respecto, de presentarse una situación similar

Tener una visión personal, como punto de partida, para
comparar con la apreciación que los demás stakeholders
tengan sobre la misma situación
Al incorporar a otros stakeholders:

Poder expandir el entendimiento de la misma realidad al
escuchar lo que los demás tengan que decir

Tener información para compartir con los demás y poder
colaborar en la creación de opciones de mejora

18. LAs con stakeholdersLAs con stakeholders
Captación de InformaciónCaptación de Información
Objetivo
Entender la visión de los stakeholders del proyecto sobre la misma
realidad

Entender cuáles fueron los aspectos más relevantes del proyecto
para cada stakeholder

Disponer de un punto de partida para elaborar propuestas de
cambio
Es esperable que:

Cada stakeholder tenga una visión sesgada del Proyecto (pero
“Perception is reality”)
Es habitual que el PM se sorprenda al encontrar que:

No todo lo que cree que se hizo bien es percibido como tal o es
apreciado

No todo lo que cree que se hizo mal es visto como mal hecho o
considerado relevante

19. LAs con stakeholdersLAs con stakeholders
ImplementaciónImplementación
Actividades del PM
1)Comunicar objetivos y metodología
2)Distribuir una encuesta o cuestionario (si fuera necesario)
3)Reunirse con el Stakeholder para captar su visión

Escuchar

No defenderse

No culpar a otros

Aclarar cuando sea constructivo

Proveer datos y contestar lo que se pueda evidenciar

Registrar “todo”
1)Crear respuestas a las inquietudes del stakeholder

Validar / conseguir aprobaciones cuando sea necesario
1)Reunirse con el stakeholder y comunicar respuestas elaboradas

Documentar acuerdos
1)Implementar / hacer seguimiento de cambios

20. Procesos de Gestión de ProyectosProcesos de Gestión de Proyectos
(PMI)(PMI)

21. Valor de la Estructura de ProcesosValor de la Estructura de Procesos
del PMBoK para LAsdel PMBoK para LAs
PMBoK contiene procesos alineados con las áreas de
conocimiento necesarias para gestionar un proyecto y que
distinguen entre la parte ideal y la parte real del mismo.
Las LA toman las salidas de los procesos de Ejecución, Control
y Cierre y, tras su análisis, crean modificaciones en los
procesos de Inicio y Planeamiento que se usarán en proyectos
futuros.

22. Principales Procesos DestinatariosPrincipales Procesos Destinatarios
de los cambios producidos por LAde los cambios producidos por LA

Planeamiento de Riesgos

Control y Aseguramiento de Calidad

Estimación de Duraciones y RRHH

Selección de RRHH

Selección de Proveedores

Gestión de Comunicaciones

23. ConclusionesConclusiones

La correcta implementación de Lecciones Aprendidas
habilita al progresivo mejoramiento de la calidad de los
proyectos.

El involucramiento de los Stakeholders genera un clima de
mayor confianza y alineación de intereses.

El despliegue de las LAs a través de Comunidades de
Profesionales acelera el crecimiento de los indivíduos que
termina beneficiando tanto a la Empresa como a la
sociedad.

24. SuplementoSuplemento
Algunas causas de problemas en
Proyectos

25. 
Diferencia ente las expectativas del Cliente y las especificaciones que
las documentan

Cambios de alcance mal implementados o no aprobados

Estimaciones incorrectas (duraciones, costos) por desconocimiento de
los procesos y capacidades

Presiones para competir que llevan a estimaciones poco realistas

Supuestos sin correlato en los procesos de planificación de Riesgos

Falta de homogeneidad de necesidades y criterios del Cliente. Falta de
entendimiento de la estructura de decisión real del Cliente

Mala segmentación de fases o tareas

Condiciones de entrada y salida de tareas mal especificadas

Mala comunicación entre los integrantes del equipo. Objetivos de los
indivíduos no alineados con el proyecto

Poca reserva del proyecto para lograr costos menores