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LA IMPLEMENTACIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE DIGITALIZACIÓN DE
TÍTULOS EN TRÁMITE COMO PARTE DE LA TRANSFORMACIÓN DE LA
GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA ZONA REGISTRAL N°IX-SEDE LIMA
Por
Maikol César Arguedas Minaya
Especialista en Derecho Registral por la Pontificia Universidad Católica del Perú
(PUCP). Miembro de la Red de Capacitadores de la SUNARP.
SUMARIO: I.- INTRODUCCIÓN. II.- LA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS.
III.- ANÁLISIS NORMATIVO DEL DOCUMENTO DIGITALIZADO. IV.-
DIGITALIZACIÓN DE TÍTULOS EN TRÁMITE. V.- BENEFICIOS APORTADOS A
LA Z.R.N°IX-SEDE LIMA. VI.- ESCALAMIENTO DE LA PROPUESTA A OTRAS
ZONAS REGISTRALES. VII.- TEMAS PENDIENTES EN LA DIGITALIZACIÓN
VIII.- CONCLUSIONES. IX.- RECOMENDACIONES. X.- BIBLIOGRAFÍA.
I. INTRODUCCIÓN
La magnitud del suceso histórico vivido por la humanidad durante la pandemia
ocasionada por el Covid-19, quedará registrada como una de las mayores luchas
de la humanidad en el Siglo XXI, por cuanto nos demandó unir esfuerzos para
subsistir, cooperar y luchar, pero a su vez, nos generó un cambio de visión para la
apertura a nuevas soluciones que iban de la mano con el aprovechamiento de la
tecnología y los nuevos procesos internos, que antes de esa coyuntura,
comprendíamos complejos de adaptar a nuestra realidad.
En esa transformación, la visión innovadora para dar solución a los principales
problemas que repercutieron en el Registro, constituyó el pilar de las decisiones
para la implementación de la digitalización en la Zona Registral N°IX-Sede Lima,
dado que, frente a otras realidades, generar una distribución física de los títulos para
seguir brindando el servicio de calificación registral resultaba insostenible para los
procesos internos de la gestión.
El camino en su implementación y la gestión del cambio en los procedimientos de
las áreas registrales fue complejo, desde la falta de instrumentos de gestión que
permitan el desarrollo y seguimiento de las mejoras, hasta la necesidad de contar
con el respaldo normativo del Estado para sustentar la aplicación de los nuevos
modelamientos de la gestión fueron factores que se tuvieron que afrontar con

firmeza a fin de encontrar soluciones viables pero sustentadas en el respeto por la
seguridad jurídica del procedimiento registral.
El presente trabajo busca reflejar de forma sucinta las cuestiones más relevantes
en la aplicación del procedimiento de digitalización de títulos en trámite en la Sede
Rebagliati, así como su difusión en toda la Zona Registral N°IX, con el esfuerzo
mancomunado de los funcionarios y servidores que brindaron su mejor voluntad de
cara a las necesidades de la pandemia, pero que siguieron con su implementación
a pesar del retorno a la presencialidad en vista de los beneficios aportados a los
procedimientos internos de la calificación registral.
II. LA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
El proceso de transformación tecnológica de los procedimientos internos en nuestra
institución forma parte de nuestra esencia, desde la creación de la SUNARP se
hicieron esfuerzos por incorporar al acervo documentario existente en diversos
módulos informáticos con la finalidad de agilizar los procesos y brindar de forma
eficiente, oportuna y segura la información que sustenta las inscripciones
registrales, ya sea que se utilicen en la calificación registral para la incorporación de
nuevas inscripciones en el Registro o para la expedición de la publicidad registral.
Ciertamente el proceso evolutivo implica que exista la tecnología suficiente para la
generación de los servicios digitales, cuyo análisis incluirá la pertinencia de su
aplicación en el Registro dado que se debe garantizar la seguridad jurídica de la
información que nos brinda, así como su compatibilidad con los principios que rigen
nuestro ordenamiento jurídico registral.
En palabras de Vásquez de Parga1, la digitalización de documentos es el proceso
de convertir información analógica en información digital, esto es convertir cualquier
1
Vásquez de Parga, Margarita. “Digitalizar ¿Para qué? Principios y criterios a tener
en cuenta en los proyectos de digitalización del patrimonio documental. Revista del
Archivo General de la Nación. Revisado en:
https://revista.agn.gob.pe/ojs/index.php/ragn/article/download/68/62/, página 445-
446.

señal de entrada continua (analógica) en una serie de valores numéricos por medio
de escáneres. En consideración de esta definición se permite diferenciar la copia
digital o imagen digital proveniente de un documento analógico, en contraste con el
documento electrónico, cuyo origen es totalmente electrónico.
Aplicando lo indicado por la autora, a modo de ejemplo, en nuestro sistema registral
tenemos los documentos digitalizados obrantes en el SIGESAR (Sistema de
Gestión del Archivo), cuyo origen documental consta en los títulos presentados
físicamente que luego de un proceso de escaneo y carga en el sistema informático
es posible visualizarlos para su consulta. Situación distinta corresponde a las
partidas electrónicas, en las cuales el soporte físico nunca existió, dado que su
generación se realizó íntegramente en el entorno digital2, por lo que se debe
considerar un documento electrónico.
Este último ejemplo no debe confundirse con el tratamiento que corresponde al
documento desde su análisis probatorio, o desde la formalidad para la acreditación
de la certeza de la información que contiene, únicamente se establece la diferencia
considerando el origen de la información que representa3.
La gestión de la digitalización de documentos en el Registro principalmente ha
estado adscrita como una actividad del Archivo Registral, esto debido a que la
mayor cantidad de acervo documentario consta bajo su custodia, desde los tomos
y fichas que contienen los actos inscritos en el Registro hasta los mismos
documentos que dieron origen a la inscripción, esto son los títulos archivados.
Sin embargo, brindar soluciones integrales a los problemas que ocasionó la
pandemia del Covid-19, implicó la incorporación de las áreas que participan en el
2 No se incluye en esta afirmación a las partidas electrónicas que contienen
traslados de fichas y/o tomos digitalizados, sino únicamente a las partidas que se
generaron sin dichos antecedentes.
3 En los otros aspectos se analizaría el valor legal del documento por el
cumplimiento de formalidades para su utilización como publicidad registral o para la
calificación registral.

