Trabajo presentado como requisito para la Universidad del Quindío, Ciencia de la información y documentación, bibliotecología y archivística. Cuarto semestre- Gestión Documental.
Esta es una presentación que nos ilustra sobre el concepto del sistema de Gestión Documental, características, generalidades y los requisitos para su implementacion
Sistemas de Gestión Documental y Sistemas de Acceso Archivístico: ¿fricción o...Julián Moyano Collado
El documento se relaciona con información descriptiva que hace posible su identificación, localización, recuperación o disponibilidad.
Los Archivos disponen de recursos que ofrecen la información descriptiva de su documentación, y es en el actual entorno web donde la descripción y sus formatos se hacen más importantes puesto que van a permitir el uso de los documentos en redes de comunicación.
Por otra parte, en un entorno de administración electrónica respaldada por Sistemas de Gestión Documental la descripción es innata a los documentos, y desde que un documento se genera ofrece información muy diversa que acompaña al documento durante toda su existencia.
Esta es una presentación que nos ilustra sobre el concepto del sistema de Gestión Documental, características, generalidades y los requisitos para su implementacion
Sistemas de Gestión Documental y Sistemas de Acceso Archivístico: ¿fricción o...Julián Moyano Collado
El documento se relaciona con información descriptiva que hace posible su identificación, localización, recuperación o disponibilidad.
Los Archivos disponen de recursos que ofrecen la información descriptiva de su documentación, y es en el actual entorno web donde la descripción y sus formatos se hacen más importantes puesto que van a permitir el uso de los documentos en redes de comunicación.
Por otra parte, en un entorno de administración electrónica respaldada por Sistemas de Gestión Documental la descripción es innata a los documentos, y desde que un documento se genera ofrece información muy diversa que acompaña al documento durante toda su existencia.
Índice del libro "Big Data: Tecnologías para arquitecturas Data-Centric" de 0...Telefónica
Índice del libro "Big Data: Tecnologías para arquitecturas Data-Centric" de 0xWord escrito por Ibón Reinoso ( https://mypublicinbox.com/IBhone ) con Prólogo de Chema Alonso ( https://mypublicinbox.com/ChemaAlonso ). Puedes comprarlo aquí: https://0xword.com/es/libros/233-big-data-tecnologias-para-arquitecturas-data-centric.html
(PROYECTO) Límites entre el Arte, los Medios de Comunicación y la Informáticavazquezgarciajesusma
En este proyecto de investigación nos adentraremos en el fascinante mundo de la intersección entre el arte y los medios de comunicación en el campo de la informática.
La rápida evolución de la tecnología ha llevado a una fusión cada vez más estrecha entre el arte y los medios digitales, generando nuevas formas de expresión y comunicación.
Continuando con el desarrollo de nuestro proyecto haremos uso del método inductivo porque organizamos nuestra investigación a la particular a lo general. El diseño metodológico del trabajo es no experimental y transversal ya que no existe manipulación deliberada de las variables ni de la situación, si no que se observa los fundamental y como se dan en su contestó natural para después analizarlos.
El diseño es transversal porque los datos se recolectan en un solo momento y su propósito es describir variables y analizar su interrelación, solo se desea saber la incidencia y el valor de uno o más variables, el diseño será descriptivo porque se requiere establecer relación entre dos o más de estás.
Mediante una encuesta recopilamos la información de este proyecto los alumnos tengan conocimiento de la evolución del arte y los medios de comunicación en la información y su importancia para la institución.
Actualmente, y debido al desarrollo tecnológico de campos como la informática y la electrónica, la mayoría de las bases de datos están en formato digital, siendo este un componente electrónico, por tanto se ha desarrollado y se ofrece un amplio rango de soluciones al problema del almacenamiento de datos.
Inteligencia Artificial y Ciberseguridad.pdfEmilio Casbas
Recopilación de los puntos más interesantes de diversas presentaciones, desde los visionarios conceptos de Alan Turing, pasando por la paradoja de Hans Moravec y la descripcion de Singularidad de Max Tegmark, hasta los innovadores avances de ChatGPT, y de cómo la IA está transformando la seguridad digital y protegiendo nuestras vidas.
Las lámparas de alta intensidad de descarga o lámparas de descarga de alta in...espinozaernesto427
Las lámparas de alta intensidad de descarga o lámparas de descarga de alta intensidad son un tipo de lámpara eléctrica de descarga de gas que produce luz por medio de un arco eléctrico entre electrodos de tungsteno alojados dentro de un tubo de alúmina o cuarzo moldeado translúcido o transparente.
lámparas más eficientes del mercado, debido a su menor consumo y por la cantidad de luz que emiten. Adquieren una vida útil de hasta 50.000 horas y no generan calor alguna. Si quieres cambiar la iluminación de tu hogar para hacerla mucho más eficiente, ¡esta es tu mejor opción!
