LOGISTICA - LOGISTICA APLICADA AL S.P..ppt

“El sistema logístico tiene una naturaleza
multidisciplinaria que engloba una serie de
elementos, parámetros y componentes, implicando
conexiones e interrelaciones entre ellos y con varias
otras áreas relacionadas. Desde su aparición como
área emergente hasta su ulterior desarrollo como
sistema en años recientes, numerosas definiciones se
han formulado, ajustado y actualizado a la luz del
sector y área de aplicación”.
LA LOGÍSTICA

“Las derrotas militares de la historia de
la humanidad no se han producido por
ejércitos mal entrenados o por generales
incompetentes, sino porque ambos no
entendieron la importancia de la
Logística ”.
General Norman Schwarzkopff
LA LOGÍSTICA

No hace sino muy poco tiempo que el abastecimiento ha
pasado a ser una parte importante y una función
correlacionada en la dirección de los negocios. Antes de la
primera guerra mundial era en verdad desusado que la
función de compras se clasificara como actividad
independiente. Durante aquel periodo solía formar parte del
Departamento de Producción. Debido a las restricciones de
emergencia impuestas a varias mercancías, las guerras les
crean a los negocios problemas concretos de abastecimiento.
La segunda guerra mundial estableció realmente el
abastecimiento como una de las funciones capitales de la
dirección.
ANTECEDENTES

El abastecimiento es la ciencia moderna de las compras. Ya en
los años 60´ Henry G. Hodges Ph. D. propone: un tratamiento
definitivo y más al día para la función que tiene a su cargo la
mitad de los gastos totales en que incurren las organizaciones
de negocios. El abastecimiento debe integrarse con las
actividades de producción, ventas, etc.
En la década de los 80´ las actividades de compras y el sistema
de abastecimiento en general han sido incorporados o incluidos
dentro del sistema logístico, que conservando el
aprovisionamiento dentro de sus funciones incluye en su
universo de actividades todos aquellos procesos que involucran
el factor servicio hacia adentro de la organización y hacia los
clientes, es decir incluye el mejoramiento de las condiciones de
entrega como parte del valor del producto.
ANTECEDENTES

La Gestión Logística se esfuerza en crear ventajas competitivas a
través del movimiento eficiente de los productos a los clientes en
el tiempo y lugar que son requeridos.
En la actualidad la Logística es considerada uno de los elementos
más integradores de las empresas, pues en su desenvolvimiento
debe tomar contacto con todas las dependencias de la empresa
para coordinar sus necesidades, las adquisiciones que debe
realizar, los planes de producción y la distribución física de los
productos que elabore o adquiera la empresa.
ANTECEDENTES

“La Logística es el Proceso de Planificación,
Implementación y Control de la eficacia y
efectividad del flujo y almacenamiento de
materias primas, productos semiacabados,
productos finales, servicio e información desde el
punto de origen, hasta el punto de consumo
(incluyendo movimientos desde, hacia e internos)
con el fin de satisfacer los requerimientos de los
clientes”.
Fuente: Council of Logistics Management - 1985
LOGÍSTICA EMPRESARIAL

Es el conjunto de actividades que tiene por objeto situar al
menor costo, una cantidad determinada de productos, en el
lugar y tiempo en que sean requeridos, preocupandose por
entregar un servicio óptimo al cliente, controlando y
reduciendo los costos asociados a la cadena del valor,
abordando ciertos aspectos como servicio al cliente, transporte,
embalajes, almacenamiento, gestión y control de stocks,
procesamiento de pedidos, administración de materiales,
abastecimiento y compras.
La Gestión Logística se esfuerza en crear ventajas competitivas
a través del movimiento eficiente de los productos a los clientes
en el tiempo y lugar que son requeridos.
LOGÍSTICA

Su función consiste en coordinar todas las actividades
de compra, producción, mantenimiento y
distribución, incluyendo además aspectos tales como:
Servicio a Clientes, Tráfico y Transporte,
Almacenamiento y Bodegaje, Control de Stocks,
Manipulación de Materiales, Empaques y Pronóstico
de la Demanda.
PROLOG
PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DE CHILE
FUNCIÓN LOGÍSTICA

“Es un sistema que engloba las operaciones que se
requieren para llevar adelante una transacción de
Comercio Internacional, llenando la brecha espacial y de
tiempo entre la producción y el consumo, a través de la
Gestión del Flujo de Bienes e Información (documentación)
que implica las funciones de producción (productos),
comercialización (mercaderías) y distribución (cargas)
establecidas por los exportadores, los importadores y los
prestatarios de servicios”.
Franklin Urteaga Medina
Analista de Comercio Exterior (ADEX)
LA LOGÍSTICA COMERCIAL
INTERNACIONAL (LCI)

Los vendedores (exportadores) y los compradores
(importadores) están interesados en que la compra – venta de
bienes se desarrolle con un mínimo de complicaciones teniendo
en cuenta los antecedentes del proceso productivo, las
actividades de comercialización y la cadena de distribución.
REGLA DE ORO.- “Hacer llegar los bienes correctos en la
cantidad requerida al lugar acordado con el menor costo total y
en el mínimo tiempo transcurrido para satisfacer las
necesidades del consumidor en el mercado externo Justo a
Tiempo (JIT) y con Calidad Total (CT)”.
LA LOGÍSTICA COMERCIAL
INTERNACIONAL (LCI)

Es apelar a terceros para la actividad logística. El operador
logístico luego de analizar las actividades del cliente, diagnostica el
manejo de su cadena de abastecimiento y determina qué pasos del
proceso se pueden optimizar.
El operador logístico, por contrato se encarga de realizar las
operaciones logísticas del cliente. Estas operaciones implican toda
la cadena del suministro, importaciones, transporte, almacenaje y
distribución.
Por otro lado, le permitirá también controlar con más eficiencia
los incumplimientos en el cronograma de abastecimiento siendo el
responsable directo de cualquier retraso en los tiempos
preestablecidos para las operaciones.
LOGÍSTICA INTEGRADA
(outsourcing)

La empresa que realiza su propia logística tiene una serie de
activos, personal y equipos constituyendo el costo de éstos un
costo fijo, el apelar a un operador logístico permite a la empresa,
convertir esos costos fijos en variables, al pagarle al operador por
volumen operado.
El outsourcing o tercerización se está empleando con mucho éxito
en las empresas más importantes de los países desarrollados, pues
les permite concentrarse en todas las operaciones necesarias de su
negocio y tercerizar todas las actividades que no son necesarias
para la empresa en sí.
La reducción de costos se logra con la venta de activos fijos de
infraestructura y equipos: la empresa ya no necesita de
almacenes, transportes y equipos para la manipulación de los
productos.
(outsourcing)

Las operaciones logísticas o 3 PL (Third Party Logistics
Provider) deben contar con profesionales que optimicen los
eslabones de la cadena de abastecimiento, estar
comprometidos con la calidad de sus operaciones, con el fin de
reducir costos y hacer más eficiente la operación.
Cualquiera sea el tipo de producto de la empresa, hay siempre
una manera eficiente y profesional de mejorar su logística, ya
sea reduciendo costos o eliminando infraestructura y equipo.
Esto se traduce en un óptimo manejo de costos financieros en
la empresa.
(outsourcing)

Es recurrir a subcontratistas para fabricar productos de
marca o renombre mediante un acuerdo.
Las grandes empresas buscan reducir sus inversiones fabriles,
lanzar nuevos productos al mercado y ubicar la producción
cerca del cliente, encargando a terceros la producción.
Los fabricantes especializados de gran experiencia, las grandes
compañías a través de esta tendencia que se ha generalizado
logran prescindir del gasto de construir nuevas fábricas y
contratar más empleados, mediante acuerdos de
subcontratación.
LA TERCERIZACION
(outsourcing)

Globalizar según el diccionario de la Real Academia de la
Lengua, proviene de global que es tomar en conjunto, si lo
aplicamos a la producción entenderíamos que es producir en
forma común o igual, e igualdad es uniformidad o
universalidad; si lo aplicamos al consumo diriamos que todos
consumimos lo mismo y si los mercados consumen lo mismo
son todos iguales, es decir hay un solo mercado.
Los mercados son universales, o más propiamente dicho, existe
un solo y único mercado globalizado. En el futuro hacia él
estarán dirigidas las campañas y el planeamiento de la
industria, para un solo mercado globalizado y éste incluye a
todo el mundo.
EL PARADIGMA DE LA GLOBALIZACIÓN

Los mercados son entes dinámicos, se mueven, cambian
constantemente, la globalización introduce una nueva condición,
los mercados no pueden permanecer cautivos, ni estar
reservados para un consumo de determinada producción, son
universales. No pueden estar mucho tiempo aislados, por más
barreras que los protejan, la globalización los abarcará
definitivamente.
La globalización de la economía mundial ha removido las
barreras tradicionales entre países, pactos y continentes, para
favorecer el comercio y las inversiones. El acceso a los mercados
y las posibilidades de negocios dependen hoy más que nunca del
conocimiento, la información, el desarrollo tecnológico y
esquemas de trabajo conjunto para enfrentar el reto de la
competitividad.

La globalización no es solo una forma o sistema diseñado para
aumentar la producción e incrementar la demanda, es una
filosofía del crecimiento que abarca no solo el idealismo de unir
esfuerzos en formas y destinos comunes, para que lo mejor
alcance a todos; sino que se apoya en principios que son propios
del anhelo de superación del hombre, la igualdad. La igualdad
implica de alguna manera fraternidad, si todos somos iguales,
somos hermanos. Si a esto le podemos añadir la libertad que
propone el acuerdo por el que se crea la OMC estableciéndolo
como objetivo en base a la reciprocidad y a la eliminación de todo
trato discriminatorio; de hecho se cumplen los postulados de
libertad, igualdad y fraternidad que nos permiten llamarla una
filosofía del crecimiento.

A partir de los 80’, se ha hecho evidente y se ha percibido
claramente que las naciones no pueden ser autosuficientes y
fabricar todo lo que necesitan, por simple ley de compensación
y porque los conceptos tradicionales de la economía han sufrido
modificaciones; así como los grandes cataclismos permitieron el
ordenamiento de nuestros continentes, así estamos asistiendo a
movimientos que están modificando el orden, que en un
principio nos parecieron inaceptables. Somos testigos de cómo
la importante industria automotriz norteamericana ha cedido
ante la revolucionaria industria japonesa, como tuvo que ceder
la industria relojera suiza, también ante la japonesa, la de
electrodomésticos, la línea blanca americana, ante la asiática.
La industria aeronáutica americana, inglesa, francesa y
alemana están enfrascadas en una feroz competencia en la que
tendrá que haber, necesariamente, vencedores y vencidos.

Una forma de sistema de abastecimiento que se está dando hoy en
el mercado globalizado es la de “proveedor único”, como ya lo
mencionáramos uno de los dos sistemas que pueden aplicarse a
las actividades de compras es la negociación o sistema informal
que consiste en la discusión entre el comprador y el vendedor,
para llegar a acuerdos satisfactorios comunes; dadas las
constantes y cruentas batallas por permanecer en el mercado y
derrotar a la competencia, los vendedores a cambio de ceder en
algunos aspectos como precio y condiciones de pago, exigen del
comprador la condición de ser “proveedor único”, es decir el
comprador no puede comprarle a ningún otro proveedor.

La Boeing Co. de E.U.A, el fabricante más grande de aviones
comerciales en el mundo, ha negociado acuerdos de proveedor
único con las más importantes empresas aéreas de los Estados
Unidos, la American, la Delta y la Continental, a quienes
abastecerá de aviones hasta el año 2010. La Boeing controla
aproximadamente el 70% del mercado mundial de aviones de
fuselaje ancho y para más de 200 pasajeros, y es el único
fabricante de la linea Jumbo.
Su competencia es Airbus Industrie que es un consorcio inglés,
francés, alemán y español que maneja aproximadamente el 20%
del mercado. Lo que pretende Boeing en esta guerra de los
aviones, es dejar a Airbus sin clientes, por lo menos en los
próximos 20 años. De esta manera se están manejando las
guerras por los mercados globalizados, no sabemos a qué nos
llevarán en el futuro, lo que sí es seguro, es que cada día se
incrementarán y que solo permanecerán los mejores.

