El documento describe el sistema de gestión documental implementado en la Alcaldía de Santiago de Cali. Explica que se implementó el software Orfeo para digitalizar, almacenar y gestionar los documentos de manera estructurada. Describe las fases de implementación del sistema así como los módulos que comprende Orfeo para la radicación, traslado, archivo y préstamo de documentos. El objetivo es mejorar la organización y recuperación de la información contenida en los documentos de la alcaldía.
Trabajo presentado como requisito para la Universidad del Quindío, Ciencia de la información y documentación, bibliotecología y archivística. Cuarto semestre- Gestión Documental.
El documento describe un proyecto para implementar un sistema de trámite documentario en la Municipalidad del Callao para mejorar la gestión documental. Actualmente, la municipalidad usa procesos manuales que son ineficientes y lentos. El proyecto propone implementar una solución tecnológica integral que permita el flujo electrónico de documentos para agilizar los trámites, aumentar la productividad y mejorar la atención a los ciudadanos.
El decreto establece las pautas para la gestión de documentos en entidades privadas con convenios públicos, incluyendo cuatro etapas clave (creación, mantenimiento, difusión y administración) y los instrumentos archivísticos necesarios como tablas de control, inventarios y clasificación de documentos. El documento también especifica que la gestión documental se aplica a toda la información producida o recibida por las entidades públicas.
El documento describe el sistema de gestión documental implementado por el gobierno de Bogotá, Colombia. Este sistema se compone del software ORFEO y sigue un proceso de 5 fases que incluyen analizar las necesidades de gestión documental, seleccionar el software, diseñar e implementar el sistema, y controlar y mantener el sistema. El sistema ORFEO ayuda a organizar, almacenar y recuperar los documentos electrónicos de la entidad de manera eficiente.
Investigaciòn sistema de gestiòn documental nini garciaNini Garcia
Este documento describe los objetivos e implementación de un sistema de gestión documental en una entidad pública colombiana. Explica que el sistema Orfeo fue parametrizado para digitalizar documentos, facilitar el trámite electrónico y preservar la información de acuerdo a la ley. El objetivo del sistema es minimizar trámites y racionalizar recursos a través de la gestión digital de documentos.
Este documento describe un sistema de gestión documental. Define un sistema de gestión documental como un conjunto de herramientas para manejar documentos e información de una organización de manera eficiente. Explica que los requisitos fundamentales de un sistema incluyen escalabilidad, tolerancia y disponibilidad en múltiples sistemas operativos. También describe las fases para desarrollar un sistema de gestión documental e incluye información sobre la visita a la Superintendencia Financiera de Colombia para entender su implementación.
Este documento presenta información sobre la gestión documental y los sistemas de gestión documental. Explica que la gestión documental involucra administrar el flujo de documentos de una empresa a lo largo de su ciclo de vida para lograr eficiencia. También describe los componentes clave de un sistema de gestión documental como el almacenamiento, seguridad, recuperación e indexación de documentos. Finalmente, resume las fases de implementación de un sistema de gestión de archivos que incluyen definición del proyecto, diseño, implantación, formación de usu
Trabajo presentado como requisito para la Universidad del Quindío, Ciencia de la información y documentación, bibliotecología y archivística. Cuarto semestre- Gestión Documental.
El documento describe un proyecto para implementar un sistema de trámite documentario en la Municipalidad del Callao para mejorar la gestión documental. Actualmente, la municipalidad usa procesos manuales que son ineficientes y lentos. El proyecto propone implementar una solución tecnológica integral que permita el flujo electrónico de documentos para agilizar los trámites, aumentar la productividad y mejorar la atención a los ciudadanos.
El decreto establece las pautas para la gestión de documentos en entidades privadas con convenios públicos, incluyendo cuatro etapas clave (creación, mantenimiento, difusión y administración) y los instrumentos archivísticos necesarios como tablas de control, inventarios y clasificación de documentos. El documento también especifica que la gestión documental se aplica a toda la información producida o recibida por las entidades públicas.
El documento describe el sistema de gestión documental implementado por el gobierno de Bogotá, Colombia. Este sistema se compone del software ORFEO y sigue un proceso de 5 fases que incluyen analizar las necesidades de gestión documental, seleccionar el software, diseñar e implementar el sistema, y controlar y mantener el sistema. El sistema ORFEO ayuda a organizar, almacenar y recuperar los documentos electrónicos de la entidad de manera eficiente.
Investigaciòn sistema de gestiòn documental nini garciaNini Garcia
Este documento describe los objetivos e implementación de un sistema de gestión documental en una entidad pública colombiana. Explica que el sistema Orfeo fue parametrizado para digitalizar documentos, facilitar el trámite electrónico y preservar la información de acuerdo a la ley. El objetivo del sistema es minimizar trámites y racionalizar recursos a través de la gestión digital de documentos.
Este documento describe un sistema de gestión documental. Define un sistema de gestión documental como un conjunto de herramientas para manejar documentos e información de una organización de manera eficiente. Explica que los requisitos fundamentales de un sistema incluyen escalabilidad, tolerancia y disponibilidad en múltiples sistemas operativos. También describe las fases para desarrollar un sistema de gestión documental e incluye información sobre la visita a la Superintendencia Financiera de Colombia para entender su implementación.
