Este documento presenta 7 razones para adoptar la compra electrónica. Estas incluyen la visibilidad de los procesos de compra y finanzas, la reducción de costos operativos al eliminar el papel, y el aumento de la productividad al agilizar los procesos de solicitud y aprobación de compras. Adoptar la compra electrónica también permite una mejor gestión de proveedores y el cumplimiento de políticas de gasto.

1. 7RAZONES
Para decidirse por
la Compra Electrónica
Guía de Soluciones: Compras

2. DÉJENOS CONTARLE CÓMO…
El departamento de Compras puede generar valor añadido y rentabilidad para una organización. Sin embargo,
los procesos desfasados e ineficientes por el uso de papel y las tareas manuales pueden suponer una dificultad.
Las empresas que buscan agilizar su gestión, reducir sus costes e incrementar la rentabilidad deberían
preguntarse: ¿qué visibilidad deberíamos tener sobre los procesos de compra? ¿es fácil para los empleados
hacer sus requerimientos de compra? ¿tenemos control sobre quién está comprando qué y a qué proveedor?
Aquí traemos siete razones por las que la compra electrónica puede ser una brillante decisión para su empresa.
01 02Las hojas de cálculo son una buena herramienta,
pero no son lo ideal cuando se trata de gestionar un
presupuesto en tiempo real, seguirlo y planificarlo.
Con una solución de compra electrónica, las transacciones — desde
la solicitud a la recepción del producto o la prestación del servicio —
son seguidas de forma centralizada, lo que permite el pleno reporte
sobre solicitudes, unidades adquiridas, pedidos procesados y pagos
realizados. Así se dispone de una mejor visión del estado de las
finanzas de la organización, lo que resulta en una mejor contabilidad.
Visibilidad para una mejor previsión
Según Hackett Group, sólo el 22% de las empresas puede
prever a medio plazo su efectivo de caja con un 5% de
precisión. ¿Qué tal hace su empresa la medición?
La compra electrónica evita duplicar trabajo,
cometer errores y lidiar con montañas de papel.
Todo ello resulta en menores costes de operación y
una mejora en los plazos. También se ahorra tiempo y dinero con
las solicitudes de compra y los pedidos online, así como a través
de unos flujos estándar de aprobación adaptados al negocio.
¿Cuál es la diferencia?
“Este nuevo sistema nos ha permitido tomar decisiones de
negocio más estratégicas, lo que ha resultado en ahorros de
costes. Ya nos ha ahorrado dos puestos de trabajo a tiempo
completo, que hemos podido dedicar a otras facetas del
negocio”.
Director financiero de Fresenius Medical Care
100% VISIBILIDAD, 100% CONTROL AUTOMATIZACIÓN AHORRA DINERO
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3. Gracias a los formularios de solicitud online, los
requerimientos de gasto son emitidos más fácil
y eficientemente. Los responsables de compra
pueden solicitar los productos de catálogos online sin demora y
sin utilizar papel. Los pedidos pueden ser procesados rápidamente,
y tanto el demandante como el responsable de compra tienen
la posibilidad de seguir el proceso de compra, comunicarse
eficientemente y resolver inmediatamente cualquier problema.
Además,elflujodeaprobaciónelectrónicoreducesignificativamente
el número de días que lleva aprobar una compra.
Cuánto más rápido, mejor
Según un estudio de Aberdeen Group, el tiempo del ciclo
de compra con la automatización es menos de la cuarta
parte que sin ella.
Los sistemas de pedido electrónico mejoran
la productividad, permitiendo que todos los
responsables de compra accedan a un catálogo
de aquellos bienes homologados, en los plazos requeridos.
El comprador puede inmediatamente tener constancia de que se
han recibido las aprobaciones, y completar y formular el pedido al
proveedor en unos pocos clics. Los requisitos de gasto y la solicitud
de productos o servicios es más óptima al eliminar el papel y los
procesos manuales. Imprimir, cumplimentar formularios manuales
y llevarlos en mano al responsable de su aprobación son tareas que
se han quedado en cosa del pasado.
Mayor productividad
Estudios sobre eProcurement de Aberdeen Group revelan
que las soluciones de compra electrónica reducen el
ciclo de compra en un 65%.
Gracias a los flujos automáticos de aprobación, se aplica el nivel correcto de autorización a cada requerimiento de compra, y el
gasto se ajusta al presupuesto acordado. Las empresas lo necesitan para estandarizar sus procesos de compra y asegurarse
de que sus empleados están comprando a los precios previamente negociados. La compra electrónica, asimismo, disuade de
posibles compras desautorizadas, y ofrece a los usuarios acceso a los productos y servicios de los proveedores elegidos, de manera que se
cumplan las políticas de compra.
Un dolor menos
La imposición de políticas de gastos impacta en la rentabilidad de la compañía y disminuye el
riesgo financiero. Según un estudio de Paystream Advisor conducido en 2014, la conformidad
es uno de los tres principales problemas en los departamentos de compras.
NO MÁS PROCESO MANUAL
CONFORMIDAD CON LAS POLÍTICAS DE GASTO
PROCESO DE COMPRAS MÁS RÁPIDO
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4. A fin de negociar efectivamente con sus proveedores, las empresas deben entender
exactamente qué están comprando, en qué volúmen y a qué precio. Una solución
de automatización provee esta información, posibilitando a los profesionales de
compras negociar precios, descuentos por cantidad y condiciones favorables de pago. Además,
una buena solución de compras ofrece a los proveedores libre acceso al status de sus pagos 24/7,
así como una rápida resolución de excepciones y discrepancias, lo que resulta en una relación
comercial más dinámica y eficiente.
Proveedores más felices
La compra electrónica implica mejores relaciones con los proveedores al tiempo que se
reduce el gasto externo y se mejora la visibilidad y el control.
Al estar los pedidos aprobados previamente, todas las facturas se convierten en
órdenes de compra y pueden ser fácilmente cotejadas con su correspondiente
número de pedido y recibo. El departamento de pagos a proveedores ya no tendrá
que ir persiguiendo aprobaciones para pagar las facturas a tiempo y puede incluso beneficiarse
de descuentos por pronto pago. Los plazos se cumplen, los proveedores están satisfechos y la
empresa está en disposición de negociar futuros descuentos y condiciones favorables.
Confrontación automática de facturas
De acuerdo con estudios de Aberdeen Group1
, las compañías que confrontan
automáticamente sus facturas con los números de pedido, tienen costes un 36% menores
que otras. Según IOFM, el 40% de las empresas que usan la compra automática han
observado mejoras del 50% en sus tiempos de pago.
EFICIENCIA CON LAS FACTURAS DE PROVEEDORES
ÁGIL GESTIÓN DE PROVEEDORES
06
07
Esker automatiza los
flujos documentales para
gestionar la empresa
sin papel, ayudándole a
mejorar sus procesos de
negocio en áreas como la
gestión de pedidos, facturas
a clientes, facturas de
proveedores y compras.
Fundada en 1985, Esker
opera en Norteamérica,
Latinoamérica, Europa y
Asia Pacífico, con sedes
centrales en Lyon, Francia,
y Madison (Wisconsin), USA.
1
Invoicing and Workflow Report, Mayo 2011. Aberdeen Group.
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