Las organizaciones deberán efectuar alianzas estratégicas para
aprovechar mejor las potencialidades y fortalezas de cada una,
sumando esfuerzos, tecnología y recursos. El avance
tecnológico dentro de este proceso de globalización será
preponderante y su aplicación indispensable a través de la
transferencia, adaptación y/o actualización en los procesos
productivos.
La competitividad es un reto permanente en que la exigencia
de los clientes es cada vez más rigurosa, ante esta realidad
debemos desarrollar alianzas y aportar una nueva realidad
internacional e interdependiente, es decir globalizada.

 Se propugna el mejoramiento de la capacidad de las
organizaciones en la entrega de bienes y servicios a
sus clientes, buscando el conveniente
aprovechamiento de los activos requeridos (equipos,
bienes de capital, personal, know – how, proveedores
y socios).
 Se intenta reducir la brecha en las relaciones
comerciales de una empresa con sus proveedores y
clientes trabajando conjuntamente en la asociación de
esfuerzos para atender mejor las necesidades del
usuario final.
LA CADENA DE SUMINISTRO
Supply Chain Management (S.C.M.)

 Se forma una red de empresas ligadas estratégicamente para
aumentar el valor de lo que entregan finalmente al consumidor
o usuario y que permite desarrollar ventajas competitivas.
 Esta red a través de la cual fluyen los suministros y la
información, incluye: proveedores, transportistas, operadores
logísticos, fabricantes, distribuidores, mayoristas y los clientes
o usuario final, permite gestionar los distintos procesos y
actividades; desde el proveedor inicial hasta el destinatario,
produciendo un mayor valor apreciable en el consumidor o
usuario final.

 Propone una manera distinta de establecer
relaciones comerciales que permite que los
ganadores sean aquellos que comprenden y
entienden la interdependencia de sus
organizaciones en los procesos y que trabajando
conjuntamente encontrarán oportunidades que
conllevan a la entrega de un bien o un servicio con
un valor superior para el consumidor.

FLUJO DEL PRODUCTO Y LA INFORMACIÓN
PRODUCTOS / SERVICIOS
NECESIDADES / CONOCIMIENTOS
MIEMBROS DE
LA CADENA
DE
SUMINISTRO
CONSUMIDOR
MERCADO
PROCESOS
&
TECNOLOGÍA

CONDICIONES
 Programar la gestión de los procesos y la acción concertada y
sistemática de las actividades directamente relacionadas con los
integrantes de la cadena de suministros.
 Las organizaciones que la integran deben dejar de ser una
organización “cerrada” y transformarse en un activo miembro
de una cadena compuesta por distintas empresas u
organizaciones.
 Integración con proveedores.- Tener la menor cantidad posible
desarrollando con ellos una estrategia de especialización en el
perfeccionamiento de productos a través de una mayor
confianza y garantizar un abastecimiento automático y seguro.
Debe ser un “socio”.

BENEFICIOS
 La satisfacción del consumidor o usuario.
 La reducción de costos totales.
 La reducción de plazos de atención.
 Productos personalizados.
 Mejora continua – innovaciones.
 Control de costos en tiempo real.
 Comunicación/información compartida.
 Programación/pactos (demanda/pagos).

CAUSAS DE:
PROBLEMAS/CRISIS/PÉRDIDA DE TIEMPO
 Sistemas informáticos inadecuados.
 Resolviendo problemas / crisis (apagando incendios).
 Redactando/emitiendo documentos (o/c, o/s, solicitudes de
cotización, contratos, especificaciones, características, etc.).
 Conciliando documentos.
 Tratando con innumerables proveedores.
 Todo es urgente, no hay planificación.
 Todos en la organización quieren hacer el rol de compradores.

 Reformulación de la estrategia empresarial.
 Logística como un medio de competencia.
 Cambios en la organización.
 Necesidad de una mayor exactitud en los transportes.
 Necesidad de retroalimentación / informes de
desviaciones.
 Centralización de almacenes.
 Series cortas de fabricación / sistemas de producción
flexibles.
 Envíos más pequeños.
 Envíos más frecuentes.
 Implantación de técnicas de embalaje unitario.
 Implantación de técnicas de manipuleo como parte del
sistema de producción.
CONSECUENCIAS MAS FRECUENTES DE
UNA ORIENTACIÓN LOGÍSTICA

DESARROLLO DE LA ORGANIZACIÓN LOGÍSTICA
ETAPAS DE
DESARROLLO DECADA FOCALIZACIÓN
ORIENTACIÓN
PRINCIPAL
I
II
III
IV
1960
1970
1980
1990
V 2000
TRANSPORTE
DISTRIBUCIÓN FÍSICA
DISTRIBUCIÓN FÍSICA
LOGÍSTICA INTEGRAL
SOLUCIONAR
PROBLEMAS
REDUCIR COSTOS
AUMENTAR LA
PRODUCTIVIDAD
VENTAJA COMPETITIVA
GLOBALIZACIÓN
LOGÍSTICA INTEGRAL

 Un conjunto de tareas, operaciones o funciones realizadas
en forma secuencial.
 La producción de un producto o output, que puede ser un
producto físico, un informe, escrito o electrónico, un
servicio o cualquier otro resultado final “identificable”
como resultado de lo anterior.
 Existencia de un “receptor” del output (cliente), el cual
define el objetivo, valor y características del mismo.
¿QUÉ ES UN PROCESO?

COMPONENTES DE LA GESTIÓN LOGÍSTICA
PROVEEDORES
INPUTS LOGÍSTICOS OUTPUTS LOGÍSTICOS
 RECURSOS
NATURALES
 RECURSOS
HUMANOS
 RECURSOS
FINANCIEROS
 RECURSOS
VIRTUALES
 ORIENTACIÓN
AL CLIENTE
 UTILIDAD DE
TIEMPO Y
ESPACIO
 TRANSPORTE
EFICIENTE AL
CLIENTE
 PROPIEDAD
ACTIVOS
ACTIVIDADES LOGÍSTICAS
PLANIFICACIÓN IMPLEMENTACIÓN CONTROL
ACTIVIDADES LOGÍSTICAS
ABASTECIMIENTO
EMPAQUE - EMBALAJE
DEVOLUCIONES
TRATAMIENTO DE DESECHOS
TRANSPORTE Y TRÁFICO
ALMACENAMIENTO
PROYECCIÓN DE LA DEMANDA
DISTRIBUCIÓN & COMUNICACIONES
CONTROL DE STOCKS
ADMINISTRACIÓN DE MATERIALES
PROCESAMIENTO DE PEDIDOS
SOPORTE DE REPUESTOS /SERVICIOS
MATERIA
PRIMA
STOCKS
EN
PROCESO
PRODUCTO
ACABADO
GESTIÓN LOGÍSTICA

Es el conjunto de Actividades que representan una ventaja
competitiva, realizadas por una Institución con el fin de cumplir
con la misión para la cual fue creada. La Cadena del Valor está
dividida en:
Actividades de Apoyo:
Son aquellas que realiza la institución para el logro de las
Actividades Primarias.
Actividades Primarias:
Son aquellas aplicadas directamente en el movimiento del
producto o servicio, marketing y venta de bienes o servicios que
brinda la institución. Esta actividad involucra directamente los
órganos de línea de la institución.
LA CADENA DEL VALOR

Infraestructura de la Empresa:
Se refiere a las ventajas competitivas que la Institución está
desarrollando en las áreas de finanzas, planificación, manejo
contable, legal, presupuestal y gestión en general.
Administración de Recursos Humanos
Referido a la manera como la Institución lleva a cabo la
selección, ascensos, capacitación, sistemas de compensación,
motivación, relación trabajo / empleado, y otras actividades
referidas al personal.
LA CADENA DEL VALOR

Desarrollo Tecnológico
Referido al diseño de nuevos softwares, investigaciones sobre
los resultados obtenidos de la aplicación de la normatividad
vigente en las entidades del Estado con la finalidad de
mejorar un servicio, entre otras.
Abastecimiento
Referido a las políticas de adquisiciones que se aplican a la
institución entre otras: selección, evaluación, manejo y
calidad de los bienes y servicios adquiridos, costos,
organización, infraestructura, proveedores, etc.
LA CADENA DEL VALOR

Actividades Primarias:
Logística Interna
Referida a la recepción, almacenaje, control de
inventarios, proveedores de los bienes y/o servicios.
Operaciones
Referido a las ventajas competitivas que se tienen para
una solución rápida y adecuada de los expedientes
ingresados y en el desarrollo de la gestión de la
Entidad.
LA CADENA DEL VALOR

Logística Externa
Referido a la distribución del producto terminado o el
servicio brindado pudiendo contar con ventajas competitivas
en la recepción y percepción de la gestión desarrollada.
Marketing y ventas
Referido a la inducción y facilidades que se les brinda a las
personas naturales y jurídicas en la gestión que realiza la
Entidad.
Servicio
Referido al mantenimiento o acrecentamiento del valor del
producto o servicio que se brinda.
LA CADENA DEL VALOR

IMPULSORES DE LA NUEVA
COMPETENCIA ENTRE PROVEEDORES
 El rol del Gobierno se ha modificado desde un
protector de industrias domésticas hacia un
promotor de libre comercio.
 El ritmo del progreso tecnológico se ha acelerado
en la última década y se prevé una mayor
aceleración en este milenio.
 Los proveedores están mejor informados y tienen
más posibilidades de elegir.
 La disponibilidad y accequibilidad del
conocimiento está aumentando a un ritmo
impresionante.

IMPLICANCIAS EN LA COMPETENCIA
ENTRE PROVEEDORES
 Aumentan las presiones de COSTO.
 Se comprime el TIEMPO.
 Mercados más SEGMENTADOS.
 Crece la importancia del CONOCIMIENTO y de los
ACTIVOS HUMANOS ESPECIALIZADOS.
 Se amplía el ALCANCE GEOGRÁFICO de nacional a
regional, a global.
 Se forman las BARRERAS DE LAS INDUSTRIAS.
 Cambia el rol de los PROVEEDORES DE CAPITAL.

CAMBIANDO LAS ACTITUDES
 Nos hemos concentrado en buscar beneficios especiales del
Gobierno, en lugar de mejorar nuestras operaciones.
 Mejoramientos continuos, entrenamiento y una
infraestructura logística mejorada son cosas que pueden
afectar las utilidades.
 El cambio de método de trabajo, facilitando el
mejoramiento, y un cambio en la manera de pensar son
factores que están mejorando significativamente la
productividad.
 Estamos comenzando a hacer Benchmarking, hemos
introducido la palabra pero sabemos poco de lo que
realmente significa.

