Manual básico de Excel para principiantes - pdf.

COMPUTACION I UNICEN
CARRERA: CONTADURIA PÚBLICA
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Gilmar Atto Mamani.
Jhonatan Baldelomar Álvarez.
Contaduria Pública
➢ 1er Semestre

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Excel es un programa informático desarrollado y distribuido por Microsoft Corp. Se trata de
un software que permite realizar tareas contables y financieras gracias a sus funciones,
desarrolladas específicamente para ayudar a crear y trabajar con hojas de cálculo.
La primera incursión de Microsoft en el mundo de las hojas de cálculo (que permiten
manipular datos numéricos en tablas formadas por la unión de filas y columnas) tuvo
lugar en 1982, con la presentación de Multiplan. Tres años más tarde llegaría la
primera versión de Excel.
Microsoft presentó en 1989 su primera versión de Office, una suite ofimática
(conjunto de programas que son útiles en las tareas de oficina) que incluía
Excel, Word (un procesador de textos) y PowerPoint (una aplicación para la
creación de presentaciones multimediales).
Microsoft Excel presentó, a lo largo de su historia, diversos problemas con
las operaciones realizadas en la hoja de cálculo. Uno de los más importantes ha
sido la imposibilidad de trabajar con fechas anteriores al año 1900, al menos
utilizando el formato de fecha propio de la aplicación; una forma de atravesar dicho
obstáculo consiste en crear campos personalizados, con formatos numéricos,
combinados con fórmulas inteligentes que los traten como datos cronológicos.
Uno de los puntos fuertes de Excel es que da a sus usuarios la posibilidad de
personalizar sus hojas de cálculo mediante la programación de funciones propias,
que realicen tareas específicas, ajustadas a las necesidades de cada uno, y que no
hayan sido incluidas en el paquete original. A grandes rasgos, las opciones son dos:
crear fórmulas en las mismas celda de la planilla en cuestión, o bien utilizar el
módulo de desarrollo en Visual Basic.

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3.1 Abrir Excel Starter y echar un vistazo
3.2 Crear un nuevo libro
3.3Guardar un libro
3.4 Introducir datos
3.5 Darle un aspecto adecuado
3.6 Copiar, mover o eliminar datos
3.7 Cambiar el orden
3.8 Filtrar información adicional
3.9 Calcular datos con fórmulas
3.10 Representar gráficamente sus datos
3.11 Imprimir

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Trabajar con hojas de cálculo resulta a menudo desalentador. Los usuarios
principiantes suelen tener dificultades para encontrar las características que
necesitan para llevar a cabo una tarea. Los avanzados verán a menudo que algunas
funciones adicionales que les gustaría poder utilizar no existen actualmente. Uno de
los principales objetivos de diseño de es ofrecer a ambos tipos de usuarios (y a los
que se encuentre entre un grupo y otro) las herramientas para lograr una mayor
productividad.
Excel le ofrece ahora a los usuarios principiantes e intermedios más confianza para
trabajar con hojas de cálculo, ya que facilita el conocimiento de las funciones
existentes a la vez que proporciona una mayor inteligencia para garantizar a los
usuarios que no están cometidos errores. En el caso de usuarios avanzados, Excel
se centra en hacer que la ejecución de las tareas habituales resulte más sencilla e
intuitiva.
Trabaje de manera más inteligente con Excel, el programa de cálculo y análisis de
Office. Proporciona a los profesionales las herramientas que necesitan para
administrar información de negocios y para los usuarios en general les ayuda a
aprovechar al máximo la información.

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OBJETIVO GENERAL
Aplicar de forma adecuada herramientas avanzadas de hoja de cálculo, tales como
consolidados, subtotales, formularios, tablas dinámicas, gráficos dinámicos y
macros para la correcta manipulación de la información de una empresa (inventario,
nómina, facturación, informes estadísticos etc.) a partir de casos reales.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
❖ Manipular de manera eficiente bases de datos en Excel a través de
subtotales y consolidados.
❖ Optimizar el uso de la hoja de cálculo por medio de formularios usando los
diferentes controles (listas, botones, casillas de verificación entre otras).
❖ Realizar informes completos y detallados por medio de la utilización de tablas
y gráficos dinámicos.
❖ Optimizar tareas que sean repetitivas y resolver problemas que se presenten
en Excel por medio de la aplicación de conceptos de Visual Basic para
Aplicaciones (VBA) a través de macros.

