03 gestion del alcance

DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición
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Dirección de Proyectos
Instructor:
Rubén Rodríguez Prado
Project Management Professional (PMP®)
Tema 3:
Gestión del Alcance

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AGENDA
Introducción
Planificar el alcance
Recopilar requisitos
Definir el alcance
Crear la estructura de
desglose de trabajo
Validar el alcance
Controlar el alcance

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GESTIÓN DEL
ALCANCE

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1
Planificar el
Alcance
2
Recopilar
Requisitos
3
Definir el
Alcance
5
Validar el
Alcance
6
Controlar
El Alcance
PLAN DE GESTION
DEL ALCANCE
¿CÓMO?
PLAN DE GESTION
DE REQUISITOS
REGISTRO DE INTERESADOS PLAN DE GESTIÓN DE INTERESADOS
DOCUMENTACIÓN DE
REQUISITOS
MATRIZ DE RASTREABILIDAD
DE REQUISITOS
ENUNCIADO DEL
ALCANCE4
Crear el
EDT
LÍNEA BASE
DEL ALCANCE
ENTREGABLES
VERIFICADOS
ENTREGABLE
ACEPTADO
SOLICITUD
DE CAMBIO
INFORME DE
DESEMPEÑO
SOLICITUD
DE CAMBIO
DATOS DE DESEMPEÑO
DE TRABAJO

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GESTIÓN DEL ALCANCE
La Gestión del Alcance del Proyecto
incluye los procesos necesarios para
garantizar que el proyecto incluya todo el
trabajo requerido para completarlo con
éxito
El principal objetivo es definir y controlar qué se
incluye y que no se incluye en el proyecto

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Completar con éxito el proyecto significa:
 Dentro del periodo de tiempo asignado
 Dentro del costo presupuestado
 Con el adecuado nivel de especificación
 Con la aceptación del cliente/usuario
 Con los mínimos o mutuamente acordados cambios de
alcance
 Sin perturbar el flujo de trabajo principal de la
organización
 Sin cambios de la cultura corporativa

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¿Qué significa gestionar el alcance?
 Asegurar que se está realizando todo el trabajo que el
proyecto requiere y que se ha establecido a través de sus
requerimientos
 No permitir que se realicen cambios aleatorios sin seguir
estrictamente por el procedimiento de control de cambios
 Asegurarnos de que todos los cambios se encuentren en
el Plan del Proyecto
 Describir y controlar qué se encuentra incluido y qué no
en el proyecto
 Prevenir el trabajo adicional

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 Es necesario diferenciar claramente el alcance del proyecto
con el alcance del producto o servicio del proyecto
Alcance del Producto Alcance del Proyecto
Funciones y características del producto
o servicio
Consiste en definir todos los procesos y
el trabajo necesarios para que el
producto o servicio cuente con todas las
funciones y características requeridas
Ejemplo:
Producir un nuevo teléfono celular que
sea muy liviano, pero con pantalla
amplia, táctil, con internet, compatible
con MS Office y tecnología de
reconocimiento de voz
Ejemplo:
Definir los procesos y el trabajo
necesarios para producir el nuevo
teléfono celular antes mencionado

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PLANIFICAR LA GESTIÓN
DEL ALCANCE

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PLANIFICAR LA GESTIÓN DEL ALCANCE
Es el proceso de crear el Plan de Gestión del Alcance
que documenta como el proyecto será definido,
desarrollado, monitoreado, controlado y validado
El beneficio clave de este proceso es
que provee una guía y dirección de
como el alcance será administrado a
través del proyecto

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PLANIFICAR LA GESTIÓN DEL ALCANCE
Entradas
Plan de Gestión del Proyecto
Acta de Constitución del Proyecto
Factores ambientales
Activos de los Procesos de la
Organización
Herramientas y Técnicas
Juicio de Expertos
Reuniones
Salidas
Plan de Gestión del Alcance
Plan de Gestión de Requisitos
que proporciona orientación e
indicaciones sobre cómo se gestionará
el alcance a lo largo del proyecto

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PLAN DE GESTIÓN DEL ALCANCE
La planificación del alcance requiere de varias
iteraciones
Al momento de iniciar la planificación del alcance, es
probable que el plan del proyecto tenga poco nivel de
detalle, y es necesario que los responsables de dirigir
la ejecución de las tareas participen en la elaboración
del plan del alcance
Luego de ser completado, el Plan de Gestión del
Alcance se convierte en una parte del Plan de
Gestión del Proyecto, y se emplea para guiar y medir
el alcance del proyecto hasta el cierre

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El Plan de Gestión del Alcance contesta las
siguientes preguntas:
 ¿Cómo se va a lograr el alcance del proyecto?
 ¿Qué herramientas se van a usar para planificar cómo
lograr el alcance del proyecto?
 ¿Cómo se va a controlar los cambios que ocurran en el
alcance del proyecto?
 ¿Qué factores ambientales de la empresa y procesos de la
organización participarán?

