autofiltros

1. UNIVERSIDAD TECNICA DE MACHALA
FACULTAD DE CIENCIAS QUIMICAS Y DE LA SALUD
ESCUELA DE ENFERMERIA
INFORMATICA II
GINGER MONTAÑO ORDOÑEZ
Lic. DIANA GOMEZ
3ER SEMESTRE B
20 DE AGOSTO 2014
AUTOFILTROS
Loas filtros sirven para obtener una lista mas simple a partir de otra mas compleja, esto se
hace eliminando filas que cumplen con determinadas condiciones o criterios, por ejemplo si
tenemos la siguiente tabla

2. podría interesarnos saber los alumnos que tuvieron un porcentaje de asistencia del 70 % por
lo tanto eliminaremos todas las filas de alumnos que no cumplan con ese criterio.
Para nuestro objetivo, introducimos la tabla en una Hoja de Excel 2007, seleccionamos
cualquier celda de lista y vamos a la pestaña "Datos" en el panel "Ordenar y filtrar" donde
pulsamos en el ícono señalado por la flecha (que se pone de color anaranjado)
automáticamente aparecen dos controles en las etiquetas como se muestra
si oprimimos en control que muestra la flecha, aparece un menú desplegable que nos permite
establecer los criterios que nos interesan

3. para nuestro objetivo nos interesa la sección recuadrada en rojo, que tiene los porcentajes de
asistencia con una casilla de verificación a la izquierda, para nuestro propósito, deberemos
destildar todos los porcentajes distintos al 70%
después de aceptar obtenemos la tabla que nos interesa

4. Este es un ejemplo muy simple que nos sirve para introducir el tema, solo agregaremos que
hay dos tipos de filtros:
1. Autofiltros
Son del tipo que acabamos de describir, como se vio, los criterios de filtrado se pueden
seleccionar de un menú desplegable..
2. Filtros avanzados
En estos filtros, los criterios de filtrado pueden ser mas complejos. y tambien funcionan en
forma diferente
Una de las diferencias entre ambos tipos de filtros se puede apreciar con la simple inspección
de la siguiente imagen, que es la tabla final vista en una Hoja de Excel
se puede ver que las filas no estan en forma correlativa, con lo que se infiere que las supuestas
filas filtradas en realidad estan ocultas y si, por ejemplo, quisiéramos contarlas con la
función CONTAR el resultado daría la totalidad de las filas pues se contarían las ocultas
también, en algunos problemas puede ser un inconveniente que se supera con losFiltros
Avanzados ya que con estos se filtran realmente( y no se ocultan)las filas que cumplen con lo
criterios.
FILTROS AVANZADOS
INTRODUCCION:

5. Vamos a explicar el funcionamiento de los Filtros avanzados utilizando la misma tabla que se
empleo para AUTOFILTROS .
En los filtros avanzados se utilizan criterios lógicos para filtrar las filas, en este caso, se debe
especificar el rango de celdas donde se ubican los mismos, veamos como se procede.
En la cinta de opciones debemos ir a la pestaña "Datos" y luego al panel "Ordenar y filtrar"
donde oprimimos el botón "Avanzadas" luego aparece el panel "Filtro avanzado"
Veamos que significan cada uno de las acciones que se pueden tomar:

6. 1. Filtrar la lista sin moverla a otro lugar: se filtran los datos en el mismo lugar donde se
encuentra la tabla.
2. Copiar a otro lugar: la tabla filtrada puede aparecer en un lugar especificado de la misma
Hoja o en otra Hoja de cálculo.
3. Rango de la lista : automáticamente Excel coloca el rango done esta la lista
4. Rango de criterios: es el rango elegido por el usuario para ubicar los criterios de filtrado.
5. Copiar a: esta opción queda habilitada cuando se marca la casilla del punto 2, en cuyo caso
deberemos especificar el lugar sonde queremos que aparezca la tabla filtrada, para esto
solo es necesario especificar donde estarán los rótulos.
6. Sólo registros únicos: en el caso de haber registros duplicados, mostrar solo uno de ellos.
Para dar un ejemplo simple filtraremos las mismas filas que en la introducción
deAUTOFILTROS sin moverla a otro rango (recordemos que en este caso se filtraban todas
las filas que no tuvieran un porcentaje del 70%), para hacer esto marcamos en la casilla de
verificación de Filtrar la lista sin moverla a otro lugar y luego elegimos 2 celdas, una para el
rótulo y otra para el criterio a cumplir, como se muestra en el recuadro rojo(%D%1:%D%2)
el panel queda como se muestra
al aceptar nos queda la tabla filtrada

