La Duni North America es una empresa restaurantera en expansión que necesita implementar un sistema de información para mejorar la gestión de inventarios, facturación, comandas, ventas y flujo de información entre sus cuatro restaurantes. El sistema propuesto por Future P.O.S. satisfaría estas necesidades de manera personalizada e integrada, mejorando la toma de decisiones, reduciendo costos y aumentando la satisfacción de clientes. El proyecto requiere capacitación del personal, supervisión inicial y apoyo de la alta gerencia para garantizar su éxito.

1. La duniImplementando un sistema de IT

2. HistoriaLa Duni North America es una empresa en expansión que es fundada por DuniaTerselich y Espartaco Borga en el año 2001 en la ciudad de Dallas, TX. Para 2002, La Duni fue nombrada como uno de los 20 mejores restaurantes en Estados Unidos por Esquire Magazine y dentro de los 5 primeros según Dallas Morning News. En el 2003 fue reconocida como uno de los mejores restaurantes en Estados Unidos por la guía TheZagat y Gourmet Magazine.La segunda unidad abre sus puertas en el 2004 también en la ciudad de Dallas, TX, teniendo la misma aceptación que su restaurante hermano. Tuvieron que pasar 4 años para poder abrir su tercer restaurante en North Park Center, considerado como 1 de los 5 centros comerciales más concurridos en los Estados Unidos. Y finalmente en el 2011, el último de los restaurantes abre sus puertas en la ciudad de Fairview, TX.

3. Problemática:Falta de informaciónPor la falta de un sistema de almacenamiento y procesamiento adecuado de la información, no se cuenta con información histórica de ventas que pueda ayudarnos a generar información relevante sobre las temporadas de ventas. pronósticos de ventas futuras y planeación sobre las compras para satisfacer las necesidades de los restaurantes.En cuanto a la preparación de productos, no se cuenta con la información sobre los tiempos de preparación, que se traduce en insatisfacciones al cliente. No existe un registro sobre las cantidades de productos que se utilizan para la preparación de los platillos, lo que puede generar pérdidas por productos mal empleados o robos por parte de los mismos empleados, generando un mal control de costos.

4. Problemática:Información no actualizada Si no se captura la información en tiempo y forma, como por ejemplo, las facturas que se van generando en la recepción de mercancía, éstas no serán pagas en los tiempos correctos y puede generar problemas en la recepción de órdenes futuras. Lo mismo pasa con la información de los créditos generados por devoluciones, si no son aplicados en tiempo y forma los costos se verán afectados.La información sobre los inventarios no fluye de manera correcta, por lo que no se tiene un buen control sobre las compras y se tiene una mala planeación sobre las compras futuras.

5. Problemática:Seguridad de la informaciónEl procesamiento de las tarjetas de crédito, se realiza sobre las terminales bancarias. Estas no crean los reportes suficientes para llevar un control sobre la información que almacenan. También se debe utilizar un sistema que contenga la información con candados de seguridad para evitar fraudes. Contar con sistemas mas seguros y eficientes podría reducir el porcentaje de pago por cuotas.

6. Problemática:Flujo de la informaciónTomando en cuenta que son 4 unidades la recolección de información resulta complicada o el proceso de la misma toma mas tiempo del debido. Tiempo sobre el proceso de nómina se verían disminuidos con un sistema que integrase la información generada por las unidades y la compañía que se encarga del proceso de la nómina (pago de impuestos y generación de cheques a los empleados).Obtener la información para su proceso y pago de impuestos sobre las ventas, con un sistema automatizado, podría generar reducción en los tiempos y puede ayudar a una mejor planeación fiscal.

7. Objetivos del proyectoManejo de inventarios.Manejo y procesamiento de facturas recibidas.Manejo y procesamiento de comandas de los clientes.Procesamiento de la información de ventas que se genera día a día en cada una de las unidades.

8. Beneficios esperadosa corto plazoMejoras en el uso de materias primas (posibles ahorros hasta de un 5%).Mejoras en las finanzas de la empresa, mediante el mejor procesamiento de facturas y créditos.Reducción en los costos.Mayor satisfacción de los clientes (reducción de un 10% en quejas).Aprovechamiento de un descuento del 5% por el pago de impuestos de manera oportuna.

