El documento presenta los objetivos, interfaz, arquitectura y programa de una intranet corporativa. Los principales objetivos son superar la incertidumbre de la herramienta a través de la gestión y comunicación, y promover relaciones en redes de trabajo. La interfaz debe ser amigable, comunicativa y facilitar la visibilización y libertad del usuario. El programa incluye producción de contenido, herramientas, publicación y mantenimiento de la intranet.

1. Intranet Mantenimiento y Sostenibilidad [email_address]

2. objetivos Principal Superar la incertidumbre de la implantación de la herramienta a través de la gestión , mediación y la acción comunicativa orientada a procesos y sistemas. Secundarios Promover relaciones en redes de trabajo. Transformar usuarios en corresponsales. Discutir , compartir y colaborar. Integrar la información de diferentes fuentes. Proveer información confiable para todos los usuarios. Formatear la información para cada usuario. Garantizar rendimiento, disponibilidad y seguridad.

3. interfaz Usabilidad Comunicación Visibilización del estado del sistema. Lenguaje real = Lenguaje sistema Control y libertad del usuario. Estándares y consistencia. Prevención de errores. Reconocer, no recordar. Flexibilidad y eficiencia. Diseño estético y minimalista. Ayuda y documentación. Establecer signos y símbolos para evocar realidades, convocar experiencias y provocar respuestas. Evaluando necesidad de datos. Determinado necesidad de información. Diseñando las estrategias. Codificando el mensaje.

4. arquitectura

5. programa Producción Fuentes Corresponsales Proyección Realización Alcance Herramientas Publicación Formato Frecuencia Vigencia Mantenimiento Reciclar Reusar Reformular

6. ruta Compromiso Convierta empleados en corresponsales. Conformación del Comité Intranet Asignación responsable Asignacion propietarios de contenido . Entrenamiento Selección de Perfiles Agentes ejemplares Agentes multiplicadores Comunidad Exponga el contenido social por separado Brinde apoyo y sea paciente Estar al día con contenido en serie (blog, podcast, vlog) Normalización Provea pre-contenido actualizable. Búsqueda centralizada Sistema de Notificaciones Simplificación Opciones técnicas en evaluación Evaluaciones heurísticas Medición Planificación presupuestal Planificación de contenidos Colaboración Grupos como proveedores Promoción Culturizar y e-vangelizar

7. flujograma USUARIOS INTRANET CORRESPONSALES USUARIOS DE ÁREA IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES FUENTE CENTRALIZADA DE INFORMACIÓN PROTOCOLO DE PUBLICACIÓN CAMPAÑAS Y PROGRAMAS INSPECCIÓN Y APROBACIÓN DE CONTENIDOS Compromiso Estándares Simplificación Métricas Promoción

8. evangelización Que haya vigilancia lingüística y asumir el reto del problema de nombrar las cosas con propiedad. Que el recurso del hipertexto permite al usuario navegar y profundizar la información que le interesa. Que la interactividad del web permite elegir alternativas de expresión y lectura no lineal. Que algunas estructuras de información tienen propiedades inherentes que propician diferentes usos para la información , los cuales es necesario explorar.

9. participantes Selección Determinando el perfil Cargo / Posición Jerarquica Antiguedad Experiencia con computadores Grado uso internet / intranet Reclutamiento Selección de fuentes y asignación de areas. Cronograma editorial. Preparación Proyección estratégica Plan de crecimiento Credenciales verificables Cultura E-vangelizar Gestión del conocimiento y el contenido Colaboración Incentivos, estímulos, reconocimiento No espere el 100%

10. re-visitas Boletín electrónico Encuestas Favoritos Contenido de valor Espacio puesta en común Chat, Foro, Tabla de Mensajes, Comentarios Formularios Políticas y Procedimientos Organigrama + Directorio Contenido refrescante (Cultura Organizacional) Chistes, comics, curiosidades, entretenimiento, frase de la semana.

11. apatía Entendimiento del usuario Penetración progresiva (fellowmarketing) Atención: Actitud, percepción y posición Misión de la intranet Promoción basada en la persona Enfocar en el proceso y no la tecnología

12. amenazas Entorno de Redes Desktop TCP/IP, DHCP, tráfico de red. Aplicaciones Complejidad de desarrollo y depuración. Escala Arquitectura centralizada. Mecanismos comunes. Servicios centralizados. Anarquía de la Información La información debe ser ≈ 100% confiable. Publicación Propiedad, publicación, regulación, actualización. Staff Nuevos roles – web-editor, web-publisher. Administración Es evolución, no revolución. Presupuesto A largo/mediano plazo. Seguridad Educación en mecanismos y políticas. Comunicado, reforzado, monitoreado.