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El Plan de Gestión del Alcance debe contener:
 El proceso para elaborar la descripción detallada del
alcance
 El proceso de creación de la Estructura de Desglose de
Trabajo (EDT)
 El proceso que establezca cómo se mantendrá y aprobará
el EDT
 El proceso que especifique cómo se obtendrá la
aprobación de los entregables terminados
 Los procesos para controlar los cambios que ocurran en la
descripción detallada del alcance

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PLAN DE GESTIÓN DE REQUISITOS
 Es parte del Plan del Proyecto. Describe cómo los
requerimientos serán recolectados, analizados, documentados
y gestionados
 El Plan incluye pero no se limita a:
 Cómo serán planificadas, monitoreadas y reportadas las
actividades asociadas a los requisitos y qué se informará
sobre éstas
 Las actividades de gestión de la configuración
 El proceso para priorizar los requisitos
 Las métricas del producto que se utilizarán
 La estructura de trazabilidad para reflejar qué atributos de
los requisitos se plasmarán en la matriz de trazabilidad

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RECOPILAR REQUISITOS

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Es el proceso de determinar, documentar y gestionar
las necesidades y los requisitos de los interesados para
cumplir con los objetivos del proyecto
que proporciona la base para definir y
gestionar el alcance del proyecto
incluyendo el alcance del producto

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 Lo más dificultoso del proceso de recopilar requisitos
suele ser entender las necesidades del cliente
 Para mitigar este inconveniente se recomienda:
 Realizar una retroalimentación para reducir la
ambigüedad
 Establecer prototipos que ayuden a nuestro
lenguaje
 Reunirse con la(s) persona(s) correcta(s), que
sean decisores

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 Requisitos de un requisito:
 Debe ser claro, explícito, medible y comprobable
 Debe ser jerárquico
 Debe ser corto
 Debe agregar valor al negocio del cliente
 Debe ser factible de ser cambiado
Los requisitos iniciales a partir de los cuales se construye la matriz de requerimientos
difícilmente están bien descritos. Se debe pasar por un proceso de descomposición y
de jerarquización hasta llegar a describir el requisito original en requisitos
descendientes que haces que en su conjunto el requisito original este bien descrito

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Entradas
Plan de Gestión de Requisitos
Factores ambientales
Plan de Gestión de Interesados
Registro de Interesados
Salidas
Documentación de
Requisitos
Matriz de trazabilidad
de Requisitos
Entrevistas
Grupos de Opinión
Talleres Facilitados
Técnicas grupales de creatividad
Técnicas grupales de toma de
decisiones
Cuestionarios y Encuestas
Observaciones
Prototipos
Estudios comparativos
Diagramas contextuales
Análisis de documentos

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HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Entrevistas
 Formal o informal
 Diálogo directo
 Preguntas preparadas o espontáneas
 Individual o varios entrevistados
 Entrevistar a quiénes tienen experiencias
 Objetivo definir características y funciones de los
entregables

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Grupos de Opinión
 Reunir interesados y expertos en la materia
 Capturar sus expectativas y actitudes respecto al
producto o servicio
 Asignar un moderador capacitado
Talleres Facilitados
 Reunir interesados clave para definir requisitos

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Técnicas Grupales de Creatividad
 Tormenta de ideas
 Técnica de grupo nominal
 Técnica Delphi
 Mapa conceptual / mental
 Diagrama de afinidad

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Técnicas Grupales de Toma de Decisiones
 Unanimidad: Todos están de acuerdo
 Mayoría: > 50%
 Pluralidad: El grupo más grande
 Dictadura: Una persona
Cuestionarios y Encuestas
 Conjunto de preguntas escritas
 Cuando el publico es numeroso
 Cuando se requieren respuestas rápidas
 Cuando se requiere hacer análisis estadístico

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Observaciones
 Ver a las personas en su ambiente
 Cómo realizan su trabajo
 Para procesos detallados
 Cuando las personas son renuentes a articular
sus requisitos
Prototipos
 Modelo operativo antes de construirlo realmente
 Se ve el producto final en lugar de solo debatir
 Se puede “vivir” el proceso de ejecución
 Luego se pasa a la fase de diseño o construcción

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Estudios Comparativos
 Implica comparar prácticas reales o previstas como
procesos y operaciones con organizaciones similares,
para poder identificar las mejores prácticas, generar ideas
y lograr aspectos de mejora, además de proporcionar una
base para medir el desempeño
Diagramas de Contexto
 Representan visualmente el alcance del producto a través
de un sistema de negocios y cómo las personas y otros
sistemas (actores) interactúan con dicho sistema
 Los diagramas contextuales muestran las entradas, las
salidas del sistema de negocios y el actor(es) que reciben
la salida

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Análisis de Documentos
 Se utiliza para obtener los requisitos mediante el análisis
de la documentación existente y la identificación de la
información relevante a las necesidades
 Algunos ejemplos de documentos que pueden ser
analizados incluyen, pero no están limitados a:
 Planes de Negocio
 Acuerdos
 Flujos de procesos actuales
 Modelos lógicos de datos
 Reglas de Negocio
 Documentación de Software
 Etc.

