El documento describe la implementación de un sistema de gestión documental en la alcaldía de Fusagasugá, destacando la necesidad de procesos organizacionales para la conservación y acceso a la información. Se analizan las normativas que regulan dicha gestión, así como las características y requisitos necesarios para un software eficiente. La investigación tiene como objetivo indagar los pasos para garantizar la autenticidad, integridad y accesibilidad de los documentos a lo largo de su ciclo de vida.

1. TRABAJO DE INVESTIGACIÓN - SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
Elaborado por: Yina Marcela Rodríguez Jiménez
Ciencia de la información y documentación,
bibliotecología y Archivística.
Universidad del Quindío
2015

2. INTRODUCCIÓN
Para enfrentar el desafío que en la actualidad se vive por el auge de las tecnologías y la
necesidad de que las organizaciones de carácter público implementen procesos de
gestión documental en pro de la conservación de la información, garantizando el acceso y
disponibilidad de la información, gestora del conocimiento del ser humano, el gobierno e
instituciones han implementado una series de normatividades que regulan los procesos a
realizar.
Razón por la cual el panorama de los archivos ha dado un giro total para convertirse en
una de los principales prioridades de las entidades, haciéndose necesario que se
conozcan e indaguen cada uno de los procesos a tener en cuenta para que cada proyecto
emprendido sea culminado satisfactoriamente, garantizando así la integridad de los
documentos en el ciclo vital de los mismos, para tener una visión practica de un sistema
de gestión documental en proceso, por lo que se ha realizado una visita a la Alcaldía de
Fusagasugá y se han definido puntos clave de acuerdo al Decreto 2609 de 2012.

3. OBJETIVO GENERAL
Indagar e investigar en una organización el proceso de
implementación de un sistema de gestión documental.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Comprender y entender las características correctas de un sistema
de gestión documental.
Indagar sobre las generalidades de un sistema de gestión
documental para emprender el proceso garantizando la culminación
del mismo con éxito.

4. SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
Programas de gestión de base de datos el cual interfiere
con el tratamiento de los documentos, haciendo uso de
los medios tecnológicos.
Es necesario implementar un sistema de gestión
documental ya que este permite administrar el flujo de
documentos pertenecientes a una organización y/o
empresa por medio de normas técnicas y practicas.

5. GENERALIDADES DE UN SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL. Decreto 2609 de 2012
a. Organizar los documentos físicos y electrónicos,
incluyendo sus metadatos a través de cuadros de
clasificación documental.
Toda documentación debe estar organizada de
acuerdo a las agrupaciones documentales
contenidas en el CCD de la organización,
incluyendo los datos estructurados que se
tengan.

6. b. Establecer plazos de conservación y eliminación para
la información y los documentos electrónicos de archivo
en tablas de retención documental (TRD) y tablas de
valoración documental (TVD).
Es necesario establecer los plazos de
retención y conservación de cada uno de los
documentos de acuerdo a los valores
(primario, secundario, terciario) de los
documentos, además de tener en cuenta el
uso, la frecuencia en la consulta ya que esto
permite tener control sobre los mismo además
de no almacenar información que una vez
cumplida las vigencias pierden su valor.

7. c. Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa
de acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD o
TVD.
De acuerdo a los tiempos establecidos una
vez cumple el tiempo establecido dentro de
cada archivo (Gestión, Central, Histórico),
se procederá a realizar los procedimientos
dejando siempre constancia mediante las
actas de eliminación, previa aprobación del
comité de archivo.

8. d. Garantizar la autenticidad de los documentos de
archivo y la información conexa (metadatos) a lo
largo del ciclo de vida del documento.
Los datos que se deben recoger del documento
para ingresar al sistema de gestión documental
deben ser un conjunto de datos descriptivos que
realmente correspondan al documento en
mención para garantizar su indexación y
recuperación de la información y /o
documentación, durante su ciclo de vida del
documento (Activo, Semiactivo, Histórico)

9. e. Mantener la integridad de los documentos, mediante
agrupaciones documentales, en series y subseries.
Es necesario realizar las actividades de organización, clasificación y
descripción documental, teniendo como referencia las tablas de retención
documental, para identificar los documentos de acuerdo a las series y
subseries de cada sección o subsección de una organización, lo cual
permite tener control sobre los documentos de acuerdo a la tipología
documental, Manteniendo su integridad.

