Este documento presenta un resumen de un sistema de gestión documental implementado en la empresa Gases del Caribe. Describe que Gases del Caribe utiliza el software Onbase como su sistema de gestión de contenido empresarial, el cual permite capturar, gestionar, acceder, integrar, almacenar y analizar documentos físicos y electrónicos de una manera segura. También garantiza la integridad de la información a través de políticas de acceso y copias de seguridad protegidas.

1. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
PRESENTADO POR:
ARLEDIS HURTADO CONDE
ESTUDIANTE IV SEMESTRE
PRESENTADO A:
LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ
DOCENTE
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA – CIDBA
GESTION DOCUMENTAL II
BARRANQUILLA - ATLÁNTICO
2015

2. INTRODUCCIÓN
Los sistemas de gestión documental hacen referencia al
control y centralización de todos los documentos
producidos por una empresa. Hoy en día, casi todas las
empresas tienen que trabajar con una gran cantidad de
documentación.
Con el fin de gestionar la gran cantidad de documentos y
la información que se genera, surge la necesidad de contar
con un sistema de gestión documental eficiente que
permita un fácil almacenamiento, búsqueda rápida, y una
recuperación eficiente de la misma.

3. ¿QUÉ ES UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL?
Son programas de gestión de bases de datos que
disponen de una tecnología idónea para el
tratamiento de documentos científicos, culturales y
técnicos.
Permite almacenar y gestionar documentos
electrónicos, que pueden ser originales o copias
digitales de documentos en formato papel. Facilita la
búsqueda de documentos en forma rápida y sencilla,
a la vez que habilita la consulta de históricos de
modificaciones de los usuarios para cada
documento.

4. REQUISITOS PARA SU IMPLEMENTACIÓN
Para su implementación se recomienda que las áreas de
archivo y correspondencia en las entidades públicas,
articulen con otras áreas de la entidad como lo son:
Planeación y Tecnologías de la Información de forma
interdisciplinar, para que construyan y desarrollen la
estrategia para llevar a la entidad a ser más eficiente
administrativamente, revisando y rediseñando los
procedimientos administrativos para llevarlos al ámbito
electrónico con características integrales propias de la
archivística.

5. Se deben tener buenas prácticas para el uso racional de los
recursos, entendiendo que el cero papel no es solo una acción
tecnológica, sino que se requiere la integración de los
recursos: humanos, técnicos y tecnológicos adecuados, que
permitan dar cumplimiento a los objetivos que señala la
Directiva Presidencial No. 04 de 2012, los cuales son:
optimizar, racionalizar, simplificar y automatizar los procesos
de la entidad, aplicando de forma correcta la disciplina
archivística y la gestión documental, para garantizar la
protección del patrimonio documental digital de nuestro país.
REQUISITOS PARA SU IMPLEMENTACIÓN

6. GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE
ACUERDO CON EL DECRETO 1080 DE 2015
Artículo 2.8.2.6.1. Generalidades del sistema de gestión documental. Las
entidades públicas deben contar con un sistema de gestión documental que
permita.
a)Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus
metadatos a través de cuadros de clasificación documental.
b)Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los
documentos electrónicos de archivo en tablas de retención documental
(TRD) y tablas de valoración documental (TVD).
c) Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los
tiempos establecidos en las TRD o TVD.

7. d)Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la
información conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del
documento.
e)Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones
documentales, en series y subseries.
f)Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de
archivo por parte de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean
requeridos.
g)Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series
y subseries, a largo plazo, independientemente de los procedimientos
tecnológicos utilizados para su creación .
GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE
ACUERDO CON EL DECRETO 1080 DE 2015

8. ¿CUÁLES SON LAS CARACTERÍSTICAS QUE DEBE REUNIR UN SISTEMA
DE GESTIÓN DOCUMENTAL?
Para determinar si un software cumple los requerimientos
funcionales (Servicios del sistema, usuarios, grupos y Roles,
Clasificación Documental, Metadatos, Retención y disposición final,
búsquedas, informes, exportación etc…) y no funcionales
(Seguridad, Usabilidad, Disponibilidad, Soporte, Garantía etc…) las
entidades públicas y las privadas con ocasión de la adquisición de
un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo,
deberán tener en cuenta los requerimientos particulares de cada
entidad y las normas NTC ISO15489-1 (Creación y registro,
clasificación, gestión y almacenamiento, retención, disposición final
y documentación de procesos de la gestión documental), NTC
ISO15489-2 y el Modelo de Requisitos para la Gestión de
Documentos Electrónicos de Archivo (MoReq), el cual constituye
una guía internacional de especial utilidad para cualquier tipo de
organización.