La mayor necesidad es “hacer reingeniería” en las
mentes de Directivos y Funcionarios.
Estamos comenzando un proceso de aprender
como aprender. Esta es la única forma de sobrevivir
en el medio ambiente cambiante, debido a que ya no
se pueden seguir enseñando habilidades específicas.
Productividad y eficiencia son palabras que
debemos incorporar en nuestro lenguaje.
CAMBIANDO LAS ACTITUDES

POSICIONAMIENTO Y SEGMENTACIÓN DE PROVEEDORES
TIPOS DE PROVEEDOR / OCASIONES DE COMPRA
PROVEEDOR “A”
PROVEEDOR “B”
 La esencia del posicionamiento estratégico es tomar decisiones que son
diferentes de las de los competidores.
La competencia se da principalmente en las áreas de superposición.
Los compradores no siempre son capaces de percibir el valor, sin considerar
el precio.
VARIEDADES DE PRODUCTO / SERVICIO

MENTALIDADES ESTRATÉGICAS
ESTRATEGIA ES
UNA CARRERA
HACIA LA POSICIÓN
IDEAL
LA VENTAJA
COMPETITIVA
SURGE DE
HABILIDADES O
RECURSOS CRÍTICOS
ESTRATEGIA ES LA
CREACIÓN DE UNA
POSICIÓN DIFERENTE
E INCOMPATIBLE
LA VENTAJA
COMPETITIVA DEPENDE
DE SISTEMAS DE
ACTIVIDADSES
DISEÑADOS RESPECTO
DE UNA POSICIÓN
PARTICULAR

La clave para una mayor comprensión de
la base de la excelencia logística se
encuentra en las relaciones entre:
- La práctica
- La conducción
- La capacidad
CARACTERÍSTICAS QUE DEFINEN
LA LOGÍSTICA DE CLASE MUNDIAL

CARACTERÍSTICAS QUE DEFINEN LA
LOGÍSTICA DE CLASE MUNDIAL
La práctica.- Es una acción relacionada al trabajo
incluye necesariamente a la experiencia, haberlo
hecho bien.
La conducción.- Es un conjunto de prácticas
dirigidas a lograr una capacidad.
La capacidad.- Es el conocimiento y realización
esencial para desarrollar la competencia logística.

CAPITAL
LOGÍSTICO
MATERIA PRIMA
PRODUCTOS
SEMI - ACABADOS
PRODUCTOS
ACABADOS
ALMACENES
VEHÍCULOS
EQUIPOS
Almacén Automático
Transporte por Cuenta Ajena
Almacén Centralizado
Modelo de Previsiones / Simulaciones
Stock de Componentes
Gestión de Stock Diferenciada
Sistema Flexible de Producción (FMS)
Distribución / Diseño de Planta
Entrega Programada
En Tiempo Exacto (JIT)
LOGÍSTICA Y RENTABILIDAD
METODOS Y TECNICAS

D.L. 1439 SISTEMA NACIONAL DE ABASTECIMIENTO
CONCEPTO.- El abastecimiento como actividad de apoyo al
funcionamiento interno de la organización, debe contribuir al
racional empleo y combinación de bienes y servicios
(eficiencia), así como a conseguir los objetivos propuestos
(eficacia) del mejor modo posible. Para que la contribución sea
real y efectiva es necesario orientarla mediante criterios,
reglas, pautas o condiciones previamente establecidas.
CANTIDAD.- Magnitud: todo aquello capaz de aumento o
disminución y, por consiguiente puede medirse o numerarse.

CALIDAD.- Conjunto de propiedades o cualidades que definen
el carácter, índole, importancia o valor de algo.
OPORTUNIDAD.- Condición medida en términos de tiempo,
para que los hechos ocurran en el momento más conveniente, es
decir puntual.
LUGAR.- Porción de espacio o referencia espacial donde ocurre
algún evento; sitio que ocupa una cosa.
COSTO.- Valor monetario que se asigna a un hecho como
resultado de sumar, aritmética o algebraicamente el precio de
cada componente.

INTEGRIDAD DE ADMINISTRACIÓN DELABASTECIMIENTO.-
El planeamiento, organización, dirección y control del
abastecimiento abarcará tanto a los bienes como a los servicios
y se ejecutará a través de los procesos técnicos.
SON PROCESOS TÉCNICOS DE ABASTECIMIENTO:
1 Catalogación.
1 Registro de proveedores.
1 Programación.
1 Registro y control.
1 Adquisición.
1 Recuperación de bienes.
1 Almacenamiento.
1 Mantenimiento.
1 Seguridad.
1 Distribución

En todas las entidades de la administración pública existirá un
órgano responsable básicamente del desarrollo y conducción
de los procesos técnicos para el abastecimiento tanto de bienes
como de servicios. El órgano se denominará “Abastecimiento”.
En el abastecimiento intervienen todas las unidades orgánicas
que conforman una entidad pública de uno u otro modo; por
cuanto la integridad de la función no significa necesariamente
exclusividad de su ejercicio por el órgano de abastecimiento.

No es necesario, obligatorio, imprescindible ni conveniente que
se constituya una dependencia por cada proceso técnico en el
órgano de abastecimiento.
Los encargados y los usuarios de la función de abastecimiento
son responsables de actualizar y emplear permanentemente la
información necesaria para orientar la aplicación de los procesos
técnicos.
Información.- Es todo dato o fenómeno que proporciona un
nuevo conocimiento o incrementa el actual, sobre la realidad
social en que opera una Entidad.

INSTRUMENTOS O DOCUMENTOS DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA:
1 Cuadro de necesidades, de bienes o servicios.
1 Presupuesto valorado, de bienes o de servicios.
1 Plan de obtención.
1 Cuadro de adquisición.
1 Cuadro de suministro.
1 Formularios de Estadísticas.
1 Ficha de descripción del bien.
1 Catálogo de bienes o de servicios.
1 Listado de proveedores.
1 Formulario de evaluación de proveedores.
1 Informes estadísticos del abastecimiento.
1 Cuadros de orientación, de previsión y distribución.
1 Informes de verificación periódica.
1 Solicitud de cotización.
1 Cuadro comparativo de cotizaciones.
1 Pedido – comprobante de salida.
1 Orden de compra – Guía de internamiento.

La Dirección General de Administración o quien haga sus
veces coordinará para que los campos de su respectiva
competencia provean permanentemente de información
actualizada al órgano de abastecimiento, principalmente los
siguientes:
1 Planificación.- Sobre orientaciones de política,
prioridades, estado de objetivos, metas y/o proyectos, etc.
1 Presupuesto.- En relación a montos asignados, montos por
partidas, críticas, limitaciones y transferencias.
1 Racionalización.- Respecto de la estructura organizativa,
planes de acción, atribuciones, procedimientos y nuevas
funciones.

ADMINISTRACIÓN
Definición.- Es el proceso de planificar, organizar,
dirigir y controlar los esfuerzos de los miembros
de la organización y de utilizar todos los demás
recursos para alcanzar las metas declaradas.
ENTIDAD
Definición.- Es una totalidad compuesta por
individuos que interaccionan entre sí para
desarrollar el comportamiento global de un
sistema.

CARACTERÍSTICAS
1 La Entidad es un sistema abierto por tanto se encuentra en
una permanente interacción con su medio ambiente, así
como con otras entidades.
1 La Entidad es un sistema de múltiples propósitos o
funciones lo que involucra el desarrollo de diversas
interacciones entre esta y su medio ambiente.
1 La Entidad consiste en diversos subsistemas que se hallan
en interacción dinámica entre sí.

CARACTERÍSTICAS
1 Los subsistemas dependen mutuamente entre sí, por tanto es
probable que los cambios en un subsistema afecten a la
conducta de otros.
1 La Entidad se desarrolla en un medio ambiente dinámico que
consta de otros sistemas, algunos más grandes y otros más
pequeños.
1 Debido a los múltiples lazos entre la Entidad y su medio
ambiente, y su interacción con otras entidades es conveniente
especificar sus fronteras, en forma general, susceptible de
adecuarse con otros propósitos o funciones de otras entidades.

PROCESO ADMINISTRATIVO
Este proceso involucra cuatro actividades principales que son:
La planeación, la organización, la dirección y el control, los
cuales están relacionados entre sí con el fin de lograr los
objetivos propuestos.
La Planeación.- A través de la cual la Entidad establece sus
objetivos y determina el mejor procedimiento para alcanzarlos.
La Organización.- En la que se diseñan y desarrollan el tipo de
organización capaz de cumplir con los objetivos determinados.

PROCESO ADMINISTRATIVO
La Dirección.- Es la forma como se logra que los miembros de la
organización actúen en forma que permitan alcanzar los
objetivos señalados.
El Control.- Es la forma de asegurar que las actividades de los
miembros de la Entidad se dirigen hacia la meta establecida. Esto
se efectúa estableciendo que las actividades se ajusten a la
normatividad vigente sobre la materia, además, estableciendo
normas de rendimiento, que se comparan luego con el
rendimiento real y finalmente se toman las medidas de
corrección, si el rendimiento real no está de acuerdo a las normas
establecidas.

EL PLANEAMIENTO
La Planeación.- Es el primer paso en el proceso administrativo
de una entidad y es parte integrante de una buena dirección.
La planeación se desarrolla debido a las siguientes razones:
 Permite obtener y destinar los recursos necesarios para
alcanzar los objetivos deseados.
 Hace posible que sus integrantes adelanten las actividades
compatibles con los objetivos y procedimientos adoptados.
 Permite medir el desarrollo hacia los objetivos de forma que
se puedan efectuar correcciones cuando el progreso no es el
esperado.

EL PLANEAMIENTO
Metas organizacionales.- Las metas de una organización
comprenden: el propósito, la misión y los objetivos, los que se
encuentran relacionados para dar a las actividades el sentido
principal de dirección.
-Propósito: Es el papel primario de acuerdo al medio en el que
opera y los fines y propósitos que debe de cumplir dentro del
rol asignado por el Estado.
-Misión: Es la finalidad específica que la diferencia de otras del
mismo tipo.
-Objetivo: Es el blanco que se debe alcanzar para cumplir con
las metas.

PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO
Permite fijar las metas fundamentales y objetivos en
términos específicos así como la determinación de los
medios para cumplirlos a largo plazo.
El Planeamiento estratégico se define como un proceso
formal de planeamiento en determinado sector o Entidad
que se usa principalmente para alcanzar las metas
organizacionales.

Características:
1 Permite determinar las consideraciones fundamentales y
básicas de la Entidad o sector.
1 Determina el marco para el planeamiento detallado y para
las decisiones de la Alta Dirección.
1 Permite un sentido de unidad a los actos y decisiones de la
Entidad a través del tiempo considera un plazo más largo
para su desarrollo con respecto a otros tipos de planeación.
1 Es una actividad que involucra a la Alta Dirección durante
su preparación.

ETAPAS PARA LA ELABORACIÓN DEL
Para el diseño del planeamiento estratégico es necesario tener
en cuenta los fines y funciones de la Entidad especialmente
con respecto a las dimensiones, recursos asignados,
infraestructura, personal, etc. Sin embargo es posible hacer
ciertas generalizaciones para desarrollar un modelo genérico
de planificación estratégica para adaptarlo a la Entidad.
1 Formulación de metas: incluye la revisión y comprensión de
los propósitos de la Entidad, la definición de su misión y la
fijación y objetivos que posibilite traducir la misión a
términos concretos.
1 Identificación de objetivos y estrategias actuales: es necesario
establecer si la misión y objetivos definidos en el primer paso
difieren de la existente.

c) Análisis del medio ambiente: es necesario identificar las
formas en que los cambios en el entorno de una Entidad
pueden influir directamente en ella.
d) Análisis de recursos: deberá identificarse las fortalezas y
debilidades de la Entidad.
e) Identificación de oportunidades estratégicas y amenazas: Se
determinan éstas y su entorno las que definen el ámbito de
acción, con sus riesgos, concomitantes y beneficios
potenciales.
1 Determinar los cambios de estrategia necesarios: si
continuamos con la estrategia actual y los resultados
esperados son diferentes con relación a los objetivos
formulados, entonces se debe modificar la estrategia
existente.

1 Toma de decisiones estratégica: comprende la identificación,
evaluación y selección de alternativas estratégicas deben
escogerse entre las que mejor se adapten a las capacidades y
funciones de la Entidad.
1 Ejecución de estrategias: está incluida en las operaciones
diarias de la Entidad como un proceso ordenado y gradual
para lo cual se desarrollan planes tácticos adecuados,
programas, procesos y procedimientos.
1 Medida y control del progreso: conforme es ejecutado se debe
comprobar si la Entidad se está acercando a los objetivos
propuestos y hacer las correcciones en caso necesario.