proceso de recepción, procesamiento y custodia del título durante su tramitación,
dado que no resultaba suficiente atender la necesidad de poner a disposición de los
registradores los títulos archivados mediante el sistema SIGESAR, sino también era
requerido la entrega de los títulos en trámite para lograr la inscripción de nuevos
actos en el Registro.
En ese sentido, la digitalización de documentos en la Zona Registral N°IX-Sede
Lima, es un proceso que no sólo se gestiona desde el archivo registral para la
atención de los pedidos de los servidores para el conocimiento del contenido de los
títulos archivados, sino también como proceso de generación de documentos
digitalizados que se procesan desde la Subunidad de Diario y Mesa de Partes para
brindar el título primigeniamente presentado físicamente mediante un soporte digital
para su utilización en la calificación registral.
III. ANÁLISIS NORMATIVO DEL DOCUMENTO DIGITALIZADO
El análisis de la utilidad del documento digitalizado en los procedimientos
gestionados por los Registros Públicos, constituye uno de los temas de mayor
relevancia, por cuanto el valor legal que sustenta el documento original frente al
documento digitalizado nos determinará su pertinencia en la calificación registral o
para sustentar la publicidad registral.
El Decreto Legislativo N°681, que regula el uso de las tecnologías avanzadas en
materia de archivo de documentos e información tanto respecto a la elaborada en
forma convencional como la producida por procedimiento informáticos en
computadoras, publicado el 14 de octubre de 1991, es una de las normas con mayor
tiempo de vigencia que regula la creación de microformas4 como medio electrónico
4 Artículo 1 del Decreto Legislativo N°681.-
MICROFORMA: Imagen reducida y condensada, o compactada, o digitalizada de
un documento, que se encuentra grabado en un medio físico técnicamente idóneo,
que le sirve de soporte material portador, mediante un proceso fotoquímico,
informático, electrónico, electromagnético, o que emplee alguna tecnología de
efectos equivalentes, de modo que tal imagen se conserve y pueda ser vista y leída
con la ayuda de equipos visores o métodos análogos; y pueda ser reproducida en
copias impresas, esencialmente iguales al documento original.
Están incluidos en el concepto de microforma tanto los documentos producidos por
procedimientos informáticos o telemáticos en computadoras o medios similares

que corresponde a las imágenes digitalizadas generadas mediante un proceso
técnico5 que cuenta con idoneidad técnica del INDECOPI, y que son certificadas por
un fedatario juramentado6 quien permite añadirle valor legal a la imagen digital y
con ello validar su reemplazo respecto del documento físico.
Este proceso de generación de imágenes con valor legal para reemplazar el
documento físico se aplica también para el Estado, en virtud del Decreto Legislativo
N°827, que determinó ampliar los alcances del Decreto Legislativo N°681 a las
entidades públicas, autorizándose que los archivos oficiales puedan ser convertidos
al sistema de microarchivos.
En aplicación de ambas normas, la generación de documentos digitalizados con
valor legal para reemplazar los documentos de los archivos registrales con la
finalidad de eliminación progresiva requiere la aplicación de un proceso de
digitalización con intervención del fedatario juramentado, al amparo de las normas
del Decreto Legislativo N°681 y N°827.
No obstante, siendo que dichas normas se mantienen vigentes, en la actualidad su
aplicación se ha circunscrito al tratamiento de los documentos que constan en los
archivos, esto debido a la aplicación de nuevas tecnologías incorporadas mediante
la Ley de Firmas y Certificados Digitales, con la introducción de la identificación
digital en el marco de la Infraestructura Oficial de la Firma Electrónica, la Ley de
Gobierno Digital y su reglamento, y la modificatoria del TUO de la Ley N°27444, con
la incorporación del expediente electrónico.
La necesidad de incorporar nuevas tecnologías ha generado una apertura de
nuevas posibilidades mediante la utilización de la identidad digital para brindar
seguridad de la información, lo cual también posibilita su aplicación a la
digitalización de documentos y su correspondiente certificación.
como los producidos por procedimientos técnicos de microfilmación siempre que
cumplan los requisitos establecidos en la presente ley.
5 Artículo 6° del Decreto Legislativo N°681.
6 Profesional en Derecho que cumplió con los requisitos necesarios para tomar
juramento como fedatario a fin de dar fe pública en las líneas de producción de
digitalización de documentos instrumentales, con lo cual, el documento digitalizado
tiene el mismo valor que el instrumento original.

En ese sentido, como alternativa a la generación de microformas al amparo del D.
Leg 681, contamos con la intervención del fedatario institucional regulado en el TUO
de la Ley N°27444 – Ley del Procedimiento Administrativo General, en mérito de lo
dispuesto en el numeral 2 del artículo 1387, que le faculta a la certificación del
contenido de la copia de los documentos puesto a su disposición para su
verificación.
Sin embargo, este esquema se sustentaba principalmente en la certificación de
copias físicas para su utilización en los procedimientos administrativos en las
entidades públicas. En ese contexto, resulta viable establecer la revisión de la Ley
de Firmas y Certificados Digitales – Ley N°27269, en sus artículos 3° y 6°, respecto
de la firma digital y la utilización de los certificados digitales que garantizan la
suscripción de un documento digitalmente por el fedatario institucional posibilitan el
ejercicio de su potestad no sólo sobre las copias de los documentos físicos sino
sobre aquellas copias digitales obtenidas a partir de un documento físico.
Al respecto, el reglamento de la Ley N°27269 – D.S.N°052-2008-PCM, determina
en su artículo 3° que la eficacia de la firma digital generada en un entorno de
utilización de la IOFE, representa el mismo valor que la firma manuscrita, por lo
tanto el fedatario que suscribe el documento digital brinda con su firma la misma
certificación como si se tratase de un documento físico.8
7 El fedatario tiene como labor personalísima, comprobar y autenticar, previo cotejo
entre el original que exhibe el administrado y la copia presentada, la fidelidad del
contenido de esta última para su empleo en los procedimientos de la entidad,
cuando en la actuación administrativa sea exigida la agregación de los documentos
o el administrado desee agregados como prueba. También pueden, a pedido de los
administrados, certificar firmas previa verificación de la identidad del suscriptor, para
las actuaciones administrativas concretas en que sea necesario.
8 Artículo 3.- De la validez y eficacia de la firma digital La firma digital generada
dentro de la Infraestructura Oficial de Firma Electrónica tiene la misma validez y
eficacia jurídica que el uso de una firma manuscrita. En tal sentido, cuando la ley
exija la firma de una persona, ese requisito se entenderá cumplido en relación con
un documento electrónico si se utiliza una firma digital generada en el marco de la
Infraestructura Oficial de la Firma Electrónica. Lo establecido en el presente artículo
y las demás disposiciones del presente Reglamento no excluyen el cumplimiento de
las formalidades específicas requeridas para los actos jurídicos y el otorgamiento
de fe pública.