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Uno de los programas más temidos por la mayoría de las personas que trabajan
con computadoras o que tienen un contacto con la tecnología, es Microsoft Excel.
Y es fácil de entenderlo, desde su presentación en una temida hoja de cálculo, las
aterradoras fórmulas y, sobre todo, la idea que se ha construido de que Excel es
una de las aplicaciones más pavorosas y complicadas, han contribuido a que, por
regla general, no se quiera tener ningún trato con la aplicación.
Sin embargo, ¿Te gusta la idea de tenerle miedo a una aplicación?
¿Estás consciente de todas las horas de trabajo que Microsoft Excel te puede
ahorrar? ¿Sabes que el conocimiento de las fórmulas de Excel y sus funciones
puede dar como resultado un trabajo de mayor calidad?
Permítenos mostrarte que en el mundo de Excel no hay nada que temer y sí mucho
que agradecer. El propósito de este blog es, entrada por entrada, mostrarte cómo
hacer más fácil el trabajo y cómo con práctica y mucha paciencia, puedes llegar a
comprender, trabajar y dominar Excel.
Empezaremos por lo primero y más importante:
¿QUÉ ES EXCEL?
Microsoft Excel forma parte de un paquete de herramientas denominado Office,
desarrollado por la compañía Microsoft, por lo que también suele ser llamado “Office
Excel” o “Microsoft Office Excel”. Excel es un programa que consiste en una
herramienta que te permite desarrollar tablas, además de hacer cálculos y análisis
de datos. Es decir, con Excel, puedes crear hojas de cálculo electrónicas.
¿Qué es una hoja de cálculo electrónica?

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Una hoja de cálculo electrónica es un programa informático que te da la posibilidad
de manipular datos numéricos y alfanuméricos (o sea palabras y números en un
solo dato). Está compuesta por espacios denominados celdas, filas y columnas. A
continuación, te presentaremos una breve explicación de cada uno de esos
conceptos.
Las celdas son los lugares en donde puedes introducir datos y realizar los cálculos
necesarios. A simple vista, las puedes identificar como la unión entre filas y
columnas. Cada una de estas celdas es única e irrepetible y todas reciben un
nombre específico y están presentadas alfabética y numéricamente en orden
ascendente.
Por ejemplo, B4 o E5 (la letra corresponde al nombre que tiene la columna y el
número corresponde a la fila).

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Columna se puede definir como el conjunto de celdas que se agrupan de manera
vertical descendente en el libro de trabajo (así se les conoce también a los archivos
de Excel). Y como mencionábamos anteriormente, cada una es identificada por una
letra, ubicada en la parte superior de la misma. Esta letra es conocida como
cabecera de columna, van desde la A, B, C, D hasta la AA, ZZ. Para la versión de
Microsoft Excel 2010, se cuenta con 16,384 columnas.
Las filas son definidas como un grupo de celdas agrupadas de manera horizontal y
que van de izquierda a derecha en el libro de trabajo. Como ya habíamos dicho,
cada una de las filas es identificada por un número. Este número es conocido como
cabecera de la fila y va desde el 1 hasta el 1, 048,576 en la versión de Excel 2010.

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Es importante mencionar que el número de columnas y filas es fijo y no hay nada
que podamos hacer para aumentar ese número.
En artículos posteriores te mostraremos algunos trucos para el manejo interactivo
de filas y celdas. Te sorprenderás de todo lo que se puede lograr con funciones que
aparentemente son muy básicas. Y, por último, pero no menos importante, tenemos
los libros de trabajo.
De manera muy simplificada podemos considerar que un libro de trabajo es un
conjunto de hojas de cálculo. Se trata de un archivo en el que se organiza toda la
información relacionada con un solo tema. Cada una de las hojas de este libro se