Está relacionada con la agrupación de tareas necesarias para
alcanzar eficientemente los objetivos de la Entidad, y la
asignación de cada grupo de actividades entre los miembros de
la Entidad; con la autoridad necesaria para administrar estas
actividades. De acuerdo con la Entidad puede definirse como:
“El establecimiento de relaciones de autoridad con indicación en
la estructura de la Entidad”.
LA ORGANIZACIÓN
Estructura organizacional:
Debe diseñarse para distribuir y coordinar de la manera más
eficiente las actividades que debe cumplir la Entidad. La
estructura organizacional es el patrón de relaciones recíprocas
establecidas entre todas los cargos de la organización

Elementos de la estructura organizacional.-
1 Especialización de actividades: referido a la especificación de
labores en forma individual y de grupo en la Entidad y a la
combinación de estas tareas en unidades de trabajo.
1 Normalización de actividades: relacionado con los
procedimientos que la Entidad usa para asegurar que sus
actividades sean previsibles.
1 Coordinación de actividades: son los procedimientos que
constituyen las funciones de las unidades dentro de la
Entidad.
1 La centralización y descentralización de toma de decisiones:
referido a la localización del poder decisorio
1 Tamaño de la unidad de trabajo: relacionado con la función
que realiza y número de personas que conforman el grupo de
trabajo.
LA ORGANIZACIÓN

Se distingue cuatro tipos básicos de sistemas formales:
1 Sistema Centralizado Funcional.- Se desarrolla mediante la
agrupación de actividades similares bajo una división funcional
y a cargo de un administrador o responsable por dicha función.
1 Sistema Descentralizado Divisional.- Presenta una agrupación
de las actividades por productos (bienes o servicios) que se
relacionan, especialmente desde el punto de vista de sus fines y
funciones, creándose divisiones semi autónomas, cada una de
las cuales diseña, produce y mercadea sus propios productos.
Tipos de diseño organizacional

c) Sistema Formal Adoptivo.- También conocido como forma
matriz. Se trata en esencia de la formación de sendos equipos
transitorios, cada uno con la única finalidad de llevar adelante
un programa, proyecto o producto, desde que se le concibe
hasta su materialización final, luego de lo cual deben
disolverse.
d) Sistema Innovativo.- Se basa en reunir a unidades o empresas
actualmente establecidas y rentables, en un grupo de unidades
productivas o empresas y entregar el desarrollo de nuevas
unidades productivas o empresas a un grupo de innovación, el
cual permanece responsable del proyecto hasta que se ha
establecido su factibilidad comercial.
Tipos de diseño organizacional

Su función es lograr que los trabajadores lleven a cabo
sus tareas en forma que contribuyan a lograr los
objetivos establecidos. La dirección es esencial porque
la mayoría de las entidades requieren de la
combinación de los servicios de las personas, a quienes
se les debe integrar sus esfuerzos en pro de los objetivos
de la Entidad.
La dirección comprende relaciones de trabajo en todos
los niveles, el manejo de estas relaciones y la
verificación de su ejecución para el mejor interés de la
Entidad, es el campo que abarca la dirección.
LA DIRECCIÓN

Los principios se agrupan alrededor del propósito de la
dirección y del proceso de dirección, son:
1 El propósito que se alcanza a través de los siguientes
principios.
1. Principio de contribución individual a los objetivos. Los
superiores deben orientar y motivar a los subordinados, de tal
forma de asegurar su más efectiva contribución a los objetivos
específicos del área y generales de la Entidad.
2. Principio de armonía de los objetivos. El funcionario debe
hacer que la obtención de los objetivos del área armonicen con
la obtención de los objetivos de la Entidad.
3. Principio de eficiencia. Cada persona debe hacer una
contribución eficiente y efectiva a la obtención de los objetivos
del área y de la Entidad.
PRINCIPIOS DE LA DIRECCIÓN

1 El proceso de la dirección, cuyos principios son:
1. Principio de la unidad de mando: las actividades que se
encuentran orientadas hacia un fin común deben agruparse
dentro de una sola área y bajo un solo responsable.
2. Principio de la supervisión directa: la dirección efectiva
requiere que los funcionarios complementen los métodos de
supervisión y control por medio de contactos personales
directos.
3. Principio de selección de la técnica: el funcionario debe
seleccionar la técnica de dirección más apropiada, en relación
con las áreas y personal supervisado y con la tarea o función
que éstos deben realizar.
PRINCIPIOS DE LA DIRECCIÓN

Es una fase del sistema administrativo que implica la medición
de lo logrado en relación con lo fines y funciones de la Entidad y
la corrección de las desviaciones, para asegurar la obtención de
los objetivos de acuerdo a lo planificado.
El control organizacional se encuentra estrechamente
relacionado con el planeamiento el cual proporciona el marco de
referencia para que el control desarrolle sus funciones. El
objetivo general del control es hacer que el sistema (cualquier
clase de sistema) opere de manera más deseable: hacerlo más
confiable, más conveniente o más económico. En la
administración pública el control debe ceñirse a la normatividad
expresa vigente en el momento de ocurridos los hechos.
EL CONTROL

En la planificación de las actividades de una Entidad, se
establecen las metas y objetivos generales y los métodos, formas y
políticas para lograrlos.
El proceso de control mide el progreso hacia dichas metas y
permite a la Alta Dirección determinar las desviaciones con el
tiempo suficiente para aplicar la acción correctiva.
Los medios usados para conocer, comparar y actuar tienen que
ser programados ya sea en forma mecánica o a través de sistemas
informáticos, es decir puede hacerse a través de personas o de la
aplicación de sistemas de procesamiento automático de datos
previamente diseñados. Los elementos fundamentales en
cualquier sistema de control son cuatro, a los cuales se les
programa secuencialmente dentro de un ciclo de tiempo o
referido a la obtención de algún objetivo:
EL PROCESO DEL CONTROL

1 Establecimiento de estándares: se deben establecer
normas específicas definidas en términos
comprensibles y aceptados por el personal
involucrado. Los métodos de medida deben ser
aceptados como exactos.
1 Medición del desempeño: que implica la medición
de las características a través de un proceso
continuo y repetitivo, cuya frecuencia depende de la
actividad o función que se mida.

1 Comparación del desempeño con la norma: debe
compararse necesariamente el procedimiento, para la
ejecución de los procesos con la norma vigente
específica en la materia, y los resultados obtenidos que
no serán aceptados si no están ajustados a la
normatividad aprobada.
1 Tomar medidas correctivas: deben hacerse
oportunamente cuando existe o se determina una
desviación o diferencia entre el desempeño real y el
previsto.

Aprobado por Resolución N° 158-97-SBN del 09 de Junio de
1997.- Contiene normas para el uso, aplicación y cumplimiento
obligatorio por todas las entidades del Estado.
Responsable.- Oficina General de Administración OGA y
Oficina de Control Interno OCI.
Finalidad.- Obtener información uniforme y fidedigna que
permita un tratamiento técnico al inventario de los bienes
muebles del Estado. Se utiliza como instrumento básico para la
toma de inventarios.
CATÁLOGO NACIONAL DE BIENES
MUEBLES DEL ESTADO - SBN

Información básica.-
1 Denominación del bien.
1 Código asignado según el tipo del bien.
1 Unidad de medida.
Otros usos.- Puede servir además para prevenir las futuras
adquisiciones, así como también para el análisis estadístico y
en la elaboración de las especificaciones técnicas.
Resolución N° 040–98–SBN del 30-03-98 1° Fascículo
Resolución N° 090-99-SBN del 21-04-99 2° Fascículo
Resolución N° 130-2000-SBN del 22-04-2000 3° Fascículo
CATÁLOGO NACIONAL DE BIENES
MUEBLES DEL ESTADO - SBN

La logística (el abastecimiento) es una actividad primaria en
cualquier Entidad, que está relacionada con la obligación de
administrar sistemas que controlen el flujo y almacenamiento
de los bienes, suministros, insumos, materias primas,
productos, servicios, asesorías y otros. La logística (el
abastecimiento) involucra las actividades de compras o
adquisiciones, planeamiento y control de la producción, el
control de inventarios, almacenes, transporte y labores
administrativas para el procesamiento de la información que
requiere.
LA ENTIDAD Y LA FUNCIÓN LOGÍSTICA

La logística puede ser definida como:
“Proceso de administración estratégico del movimiento y
almacenaje de materiales, partes e inventarios terminados,
desde los proveedores hasta los clientes o usuarios, a través
de las instalaciones de la empresa”. Involucra desde el
proveedor o abastecedor como parte del sistema hasta el
destinatario o usuario final ya sea dentro, como fuera de la
empresa.
LA ENTIDAD Y LA FUNCIÓN LOGÍSTICA

Están constituidas por el movimiento y almacenaje de los
materiales y productos, bienes y servicios en una Entidad.
Las operaciones logísticas están divididas en tres niveles
interrelacionados:
1 Administración de la distribución física: está referida al
movimiento del producto, bienes o servicios hacia el usuario
vinculando de este modo a todas las áreas de la Entidad.
OPERACIONES LOGÍSTICAS

b. Administración de materiales: relacionada con el
abastecimiento y el movimiento de los materiales,
bienes y servicios en una Entidad, está vinculada al
apoyo interno para el cumplimiento de sus fines y
funciones.
c. Transferencia interna de inventarios: referida al
control sobre los componentes o productos semi
terminados durante las etapas de elaboración y/o
producción y el movimiento de productos, bienes o
servicios terminados. Esta relacionada con el
movimiento de materiales transformados dentro de
la empresa
OPERACIONES LOGÍSTICAS

El sistema logístico en una Entidad está formado por una serie
de elementos que integrándose e interrelacionándose
contribuyen a lograr los objetivos organizacionales.
Los elementos que componen el sistema logístico son:
1 Estructura de las instalaciones: el número, tamaño y
disposición geográfica de las instalaciones que tienen relación
directa con la capacidad para brindar bienes y servicios al
cliente (usuario) y sobre los costos logísticos.
1 Transporte: proporciona el movimiento de los materiales de
un punto a otro, conectando las fuentes de suministro, la
producción y los mercados, influyendo en el costo total del
producto. Las características de este elemento son:
COMPONENTES DEL SISTEMA LOGÍSTICO

- Costo: el sistema logístico debe estar diseñado para minimizar
el costo del transporte en relación al costo total del sistema.
- Rapidez: el tiempo requerido para efectuar el traslado entre
dos puntos. Se debe tratar de lograr un equilibrio entre el
tiempo y el costo.
- Consistencia: el cumplimiento del tiempo promedio al realizar
una serie de traslados entre dos puntos.
3. Inventario: es la cantidad de artículos que se almacena y que la
entidad necesita para su operación. Las cantidades
convenientes deben ser consideradas como una combinación de
utilidades, forma, tiempo, lugar y posesión a fin de que el
sistema logístico se desarrolle con efectividad y economía.
Como política general se debe mantener el mínimo stock de
acuerdo a las metas planeadas.

4. Comunicación: debe lograrse una comunicación rápida y
precisa en las actividades logísticas, considerando las
necesidades de comunicación y los medios requeridos, a fin de
poder estar en condiciones de recibir o enviar información.
5. Manipuleo y almacenamiento: estas actividades relacionan
directamente el sistema logístico con todos los aspectos
operativos de la Entidad: involucrando movimiento, embalaje,
colocación y conservación de productos y materiales. Su
diseño debe permitir reducir los problemas relacionados con
el tiempo y la facilidad del movimiento a través del sistema
logístico.

