Inventarios guía

GUÍA RÁPIDA
SUBDIRECCIÓN DE ACTIVOS FIJOS
PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS DE BIENES MUEBLES
EN PLANTELES DE EDUCACIÓN BÁSICA
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN Y CULTURA

GUÍA RÁPIDA
PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS DE BIENES MUEBLES
EN PLANTELES DE EDUCACIÓN BÁSICA
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La presente guía tiene como propósito orientar y facilitar a los responsables del
Activo Fijo en los planteles de Educación Básica, en el registro, manejo y control de
los bienes muebles propiedad de la Secretaría de Educación y Cultura y/o Servicios
EducativosdelEstadodeSonora.
Aquí se dan a conocer los procedimientos vigentes para los trámites básicos como
Altas, Bajas y Transferencias de mobiliario, así como los formatos indicados para
cada uno de estos trámites y una serie de respuestas a preguntas básicas relacionadas
coneltema.
Es de suma importancia que todos los movimientos sean llevados a cabo en Tiempo
y Forma,evitandoconestoposiblesobservacionesenauditoriasfuturas.
Para cualquier aclaración, duda o comentario al respecto estamos a su disposición
en la Subdirección de Activos Fijos, con domicilio en Cerrada Hurtado Bodega
10-E, Col. El Llano, con tel. 662-1-62-20-21 o bien por correo electrónico a
inventarios@sec-sonora.gob.mx
INTRODUCCIÓN

S U B D I R E C C I Ó N D E A C T I V O S F I J O SS E C R E T A R Í A D E E D U C A C I Ó N Y C U L T U R A
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PREGUNTAS BÁSICAS
1. ¿Quées un Inventario?
Es un registro, censo, relación, conteo o clasificación de los diferentes artículos con
los que se cuentan, de los cuales debemos tomar sus características individuales
parasu fácilubicacióny reconocimiento.
2. ¿Quées laCédula Censal?
Es el documento en el que se concentra el registro total del inventario de los activos
fijosasignados alCentrodeTrabajo.
3. ¿Quées unActivoFijo?
Lo podemos definir como los elementos del patrimonio necesarios para el
desarrollo de las actividades de cada Centro de Trabajo, tales como terrenos,
edificios,mediosdetransporte,maquinarias,equiposinformáticos,mobiliario,etc.
4. ¿Québiendebo de inventariar?
Para decidir si un bien debe o no ser inventariado podemos basarnos en los
siguientespuntos:
· Que su costoseaigualomayora $500.00, incluidoelIVA
· Que su vidaútilseapor lomenosdeun año.
· Que no sea una refacción o componente, excepto en el caso de motores de
vehículos.
· Que no seaun consumible.
· Aquellos bienes que no reúnan estos requisitos, pero por su utilidad y aplicación
enelserviciopuedenser reportadosparasu altaenelinventario.
5. ¿Quiénes elresponsable delinventario?
El responsable inmediato es el Director del Plantel y en caso que en un Centro de
Trabajono secuenteconelTitularseráelSupervisor deZona.
6. ¿Cómo mantengo actualizadoelinventario?
Realizando cada 6 meses la verificación del mismo, elaborando todos los
movimientos de altas, transferencias, bajas, etc., reportando a la Subdirección de
ActivosFijos,estoscambiosparaser operadosenelsistemadeinventarios.
7. ¿Quéhago conelmobiliarioen malestado?
Cuando en el Centro de Trabajo existe mobiliario o equipo en mal estado físico, que