7. en este caso las filas se han ocultado como en el caso de autofiltros, para solucionar el
problema debemos copiar la tabla filtrada a otro lugar, por ejemplo al rango $E$1:$F$1,
quedando el panel emergente como se ve
y la tabla en su nuevo lugar se ve como en la figura

8. aquí se puede ver que las filas están en forma correlativa y por lo tanto se pueden aplicar
funciones, por ejemplo si quisiéremos contar el número de alumnos con un porcentaje de
asistencia del 70%, utilizaríamos la función CONTAR y como se puede ver se obtiene el
resultado correcto que es 8

9. Vamos a dar otro ejemplo con dos condiciónes. Supongamos que queremos saber cuantos
alumnos tuvieron menos de 70% y mas de 85% de asistencias, en este caso debemos poner 2
condiciónes, por lo que necesitaremos una celda mas en el rango de criterios
y el panel Filtro avanzado se configura como sigue
al aceptar obtenemos la tabla
donde al aplicar la función CONTAR vemos que los alumnos que cumplen los criterios son 6.
FORMATO CONDICIONAL

10. El Formato Condicional es un herramienta muy útil como información gráfica adicional para
los datos numéricos que están en celdas o en rangos, con mas razón si hablamos de Excel
2007, que ha mejorado enormemente las posibilidades en este aspecto. Este tipo de formato
tiene un comportamiento similar al de la función SI ya que otorga un formato a una celda o
rango, dependiendo del cumplimiento de una condición, que es en definitiva, el cumplimiento
de una proposición lógica.
Los formatos condicionales mas novedosos son:
1. Barra de datos:
Es semejante a un gráfico de barras proporcional al numero en la celdas.
2. Escala de color:
Da un color a una celda, de acuerdo al valor de esta.
3. Conjunto de íconos:
permite según el valor de un celda compararla con otro de referencia y añadirle un ícono.
Aunque hay muchas mas opciones; entre ellas se pueden marcar celdas que cumplan con
determinadas condiciones y dar colores a los números.
Se puede también aplicar mas de un formato a una celda, o sea, si una condición cambia el
tamaño de la fuente de una celda y otra cambia el color del fondo, cuando se cumplan ambas
condiciones , también se aplicaran ambos formatos.
La tabla1 que se ve a continuación contiene simultáneamente los formatos Barra de datos,
Escala de colores y Conjunto de íconos
Para aplicar estos formatos el método es muy parecido.
En la cinta de opciones vamos a la pestaña "Inicio" y luego al panel "Estilos"
al pulsar en este aparece otro panel también llamado "Estilos"

11. donde pulsamos "Formato condicional" que cambia de color y despliega un menú de
opciones, donde están destacados en rojo los formatos mencionados al principio mas otros
dos en la parte superior
Los triangulitos negros nos indican que hay mas opciones de formato como se puede ver al
oprimir, por ejemplo en "Barra de datos"
Luego dada la siguiente tabla igual a la tabla1 pero sin formato

12. para aplicar el formato Barra de datos, a la etiqueta venta, se selecciona la columna donde
están los datos y se pulsa en el modelo señalado por la flecha roja
quedando como la columna VENTAS de la tabla1
El formato condicional tiene muchas aplicaciones interesantes las que veremos en sucesivos
tutoriales.
TABLAS DINAMICAS
INTRODUCCIÓN:
Las Tablas Dinámicas son una forma alternativa de presentar o resumir los datos de una lista,
es decir, una forma de ver los datos desde puntos de vista diferentes.
El nombre Tabla Dinámica se debe a que los encabezados de fila y columna de la lista pueden
cambiar de posición y también pueden ser filtrados.
Con las Tablas Dinámicas también podremos preparar los datos para ser utilizados en la
confección de gráficos.