Cinco son los elementos fundamentales que tienen que
tomarse en cuenta para la organización de un departamento
de abastecimiento:
1 Ámbito y fin del departamento.
Determinar la naturaleza de la empresa, extensión y
responsabilidades.
1 Jurisdicción de las funciones distintas y disímiles.
Agrupar las actividades relacionadas entre sí y mantener
separadas las disímiles.
ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN

3. Niveles de autoridad y responsabilidad.
Las responsabilidades deben quedar claramente indicadas
en los manuales y los niveles de autoridad y de
responsabilidad deben estar en el diagrama de su
organización.
1 Comunicación e interacción.
Establecer medios adecuados de comunicación. Establecer
expresamente procedimientos de comunicación,
coordinación y control.
1 Adaptación y desarrollo.
La estructura debe ser lo suficientemente flexible para
permitir cambios y crecimiento. Debe ser dinámica.
ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN

Las compras son las actividades necesarias que se desarrollan
para obtener los recursos materiales y servicios que requieren
las entidades, instituciones, organismos o empresas, según sea la
función que realizan o el papel que desempeñan, en cualquier
parte del mundo donde existan esos bienes o servicios. Esta
función incluye la identificación y selección de fuentes de
aprovisionamiento, la búsqueda y desarrollo de proveedores, las
negociaciones de precios y condiciones, el estudio e información
de procesos de fabricación, el conocimiento y verificación de
especificaciones técnicas y estándares de calidad y capacidad, así
como todas las demás funciones de desarrollo de procesos e
investigación que son necesarios para el efectivo cumplimiento
de su misión.
LAS COMPRAS

Las compras regulan el éxito de las operaciones comerciales o
industriales, así como también de las actividades de gobierno.
Existen dos sistemas que pueden aplicarse a las actividades de
compras: La Negociación, también llamada sistema informal y el
Concurso llamado sistema formal.
La Negociación o sistema informal.- Es la discusión entre el
comprador y el vendedor para acordar principalmente precios
pero también son materia de la negociación la calidad, la
cantidad, plazos de entrega, procesos de fabricación, servicio post
venta, etc.
El Concurso o sistema formal.- Llamado también licitación, exige
que los proveedores hagan sus ofertas en sobre cerrado,
basándose en las especificaciones. Este sistema es seguido casi
universalmente por todos los organismos públicos y de gobierno
a partir de determinados montos.
LAS COMPRAS

Las personas individuales y las sociedades se
desenvuelven en un ambiente rodeado de acuerdos y
convenciones. Los negocios, manifestación económica
del deseo de desarrollo de las personas, no son ajenos a
un proceso previo de discusiones e intercambio de
propuestas. De ahí la importancia del arte, o la
capacidad de negociar del empresario o ejecutivo,
porque muchas veces, los resultados de una
negociación marcan la diferencia entre el éxito o el
fracaso, no solo del negociador sino, de la misma
empresa.
LA NEGOCIACIÓN – El arte de ganar
conociendo al oponente. Pinkas Flint

La función básica de compras es la obtención de materiales,
bienes y servicios para la Entidad o empresa.
En los últimos veinte años, en las empresas modernas, ha
transformado radicalmente su actuación.
Los cambios constantes y variaciones en las leyes, la reducción del
ciclo de vida de los productos, la globalización, las exigencias de
los usuarios (clientes), la reducción de los plazos y tiempos de
gestión, la falta de liquidez (flujo de caja, financiamiento, etc.) son
características particulares el día de hoy, que requieren de
profesionales con amplios conocimientos técnico – administrativos
para dirigir una dependencia de compras y/o abastecimiento.
La función de compras ha pasado de ser operativa y táctica a
convertirse en una función estratégica y planificadora dentro de
la empresa.
LAS COMPRAS

Los gastos que se efectúan a través del área de compras y la
incidencia del costo de compra en el artículo que se vende,
produce, o utiliza, nos obliga a pensar que no solo debemos
satisfacer las necesidades de quien lo solicita, sino que debemos
tener en cuenta ciertos factores que requieren la coordinación
entre quienes lo requieren y el área encargada de compras, porque
no solo puede facilitar los materiales, sino que, principalmente,
debe beneficiar a la empresa.
Para cumplir eficientemente esta función es necesario no
subordinar las compras a otra dependencia, debe actuar
independientemente para coordinar su acción con aquellos a quien
debe atender ya que conociendo sus necesidades puede facilitarle
lo que requieren.
LAS COMPRAS

Este nuevo pensamiento convirtió en su momento, al
comprador en parte del equipo dirigente de la empresa
donde su conocimiento, actuación y habilidad le permiten
aplicar una gestión científica, técnica y económica. De esta
manera, compras evoluciona de una simple función de
servicio dependiente de producción, a una función directiva
muy técnica que debe tomar decisiones constantemente y
que muchas veces, se alteran o cambian en lapsos de tiempo
muy corto por las condiciones del mercado que como
conocemos, son entes dinámicos que cambian
constantemente.
YA NO SE TRATA DE ESPERAR ÓRDENES PARA EFECTUAR
ADQUISICIONES, HOY HAY QUE PREVER LAS NECESIDADES Y LOS
CAMBIOS ENFRENTÁNDOLOS SIN QUE SE RESIENTA LA ECONOMÍA
DE LA ENTIDAD.
LAS COMPRAS

Garantizar que las entidades del Sector Público
obtengan bienes y servicios :
• De la calidad requerida;
• En forma oportuna; y,
• A precios o costos adecuados.
Para cumplir con la finalidad debemos determinar
los objetivos fundamentales que debemos alcanzar.
• Mantener la continuidad en el suministro.
• Invertir lo mínimo compatible con la seguridad y
provecho económico.
FINALIDAD Y OBJETIVOS
(Art. 3° de la Ley)

• Evitar la duplicidad, el desperdicio e inutilidad en
los materiales.
• Mantener niveles de calidad acordes con el uso a
que se destinan los materiales, bienes o servicios.
• Obtener costos bajos, compatibles con la calidad y
el servicio.
• Mantener la posición competitiva de la Entidad o
empresa.
FINALIDAD Y OBJETIVOS
(Art. 3° de la Ley)

Analizando la finalidad que tiene la función de compras,
establecida además en la Ley de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado, se puede establecer que son cinco
los aspectos básicos que rigen las adquisiciones y son:
1 CALIDAD
1 CANTIDAD
1 MOMENTO DE COMPRAR
1 PRECIO O COSTO ADECUADO
1 CONTINUIDAD EN EL SUMINISTRO
Por lo tanto toda norma y principio que pueda determinarse
tiene que ser necesariamente sobre estos aspectos.
NORMAS PARA REALIZAR LAS COMPRAS

A.- CALIDAD:
Definida por la utilización que se da al bien o servicio que se
adquiere o contrata, por lo tanto los criterios que fijemos
deben estar de acuerdo con el fin o uso que se les dará.
1 La calidad debe definirse.- El comprador debe establecer las
propiedades y especificaciones que tendrán los bienes y
servicios que se quiere adquirir o contratar de manera que
puedan ser medidos por sus propiedades físicas, químicas,
estándares o registros.
1 La calidad no se mide por el precio.- Es usual pensar que a
mayor precio se obtiene mejor calidad. Esto no es así, pues los
precios varían por condiciones de mercado, por fuentes de
aprovisionamiento, en artículos idénticos se pueden obtener
precios diferentes.
LAS COMPRAS

1 La calidad debe ser la conveniente.- Debemos tener presente
que no siempre las adquisiciones se rigen por la mejor calidad.
La calidad conveniente no será siempre la mejor, es por esto
que debe indicarse en las especificaciones la calidad mínima
que puede aceptarse, pues debemos relacionar este aspecto con
el precio de costo y con el costo de venta.
1 La calidad debe estar siempre disponible.- De nada vale
obtener un artículo de gran calidad, si cuando lo necesitamos
nuevamente, no está disponible, ya no está en el mercado. Se
atenta así contra la Norma E, La continuidad en el suministro.
El concepto de disponibilidad se refiere a que el material, bien
o servicio, puede ser adquirido con facilidad en el mercado, a
precios convenientes, a plazos razonables y de distintas fuentes
de aprovisionamiento.
LAS COMPRAS

B.- CANTIDAD:
El comprador debe estar seguro de que la cantidad que adquiere
es la correcta, por ello debe estar capacitado para determinar si
la cantidad que le solicitan corresponde a un consumo de rutina,
o si se trata de consumos extraordinarios, si están debidamente
sustentados y justificados. Es responsabilidad esencial de
compras poner a disposición de los usuarios las cantidades que
satisfagan sus necesidades que satisfagan sus necesidades por lo
que deberán tener en cuenta:
- Las necesidades de consumo.
- Las ventajas económicas.
- La seguridad y conveniencia de su almacenamiento.
LAS COMPRAS

B.- CANTIDAD:
Las normas que se establezcan sobre cantidad deben
considerar estos tres puntos y pueden ser las siguientes:
1 La cantidad debe basarse en el control de existencias.- Las
cantidades a pedir de los bienes de consumo constante que se
mantienen en almacén deben determinarse por su propio
consumo. Se debe establecer un control de las existencias
para facilitar los datos necesarios que determinen esas
cantidades, que permita comparar las que se solicitan con el
consumo habitual, para adquirir cantidades correctas y
económicas.
LAS COMPRAS

1 La cantidad debe estar respaldada.- Toda requisición debe
estar respaldada en cuanto a su determinación. En el caso de
bienes que se mantienen en almacén, el respaldo será el control
de existencias establecido. En el caso de compras que se
adquieren por primera vez, ocasionales o circunstanciales el
respaldo es la indicación correcta del uso que se le va a dar o
del programa o proyecto a ejecutar de manera que pueda
determinarse si es correcta o no la cantidad.
1 La cantidad no debe ser influenciada por el precio.- Se conoce
que ha mayor volumen o cantidad en la compra se reduce el
precio unitario de compra. Sin embargo, no por esta razón se
comprarán grandes cantidades. La obtención de un buen
precio obliga a analizar la cantidad que permita ese precio y
establecer si el consumo lo hace posible, en caso contrario no se
debe dejar influenciar por el bajo precio sino que se adquirirá
la cantidad correcta.
LAS COMPRAS

1 La cantidad que se determine debe tener en cuenta el tiempo
de demora.- El tiempo que demore en contar con el bien desde
el inicio de los trámites administrativos, hasta su
disponibilidad por el usuario es un factor que debe tenerse en
cuenta para lograr la continuidad en el suministro, este
tiempo debe ser evaluado para establecer la cantidad a pedir.
1 El transporte a elegir esta en función a la cantidad a adquirir.-
Los medios de transporte establecen, generalmente,
cantidades y volúmenes mínimos al fijar sus tarifas o fletes.
Para determinar el medio y la vía a utilizar debe tenerse en
cuenta la cantidad y volumen o peso del bien que se está
solicitando. Este aspecto puede en muchos casos, hacernos
variar la cantidad a adquirir, siempre y cuando el consumo lo
permita.
LAS COMPRAS

6. La cantidad debe tener en cuenta el espacio
disponible.- El espacio del que se dispone en
almacén tiene un costo en función a volúmenes
y tiempo de permanencia. Debe tenerse en
cuenta estos costos para determinar la
conveniencia o efectuar estudios para
soluciones adecuadas en función a la cantidad
antes de tramitar un pedido.
LAS COMPRAS

C.- MOMENTO DE COMPRAR:
La determinación del momento en que hay que comprar es muy
importante porque evita gastos inútiles, compras urgentes o de
último momento y permite una continuidad en la gestión, para
determinar este momento debemos tener en cuenta el consumo,
el tiempo de demora, el medio y la vía a utilizar, la cantidad a
adquirir, la distancia del proveedor, la estacionalidad y las
condiciones del mercado, entre otras. Contribuye también a la
determinación del momento el control de existencias.
El planeamiento, las proyecciones, la estadística y las
herramientas de la calidad contribuyen notablemente en la
determinación del momento oportuno para realizar la compra.
LAS COMPRAS