Mediante Resolución de la Gerencia General de la Superintendencia Nacional de
los Registros Públicos N°109-2020-SUNARP/GG, se aprobó la Directiva DI-001-
GG-SUNARP “Directiva que norma el régimen de fedatarios, autenticación de
documentos y certificación de firmas en la SUNARP”. Dicho documento normativo
en su numeral 7.4° determinó la aplicación de la Ley de Firmas y Certificados
Digitales y el TUO de la Ley N°27444, estableciéndose la validez de la autenticación
del fedatario institucional cuando se utilice la firma digital.9
Posteriormente, se aprobó el reglamento de la Ley de Gobierno Digital mediante
Decreto Supremo N°029-2021-PCM, en la cual en su artículo 48° se dispone la
digitalización de documentos presentados en soporte papel a soporte digital con
valor administrativo para los efectos de la entidad donde se utilizará dicho
documento, considerando que el fedatario institucional autentica el documento
escaneado en soporte digital, previo cotejo con el original, con su firma digital
generada en el marco de la IOFE.
Recordemos que conforme a lo establecido en el artículo 52.3 del TUO de la Ley
del Procedimiento Administrativo General, la copia del documento privado cuya
autenticidad ha sido certificada por el fedatario, tiene validez y eficacia plena,
exclusivamente en el ámbito de actividad de la entidad que la certifica.
Conforme a lo expresado, las nuevas perspectivas en la aplicación de la firma digital
sustentada en los certificados digitales aprobados por la IOFE, permiten digitalizar
documentos presentados físicamente para que sean certificados por los fedatarios
institucionales en un entorno digital, posibilitando la digitalización de los títulos
durante la vigencia del asiento de presentación, facilitando la calificación registral a
los registradores. Sin embargo, la generación de microforma no queda descarta sino
por el contrario es complementaria a la digitalización del título en trámite, por cuanto
ambos tienen finalidades distintas.
9 Numeral 7.4.- Dar fe en la autenticación de los documentos digitales producto del
escaneo de un documento físico, para lo cual, una vez comprobada su autenticación
con el documento físico, deberá firmar digitalmente el documento en formato digital.
Al respecto, el software de firma como el certificado digital a usar, deben estar en el
marco de la Infraestructura Oficial de Firma Electrónica (IOFE).

La digitalización del título en trámite permite la generación de una copia con valor
administrativo para la calificación registral, siendo que cuando concluya el
procedimiento registral dicho título archivado podrá ser convertido en microforma,
con la intervención del fedatario juramentado, con la finalidad de reemplazar al
documento físico y permitir la progresiva eliminación de los archivos físicos y
sustentar un modelo de archivos digitales, aun cuando el documento primigenio fue
presentado al registro en formato papel.
Corresponde a las instancias registrales establecer adecuadamente esta
diferenciación, por cuanto ambos tipos de digitalización cuenta con valor legal.
IV. DIGITALIZACIÓN DE TÍTULOS EN TRÁMITE
Como lo hemos revisado el documento físico presentado al registro y digitalizado
para su posterior certificación por el fedatario institucional cuenta con la suficiente
validez para sustentar la calificación del registrador, sin embargo, la cuestión
principal en la implementación del procedimiento de digitalización no queda
únicamente en el análisis de la naturaleza jurídica del documento certificado por el
fedatario institucional, sino en la necesidad de garantizar mediante un proceso
confiable, sistematizado y transparente la generación del documento digitalizado a
fin de salvaguardar la integridad, fidelidad y legibilidad del producto que se pondrá
a disposición del registrador público.
Este ese esfuerzo se sustenta en tres pilares necesarios para la organización de
una línea de digitalización para los títulos en trámite:
- Sistema informático: Se requiere la existencia de un software que incorpore
todos los flujos existentes en la tramitación física de un título en trámite para
la gestión del proceso de calificación, que garantice a su vez trazabilidad del
documento y gestione adecuadamente la seguridad de la información. La
respuesta a este pilar se denominó Sistema de Gestión de Títulos
Digitalizados (SGTD), creado in house con el apoyo de la Unidad de
Tecnologías de la Información y la Unidad Registral de la Zona Registral
N°IX-Sede Lima.

El SGTD, permitió sistematizar en un software el proceso de digitalización y
conservación de títulos en trámite, la calificación registral realizada por los
registradores y asistentes, así como la posibilidad de generar lectura de
títulos en áreas vinculadas a la calificación (Catastro, Tribunal Registral,
Publicidad Registral y Archivo Registral).
- Procesos organizados: La organización interna en los procedimientos para la
generación de los documentos digitalizados era fundamental para determinar
la gestión de los recursos humanos, recursos informáticos, recursos de
bienes, y las inversiones necesarias para completar el flujo de atención de
un título en trámite.
El esquema de organización demandó la creación del Área de Digitalización
de títulos en trámite y el Área de Custodia de Títulos en Trámite, ambos
pertenecientes a la Subunidad de Diario y Mesa de Partes, que se
encuentran adscritos funcionalmente a la Unidad Registral.
Los procedimientos de generación de documentos digitalizados guardan
gran similitud a los procedimientos de una línea de generación de
microformas, dado que dicho esquema era el que más se acercaba a las
necesidades de nuestra realidad para aplicar controles necesarios para
obtener certeza en el contenido del documento que se obtiene de dicho
proceso. Sin perjuicio de lo expresado, es preciso indicar que la línea de
digitalización al participar con fedatario institucional no requiere cumplir con
la Norma Técnica Peruana de generación de microformas, toda aplicación de
procesos ha servido para la estandarización de modelos de líneas de
digitalización en la Zona Registral N°IX-Sede Lima.
- Componente normativo: La regulación existente a la fecha de inicio de la
digitalización requería la emisión de documentos de gestión que permitieran
clarificar el proceso de incorporación de la digitalización al flujo regular de la
calificación registral. Este componente aporta en la mejora del modelamiento
de la línea de digitalización se sustenta en brindar los alcances técnicos y
procedimentales que se deben aplicar en las diversas áreas, ya que se