13. La comprensión cabal de este tema se obtiene con la práctica y es así como se verá que es uno
de los tópicos mas potentes de Excel, principalmente en las versiones mas recientes.
Empezaremos con un ejemplo:
Una empresa de exportación de máquinas agrícolas tiene la siguiente tabla en una Hoja de
Excel 2007.donde figuran los datos de l 1º trimestre del año.
a partir de ella se quiere crear una nueva tabla en la que se informe la cantidad de
maquinarias exportadas y el detalle de cuantas se vendieron de cada una.
Para crear la tabla que nos responda a estas preguntas, nos ubicamos en cualquier celda de la
tabla, luego vamos a la pestaña "insertar" panel "Tablas"
en el que pulsamos en "Tabla dinámica", al hacer esto aparece un menú en el que tenemos las
opciones de "Gráfico dinámico" y "Tabla dinámica" , pulsaremos en este último como se
puede ver

14. a continuación aparece el panel "Crear tabla dinámica"
en este caso el rango de la tabla base (tabla de partida) queda automáticamente seleccionado,
incuyendo los rótulos, también seleccionamos "Nueva hoja de cálculo" y pulsamos en aceptar
y automáticamente se crea la Hoja4 en la que se destacan:
1. Una nueva cinta de opciones denominada "Herramienta de tabla dinámica"
2. Un panel llamado "Lista de campos de tabla dinámica" que es una novedad de Excel 2007
y que tiene un rectángulo en la parte superior, donde se ubican los campos o rótulos de la
tabla de origen, también hay cuatro rectángulos, en la parte inferior, denominados " Filtro
de informe", "Rótulos de columna", "Rótulos de fila" y "Valores" donde irán
apareciendo los rótulos de la tabla a medida que los seleccionemos en la parte suprior en
forma de botones como el que se nuestra

15. Los botones se pueden arrastrar de un rectángulo a otro aunque los rótulos que tienen
valores numéricos, siempre aparecen en rectángulo "Valores".
como se ve, hasta este momento, tiene las casillas de verificación de rótulos sin marcar , pues
bien, es justamente seleccionar las casillas "MAQUINA" y "CANTIDAD" lo debemos
hacer en el próximo paso

16. Observar que aparecen automáticamente 2 botones.
Listo ya tenemos la primera tabla con las respuestas pedidas recuadradas en rojo
si nos interesara saber solamente el dato de cuantas fertilizadora y sembradora se exportaron,
junto con su total, tenemos un comando de filtrado en la parte superior y así obtenemos la
siguiente tabla
luego de aplicar el filtro.
Este es un ejemplo didáctico para hacer una introducción, pero se le puede sacar mucho mas
el jugo a esta herramienta.

17. Podemos querer saber el detalle de las máquinas que fueron exportadas y por cual vendedor.
En este caso tendremos que seleccionar la casilla del rótulo VENDEDOR y en la nueva Hoja
aparece una tabla y el panel "Lista de campos de tabla dinámica"
se ve que en los rectángulos, mas precisamente en el llamado Rótulo de fila, aparece un nuevo
botón, el botón VENDEDOR en forma simultánea a la la selección de la casilla de
verificación VENDEDOR.
La tabla responde a lo que queremos saber, pero le podemos dar otro aspecto arras trando el
botón VENDEDOR al rectángulo "Rótulo de columna"

18. y la tabla queda como la que esta abajo , luego de haberle dado algo de formato
En esta tabla se puede ver, por ejemplo, que Peña vendió 16 fertilizadoras y un tractor.
Sería interesante saber el número de maquinarias exportadas a que país y por cual vendedor.
Para hacer lo , verificamos la casilla "País" y filtramos MAQUINA
y se genera la tabla

19. donde se puede ver que Chuan le vendió 30 máquinas a China.
Hasta ahora nuestra tabla dinámica efectúa sumas, pero puede hacer otras operaciones tales
como porcentajes, máximos, mínimo y otras mas que iremos viendo.
Podemos preguntarnos cual fue la máxima cantidad de maquinarias que vendió Peña. Para
hacer esto nos ubicamos en una celda cualquiera de la tabla de arriba y apretando el botón
derecho del mouse aparece el siguiente menú emergente
en el que pulsamos en "Configuración de campo de valor", como indica la flecha, con lo que
aparece el panel también llamado "Configuración de campo de valor"

