MANUAL DE FUNCIONAMIENTO DE UNA tabla dinámica PARA EL REGISTRO DE CALIFICACIONES EN LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS. Con las tablas dinámicas nos será más práctico procesar datos e información en nuestras hojas de cálculo de Excel. Las tablas dinámicas sirven para filtrar y destacar datos de una hoja de cálculo de manera versátil. Para entendernos, las tablas dinámicas nos dan una mejor perspectiva y resumen final de una tabla repleta de datos que parecen alineados infinitamente, pero que al final nos sirven para mostrar un resumen o resultados finales que queremos lograr. El propósito de la tabla dinámica es ordenar mejor los datos que hemos añadido a una hoja de cálculo, además de poder filtrar grandes cantidades de información ocultando temporalmente aquello que no necesitamos ver en ese momento. De ahí que, para crear una tabla dinámica, partimos de datos previos a partir de los que se crearán campos de tabla dinámica que se pueden activar o desactivar. Para empezar nuestro recorrido por este didáctico aprendizaje elegimos en nuestro ordenador la aplicación de Excel para empezar nuestra tarea. Podemos empezar desde cero creando una hoja nueva o abrir un documento ya creado que puede contener datos, edición de textos, columna y filas, pero que necesite ciertos cambios para adecuarlo a nuestras necesidades. Recordamos que cada centro educativo tiene sus especificaciones en cuanto a cuadros de calificaciones. Pero por regla general van a contener casillas donde se recogen calificaciones de periodos cortos, exámenes, lecciones, tareas, trabajos individuales y otras actividades que el docente considera necesario evaluar para poder dar una nota con lo cual conseguir la promoción de sus estudiantes.

1. MANUAL DE FUNCIONAMIENTO DE UNA tabla dinámica PARA EL
REGISTRO DE CALIFICACIONES EN LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS.
Con las tablas dinámicas nos será más práctico procesar datos e
información en nuestras hojas de cálculo de Excel. Las tablas
dinámicas sirven para filtrar y destacar datos de una hoja de cálculo
de manera versátil.
Para entendernos, las tablas dinámicas nos dan una mejor
perspectiva y resumen final de una tabla repleta de datos que
parecen alineados infinitamente, pero que al final nos sirven para
mostrar un resumen o resultados finales que queremos lograr.

2. El propósito de la tabla dinámica es ordenar mejor los
datos que hemos añadido a una hoja de cálculo,
además de poder filtrar grandes cantidades de
información ocultando temporalmente aquello que no
necesitamos ver en ese momento.
De ahí que, para crear una tabla dinámica, partimos de
datos previos a partir de los que se crearán campos de
tabla dinámica que se pueden activar o desactivar.

3. Para empezar nuestro recorrido por este didáctico aprendizaje
elegimos en nuestro ordenador la aplicación de Excel para
empezar nuestra tarea. Podemos empezar desde cero creando
una hoja nueva o abrir un documento ya creado que puede
contener datos, edición de textos, columna y filas, pero que
necesite ciertos cambios para adecuarlo a nuestras necesidades.
Recordamos que cada centro educativo tiene sus
especificaciones en cuanto a cuadros de calificaciones. Pero por
regla general van a contener casillas donde se recogen
calificaciones de periodos cortos, exámenes, lecciones, tareas,
trabajos individuales y otras actividades que el docente considera
necesario evaluar para poder dar una nota con lo cual conseguir
la promoción de sus estudiantes.

4. PASOS.

5. PASO 1.
Para la ejecución de la tarea presente
comenzamos eligiendo un archivo
previamente ya elaborado, pero que necesita
adecuarse a las reglas definidas por la
instituciones.
Elegimos el archivo de excel el cual
podeMos verlo como vista previa al lado
derecho

7. PASO 2.
Si revisamos el documento observamos que
tiene cuatro hojas de calculo donde constan los
nombres de Nómina, insumos, parciales y
resumen asociadas dentro del mismo
documento. Las mismas que no van a servir
para irlas vinculando unas con otras de tal forma
que las primeras nos sirvan de base de datos
para los resúmenes de las últimas hojas.

9. PASO 3.
Empezamos abriendo la primera hoja de datos que dice
Nómina, donde vamos a ingresar todos los estudiantes
que están a nuestro cargo, dirección o tutoría y algunos
datos adicionales en el encabezado como curso, centro
educativo, materia, nombre del docente responsable,
etc.

11. PASO 4.
Abrimos la segunda hoja de datos que dice insumos, o la
creamos en base de nuestras necesidades utilizando las
herramientas de la cinta de opciones de INICIO, DISEÑO
DE PAGINA y FÓRMULAS. Básicamente en esta hoja
vamos a ir ingresando a lo largo del periodo académico
todas aquellas calificaciones que los estudiantes van
entregando o teniendo de acuerdo a su desarrollo
pedagógico y alcance de objetivos y destrezas
educativas.

13. Esta hoja es la más importante, ya que ésta, es la
base de datos de donde vamos a tomar los
enlaces para elaborar las siguientes hojas de
resumen de periodos académico.
Aquí ya se comienzan a usar ciertas fórmulas
para que se vayan estableciendo promedios de
las varias notas que los estudiantes van
alcanzando.