necesita expresar transparencia y predictibilidad en la gestión del
procedimiento de generación del documento digitalizado.
Desde el 16 de marzo de 2020, el Gobierno Central dispuso la declaración de
emergencia sanitaria debido a las consecuencias generadas por el contagio del
Covid-19. A nivel de la Zona Registral N°IX-Sede Lima, la afectación al servicio
registral se estableció directamente en la imposibilidad de remitir a las áreas
registrales los títulos presentados físicamente ante las Oficinas Registrales, tanto
de los títulos presentados con anterioridad a la cuarentena, así como, los títulos
presentados físicamente una vez reabiertas las oficinas registrales.
Debido a las medidas de reducción de aforo en las Oficinas Registrales y la
determinación del trabajo remoto para las personas que se encuentran en situación
de vulnerabilidad, para junio del 2020 existía un 60% del personal de las áreas
registrales realizando trabajo remoto, sin embargo, aún se mantenía un aproximado
del 40% de la presentación de títulos en físico.
Ante esta situación, la jefatura de la Zona Registral N°IX-Sede Lima, dispuso la
ejecución de un plan articulado entre las diversas Unidades para realizar la
digitalización de los títulos presentados físicamente y derivarlos a las áreas
registrales de forma segura y eficiente.
En ese sentido, se estableció la necesidad de implementar un proceso de
digitalización que cumpla con los siguientes parámetros:
A) Creación de línea de digitalización para la alta producción de imágenes
digitalizadas.
B) Transformación digital del proceso de calificación registral (desde su ingreso
hasta su inscripción).
C) Gestión documental digital de los títulos en trámite que permite minimizar el
deterioro, enmendadura, adulteración y/o pérdida de los documentos presentados
a calificación.
D) Reducción de personal para la atención física de los títulos en trámite.
E) Tecnificación del proceso de atención física de los títulos en Trámite.
F) Desarrollo eco amigable del proceso de despacho de títulos y calificación
registral, mediante la reducción del gasto en impresión y papel.

Estas acciones dieron mérito a la instalación de la línea de digitalización en la Sede
Rebagliati, la misma que hasta la fecha cumple con el siguiente esquema de
organización:
ÁREA DE DIGITALIZACIÓN
Área destinada a la generación de la imagen digitalizada cumpliendo los
procedimientos técnicos necesarios para garantizar la identidad entre el documento
físico y digital. Las actividades que realizan son las siguientes:
Preparación: Actividad en la cual se preparan los documentos físicos para facilitar
el escaneo de las imágenes, mediante la verificación de la foliación, clasificación
por tipo de documento, desdoblado, desengrapado y cualquier otra relacionada que
permita una adecuada digitalización. En caso en la siguiente actividad de la línea
de digitalización se verifique que el documento físico no se encuentra preparado
para el escaneo, se retorna a esta actividad informándose al responsable del Área.
UNIDAD REGISTRAL
SUBUNIDAD DIARIO Y MESA DE PARTES
ÁREA DE DIGITALIZACIÓN ÁREA DE CUSTODIA DE TÍTULOS
EN TRÁMITE

Digitalización o Escaneo: debido a que lo ingresado en el sistema de Diario y
Digitación replica en el SGTD, ocasionaba demoras en este proceso, es por eso
que s e opto por tomar como referencia solo uno te los ítems (tipo de documento) y
subir las imágenes en ese campo.
Control de calidad: se realiza una contrastación entre los documentos físicos y
digitales, verificando que la imagen digitalizada cuente con los atributos de
integridad, fidelidad y legibilidad. Asimismo, precisa la calidad del documento físico
presentado, indicando si se trata de una copia fiel del original, copia simple, copia a
color, documento presuntamente falsificado, con enmendaduras, ilegible o
deteriorado. El producto conforme es derivado al Fedatario. En caso se verifique
que el documento digitalizado no coincide con el documento físico, derivará la
documentación física a la actividad de escaneo para que se cumpla nuevamente
con las actividades de la línea de digitalización, este tipo de retro proceso tiene
prioridad sobre la digitalización de documentos nuevos. estas circunstancias son
informadas al responsable del área.
Fedatario. - Realiza dos tareas:
a) Revisión. -El Fedatario Institucional recibe en su bandeja del SGTD las
imágenes digitalizadas, el cual tendrá a su disposición los documentos físicos,
para que realice la correspondiente contrastación, una vez verificados los
atributos de integridad, fidelidad y legibilidad de las imágenes recibidas, el
fedatario aprobara o rechazara la digitalización.
b) Firma digital. - El Fedatario Institucional de aprobar el resultado de la
digitalización firma digitalmente las imágenes, para lo cual utilizará el aplicativo
de Firma Digital integrado al SGTD, que se conectará con el certificado digital
de la RENIEC, en cumplimiento de la IOFE. Para ejecutar la firma digital se
deberá señala la característica del documento, indicando si se trata de una
copia fiel del original, copia simple, copia a color, documento presuntamente
falsificado, con enmendaduras, ilegible o deteriorado.
Despachador: Recibe los documentos físicos remitidos por el Fedatario, se elabora
los despachos conforme a las secciones registrales a las que corresponden.