9. Evaluación de Progreso y Desempeño Evaluaciones periódicas de indicadores (volumen de ventas, tiempos de respuestas, porcentajes de desperdicios, movimientos en los inventarios), satisfacción de los clientes por medio de encuestas.

10. El responsable del proyecto, deberá dar supervisiones eventuales del correcto uso del sistema.

11. Se tendrán juntas con los responsables de cada unidad y con los empleados que hacen uso del sistema para conocer sus opiniones respecto al funcionamiento del mismo.

12. Supervición a los empleados de forma directa durante momentos de alto movimiento (implementar test para observar el conocimiento sobre el uso del sistema).¿Por qué es Innovador?El proyecto es innovador por la tecnología que podría ser implementada para la implementación del sistema.

13. Hoy en día, existe la tecnología para que por medio de una Palm o iPad, las comandas puedan ser tomadas y de manera inmediata mandadas a la cocina, reduciendo la posibilidad de errores.

14. Por medio de la tecnología (hardware EnergyStar©) se colabora a la conservación del medio ambiente.

15. Sistema innovador para restaurantes que no pertenecen a cadenas o a conglomerados hoteleros. Riesgos TecnológicosComplejidad en el funcionamiento (número de inter- faces que se implementarán) o Mantenimiento de las interfaces y del sistema.Respecto a este punto, creemos que se podrá mitigar mediante dos formas. La de- cisión de escoger un sistema estable y con la ayuda del soporte técnico cuando sea necesario.

16. Riesgos FinancierosInversión en un sistema a largo plazo que soporte nuevas tecnologías en caso de expansión.Consideramos que en este punto, el análisis correspondiente para escoger el sistema adecuado, será la mejor forma de comprobar que se hizo la mejor elección. Como se menciona, se tiene la idea de utilizar un sistema estable, que sea capaz de soportar la inclusión de los nuevos equipos que podrían ser utilizados en las nuevas unidades.

17. Riesgos OrganizacionalesResistencia al cambio por parte del personal. Dificultad para adoptar y comprender la nueva tecnología.Puede ser que éste sea el riesgo mayor.Si los empleados no encuentran beneficio alguno, el proyecto puede fracasar fácilmente.En una etapa inicial, supervisores y/o gerentes de cada una de las unidades estarán supervisando de manera directa que los empleados hagan uso del sistema.

18. Recursos HumanosEl sistema deberá contar con un módulo de entrenamiento, el cuál permita a los empleados ser capacitados y familiarizarse con el sistema fácilmente, de forma que la información que se genere sea confiable. De esta forma, se tendrá la posibilidad de iniciar una capacitación simulando el sistema, antes de poner a prueba a los empleados en los momentos críticos.

19. Administración del proyectoEl director de administración y finanzas será el responsable de la implementación delproyecto. El director, será responsable de delegar responsabilidades a los gerentes de cada una de las unidades. Los gerentes tendrán la obligación de pasar dicha información a los empleados de sus unidades.

20. AlternativasLos proveedores que se tomaron en cuenta para llevar a cabo en análisis sobre la implementación del sistema de información son los siguientes: Future P.O.S.Rafiant Systems Micros

21. Solución SugeridaDespués de haber evaluado varias empresas dedicadas a la implementación de tecnologías de la información, y tomado en cuenta variables como costos, servicio, clientela, programas implementados y tecnologías aplicadas, se está llegando a la conclusión de la adquisición del sistema ofrecido por Future P.O.S.

22. Solución Sugerida“Future P.O.S.” es una empresa de tecnología de la información, establecida en Dallas, Texas desde 1989 y cuyo principal mercado es la industria restaurantera. Dicha empresa se caracteriza por ofrecer sus servicios acorde a las necesidades de sus clientes. Su misión es proveer a sus clientes con software de la más alta calidad. Son líderes en la industria de la innovación al integrar constantemente lo último en tecnología.