9. ENTIDAD QUE TIENE IMPLEMENTADO UN SISTEMA
DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Martha Ludivia Serna
Jefe del área de Gestión Documental
Gases del Caribe

10. ENTIDAD QUE TIENE IMPLEMENTADO UN SISTEMA DE
GESTIÓN DOCUMENTAL
Durante la visita la señora Martha Ludivia explicó que es importante
tener claridad de que tipo de sistema se desea adquirir ya que se
habla de DMS (Document Management System o Sistema de
Gestión de Documentos), y un ECM (Enterprise Content
Management o Administración de contenidos).
Un ECM permite:
Captura
Gestión
Acceso
Integración
Análisis
Almacenamiento

11. Un ECM (Enterprise Content Management) permite a la
empresa administrar cualquier tipo de documento físico o
electrónico, para que este sea almacenado, administrado y
consultado.
Onbase es el software empleado en Gases del Caribe permite
resolver estas necesidades bajo el concepto de ECM además de
tener la funcionalidad del DMS, también posee herramientas de
colaboración (como foros de discusión, chat, etc.),
Administración de contenidos Web (Web Content Management)
y portales, Administración de registros (Records Management) y
en algunos casos Flujos de trabajo / Proceso de negocio (BPM
Business Process Management.
ENTIDAD QUE TIENE IMPLEMENTADO UN SISTEMA DE
GESTIÓN DOCUMENTAL

12. ¿CUÁLES SON LOS CRITERIOS QUE SE HAN TENIDO EN
CUENTA PARA LA SELECCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE
DOCUMENTOS?
Para identificar si el sistema de
gestión de documentos cumple
con los criterios mínimos
exigidos por Gases de Caribe
en función de la normatividad
se ha diseñado un formulario
para valida los requisitos
funcionales del software. Ver a
continuación.

13. REQUISITOS FUNCIONALES DEL SOFTWARE DE
GESTIÓN DOCUMENTAL
EMPLEADO EN GASES DEL CARIBE BARRANQUILLA

27. ¿DE QUÉ MANERA LOGRAN GARANTIZAR LA INTEGRIDAD DE
LA INFORMACIÓN EN EL SISTEMA?
La seguridad de los datos implica protegerlos de operaciones indebidas que pongan
en peligro su definición, existencia, consistencia e integridad independientemente
de la persona que los accede.
Para evitar, o al menos minimizar las probabilidades, que alguna de las anteriores
opciones vulnere la información corporativa es necesario vincular los esfuerzos de
protección informática con la seguridad física, empezando por políticas bien
definidas que delimiten el acceso a los datos dependiendo de los roles de los
empleados dentro de la organización, así como mecanismos de protección que vayan
de la mano de las políticas, de forma que sea posible detectar los acceso no
autorizados tan pronto como sea posible, si no es que de manera inmediata.
Por otro lado, es necesario establecer una política adecuada de copias de seguridad;
los medios donde residen estas copias estan protegidos físicamente. Los sites o
espacios donde se ubican los servidores cumplen con la normatividad
correspondiente, como la relativa al cableado y la instalación de extintores y aire
acondicionado.

28. CONCLUSION
Los sistemas de gestión documental de entidades del sector
publico como del sector privado pueden trabajar con
documentos y contenidos digitales, garantizando así el acceso
a la información y a los documentos de manera segura, ya
que el personal solo tendrá accesibilidad a la
documentación autorizada por su departamento y
estructurada, al poder definir diferentes permisos de acceso a
los datos y dentro del sistema de gestión documental
garantizando la integridad de los mismos.

29. BIBLIOGRAFIA
COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. DECRETO 1080 DE 2015.
"Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del
Sector Cultura”. Bogotá D.C., 26 de mayo de 2015 [En línea]. [Citado
julio 15 de 2015]. Disponible en
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Tran
sparencia/DECR ETO_10802015.pdf
METODOLOGÍA PARA ESTABLECER UN SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL EN UNA ORGANIZACIÓN [En línea]. [Citado
septiembre 9 de 2015]. Disponible en
http://www.revistasbolivianas.org.bo/pdf/rb/v10n15/v10n15a11.pdf