Este documento presenta información sobre la gestión documental y los sistemas de gestión documental. Explica que la gestión documental involucra administrar el flujo de documentos de una empresa a lo largo de su ciclo de vida para lograr eficiencia. También describe los componentes clave de un sistema de gestión documental como el almacenamiento, seguridad, recuperación e indexación de documentos. Finalmente, resume las fases de implementación de un sistema de gestión de archivos que incluyen definición del proyecto, diseño, implantación, formación de usu
Esta actividad vamos a estudiar la gestión documental como herramienta para el avance y soporte de la administración de las instituciones, teniendo en cuenta que el archivo es la memoria de toda empresa.
Este documento presenta un resumen de un sistema de gestión documental implementado en la empresa Gases del Caribe. Describe que Gases del Caribe utiliza el software Onbase como su sistema de gestión de contenido empresarial, el cual permite capturar, gestionar, acceder, integrar, almacenar y analizar documentos físicos y electrónicos de una manera segura. También garantiza la integridad de la información a través de políticas de acceso y copias de seguridad protegidas.
Este documento describe el sistema de gestión documental Orfeo, desarrollado inicialmente por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios de Colombia. Explica que Orfeo es un software libre que permite la gestión automatizada de documentos, ahorrando tiempo y recursos. Describe las principales funcionalidades de Orfeo como radicación de documentos, digitalización, flujos de trabajo, expedientes virtuales y tablas de retención documental. Finalmente, menciona algunas entidades públicas colombianas que usan Orfeo en la actual
El decreto 2609 de 2012 reglamenta la ley de archivos colombiana y establece normas para la gestión documental de entidades estatales. Abarca todos los tipos de información creada por entidades públicas independientemente del soporte y establece instrumentos como el cuadro de clasificación documental y la tabla de retención documental para organizar y conservar los documentos.
1. La entidad seleccionó el sistema de gestión documental Orfeo debido a que:
- Es un software libre que no requiere costos de licenciamiento.
- Permite la parametrización de procesos propios de la organización.
- Tiene un amplio uso en entidades públicas colombianas lo que facilita el soporte.
2. ¿Cuáles han sido los beneficios observados tras su implementación?
- Mejoró el acceso y recuperación de información de manera más rápida.
- Permit
El documento describe la implementación de un sistema de gestión documental llamado Eurodoc en la empresa Ingenio Providencia S.A. Se implementó el sistema en 2012 utilizando la metodología de proyectos Blue Print con un equipo de 7 personas durante 4 meses. El sistema Eurodoc integra la gestión de documentos directamente al ERP SAP de la empresa y garantiza la integridad de los datos a través de controles de seguridad.
El documento presenta un resumen de tres oraciones sobre la gestión documental:
1) Explica que la gestión documental muestra la elaboración e integración de la documentación y la importancia de su buen manejo. 2) Define el sistema de gestión documental como el conjunto de actividades para planificar, mejorar y organizar la documentación de una entidad desde su creación hasta su destino final. 3) Señala que el sistema debe contar con participación de diferentes áreas de la entidad, talento humano capacitado, e implementar tablas de retención y valoración documental.
Este documento describe los componentes clave de un sistema de gestión documental, incluyendo su definición, objetivos y requisitos para su implementación. Explica que los SGD son programas para el tratamiento de documentos científicos, culturales y técnicos que difieren de sistemas de bases de datos convencionales. También describe los pasos para implementar un SGD en una organización y garantizar la integridad, autenticidad y acceso a los documentos a lo largo de su ciclo de vida.
Este documento presenta una introducción a los sistemas de gestión documental. Define qué es un sistema de gestión documental y explica algunos de sus beneficios y requisitos clave, como la organización de documentos a través de cuadros de clasificación y el establecimiento de plazos de conservación. También resume las generalidades de los sistemas de gestión documental según el decreto 1080 de 2015, incluyendo aspectos como la organización de documentos, la conservación basada en tablas de retención y valoración, y garantizar el acceso a los documentos
Este documento presenta un trabajo de investigación sobre los sistemas de gestión documental. Explica que el objetivo es entender y analizar qué es un sistema de gestión documental y su aplicabilidad en las entidades. Describe algunos requisitos e implementación de estos sistemas y las generalidades según el decreto 2609 de 2012. Finalmente, detalla la visita a una entidad para observar su sistema de gestión documental implementado.
Este documento presenta información sobre el sistema de gestión documental. En la introducción, explica que el trabajo brindará un enfoque sobre la importancia del diseño, desarrollo e implementación de un sistema de gestión documental y la identificación de los requisitos técnicos. Luego, en el desarrollo del taller, define los términos de gestión documental, programa de gestión documental y sistema de gestión documental, e identifica los requisitos para su implementación. Finalmente, destaca las fases del proceso de implantación de un sistema de gestión documental y
Un sistema de gestión documental es importante para cualquier empresa ya que permite almacenar y recuperar de forma rápida y eficiente toda la documentación de la empresa, independientemente de su ubicación. Un buen sistema también proporciona seguridad y control de accesos a los documentos, así como la posibilidad de automatizar procesos y colaborar entre usuarios. La implementación de un sistema requiere seguir las normas establecidas por el Archivo General de la Nación de Colombia.
Diagnóstico de gestión documental en empresas del sector público y privado Lina Patiño
El resumen del documento es:
1) Se realizaron entrevistas a varias entidades públicas y privadas para diagnosticar la gestión documental en cada una.
2) Generalmente las entidades cuentan con un PGD y usan software de gestión documental como Orfeo o Docunet para organizar y almacenar la información.
3) Las ventajas de implementar estos sistemas incluyen agilizar procesos, facilitar el acceso a la información y mejorar la seguridad de los documentos.