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diferencia por medio de la etiqueta de hoja, recibiendo el nombre automático de hoja
1, hoja 2 y hoja 3. Estas hojas se pueden rebautizar y también se pueden añadir o
suprimir de acuerdo a la necesidad.
Como podrás observar, una vez que conocemos un poco más la estructura física
de Microsoft Excel, resulta mucho menos atemorizante. Y posiblemente te sientes
muy interesado en saber más sobre el amplio mundo de Excel.
Cuando has escuchado a personas que tienen un conocimiento mucho más
avanzado sobre Excel, notas que ellos utilizan un gran número de términos que para
nosotros podrían resultar desconocidos. Ya hemos dado un rápido repaso por
algunos de los mencionados y en los siguientes artículos, iremos ampliando cada
vez más las definiciones y lo más importante, te enseñaremos algunos trucos y te
daremos los consejos que harán tu experiencia con Excel mucho más fácil.
Te recomendamos que leas más nociones básicas de cómo podemos movernos
más rápido por Excel.
Y ten siempre presente que Excel te puede ahorrar muchísimo tiempo en el trabajo.
Considéralo. ¿No te gustaría un poco de tiempo libre?
LAS FUNCIONES DE EXCEL QUE MÁS SE USAN
Aquí tienes una colección de las funciones de Excel con ejemplos que hemos ido
explicando en esta web. Estas funciones de Excel son las que hemos considerado
más importantes para el trabajo en el día a día. Puede que encuentres la lista un
poco reducida, pero para el 90% de los usuarios resultan más que suficientes.
También te puede interesar el artículo de Fórmulas de Excel. Si no tienes tiempo
para leer todas las funciones hoy, quizás puedas echarle un vistazo a este resumen
con las 10 funciones más importantes de Excel:

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VER LAS FUNCIONES MÁS IMPORTANTES DE EXCEL
FUNCIONES DE EXCEL MATEMÁTICAS
• SUMA: suma de varios elementos.
• SUMAR.SI: suma de varios elementos con una condición.
• SUMAR.SI.CONJUNTO: suma de varios elementos con varias condiciones.
• MMULT: multiplicar dos matrices. De tipo matricial.
• CONTAR: contar los elementos que hay en un rango.
• CONTAR.SI.CONJUNTO: contar los elementos de una lista dependiendo de varias
condiciones.
• ENTERO: extraer el número entero de un valor.
• PROMEDIO: calcula la media aritmética de un rango de celdas.
• PROMEDIO.SI.CONJUNTO: contar valores de un rango que cumplen con ciertas
características.
FUNCIONES DE EXCEL LÓGICAS
Este grupo de funciones de Excel nos permite utilizar la lógica en nuestras fórmulas
de Excel.
• SI: nos permite evaluar una condición y devolver un resultado si se cumple y otro
sino se cumple
• Y: anidar dos o más condiciones de manera excluyente.
• O: anidar dos o más condiciones de manera no excluyente.
FUNCIONES DE EXCEL DE TEXTO
• DERECHA: devuelve un número de caracteres dado empezando por la derecha.
• IZQUIERDA: devuelve un número de caracteres dado empezando por la izquierda.
• CONCATENAR: une varias celdas o cadenas de texto.
• ESPACIOS: quita los espacios iniciales o finales de una cadena de texto.
• LARGO: devuelve la longitud de una cadena de texto.

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FUNCIONES DE BÚSQUEDA Y REFERENCIA
• INDICE: Esta función devuelve un valor de una celda dada su posición en un rango.
• BUSCARV: Esta función devuelve un valor asociado al valor buscado.
• DESREF: Esta función devuelve el valor de una celda dada un punto inicial, una fila
y una columna.
• COINCIDIR: esta función nos permite hallar una coincidencia en un rango y obtener
su posición.
• ELEGIR: esta función devuelve el valor de un argumento dado un número de
entrada.
• DIRECCIÓN: esta función devuelve la referencia a una celda.
• INDIRECTO: esta función devuelve el valor de una celda dada.
FUNCIONES DE FECHA
• HOY: esta función nos devuelve la fecha del día.
• AHORA: esta función nos devuelve la fecha del día y la hora.
• SIFECHA: esta función permite hacer un condicional con una fecha.
• DIAS.LAB: devuelve el número de días laborables entre dos fechas.
• AÑO: obtener el año de una fecha.
OTRAS FUNCIONES DE EXCEL
• FILA: esta función devuelve la fila de la celda.
• COLUMNA: esta función devuelve la columna de la celda.
• ESERROR
• ALEATORIO: esta función devuelve un número aleatorio entre 0 y 1.
• IMPORTARDATOSDINAMICOS: esta función devuelve un valor de una tabla
dinámica dados unos argumentos de la misma.
• JERARQUIA.EQV: esta función nos ayuda a para rankear valores de una lista y
ordenarlos de mayor a menor.
• VAN: esta función sirve para calcular el VAN y el TIR de una inversión.