20. en el que si vamos a la pestaña "Resumen por" están las opciones de resumen en las que
elegiremos Máx y luego de aceptar, la tabla se transforma en
que nos dice que la cantidad Máxima de maquinarias que vendió Peña es 9, como se ve en el
recuadro rojo, en forma adicional podemos ver que esta cantidad fue vendida a Brasil (
verificar con la tabla de partida o tabla base)
Este resultado se puede ver con una simple inspección de los datos, que en este caso son tres,
pero cuando estos aumentan es donde vemos la utilidad del cálculo de un máximo.
MACROS
INTRODUCCION:
Excelsa es programable, lo que puede sorprender a muchos, y si las funciones y el
anidamiento de funciones por ellas mismas le dan mucha potencia, esta nueva cualidad le
agrega mucha mas, toda la potencia que el conocimiento y la habilidad que un programador
pueda darle. Los programas que se realizan en Excel se llaman MACROS y estos van desde
simples instrucciones de una o dos líneas de código hasta cosas mucho mas complejas. Lo
interesante de todo esto es que para hacer MACROS no hace falta saber programar y aun
así se pueden generar macros muy útiles y que nos pueden ahorrar mucho tiempo y trabajo.
Este tipo de MACROS es la que se puede generar con la GRAVADORA DE MACROS.

21. Es muy común, en el trabajo diario , tener que hacer tareas repetitiivas como por ejemplo
hacer una plantilla con un cierto formato, título, encabezamientos ,etc y sería muy
conveniente poder realizarla apretando un botón, bueno, pues esto se pude realizar con la
grabadora de macros, la cual grava estas acciones y las traduce a código ( programación VBA)
Supongamos que todos los dias tengo que generar una lista con el movimiento de un comercio
de computadoras, para organizar los datos que iremos ingresando, es conveniente escribir los
encabezados de cada columna, supongamos que estos encabezados son
y quiero que esten como se ve en la figura de arriba, también quiero que estos encabezados
aparezcan automáticamente todas las mañanas(al apretar un botón por ejemplo). Como no se
nada de programación VBA voy a utilizar la grabadora de macros. Hay tres formas de poner
en funcionamiento la grabadora de macros:
1. Vamos a la pestaña Vista y en la sección Macros desplegamos el submenú Macros y dentro
de este submenú seleccionamos la opción Grabar macro
2. Pulsando el botón que se encuentra en la parte inferior izquierda de la pantalla de Excel(
barra de estado)
de cualquiera de estas dos formas aparece el cuadro de dialogo Grabar Macro

22. donde podemos dar un nombre a la macro, sin dejar espacios en blanco.
En Método abreviado: elegimos una combinación de la tecla CTRL + "una tecla del teclado",
para ejecutar la macro, cuidando de no poner una combinación utilizada por Excel en alguno
de sus atajos.
En Guardar macro en: podemos elegir guardar la macro en el libro activo, en el libro de
macros personal o en otro libro.
En Descripción: podemos describir que hace de la macro o cualquier otro comentario.
Finalmente pulsamos en aceptar y el botón que estaba en la barra de estado se transforma en
el que está marcado por la flecha en la figura, comenzando la grabación.
(Con este botón también se puede detener la grabación.)
En estas circunstancias, empezando por una celda cualquiera vamos luego a la celda A1,
escribimos los encabezados con mayúsculas los centramos, hacemos los recuadros
correspondientes y detenemos la grabación ( no olvidarse), esto va a generar un código VBA
en forma automática

24. No tenemos porque entender este código, solo dire que se puede hacer lo mismo con un código
mas reducido o dicho de otra manera, la grabadora de macros genera un código redundante,
que se puede reducir aprendiendo Programación VBA
Para que la macro haga su tarea, se puede:
1. utilizar el método abreviado, que en nuestro caso es CTRL+ r .
2. Ir a las pestaña Programador, sección Código y luego pulsar en Macros
luego aparece el cuadro de diálogo Macro, donde aparece la macro creada, para luego apretar
el botón ejecutar
También con este cuadro de diálogo podemos eliminar macros.
3. La tercera manera de que una macro grabada se manifieste, es creando un botón.
Para crear un botón vamos a la pestaña Programador, sección controles y luego pulsamos en
el icono Insertar

25. En los Controles de formulario pulsando donde señala la flecha aparece un puntero en forma
de cruz que nos permite colocar el botón en un lugar cualquiera y automáticamente aparece
la ventana Asignar macrodonde se puede seleccionar la macro a la que le queremos asignar el
botón
aceptamos y le damos un nombre; en nuestro caso podría ser Encabezados.
Veremos que cuando el mause pasa por el botón, este se transforma en una mano, luego
hacemos clic y se dispara la macro con el resultado esperado