Posteriormente entrega físicamente los despachos de títulos a las secciones que
cuenten con personal presencial y, en caso contrario, se entrega en las
Coordinaciones Registrales respectivas.
ÁREA DE CONSERVACIÓN DE TÍTULOS EN TRÁMITE (ATT)
Área destinada a la custodia de los títulos y procesamiento de su despacho al
archivo registral una vez concluido el procedimiento registral. Se realizan las
siguientes actividades:
Conservación y autorización de préstamo.- El ATT conservará los documentos
físicos remitidos por el Área de Digitalización. Posterior a su ingreso al área de
custodia, sólo podrá solicitarse el préstamo de la documentación física, previa
autorización del encargado del área y registrando el motivo de salida en el SGTD,
como en los siguientes casos: a) Cuando lo solicite el responsable del Área de
Digitalización, como parte de un reproceso de digitalización. b) Cuando lo solicite el
Registrador Público a fin de cumplir con el trámite del artículo 36° del T.U.O. del
Reglamento General de los Registros Públicos, referido a la tacha por falsedad
documentaria. c) Cuando lo solicite el Registrador Público, a fin de analizar una
solicitud de oposición al procedimiento registral, en mérito de la Ley N° 30313. d)
Otros que establezca la Unidad Registral.
Despacho de títulos al Archivo Registral.- Concluido el procedimiento registral, es
función del Registrador Público derivar mediante el SGTD, el título digitalizado

inscrito a la bandeja del operador del ATT. Luego el operador del ATT realiza la
comparación entre el título digitalizado inscrito obrante en el SGTD y la
documentación física en custodia. Determinando los folios correspondientes al título
físico, se deberá adicionar la esquela de tacha, para el caso de títulos tachados. En
caso el título corresponda a una inscripción se deberá añadir únicamente la
anotación de inscripción. Culminado el procedimiento de armado del título físico, se
procede a la foliación manual para determinar la cantidad definitiva de documentos.
Posteriormente, se realiza la entrega del título físico al Archivo Registral, para lo
cual se deberá contar con cargo de recepción que será almacenado por el
responsable del ATT. En caso existan documentos físicos por devolver al usuario
se deberá efectuar un despacho adicional para la Mesa de Partes. La entrega se
realiza con cargo de recepción que será almacenado por el responsable del ATT.
V. BENEFICIOS APORTADOS A LA Z.R. N°IX – SEDE LIMA
Como se comentó a lo largo de este documento, el principal beneficio que se buscó
durante la pandemia para la implementación de la línea de digitalización de títulos
en trámite se refirió a la posibilidad de realizar la calificación registral de forma
remota, dado que los títulos presentados físicamente no podían ser entregados
oportunamente a los registradores, quienes en su mayoría estaban efectuando
labores en sus domicilios.
En tal sentido, la digitalización de títulos en trámite fue concebida inicialmente como
una solución a la necesidad de contar con un respaldo digital del título que permita
su asignación por un sistema informático al asistente y registrador, así se
completaría el flujo de la calificación registral que había sido afectado por la falta de
presencialidad en las oficinas registrales.
Sin embargo, conforme al piloto y la implementación oficial de la línea de
digitalización fueron generándose nuevas alternativas para solucionar otros
aspectos no considerados inicialmente. Así podemos mencionar lo siguiente:
- Virtualización de la exhibición de Títulos en Trámite.- Los usuarios se
apersonaban a las oficinas registrales para solicitar la revisión del título en
trámite, lo cual no resultaba viable dado que el mismo se prestaba de forma

física, y debido a la restricciones por pandemia se limitaba el uso del
documento físico. Sin embargo, con la utilización del SGTD se dispuso la
visualización del título en trámite mediante el uso de computadoras, siendo
la atención más expeditiva al no encontrarse limitado al documento físico.
- Visualización de títulos de otras secciones registrales.- En el tratamiento
tradicional de la calificación del título es necesario la búsqueda física del título
pendiente y/o vinculado con la calificación registral, lo cual requería su
búsqueda y atención de préstamo por el Registrador que realiza trabajo
presencial. Mediante la aplicación de la digitalización de títulos que se realiza
de los títulos ingresados en el Registro de Propiedad Inmueble, Personas
Jurídicas y Personas Naturales, se permite compartir la información en línea
para la consulta de aquellos títulos de otras secciones vinculadas a la
calificación registral del acto materia de inscripción.
- Virtualización de la emisión del informe de catastro de forma remota.-
Considerando la incorporación del título digitalizado en la plataforma del
SGTD, se habilitó al personal de la Subunidad de Bases Gráficas para la
visualización del título en trámite, y su vez, habilitándose el módulo de
informe técnico del SIR para la generación de la solicitud que realiza el
Registrador Público, esto quiere decir, que actualmente todo el flujo de
atención de títulos con informe técnico previo se realiza íntegramente por
medio de los sistemas.
- Competencia zonal entre Oficinas Registrales.- La aplicación de la
digitalización en la Sede Rebagliati ha sido masificada a las líneas de
digitalización de las OR Callao, OR Cañete, OR Huacho, OR Huaral, OR
Barranca, que una vez interconectadas permitirá la atención de cualquier
títulos presentado físicamente en la Zona Registral N°IX ser atendido en
cualquier oficina registral, lográndose la redistribución de títulos en caso
existan saturaciones en las oficinas debido a la masiva presentación de
títulos.

- Eliminación del costo por Oficina Receptora – Destino: La aplicación de tasas
de envío por oficina receptora-destino podrán ser eliminadas en tanto se
aplique únicamente el proceso de digitalización de títulos, dado que se
posibilita en el envío de la información con la finalidad de la calificación
registral, cuando dicho título ha concluido en su procedimiento se procederá
al envío a la oficina registral donde consta el archivo registral respectivo a fin
de depurarse la información en físico necesaria para la custodia del Archivo
Registral.
- Ecoeficiencia de materiales de oficina: El uso limitado de hojas, útiles de
oficinas, impresoras, así como los demás complementos informáticos que
son utilizados para la impresión y manejo de información en físico serán
relevados para considerar el trabajo integralmente en el sistema informático.
Es pertinente indicar que el SGTD permite la carga de información elaborada
en la precalificación registral, así como el marcado y anotaciones digitales en
la copia del título digitalizado.
VI. ESCALAMIENTO DE LA PROPUESTA EN OTRAS ZONAS
REGISTRALES
La finalidad de la incorporación de la digitalización en la Z.R. N°IX-Sede Lima, tiene
como ventaja la posibilidad de replicar el modelo de implementación para unificar
las distintas Zonas Registrales de nuestro país, a fin de virtualizar la calificación
registral y convertir al procedimiento registral en un verdadero modelo digital, donde
no sólo se permite la inscripción a partir de título generados en un entorno digital
sino también en el cual los documentos físicos tienen cabida para potencializar la
atención de los servicios registrales en las provincias donde ha sido complejo la
transformación mediante el SID-SUNARP, por cuanto es el Registro quien cumple
la misión de atender la digitalización de los documentos del procedimiento registral,
generando la eliminación de barreras de espacio físico para dar paso a la
calificación registral desde cualquier parte del país, así como generar interconexión
entre las distintas Zonas Registrales.