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HISTORIA
Microsoft comercializó originalmente un programa para las hojas de cálculo llamado
Multiplan en 1982, que fue muy popular en los sistemas CP/M, pero en los
sistemas MS-DOS perdió popularidad frente al Lotus 1-2-3. Microsoft publicó la
primera versión de Excel para Mac en 1985, y la primera versión de Windows
(numeradas 2-05 en línea con el Mac y con un paquete de tiempo de ejecución de
entorno de Windows) en noviembre de 1987.
A principios de 1993, Excel se convirtió en el objetivo de una demanda por otra
empresa que ya tenía a la venta un paquete de software llamado "Excel" en el sector
financiero ya que era un producto muy competitivo en el mercado. Como resultado
de la controversia, Microsoft2
estaba obligada a hacer referencia al programa como
"Microsoft Excel" en todos sus comunicados de prensa oficiales y documentos
jurídicos. Sin embargo, con el tiempo esta práctica ha sido ignorada, y Microsoft
aclaró definitivamente la cuestión cuando se adquirió la marca del otro programa.
Microsoft alentó el uso de las letras XL como abreviatura para el programa; el icono
del programa en Windows todavía consiste en una estilizada combinación de las
dos letras. La extensión de archivo por defecto del formato Excel puede ser .xls en
versiones anteriores o iguales a Excel 2003 (11.0), .xlsx para libros de Excel
regulares en versiones posteriores o iguales a Excel 2007 (12.0), .xlsm para libros
de Excel preparados para macros en versiones posteriores o iguales a Excel 2007
(12.0)3
o .xlsb para libros de Excel binarios en versiones posteriores o iguales a
Excel 2007.
Excel ofrece una interfaz de usuario ajustada a las principales características de las
hojas de cálculo, en esencia manteniendo ciertas premisas que pueden encontrarse
en la hoja de cálculo original, VisiCalc: el programa muestra las celdas organizadas

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en filas y columnas (intersección de las filas y columnas), y cada celda contiene
datos o una fórmula, con referencias relativas, absolutas o mixtas a otras celdas.
Excel fue la primera hoja de cálculo que permitió al usuario definir la apariencia (las
fuentes, atributos de carácter y celdas). También introdujo recomputación
inteligente de celdas, donde celdas dependientes de otra celda que han sido
modificadas, se actualizan al instante (programas de hoja de cálculo anterior
recalculaban la totalidad de los datos todo el tiempo o esperaban para un comando
específico del usuario).
Excel tiene una amplia capacidad gráfica, y permite a los usuarios realizar, entre
otras muchas aplicaciones, listados usados en combinación de correspondencia.
Cuando Microsoft primeramente empaquetó Microsoft Word y Microsoft PowerPoint
en Microsoft Office en 1993, rediseñó las GUI de las aplicaciones para mayor
coherencia con Excel, producto insigne de Microsoft en el momento.
Desde 1993, Excel ha incluido Visual Basic para Aplicaciones (VBA), un lenguaje
de programación basado en Visual Basic, que añade la capacidad para automatizar
tareas en Excel y para proporcionar funciones definidas por el usuario para su uso
en las hojas de trabajo. VBA es una poderosa anexión a la aplicación que, en
versiones posteriores, incluye un completo entorno de desarrollo integrado (IDE)
conocido también como Editor de VBA. La grabación de macros puede producir
código (VBA) para repetir las acciones del usuario, lo que permite la automatización
de simples tareas. VBA permite la creación de formularios y controles en la hoja de
trabajo para comunicarse con el usuario. Admite el uso del lenguaje (pero no la
creación) de las DLL de ActiveX (COM); versiones posteriores añadieron soporte
para los módulos de clase permitiendo el uso de técnicas de programación básicas
orientadas a objetos.

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La funcionalidad de la automatización proporcionada por VBA originó que Excel se
convirtiera en un objetivo para virus en macros. Este fue un grave problema en el
mundo corporativo hasta que los productos antivirus comenzaron a detectar estos
virus. Microsoft tomó medidas tardíamente para mitigar este riesgo mediante la
adición de la opción de deshabilitar la ejecución automática de las macros al abrir
un archivo Excel.