26. Base de datos en Excel
Una base datos es un conjunto de datos que ha sido organizado bajo un mismo contexto y cuya
información está almacenada y lista para ser utilizada en cualquier momento. Las bases de datos
pueden almacenar información sobre personas, productos, ventas o cualquier otra cosa.
Una base de datos organiza la información relacionada en tablas las cuales están compuestas por
columnas y filas. Una tabla tendrá un número específico de columnas, pero tendrá cualquier número
de filas.
Si observas con detenimiento la imagen anterior, notarás que una tabla se asemeja mucho a una hoja
de Excel la cual también está dividida en columnas y filas. Por esa razón Excel ha sido utilizado por
mucho tiempo, y por muchas personas, como un repositorio de datos.
Diseño de bases de datos en Excel
Si diseñas y organizas adecuadamente la información dentro de tu libro de Excel podrás consultar
tus datos de una manera fácil y eficiente, así que en esta ocasión hablaremos sobre las mejores
prácticas para crear una base de datos en Excel que te permitirán organizar y estructurar
adecuadamente la información.
Como ejemplo analizaremos el caso de una pequeña librería que desea crear un catálogo de sus
libros en Excel así como tener una lista de sus clientes y las órdenes de compra. Antes de crear la
base de datos en Excel comenzaremos por crear el diseño siguiendo los pasos descritos en el
artículo Diseño de bases de datos.

27. Paso 1: Identificar las tablas de la base de datos
Nuestro primer paso en el diseño de una base de datos en Excel será identificar las tablas que
ocuparemos para organizar la información. Para nuestro ejemplo de la librería podemos mencionar
las siguientes tablas:
Para identificar adecuadamente las tablas de una base de datos debes poner atención en las
agrupaciones naturales de la información, es decir, en los sujetos que interactúan en la problemática
analizada. En este caso los sujetos principales son los libros, los clientes y las órdenes.
Paso 2: Determinar los campos de las tablas
Una vez que hemos identificado las tablas debemos indicar el nombre de cada una de sus columnas
(campos). El nombre del campo deberá ser descriptivo y nos ayudará a identificar cada una de las
propiedades de un elemento de la tabla.
Por ejemplo, para cada libro en venta en la librería guardaremos su código ISBN, el título, el autor y
el precio por lo que dicha tabla quedará definida de la siguiente manera:

28. Los campos de cada tabla dependerán de la información que está a tu disposición para ser ingresada
en la base de datos. Por ejemplo, algunas empresas o negocios tendrán interés en capturar más
información sobre sus clientes lo cual hará que su tabla de Clientes tenga más campos que los
mostrados en el ejemplo anterior.
Paso 3: Identificar la llave primaria de cada tabla
Una llave primaria nos permitirá identificar de manera única cada uno de los registros de las tablas.
En el caso de la tabla Libros, el ISBN será la llave primaria ya que es un código único internacional
para cada libro publicado por lo que dicho número jamás se repetirá.
En el caso de las tablas para Órdenes y Clientes crearemos un número consecutivo que identificará
de manera única cada una de las filas.

29. Paso 4: Identificar las relaciones entre tablas
Este paso es de utilidad para asegurarnos que podremos vincular la información de las tablas a
través de la relación que existe entre dos de sus campos. Por ejemplo, si para una determinada orden
de compra quiero saber el título del libro que ha sido vendido, bastará con relacionar la columna
ISBN de la tabla Órdenes con la columna ISBN de la tabla Libros para conocer el título.
De manera similar, si deseo conocer el cliente para una determinada orden de compra, solo deberé
seguir la relación indicada por el campo IDCliente en ambas tablas.
Paso 5: Identificar datos repetidos en tablas
Aun cuando pensemos que hemos terminado con el diseño de nuestra base de datos, es importante
hacer un breve ejercicio con algunos datos reales para identificar la posible existencia de datos
repetidos y tomar las decisiones adecuadas para evitarlos.
Por ejemplo, considera el caso de la tabla Libros donde podríamos tener uno o más títulos escritos
por el mismo autor. En ese caso, estaríamos repitiendo el nombre y apellido del autor en varios
registros de la tabla.