VI.1.- Obstáculos y limitaciones presentados en la implementación
La implementación de las líneas de digitalización en la Z.R.N°IX-Sede Lima y su
visión de escalamiento a las demás zonas registrales requiere analizar de forma
detallada las situaciones de complejidad presentadas en su conceptualización,
organización, ejecución y supervisión, necesarias para la consolidación del
procedimiento de transformación digital en el tratamiento de los documentos
presentados ante el Registro Público para la calificación registral.
Organización interna en las Oficinas Registrales
La generación de una nueva área que se vincule directamente con las áreas
administrativas para el ingreso de documentos para el procedimiento registral
(Diario, Mesa de Partes y Trámite Documentario) así como con las áreas registrales
(Coordinaciones de los Registros Jurídicos y/o Unidad Registral), constituye uno de
los primeros obstáculos a enfrentar.
Las funciones, roles y responsabilidades deben ser definidas según la
caracterización de las oficinas registrales principales (caso Sede Rebagliati, Sede
Bienes Muebles) diferenciándose de los responsables en aquellas oficinas que
contando con un Diario definido para el ingreso de títulos requieren estructurar
organizativamente una planificación con menos intervinientes con la finalidad de
agilizar el proceso de entrega de los títulos a las áreas registrales (caso de las
Oficinas Provinciales en Lima).
Esta organización interna implica también determinar en qué sedes registrales se
realizará la implementación propiamente de la línea de digitalización, por cuanto no
es lo mismo generar un área en oficinas receptoras pequeñas que tienen cercanía
geográfica con otras oficinas registrales mayores donde si es viable la instalación
de los equipos de digitalización, a diferencia de aquellas receptoras que por
distancia es recomendable generar un pequeño equipo de digitalización para reducir
brechas de espacios muertos de traslado de los documentos físicos.
Esta última evaluación determinó en el caso de la Z.R.N°IX-Sede Lima, que las
oficinas receptoras y/o registrales de Lima Metropolitana no cuenten con línea de
digitalización, siendo la única área implementada la existente en la Sede Rebagliati,

por cuanto la distancia de entrega de los títulos a la sede principal es menor a las
24 horas, por lo que no existe mayor dilatación en generar la digitalización. En
sentido contrario, a pesar que el volumen de recepción de títulos en la OR Barranca
es casi el 10% de lo ingresado diariamente en la Sede Rebagliati, se ha optado por
instalar una línea de digitalización, dado que el plazo de desplazamiento del título
hasta la Sede Rebagliati conllevaría un tiempo mayor a las 24 horas perjudicando
el plazo de atención de la calificación registral.
Implementación de mejoras en el sistema SGTD
La evolución del sistema informático que sustenta la digitalización en las sedes
registrales va de la mano con la empleabilidad del mismo por las áreas registrales,
siendo que dicho proceso de evaluación y actualización correspondía íntegramente
al equipo de la Z.R.N°IX-Sede Lima, las modificaciones resultaron viabilizarse en
menor tiempo a lo considerado inicialmente para cualquier actualización de otro
sistema informático de alcance nacional.
En ese sentido, corresponde un desarrollo más dinámico en la evaluación,
desarrollo e implementación de nuevas mejoras en el SGTD, con la finalidad de
avanzar en el cierre de requerimientos formulados para el perfeccionamiento de la
calificación registral mediante la herramienta informática.
Factibilidad de equipamientos informáticos y mobiliarios
Considerando la necesidad de contar con equipos informáticos para el escaneo de
documentos en alta producción, corresponde a las Zonas Registrales potenciar los
equipamientos informáticos con la finalidad de posibilitar la digitalización de
documentos hasta el formato A3, pero también contar con plotters para el escaneo
de planos hasta un formato en A0, siendo por lo tanto previamente reevaluar en
cada oficina registral a incorporar una línea de digitalización el equipamiento
tecnológico mínimamente necesario para la implementación de las áreas de
digitalización.
Esta nueva necesidad de contar con el equipamiento necesario será vital para
considerar la viabilidad de la propuesta, sin embargo es conveniente indicar que en
caso el volumen de títulos existentes no supere los 60 títulos al día, aún es viable

realizar la digitalización con los escáneres de oficina existentes, siendo de
aplicación para el escaneo de planos el préstamo de los plotters de los archivos
registrales para completar la actividad.
Aprobación de sustentos normativos para la dar validez al proceso
Todas las Zonas Registrales deberán guiarse de la Directiva modelo para generar
los procedimientos internos que permitan a las áreas registrales el tratamiento de
los documentos físicos, siendo que cada realidad podría determinar la aplicación de
algún ajuste particular de la zona geográfica donde se desarrolla el procedimiento.
La falta de elementos normativos transparentes y precisos generan en las áreas
registrales implicancias en la valoración del documento digitalizado, dejando la
salvedad que sólo el documento físico puede brindarles la seguridad de calificar
sobre la base del instrumento que sustenta la inscripción registral.
Es de vital importancia fortalecer el proceso de digitalización con el empoderamiento
de los responsables para la generación de los reprocesos en caso de
inconformidades del producto a presentar para la calificación registral.
Generación de capacidades en el personal
Considerando que el proceso y sistema para la digitalización no habían sido
aplicados anteriormente en otras zonas registrales, se identificó la necesidad de
fortalecer las capacitaciones al personal, pero ello no sólo se generó mediante
charlas virtuales o presenciales, sino que adicionalmente se realizaron tutoriales en
video que permitieron a las áreas de digitalización y registral contar con un elemento
adicional para repasar las funcionalidades del sistema, así como comprender los
procedimientos asociados a la generación de las imágenes en el SGTD.
Estas capacidades fueron una complejidad debido a que muchas personas no
contaban con los conocimientos necesarios en el manejo de aplicaciones
informáticas adicionales para la calificación registral, aunado a la migración al SGD
para el envío de documentos internos en reemplazo de SISTRAM, ocasionaron que
los usuarios de los nuevos sistemas generen rechazo al cambio, por lo cual resultó
necesaria una vinculación directa para fortalecer sus capacidades en los sistemas.