Este documento describe los aspectos más importantes para la implementación de un sistema de gestión documental. Explica las fases para implementar un sistema de gestión documental, incluyendo la definición del proyecto, el diseño de la herramienta, la implantación, la formación de usuarios y la explotación del sistema. También describe los requisitos fundamentales como la escalabilidad, tolerancia a fallos y disponibilidad en múltiples plataformas.
Este documento presenta una propuesta para innovar el proceso de gestión documentaria en el Ministerio Público. Describe la metodología, mapas de procesos actuales, selección del proceso a estudiar usando una matriz, y un análisis detallado del proceso actual incluyendo diagramas y métricas. Finalmente, propone un nuevo modelo del proceso con objetivos, descripción, diseño tecnológico y organizacional, indicadores, costos e implementación para mejorar el proceso actual.
Este documento presenta un sistema de gestión documental implementado en la Universidad del Quindío. Incluye introducción, objetivos, contenido y secciones sobre sistemas de gestión documental, requisitos para la implementación, fases del proceso de implementación, características de los sistemas, y una visita a la entidad Panalpina S.A. para investigar su sistema de gestión documental.
Este documento describe diferentes tipos de documentos usados en organizaciones y sus definiciones y usos. Explica conceptos clave como circulares, notificaciones, manuales, procedimientos e instructivos y memorandos. También describe los enfoques, análisis y ventajas de la gestión documental digital.
El documento habla sobre los sistemas de gestión documental. Explica que estos sistemas permiten almacenar y buscar documentos electrónicos de manera confiable para agilizar procesos. Para su implementación se requiere de un cuadro de clasificación, controles de seguridad, procesos de conservación y eliminación, y herramientas para la captura, referenciación, búsqueda y administración de documentos.
Este documento describe los requisitos y elementos esenciales para implementar un Sistema de Gestión Documental (SGD) de acuerdo con la ley colombiana. Explica que un SGD requiere condiciones técnicas, administrativas, económicas y archivísticas. También resume una visita a una empresa que ha implementado con éxito un SGD usando software como ORFEO para organizar y almacenar documentos electrónicos y físicos de forma segura y accesible.
Este documento describe los sistemas de gestión documental. Introduce el tema y sus objetivos, que incluyen obtener conocimientos para implementar un sistema de gestión documental y reconocer los aspectos necesarios para dicha implementación. Luego define un sistema de gestión documental, sus requisitos de implementación y características. Finalmente, detalla las fases del proceso de implementación, incluyendo la planificación, el análisis de viabilidad, el diseño del sistema, la implantación y el control y mantenimiento.
Este documento trata sobre el mantenimiento del archivo informático en la administración pública. Explica la importancia de la firma electrónica y su conservación a lo largo del ciclo de vida del documento, así como el rol clave del prestador de servicios para la emisión y certificación de firmas digitales. También discute la necesidad de normalizar formatos y soportes para garantizar la interoperabilidad, seguridad y futura migración de los documentos electrónicos.
Esta actividad vamos a estudiar la gestión documental como herramienta para el avance y soporte de la administración de las instituciones, teniendo en cuenta que el archivo es la memoria de toda empresa.
Este documento presenta un resumen de un sistema de gestión documental implementado en la empresa Gases del Caribe. Describe que Gases del Caribe utiliza el software Onbase como su sistema de gestión de contenido empresarial, el cual permite capturar, gestionar, acceder, integrar, almacenar y analizar documentos físicos y electrónicos de una manera segura. También garantiza la integridad de la información a través de políticas de acceso y copias de seguridad protegidas.
Este documento describe el sistema de gestión documental Orfeo, desarrollado inicialmente por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios de Colombia. Explica que Orfeo es un software libre que permite la gestión automatizada de documentos, ahorrando tiempo y recursos. Describe las principales funcionalidades de Orfeo como radicación de documentos, digitalización, flujos de trabajo, expedientes virtuales y tablas de retención documental. Finalmente, menciona algunas entidades públicas colombianas que usan Orfeo en la actual
El decreto 2609 de 2012 reglamenta la ley de archivos colombiana y establece normas para la gestión documental de entidades estatales. Abarca todos los tipos de información creada por entidades públicas independientemente del soporte y establece instrumentos como el cuadro de clasificación documental y la tabla de retención documental para organizar y conservar los documentos.
1. La entidad seleccionó el sistema de gestión documental Orfeo debido a que:
- Es un software libre que no requiere costos de licenciamiento.
- Permite la parametrización de procesos propios de la organización.
- Tiene un amplio uso en entidades públicas colombianas lo que facilita el soporte.
2. ¿Cuáles han sido los beneficios observados tras su implementación?
- Mejoró el acceso y recuperación de información de manera más rápida.
- Permit
El documento describe la implementación de un sistema de gestión documental llamado Eurodoc en la empresa Ingenio Providencia S.A. Se implementó el sistema en 2012 utilizando la metodología de proyectos Blue Print con un equipo de 7 personas durante 4 meses. El sistema Eurodoc integra la gestión de documentos directamente al ERP SAP de la empresa y garantiza la integridad de los datos a través de controles de seguridad.
El documento presenta un resumen de tres oraciones sobre la gestión documental:
1) Explica que la gestión documental muestra la elaboración e integración de la documentación y la importancia de su buen manejo. 2) Define el sistema de gestión documental como el conjunto de actividades para planificar, mejorar y organizar la documentación de una entidad desde su creación hasta su destino final. 3) Señala que el sistema debe contar con participación de diferentes áreas de la entidad, talento humano capacitado, e implementar tablas de retención y valoración documental.