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por sus cualidades técnicas no resulte útil o funcional o que ya no se requiera para el
servicio al cual se destinó, deberá elaborar unActaAdministrativa de Baja de Bienes
muebles Obsoletos e Inservibles, anexando la solicitud de Activos para Baja
Definitiva.
La solicitud de baja solamente será aceptada si los bienes muebles se encuentran
físicamenteenelplantelyqueesténregistradosenlacédulacensal.
· Es de suma importancia que los bienes permanezcan en el centro de trabajo hasta
llevar a cabo el proceso completo y la autorización del H. Consejo Directivo de
los Servicios Educativos del Estado de Sonora y en caso de ser bien Estatal la
autorización será por parte del personal de la Comisión Estatal de Bienes y
Concesiones.
8. ¿Cuáles son losrequisitos paradardeAlta un bienmueble?
- Llenar el formato, anotando correctamente sin tachaduras y enmendaduras los
datos que en él se requieren (origen de los recursos, marca, modelo, número de
seriey descripción:color, materialdelqueestáelaborado,etc.)
- Para dar de alta las adquisiciones realizadas por programas como PEC, PROESA,
PAE, Escuela Siempre Abierta, Niños Migrantes, Ingresos Propios, etc; o
cualquier programa que surgiera con recursos directos de la Secretaría de
Educación y Cultura, es requisito indispensable anexar al formato de alta copia de
lasfacturasqueamparen lasadquisicionescorrespondientes.
- Para dar de alta el ganado se requiere anexar Acta de Nacimiento al formato de
alta.
9. ¿Quées una transferencia?
Es el traspaso de un bien de un Centro de Trabajo a otro, para lo cual se requiere
elaborar el Formato de Trasferencia correspondiente, anotando correctamente los
datos del bien mueble que se va a transferir debidamente sellada y firmada tanto del
que entrega como el que recibe el bien, entregándose el original a la Subdirección de
ActivosFijos,realizandosimultáneamentelabajayaltadelbienatransferir.
10. ¿Quéhago cuándo se presenteun siniestro en elplantel?
· El primer paso en caso de robo con violencia, es realizar la denuncia ante el
ministeriopúblico,elmismodíadeacontecidoelhecho.
· En caso de siniestro (incendio, robo, dañados, desastres naturales, etc.) se dará
aviso a las autoridades correspondientes levantando un acta según sea el caso que
sepresente.

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· Llenarelformato deSolicitudde relaciónde ActivosparaBajapor Siniestro.
· Llenar los formatos que el área de Seguros tiene formulados para tal evento, los
cuales los puede consultar en el portal de la Secretaría de Educación y Cultura, en
laligade“Seguros, reclamaciónencasodesiniestros”
11. ¿Aquién y cómoreportomiinventario?
Directamente en la Subdirección de Activos Fijos, ya sea personalmente o por
medio de paquetería, con los formatos debidamente formulados de cada uno de los
trámites que requiere actualizar debidamente firmados y sellados en cada una de las
hojas.
Haciendo la aclaración que inmediatamente después de su adquisición sin importar
la cantidad de formatos que se envíen se deberá formular las altas, esto es, no esperar
el fin de ciclo escolar o periodos vacacionales para enviarlas, tomando en cuenta que
todoelmobiliarioenelmomentoquese registreautomáticamentequedaasegurado.
12.- ¿Quées un Comodato?
· Contrato civil por el que una persona o institución entrega a otra a título gratuito
una cosa no fungible (mueble o inmueble) para que la use por cierto tiempo o para
undeterminadoservicio,conlaobligaciónderestituirlaunavezcumplidoséstos.
· La Institución deberá solicitar mediante oficio al inicio de cada año la
actualización del Contrato, para analizar la posibilidad de renovación del mismo y
hacereltrámitecorrespondiente.
· Los bienes asignados en Contrato de Comodato son intransferibles, por lo que no
se puede cambiar de comodatario si no es por medio de la Secretaría de Educación
yCultura.
· Por ningún motivo se dará de baja bienes que se encuentren asignados por medio
de Contrato en Comodato o Resguardo, para tal efecto se deberá elaborar el
oficio de cancelación de dicho Contrato por parte del Comodatario (anexando
fotos del bien). Siendo la Secretaría de Educación y Cultura y/o la Comisión
Estatal de Bienes y Concesiones los únicos facultados para autorizar el destino
finaldelbien.
· Estos requisitos también aplican aquellas Instituciones y personas que tengan
celebradoContratodeResguardo.
13. ¿Quéresponsabilidad tengo comoDirectorantelaSubdireccióndeActivos
Fijos?
· Mantener el inventario actualizado mediante la notificación de las altas, bajas, etc.