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MARCO TEORICO
3.1 Abrir Excel Starter y echar un vistazo
Abra Excel Starter con el botón Inicio de Windows.
Haga clic en el botón inicio . Si Excel Starter no se incluye entre la lista de programas
que ve, haga clic en todos los programas y, a continuación, haga clic en Microsoft Office Starter.
Haga clic en Microsoft Excel Starter 2010.Aparece la pantalla de inicio de Excel Starter y se
muestra una hoja de cálculo en blanco. En Excel Starter, una hoja de cálculo se denomina hoja de
cálculo y las hojas de cálculo se almacenan en un archivo denominado libro. Los libros pueden
tener una o varias hojas de cálculo.
Las columnas (etiquetadas con letras) y las filas (etiquetadas con números) forman las celdas
de la hoja de cálculo.

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al hacer clic en la pestaña archivo, se abre la vista Backstage del libro, donde puede abrir y
guardar archivos, obtener información sobre el libro actual y realizar otras tareas que no tienen
que ver con el contenido del libro, como imprimirlo o enviarle una copia en el correo electrónico.
Cada pestaña de la cinta de opciones muestra los comandos agrupados por tarea.
Probablemente, pasará la mayor parte del tiempo con la pestaña Inicio, al introducir y aplicar
formato a los datos. Use la pestaña Insertar para agregar tablas, gráficos, imágenes u otros
gráficos a la hoja de cálculo. Use la pestaña diseño de página para ajustar los márgenes y el
diseño, especialmente para la impresión. Use la pestaña fórmulas para realizar cálculos en los
datos de la hoja de cálculo.
El panel que se encuentra en el lateral de la ventana de Excel Starter incluye vínculos a la
ayuda y los accesos directos a plantillas e imágenes prediseñadas, que le permitirán comenzar a
crear libros para tareas específicas, como administrar una lista de pertenencia o realizar un
seguimiento de los gastos. El panel también muestra publicidad y un vínculo para comprar una
edición completa de Office.
3.2 Crear un nuevo libro
Al crear un libro en Microsoft Excel Starter 2010, puede empezar desde cero o puede empezar
a partir de una plantilla, donde parte del trabajo ya está hecho.
Haga clic en Archivo y después en Nuevo.

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Si desea empezar con el equivalente de una cuadrícula en blanco, haga clic en libro en blanco.
Si quiere empezar con una cabeza en un tipo de libro en particular, elija una de las plantillas
disponibles en Office.com. Elija entre presupuestos, planificadores de eventos, listas de
suscripciones, etc.
Excel Starter abre el libro en blanco o la plantilla, listos para que agregue los datos.
3.3 Guardar un libro
Cuando interrumpa su trabajo o salga, debe guardar la hoja de cálculo o perderá su trabajo. Al
guardar la hoja de cálculo, Excel Starter crea un archivo denominado libro, que se almacena en el
equipo.
Haga clic en el botón Guardar en la barra de herramientas de acceso rápido.
(Método abreviado de teclado: Presione Ctrl + S).

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Si este libro ya se ha guardado como archivo, los cambios realizados se guardan
inmediatamente en el libro y puede seguir trabajando.
Si se trata de un libro nuevo que aún no ha guardado, escriba un nombre para el mismo.
Haga clic en Guardar.
3.4 Introducir datos
Para trabajar con datos en una hoja de cálculo, primero debe introducir esos datos en las celdas
de la hoja de cálculo.
Haga clic en una celda y, a continuación, escriba los datos en esa celda.
Presione entrar o TAB para ir a la siguiente celda.
Sugerencia Para introducir datos en una nueva línea en una celda, escriba un salto de línea
presionando ALT + entrar.
Para introducir una serie de datos, como días, meses o números progresivos, escriba el valor
inicial en una celda y, a continuación, en la celda siguiente, escriba un valor para establecer un
patrón.
Por ejemplo, si desea usar la serie 1, 2, 3, 4, 5..., escriba 1 y 2 en las primeras dos celdas.
Seleccione las celdas que contienen los valores iniciales y, a continuación, arrastre el
controlador de relleno en el rango que desea rellenar.

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Sugerencia Para rellenar en orden ascendente, arrastre hacia abajo o hacia la derecha. Para
rellenar en orden descendente, arrastre hacia arriba o hacia la izquierda.
3.5 Darle un aspecto adecuado
Puede dar formato al texto y a las celdas para que la hoja de cálculo tenga el aspecto que
desea.
Para ajustar el texto en una celda, seleccione las celdas a las que desea aplicar formato y, a
continuación, en la pestaña Inicio, en el grupo alineación, haga clic en ajustar texto.
Para ajustar el ancho de columna y el alto de fila para ajustar automáticamente el contenido de
una celda, seleccione las columnas o filas que desee cambiar y, a continuación, en la
pestaña Inicio, en el grupo celdas, haga clic en formato.
En tamaño de celda, haga clic en Autoajustar ancho de columna o en Autoajustar alto de fila.
Sugerencia para Autoajustar rápidamente todas las columnas o filas de la hoja de cálculo, haga
clic en el botón seleccionar todo y, después, haga doble clic en cualquier límite entre dos
encabezados de columna o de fila.