Este documento describe los componentes clave de un sistema de gestión documental, incluyendo su definición, objetivos y requisitos para su implementación. Explica que los SGD son programas para el tratamiento de documentos científicos, culturales y técnicos que difieren de sistemas de bases de datos convencionales. También describe los pasos para implementar un SGD en una organización y garantizar la integridad, autenticidad y acceso a los documentos a lo largo de su ciclo de vida.
Este documento presenta una introducción a los sistemas de gestión documental. Define qué es un sistema de gestión documental y explica algunos de sus beneficios y requisitos clave, como la organización de documentos a través de cuadros de clasificación y el establecimiento de plazos de conservación. También resume las generalidades de los sistemas de gestión documental según el decreto 1080 de 2015, incluyendo aspectos como la organización de documentos, la conservación basada en tablas de retención y valoración, y garantizar el acceso a los documentos
Este documento presenta un trabajo de investigación sobre los sistemas de gestión documental. Explica que el objetivo es entender y analizar qué es un sistema de gestión documental y su aplicabilidad en las entidades. Describe algunos requisitos e implementación de estos sistemas y las generalidades según el decreto 2609 de 2012. Finalmente, detalla la visita a una entidad para observar su sistema de gestión documental implementado.
Este documento presenta información sobre el sistema de gestión documental. En la introducción, explica que el trabajo brindará un enfoque sobre la importancia del diseño, desarrollo e implementación de un sistema de gestión documental y la identificación de los requisitos técnicos. Luego, en el desarrollo del taller, define los términos de gestión documental, programa de gestión documental y sistema de gestión documental, e identifica los requisitos para su implementación. Finalmente, destaca las fases del proceso de implantación de un sistema de gestión documental y
Un sistema de gestión documental es importante para cualquier empresa ya que permite almacenar y recuperar de forma rápida y eficiente toda la documentación de la empresa, independientemente de su ubicación. Un buen sistema también proporciona seguridad y control de accesos a los documentos, así como la posibilidad de automatizar procesos y colaborar entre usuarios. La implementación de un sistema requiere seguir las normas establecidas por el Archivo General de la Nación de Colombia.
Diagnóstico de gestión documental en empresas del sector público y privado Lina Patiño
El resumen del documento es:
1) Se realizaron entrevistas a varias entidades públicas y privadas para diagnosticar la gestión documental en cada una.
2) Generalmente las entidades cuentan con un PGD y usan software de gestión documental como Orfeo o Docunet para organizar y almacenar la información.
3) Las ventajas de implementar estos sistemas incluyen agilizar procesos, facilitar el acceso a la información y mejorar la seguridad de los documentos.
Este documento describe los aspectos más importantes para la implementación de un sistema de gestión documental. Explica las fases para implementar un sistema de gestión documental, incluyendo la definición del proyecto, el diseño de la herramienta, la implantación, la formación de usuarios y la explotación del sistema. También describe los requisitos fundamentales como la escalabilidad, tolerancia a fallos y disponibilidad en múltiples plataformas.
Este documento presenta una propuesta para innovar el proceso de gestión documentaria en el Ministerio Público. Describe la metodología, mapas de procesos actuales, selección del proceso a estudiar usando una matriz, y un análisis detallado del proceso actual incluyendo diagramas y métricas. Finalmente, propone un nuevo modelo del proceso con objetivos, descripción, diseño tecnológico y organizacional, indicadores, costos e implementación para mejorar el proceso actual.
Este documento presenta un sistema de gestión documental implementado en la Universidad del Quindío. Incluye introducción, objetivos, contenido y secciones sobre sistemas de gestión documental, requisitos para la implementación, fases del proceso de implementación, características de los sistemas, y una visita a la entidad Panalpina S.A. para investigar su sistema de gestión documental.
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El documento habla sobre los sistemas de gestión documental. Explica que estos sistemas permiten almacenar y buscar documentos electrónicos de manera confiable para agilizar procesos. Para su implementación se requiere de un cuadro de clasificación, controles de seguridad, procesos de conservación y eliminación, y herramientas para la captura, referenciación, búsqueda y administración de documentos.
Este documento describe los requisitos y elementos esenciales para implementar un Sistema de Gestión Documental (SGD) de acuerdo con la ley colombiana. Explica que un SGD requiere condiciones técnicas, administrativas, económicas y archivísticas. También resume una visita a una empresa que ha implementado con éxito un SGD usando software como ORFEO para organizar y almacenar documentos electrónicos y físicos de forma segura y accesible.
Este documento describe los sistemas de gestión documental. Introduce el tema y sus objetivos, que incluyen obtener conocimientos para implementar un sistema de gestión documental y reconocer los aspectos necesarios para dicha implementación. Luego define un sistema de gestión documental, sus requisitos de implementación y características. Finalmente, detalla las fases del proceso de implementación, incluyendo la planificación, el análisis de viabilidad, el diseño del sistema, la implantación y el control y mantenimiento.
Este documento trata sobre el mantenimiento del archivo informático en la administración pública. Explica la importancia de la firma electrónica y su conservación a lo largo del ciclo de vida del documento, así como el rol clave del prestador de servicios para la emisión y certificación de firmas digitales. También discute la necesidad de normalizar formatos y soportes para garantizar la interoperabilidad, seguridad y futura migración de los documentos electrónicos.
El documento describe la gestión documental y los sistemas de gestión documental. Explica que la gestión documental implica un proceso para optimizar la organización y uso de documentos desde su creación hasta su disposición final para facilitar la recuperación de información y fortalecer las políticas administrativas. Además, describe las características de los sistemas de gestión documental como la conformidad, interoperabilidad, seguridad y accesibilidad.