Gestión del cambio en las áreas registrales
Este aspecto consideramos resulta ser el menos explotado durante la incorporación
de la digitalización en las oficinas registrales, y por ende las dificultades al cambio
de conceptualización de la calificación registral sigue generando resistencia entre el
personal de las áreas registrales.
Gestionar el cambio implica una visión integral de los aspectos de mayor relevancia
para la institución de cara a la digitalización del proceso de calificación registral y su
posterior publicidad registral a los usuarios, generando valor a la propuesta
mediante la incorporación de herramientas de comunicación, organización,
planificación, verificación de objetivos y medición de alcance en las oficinas
registrales.
Esta administración de la aplicación de recursos en una transición amplia para la
incorporación de la digitalización de títulos no puede estar únicamente circunscrito
a una determinada Unidad o Dirección, sino por el contrario deberá aglomerar
diversidad para una gestión real de los riesgos asociados al rechazo al cambio por
parte de los actores del día a día de los nuevos procesos.
Consideramos que esta dificultad no ha sido superada, dado que requiere un
esquema de inversión de tiempo y recursos especializados que no están al alcance
de una zona registral como priorización para su aplicación, sin embargo, dada la
magnitud de la implementación a nivel nacional, corresponderá a la SUNARP
implementar un modelamiento de la gestión del cambio asociada a la digitalización
de los títulos con la finalidad de afianzar con mayor fuerza los objetivos asociados
a este nuevo proceso.
VI.2.- Alternativas de solución en Oficinas Zonales
Con la finalidad de reducir el impacto de las limitaciones que se advierten son
situaciones a contemplar en la implementación de líneas de digitalización en las
oficinas registrales, es recomendable considerar las siguientes alternativas que
permitan mitigar las situaciones de limitaciones para dicha actividad:

- Generar documentos de gestión para organizar las áreas internas en cada
Sede seleccionada previamente para la implementación de líneas de
digitalización.
- Establecer protocolos de modificación de sistemas más eficientes que
permitan consolidar las actualizaciones con mayor prontitud, gestionando
desde las Unidades de Tecnologías de la Información de cada Zonal
Registrales el desarrollo de las funcionalidades previa validación por un
equipo consultor representado por la OTI, DTR y Zona Registral N°IX-Sede
Lima.
- Organizar y coordinar la revisión de los equipamientos informáticos en las
sedes registrales para determinar la factibilidad de asignación en las oficinas
donde se pretende su implementación.
- Gestionar la organización de la implementación a nivel de procesos de
digitalización, así como en los procesos de calificación, por cuanto la
estandarización de los procesos internos debe replicarse de forma uniforme
y predictible en cada oficina registral.
- Capacitaciones constantes con el personal de las áreas de digitalización en
temas de tipos documentales presentados a la calificación registral, así como
supervisión de los flujos operativos implementados en el área para la revisión
del cumplimiento de los protocolos que permitan reducir los riesgos
devenidos por las discrepancias entre el escaneo y el documento físico.
- Brindar capacitaciones certificadas al personal de las áreas registrales en
transformación digital como parte del proceso de incorporar en su estructura
de trabajo la participación integral en la gestión de sus mismos procesos.
- Reformular los procesos de publicidad registral de títulos en trámite y títulos
archivados, considerando la necesidad de virtualizar la atención de los
requerimientos para agilizar su operatividad.
- Generar campañas de difusión influyentes en el personal que permita
comprometer a los servidores en la aplicación de nuevas herramientas en
mejora del trabajo en las áreas registrales.
- Facilitar el canal de comunicación entre las áreas operativas y los jefes de
unidades con la finalidad de canalizar de forma efectiva las recomendaciones

a nivel usuario que permitan brindar una mejor experiencia en el servicio de
la digitalización.
VII. TEMAS PENDIENTES EN LA DIGITALIZACIÓN
Ciertamente desde los inicios del sistema y el proceso de digitalización ha resultado
retador afrontar las diversas consideraciones que se presentaron en su
implementación, sin embargo, se ha superado en su gran mayoría siendo necesario
poner en énfasis aquellos aspectos que se vienen gestionando para dar una mirada
integradora al proceso de digitalización:
- Mejoramiento de la interconexión entre las bases de datos entre las diversas
oficinas registrales a cargo de una Zona Registral.
- Ajustes en el SGTD para agilizar el proceso de despacho de títulos del área
registral al Área de Custodia de Títulos, así como la incorporación de
automática de los informes técnicos de catastro.
- Implementar un incremento del ancho de banda del internet de cada oficina
registral con la finalidad de mejorar el tiempo de descarga en caso de decida
compartir con otra oficina la información con la finalidad de aplicar la
competencia zonal.
- Establecer en el SGTD y en la base de datos la configuración para el escaneo
y carga de títulos voluminosos que contienen un número significativo de
imágenes y por ende el peso del archivo no permite su carga adecuadamente
a los sistemas.
- Completar el esquema normativo para considerar al título en trámite como
parte del expediente electrónico, ajustando las definiciones de la Directiva de
Digitalización a las características aprobada por el Reglamento de la Ley de
Gobierno Digital.
- Generar la definición técnica y normativa para la implementación de la
microforma en base al documento digitalizado del título en trámite que forma
parte del expediente electrónico.
- Establecer la estandarización de las consideraciones técnicas que deben
aplicar los equipos informáticos para la digitalización de los documentos
(formato, dpi, color, ubicación de almacenamiento, OCR, entre otros).

