Este documento describe las instituciones como sistemas. Explica que una institución funciona como un sistema abierto compuesto de subsistemas interrelacionados. Define los componentes clave de un sistema como las entradas, el proceso de conversión, las salidas y la retroalimentación. Además, describe las características de los sistemas institucionales como la responsabilidad social, el mejoramiento continuo y la participación.

1. LAS INSTITUCIONES
COMO SISTEMAS
GRUPO Nº 3
 Mayra León
 Javier Calle
CA9-6
QUITO - ECUADOR

2. LAS INSTITUCIONES COMO SISTEMAS
Introducción
Las organizaciones funcionan como sistema, es decir, como conjuntos
integrados de actividades que agregan valor y crean riqueza. Además, sirven a
la sociedad y satisfacen necesidades diversas mediante la conversión de
insumos en resultados, es decir en productos y servicios.
La necesidad de mejorar la competitividad de las organizaciones, es un objetivo
básico de supervivencia impuesto por la Globalización, ya que hoy todos
compiten en forma directa o indirecta en el mercado nacional e internacional.

3. REFERENCIA CONCEPTUAL
Un sistema puede definirse como un conjunto de elementos interrelacionados
diseñado para alcanzar un objetivo específico.
Sus partes son:
Entrada: Son los ingresos del sistema que pueden ser recursos materiales,
recursos humanos o información.
Proceso: Es lo que transforma una entrada en salida como tal puede ser un
individuo, máquina, o en sí una tarea realizada por un miembro de la
institución.
Salida: Son los resultados que se obtienen de procesar las entradas, de tal
forma que resulta un servicio o producto.
La institución como sistema funciona como un sistema artificial, diseñado por el
hombre para alcanzar objetivos; en constante intercambio de recursos con su
entorno; la institución precisa un sistema de retroalimentación que le
proporcione la información necesaria para controlar las desviaciones de su
conducta respecto de los objetivos perseguidos; la empresa está integrada en
un sistema de orden superior y formado por diferentes subsistemas.

4. Los problemas que afrontan las instituciones desde la perspectiva sistemática
pueden agruparse en las siguientes categorías:
1. Determinar los objetivos que debe alcanzar el sistema.
2. Diseñar el sistema.
3. Actuar dentro de una configuración dada.
4. Controlar los resultados.
 Para alcanzar objetivos en un entorno dado se requiere configurar, en
primer lugar, un sistema diseñado a tal fin.
 En segundo lugar, la institución persigue actuar de acuerdo a los planes
fijados; para ello se precisa no solo diseñar sistemas organizativos y
técnicos adecuados sino lograr que funcionen de acuerdo a lo previsto.
 En tercer lugar, la institución necesita un sistema de información que le
permite conocer el grado de cumplimiento de sus objetivos, pero,
obviamente, esto no es suficiente, se precisa además conocer cuáles
han sido las causas de las posibles desviaciones para aprender y
modificar su comportamiento en el futuro o bien rediseñar la
organización o modificar los objetivos.
Está compuesta por un conjunto de elementos o subsistemas
interrelacionados entre sí, que tratan de coordinarse para alcanzar el objetivo
global.

5. COMPONENTES BÁSICOS DEL SISTEMA
 CORRIENTES DE ENTRADA: Insumos. Energía necesaria para su
funcionamiento y mantenimiento. Ley de la conservación de la energía
(menos la información).
 PROCESO DE CONVERSIÓN: Todo sistema realiza alguna función.
Hombre, empresa, plantas. Transformación de la energía. Unidades
encargadas de la elaboración del producto.
 CORRIENTE DE SALIDA: Exportación que el sistema hace al medio.
Varias corrientes de salida. Positivas y Negativas para el medio y el
entorno: Cuando es útil para la comunidad. Concepto de sistema
viable (Auto-organizado, Auto-controlado y Autónomo).
 LA RETROALIMENTACIÓN: ¿Cómo sabe el sistema que ha
alcanzado su propósito?.Feedback. Es la información que indica al
sistema cómo está buscando su objetivo. Es un mecanismo de control
que posee el sistema para asegurar el logro de su meta.
 AMBIENTE: Relaciona al sistema con el todo, es su entorno, su
universo, contexto, eco-esfera con la cual interactúa.
La figura siguiente muestra un sistema empresarial simplificado con estas
cuatro partes, sus interrelaciones y el medio ambiente donde funciona.

6. Tipos de sistemas
En cuanto a su constitución, pueden ser físicos o abstractos:
Sistemas físicos o concretos: compuestos por equipos, maquinaria,
objetos y cosas reales. El hardware.
Sistemas abstractos: compuestos por conceptos, planes, hipótesis e ideas.
Muchas veces solo existen en el pensamiento de las personas. Es el
software.
En cuanto a su naturaleza, pueden cerrados o abiertos:
ABIERTOS: Son aquellos sistemas que interactúan con su medio ya sea
importando o exportando energía. Intercambian información, energía o
material con su medio ambiente. Los sistemas sociales y biológicos son
Inherentemente abiertos.
CERRADOS: No son capaces de interactuar con su medio. Los sistemas
mecánicos pueden ser cerrados o abiertos. Ejemplo: Motor. Sistema
Cerrado.