COMPUANALISIS ofrece software y servicios para gestión documental que ayudan a administrar el flujo de documentos físicos y digitales. Sus servicios incluyen desarrollo de aplicaciones, análisis de texto, imágenes y video, internet de las cosas, portales web y marketing digital. Su software CloudGesDoc proporciona funciones de correspondencia, trazabilidad, inventarios documentales y tablas de retención.
El documento trata sobre un sistema de gestión documental. Explica que un sistema de gestión documental son programas de gestión que disponen de documentos científicos, culturales y técnicos de manera eficaz. También describe las fases para implantar un sistema de gestión documental, las características que debe tener según el decreto 2609 de 2012, y preguntas sobre la preservación y selección de sistemas de gestión documental en una entidad que lo tiene implementado.
El documento trata sobre un sistema de gestión documental. Explica que un sistema de gestión documental son programas de gestión que disponen de documentos científicos, culturales y técnicos de manera eficaz. También describe las fases para implantar un sistema de gestión documental, las características que debe tener según el decreto 2609 de 2012, y preguntas sobre la preservación y selección de sistemas de gestión documental en una entidad visitada.
El documento trata sobre un sistema de gestión documental. Explica que un sistema de gestión documental son programas de gestión que disponen de documentos científicos, culturales y técnicos de manera eficaz. También describe las fases para implantar un sistema de gestión documental, las características que debe tener según el decreto 2609 de 2012, y preguntas sobre la preservación y selección de sistemas de gestión documental en una entidad que lo tiene implementado.
Este documento describe los sistemas de gestión documental y sus características. Define un sistema de gestión documental como un programa que organiza documentos científicos, culturales y técnicos de manera eficiente. Explica que estos sistemas facilitan la gestión de la información a través de la organización, almacenamiento, recuperación y entrega rápida de información. También destaca las fases para implantar un sistema de gestión documental y las características que debe tener de acuerdo con la normativa colombiana.
Sistema de Gestión DocumentaI, elaborado por: Eliana Mejía Gallego g3cuyabrita
El documento describe un proyecto para visitar unidades de correspondencia en varias entidades con el fin de aprender sobre el manejo de la información y documentos en dichas unidades. El objetivo general es aprender los beneficios de contar con una unidad de correspondencia sofisticada. Algunos objetivos específicos son conocer el software utilizado, el manejo de la información y las fortalezas de cada unidad.
El documento describe una visita realizada a la compañía SINCOSOFT, la cual se dedica a la venta de software. SINCOSOFT ha implementado su propio sistema de gestión documental que ofrece ventajas como trazabilidad completa y acceso web a los documentos sin necesidad de instalación previa. El sistema garantiza la integridad de la información siguiendo lineamientos archivísticos.
Presentamos nuestro portafolio de soluciones y servicios para gestión documental, va dirigido a todas aquellas empresas que estan vigiladas por Superintendencia de Industria y Comercio.
El documento describe los sistemas de gestión documental, incluyendo sus requisitos de implementación, características y generalidades según el Decreto 2609 de 2012. También presenta información sobre un sistema de gestión documental de la empresa Thomas MTI, incluyendo sus criterios y garantías para la integridad de la información.
El documento describe las fases y componentes clave de un Sistema de Gestión Documental, incluyendo el desarrollo de un plan global, estudio de viabilidad, diseño del sistema, implementación, y control y mantenimiento. También resume cómo la Universidad del Tolima implementó con éxito un Sistema de Gestión Documental para organizar documentos, garantizar acceso y preservación a largo plazo, y lograr eficiencia administrativa.
Este documento provee una introducción a los sistemas de gestión documental, incluyendo su definición y utilidad para las entidades. Explica que estos sistemas permiten realizar tareas como recepción, distribución, ordenación y clasificación de documentos de manera digital. Luego, el documento describe los objetivos de conocer aspectos generales de los sistemas de gestión documental y reconocer los aspectos más importantes para su implementación según el Decreto 1080 de 2015.
El documento presenta tres fases para implementar una solución informática en el Ministerio Público del Ecuador. La Fase 1 incluye la digitalización parcial de documentos y el desarrollo de un sistema de gestión documental en una fiscalía distrital. La Fase 2 fortalece el sistema actual, completa la digitalización de documentos, y expande el alcance a nivel nacional. La Fase 3 implementa la solución a nivel nacional con una base de datos consolidada y servicios en línea disponibles a nivel nacional.
Este documento presenta un resumen de tres oraciones de un documento sobre sistemas de gestión documental. El documento describe un sistema de gestión documental, incluyendo sus objetivos, componentes y requisitos. Se realizó una visita a una organización para obtener información sobre su implementación de un sistema de gestión documental.
Este documento presenta información sobre sistemas de gestión documental. Introduce los términos gestión documental, programa de gestión documental y sistema de gestión documental. Explica las fases para la implantación de un sistema de gestión de archivos. También describe requisitos fundamentales de un sistema como escalabilidad, tolerancia y disponibilidad en múltiples plataformas. Finalmente, detalla una visita realizada a una entidad para investigar su implementación de un sistema de gestión documental.
Este documento presenta una tarea sobre sistemas de gestión documental, incluyendo la definición e investigación de dichos sistemas, sus características y requisitos de implementación. También describe la visita a una empresa para analizar su sistema de gestión documental actual e identificar oportunidades de mejora. El objetivo general es conceptualizar los sistemas de gestión documental desde diferentes perspectivas como normatividad y aplicación práctica.