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SALIDAS
Los documentos de requisitos incluyen:
 La necesidad comercial u oportunidad
 Objetivo de la empresa y del proyecto
 Requisitos funcionales que describan los procesos de la
empresa
 Requisitos de calidad
 Requisitos de aceptación
 Reglas que establecen los principios directivos de la
organización
 Impactos sobre otras áreas
 Impacto sobre otras entidades
 Requisitos de apoyo y capacitación
 Supuestos y restricciones

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SALIDAS
Matriz de Rastreabilidad de Requisitos
 Tablas que vincula los requisitos con su origen
 Esta tabla ayuda a asegurar que cada requisito agrega
valor a la empresa
 Provee una estructura para gestionar cambios al alcance
 Se rastrean requisitos relacionados a:
 Metas y objetivos de la empresa (incluye necesidades y
oportunidades)
 Alcance / entregables
 Diseño del Producto
 Desarrollo del producto
 Estrategia y escenarios de prueba
 De alto nivel (requisitos más detallados)

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DEFINIR EL ALCANCE

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DEFINIR EL ALCANCE
Definir el Alcance es el proceso que consiste en
desarrollar una descripción detallada del proyecto y del
producto
El beneficio clave de este proceso es que
describe los límites del proyecto, servicio o
resultado mediante la especificación de
cuáles de los requisitos recopilados serán
incluidos y cuáles excluidos del alcance
del proyecto

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DEFINIR EL ALCANCE
 Dado que es posible que no todos los requisitos
identificados en el proceso de Recopilar Requisitos
se puedan incluir en el proyecto, el proceso de
Definir el Alcance selecciona los requisitos
definitivos del proyecto a partir de la documentación
de requisitos entregada durante el proceso de
Recopilar Requisitos.
 Durante la planificación del Proyecto, el alcance del
proyecto se define y se describe de manera más
específica conforme se va recopilando mayor
información acerca del proyecto

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DEFINIR EL ALCANCE
Entradas
Documentación de Requisitos
Activos de los procesos de la
organización
Juicio de expertos
Análisis del producto
Generación de alternativas
Talleres facilitados
Salidas
Declaración del Alcance del
Proyecto
Actualización a los documentos del
proyecto

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Análisis del Producto
 Para proyectos cuyo entregable es un producto, a
diferencia de un servicio o resultado, el análisis
del producto puede constituir una herramienta
eficaz
 Se trata de traducir las descripciones de alto nivel
en entregables tangibles
Generación de Alternativas
 Es una técnica para obtener diferentes enfoques
para la realización de un trabajo

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SALIDAS
Declaración del Alcance del Proyecto
 Describe lo más detalladamente posible los
entregables del proyecto y el trabajo necesario
para crearlos:
 Descripción del alcance
 Criterios de Aceptación
 Productos entregables del Proyecto
 Exclusiones
 Restricciones
 Supuestos

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CREAR LA ESTRUCTURA
DE DESGLOSE DE
TRABAJO

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CREAR EL EDT
Es el proceso de subdividir los entregables del proyecto
y el trabajo del proyecto en componentes más
pequeños y más fáciles de manejar
que proporciona una visión
estructurada de lo que se debe
entregar

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CREAR EL EDT
 El proceso de crear la EDT consiste en dividir al proyecto
en componentes menores para facilitar la planificación
del proyecto
 La EDT es un documento “vivo” en el proyecto, se crea
en el inicio, se refina en la planificación, se usa en la
ejecución y control y se verifica para la aceptación y
cierre del Proyecto
 Progresivamente, la EDT puede ir variando conforme
avance la planificación
 La EDT es una descomposición jerárquica, basada en
los entregables del trabajo que debe ejecutar el equipo
del proyecto para lograr los objetivos de este y crear los
entregables requeridos

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ENTREGABLE
 Este término refiere a cualquier resultado
mensurable, tangible y comprobable, que debe ser
realizado para completar un proyecto o parte de
este.
 La EDT incluye el 100% del trabajo definido por el
alcance del proyecto
 Captura todos los entregables, internos, externos y
provisionales, en términos del trabajo a ser
completado. La suma de los trabajos de los “niveles
hijos” es igual al 100% de trabajo presentado por el
“padre”

