La reunión de kick off para el desarrollo de software para el proceso de acompañamiento familiar del programa Medellín Solidaria se llevará a cabo el 16 de agosto de 2012. La reunión cubrirá la agenda, invitados, visión general del proyecto, cronograma, esquema de comunicaciones y reuniones, y procesos de control de cambios, gestión de riesgos y gestión de garantías. El objetivo es integrar a los actores e informar sobre el alcance, cronograma y riesgos del proyecto.

1. REUNIÓN DE KICK OFF
DESARROLLO DE SOFTWARE PARA EL PROCESO DE
ACOMPAÑAMIENTO FAMILIAR DEL PROGRAMA
MEDELLIN SOLIDARIA
Fecha: 16 de Agosto de 2012
Horario: 8:00am - 9:00am
Ubicación: Casa de Prado

2. Agenda
Invitados a la reunión
Visión general del proyecto
Cronograma
Esquema comunicaciones - Reuniones
Procesos Medellín Solidaria
Aclaraciones y conclusiones
Objetivo de la reunión

3. Objetivo reunión
Integrar a los diferentes actores Divulgar el alcance del proyecto
Divulgar el Cronograma
Divulgar los riesgos y proponer controles
Divulgar el Recurso Humano

4. Agenda
Invitados a la reunión
Visión general del proyecto
Cronograma
Esquema comunicaciones - Reuniones
Procesos Control de Cambios – Gestión de Riesgos - Gestión de Garantías
Aclaraciones y conclusiones
Objetivo de la reunión

5. Invitados
Nombre Rol Nombre Rol
Juan Pablo Hernández Líder de Proyecto Carolina Restrepo Líder de Proyecto
John Jairo Prado Medellín Solidaria Alejandro Portillo Líder Técnico
Juan Camilo López
Coordinador Centro de
Competencias SAP
Darvin Luna
Andrés Ramírez
Juan Pablo Quintín
Augusto Imbett
Desarrolladores
Luz Ester Álzate Líder de Portales Web Camilo Andres Corredor
Coordinador Consultoría
SAP
Mario Alberto López
Yepes
Centro de Competencias
Leon Arbelaez
Cristian Chica
Ingenieros Cliente

6. Agenda
Invitados a la reunión
Visión general del proyecto
Cronograma
Esquema comunicaciones - Reuniones
Procesos Control de Cambios – Gestión de Riesgos - Gestión de Garantías
Aclaraciones y conclusiones
Objetivo de la reunión
Invitados a la reunión

7. Visión del proyecto
PROCESO DE ACOMPAÑAMIENTO FAMILIAR
Proceso en el marco de la Línea de Promoción Social para el
desarrollo Familiar y grupal, con él se inicia y finaliza el trabajo con
los hogares y a través de él se evidencian las situaciones
individuales, familiares y sociales en las que se encuentran los
Hogares participantes del Programa y se facilita la construcción de
sus planes de vida familiar.
Para realizar el proceso, los Cogestores, Coordinadores locales y
Administradores del sistema cuentan con ayuda tecnológica que
les permite reunir la información necesaria, y así diagnosticar y
tratar cada caso individual y grupal de las familias.
SITUALCIÓN ACTUAL
-Ejecución desde dispositivo PDA.
-No hay continuidad en la ayuda tecnológica
durante todos los datos del proceso.
-No es secuencial, permite ejecutar pasos
diferentes al del momento inmediato.
-Poco practico (Interface Sobrecargada).
-Actualizaciones locales por dispositivo.
Proceso dispendioso.
-Se presentan reportes de datos
inconsistentes.
-Hadware y procesamiento obsoleto. Timepos
de captura elevados.