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Para cambiar la fuente, seleccione las celdas que contienen los datos a los que desea dar
formato y, a continuación, en la pestaña Inicio, en el grupo fuente, haga clic en el formato que
desee.
Para aplicar formato de número, haga clic en la celda que contiene los números a los que desea
dar formato y, a continuación, en la pestaña Inicio, en el grupo número, seleccione Generaly, a
continuación, haga clic en el formato que desee.
3.6 Copiar, mover o eliminar datos
Puede usar los comandos cortar, copiar y pegar para mover o copiar filas, columnas y celdas.
Para copiar, presione CTRL + C para usar el comando copiar. Para desplazarse, presione CTRL +
X para usar el comando cortar.
Seleccione las filas, columnas o celdas que desea copiar, mover o eliminar.
Para seleccionar una fila o columna, haga clic en el encabezado de la fila o de la columna.

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Encabezado de la fila
Encabezado de la columna
Para seleccionar una celda, haga clic en la celda. Para seleccionar un rango de celdas, haga
clic en haga clic y arrastre, o haga clic y use las teclas de dirección mientras mantiene presionada
la tecla Mayús.
Presione CTRL + C para copiar o CTRL + X para cortar.
Si desea eliminar una fila o columna, presione la tecla SUPRIMIr mientras la fila o columnas
está seleccionada borra el contenido, dejando una fila o celda vacía. Para eliminar una fila o
columna, haga clic con el botón secundario en el encabezado de la fila o columna y, a
continuación, haga clic en Eliminar fila o Eliminar columna.
Nota Excel muestra un borde móvil animado en torno a las celdas que se han cortado o
copiado. Para cancelar un borde móvil, presione ESC.

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Coloque el cursor donde desee copiar o mover las celdas.
Para copiar o mover una fila o columna, haga clic en el encabezado de la fila o columna que
sigue a la ubicación donde desea insertar la fila o la columna que ha copiado o cortado.
Para copiar o mover una celda, haga clic en la celda en la que desea pegar la celda que ha
copiado o cortado.
Para copiar o mover un rango de celdas, haga clic en la celda superior izquierda del área de
pegado.
Pegue los datos en la nueva ubicación.
Para filas o columnas, haga clic con el botón secundario en el encabezado de la fila o columna
en la nueva ubicación y, a continuación, haga clic en el comando Insertar.
Para una celda o un rango de celdas, presione CTRL + V. Las celdas copiadas o cortadas
reemplazan a las celdas en la nueva ubicación.
3.7 Cambiar el orden
Cuando ordena información en una hoja de cálculo, puede ver los datos de la forma que desee
y encontrar valores rápidamente.
Seleccionar los datos que desea ordenar
Use los comandos del ratón o el teclado para seleccionar un rango de datos, como a1: L5
(varias filas y columnas) o C1: C80 (una sola columna). El rango puede incluir títulos creados
para identificar las filas o las columnas.

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Para ordenar con solo dos clics del mouse, haga clic en ordenar & filtro y, a continuación,
haga clic en cualquiera de los botones ordenar.
Seleccione una sola celda de la columna en la que desea ordenar.
Haga clic en el botón superior para clasificar en orden ascendente (de a a Z o del número
menor al mayor).
Haga clic en el botón inferior para clasificar en orden descendente (de Z a a o del número
mayor al menor).

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3.8 Filtrar información adicional
Si filtra la información en una hoja de cálculo, puede encontrar valores rápidamente. Puede
filtrar por una o más columnas de datos. Usted controla no solo lo que desea ver, sino también lo
que desea excluir.
Seleccione los datos que quiera filtrar.
En la pestaña Inicio, en el grupo Editar, haga clic en ordenar & filtro y, a continuación, haga
clic en filtrar.