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2.
SISTEMAS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
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GESTIÓN DOCUMENTAL ll
ARMENIA
2015
3. INTRODUCCIÒN
El manejo de la documentación producida en una empresa puede llegar a convertirse en uno de los mayores
dolores de cabeza si no se cuenta con parámetros definidos de organización y control. Sus archivos son fuente
de comprobación y de información de todos los hechos y realizaciones reflejadas a través del tiempo.
La información que contienen y la forma cómo se encuentra ordenada son un claro indicativo de la propia
organización interna de la entidad. Por lo tanto, cuando no se tiene una producción de documentos controlada y
debidamente estructurada, tarde o temprano comenzará a verse los efectos de este problema en la imagen
institucional.
La solución a ésta problemática es la implementación de un Sistema de Gestión Documental, que permita
mantener organizada, almacenada y preservada la documentación y facilite su recuperación, distribución e
intercambio en el menor tiempo posible.
4. OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Reconocer la importancia de la implementación de un Sistema de Gestión Documental en las
entidades.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Identificar los criterios para la selección de un Sistema de Gestión Documental.
Afianzar mediante la visita a una entidad los conocimientos adquiridos en el desarrollo de la
unidad No. 4 de la asignatura.
5. QUÉ ES UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Es un sistema de archivo, digitalización y almacenaje informatizado de documentos electrónicos y/o imágenes
digitales, tanto obtenidos de documentos originalmente soportados en papel como de documentos que ya se
encuentran en formato digital. El Sistema de Gestión Documental es por tanto, un conjunto de normas, técnicas y
prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la
recuperación de información desde ellos, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de
los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.
REQUERIMIENTOS PARA IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
HARDWARE
•Escáner y/o dispositivo de Digitalización:
Los originales, una vez preparados, son transformados en documentos digitales, los cuales serán guardados o
almacenados.
•Servidor de almacenamiento.
Contiene la información previamente digitalizada. Los usuarios finales se conectaran a un servidor para poder
acceder a dicha información, para su modificación o revisión.
SOFTWARE
•Programa de Gestión Documental:
Programa de apoyo al proceso de gestión de la documentación que se maneja.
8. La Administración Central del Municipio de Santiago de Cali, ha implementado una aplicación
automatizada que le permita administrar de manera eficaz el flujo de comunicaciones que ingresan
como radicados por parte de los ciudadanos y grupos de interés; y controlar las comunicaciones
oficiales de respuesta a dichos radicados y aquellas que se distribuyen al interior entre
dependencias en el ejercicio de sus funciones.
El sistema de Gestión Documental Orfeo es una herramienta colaborativa que facilita a los usuarios
la organización y priorización de sus actividades diarias, generando cumplimiento oportuno de sus
responsabilidades, optimizando los recursos y fomentando la cultura del Autocontrol.
GENERALIDADES
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ALCALDÌA DE SANTIAGO DE CALI
9. JUSTIFICACIÓN
El artículo 4° de Ley 594 de 2000, sobre los principios generales que rigen la función archivística,
señala en el literal h) “Modernización”, el Estado propugnará por el fortalecimiento de la
infraestructura y la organización de sus sistemas de información, estableciendo programas
eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos. Así mismo el artículo 21 de la
misma Ley establece que las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de
documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación
deberán observarse los principios y procesos archivísticos.
Dos condiciones justifican este aval normativo frente al uso de las tecnologías: Primero, el alto
volumen de información y de documentos producidos por las organizaciones del Estado y segundo, el
desarrollo de las Tecnologías de Información y Comunicación – TICs que han puesto al servicio de la
gestión documental nuevas formas de almacenar, gestionar y distribuir gran cantidad de
información, además de permitir una mayor y mejor organización. Con ello también ha sobrevenido el
desplazamiento de los soportes tradicionales por los soportes electrónicos y documentos digitales,
que naturalmente tienden a minimizar el uso del papel, circunstancia que va de la mano con la
Política de Eficiencia Administrativa y Cero Papel regulada especialmente en el Decreto 2609
de 2012..
10. SOLUCIONES INFORMÁTICAS
ORFEO se presenta como una herramienta informática que apoya el sistema de gestión documental en
la Alcaldía de Santiago de Cali. Fue desarrollado inicialmente por la Superintendencia de Servicios
Públicos en Colombia, bajo licencia GNU/GPL, (Licencia Pública General de GNU o más conocida por su
nombre en inglés GNU General Public License. Licencia que declara que el software es libre y lo
protege de intentos de apropiación que restrinjan las libertades a los usuarios, de usarlo, compartirlo
o modificarlo.
Cuenta con una comunidad en la que participan varias entidades como DNP, Acción Social, CAR, IDRD,
Ministerio de Transporte, Fiscalía General de la Nación, Ministerio de Agricultura, Auditoría General de
la Nación entre otras. Una comunidad o grupo de desarrollo, se forma cuando a partir de la necesidad
de una o varias personas se crea un software libre, que termina por satisfacer la misma necesidad
pero de muchas más personas o grupos que prueban la aplicación retroalimentando al (los)
programador(es) con reportes de errores o correcciones de los mismos.
11. FASES DEL SISTEMA DE GESTIÒN DOCUMENTAL
(Desde el Proyecto hasta la Fase I)
En 2011 desde la Secretaria General, se tomó la iniciativa de implementar un Sistema de Gestión
Documental que supliera las necesidades de la Alcaldía de Santiago de Cali, por ello se delegaron dos
funcionarios de la Coordinación del Grupo de Administración Documental que se encargaran de definir el
plan de acción para gestionar el tema. De acuerdo con lo informado, la tarea tuvo como punto de partida
la documentación sobre el pliego de condiciones, estudios previos y estudio de costos, entre otros, con el
propósito de hacer un análisis que permitiera definir de las herramientas disponibles en el mercado, cuál
era la más apropiada para la entidad.