30. Para evitar la repetición de datos lo recomendable es crear una nueva tabla que almacene la
información de los autores y hacer referencia a dicha tabla a través de su campo llave tal como se
muestra en la siguiente imagen:
De esta manera evitaremos la repetición en el nombre de los autores y también se evitará la captura
de un sin número de variantes del mismo. Para seguir con nuestro análisis, haremos una captura de
datos de prueba de una orden, por ejemplo:

31. Estos son los datos de la orden de compra número 1 donde el cliente ha comprado 3 libros, siendo
dos de esas copias del mismo título. El problema con estos datos es que se repite el número de
orden y eso no sería posible ya que esa es nuestra llave primaria en la tabla y no puede repetirse.
Además para cada registro se repite la Fecha, así como las columnas IDCliente y TipoPago. Para
resolver este problema debemos crear una tabla adicional que almacenará los libros de cada orden
de compra de la siguiente manera:
Es así como el haber identificado datos repetidos en las tablas nos ha hecho tomar la decisión de
agregar tablas adicionales a nuestro diseño para minimizar el espacio utilizado por nuestra base de
datos que será de gran importancia al momento de que los datos crezcan. De esta manera nuestro
diseño final queda de la siguiente manera:

32. Crear la base de datos en Excel
Una vez que tenemos el diseño de la base de datos podemos crearla fácilmente en Excel siguiendo
dos recomendaciones:
 Cada tabla del diseño será una tabla de Excel.
 Colocar cada tabla en su propia hoja de Excel.

33. El motivo para utilizar tablas de Excel es que existen múltiples beneficios de utilizar tablas entre los
cuales están los filtros y el reconocimiento automático de nuevas filas y columnas. Por otro lado, la
razón por la cual colocar cada tabla en su propia hoja de Excel es para facilitar el crecimiento de los
datos ya que si colocas varias tablas en una misma hoja probablemente tendrás que moverlas o
redefinirlas cada vez que alguna de ellas aumente de tamaño y se sobrepongan entre sí.
Consultar la base de datos en Excel
Una vez que se ha creado la base de datos en Excel y comiencen a crecer los datos, seguramente te
encontrarás con la necesidad de relacionar la información de diferentes tablas para obtener datos
complementarios. Por ejemplo, considera las siguientes dos tablas:
La Hoja.Ordenes contiene una tabla llamada Ordenes y la Hoja.Clientes contiene la tabla Clientes.
Si al consultar la tabla Ordenes deseo conocer el Email del cliente que ha efectuado dicha compra,
puedo utilizar funciones de Excel para obtener dicha información. Ya que estoy utilizando tablas de
Excel, puedo hacer uso de las referencias estructuradas, por ejemplo:
=BUSCARV(Ordenes[IDCliente], Clientes, 5,FALSO)
Esta fórmula buscará el valor de la columna IDCliente, que pertenece a la tabla Ordenes, dentro de
la tabla Clientes y devolverá la columna 5 de esta última tabla. Observa el resultado de la fórmula:

34. El resultado de la fórmula es correcto ya que la orden número 1 fue hecha por el cliente con un
IDCliente igual a 5 y que corresponde a Luis cuyo Email es el mostrado en la celda F2. De esta
manera puedes relacionar la información de las diferentes tablas en tu base de datos en Excel, ya
sea utilizando la función BUSCARV o la combinación de funciones INDICE/COINCIDIR ya que
ambas nos permite crear fórmulas para buscar datos.
Si quieres practicar un poco más con este tipo de fórmulas, descarga el libro de trabajo que contiene
el ejemplo que acabamos de realizar. Antes de finalizar este artículo, es necesario hacer algunas
aclaraciones importantes sobre las bases de datos en Excel, pero para eso necesito explicar un poco
sobre los sistemas de gestión de bases de datos.
Sistemas de gestión de bases de datos (DBMS)
Varias décadas atrás, cuando las computadoras comenzaron a hacerse más rápidas y eficientes en el
manejo de información, se hizo necesaria la creación de un sistema que se encargase de las
operaciones con los datos. Desde la década de los años sesenta se crearon los primeros sistemas de
gestión de bases de datos (DBMS por sus siglas en inglés), cuya finalidad era facilitar el
almacenamiento, modificación y extracción de los datos.
El objetivo principal de un DBMS es coordinar y proteger el acceso a la información y dicho
objetivo se logra porque los usuarios o aplicaciones solo pueden obtener datos utilizando alguna
interfaz o lenguaje de alto nivel como SQL y el sistema de gestión de bases de datos se encargará de
devolver la información solicitada ya que el usuario, o aplicación, jamás tiene contacto directo con
los datos.
Es muy común que en el campo de la informática se hable de que una base de datos debe tener un
DBMS para ser considerada como una verdadera base de datos. Un ejemplo de un DBMS es el
producto de Microsoft conocido como SQL Server que es un motor de base de datos diseñado para
el ambiente empresarial.