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Haga clic en la flecha del encabezado de columna para mostrar una lista en la que pueda
realizar elecciones de filtro.
Nota según el tipo de datos de la columna, Excel Starter muestra filtros de número o filtros
de texto en la lista. Para obtener más ayuda con el filtrado.
3.9 Calcular datos con fórmulas
Las fórmulas son ecuaciones que pueden realizar cálculos, devolver información, manipular el
contenido de otras celdas, probar condiciones, y más. Una formula comienza siempre con un
signo igual (=).
Formula Descripción
=5+2*3 Suma 5 al producto de 2 veces 3.
=RAIZ(A1) Usa la función RAIZ para devolver la raíz cuadrada
del valor contenido en A1.
=HOY () Devuelve la fecha actual.
= SI
(A1>0)
Comprueba si la celda A1 contiene un valor mayor
que 0.
Seleccione una celda y empiece a escribir
En una celda, escriba un signo igual (=) para iniciar la fórmula.
Rellenar el resto de la fórmula
Escriba una combinación de números y operadores; por ejemplo, 3 + 7.

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Use el mouse para seleccionar otras celdas (insertar un operador entre ellas). Por ejemplo,
seleccione B1 y, a continuación, escriba un signo más (+), seleccione C1 y escriba +y, después,
D1.
Escriba una letra para elegir de una lista de funciones de hoja de cálculo. Por ejemplo, si
escribe "a", se mostrarán todas las funciones disponibles que comienzan con la letra "a".
Completar la fórmula
Para completar una fórmula que use una combinación de números, referencias de celda y
operadores, presione Entrar.
Para completar una fórmula que usa una función, rellene la información necesaria para la
función y, a continuación, presione Entrar. Por ejemplo, la función ABS necesita un valor
numérico (puede ser un número que escriba o una celda que seleccione que contenga un número).

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3.10 Representar gráficamente sus datos
Un gráfico es una representación visual de los datos. Mediante elementos como columnas (en
un gráfico de columnas) o líneas (en un gráfico de líneas), un gráfico muestra series de datos
numéricos en un formato gráfico.
El formato gráfico de un gráfico facilita la comprensión de grandes cantidades de datos y la
relación entre diferentes series de datos. Un gráfico también puede mostrar la imagen grande para
que pueda analizar los datos y buscar tendencias importantes.
Seleccione los datos que desee incluir en el gráfico.

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Sugerencia Los datos deben estar organizados en filas o columnas, con etiquetas de fila a la
izquierda y las etiquetas de columna encima de los datos: Excel determina automáticamente la
mejor forma de trazar los datos en el gráfico.
En la pestaña Insertar, en el grupo gráficos, haga clic en el tipo de gráfico que desea usar y, a
continuación, haga clic en un subtipo de gráfico.
Sugerencia Para ver todos los tipos de gráficos disponibles, haga clic en para iniciar el
cuadro de diálogo Insertar gráfico y, a continuación, haga clic en las flechas para desplazarse por
los tipos de gráficos.
Si sitúa el puntero del mouse sobre cualquier tipo de gráfico, aparece información en pantalla
con el nombre.

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Para obtener más información sobre cualquiera de los tipos de gráficos, vea.
3.11 Imprimir
Antes de imprimir una hoja de cálculo, se recomienda obtener una vista previa de esta para
asegurarse de que tenga la apariencia que desea. Al obtener una vista previa de una hoja de
cálculo en Excel, se abre en el Vista de Microsoft Office Backstage. En esta vista, puede cambiar
la configuración de la página y el diseño antes de imprimir.
Para imprimir una parte de una hoja de cálculo, haga clic en la hoja de cálculo y, a
continuación, seleccione el rango de datos que desea imprimir. Para imprimir toda la hoja de
cálculo, haga clic en la hoja de cálculo para activarla.
Haga clic en Archivo y luego en Imprimir.
Método abreviado de teclado también puede presionar CTRL + P.
Nota La ventana de vista previa muestra el blanco y el negro, independientemente de si el
documento incluye color, a menos que use una impresora que pueda imprimir en color.
Haga click en Imprimir.
Compartir, con el correo electrónico o la web