D.- PRECIO O COSTO ADECUADO:
Es importante porque, generalmente, implica un desembolso
de dinero inmediatamente. Sin embargo debemos tener
presente:
1 El precio de adquisición es un elemento básico del precio de
venta.- Si compramos para vender, la mayor parte del precio
de venta de un artículo está conformado por el precio de
compra. Si queremos vender a precios de competencia en el
mercado debemos adquirir a un precio que nos permita
competir cuando vendemos nuestro producto.
LAS COMPRAS

D.- PRECIO O COSTO ADECUADO:
1 El precio debe buscarse en razón de la calidad y la cantidad.-
Sabemos de la influencia que sobre el precio tienen la calidad y
la cantidad, por lo tanto debemos tener en cuenta que no se
trata de conseguir lo más barato, sino el más bajo precio que se
pueda pagar por un bien que tenga la calidad mínima
requerida y en la cantidad necesaria. Es por esto que se debe
estudiar y analizar el mercado para obtener el más bajo precio
pero de la calidad necesaria.
1 El precio no es solamente el valor de compra..- El valor de
compra o la cantidad que se paga por un bien es solamente uno
de los factores que conforman el costo. Hay que tener en
cuenta, de ser el caso, el transporte, embalaje, recepción,
nacionalización, almacenaje y analizarlos para establecer
condiciones u opciones para el menor costo.
LAS COMPRAS

E.- CONTINUIDAD EN EL SUMINISTRO:
Es importante tener en cuenta que la mejor calidad, la cantidad
suficiente, el momento más oportuno y los mejores precios
pueden resultar inútiles si por ejemplo, interrumpimos un
proceso de fabricación, no podemos continuar con una labor o
servicio indispensable, o paralizamos una empresa. Si se
interrumpe la continuidad en el suministro ninguno de los
aspectos que contiene la finalidad y los objetivos se cumple, en
consecuencia, sino se asegura la continuidad en el suministro de
nada vale la mejor calidad, ni los mejores precios, pues los
costos de reiniciar o comenzar nuevamente son inmensamente
mayores a los inicialmente fijados.
LAS COMPRAS

La política de compras es parte esencial de la política de la
Entidad (empresa) que a su vez está íntimamente ligada y es
dependiente de la política financiera del Estado debiendo esta
última adecuarse, como norma general a la situación
financiera y a la normatividad vigente con el fin de encontrar
el balance entre la necesidad de limitar, en volumen y
duración el capital inmovilizado y asegurar la continuidad en
el suministro, contribuyendo así al mantenimiento de una
buena situación de liquidez.
POLÍTICA DE COMPRAS

Por lo tanto la política de compras debe guiar a los
responsables para asumir, en parte, la responsabilidad
financiera, en lo que respecta:
1 Compras en el momento preciso para su entrega en el
momento oportuno.
1 Concretar las mejores condiciones de pago para que se
armonicen con la situación económico – financiera.
1 Distribuir adecuadamente las compras en los tiempos
fijados.

La política de compras es también política de existencias en el
sentido de:
1 Contribuye a encontrar el punto de equilibrio en que se
concilian las existencias financieras con la continuidad del
flujo de los suministros.
1 Tiende a conformar un grupo de proveedores que ofrecen
absoluta garantía, capacidad técnica, calidad y puntualidad.
1 Debe contribuir al aprovisionamiento por periodos que nos
permitan reducir costos de emisión de órdenes y otras
funciones que se ejecutan para cada pedido.

4. Debemos servirnos de existencias y
aprovisionamientos ya pactados para eliminar la
posibilidad de compras imprevistas.
5. Debe tender a ajustar lo mejor posible las
características de los materiales o insumos que se
adquieren a los de aquellos que normalmente existen
en el mercado.
6. Reducir las existencias propias contando con las de
nuestros proveedores.

Globalmente una política de compras debe incluir los
siguientes aspectos:
1 Debe servir de apoyo a la política general de la Entidad
(empresa).
1 Debe ser previsora.
1 Debe contribuir al buen funcionamiento de la Entidad.
1 Debe contribuir a aumentar el prestigio.
1 Debe considerar orientaciones que sirvan para dar impulso a
la modernización, eficiencia y eficacia así como a la
funcionalidad de los sistemas y procedimientos.

6) Las normas de política deben estar encaminadas
a regular los criterios en el sentido de:
1 Sean siempre adecuadas para que el proceso de
compras se materialice lo antes posible.
1 Sean oportunas, previsoras y responsables.
1 Estén basadas en hechos.
1 Respondan a criterios coherentes.
1 Estén de acuerdo a la realidad.
1 Estén informadas de las metas y objetivos de la
Entidad.

LOS PROCESOS
TÉCNICOS DEL
ABASTECIMIENTO

1.- EL PROCESO TÉCNICO DE
PROGRAMACIÓN
ADQUISICIÓN
ALMACENAMIENTO
DISTRIBUCIÓN

La programación constituye el proceso mediante el
cual se prevé en forma racional y sistemática la
satisfacción de las necesidades de bienes, servicios u
obras requeridos por las diferentes áreas de la
Entidad para el cumplimiento de las metas
asignadas.
La programación está basada principalmente en el
Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones de
conformidad con lo dispuesto en el Artículo 7° de la
Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
EL PROCESO TÉCNICO DE PROGRAMACIÓN

El Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones
responde a los objetivos y metas institucionales así
como a su plan operativo o de gestión que son
consecuencia del Planeamiento Estratégico
Institucional que la Ley N° 27209 de Gestión
Presupuestaria del Estado dispone en sus Artículos
17°, La Fase de Programación Presupuestaria, y
Artículo 55°, El Presupuesto del Pliego, los Planes
Estratégicos Institucionales y los Planes Operativos.
EL PROCESO TÉCNICO DE PROGRAMACIÓN

La adquisición es el principal y más importante de los procesos
técnicos del abastecimiento a través del cual se ejecuta y
formaliza la tenencia y/o disponibilidad, así como la ejecución
de bienes, servicios u obras sobre la base de las necesidades
previstas en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones. El
Proceso Técnico de Adquisición está regulado por la Ley 26850
de Contrataciones y Adquisiciones del Estado que en su Artículo
1° establece las normas básicas que contienen los límites
mínimos y máximos que deben observar las entidades del Sector
Público, dentro de criterios de racionalidad y transparencia, en
los procesos de contrataciones y adquisiciones de bienes,
servicios u obras y regula las obligaciones y derechos que se
derivan de los mismos. Asimismo, está basado en la Ley Anual
de Presupuesto que se aprueba para cada ejercicio en la que se
señala los montos a que se sujeta cada proceso de selección.
EL PROCESO TÉCNICO DE ADQUISICIÓN

El proceso técnico de almacenamiento comprende las
actividades relacionadas con la ubicación temporal de bienes
en un espacio físico determinado, llamado almacén, con el
fin de custodiar, conservar en óptimo estado, mantener y
trasladar a quienes están destinados como usuarios finales
de estos bienes en las entidades.
Los responsables del almacén deben ejercer una adecuada
administración de los bienes para lo que deberán tener en
cuenta las siguientes fases:
1 Recepción.
1 Verificación y control de calidad.
1 Conformidad mediante la firma del documento fuente
(guía de remisión).
1 Internamiento.
1 Control y custodia.
1 Información.
EL PROCESO TÉCNICO DE ALMACENAMIENTO

Tratamiento
(y transmisión)
del pedido
Mantenimiento
de inventarios
AREAS
USUARIAS
Transporte
EL PROCESO TÉCNICO DE ALMACENAMIENTO Y
DISTRIBUCIÓN
CICLO CRITICO DE DISTRIBUCIÓN

El proceso técnico de distribución es un conjunto de
actividades referidas a la satisfacción de las
necesidades de las áreas usuarias de la Entidad. Está
sustentada en la coordinación entre el área de
abastecimientos, el almacén y el usuario. Consta de
las siguientes fases:
1 Formulación del pedido.
1 Autorización de despacho.
1 Acondicionamiento de bienes.
1 Transporte, control y entrega al usuario.
1 Registro.
1 Información.
EL PROCESO TÉCNICO DE DISTRIBUCIÓN

PRESTACIÓN Y CONFORMIDAD DE SERVICIOS.
La conformidad de recepción de servicios requiere de previo
informe del área usuaria. La responsabilidad de conformidad
con el Artículo 136° del Reglamento de la Ley – Recepción y
conformidad de bienes y servicios, recae en el órgano de
administración o de los funcionarios designados por la Entidad
quienes firmarán un “Acta de recepción del servicio” donde se
anotarán los detalles de acuerdo con las condiciones establecidas
en el contrato y/o orden de servicio, las observaciones a que
hubiere lugar y los plazos para la subsanación.
EL PROCESO TÉCNICO DE DISTRIBUCIÓN

LA TÉCNICA JAPONESA.
La modalidad JIT es una filosofía industrial que propone la
eliminación de todo lo que implique desperdicio en un proceso
de producción, desde las compras hasta la distribución.
Se inicia después de la segunda guerra mundial en el Japón,
concretamente en la fábrica Toyota.
Hay tres componentes básicos para eliminar el desperdicio:
El primero es imponer el equilibrio, sincronización y flujo en
el proceso fabril.
EL JIT O JUSTO A TIEMPO

LA TÉCNICA JAPONESA.
El segundo es la actitud de la empresa hacia la calidad: La idea
de “hacerlo bien la primera vez”.
El tercer componente es la participación de los empleados.
Cada miembro de la organización desde el obrero hasta el más
alto ejecutivo tiene una misión que cumplir. Tiene que
involucrarse cabalmente.
Desperdicio.- “Todo lo que sea distinto de la cantidad mínima
de equipo, materiales, piezas y tiempo laboral absolutamente
esenciales para la producción”.

LA VERSIÓN NORTEAMERICANA “WASTOLOGY”
(La eliminación total del despilfarro)
Hacer justamente lo que se necesita, cuando se necesita y
justamente en la cantidad necesaria dentro de un flujo de
fabricación.
La definición común es: cualquier cosa que no es útil es
despilfarro, o cualquier cosa que no contribuye a la
rentabilidad es despilfarro.
En un proceso productivo “útil” es lo mismo que “valor
añadido”, así podemos decir que cualquier cosa que no añade
valor es una forma de despilfarro.

LA VERSIÓN NORTEAMERICANA “WASTOLOGY”
(La eliminación total del despilfarro)
Despilfarro.- (desperdicio) Todo lo que sea distinto de los
recursos mínimos absolutos de materiales, maquinaria y mano
de obra necesarios para agregar valor al producto.
Recursos mínimos absolutos (ejemplo)
• Un solo proveedor, si tiene capacidad suficiente.
• Nada de personas, equipos o espacios dedicados a rehacer
piezas defectuosas.
• Nada de existencias de seguridad.
• Ningún tiempo de producción en exceso.
• Nadie dedicado a cumplir tareas que no agreguen valor.