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ENTREGABLE
 Hardware:
 Cable de fibra óptica, Estaciones base, un edificio, sistema de
cableado eléctrico
 Software:
 Sistema de facturación, sistemas operativos, sistema contable
 Documentación:
 Manual de usuario, manual de mantenimiento, documentos de
control de interfaces, plan de implementación del programa,
planes de aceptación y de prueba.
 Otros:
 Capacitación para los administradores del sistema
 Capacitación para gerentes y ejecutivos
 Capacitación para el mantenimiento, conjunto de herramientas
y pruebas

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CREAR EL EDT
Entradas
Declaración del Alcance del
Proyecto
Factores ambientales de la
empresa
organización
Descomposición
Juicio de expertos
Salidas
Línea Base del Alcance
proyecto

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Descomposición
• La descomposición es una técnica utilizada para dividir y
subdividir el alcance del proyecto y los entregables del
proyecto en partes más pequeñas y manejables
• El paquete de trabajo es el trabajo definido en el nivel más
bajo de la EDT/WBS para el cual se puede estimar y
gestionar el costo y la duración
• El nivel de descomposición es a menudo guiado por el
grado de control necesario para dirigir el proyecto de
manera efectiva

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Identificar y
analizar los
entregables y el
trabajo
relacionado
Estructurar y
organizar la
EDT/WBS
Descomponer los
niveles
superiores de la
EDT/WBS en
componentes
detallados de
nivel inferior
Desarrollar y
asignar códigos
de identificación
a los
componentes de
la EDT/WBS
Verificar que el
grado de
descomposición
de los
entregables sea
el adecuado

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SALIDAS
Línea base del Alcance
 Enunciado del Alcance
 EDT
 Diccionario del EDT

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VALIDAR EL ALCANCE

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VALIDAR EL ALCANCE
Verificar el alcance es el proceso que consiste en
formalizar la aceptación de los entregables del proyecto
que se han completado
que aporta objetividad al proceso de
aceptación y aumenta las
posibilidades de que el producto,
servicio o resultado final sea aceptado
mediante la validación de cada
entregable individual

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VALIDAR EL ALCANCE
 Verificar el alcance incluye revisar los entregables con el
cliente o el patrocinador para asegurarse de que se han
completado satisfactoriamente y para obtener de ellos su
aceptación formal
 Los entregables verificados obtenidos del proceso de
Controlar la Calidad se revisan con el Cliente o con el
Patrocinador para asegurarse que se han completado
satisfactoriamente y que han recibido su aceptación
formal

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VALIDAR EL ALCANCE
Entradas
Plan para la Dirección del Proyecto
Matriz de rastreabilidad de
requisitos
Entregables verificados
Datos sobre el desempeño del
trabajo
Inspección
Técnicas grupales de toma de
decisiones
Salidas
Entregables aceptados
Solicitudes de Cambio
Información del desempeño del
trabajo
proyecto

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VALIDAR EL ALCANCE
 La verificación del alcance no es Control de Calidad ¿Cuál es
la diferencia?
 La herramienta para verificar el alcance es la INSPECCIÓN;
se debe medir, examinar, probar, simular, operar y/o producir
 Es recomendable hacer la verificación del alcance a lo largo
del proyecto ¿Por qué?
 Y los entregables que no son aceptados. ¿Son parte de la
verificación?
 A partir del proceso de verificación del alcance pueden
generarse cambios solicitados, los que se procesan para su
revisión y disposición a través del proceso de Control
Integrado de Cambios

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CONTROLAR EL ALCANCE

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Controlar el Alcance es el proceso en el cual se
monitorea el estado del alcance del proyecto y del
producto, y se gestionan cambios a la línea base del
alcance
que permite mantener la línea base del
alcance a lo largo del proyecto

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Entradas
Plan para la Dirección del Proyecto
Matriz de rastreabilidad de
requisitos
Datos sobre el desempeño del
trabajo
organización
Análisis de variación
Salidas
Información del desempeño del
trabajo
Solicitudes de Cambio
Actualización al Plan de gestión del
proyecto
proyecto
Actualización a los activos de los
procesos de la organización

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El proceso de controlar el alcance consiste en revisar
que se estén realizando los entregables definidos en
el proyecto
El control del alcance del proyecto asegura que todos
los cambios solicitados o las acciones preventivas o
correctivas recomendadas se procesen a través del
proceso de Realizar el Control Integrado de
Cambios
La expansión incontrolada del alcance del producto o
del proyecto sin ajustes de tiempo, costo y recursos
se denomina corrupción o deformación del alcance

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Análisis de Variación
 Mediciones del rendimiento
 Causas de la variación
 Análisis de causa raíz
 Definir acciones correctivas

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PREGUNTAS

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