13. inicio Conformar comité para la intranet Utilizar el presupuesto adecuado Planeación de contenidos Da soporte el mejor soporte Promueve la intranet Lanzamiento Ruidoso o silencioso? Advertir al publico: Crear expectativa El lanzamiento en calendario corporativo Prelanzamiento / Relanzamiento Boca a boca / Click to click

14. promoción Los sitios de internet y la intranet están basados en la misma tecnología y aunque se parecen bastante sirven a propósitos muy distintos. La página de la empresa anuncia el producto La intranet es el producto Sin promoción el usuario no sabrá oportunamente el valor de su contenido.

15. exposición Presentaciones de la intranet Características globales Tipo de contenido Enfoque por departamentos URL memorizable Mercadeo orientado Grupos de trabajo Contenidos asociados Primera impresión Investigación de Mercado Firmas de correos corporativos Boca a boca Enviar por Correo Electrónico. Quienes lo reciben entienden el origen del contenido. Cree volante y afiches Ubicación, Oportunidad Intensidad Merchandise de la intranet Entregables Premiaciones Certificaciones Boletín Electrónico Contenido enlazado Refrescante y actual Periodico y oportuno Concursos Día de la intranet Intranet Rally Mejor Corresponsal Nombre de la intranet

16. políticas De publicación: De procesos activos y recurrentes Documentación estratégica de procesos Difusión de direccionamiento estratégico Difusión de funciones y actividades Difusión de campañas y/o programas De control de acceso: 1. Acceso ilimitado 2. Puede visitar, publicar y dar acceso a 3 y 4. 3. Puede visitar y publicar. 4. Puede visitar. De backup y recuperación: Cada cuánto se hace el backup? Con qué? Quién lo hace? Dónde? Documento relacionado? De propiedad de la información: Quién es responsable de la información publicada en cada área? Por cuánto tiempo?

17. indicadores Generales Aspectos evaluados Contenidos Permanencia / Profundidad Requeridos/ Autorizados Publicados / Comentados Tráfico En Páginas Enlaces más activos Exactitud Autoridad Contenido Diseño y estructura Disponibilidad y accesibilidad Confiabilidad Valor añadido

18. servicios Programación de Vacaciones , Estado de nomina, Menú de la semana Comunicados a todo el personal ( Mensajes, Notificaciones, Alertas) Workflows, Cumpleaños, Help-Desk, Informe de Prensa, Consulta Jurídica, Cartelera , Revista Periódica Mensajeria Instantanea Groupware: email / Blog / Fotos / Chat / Foro /Calendario / Agenda / Documentos Contenidos de mision critica al alcance Bases de datos: ventas, inventarios, precios, gastos, horas, documentacion, politicas Formularios y descargas: Ordenes de trabajo, descripciones de cargo, planillas de mantenimiento, solicitudes, listados, certificados, reglamentos, manuales Gráficos: Organigrama, mapa de contenidos, esquemas, cuadros. Documentacion Técnica, operativa, gestión humana, calidad Información institucional y noticias relacionadas Encuestas, Boletin electronico Navegación Consistente Uso restringido de Multimedia Directorio Org.+ MiniDirectorio + Perfiles Personalización del sitio Glosario de Términos, Administrador de enlaces web Consulta horas extras Estadísticas de reclamos Metas diarias Indicadores de gestión Preguntas frecuentes Pool de Especialistas Sistema de anuncios

19. ideas Tour primeras visitas El día de la intranet Entrenamiento en línea Felicitaciones vía intranet Bienvenida y notificación nuevos miembros / empleados Auditorías grupales o tematicas Benchmarking

20. evolución Intranet 1.0 Intranet 2.0 Noticias corporativas Palabras ejecutivos Taxonomia Encuestras Transimisión anual CMS Directorios A-Z Contenido pegajoso Publicar noticias Blog ejecutivo social tagging Foros de Discusión Transmisión regular Wikis Tagging RSS