Sistema de control para integrar esfuerzos en materia de
desarrollo, mantenimiento y mejoramiento de la calidad que
realizan los diferentes elementos de una organización para
producir bienes o prestar servicios a los niveles más económicos
y que sean compatibles con la plena satisfacción de los clientes.
Fue diseñado por el doctor Armand V. Feigebaum, Gerente de
la General Electric de Nueva York en los años 1950 – 1957.
Asumido e implantado en el Japón como un método de
producción que económicamente genera bienes o servicios de
calidad acorde con los requisitos y necesidades de los
consumidores. El Dr. Edward Deming es la persona que
introdujo el Control de Calidad en el Japón en los años 50’.
LA CALIDAD TOTAL

Breve historia del Control de Calidad Total.- Derrotado en la
Segunda Guerra Mundial, el Japón quedó en ruinas. Se habían
destruido prácticamente todas sus industrias y el país carecía de
alimentos, vestuario y vivienda. Las fuerzas de ocupación
norteamericana tuvieron que afrontar un primer obstáculo muy
grande: las fallas frecuentes en el servicio telefónico, no era un
medio de comunicación confiable. El problema no se debía
únicamente a la guerra que terminaba sino que la calidad del
equipo era desigual y deficiente.
Hay muchas maneras de explicar los milagros económicos
japoneses de la post guerra. Al final de cuentas, se destacan los
factores humanos. La gerencia japonesa ha encontrado la manera
de canalizar la energía de su pueblo con mas eficiencia que nadie.
Esto se ha logrado en gran parte mediante lo que se llama:
Control de Calidad.
LA CALIDAD TOTAL

El Control de Calidad ha tenido los mejores resultados en su
manifestación japonesa. Esto obedece a varias razones. Los
japoneses han insistido en la participación de todos, desde el
presidente de la empresa hasta los obreros, mientras que en los
Estados Unidos el Control de Calidad suele delegarse en los
especialistas.
El Dr. Kaoru Ishikawa afirma acertadamente que el Control de
Calidad es una revolución del pensamiento en la gerencia.
Algunos autores japoneses especulan que su impacto puede ser
tan grande como el causado por la máquinas de motor al
reemplazar el trabajo manual en la primera revolución
industrial.
Los observadores extranjeros suelen cometer el error de pensar
que la industria japonesa debe su gran éxito a las actividades del
Control de Calidad. Estas no son la razón sino una de las
razones de su éxito.
LA CALIDAD TOTAL

El Control de Calidad o Garantía de Calidad se inició con la idea
de hacer incapié en la inspección. Para no despachar productos
defectuosos, la inspección tiene que ser bien hecha (esta sigue
siendo la práctica predominante en los Estados Unidos y en
Europa Occidental). Poco después de introducido el Control de
Calidad en el Japón de la post guerra, se abandona este enfoque.
Si se producen artículos defectuosos en diversas etapas del
proceso de fabricación, no basta la inspección estricta para
eliminarlos. En lugar de acudir a la inspección se optó por dejar
de producir artículos defectuosos desde el comienzo, en otras
palabras, si se controlan los factores del proceso que ocasionan
productos defectuosos, se ahorra mucho dinero que de otra
manera se gastaría en la inspección.
LA CALIDAD TOTAL

Habiendo comprendido que éste era el enfoque correcto, en los
años de la post guerra el Japón se decide por una Garantía de
Calidad que hiciera incapié en el control del proceso de
fabricación. Este concepto se ha modificado a partir de los 90’
pues resultaba inadecuado, ya que las normas de calidad se
elevaban constantemente de acuerdo con las expectativas
crecientes del consumidor.
Por mucho que se esfuerce la división de manufactura, será
imposible resolver los problemas de confiabilidad, seguridad y
economía del producto si el diseño es defectuoso o los materiales
son deficientes. Para resolver estos problemas es indispensable
controlar todos los procesos relacionados con el desarrollo,
planificación y diseño de nuevos productos. Se necesita, pues, un
programa de Control de Calidad cuya aplicación sea más
amplia.
LA CALIDAD TOTAL

Para aplicar desde el comienzo el Control de Calidad en la
etapa de desarrollo de un producto nuevo, será preciso que
todas las divisiones de la empresa y todos sus empleados
participen.
Cuando el Control de Calidad solo hace incapié en la
inspección, únicamente interviene una división, bien sea la de
inspección o la de Control de Calidad y éstas se limitan a
verificar en la puerta de salida para impedir que salgan
productos defectuosos.
Si el programa de Control de Calidad hace incapié en el proceso
de fabricación, la participación se hace extensiva a las líneas de
ensamblaje, a los sub contratistas y a las áreas de compras,
ingeniería de productos y mercadeo.
LA CALIDAD TOTAL

Esta resulta una aplicación más avanzada del Control de
Calidad, pues la participación tiene que ser de todas las áreas de
la empresa, planificación, diseño e investigación de productos y
mercados así como de quienes intervienen en la fabricación y en
las áreas de contabilidad, personal, relaciones laborales, etc.
La garantía de calidad debe aplicarse desde las primeras etapas
del desarrollo de un producto. Al mismo tiempo debe contar con
la participación total de todas las áreas y empleados. La
convergencia de estas dos tendencias ha dado origen al Control
de Calidad en toda la empresa, que es la característica más
importante del Control de Calidad japonés de hoy día.
LA CALIDAD TOTAL

En 1950 el Estadístico norteamericano W. Edwards Deming,
les enseñó a los japoneses la calidad en la administración y la
ingeniería como sistema, mostrándoles cómo identificar las
variables o fluctuaciones en sus procesos, lo que les permitió
detectar y eliminar defectos y reducir el desperdicio y los
costos, logrando un incremento de la productividad.
Estos métodos se denominaron: “Control Estadístico de
Calidad (C.E.C.), o “Control Estadístico de Procesos (C.E.P.).
EL MÉTODO DE ADMINISTRACIÓN DEMING O
MÉTODO DE CONTROL TOTAL DE LA CALIDAD

El Japón no solamente utilizó el CEP, mejorándolo cada día, sino
que además desarrolló una forma de administración con
participación de todas las personas de todos los niveles en la
organización, llamaron a este nuevo sistema administrativo
“Control Total de Calidad” o “Control de Calidad en toda la
Empresa”. Las empresas se esforzaron por mejorar
continuamente los procesos para reducir la variación o eliminar
defectos e innovar constantemente para dejar atrás a sus
competidores.
En 1986 el Dr. Deming publicó su obra más importante “Out of
the Crisis” que resultó una guía para la “Transformación del
estilo de Administración norteamericana”

Es importante reconocer que el método Deming puede
transformar no solo al Sector Privado, también al
Público. La Armada Norteamericana y el
Departamento de Defensa son prueba de ello.
Deming establece los fundamentos del Control
Estadístico de Calidad en los Catorce Puntos, Las
Siete Enfermedades Mortales y los Obstáculos, para
transformar el estático estilo administrativo
norteamericano.

Los catorce puntos:
1 Crear constancia de propósito para la mejora de
productos y servicios.
1 Adoptar una nueva filosofía.
1 Dejar de confiar en la inspección masiva.
1 Poner fin a la práctica de conceder negocios con base
únicamente en el precio.
1 Mejorar constantemente y por siempre el sistema de
producción y servicios.
1 Instituir la capacitación.
1 Instituir el liderazgo.

1 Eliminar el temor.
1 Derribar las barreras que hay entre las áreas.
1 Eliminar los lemas, las exhortaciones y las metas de
producción por la fuerza laboral.
1 Eliminar las cuotas numéricas.
1 Remover las barreras que impiden el orgullo por un
trabajo bien hecho.
1 Instituir un programa vigoroso de educación y re-
capacitación.
1 Tomar medidas para llevar a cabo la transformación.
EL MÉTODO DE ADMINISTRACIÓN DEMING O MÉTODO
DE CONTROL TOTAL DE LA CALIDAD

Las siete enfermedades mortales
1 Falta de constancia en el propósito.
1 Énfasis en las utilidades a corto plazo.
1 Evaluación según el desempeño, calificación de méritos o
revisión anual del desempeño.
1 Movilidad de la Administración.
1 Dirigir la empresa basándose únicamente en cifras visibles.
1 Costos excesivos de la atención médica de los empleados.
1 Costos excesivos de la garantía.

Los obstáculos:
1 “Esperar resultados instantáneos”.
1 “Suponer que la solución de problemas, la automatización,
los aparatos y las máquinas nuevas van a transformar la
industria”.
1 “La búsqueda de ejemplos”.
1 “Nuestros problemas son diferentes”.
1 “Nuestro Departamento de Control de Calidad se encarga
de todos nuestros problemas de calidad”.
1 “Nosotros ya instalamos el control de calidad”.
1 “La suposición de que lo único necesario es cumplir las
especificaciones”.

La Regla 85 – 15:
Esta regla sostiene que el 85% de lo que anda mal
está en el sistema, y que solo el 15% está en la
persona o cosa individual. Es conveniente recordar
que en cualquier grupo de personas no es posible que
la totalidad de los individuos sean superiores al
promedio, y ni siquiera la mayoría de ellos. En
realidad, exactamente la mitad de ellos estarán por
debajo del promedio.

El ciclo PHVA: (Planifique, haga, verifique, actúe)
El Ciclo PHVA tiene cuatro etapas: la empresa planifica un
cambio, lo realiza, verifica los resultados y, según los resultados
actúa para normalizar el cambio o para comenzar el ciclo de
mejoramiento nuevamente con nueva información.
El Ciclo PHVA representa trabajo en procesos mas que tareas o
problemas específicos. Los procesos por su misma naturaleza
no pueden resolverse sino únicamente mejorarse, si bien al
trabajar en los procesos, ciertamente se resuelven algunos
problemas.

EL CICLO PHVA
ACTÚE PLANIFIQUE
VERIFIQUE HAGA

Es un proceso continuo y sistemático por el que las empresas
miden y comparan sus productos, servicios, procesos y
resultados con otras empresas reconocidas como lideres para
determinar las mejores prácticas y establecer objetivos que
mejoren su competitividad.
“Es un proceso positivo y proactivo mediante el cual una
compañía analiza cómo otra organización realiza una
función específica, a fin de mejorar su performance en una
función igual o similar”.
Robert C. Camp.
EL BENCHMARKING

“El Benchmarking es un proceso de evaluación
continuo y sistemático; un proceso mediante el cual se
analizan y comparan permanentemente los procesos
empresariales de una organización frente a los procesos
de las compañías líderes en cualquier parte del mundo,
a fin de obtener información que pueda ayudar a la
organización a mejorar su performance”.
Gregory H. Watson
Vicepresidente Xerox Corporation (1995)
EL BENCHMARKING

Calidad significa entregar productos o servicios que satisfagan
los estándares, necesidades, expectativas y nos anticipemos a las
aspiraciones del cliente.
Las herramientas de la calidad son un valioso soporte en la
gestión, especialmente para la solución de las causas y los
problemas que se enfrentan día a día.
Para el manejo de las técnicas estadísticas de la calidad se
utiliza un método estándar que permite la solución de
problemas y relaciona cada uno de los pasos de solución con
cada una de estas herramientas estadísticas que se usan para la
solución de los problemas.
El fundamento principal para su aplicación es entender la
situación actual, definir el problema con claridad y comprender
totalmente las metas y los objetivos de la mejora.
LAS HERRAMIENTAS DE LA CALIDAD

El factor principal del control de la calidad es precisamente el
“control de hechos”, dado que se acostumbra a confiar en
conceptos basados en el sentido común, experiencia o intuición, y
tomar acciones equivocadas.
Lo más importante para el control de los hechos es que estén
basados en datos reales que permitan evaluar la situación actual,
una vez obtenidos vamos a necesitar una serie de herramientas
estadísticas que nos permitirán analizarlos y tomar decisiones
adecuadas para su solución.
Existen siete herramientas básicas para el control de la calidad
(QT) (Método estadístico elemental) que permiten resolver el
95% de los problemas que se presentan en el desarrollo de las
diferentes actividades o etapas productivas.

