Debido a la urgencia por arrancar un proyecto michas veces se omite la junta kickoff, sin pensar que es precisamente este punto un habilitador para acelerar el proyecto y para aumentar sus probabilidades de éxito. En esta conferencia revisaremos la importancia de la junta de kickoff, su impacto en los proyectos y las mejores prácticas para realizarla

1. Fortaleciendo la cultura de Dirección de Proyectos para beneficio de México
Jorge Victoria, PMP, ITILf, Green Belt
Director Consultoría
ALPHA CONSULTORIA
www.alpha-consultoria.com
Mayo 2013
Terminar bien es empezar bien: El
poder de la junta de kick off
Fortaleciendo la cultura de Dirección de Proyectos para beneficio de México

2. Fortaleciendo la cultura de Dirección de Proyectos para beneficio de México 2
“EL INICIO ES
LA PARTE MAS
IMPORTANTE
DEL TRABAJO”
Platón

3. Fortaleciendo la cultura de Dirección de Proyectos para beneficio de México
Que NO es una junta
de Kick-Off
• Una junta de kick-off no es una
reunión social
• (Aunque a veces se puede incluir un
evento de integración posterior)
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4. Fortaleciendo la cultura de Dirección de Proyectos para beneficio de México
Que es una junta de Kick-Off
• Es un hito que marca para la
Organización el arranque formal de las
actividades del proyecto
• No confundir con el Project Charter, el
cual lo que determina es la existencia
formal del proyecto
• Esta junta solo sucede una vez en cada
proyecto, por lo que es muy importante
aprovecharla al máximo
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Sabia usted que el PMBOK®
no menciona la junta de
kickoff?

6. Fortaleciendo la cultura de Dirección de Proyectos para beneficio de México
Pregunta
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Una excelente junta de kick-off
garantiza un proyecto exitoso?
Una mala junta de kick-off garantiza
un proyecto problemático?

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Objetivos de la junta de Kick-Off
• Lograr que el Patrocinador de un mensaje fuerte y claro acerca de la importancia
del proyecto y expectativas de cooperación de la organización (posicionamiento
del proyecto)
• Establecer un compromiso con el equipo de proyectos del cliente
• Establecer un clima de confianza para el proyecto
• Posicionarse con el cliente y los usuarios como un PM con la capacidad para
gestionar el proyecto y llevarlo a buen término
• Aclarar dudas y expectativas de los involucrados
• Confirmar roles y responsabilidades esperados de los involucrados
• Iniciar el proceso de Manejo del Cambio (Sensibilización)
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Etapas de la junta de kick-off
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1. Antes de la junta (PREPARACIÓN)
2. Durante la junta (EJECUCIÓN)
3. Después de la junta (SEGUIMIENTO)

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ANTES DE LA JUNTA
• CONOCE TU PROYECTO
– Debes ser capaz de responder las siguientes preguntas:
• Porqué se está haciendo el proyecto? (OBJETIVO)
• Que le dará al Negocio (BENEFICIOS)
• Cuales son sus entregables principales? (ALCANCE)
• Fechas críticas ((MILESTONES)
• Presupuesto asignado (Si Aplica)
• Premisas (SUPUESTOS, RESTRICCIONES, EXCLUSIONES, RIESGOS)
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ANTES DE LA JUNTA
• CONOCE EL ENTORNO DEL PROYECTO
– Relevancia política y estratégica
– Áreas del Negocio que impacta
– Dependencia que tiene de otros proyectos
– Dependencia de otros proyectos hacia este
– Nivel de autoridad del PM en la Organización
– Recursos compartidos
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ANTES DE LA JUNTA
• CONOCE A TUS PRINCIPALES STAKEHOLDERS
– Patrocinador del Proyecto
– Gerencias/Direcciones que aportan el presupuesto
– Gerencias/Direcciones usuarias
– Gerencias/Direcciones que aportan los recursos
– Gerencias/Direcciones que autorizan los entregables
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ANTES DE LA JUNTA
• ESTABLECE UNA AGENDA CLARA QUE RESPONDA LO
SIGUIENTE
– Porqué? Porqué se está haciendo el proyecto. Que se busca resolver
– Que? En que consiste la solución. Que se va a hacer
– Como? Como se va a trabajar
– Cuando? Cuando se tendrán que hacer las cosas
– Quien? Quien va a hacer que
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ANTES DE LA JUNTA
• PREPARACIÓN DE LA PRESENTACIÓN EJECUTIVA
– Revisión con los responsables de parte del cliente (PM/Patrocinador)
• De los mensajes que se quieren dar en la junta
• De los tópicos a incluir
• De los presentadores de cada tópico y de su duración
• Creación de la Agenda y desarrollo de la presentación
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ANTES DE LA JUNTA
• LOGÍSTICA
– Definición de lista de asistentes
– Definición de fecha , hora y lugar
– Definición de materiales y equipo para la junta
– Envío de la invitación con tiempo
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Ejemplo de guion para la junta de kick-off
• Apertura de la junta - PATROCINADOR
• Presentación del proyecto a alto nivel – PATROCINADOR
• Mención de la importancia del proyecto – PATROCINADOR
• Presentación del detalle del proyecto – PM
– Alcance funcional y geográfico
– WBS
– Cronograma e hitos clave
• Presentación de las metodologías del proyecto – PM
– Metodología de gestión de proyectos
– Metodologías de desarrollo de la Solución
• Presentación de miembros del equipo del proyecto - MIEMBROS
• Presentación de las reglas de trabajo del equipo – CLIENTE
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DURANTE LA JUNTA
• La junta se divide en dos partes principales:
• Parte dirigida por el Patrocinador
– En la primera parte de la junta Altos directivos y otras partes interesadas son invitados a
esta breve reunión que no debe durar más de 30 minutos. El patrocinador del proyecto
ofrece una breve descripción del proyecto, porqué se está haciendo, lo que logrará y
cual es el valor para el Negocio.
• Parte dirigida por el(los) PM(s)
– La segunda parte es una sesión inicial de trabajo para el equipo del proyecto. En esta se
presentan todos los miembros y se entra al detalle de temas como el alcance funcional y
geográfico, entregables, cronograma y recursos. Así mismo se revisan a detalle roles y
responsabilidades y se aclaran expectativas.
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POSTERIOR A LA JUNTA
• Elaborar y distribuir en los dos días siguientes la minuta de la reunión,
indicando claramente los compromisos y tareas adquiridos por ambas
partes y el responsable de cumplirlos
• Mandar un comunicado a los involucrados clave que no participaron en el
kick-off del arranque oficial del proyecto
• Reunirse con el interlocutor y/o patrocinador para contrastar impresiones
y recoger cualquier punto discordante, que permita orientar nuestra
posición
• Ser riguroso en los compromisos adquiridos
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19. Fortaleciendo la cultura de Dirección de Proyectos para beneficio de México
Unos últimos tips…
• Desarrollar todas las actividades de preparación y ejecución junto con el
PM del cliente (si aplica).
• Considera hacer una junta interna de kickoff con tu equipo, sobre todo si
habrá varias áreas y proveedores incluidos.
• No entres a mucho detalle ni quieras resolver problemas en la junta,
recuerda que solo es el kickoff.
• Asigna una persona que apunte todo lo que discuta y se acuerde en la
reunión.
• Administra bien el reloj durante la junta para que termine a tiempo y se
vean todos los puntos de la agenda.
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Jorge Victoria, PMP, ITILf, Green Belt
Director de Consultoría
ALPHA CONSULTORIA
jvictoria@alpha-consultoria.com
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“Fortaleciendo la cultura de dirección de proyectos
para beneficio de México”

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