El Proyecto de Gestión Documental se implementaría en sus fases I y II, en 218 días hábiles En la primera
Fase se invertirían 87 días y para la segunda, se dispusieron 131 días.
En la fase I se realizaron las actividades de sensibilización al personal, implantación del aplicativo,
parametrización y pruebas, instalación definitiva para el ambiente de producción, cargue de información
histórica, capacitación de usuarios finales y de Gestión Documental, pruebas de funcionamiento,
implantación del módulo de PQR, documentación y la puesta en producción final.
12. (Desde la Fase II hasta la Fase de Control y Mantenimiento)
Las actividades de la segunda fase estaban orientadas a efectuar desarrollos o mejoras al software
acorde con las necesidades de la Alcaldía, y sólo se iniciaba una vez se concluyera la totalidad de las
actividades de la fase I. Todo esto previsto para dar inicio a la implementación el 20 de agosto de 2012.
Para la vigencia del año 2013, se tenía previsto el mantenimiento del sistema, actualizaciones, ajustes,
sostenibilidad y nuevos desarrollos y la conformación y puesta en marcha de la mesa de ayuda.
Dificultades presentadas en la ejecución de la implementación:
Resistencia al cambio por algunos usuarios, lo que dificultó la implementación de algunos procesos
con la dinámica prevista, como los expedientes virtuales y la sistematización del archivo físico de la
entidad.
Atrasos en la adquisición de hardware. La aprobación de la adquisición por parte de la entidad rezagó
el inicio del set de pruebas.
13. MÒDULOS QUE COMPONEN ORFEO
Radicación de entrada:
Por medio de este módulo, se reciben todos los
documentos de la entidad, estos son procesados
y enviados a su destino inicial (jefatura de cada
dependencia). En este proceso se digita la
información básica del documento, al cual se le
asignará un archivo digital (imagen escaneada).
Módulo de Digitalización:
Es una aplicación cliente servidor que digitaliza los
documentos recibidos y los asocia al registro
creado desde el módulo de radicación de entrada.
14. Traslado de Documentos:
Los documentos se pueden trasladar de un usuario
a otro con niveles de control definidos por las áreas
que se establezcan. Entre estos traslados, se incluye
el envío de correspondencia que tiene origen
cuando son radicados documentos para salida,
estos pasan a una carpeta predefinida llamada
impresión, a la cual una o varias personas que
tienen este permiso lo imprimen y lo envían al área
de correspondencia para su trámite respectivo.
Archivo y Préstamo de Documentos:
Permite procesar las solicitudes de documentos
físicos, para entregarlos a los funcionarios
solicitantes, controlando de esta forma donde está
cada documento y el tiempo que dura en poder de
los funcionarios, a través de diferentes reportes.
Consultas:
Permite a los usuarios consultar cualquier
documento, a través de diferentes mecanismos de
filtrado, dependiendo del nivel de acceso que tenga
el usuario que efectúa la consulta.
Estadísticas y Reportes:
Se pueden obtener reportes para establecer el nivel
de rendimiento en los diferentes procesos como
Número de documentos radicados, digitalizados,
trámite en dependencia, radicados actuales sin
tramitar, etc. los cuales permiten detectar posibles
retrasos durante su trámite y así establecer unos
niveles de control y posibles contingencias de ser
necesario.
Radicación de Salida:
Puede ser utilizado para dar respuesta a un
documento de entrada o para generar una
comunicación nueva. Estos documentos de salida
pueden ser notificaciones, pliegos de cargos, y
otros producidos por la entidad.
Radicaciones de Documentos Adicionales:
Permite que cada entidad parametrice los tipos
documentales que quiere que el sistema maneje,
controlando las secuencias como la entidad lo
estime conveniente. Ej. Resoluciones, Circulares,
Memorandos, etc.
15. Expedientes Virtuales:
Permite a los usuarios observar en línea las imágenes
de los documentos que reposan en el archivo físico
cumpliendo con el principio de orden y procedencia,
es decir que se conservan en el orden en que suceden
los hechos.
Flujos de Trabajo y Procesos:
Permite realizar seguimiento, generar estadísticas
y alertas sobre cada uno de los procesos que se
manejan en la entidad. De esta manera Lograr
Convertir a Orfeo en una Herramienta de Gestión
por Procesos.
InterOperabilidad con otros aplicativos:
Las aplicaciones externas podrán enviar datos o
variables que requiera Orfeo para generar
Radicados, Expedientes, Adjuntar Archivos, etc.
Modulo de Manejo de Plantillas en ODT y XML:
Permite aprovechar la ventaja de documento estándar
de formato abierto (Conforme a los estándares ISO),
haciendo posible editar el documento en múltiples
herramientas ofimáticas como OpenOffice, Koffice,
AviWord, Office, etc.
Tablas de Retención Documental:
Esta herramienta permite realizar el cargue, ajuste y
administración de las Tablas de Retención
Documental, previamente aprobadas por el AGN para
cada Entidad, realizando una aplicación dinámica con
el administrador y los usuarios del sistema, con
enfoque de procesos.
