- Qué es un Proyecto? - Evaluación de proyectos vs. Dirección de Proyectos - Los proyectos deben soportar el negocio - Cómo finalizan los proyectos? - Los siete errores del porqué los 68% de los proyectos - fracasan - Seis herramientas para gestionar el éxito de proyectos =========================================== La administración de proyectos, mayormente, se hace en forma artesanal, sin utilizar herramientas y técnicas, así como conocimientos y conceptos ya desarrollados. Los PMs en general hacen un gran esfuerzo humano, incluso mucho sacrificio personal, sin embargo, la gran mayoría de los proyectos no finalizan correctamente, y un buen porcentaje, ni siquiera finalizan. Todo por no utilizar los recursos y conocimientos ya disponibles. En este presentación se presentarán los elementos básicos de lo que significa administrar proyectos profesionalmente, en lugar de artesanalmente, orientados, por las mejores prácticas del PMI (Project Management Institute.)

1. edgar.vasquez@intesysconsulting.com
Administración efectiva
de proyectos
MBA Edgar Vásquez, PMP®
Presidente Intesys Consulting
- Instituto Tecnológico de Costa Rica –
Ciudad Quesada
25 de Agosto del 2014

2. edgar.vasquez@intesysconsulting.com
Sobre el presentador.
• Consultor en administración y rescate de proyectos.
• Instructor de programas de certificaciones CAPM® y PMP®
Presenciales y Virtuales
• Profesor de maestría en administración de proyectos.
• Miembro del comité ISO internacional que elaboró el
estándar ISO-21500 de Gestión de Proyectos.
• Representación de Costa Rica en las asambleas generales
de la ISO en Río de Janeiro 2010 y París 2012.
• Perito ante “American Arbitration Association”, USA, en
caso de arbitraje internacional por fracaso de proyecto, con
impacto de $18M.
• Fundador en Linkedin del “PMP Grupo de Estudio –
Latinoamérica”. (+2,300 miembros)
• Vicepresidente de la Junta Directiva del PMI Costa Rica
chapter. (2010-2012)
• Exitoso rescate de proyecto de $25M.
• 15 años en cargos regionales y latinoamericanos en Oracle
Corporation, en puestos relacionados con proyectos.
MBA Edgar Vásquez,
PMP®

3. edgar.vasquez@intesysconsulting.com
Agenda
• Qué es un Proyecto?
• Evaluación de proyectos vs. Dirección de Proyectos
• Los proyectos deben soportar el negocio
• Cómo finalizan los proyectos?
• Los siete errores del porqué los 68% de los
proyectos fracasan
• Seis herramientas para gestionar el éxito de proyectos

4. edgar.vasquez@intesysconsulting.com
Qué es un Proyecto?

5. edgar.vasquez@intesysconsulting.com
Formulación y Dirección de Proyectos
• Justificación de
Negocios
• Plan de
Factibilidad
Evaluación
del
Proyecto
Dirección
del
Proyecto

6. edgar.vasquez@intesysconsulting.com
Los proyectos deben soportar el negocio
- DEBEN SOPORTAR LA ESTRATEGIA DE LA EMPRESA -

7. edgar.vasquez@intesysconsulting.com
Cómo finalizan los proyectos?
- USA -
SOLO
34%
EXITOSOS

8. edgar.vasquez@intesysconsulting.com
Cómo finalizan los proyectos?
- USA -
43% con
sobrecostos o
incompletos

9. edgar.vasquez@intesysconsulting.com
Sydney Opera House
- Australia -
Presupuesto: Inicial: $7M, Final: $107M
10 años de atraso

10. edgar.vasquez@intesysconsulting.com
Cómo finalizan los proyectos?
y 23%...

11. edgar.vasquez@intesysconsulting.com
Cuál es la solución?

12. edgar.vasquez@intesysconsulting.com
Ciclo de vida del Proyecto
- CASCADA -

13. edgar.vasquez@intesysconsulting.com
E
s
f
u
e
r
z
o
Tiempo
Ciclo de vida del Proyecto
- 47 PROCESOS ITERATIVOS -

14. edgar.vasquez@intesysconsulting.com
Primer Error
• Los directores de
proyectos inician
proyectos sin
realmente conocer
lo que producirán.

15. edgar.vasquez@intesysconsulting.com
• Acta de Constitución del Proyecto
Documento ejecutivo que describe a alto nivel
el proyecto, lo inicia, e indica como se medirá su éxito.
Primera herramienta

16. edgar.vasquez@intesysconsulting.com
Acta de Constitución del Proyecto
• Propósito del proyecto o justificación
• Objetivos medibles y criterios de éxito
• Requerimientos de alto nivel
• Supuestos y limitaciones
• Descripción de alto nivel
• Riesgos de alto nivel
• Hitos más importantes
• Presupuesto “a mano alzada” (+- 50%)
• Principales interesados
• Director de proyectos asignado y su nivel de autoridad
• Nombre del patrocinador (o patrocinadores)

17. edgar.vasquez@intesysconsulting.com
Segundo Error
• Los directores de
proyectos no
planifican.

