Manual mantenimiento

MINISTERIO DE EDUCACION Y CULTURA
DIRECCION NACIONAL DE EDUCACION TECNICA
UNIDAD EJECUTORA MEC- BID
PROYECTO PROMEET II
MANUAL DE MANTENIMIENTO
PARA COLEGIOS TECNICOS
1997

Dr. Mario Jaramillo
MINISTRO DE EDUCACION Y CULTURA
Ing. Marcelo Arroyo V.
DIRECTOR NACIONAL DE EDUCACION TECNICA
Funcionarios
DIVISION DE TECNOLOGIA - DINET
Quito, julio de 1997
MANUAL DE MANTENIMIENTO

PARA COLEGIOS TECNICOS
Preparado por:
Ing. Horacio Villacís M. - Consultor en Mantenimiento de Colegios Técnicos del
Plan de Acción de la DINET, 1996.
CONTENIDO

PRESENTACION ........................................................................….
1
PREFACIO …...........................................................................……. 3
CAPITULO I :
INTRODUCCION .........................................................……. 5
• Objetivos ........................................….........................…. 6
• Funciones .................................................................……
6
CAPITULO II :
MEDIDAS DEL MANTENIMIENTO ..........................…… 8
• Clases de Medidas ...................................................….. 9
• Sistemas de Mantenimiento .....................................….. 15
CAPITULO III :
LA PLANIFICACION EN EL MANTENIMIENTO ....……. 19
• La Codificación ………………...................................….. 20
• Información Básica de los Recursos .............…......…. 23
• Determinación de los Trabajos de Mantenimiento ….. 23
• Fijación de Estrategias ...............................................… 24
• Elaboración del Plan General ....................................…. 25
• Elaboración de los Planes de Trabajo .....................….. 26
• Determinación de los Recursos ................................…. 28
• Determinación de los Costos ....................................…. 33
• Elaboración del Presupuesto ..................................…… 36
CAPITULO IV :
CONDUCCION OPERATIVA DEL MANTENIMIENTO 37
• Preparación ...............................................................….. 37
• Ejecución ...................................................................….. 38
• Control .......................................................................….. 39

CAPITULO V :
EVALUACION DE LOS DATOS ..............................……. 40
• Documentos .............................................................….. 40
• Evaluación .................................................................…. 42
• Puntos débiles .........................................................….. 44
ANEXOS : ………………………………………………………….. 47
Cuadro No. 1 : Identificación de Talleres y Laboratorios
Cuadro No. 2 : Tarjeta de Equipo o Construcción
Cuadro No. 3 : Descripción de Trabajos de Mantenimiento
Cuadro No 4 : Plan General de Mantenimiento
Cuadro No. 5 : Plan de Trabajo
Cuadro No 6 : Tiempos en Mantenimiento
Cuadro No. 7 : Control de Costos
Cuadro No. 8 : Presupuesto
Cuadro No. 9 : Orden de Trabajo
Cuadro No. 10 : Carta Histórica
Cuadro No. 11 : Aviso de Daños
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PRESENTACION

En las organizaciones dedicadas a la producción, el mantenimiento es
una actividad de vital importancia, cuyo propósito es contribuir a
optimizar los recursos físicos, mediante acciones que permitan
conservar los equipos en su mejor nivel de funcionamiento y las
construcciones en condiciones adecuadas.
En los colegios técnicos, donde los procesos de aprendizaje se basan
fundamentalmente en el desarrollo de habilidades y destrezas
psicomotoras, a través de actividades prácticas que se realizan con
máquinas, equipos, herramientas e instrumentos característicos de
cada especialidad, el mantenimiento adquiere una importancia
significativa, más aún, si en los planteles educativos se desarrollan
procesos de producción de bienes o servicios.
Con esta concepción, en el marco del Plan de Acción que ejecuta la
Dirección Nacional de Educación Técnica - DINET en coordinación con
la Unidad Ejecutora MEC-BID, se contrató los servicios profesionales
del Ing. Horacio Villacís M., como Consultor en Mantenimiento de
colegios técnicos, para que, a partir de un diagnóstico realizado en
algunos colegios de la red PROMEET, se elabore un manual que
oriente los procesos de planificación, organización, ejecución y control
de esta actividad en los colegios técnicos.
Producto de dicha Consultoría es este Manual, que la DINET pone al
alcance de los colegios técnicos con el propósito de contribuir a la
institucionalización del mantenimiento como actividad fundamental
para precautelar los bienes que el Estado destina a la formación de
profesionales técnicos de nivel medio.
- DINET -