Consultas Web en Línea:
De un lado permite colocar en la página de la entidad
formularios para recibir solicitudes o documentación
de los usuarios a través de la red de Internet,
generándoles un documento (por ejemplo un pdf),
con número de la solicitud para que el usuario pueda
consultar el estado del trámite vía web.
De otra parte, es posible consultar Expedientes en
línea para facilitar a terceros, previamente
autorizados, la consulta en línea de expedientes
completos sin tener que dirigirse a la Entidad.
16. Es una herramienta multiplataforma que permite ser instalada en cualquier sistema operativo (Linux,
Windows, Unix), con conexión a diferentes bases de datos (PostgreSQL, Oracle, MsSQL) y en entornos
como Internet o Intranet.
Es una herramienta web de fácil acceso mediante cualquier navegador.
Digitalización de documentos en formatos multi tiff (es un formato de archivo informático para
imágenes)
Asociación de imágenes a los radicados en formatos PDF y multi tiff
Radicación de documentos parametrizables
Gestión sobre el documento: reasignar, agendar, modificar, archivar, incorporar en expedientes
Tipificar el documento a través de las TRD
Búsquedas de documentos y expedientes por diferentes criterios
Generación de expedientes virtuales
Generación de reportes de gestión
Creación de carpetas virtuales
Recepción automática de documentos para radicación vía fax
Administración de usuarios, contactos y destinos de correspondencia
Impresión de sticker con código de barras
Control de préstamo y envío de documentos
CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA
17. FUNCIONAMIENTO DE ORFEO
Para el funcionamiento de Orfeo se necesita una arquitectura
mínima conformada por:
Servidor web y FTP
Servidor de base de datos
Servidor de archivos
Servidor LDPA
Servidor de fax
Orfeo digitalizador
Escanner's
Impresoras de Sticker
Lectores de Código de Barras (Opcional)
18. CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN DEL SISTEMA
DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS
Establece un nuevo espacio de trabajo compartido Empresa / Cliente.
Aumenta el valor de la información de la empresa.
Evita la duplicación de tareas así como los tiempos de búsqueda de información.
Incrementa la calidad de servicio y la productividad.
Gran uso en Colombia de esta herramienta por parte de las empresas Públicas
Ahorro de costos de transacción y de perdidas de archivos.
Fácil manejo dada su interfaz agradable y entendible.
Está compuesto por módulos lo que le permite ser acoplado a distintos tipos de organización sin
mayor problema.
Administración y parametrización de tipos de radicación de documentos.
Aplicabilidad del cumplimiento de las técnicas y prácticas de la administración de los flujos
documéntales y archivísticos.
Facilidad para llevar paralelamente el archivo físico vs la sistematización de la generación de los
expedientes virtuales.
Trazabilidad de la gestión realizada sobre los documentos.
Fácil acceso y trámite de tareas desde cualquier lugar donde haya conexión a Internet.
Aumenta la eficiencia en el manejo de los documentos
Permisos de consulta sencillos por parte de gran cantidad de usuarios.
19. DE QUÉ MANERA SE LOGRA GARANTIZAR LA INTEGRIDAD DE LA INFORMACIÓN EN EL SISTEMA DE
GESTIÒN DOCUMENTAL
La integridad de la información se lleva mediante:
El establecimiento de roles y responsables de manejo del
sistema.
Acceso al sistema con claves para su uso y manejo del
sistema por usuario.
Contando con personal idóneo, responsable y
comprometido con el desarrollo del sistema.
Teniendo sumo cuidado y siguiendo las directrices a la
hora de alimentar el sistema.
La entidad debe adecuar en el proceso de mejora continua,
las herramientas tecnológicas de gestión (hardware y
software), garantizando la integridad de la información en el
mediano y largo plazo.
20. SOFTWARE (Programa de Gestión Documental)
EVIDENCIAS FOTOGRÁFICAS DE VISITA A LA ENTIDAD
ORFEO
22. CONCLUSIONES
La gestión documental en una organización es una pieza fundamental para su correcto funcionamiento
y su adecuado desarrollo. A medida que una organización crece, su volumen de documentos también lo
hace y este se puede volver enorme conforme pasa el tiempo y los documentos se acumulan, además
de ser un proceso tedioso el buscar un archivo antiguo o archivar uno nuevo.
Hoy en día, casi todas las empresas tienen que trabajar con una gran cantidad de documentación. Con
el fin de gestionar la gran cantidad de documentos y la información, es una ventaja muy importante
contar con un Sistema de Gestión Documental eficiente que permita un fácil almacenamiento y
búsqueda rápida, junto con instalaciones de recuperación eficientes.
Con el desarrollo de nuevas tecnologías también llegan nuevas soluciones de acuerdo con los
requerimientos del mundo actual. ORFEO al ser un Software Libre es una alternativa con costos bajos a
comparación de un Software privativo y es adaptable a los requerimientos propios de cada entidad.
23. REFERENCIAS
BEJARANO CARDENAS, NURY BIBIAN Y GUERRERO NOVA, JERSSON. Orfeo - Facultad de Ciencias Económicas -
Universidad Nacional de Colombia [en línea], [revisado 10 de septiembre de 2015]. Disponible en Internet:
http://www.fce.unal.edu.co/uifce/pdf/ORFEO.pdf
CODINA, LLUÌS. Qué es un sistema de gestión documental [en línea], mayo de 1993 [revisado 9 de
septiembre de 2015]. Disponible en Internet:
http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1993/mayo/qu_es_un_sistema_de_gestin_documental.htm
MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 2609 de 2012 [en línea], 2012 [revisado 10 de septiembre de 2015].
Disponible en Internet: http://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-3528_documento.pdf