8. Visión del proyecto
SOLUCIÓN
LocalStorage
Funcionalidad de la tecnología HTML5.
Permite guardar indeterminadamente en el browser, recursos web como:HTML, JS, CSS, JSP
,
Imágenes.
Actualización automática de objetos web en el lado del usuario cuando se modifiquen en el lado del
servidor.
IndexedDB
Funcionalidad de la tecnología HTML5.
Base de datos en el lado del usuario (cliente).
Capacidad de almacenamiento desde 50MB.
Web Module
Funcionalidad de tecnologías de SAP.
Ideal para desarrollar aplicaciones WEB.
Compatible con tecnología HTML5

9. Visión del proyecto
Alcance Entregables
Business Blueprint
Documento de solución de
Incidentes
Control de Cambios
Arquitectura del Sistema
Metodologías Área Usuaria
Herramientas de Apoyo y Recursos
Equipo de Especialistas
UNE
Staff de Apoyo UNE
Centro de
Competencias SAP
Manuales de Usuario Final
Manual del Usuario Técnico
ASAP
Gestión de proyectos
UNE
Gestión de Riesgos
Control de Cambios
Consultoría SAP Portals
Gerente de Proyecto
Gerencia de Proyectos
Control de calidad y
documentación
Aseguramiento Servicio
Seguimiento y control
Control de Cambios
Líder Funcional
Equipo de portales
Líder de Proyecto
Aclaración Alcances
Aprobación BBP
Pruebas de usuario
Seguimiento y control
Control de Cambios
Aplicación en ambiente
productivo
Modelo Entidad Relación
Contenido los Tracks
Matriz de Roles, Matriz de
Riegos
Documentación Pruebas
Procedimiento de Garantías
Plantilla Lecciones Aprendidas
Desarrollo de Aplicación Web
como apoyo al proceso de
acompañamiento familiar de
Medellín Solidaria con las
siguientes características
generales:
- Funcionamiento offline.
- Secuencial y práctica.
- Cargue Masivo.

10. Agenda
Invitados a la reunión
Visión general del proyecto
Cronograma
Esquema comunicaciones - Reuniones
Procesos Control de Cambios – Gestión de Riesgos - Gestión de Garantías
Aclaraciones y conclusiones
Objetivo de la reunión
Invitados a la reunión

11. Cronograma Proyecto
Enmarcados en la metodología ASAP se plantea la ejecución del proyecto en 5 fases como se
muestra a continuación.
Cronograma

12. Agenda
Invitados a la reunión
Visión general del proyecto
Cronograma
Esquema comunicaciones - Reuniones
Procesos Control de Cambios – Gestión de Riesgos - Gestión de Garantías
Aclaraciones y conclusiones
Objetivo de la reunión
Invitados a la reunión

13. Consultor
Comercial
Gloria Restrepo
Matriz de Comunicación
Gestión de Proyecto
Coordinador
Soluciones
Juan Hernandez
Coordinador
Servicios Gabriel
Hincapié
Gerente del Proyecto
León Arbeláez
Líder de Proyecto
Carolina Restrepo
Documentación
y
Gestión
de
Calidad
Especialistas
SAP
Portals
Coord.
Consultoría
SAP
Funcional
CC
SAP
Usuarios
Finales
Líder de Proyecto
Municipio de Medellín
Juan Pablo Hernández
Equipo
de
Portales

14. Reuniones para el proyecto
REUNIONES DE SEGUIMIENTO
Objetivo: Analizar el avance del proyecto, evaluar los cambios solicitados, realizar observaciones y/o
recomendaciones, gestionar el cambio, identificar riesgos, proponer controles y evaluar los controles.
Asistentes: Gerente del proyecto UNE, Líder de Proyecto Consultoría y Área Usuaria, Lider Funcional
Centro de Competencias SAP
, Coordinador Consultoría.
Periodicidad: Semanal (Viernes 1 hora entre 8:00am – 12:00m Municipio de Medellín).
REUNION DE GRUPO PRIMARIO
Objetivo: Analizar el avance del proyecto, autorizar controles a la gestión de riesgos y autorizar
cambios.
Asistentes: Gerente del proyecto UNE, Ejecutivo de Cuenta UNE, Coordinador Centro de Competencias
SAP
, Líder de Proyecto Consultoría y Área usuaria.
Periodicidad: Cuando se requiera.