PREFACIO
El Manual de Mantenimiento que se presenta, se ha preparado con la
finalidad de aplicarlo en los Colegios Técnicos del País. Para su
elaboración, fue necesario hacer observaciones en el sitio de trabajo de
los colegios técnicos, que han servido como guía para desarrollar el
contenido, el mismo que soportado con la Bibliografía sobre
Mantenimiento, que es abundante en nuestro medio, y las modestas
experiencias del autor en la materia, se ha estructurado con un sentido
práctico y sencillo para su aplicación.
Es grato expresar mis especiales agradecimientos a los señores
funcionarios de la DINET, por la confianza depositada en el autor para la
elaboración del presente Manual y, además, por la colaboración decidida
prestada para que se cumplan los objetivos propuestos, ya que poseen
conocimientos profundos sobre la realidad de la Educación Técnica de
nuestro país y se han decidido en mejorarla a través del desarrollo de una
serie de programas de carácter cualitativo.
Fue muy valioso también contar con la colaboración de los Directivos de
los Colegios visitados: Simón Bolívar y Febres Cordero de la ciudad de
Guayaquil, Galo Plaza Lasso de Daule, Carlos Cisneros de Riobamba,
Manuel Encalada Zúñiga de Machala y 3 de Marzo de Chimbo.
Asimismo, a los profesores encargados de los Talleres y Laboratorios, a
algunos estudiantes que participaron y a otras personas que también han
colaborado de una u otra manera con el autor, les expreso mis más
sinceros agradecimientos.
Horacio Villacís M.
CAPITULO I

INTRODUCCION
El mantenimiento es un conjunto de actividades técnicas de servicio, que
se realizan para lograr, a un costo óptimo, la conservación de la planta
física y el funcionamiento eficiente de los equipos, bajo condiciones
seguras de operación.
Es requerido en toda organización donde existan recursos físicos útiles
para el ser humano.
En nuestra época, la automatización y la mecanización han hecho que al
mantenimiento se le de su debida importancia, debido a que los daños
que se pueden presentar en los recursos, causan una elevación en los
costos y una baja en la productividad.
En épocas en las cuales los recursos son escasos, es también importante
contar con todas las actividades del mantenimiento, ya que éste
contribuye a la conservación y reutilización de los recursos disponibles.
OBJETIVOS
Los objetivos funcionales y económicos del mantenimiento son:
a) Mantener en su mejor nivel de funcionamiento los equipos existentes.
b) Conservar en óptimas condiciones las construcciones existentes.
c) Implementar mejoras en la funcionabilidad de los equipos para obtener
mejores rendimientos.
d) Disminuir al mínimo los riesgos de accidentes del personal de
mantenimiento, con una operación segura de los equipos.

e) Reducir al mínimo los costos de mantenimiento, con el correcto y
eficiente uso de materiales, mano de obra e instalaciones.
f) Efectuar una oportuna y ágil labor de mantenimiento, para reducir al
mínimo los tiempos de paro, ya que éstos representan pérdidas
económicas.
FUNCIONES
Las actividades del mantenimiento en la mayoría de empresas son
ejecutadas por un Departamento independiente. Para el caso de las
Instituciones Educativas Técnicas, que también constituyen empresas, se
tiene el Area de Mantenimiento dividida en:
1. Sección de Mantenimiento Técnico
2. Sección de Mantenimiento General
La jurisdicción de la primera abarca los talleres y laboratorios dedicados a
la enseñanza. La segunda en cambio atiende a las necesidades de
mantenimiento del resto de infraestructura de la institución.
En el presente manual se desarrolla el estudio de la Sección de
Mantenimiento Técnico, que simplemente lo llamaremos Mantenimiento.
Las funciones que se asignan al mantenimiento pueden ser diferentes de
una institución a otra, ya que dependen de su tamaño y del tipo de
enseñanza que imparten. Estas son de dos clases:
FUNCIONES PRIMARIAS
Aquellas que cumplen con los objetivos básicos del mantenimiento:
1. Mantenimiento de los equipos existentes en talleres y laboratorios.
2. Mantenimiento de las construcciones de los talleres y laboratorios.
3. Mejoras en equipos y construcciones
4. Nuevas instalaciones
FUNCIONES SECUNDARIAS

Son las funciones técnicas asignadas en base a las condiciones internas
de cada institución. Entre otras se tiene:
1. Bodegas de materiales y repuestos
2. Cuidado del medio ambiente
3. Reciclaje de materiales
Es importante que a lo interno del área de mantenimiento se definan
exactamente las funciones a realizar, con los respectivos alcances de
autoridad y responsabilidad.
----- * -----
CAPITULO II
MEDIDAS DEL MANTENIMIENTO

Las actividades o labores del mantenimiento, básicamente consisten en
tomar las medidas necesarias para reducir al mínimo los daños en los
recursos físicos, así como para mantener su capacidad de rendimiento y
su valor.
Los daños pueden ser definidos como modificaciones desventajosas de
los recursos y se producen por:
• Deformación
• Corrosión
• Aflojamiento
• Desgaste
• Rotura
Los recursos físicos tales como los equipos y construcciones están
propensos a sufrir daños y las causas más frecuentes para que éstos se
presenten durante las actividades normales de cualquier empresa son:
1. Defectos de fábrica
2. Deterioro normal
3. Fallas de operación
4. Falta de mantenimiento
La primera causa es externa al usuario actual de los equipos y
construcciones. El fabricante debe construir los recursos que ofrece,
considerando la confiabilidad que deben tener y la forma en que se
aplicará el mantenimiento.
El usuario en cambio debe tener presente que:
• Durante el deterioro normal, se deben tomar las medidas adecuadas
de mantenimiento, para así controlar su aceleración.
• Las fallas de operación dependen del personal que opera las
máquinas, el cual debe estar capacitado para ello, así como para
poder solucionar algunas averías leves, que eviten se produzcan daños
mayores.