- Precisar el procedimiento de eliminación del documento digitalizado que
consta en los expedientes electrónicos, y que no han sido parte de la
inscripción registral, por cuanto en su oportunidad fueron tachados y
devueltos al usuario de forma física.
- Integrar el aplicativo SGTD con los demás sistemas existentes con la
finalidad de mejorar la rapidez en la obtención de la información para el
trabajo de otras áreas, como serían Catastro, Archivo, Publicidad,
Orientación, Defensoría.
VIII. CONCLUSIONES
- La digitalización de títulos se puede gestionar desde la necesidad de eliminar
y/o reemplazar los documentos físicos archivados por los digitales, en cuyo
caso se aplicarán los procesos de micrograbación contemplados en el
Decreto Legislativo 681, siendo que la digitalización de títulos en trámite tiene
como finalidad la atención de los títulos para la calificación registral,
aplicándose las normas de la Ley de Gobierno Digital y el TUO de la Ley del
Procedimiento Administrativo General.
- El ordenamiento documentario de los títulos en trámite mediante su
digitalización corresponde a la primera etapa de la modernización de la
gestión documental en la SUNARP, dado que sobre la base de dicho avance
se podrán implementar servicios conexos de forma más ágil y de rápida
implementación al contar con la información contenida en los repositorios
digitales de documentos presentados primigeniamente en formato físico.
- La implementación de líneas de digitalización de títulos en trámite
corresponde principalmente a la atención de tres pilares que consolidan su
incorporación: informáticos, procesos y normativos. La atención de dichos
aspectos garantiza la adecuada operatividad y gestión de la producción de
títulos digitalizados con valor administrativo para la calificación registral.

- El impacto de las nuevas tecnologías y procesos en la Zona Registral N°IX-
Sede Lima, ha determinado que la aplicación de la digitalización de títulos en
trámite no sólo posibilite la atención virtual de la calificación de un título
presentado físicamente ante el Registro, sino también ha generado mejoras
en la interacción entre las subunidades que intervienen en el flujo de la
calificación registral, adicionando nuevas herramientas para la gestión
documental en beneficio directo para los usuarios del sistema registral.
- El mejoramiento del proceso de digitalización y su transformación en
microformas para su almacenamiento, así como su explotación para la
publicidad registral, depende de la evolución de los procesos internos y los
sistemas informáticos que lo soportan, siendo por lo tanto imprescindible la
organización de un esquema de actualizaciones constantes de forma ágiles
que permite sus mejoras mediante la participación de las diversas zonas
registrales de nuestro país.
IX. RECOMENDACIONES
- Establecer análisis previos para gestionar la incorporación de líneas de
digitalización en oficinas registrales de provincias no tiene el mismo
tratamiento que las sedes donde se cuenta con un mayor volumen de ingreso
de títulos físicos.
- La implementación básica de una línea con sus 5 estaciones (preparación,
escaneo, control de calidad, fedatario, despacho), así como el área de
custodia de títulos en trámite, demanda considerar una ratio de atención de
60 títulos diarios presentados físicamente que puede ser atendido durante
las 24 horas sin inconvenientes. Un número mayor de títulos en una línea de
digitalización con el personal mínimo podría conllevar demoras en los
procesos y afectación al plazo de atención en la digitalización.
- La gestión del cambio con el personal involucrado es una de las cuestiones
más críticas del proceso de incorporación de las líneas de digitalización, es

necesario brindar charlas y hacer partícipe al personal de la transformación
de los procesos a fin de recabar las mejoras durante la misma ejecución de
la instalación.
- Es relevante el análisis del expediente electrónico y su vinculación con el
servicio de publicidad registral, por cuanto existe normativamente la
posibilidad de brindar el servicio de copia certificada de título archivado a
partir de la información generada en el expediente electrónico del SGTD,
dado que la certificación de la autenticidad de los títulos archivados la brinda
el certificador, no siendo requerido para la publicidad registral que la
documentación haya sido previamente suscrita por un fedatario juramentado.
X. BIBLIOGRAFÍA
- Aparisi, Miguel. Digitalización de documentos: razones y claves para dar el
paso. Blog Docuneta. En: https://www.docunecta.com/blog/digitalizacion-de-
documentos-razones-y-claves-para-dar-el-paso
- Directiva DI-001-GG-SUNARP “Directiva que norma el régimen de
fedatarios, autenticación de documentos y certificación de firmas en la
SUNARP”.
- Espinoza Palo, Alfredo Benizar. El avance en la implementación de políticas
pública de digitalización en el Poder Judicial: Los sistemas de procesos
digitales en la Corte Superior de Justicia de Lima Norte. En:
https://repositorio.pucp.edu.pe/index/handle/123456789/185010
- Fairlie Reinoso, Alan. Políticas para la transformación tecnológica y digital
del Perú. 2021: XIX Congreso Latino-Iberoamericano de Gestión Tecnológica
y de la Innovación. En:
https://repositorio.pucp.edu.pe/index/handle/123456789/184726

- Vásquez de Parga, Margarita. Digitalizar ¿Para qué? Principios y criterios a
tener en cuenta en los proyectos de digitalización del patrimonio documental.
Revista del Archivo General de la Nación. En:
https://revista.agn.gob.pe/ojs/index.php/ragn/article/download/68/62/

LA IMPLEMENTACIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE DIGITALIZACIÓN DE
TÍTULOS EN TRÁMITE COMO PARTE DE LA TRANSFORMACIÓN DE LA
GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA ZONA REGISTRAL N°IX-SEDE LIMA
Por
Maikol César Arguedas Minaya
RESUMEN
La presente ponencia recapitula los esfuerzos realizados por la Zona Registral N°IX-
Sede Lima, por realizar la implementación de la digitalización de títulos en trámite,
considerando el análisis normativo que sustenta el valor del documento digitalizado
para la calificación registral mediante la participación del fedatario institucional y la
aplicación de la Ley de Gobierno Digital y el TUO de la Ley del Procedimiento
Administrativo General.
La necesidad de contar con un proceso técnico soportado en un sistema informático
que se desarrolló exclusivamente para este proyecto originando el SGTD (Sistema
de Gestión de Títulos Digitalizados), así como la regulación de los procedimientos
internos para la obtención idónea de imágenes digitalizadas que cumplan con los
estándares de fidelidad, integridad y legibilidad, a fin de garantizar al Registrador
Público la validez de la información y garantizar la seguridad jurídica para su
calificación registral.
Se pone en evidencia los aportes logrados en la Zona Registral N°IX-Sede Lima,
mediante la implementación de las líneas de digitalización de títulos en trámite en
la OR Lima, OR Callao, OR Cañete, OR Huaral, OR Barranca y OR Huacho,
modernizando los procedimientos internos para la atención de la calificación
registral y fomentando su aplicación a otros servicios que impactan directamente en
favor del ciudadano que requiere de la publicidad registral de los títulos.

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