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Como crear una intranet
- 1. www.estoesmarketing.com Gabriel Olamendi COMO CREARUNA INTRANET Una Intranet es la aplicación más íntima de Internet, porque sólo se usa de puertas para adentro, entre los empleados. En esencia, se trata de un sitio web cuyo uso y acceso se destina a un grupo cerrado de usuarios. Utilizada con el fin de aumentar la eficiencia y mejorar los canales de información y trabajo en grupo de los empleados creando una nueva forma de trabajo que rompe las jerarquías. Componentes de una Intranet b Infraestructura de hardware y software: i Una vez definida la estrategia, se crea la plataforma de hardware y software que permita implantar la Intranet, y no al revés. b Servicios de información: i Software o aplicación utilizado para recibir, almacenar y enviar información (correo electrónico, chat, grupos de noticias, motores de búsqueda, transferencia de ficheros,...). b Aplicaciones: i Aplicaciones y utilidades usadas para sacar provecho de los datos y de la información. b Contenidos. b Mantenimiento. Las diferentes áreas de Intranet a) Contenidos Institucionales b Objetivos de la empresa, su historia, planes de futuro,... b Cultura de empresa. b Manual de bienvenida. b Datos económicos: facturación anual, cuota de mercado,... b) Contenidos básicos b Comunicación: i Temas: Noticias, boletín, normativa, procesos,... i Servicio de mensajería interno. b Servicios y Facilidades: i Externos (Bancos, promociones, viajes, descuentos en compras,...). i Internos (Tablón de anuncios,...). b Gestión y Administración: i Nómina, cambios de datos bancarios, petición de vacaciones, parte de actividad, calendario laboral, convenio, bolsa de empleo,... i Directorio central de todo el personal de la empresa. Cómo crear una Intranet 1
- 2. www.estoesmarketing.com c) Contenidos estratégicos b Formación y Desarrollo: i Evaluación, competencias, análisis del rendimiento,... i E-learning. b Redes de Conocimiento: i Foros de debate, comunidades de profesionales,... b Organización: i Informes, análisis sobre el clima laboral, rotación, previsiones, buzón de sugerencias,... i Noticias relacionadas con la empresa publicadas en los medios de comunicación. i Acceso a documentos e información que facilita el trabajo. i Consulta de información autorizada. i Consulta de procedimientos de trabajo. i Prevención de riesgos. i Para acercar a los trabajadores dispersados geográficamente. i Herramienta de trabajo para los equipos de ventas. Recomendaciones y requisitos tecnológicos b Conexión sencilla: i Los empleados con la introducción de su nombre de usuario y contraseña acceden a todos los contenidos a los que estén autorizados. b Una única fuente de datos: i Todos los datos del usuario que comparten aplicaciones se guardan en un punto central y en el que se realizan os cambios en los datos personales. b Personalización: i Personalización por parte del usuario de su interface y la posibilidad de que pueda añadir o eliminar enlaces a contenidos. b Interactividad: i Todos los empleados pueden colaborar con el resto de la organización a través de la Intranet. b Medición: i Con herramientas adecuadas para realizar la medición estadística del uso de Intranet. b Capacidad de búsqueda: i Con un sistema de búsqueda que permita la localización de documentos a través de palabras clave, fecha, relevancia, departamento,... b Servicio sin interrupciones: i Con arquitectura disponible las veinticuatro horas del día, todos los días de la semana. b Seguridad: i Sistemas de seguridad de identificación y autentificación automática de acceso. b Ayuda: - Con un manual de ayuda en un formato sencillo y manejable para el usuario. Cómo crear una Intranet 2
- 3. www.estoesmarketing.com Consejos útiles paracrear Intranet b Fijar los objetivos (compartir documentos, dirigir proyectos, mejorar las comunicaciones,...): No existe un Intranet única para todo tipo de empresas, ya que cada organización es un mundo aparte b Las cosas con calma: Empezar con un objetivo sencillo y poco costoso puede ser una buena idea, para después ir mejorando y ampliando los servicios. b Implicar a toda la empresa (con el decidido apoyo de la dirección) en la consecución y el desarrollo de la Intranet, para conseguir la máxima participación y el apoyo de toda la organización. b El lugar de los empleados hace que el trabajo sea más experto y hace perder menos tiempo. Para esto se debe conocer en todo momento qué esperan, qué necesitan, cómo la utilizan, qué echan de falta y qué sobra. b La intranet es un producto dinámico que pertenece a todos, por lo que como tal debe promocionarse y "venderse" segmentando las necesidades de los empleados. b Cada departamento debe poder actualizar documentos sin tener que conocer técnicamente ninguna herramienta, y así no depender de la informática y la consultora externa. b Con acceso a distancia: Por ordenador portátil, teléfono móvil o agenda electrónica. b La clave para que funcione Intranet es que cualquiera en la empresa encuentre fácilmente lo que busca y que la experiencia de utilizar Intranet resulte provechosa. Dos objetivos básicos b Son las empresas de cultura más innovadora o abierta las que han sabido extraer un mayor provecho de esta herramienta. b Objetivos básicos: 1.- Conseguir una comunicación interna fluida: i Sin duplicidad de mensajes ni distorsiones, con eficacia y con un ahorro de tiempo ejemplar. i Antes, el empleado miraba al jefe para saber quién era la empresa. Ahora, mira al portal de la red. Las viejas estructuras piramidales desaparecen. i Para empresas que se extienden por todo el mundo, las Intranets ayudan a difundir una única cultura 2.- Mejorar ratios de tiempo y costes en el trabajo: i Es una utilísima herramienta para unificar protocolos, coordinar trabajos y eliminar burocracias (papeleo). i Profesionales de varios países pueden trabajar en un mismo proyecto. © Gabriel Olamendi ii i Cómo crear una Intranet 3