Las nuevas lámparas de descarga de alta intensidad producen más luz visible por unidad de energía eléctrica consumida que las lámparas fluorescentes e incandescentes, ya que una mayor proporción de su radiación es luz visible, en contraste con la infrarroja. Sin embargo, la salida de lúmenes de la iluminación HID puede deteriorarse hasta en un 70% durante 10,000 horas de funcionamiento.
Muchos vehículos modernos usan bombillas HID para los principales sistemas de iluminación, aunque algunas aplicaciones ahora están pasando de bombillas HID a tecnología LED y láser.1 Modelos de lámparas van desde las típicas lámparas de 35 a 100 W de los autos, a las de más de 15 kW que se utilizan en los proyectores de cines IMAX.
Esta tecnología HID no es nueva y fue demostrada por primera vez por Francis Hauksbee en 1705. Lámpara de Nernst.
Lámpara incandescente.
Lámpara de descarga. Lámpara fluorescente. Lámpara fluorescente compacta. Lámpara de haluro metálico. Lámpara de vapor de sodio. Lámpara de vapor de mercurio. Lámpara de neón. Lámpara de deuterio. Lámpara xenón.
Lámpara LED.
Lámpara de plasma.
Flash (fotografía) Las lámparas de descarga de alta intensidad (HID) son un tipo de lámparas de descarga de gas muy utilizadas en la industria de la iluminación. Estas lámparas producen luz creando un arco eléctrico entre dos electrodos a través de un gas ionizado. Las lámparas HID son conocidas por su gran eficacia a la hora de convertir la electricidad en luz y por su larga vida útil.
A diferencia de las luces fluorescentes, que necesitan un recubrimiento de fósforo para emitir luz visible, las lámparas HID no necesitan ningún recubrimiento en el interior de sus tubos. El propio arco eléctrico emite luz visible. Sin embargo, algunas lámparas de halogenuros metálicos y muchas lámparas de vapor de mercurio tienen un recubrimiento de fósforo en el interior de la bombilla para mejorar el espectro luminoso y reproducción cromática. Las lámparas HID están disponibles en varias potencias, que van desde los 25 vatios de las lámparas de halogenuros metálicos autobalastradas y los 35 vatios de las lámparas de vapor de sodio de alta intensidad hasta los 1.000 vatios de las lámparas de vapor de mercurio y vapor de sodio de alta intensidad, e incluso hasta los 1.500 vatios de las lámparas de halogenuros metálicos.
Las lámparas HID requieren un equipo de control especial llamado balasto para funcionar
1. TRABAJO DE INVESTIGACIÓN - SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
Elaborado por: Yina Marcela Rodríguez Jiménez
Ciencia de la información y documentación,
bibliotecología y Archivística.
Universidad del Quindío
2015
2. INTRODUCCIÓN
Para enfrentar el desafío que en la actualidad se vive por el auge de las tecnologías y la
necesidad de que las organizaciones de carácter público implementen procesos de
gestión documental en pro de la conservación de la información, garantizando el acceso y
disponibilidad de la información, gestora del conocimiento del ser humano, el gobierno e
instituciones han implementado una series de normatividades que regulan los procesos a
realizar.
Razón por la cual el panorama de los archivos ha dado un giro total para convertirse en
una de los principales prioridades de las entidades, haciéndose necesario que se
conozcan e indaguen cada uno de los procesos a tener en cuenta para que cada proyecto
emprendido sea culminado satisfactoriamente, garantizando así la integridad de los
documentos en el ciclo vital de los mismos, para tener una visión practica de un sistema
de gestión documental en proceso, por lo que se ha realizado una visita a la Alcaldía de
Fusagasugá y se han definido puntos clave de acuerdo al Decreto 2609 de 2012.
3. OBJETIVO GENERAL
Indagar e investigar en una organización el proceso de
implementación de un sistema de gestión documental.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Comprender y entender las características correctas de un sistema
de gestión documental.
Indagar sobre las generalidades de un sistema de gestión
documental para emprender el proceso garantizando la culminación
del mismo con éxito.
4. SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
Programas de gestión de base de datos el cual interfiere
con el tratamiento de los documentos, haciendo uso de
los medios tecnológicos.
Es necesario implementar un sistema de gestión
documental ya que este permite administrar el flujo de
documentos pertenecientes a una organización y/o
empresa por medio de normas técnicas y practicas.
5. GENERALIDADES DE UN SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL. Decreto 2609 de 2012
a. Organizar los documentos físicos y electrónicos,
incluyendo sus metadatos a través de cuadros de
clasificación documental.