18. edgar.vasquez@intesysconsulting.com
• Plan para la
dirección del
proyecto
Es un documento con gran
detalle sobre el alcance,
tiempo, costo, recursos
humanos, riesgos,
comunicación, calidad, y
sobre como estos temas
serán gestionados durante
el proyecto.
Segunda herramienta

19. edgar.vasquez@intesysconsulting.com
Plan para la dirección del proyecto
Proceso de creación:
1. Determinar como se planeará
2. Recolectar los requerimientos
3. Crear el enunciado del alcance
4. Determinar el equipo de recursos humanos
5. Crear la EDT y su diccionario
6. Crear la lista de actividades
7. Estimar sus requerimientos, tiempos y costos
8. Determinar la ruta crítica del proyecto
9. Desarrollar el calendario del proyecto
10. Desarrollar el flujo del caja del proyecto y presupuesto final
11. Determinar los estándares de calidad, procesos y métricas
12. Determinar roles y responsabilidades
13. Determinar los requerimientos de comunicación
14. Identificar y planear la respuesta a los riesgos
15. Determinar como se controlará el proyecto
16. Lograr aprobaciones finales
17. Realizar el Kickoff del proyecto

20. edgar.vasquez@intesysconsulting.com
Plan para la dirección del proyecto
“ni tanto que queme al santo ni
tan poco que no lo alumbre”
• Entendible
• Aprobado
• Realista
• Formal
Ser una verdadera herramienta
de gestión del proyecto

21. edgar.vasquez@intesysconsulting.com
Tercer Error
• Los directores de
proyectos no
descomponen el
proyecto en
partes más
manejables.
(más digeribles)

22. edgar.vasquez@intesysconsulting.com
• Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)
Tercera herramienta

23. edgar.vasquez@intesysconsulting.com
Cuarto Error
• Los directores de proyectos se enfocan en
resolver problemas en lugar de prevenirlos.

24. edgar.vasquez@intesysconsulting.com
Quinto Error
• Tratan de ignorar que tiene problemas…

25. edgar.vasquez@intesysconsulting.com
• Gestión de Riesgos
(Registro de Riesgos)
Determinar, con
premeditación, que puede
suceder bien, y que puede
suceder mal. Gestionarlos y
prepararse para ellos.
Cuarta herramienta

26. edgar.vasquez@intesysconsulting.com
Gestión de Riesgos
1. Determinar qué puede suceder bien y que puede
suceder mal
2. Priorizar los riesgos
3. Gestionar los riesgos prioritarios
a. Eliminar el riesgo antes de que suceda
(o incrementar su probabilidad si es riesgo positivo)
b. Disminuir la probabilidad y/o el impacto del riesgo, y
sacarlo de los riesgos prioritarios
c. Transferir el riesgo
d. Aceptarlo con sus consecuencias
4. Crear un plan de respuesta a los riesgos
a. Si sucede: “Contingency plan”
b. Si el Plan de Contingencia falla: “Fallback plan”

27. edgar.vasquez@intesysconsulting.com
Sexto Error
Mala Gestión de la Comunicación
• Este es el problema #1
en Dirección de Proyectos

28. edgar.vasquez@intesysconsulting.com
Las comunicaciones deben planearse!!
Quinta herramienta
Plan de Gestión de Comunicaciones
Qué debe
comunicarse
Por qué Entre
quiénes
Cómo se
comunicará
Responsable Cuándo,
Cómo y Qué
frecuencia

29. edgar.vasquez@intesysconsulting.com
Quinta herramienta
Plan de Gestión de Comunicaciones
PROYECTO
Patrocinador,
Gerentes Funcionales, Miembros
del equipo del proyecto
Otros Directores
de Proyectos
Otros Proyectos
Otros intesados

30. edgar.vasquez@intesysconsulting.com
Sétimo Error
• Muchos
directores
no
administran
su plan y
menos su
gente

31. edgar.vasquez@intesysconsulting.com
Sexta herramienta
CONTROL DE “LINEAS BASE”

32. edgar.vasquez@intesysconsulting.com
Invitación a 5
minutos de
estudio diario
sobre las
mejores
prácticas del
PMI® en
Administración
de Proyectos,
sin costo, en
LINKEDIN

33. edgar.vasquez@intesysconsulting.com
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