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entiempoyforma.
· Dar buenuso, cuidadoy mantenimientodelmobiliarioasignadoalCentrode
Trabajo.
· Implementar las medidas de control que consideren convenientes ante sus
subalternos, con el propósito de delegar responsabilidades en cuanto al uso,
cuidadoy controldelos bienesmueblesasignadosalcentrodetrabajo.
· Todo bien mueble propiedad de la Secretaría de Educación y Cultura y/o Servicios
Educativos del Estado de Sonora, debe permanecer en las instalaciones del plantel
o del centro de trabajo asignado, salvo por motivos de reparación o baja definitiva
delinventario.
· En cuanto al punto anterior, el Director del Plantel o responsable del Centro de
Trabajo, deberá contar con la documentación que justifique el artículo faltante, ya
seaelvaledesalidaoelactaadministrativadebajadebienesmuebles.
· En el caso de sustitución del cargo de los Directores en las diferentes escuelas de
educación básica y /o titulares de Centros deTrabajo, es responsabilidad del titular
saliente presentar e incluir en el acta de Entrega-Recepción, la relación
actualizadadelosbienesmueblesasignadosalaescuela.
· Por su parte, el Director entrante tiene la responsabilidad de recibir y cotejar con el
físico, el inventario existente de los bienes muebles asignados a la escuela, dentro
delos15 díashábilesposterioresalatomadelcargo.
· Si transcurrido el plazo establecido (15 días, el Director entrante no notificara
cualquier irregularidad existente en el inventario, será responsable de los mismos,
ante la Dirección General de Administración y Finanzas, el Órgano de Control
Interno y Desarrollo Administrativo, y ante la Dirección General del área
Educativacorrespondiente).
· Es responsabilidad del Director de la escuela, solicitar a la Subdirección de
Activos Fijos, la clave de inventario correspondiente a los bienes adquiridos en
formadirectay/opor donación,programasespeciales,etc.
· En el caso de los bienes donados, cuando se desconozca su costo (ya sea un bien
mueble nuevo o usado), el Director de la escuela o responsable del Centro de
Trabajo, tendrá la obligación de asignar un costo estimado de acuerdo al catálogo
de artículos y precios que podrá consultar en el portal de la SEC en la liga de
Inventarios.
· Corresponde al Director y/oTitular del Centro deTrabajo, etiquetar con el número

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deinventariolosbienesasignadosal Plantel.
· El responsable del Centro de Trabajo tiene la obligación de participar en forma
activa en la verificación de los inventarios que realice la Subdirección de Activos
Fijos, ya sea personalmente o bien asignando a una persona para este fin, que tenga
conocimiento sobre los bienes asignados a la escuela, así como de la
normatividad, procedimientos y con la disponibilidad para que esta actividad se
lleveacabodeformaágily concluyademaneraeficiente.
· El Director del Centro de Trabajo estará obligado a dar seguimiento a los trámites
quehayasolicitadoalaSubdireccióndeActivosFijos.
· La inobservancia en la aplicación de las presentes normas, será sancionada por la
Autoridadcompetente,conformealasLeyesvigentes.
SOLICITUD DE BAJA
Los requerimientosparalasolicituddebajason:
- ElActa de Baja de Bienes Muebles Obsoletos e Inservibles, así como el formato de
solicitud de activos definitiva, debe estar correctamente requisitado, sin
tachaduras ni enmendaduras, ni omitir los datos solicitados en el documento, así
comolosnombres,firmasy sellosrequeridos.
- Los números de Inventarios así como la descripción y precio de los artículos deben
estar correctamente escritos y coincidir con la cédula censal, de lo contrario no
procederálabajadelmismo.
- Atoda solicitud debe anexársele las fotografías de cada uno de los bienes a dar de
baja.
- Anexardictamentécnicocuandose requiera.
¿Cuándo sepideDictamenTécnico?
- En el caso de tratarse de equipo electrónico y de cómputo que su adquisición sea
menora3 años.
- Cuandoelbientengaunvalorigualomayora$2,000.00.
- En el caso de equipo que pertenezca aAula de Medios y Enciclomedias, requerirá
dictamen técnico expedido únicamente por personal autorizado por la Dirección
GeneraldeInformáticadelaSEC.
- En el caso de Vehículos se requiere dictamen técnico, el cual será solicitado a
quiencorrespondaporlaSubdirecciónde Vehículos y CombustiblesdelaSEC.
- Losbienesdonados usados NO se requerirádictamentécnico.
El dictamen técnico deberá ser elaborado por una institución externa al Centro de
Trabajo.