35. Excel no es un DBMS
Aunque exista una gran cantidad de personas que utilizamos Excel para almacenar información, eso
no lo convierte en unsistema de gestión de bases de datos. Excel no tiene un servicio que controle la
inserción o eliminación de los datos sino que el mismo usuario puede hacerlo directamente en la
aplicación.
Algunas desventajas que tenemos al utilizar Excel para almacenar nuestros datos son las siguientes:
 Solo un usuario puede acceder a la información al mismo tiempo.
 Excel comenzará a ponerse lento cuando la base de datos crezca en gran manera.
 No es posible establecer un nivel de seguridad avanzado como para proteger ciertos datos
de ciertos usuarios.
Formularios en Excel
Los formularios en Excel son un método para ingresar datos a nuestras hojas y son de mucha
utilidad porque nos ayudan a evitar errores en la captura de información. Podemos comparar
los formularios de Excel con los formularios impresos en papel.
¿Qué es un formulario en Excel?
Seguramente has llenado un formulario en papel, tal vez cuando has acudido a alguna oficina de
gobierno para realizar un trámite, así que sabes de lo que estoy hablando. Estos formularios
contienen instrucciones precisas de lo que debes escribir y contienen los recuadros necesarios para
ingresar los datos.
Los formularios en Excel no son tan diferentes de los formularios impresos ya que de igual manera
proveen de los espacios necesarios para ingresar los datos. Los formularios en Excel utilizan objetos
especiales conocidos como controles de formularioque son precisamente los que nos permiten
agregar campos de texto, listas, botones de opción entre otras cosas más.
Tipos de formularios en Excel
Cuando hablamos de formularios en Excel, es necesario recordar que podemos crear tres tipos
diferentes de formularios:
 Formulario de datos.

36.  Hojas de cálculo con controles de formulario o controles ActiveX.
 Formularios de usuario en VBA.
A continuación describiré brevemente cada uno de ellos.
Formulario de datos
A través de un formulario de datos podemos mostrar al usuario la información de una sola fila de
una tabla. En este formulario se puede hacer la edición de la información e inclusive crear un
nuevo registro para la tabla.
Excel puede generar automáticamente un formulario de datos para cualquier tabla. Un detalle
importante que debes saber sobre los formularios de datos es que si una celda contiene una fórmula
no podrás modificar dicha fórmula mediante el formulario sino que solamente se mostrará el
resultado del cálculo sin poder editarlo.
Para saber más sobre este tema consulta el artículo: Agregar filas a una tabla de Excel.
Hoja de cálculo con controles de formulario
Ya que las celdas de una hoja de Excel nos sirven para introducir información, podemos pensar en
una hoja como un gran formulario. De esta manera, si agregamos controles de formulario a nuestra
hoja podremos crear formularios de entrada de datos muy útiles. Por ejemplo, podemos agregar a
nuestra hoja un control de cuadro de lista para facilitar la selección de los elementos.

37. De igual manera podemos agregar botones, cuadros combinados, casillas de verificación y otros
controles más que nos ayudarán a crear formularios avanzados.
Formulario de usuario en VBA
Los formularios de usuario en VBA, también conocidos como UserForm, son cuadros de diálogo
que hacen uso de controles de formulario para solicitar información al usuario. Estos formularios
son creados desde el Editor de Visual Basic y administrados desde código VBA.
Una vez que se ha creado el formulario de usuario podemos arrastrar y soltar los controles que están
disponibles desde elCuadro de herramientas:

38. Si quieres crear un formulario básico en VBA, sigue los pasos descritos en el artículo Formularios
en VBA.
Los diferentes tipos de formularios en Excel nos evitarán dolores de cabeza ya que podremos tener
cierto grado de control sobre el ingreso de datos que otras personas realizan sobre nuestras hojas de
Excel.