7. Los sistemas abiertos no pueden vivir aislados. Los sistemas cerrados,
cumplen con el segundo principio de la termodinámica que dice que "una cierta
cantidad llamada entropía, tiende a aumentar al máximo".
Existe una tendencia general de los eventos en la naturaleza física en dirección
a un estado de máximo desorden. Los sistemas abiertos evitan el aumento de
la entropía y pueden desarrollarse en dirección a un estado de creciente orden
y organización (entropía negativa). Los sistemas abiertos restauran sus propia
energía y reparan pérdidas en su propia organización. El concepto de sistema
abierto se puede aplicar a diversos niveles de enfoque: al nivel del individuo,
del grupo, de la organización y de la sociedad.
LA INSTITUCIÓN COMO UN SISTEMA ABIERTO
El enfoque del sistema abierto es ante todo una perspectiva para el análisis
de relaciones de sistemas orgánicos, que poseen vida, desde el nivel de la
célula hasta las organizaciones sociales.
Este enfoque enfatiza la interacción de los sistemas con su ambiente externo
dinámico y las funciones de retroalimentación, autogobierno, autodirección y
auto organización.
Los componentes a tener en cuenta para una organización como sistema
abierto son:

8.  La estructura interna y los procesos
El sistema administrativo
El sistema técnico
 El ambiente o estructura externa
 Entradas o insumos
 Productos
 Retroalimentación y regulación
Concepción de una institución como un sistema unido, dirigido, de partes
interrelacionadas.
CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS INSTITUCIONALES
Propósito u objetivo: todo sistema tiene uno o algunos propósitos. Los
elementos (u objetos), como también las relaciones, definen una distribución
que trata siempre de alcanzar un objetivo.
Globalismo o totalidad: un cambio en una de las unidades del sistema, con
probabilidad producirá cambios en las otras. El efecto total se presenta
como un ajuste a todo el sistema. Hay una relación de causa/efecto. De este
cambio y ajustes, se derivan dos fenómenos: entropía y homeostasia.

9. Entropía: es la tendencia de los sistemas a desgastarse, a desintegrarse,
para el relajamiento de los estándares y un aumento de la aleatoriedad. La
entropía aumenta con el correr del tiempo. Si aumenta la información,
disminuye la entropía, pues la información es la base de la configuración y
del orden. De aquí nace la negentropía, o sea, la información como medio o
instrumento de ordenación del sistema.
Homeostasia: es el equilibrio dinámico entre las partes del sistema. Los
sistemas tienen una tendencia a adaptarse con el fin de alcanzar un
equilibrio interno frente a los cambios externos del entorno.
LA TEORIA DE LOS SISTEMAS
CONCEPTO: Un sistema por definición está compuesto de partes o elementos
interrelacionados. Esto se aplica a todos los sistemas mecánicos, biológicos y
sociales. Todos los sistemas deben tener más de dos elementos y estos a su
vez estar interconectados.
La teoría de sistemas afirma que las propiedades de los sistemas no pueden
separar sus elementos, ya que la comprensión de un sistema se da solo
cuando se estudian globalmente, involucrando todas las interdependencias de
sus partes
Es un método: que nos permite unir y organizar los conocimientos con la
intención de una mayor eficacia de acción.
Engloba la totalidad de los elementos del sistema estudiado así como las
interacciones que existen entre los elementos y la interdependencia entre
ambos.

10. El sistema es un tubo unitario organizado, compuesto por dos o mas partes
componentes o su sistema interdependiente y delineado por límites
identificables de su supra sistema ambiente. El sistema es en términos como
un todo, una entidad propia, con propiedades únicas comprensibles en
términos del todo especialmente frente al tradicional enfoque reduccionista o
mecanista sobre las partes separadas y una noción simplista de la forma en
que estas partes se integran entre sí.

11. La palabra sistema tiene muchas connotaciones conjunto de elementos
interdependientes e interactuantes, grupo de unidades combinadas que forman
un todo organizado. El ser humano, por ejemplo es un sistema que consta de
varios órganos o miembros, solo cuando estos funcionan de modo coordinado
el hombre es eficaz de igual manera se puede pensar que la organización es
un sistema que consta de varias partes interactuantes. En realidad el sistema
es un todo organizado o complejo, un conjunto o combinación de cosas o
partes que forman un todo complejo o unitario.
ALCANCE
El concepto de sistemas no es una tecnología en sí, pero es la resultante de
ella. El análisis de las organizaciones vivas revela "lo general en lo particular" y
muestra, las propiedades generales de las especies que son capaces de
adaptarse y sobrevivir en un ambiente típico. Los sistemas vivos sean
individuos o organizaciones, son analizados como "sistemas abiertos", que
mantienen un continuo intercambio de materia/energía/información con el
ambiente. La Teoría de Sistemas permite reconceptuar los fenómenos dentro
de un enfoque global, para integrar asuntos que son, en la mayoría de las
veces de naturaleza completamente diferente.