Toda documentación debe estar organizada de
acuerdo a las agrupaciones documentales
contenidas en el CCD de la organización,
incluyendo los datos estructurados que se
tengan.
6. b. Establecer plazos de conservación y eliminación para
la información y los documentos electrónicos de archivo
en tablas de retención documental (TRD) y tablas de
valoración documental (TVD).
Es necesario establecer los plazos de
retención y conservación de cada uno de los
documentos de acuerdo a los valores
(primario, secundario, terciario) de los
documentos, además de tener en cuenta el
uso, la frecuencia en la consulta ya que esto
permite tener control sobre los mismo además
de no almacenar información que una vez
cumplida las vigencias pierden su valor.
7. c. Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa
de acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD o
TVD.
De acuerdo a los tiempos establecidos una
vez cumple el tiempo establecido dentro de
cada archivo (Gestión, Central, Histórico),
se procederá a realizar los procedimientos
dejando siempre constancia mediante las
actas de eliminación, previa aprobación del
comité de archivo.
8. d. Garantizar la autenticidad de los documentos de
archivo y la información conexa (metadatos) a lo
largo del ciclo de vida del documento.
Los datos que se deben recoger del documento
para ingresar al sistema de gestión documental
deben ser un conjunto de datos descriptivos que
realmente correspondan al documento en
mención para garantizar su indexación y
recuperación de la información y /o
documentación, durante su ciclo de vida del
documento (Activo, Semiactivo, Histórico)
9. e. Mantener la integridad de los documentos, mediante
agrupaciones documentales, en series y subseries.
Es necesario realizar las actividades de organización, clasificación y
descripción documental, teniendo como referencia las tablas de retención
documental, para identificar los documentos de acuerdo a las series y
subseries de cada sección o subsección de una organización, lo cual
permite tener control sobre los documentos de acuerdo a la tipología
documental, Manteniendo su integridad.
10. CARACTERISTICAS PARA LA
IMPLEMENTACIÓN
Cumple No cumple Observaciones
El proceso a implementar esta diseñado de tal
forma que respalda los procesos administrativos
de la entidad.
Esta diseñado con el principio de neutralidad
tecnológica, con capacidad de intercambiar datos
con nuevos sistemas pensando en el futuro.
Proporciona un alto grado de seguridad para
mantener la información administrativa.
Brinda estándares de normalización y
actualización de los metadatos desde el aplicativo
o sistema.
Brinda herramientas necesarias para el ingreso
de nuevos documentos al sistema sin que altere la
autenticidad, valor e integridad de los documentos
existentes.
11. Cumple No cumple Observaciones
Esta diseñado de tal manera que es de fácil
accesibilidad y manejo para los usuarios, brindando
satisfacción a las necesidades.
Permite realizar intercambios de información
(series, subseries, expedientes, metadatos) de un
sistema de gestión documental a otro.
El sistema de gestión de documentos
electrónicos cumple con los siguientes estándares:
Autenticidad
Integridad
Inalterabilidad
Accesibilidad
Interpretación y Comprensión
000-100 % cada uno
de los valores
Como entidad y/o empresa cumple con los
parámetros y marco normativo como lo dispone el
estado.
12. visita “alcaldía de Fusagasugá”
La alcaldía de Fusagasugá se
encuentra actualmente
implementando un sistema de
Gestión Documental, para lo que
contrato con la empresa GEOPOLIS
group s.a.s, encargada de desarrollar
un software que permita integrar los
procesos que realizan las diferentes
dependencias, grupos funcionales
establecidos dentro de la Tabla de
Retención Documental.
13. Justificación de la Necesidad
Una mejora en la administración pública se soporta fortaleciéndola con
elementos, técnicos y procedimientos administrativos de orden gerencial,
determinados por resultados comprobados, camino a lograr una
modernización institucional en sus correspondientes organismos y
entidades, requiriéndose procesos donde se enmarque sistematización,
flexibilidad, equilibrio, idoneidad y verificación, entre otros muchos, siendo
necesaria su estructuración en forma exacta, veraz y oportuna, de tal
manera que facilite una ágil disposición de la información necesaria para
los propósitos que se requieran.
Sistema de Gestión Documental se entiende como un proceso
archivístico sistemático encaminado al eficiente, eficaz y efectivo manejo y
organización de la documentación producida y recibida por una entidad,
desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su
producción, trámite, utilización y conservación.
14. Normatividad De Referencia
Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos
Ley 1437 de 2011
Ley 1341 de 2009
Ley 1450 de 2011
Ley 527 de 1999
Ley 734 de 2002
Ley 1712 de 2014
Ley 019 de 2012 (Ley Anti trámites)
Decreto 2693 de 2012 (21 Diciembre de 2012)
Acuerdo 037 de 2012 programa: “FORTALECIENDO DE LAS TICS EN LA ADMINISTRACIÓN”
15. ¿Qué se pretende al implementar el sistema de
gestión documental?