15. Agenda
Invitados a la reunión
Visión general del proyecto
Cronograma
Esquema comunicaciones - Reuniones
Procesos Control de Cambios – Gestión de Riesgos - Gestión de Garantías
Aclaraciones y conclusiones
Objetivo de la reunión

16. G.P UNE
Gestión de cambio
Solicitar cambio
Municipio ó UNE
Se
aprueba
Formato RFC
Revisar el RFC
Comité de cambios Evaluar el Cambio
Diligenciar y
Archivar RFC
Diligenciar y
gestionar RFC
RFC V1
RFC V2
RFC V3
Para solicitar un cambio se debe
enviar el RFC diligenciado al
correo del gerente del proyecto
por parte de UNE
Con la solicitud, el gerente del
proyecto por parte de UNE
realizará la respectiva revisión y
gestionará las revisiones
necesarias para llevar a Comité
de Cambios el RFC
completamente revisado
El Comité de Cambios estará
conformado por el gerente y
líderes del proyecto y los
interesados según el cambio.
RFC: Solicitud de Cambio
Todo cambio por mas pequeño que sea debe ser documentado. El Comité de Cambios se realizará para
cambios significativos que puedan afectar el alcance, tiempo, costo y calidad del proyecto, cuando
suceda esto se adelantará dicho comité.

17. Gestión de Garantías
Gestor de Garantías
Reporta falla
Municipio
Se
solucionó?
Actualizar datos
Conf. Y Activos
Gestor de Garantías Tramitar Garantías
Diligenciar ticket y
cierra
Diligenciar y
gestionar ticket
Ticket
Ticket Actualiz.
Ticket Actualiz.
Adecuar producto
El Municipio reporta la falla al
teléfono y/o buzón de correo por
definir para la atención de la
gestión de garantías al proyecto.
El gestor de garantías de UNE
actualizar los ítems de
configuración y registra la
solicitud.
El gestor de garantías de UNE
tramita la garantía del producto,
adjuntando toda la
documentación que sea
necesaria
Una vez atendida la garantía se
implementa la corrección se
ejecutan pruebas de
funcionalidad se cierra la
solicitud con su respectiva
documentación.
Ticket Actualiz.
Ticket Actualiz.
Se crea un proceso para la atención de fallas reportadas por el Municipio dentro de la gestión de
garantías, confirmándose si los productos de encuentran en garantía y se generándose orden de cambio
para trámite de garantía sobre el incidente reportado.

18. Gestión de Riesgos
Se hará énfasis a la gestión de riesgos con el fin de mitigar, evitar y/o eliminar el impacto de eventos
que puedan afectar el alcance, tiempo, costo y/o calidad del proyecto.
Municipio ó UNE
Identificar Riesgos
Municipio ó UNE
Se mitigo?
Formato MR
Analizar y Evaluar
Riesgos
Municipio ó UNE Proponer controles
Diligenciar y cerrar
riesgo
Diligenciar y
gestionar riesgo
MR V1
MR V2
MR V3
Evaluar los
controles
Al identificar un riesgo se debe
documentar en la matriz de
riesgos.
Una vez identificado el riesgo se
analizar y avaluara con el fin de
identificar, las causas,
consecuencias, impacto,
consecuencias, etc.
Analizado y avaluado todo en
torno al riesgo, se propondrá
controles para mitigar, transferir o
aceptar el riesgo
Periódicamente se evaluará si los
controles propuestos están
actuando correctamente con el fin
de cerrar el riesgo o proponer
nuevos controles.
MR: Matriz de riesgos

19. Espacio abierto para aclaraciones sugerencias y conclusiones.
Aclaraciones y
Conclusiones