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En ocasiones, deseará compartir el libro con otros usuarios. Si comparte el libro con alguien
que también tiene Excel, puede enviar el libro como datos adjuntos a un mensaje de correo
electrónico. El destinatario puede abrir el libro en Excel para trabajar con él.
Nota usar los comandos para enviar datos adjuntos de correo electrónico requiere tener un
programa de correo electrónico, como Windows Mail, instalado en el equipo.
Si su objetivo es que el destinatario vea el libro, en lugar de modificarlo, puede enviar una
instantánea del libro, como archivo PDF o XPS.
Haga clic en la pestaña Archivo y luego en Guardar y enviar.
Haga clic en enviar mediante correo electrónico
Siga uno de estos procedimientos:
Para enviar el libro como un archivo de Excel, haga clic en enviar como datos adjuntos.
Para enviar el libro como una instantánea, haga clic en Enviar como PDF o Enviar como XPS.
El programa de correo electrónico inicia un mensaje de correo electrónico, con el tipo
especificado de archivo adjunto. Escriba su correo electrónico y envíelo.
Una alternativa a enviar el libro es almacenarlo en Windows Live OneDrive. De esta forma,
tendrá una única copia del libro accesible para otros usuarios. Puede enviar un vínculo al libro, en
el que puede verlo, e incluso modificarlo en el explorador Web (si le da permiso).

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Haga clic en la pestaña Archivo y luego en Guardar y enviar.
Haga clic en Guardar en la web.
Haga clic en Iniciar sesión, escriba su Windows Live ID y contraseña, y haga clic en Aceptar.
Si usa Hotmail, Messenger o Xbox Live, ya tiene un Windows Live ID. Si no tiene una, haga
clic en registrarse para obtener una cuenta nueva y crear una nueva cuenta de Windows Live ID.
Seleccione una carpeta en OneDrive y haga clic en Guardar como. Escriba un nombre para el
archivo y haga clic en Guardar.
El documento se ha guardado en OneDrive. En OneDrive, puede conceder permiso a personas
para ver y editar el contenido de las carpetas. Cuando desee compartir un libro, puede enviarle un
vínculo por correo electrónico.

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La hoja de cálculo Excel de Microsoft es una aplicación integrada en el entorno
Windows cuya finalidad es la realización de cálculos sobre datos introducidos en la
misma, así como la representación de estos valores de forma gráfica. A estas
capacidades se suma la posibilidad de utilizarla como base de datos.
Excel trabaja con hojas de cálculo que están integradas en libros de trabajo. Un libro
de trabajo es un conjunto de hojas de cálculo y otros elementos como gráficos, hojas
de macros, etc. Su estructura está organizada en filas y columnas, cuando se juntan
estas dos, se forma una celda.
Cada una de las hojas de cálculo Excel es una cuadrícula rectangular que tiene
16.384 filas y 256 columnas. Las filas están numeradas desde el uno y las columnas
están rotuladas de izquierda a derecha de la A la Z, y con combinaciones de letras
a continuación. La ventana muestra sólo una parte de la hoja de cálculo. La unidad
básica de la hoja de cálculo es una celda. Las celdas se identifican con su
encabezamiento de columna y su número de fila.
La hoja de cálculo se completa introduciendo texto, números y fórmulas en las
celdas. Con estos programas puedes realizar cálculos aritméticos, estadísticos y
organización de bases de datos. Se utiliza mucho Excel y es fácil de aprender.

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➢ https://play.google.com/store/apps/details?id=com.microsoft.office.excel&hl=es_B
O
➢ https://www.microsoft.com/es-es/microsoft-365/excel
➢ https://es.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Excel
➢ https://apps.apple.com/es/app/microsoft-excel/id586683407
➢ https://exceltotal.com/que-es-excel/
➢ https://support.microsoft.com/es-es/office/informaci%C3%B3n-general-sobre-
f%C3%B3rmulas-en-excel-ecfdc708-9162-49e8-b993-c311f47ca173
➢ https://es.justexw.com/funciones-de-excel/informacion
➢ https://www.uv.mx/personal/llopez/files/2013/03/Manual-Microsoft-Office-Excel-
2010.pdf
➢ http://www.fca.uach.mx/apcam/2016/02/02/PONENCIA_107_UAN_Tepic.pdf

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Registro de compras en una misma fila todos los datos (solo los que se
necesitan), sin especificar números de compras ni irse a otra hoja.

Página 36
En ventas valida, las identificaciones de estas maneras podemos saber si
están bien digitadas o están incorrectas, además cuenta con una opción
para enviar todas las identificaciones incorrectas a consumidor final.
En la misma hoja se ingresan los reembolsos y hasta 4 retenciones en una
misma compra.

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Podemos ver que Excel nos facilita utilizando las respectivas formulas
Todos los Valores de IVA, retenciones, códigos, fechas, se calculan
automáticamente con fórmulas.
Se cuenta con una opción que graba los datos de un proveedor.

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