Poner al servicio de la administración y de la ciudadanía una
herramienta de última generación que por medio de canales o
medios electrónicos permita realizar trámites en línea, brindando de
una forma diferente y moderna de conectividad a la administración
municipal.
Al igual se optimizaran los tiempos de respuesta, tareas de
validación, verificación, corrección y posterior transmisión a la base
centralizada de todos los tipos de documentos automatizados por el
sistema de gestión documental.
Tener registro digital de la documentación al igual que control
único de todos los procesos
16. DESARROLLAR EL SOFTWARE DE ACUERDO A LOS SIGUIENTES
PARAMATROS:
REQUERIMIENTOS MINIMOS CAPA WEB
REQUERIMIENTOS MINIMOS CAPA SERVIDOR
REQUERIMIENTOS MINIMOS CAPA CLIENTE
REQUERIMIENTOS MINIMOS RECURSOS HUMANOS
REQUERIMIENTOS MINIMOS TRANSFERENCIA DE
CONOCIMIENTO
PROCESOS ADELANTADOS PARA LA IMPLEMENTAC
18. PRUEBAS Y ESTABILIZACIÓN DEL SOFTWARE
En esta fase se encuentran en la
actualidad, haciendo pruebas de
acuerdo a los procesos y
parámetros que estableció cada
dependencia en el cumplimiento de
sus funciones y la incorporación de
los datos de la Tabla de Valoración
Documental.
19. PARA TERMINAR EL PROCESO ESTABLECIDO ESTARIAN
PENDIETES:
SERVICIO SOPORTE Y MANTENIMIENTO
REQUERIMIENTOS DE GARANTIA
20. COMO GARANTIZAR LA INTEGRIDAD EN EL
SISTEMA
El sistema debe estar en capacidad de funcionar sobre el motor de base de datos PostgreSQL Server.
El Sistema de Gestión Documental debe contar con Licencia Vitalicia con número ilimitado de usuarios.
El oferente debe entregar la licencia vitalicia de uso del programa y licenciamiento de consulta web
ilimitado, para uso en todas las sedes administrativas de la alcaldía y usuarios externos que generen consultas a
partir del aplicativo, en un documento indicando la versión implementada y vigencia.
El aplicativo debe permitir realizar copia de seguridad de manera automatizada, en forma incremental. La
configuración de esta actividad debe dejarla parametrizada el oferente, la Oficina de las TIC’s de la Alcaldía de
Fusagasugá debe verificar la operatividad de esta tarea y certificar al oferente que se está ejecutando sin ningún
inconveniente.
21. Parametrización de las Tablas de Retención Documental, (Series, Subseries, Tipología Documental).
El Sistema de Gestión Documental, debe permitir crear, modificar, mantener actualizadas las tablas de
retención documental, consultar y generar las alertas de los tiempos de retención y disposición final de los
documentos.
El Sistema de Gestión Documental debe permitir las transferencias documentales entre el Archivo de
Gestión, el Archivo Central y el archivo histórico de acuerdo con las Tablas de Retención Documental;
permitiendo control de los expedientes electrónicos y físicos.
El Sistema de Gestión Documental, debe notificar los documentos a transferir de acuerdo con las Tablas de
Retención Documental.
Administrar las diferentes rutas de distribución de los documentos electrónicos para el reparto de
correspondencia, estas rutas deben estar establecidas en reglas de revisión y se deben generar usuarios
radicadores.
Debe permitir administrar las Tablas de Valoración Documental que corresponde a la
documentación que hace parte del archivo central y archivo histórico, conforme a cada uno
de sus periodos
22. ESTUDIOS PREVIOS. COMPRA DE UN (1) SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y DE VENTANILLA UNICA DE
CORRESPONDENCIA EN AMBIENTE WEB PARA LA ALCALDÍA DEL MUNICIPIO DE FUSAGASUGÁ. DOCUMENTO
FÍSICO CREADO POR LA OFICINA MISIONAL OFICINA DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS
COMUNICACIONES – TIC’s.
ENLACES EXTERNOS.
http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1993/mayo/qu_es_un_sistema_de_gestin_documental.html. El
profesional de la información- Que es un sistema de gestión documental. Visitado el 23/02/2015.
http://www.zuzenean.euskadi.eus/s68contay/es/contenidos/informacion/modelo_gestion_documental/e
s_modgesdo/adjuntos/Modelo%20de%20Gestion%20Documental.pdf
BIBLIOGRAFÍA