12. PRINCIPIOS O FUNDAMENTOS DE LOS SISTEMAS Y PROCESOS
INSTITUCIONALES
LA RESPONSABILIDAD SOCIAL
Formamos con un pensamiento universal. Mantenemos siempre la mirada en el
entorno, conscientes de la problemática social y dispuestos sin ambigüedades
para intervenirla crítica y positivamente.
Concebir el servicio o productos de la organización como la posibilidad que
tiene la institución para responder a las necesidades del cliente dentro del
ámbito de nuestra influencia.
EL MEJORAMIENTO CONTINUO
Se define como el conjunto de procesos, estrategias y acciones coherentes con
el direccionamiento estratégico y los planes de mejoramiento institucionales.
“Desde el enfoque de la formación basada en competencias, el énfasis no está
en los clientes, ni tampoco en la organizacion, sino en la relación intersistémica
de ambos”.
El mejoramiento continuo conduce a la excelencia en la formación, sin
exclusiones y solo si se da la participación de toda la entidad.
EL SABER SER, EL SABER CONOCER Y EL SABER HACER
El saber ser que se compone esencialmente de instrumentos afectivo-
motivacionales: valores, actitudes y normas. Los valores como orientadores en
la construcción de metas e ideales, por lo que constituyen el eje fundamental
del proyecto ético de vida; las actitudes orientadas por los valores y las normas
como reglas de conducta esenciales para vivir en sociedad.
El saber conocer que hace referencia al dominio cognitivo, al conocimiento de
datos, hechos, relaciones y principios. “En general al dominio de instrumentos
cognitivos para interaccionar con la realidad: nociones, proposiciones,
conceptos y categorías”.El saber hacer que es de tipo práctico y está basado

13. en acciones y operaciones y cuyos instrumentos son los procedimientos y las
técnicas. Los procedimientos como un conjunto ordenado de pasos para
realizar tareas y actividades y las técnicas como acciones específicas mediante
las cuales se llevan a cabo los procedimientos y se alcanzan las metas
planeadas.
CONVIVENCIA
Convivir significa vivir en compañía de otros, participar con el otro. La
organización, asume la convivencia como principio de su quehacer diario.
Debemos compartir intereses, inquietudes, problemas, soluciones a dichos
problemas, expectativas, usos del espacio, servicios y todo aquello que forma
parte de la existencia en sociedad. La convivencia también implica respeto,
comunicación, diálogo, posibilidad de disentir, debatir y buscar
participativamente soluciones a los conflictos presentados.
Institucionalmente asumimos la convivencia como un aprendizaje social
(aprender a no agredir, a comunicarse, a interactuar, a decidir en grupo, a
cuidar el entorno, a valorar el saber cultural y académico).
PARTICIPACION
Etimológicamente la palabra participar proviene del latín participare, “tomar
parte”. El principio participación es transversal en todos los procesos,
concibiendo que participar es aprender a escuchar las razones de los demás,
saber ceder y flexibilizar las posturas, y sobre todo, tener presente que es
importante compartir proyectos y avanzar hacia la consecución de objetivos
compartidos.
DISPOSICION AL CAMBIO.
El momento actual, indudablemente es una época de grandes
transformaciones en diversos aspectos y niveles de la sociedad. El
conocimiento se convirtió en factor productivo por excelencia. De tal manera
que estamos enfrentados a asumir los retos, y están en la obligación de
implementar estrategias que se puedan adaptar a los tiempos actuales y cuyo

14. fundamento sea el cambio como única constante real.
APLICACIÓN DE LA TEORIA DE SISTEMAS
La aplicación de los conceptos de los enfoques de sistemas a las
organizaciones sociales llevo a crear modelos que facilitan el estudio de la
admón. La quinta disciplina de Meter Senge es el libro de vanguardia, vital para
entender a la empresa como sistema.
Estos autores conciben la organización como un sistema abierto que
intercambia información, energía y materiales con el medio o suprasistema.
La Teoría de Sistemas, surge de la preocupación por la construcción de
modelos abiertos más o menos definidos y que interactúan dinámicamente con
el ambiente y cuyos subsistemas denotan una compleja interacción igualmente
interna y externa. Las organizaciones son analizadas como sistemas abiertos,
esto es, abiertas al intercambio de materia, energía e información con el
ambiente que los rodea.

15. EL ENFOQUE DE SISTEMAS
Es un método de investigación, una forma de pensar, que enfatiza el sistema
total en vez de sistemas componentes, se esfuerza por optimizar la eficacia del
sistema total en lugar de mejorar la eficacia de sistemas cerrados. Se basa
principalmente en la visión de no ser reduccionista en su análisis, es el medio
para solucionar problemas de cualquier tipo.
Considera que el análisis del sistema es básicamente un proceso para la toma
de decisiones que comprenden las siguientes etapas:

16. EJEMPLO