10. CARACTERISTICAS PARA LA
IMPLEMENTACIÓN
Cumple No cumple Observaciones
El proceso a implementar esta diseñado de tal
forma que respalda los procesos administrativos
de la entidad.
Esta diseñado con el principio de neutralidad
tecnológica, con capacidad de intercambiar datos
con nuevos sistemas pensando en el futuro.
Proporciona un alto grado de seguridad para
mantener la información administrativa.
Brinda estándares de normalización y
actualización de los metadatos desde el aplicativo
o sistema.
Brinda herramientas necesarias para el ingreso
de nuevos documentos al sistema sin que altere la
autenticidad, valor e integridad de los documentos
existentes.

11. Cumple No cumple Observaciones
Esta diseñado de tal manera que es de fácil
accesibilidad y manejo para los usuarios, brindando
satisfacción a las necesidades.
Permite realizar intercambios de información
(series, subseries, expedientes, metadatos) de un
sistema de gestión documental a otro.
El sistema de gestión de documentos
electrónicos cumple con los siguientes estándares:
Autenticidad
Integridad
Inalterabilidad
Accesibilidad
Interpretación y Comprensión
000-100 % cada uno
de los valores
Como entidad y/o empresa cumple con los
parámetros y marco normativo como lo dispone el
estado.

12. visita “alcaldía de Fusagasugá”
La alcaldía de Fusagasugá se
encuentra actualmente
implementando un sistema de
Gestión Documental, para lo que
contrato con la empresa GEOPOLIS
group s.a.s, encargada de desarrollar
un software que permita integrar los
procesos que realizan las diferentes
dependencias, grupos funcionales
establecidos dentro de la Tabla de
Retención Documental.

13. Justificación de la Necesidad
Una mejora en la administración pública se soporta fortaleciéndola con
elementos, técnicos y procedimientos administrativos de orden gerencial,
determinados por resultados comprobados, camino a lograr una
modernización institucional en sus correspondientes organismos y
entidades, requiriéndose procesos donde se enmarque sistematización,
flexibilidad, equilibrio, idoneidad y verificación, entre otros muchos, siendo
necesaria su estructuración en forma exacta, veraz y oportuna, de tal
manera que facilite una ágil disposición de la información necesaria para
los propósitos que se requieran.
Sistema de Gestión Documental se entiende como un proceso
archivístico sistemático encaminado al eficiente, eficaz y efectivo manejo y
organización de la documentación producida y recibida por una entidad,
desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su
producción, trámite, utilización y conservación.

14. Normatividad De Referencia
Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos
Ley 1437 de 2011
Ley 1341 de 2009
Ley 1450 de 2011
Ley 527 de 1999
Ley 734 de 2002
Ley 1712 de 2014
Ley 019 de 2012 (Ley Anti trámites)
Decreto 2693 de 2012 (21 Diciembre de 2012)
Acuerdo 037 de 2012 programa: “FORTALECIENDO DE LAS TICS EN LA ADMINISTRACIÓN”

15. ¿Qué se pretende al implementar el sistema de
gestión documental?
Poner al servicio de la administración y de la ciudadanía una
herramienta de última generación que por medio de canales o
medios electrónicos permita realizar trámites en línea, brindando de
una forma diferente y moderna de conectividad a la administración
municipal.
Al igual se optimizaran los tiempos de respuesta, tareas de
validación, verificación, corrección y posterior transmisión a la base
centralizada de todos los tipos de documentos automatizados por el
sistema de gestión documental.
Tener registro digital de la documentación al igual que control
único de todos los procesos