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BAJA DE ARTÍCULOS POR SINIESTRO
Presentar ante la Subdirección de Cobertura Médica Estudiantil y de Seguros
(Originaly2 copias)de lossiguientesrequisitos:
- Actadedenunciaanteelministeriopúblico.
- ActaAdministrativa
- Formatodereclamacióndedaños.
- Cédulacensalovalederesguardodelosbienessiniestrados.
- Formato de la relación de Activos para baja por siniestro de la Subdirección de
ActivosFijos
- Cotizaciónporescritodeunacasacomercialdelosartículosrobados.
BAJA DE VEHÍCULOS, AUTOBUSES ESCOLARES Y AULAS
MÓVILES:
- Oficiodecancelación deContratodeComodatooResguardoensu caso.
- La Subdirección de vehículos y combustibles deberá dictaminar (taller) si el
carro no tiene reparación o resulta incosteable y será la responsable de recoger la
unidadautomotriz.
- Fotografías.
- Original del formato de solicitud de transferencia a la Administración Central
conclavedelcentrodetrabajo:26ADG001W.
Cuando essolicituddebaja por siniestro deuna unidad deberácontener:
- Dictamendepérdidatotalemitidopor laaseguradora,
- Partedetránsito
- ActaAdministrativaparabajadebienesmueblesobsoletoseinservibles.
- Formatodesolicituddeactivosparabajadefinitiva.
- Fotografías.
- Copiadelchequeemitidopor laaseguradora.
BAJA DE GANADO:
Por fallecimiento,accidente,enfermedady zoonosis, se requierencopiasde:
- Certificado de defunción o en su caso reporte del MVZ encargado del plantel del
motivodelamuertedelanimalymarcasexternas (identificacióndocumentada)
- ActaAdministrativa,solicituddebajayanexarfotografía.
BAJA POR VENTA
- ActaAdministrativaparabajadebienesmueblesobsoletoseinservibles.
- Formatodesolicituddeactivosparabajadefinitiva.
- Fotografíasde cadauno delosbienes.

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- Acta de entrega – recepción de los bienes, por parte de la Dirección del plantel a la
Sociedad de Padres debidamente firmada por los participantes, con sus
respectivostestigos.
- Recibo o constancia de la Sociedad de Padres sobre el beneficio obtenido por la
venta(librocontable).
BAJA DE AULAS DE MEDIOS Y ENCICLOMEDIAS
- ActaAdministrativayrelacióndebienesadardebaja.
- DictamenTécnicoporpartedelaDirecciónGeneraldeInformática.
- Fotografíasdecadaunode losbienes.
BAJA POR DESTRUCCIÓN:
- En el caso de destrucción se deberá elaborar el acta administrativa haciéndose
constar del acto correspondiente, con el mayor detalle en la forma en que se llevó a
caboeincluirfotografíasdelmismo.
Así como constatar invariablemente que los bienes muebles que se incluyan en el
formato de solicitud de baja, por sus características o las condiciones que guardan,
se tiene la necesidad de su destrucción por el riesgo que representan en materia de
seguridad, salubridad o medio ambiente, avalado por un dictamen de protección
civilo delaSecretaríadeSaludsegún se trate.
Cuando se trate de bienes no localizados se procederá a notificar a la Unidad
delÓrganode Control:
- Como resultado del levantamiento físico del inventario de los bienes no sean
localizados se efectuarán las averiguaciones necesarias para su localización. Si
una vez agotadas la investigaciones correspondientes los bienes no son
encontrados, se levantará acta administrativa acompañada del formato de bienes
no localizados y se realizará la baja hasta que órgano de control lo autorice o en su
defectofinquelasresponsabilidadescorrespondientes.

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FORMATOS QUE SE DEBERÁN UTILIZAR
EN LOS DIFERENTES TRÁMITES

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NOTAS

NOTAS

Cerrada Hurtago, bodega 10-E, Col. El Llano
Hermosillo, Sonora; tel. (662) 162.2021
inventarios@sec-sonora.gob.mx

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