La Norma Técnica Internacional Iso 8402 del año
1986 define a la calidad como: “El conjunto de
propiedades y características de un producto o
servicio que le confiere su aptitud para satisfacer
necesidades establecidas o implícitas”.
Hoy en día se añade al concepto de calidad la
interpretación de que debe considerar la relación
valor / precio. Por ello se señala que: “Calidad es
satisfacer o superar las expectativas de los clientes al
menor costo posible”.
CALIDAD

La Ojiva de Pareto.- Consiste en gráficos de barras y líneas que
se emplea para mostrar hechos tales como, defectos,
reparaciones, accidentes; predeterminando la información en
orden descendente y nos permite jerarquizar los problemas más
importantes de los de menor importancia.
Los gráficos.- Esta herramienta abarca los gráficos en general,
éstos representan las diferentes situaciones que se quiere
estudiar, son indispensables para la gestión y mejora de los
lugares de trabajo. Los más importantes son: Gráfico de Barras,
Gráfico de Pastel, Gráfico de Radar, Gráfico de Diagrama,
Gráfico de Líneas, Gráfico de Banda y Gráfico de Gantt.

El Histograma.- O Diagrama de distribución de los datos
recogidos en una tabla de frecuencias, que es un cuadro que
divide el rango entero en varias secciones para comparar la
dispersión de los datos y cuál es su promedio. Se forma por
medio de un gráfico de barras.
Diagrama de Dispersión.- Es un gráfico que muestra la relación
entre dos tipos de datos y sirve para buscar la regresión simple,
identificamos los ejes X e Y, y graficamos los datos de cada uno
en relación a su aumento y/o disminución e identificamos las
tendencias y correlación de nuestros productos, en relación a
las características de calidad, de control, etc.

Las hojas de chequeo.- Esta herramienta sirve para
recoger datos en forma simple en lugares de trabajo
congestionados y/o ocupados, se realiza mediante un
impreso en forma de tabla o diagrama, conocido
comunmente como “check list” con características
predeterminadas para levantar información haciendo una
marca.
La estratificación.- Esta herramienta es la forma como se
razona sobre la causa de un efecto o la dispersión de la
distribución de las mediciones de un componente y de
analizar los datos agrupados que están asociados por
características comunes, pasando de lo general a lo
particular. Más que una herramienta es una forma de
pensar .

El diagrama de causa - efecto.- Esta herramienta
también conocida como el “Diagrama de Ishikawa” o
“Diagrama de Espina de Pescado” es un método muy
útil para clarificar y clasificar las causas y los
problemas que afectan los resultados del trabajo,
estableciendo la relación precisa y exacta entre ellas.
El diagrama consta de un lado de “causas” y de otro
“efectos”.
Los efectos son aspectos o características que inciden
en situaciones particulares del proceso del trabajo;
por ejemplo, calidad, costos, cantidad, entrega,
seguridad, etc.

El diagrama de causa - efecto.- Las causas son
aspectos que influyen en los efectos o características
establecidas que inciden en materiales, máquinas,
equipos, métodos, personal, etc.
Las ramas del diagrama son las flechas que indican
la relación entre los efectos y las causas, conectadas
al tronco o línea espina, que es una flecha gruesa que
se conecta con la característica principal.

Que incluye lo siguiente:
1 Teoría del muestreo.
1 Inspección estadística por muestreo.
1 Diversos métodos de realizar estimaciones y pruebas
estadísticas.
1 Métodos de utilización de pruebas sensoriales.
1 Métodos para diseñar experimentos.
EL MÉTODO ESTADÍSTICO INTERMEDIO
EL MÉTODO ESTADÍSTICO AVANZADO
(Con computadoras)
Que incluye lo siguiente:
1 Métodos avanzados de diseño de experimentos.
1 Análisis multivariables.
1 Diversos métodos de investigación de operaciones.

El Economista y Sociólogo italiano Wilfredo Pareto (1848 –
1923), aplicó la formulación matemática de la Teoría
Económica, realizó un estudio de la riqueza cuyo resultado fué
que una minoría poseía la mayor parte de ésta y la mayoría de
la poblaclón poseía la menor parte de la riqueza, por lo que
sostenía que los efectos no están proporcionalmente
distribuidos con las causas. Su obras más importante: “Curso
de Economía Política” (1896).
ENUNCIADO DE LA LEY DE PARETO
La Ley de Pareto señala que en todo conjunto hay un
subconjunto conformado por pocos elementos que valen mucho
y a la inversa, hay otro subconjunto de muchos elementos de
poco valor.
LA LEY DE PARETO

A B C
OJIVA DE PARETO – ÍTEMS ACTIVOS
ORDENADOS SEGÚN VALOR DE CONSUMO
PORCENTAJE (%) DE ÍTEMS ACUMULADOS
1000 2000 3000 4000 5000 6000 7000 8000 9000
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
110
%
DE
VALOR
CONSUMO
ACUMULADO

El diagrama de causa – efecto inventado en 1952 por el Dr.
Kaoru Ishikawa, muestra la relación entre las características y
los factores causales, de allí su nombre causa / efecto; debemos
comprender lo que es control de procesos (que es un conjunto
de factores causales) e incorporar dentro de éste, maneras o
formas de mejoras. Fijar mejores metas y lograr efectos.
El número de factores causales es infinito, cualquiera sea el
proceso que escojamos, podemos identificar diez o veinte
factores causales, sería imposible controlarlos todos. Aunque los
factores causales son muchos, los verdaderamente importantes,
los que tendrán un impacto grande sobre los efectos, no son
muchos. (Podemos utilizar Pareto para encontrar los más
importantes y controlarlos), lo primero es determinarlos.
EL DIAGRAMA CAUSA EFECTO

DIAGRAMA DE KAORU ISHIKAWA PARA
ROTURA DE STOCK Y SOBRE STOCK
ORGANIZACIÓN SISTEMA DE
INFORMACIÓN
PLANEAMIENTO
Y CONTROL INV.
BASE LEGAL MÉTODOS DESARROLLO
PROVEEDORES
1
1
1
1
1
1
2
2
2
2
2
2 3
3
3
3
3
3
4
4
4
4
4
5
5
5
5
6
6
6
7
ROTURA DE STOCK
Y SOBRESTOCK
C1
C2
C3
C4 C5 C6

GRÁFICOS
DIAGRAMA DE DISPERSIÓN
VARIABLE 1
VARIABLE
2

GRÁFICOS
CUADRO DE TENDENCIA
TIEMPO
MEDIDA

ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES.
Las existencias de mercancías (bienes y suministros)
constituyen, en toda empresa (entidad), un mal necesario
porque no hay fabricación (gestión) o aprovisionamiento que
pueda seguir exactamente la demanda de las necesidades.
Las existencias exigen un capital inutilizado por un lado y
gastos de almacenaje y administración, por otro.
Es, por tanto, esencial para la buena gestión de la entidad, que
la importancia y volumen de estas existencias se reduzca al
mínimo, y que su renovación se haga rápidamente.
GESTIÓN DE STOCKS

ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES.
La primera función del almacén es la de recibir las mercancías
(bienes y suministros), comprobar su entrada física en la
entidad y tomar posesión en nombre de ella.
El almacenaje debe responder a dos finalidades principales:
1 Conservación de las existencias sin alteración.
1 Colocación de las existencias en un orden que permita
ubicarlas rápidamente para que la distribución no tenga
ningún retraso. Se dará prioridad a la facilidad material de
distribución antes que a la facilidad material de
almacenaje.
GESTIÓN DE STOCKS

FUNCIONES PRINCIPALES DE ALMACENES.
RECEPCIÓN.- Es tomar posesión y aceptar los bienes,
suministros o materiales reconocidos en todos sus aspectos como
conformes al pedido, o, en caso contrario, devolverlos.
La recepción cuantitativa.- que controla la naturaleza y la
cantidad. Puede ser efectuada por personal propio del almacén.
La recepción cualitativa.- que controla la calidad en función de
las especificaciones del pedido. Puede ser efectuada por: a)
Inspector de la Entidad, especializado en la materia; b)
Laboratorio de la Entidad; c) El usuario; d) Por empresas
especializadas y e) Organismos oficiales.
GESTIÓN DE STOCKS

TOMA A CARGO - INTERNAMIENTO.- Es la entrada de los
bienes o materiales, verificada de conformidad con el pedido, se
transforma en propiedad de la Entidad. En stock. A disposición
del usuario.
Los bienes, suministros o materiales, de acuerdo a su condición,
peso, volumen, características específicas y otras, luego de
clasificados, codificados y registrados de conformidad con la
nomenclatura del almacén se colocan en el lugar previamente
dispuesto y determinado en la organización y distribución de las
áreas del almacén.
GESTIÓN DE STOCKS

DISTRIBUCIÓN.- Es un conjunto de actividades técnico
administrativo referido a la satisfacción de necesidades, incluye
operaciones de traslado interno y entrega al usuario.
La distribución o despacho de materiales debe estar amparada
en documento escrito (vale de salida) que deberá ser verificado,
controlado y registrado por el responsable del área de almacén y
debidamente firmado conforme por el usuario.
Pueden establecerse formas de distribución en función a la
amplitud, volumen o número de entregas: a) Permanente en el
almacén; b) En el almacén a horas fijas y, c) En el lugar que
ocupa el usuario, utilizando medios de transporte.
GESTIÓN DE STOCKS

Originalmente el control de las existencias en los almacenes era
llevado por documentos que se llenaban manualmente, es así
que, generalmente, los almacenes tenían registros que permitían
la verificación detallada de los ingresos y las salidas en kardex o
carpetas, por artículo y por unidades.
La modernidad y el progreso, sobre todo, el avance tecnológico
en el campo de la informática ha permitido la incorporación de
sistemas automáticos de identificación, de registro y control
automático que ha facilitado el manejo operacional dejando de
lado los sistemas mecánicos.
GESTIÓN DE STOCKS
DEL CONTROL MANUAL – KARDEX, BIND – CARD
O FICHAS, AL CÓDIGO DE BARRAS Y CONTROL
AUTOMÁTICO DE DATOS.

Existen en el mercado software que permiten un control de las
existencias y su registro a través de medios automáticos y
dispositivos electrónicos. El scanner es la parte optoelectrónica
de un dispositivo que transforma la imagen óptica del código de
barras en señales eléctricas. El lector incluye el scanner y el
decodificador que transforma la señal eléctrica a Códigos de
Intercambio de Información Americanos – ESCII – que
representan datos.
Existen tres tipos básicos:
Contacto (fuente de luz)
No contacto: Activo (rayos láser)
Pasivo (cámara de video)
GESTIÓN DE STOCKS
DEL CONTROL MANUAL – KARDEX, BIND – CARD
O FICHAS, AL CÓDIGO DE BARRAS Y CONTROL
AUTOMÁTICO DE DATOS.

GESTIÓN DE STOCKS
SISTEMAS AUTOMÁTICOS DE IDENTIFICACIÓN
Se aplican para personas y objetos como registros magnéticos,
ópticos, sonoros o impresos. Están compuestos por un elemento
codificado, portador de la información y un elemento lector
capaz de reconocerla, este se comunica con un computador
donde se decodifica, verifica, compara y si es aceptada se toma
una decisión lógica. Estos sistemas actúan automáticamente.
Este sistema es utilizado en objetos que están afectados a una
actividad comercial y que permite conocer elementos como:
características, origen, ubicación y destino, costo, precio de
venta, verificación y control, contabilidad, estadísticas,
inventarios, etc.

GESTIÓN DE STOCKS
SISTEMAS AUTOMÁTICOS DE IDENTIFICACIÓN
Algunos de estos sistemas son:
1 Visión electrónica.- La lectura la realiza una cámara de video
y/o conjuntos de células fotoeléctricas o mecánicas conectadas
a computadoras programadas para distinguir formas,
imágenes o productos para control de calidad y sistemas de
seguridad, entre otros.
1 Reconocimiento magnético de caracteres.- Por lo general
caracteres numéricos que permite la lectura normal pero que
guarda en su forma, estructura o relieve la información que es
leída mecánica o magnéticamente. Ejemplo: tarjetas, papel
moneda, cheques comerciales (Precursor del código de
barras).

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