15. PASO 5.
Abrimos la tercera hoja de datos que dice parciales o la
creamos en base de la cantidad de notas recogidas y de
los periodos académicos que se manejen en la
institución o en base de las directrices de los Ministerios
de Educación. Aquí es indispensable trabajar con las
herramientas de la cinta de opciones de INICIO,
DISEÑO DE PAGINA y FÓRMULAS.
Entonces vamos definiendo y nombrando las columnas
con datos como:

19. Además tenemos que ingresar al final del periodo
académico las notas obtenidas por los estudiantes
que no lograron superar los mínimos requeridos
para su promoción regular y necesitan refuerzo y
la toma de segundas y terceras evaluaciones para
que puedan alcanzar su promoción o no
promoción.

21. Esta hoja, básicamente es una hoja de resumen de
promedios alcanzados y que constan en la segunda
hoja, en nuestro caso la hoja de insumos.
Entonces al ser una hoja de resumen es necesario que
los datos se vayan tomando de la hoja de insumos
pero aplicando fórmulas de vinculación de celdas.
Ejemplo:

22. Gráfico 1: Promedio de los insumos o clases de tarea.

23. Gráfico 2: Promedio de todos los insumos y recuperación de insumos en el primer parcial.

24. Gráfico 3: Promedio de los tres parciales.

25. Gráfico 4: Equivalencia del promedio de los tres parciales (80%)

26. Gráfico 5: Equivalencia del la nota del examen del Quimestre (20%).

27. Gráfico 6: Promedio total del Primer Quimestre.

28. Gráfico 7: Promedio total del Segundo Quimestre.

29. Gráfico 8: Promedio total de los dos Quimestres.

30. Gráfico 9: Promedio total de los quimestres luego del examen de mejora de nota.

31. Gráfico 11: Observaciones de aprobación o de perdida de año luego del examen de mejora de nota.

32. Gráfico 12: Promedio total anual luego del examen supletorio. Consta la forma de realizar la fórmula

33. Gráfico 13: Observaciones de aprobación o de perdida de año
luego del examen supletorio.

34. Las fórmulas usadas son básicas y las podemos ir
aprendiendo a usar con la herramienta fórmula de la
cinta de opciones INSERTAR o a su vez si ya tenemos
cierta destreza únicamente en la barra de texto
digitamos el signo = que el programa lo lee como inicio
de fórmula y a continuación vamos agregando las
casillas y los cálculos matemáticos que queremos que
se realicen.

35. PASO 6.
Hoja de resumen.
La cuarta hoja es básicamente una hoja resumen o de
promedios finales de los estudiantes, alcanzados
durante todo el periodo académico. Aquí podemos ver
solamente en celdas vinculadas los promedios de los
periodos académicos y el promedio de los quimestres,
la nota de los exámenes de mejora de nota, de
supletorios, remedial y el promedio final de promoción o
no promoción del estudiante.

36. Lo importante es que se pueden observar las
notas en las celdas vinculadas con la hoja
anterior del resumen de parciales. Ejemplo:

37. Gráfico 14: Hoja y su formato para consolidar los promedios de todo el año por parciales y quimestres.

38. Gráfico 15: Nombre de cada uno de las columnas.

39. La forma más sencilla de vincular las celdas para que
asomen los datos resumen de notas es escribir el
símbolo = que el programa lo lee como inicio de
fórmula y a continuación damos click en la hoja de
parciales, señalamos la casilla que queremos vincular
y damos enter. Realizamos el ejercicio con todas las
casillas para que nuestra hoja de resumen se pueda ir
completando. Ejemplo

40. Gráfico 16: Fórmula para vincular con las celdas de la hoja de parciales.

41. Gráfico 17: Fórmula para vincular con las celdas del Segundo Parcial.

42. Gráfico 18: Fórmula para vincular con las celdas del promedio del Primer Quimestre.

43. Gráfico 19: Fórmula para vincular con la celda del promedio del Primer Quimestre con su equivalencia del 80%.

44. Gráfico 20: Fórmula para vincular con la celda del promedio del Primer Quimestre.

45. Gráfico 21: Fórmula para vincular con la celda del promedio de los dos
quimestres luego del examen de mejora de nota.

46. Gráfico 22: Fórmula para vincular con la celda del promedio anual luego del examen supletorio.

47. Gráfico 23: Observaciones de aprobación o de pérdida de año luego del examen supletorio.

48. Gráfico 24: Observaciones de aprobación o de perdida de año luego del examen remedial.

49. Gráfico 25: Observaciones de aprobación o de perdida de año luego del examen remedial.

50. Gráfico 26: Observaciones de aprobación o de perdida de año final.

51. Aunque las tablas dinámicas ayudan mucho a comprender y analizar
datos, no puede faltar la opción de crear gráficos para mostrar
visualmente esos datos.
En el caso de las tablas dinámicas es posible crear gráficos dinámicos
desde Analizar > Gráfico dinámico. Se nos mostrarán todos
los tipos de gráficos disponibles organizados por categoría, como
columna, radial, circular, barra, etc.

53. Los gráficos dinámicos se configuran igual que las
tablas, desde el panel lateral derecho que, si está
oculto, podemos recuperar desde Mostrar > Lista de
campos.
Cambiando valores, filas y columnas alteraremos los
elementos que representa el gráfico.
De esta forma tenemos ya a nuestro alcance una
herramienta dinámica para trabajar y ahorrar tiempo
en la gestión de notas de nuestros estudiantes.
FIN.