16. DESARROLLAR EL SOFTWARE DE ACUERDO A LOS SIGUIENTES
PARAMATROS:
REQUERIMIENTOS MINIMOS CAPA WEB
REQUERIMIENTOS MINIMOS CAPA SERVIDOR
REQUERIMIENTOS MINIMOS CAPA CLIENTE
REQUERIMIENTOS MINIMOS RECURSOS HUMANOS
REQUERIMIENTOS MINIMOS TRANSFERENCIA DE
CONOCIMIENTO
PROCESOS ADELANTADOS PARA LA IMPLEMENTAC

17. TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTO
OFICINA TIC”s

18. PRUEBAS Y ESTABILIZACIÓN DEL SOFTWARE
En esta fase se encuentran en la
actualidad, haciendo pruebas de
acuerdo a los procesos y
parámetros que estableció cada
dependencia en el cumplimiento de
sus funciones y la incorporación de
los datos de la Tabla de Valoración
Documental.

19. PARA TERMINAR EL PROCESO ESTABLECIDO ESTARIAN
PENDIETES:
SERVICIO SOPORTE Y MANTENIMIENTO
REQUERIMIENTOS DE GARANTIA

20. COMO GARANTIZAR LA INTEGRIDAD EN EL
SISTEMA
El sistema debe estar en capacidad de funcionar sobre el motor de base de datos PostgreSQL Server.
El Sistema de Gestión Documental debe contar con Licencia Vitalicia con número ilimitado de usuarios.
El oferente debe entregar la licencia vitalicia de uso del programa y licenciamiento de consulta web
ilimitado, para uso en todas las sedes administrativas de la alcaldía y usuarios externos que generen consultas a
partir del aplicativo, en un documento indicando la versión implementada y vigencia.
El aplicativo debe permitir realizar copia de seguridad de manera automatizada, en forma incremental. La
configuración de esta actividad debe dejarla parametrizada el oferente, la Oficina de las TIC’s de la Alcaldía de
Fusagasugá debe verificar la operatividad de esta tarea y certificar al oferente que se está ejecutando sin ningún
inconveniente.

21. Parametrización de las Tablas de Retención Documental, (Series, Subseries, Tipología Documental).
El Sistema de Gestión Documental, debe permitir crear, modificar, mantener actualizadas las tablas de
retención documental, consultar y generar las alertas de los tiempos de retención y disposición final de los
documentos.
El Sistema de Gestión Documental debe permitir las transferencias documentales entre el Archivo de
Gestión, el Archivo Central y el archivo histórico de acuerdo con las Tablas de Retención Documental;
permitiendo control de los expedientes electrónicos y físicos.
El Sistema de Gestión Documental, debe notificar los documentos a transferir de acuerdo con las Tablas de
Retención Documental.
Administrar las diferentes rutas de distribución de los documentos electrónicos para el reparto de
correspondencia, estas rutas deben estar establecidas en reglas de revisión y se deben generar usuarios
radicadores.
Debe permitir administrar las Tablas de Valoración Documental que corresponde a la
documentación que hace parte del archivo central y archivo histórico, conforme a cada uno
de sus periodos

22.  ESTUDIOS PREVIOS. COMPRA DE UN (1) SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y DE VENTANILLA UNICA DE
CORRESPONDENCIA EN AMBIENTE WEB PARA LA ALCALDÍA DEL MUNICIPIO DE FUSAGASUGÁ. DOCUMENTO
FÍSICO CREADO POR LA OFICINA MISIONAL OFICINA DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS
COMUNICACIONES – TIC’s.
ENLACES EXTERNOS.
 http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1993/mayo/qu_es_un_sistema_de_gestin_documental.html. El
profesional de la información- Que es un sistema de gestión documental. Visitado el 23/02/2015.
 http://www.zuzenean.euskadi.eus/s68contay/es/contenidos/informacion/modelo_gestion_documental/e
s_modgesdo/adjuntos/Modelo%20de%20Gestion%20Documental.pdf
BIBLIOGRAFÍA