• La falta de mantenimiento es una de las causas principales para la
aparición de los daños, por lo que se deben tomar las medidas
adecuadas sobre aquellos recursos físicos que están bajo su
responsabilidad.
CLASES DE MEDIDAS
Las medidas que en el mantenimiento se deben tomar con los recursos
físicos se clasifican en:
- Inspección
Medidas Preventivas
- Conservación
Medidas Provocadas - Reparación
La Inspección y la Conservación son medidas preventivas destinadas a
impedir los daños, las mismas que se realizan sin necesidad de que se
haya producido una falla.
La Reparación en cambio, se lleva a cabo solamente cuando se espera
que haya un daño o cuando éste ya se ha producido. Son medidas que
han sido provocadas por la presencia de los daños.
El diagrama siguiente indica el significado y la relación de estas medidas
del mantenimiento:
Averiguar el Conservar el Restaurar el
estado real estado teórico estado
teórico
INSPECCION REPARACIONCONSERVACION

Coincide
el estado real con sí
el estado teórico ?
no
El estado Real y el estado Teórico indicados en el diagrama, se refieren a
las condiciones en que se encuentran los recursos físicos disponibles.
Estado Real
Es el estado en que realmente se encuentran en un momento
determinado los equipos, construcciones y demás instrumentos técnicos
de trabajo.
Estado Teórico
Es el estado en que, según se ha establecido y exigido al fabricante,
deben estar los recursos físicos en un caso determinado. Puede
establecerse también esta condición, cuando se haya ejecutado una
restauración total del recurso.
MEDIDA PREVENTIVA DE INSPECCION
Son aquellas actividades que sirven para averiguar y evaluar el estado
real de los equipos, construcciones e instrumentos técnicos de trabajo .
Con la inspección se examinan si esos recursos están en buen estado y
funcionan correctamente, controlando y obteniendo información acerca
de:
• Su capacidad de funcionamiento
• Su grado de seguridad
• Su valor como recurso

Esta información debe ser comparada con lo estipulado por el estado
teórico, el mismo que se basa en la documentación escrita del fabricante,
quien entrega a sus clientes las especificaciones técnicas de los productos
que vende.
Se las realiza a intervalos prefijados, teniendo entonces un carácter
periódico, el mismo que se puede hacer en función de:
• El tiempo, esto es, por la cantidad de horas de funcionamiento de los
equipos
• La producción, por la cantidad de unidades de productos fabricados
con los equipos.
Las inspecciones pueden llevarse a cabo de dos maneras:
Sensorialmente
Valiéndose de los sentidos humanos sin ayuda de aparatos auxiliares,
esto significa:
• Escuchando
• Observando
• Palpando
• Percibiendo
Instrumentalmente
Con el auxilio de aparatos de medición, con los cuales se miden y se
calculan las distintas magnitudes presentes en los equipos, para poder
formarse una opinión de sus condiciones reales; así se tiene entre muchos
ejemplos:
• Termómetro
• Vibrómetro
• Presostato
• Osciloscopio
• Calibrador

Con relación a la frecuencia de los trabajos de mantenimiento, en especial
los de Inspección, se han establecido dos clases de intervalos:
Rutinarios
Aquellos que son repetitivos en intervalos de horas, máximo hasta un día.
Periódicos
Aquellos trabajos que se realizan con intervalos mayores de una semana.
MEDIDA PREVENTIVA DE CONSERVACION
Son todas aquellas actividades que contribuyen a mantener el estado
teórico de los recursos físicos. Se las puede realizar en base a los
resultados de la inspección.
Los objetivos de la Conservación son:
• Mantener la capacidad de funcionamiento de los equipos y
construcciones, evitando que sufran daños.
• Disminuir la frecuencia de los daños, tratando de reducir al mínimo el
desgaste.
Esta medida que también es preventiva tiene un carácter periódico, sea
por tiempo o por productos fabricados.
Sus principales actividades son:
• Lubricación
• Limpieza
• Ajustes o reajustes de partes
Estas acciones se las puede realizar sobre los equipos sin interrumpir su
funcionamiento normal.

Es importante mencionar que el personal operativo juega también un
papel importante en la conservación de los recursos físicos, ya que tiene
un contacto directo y continuo con los mismos y puede colaborar de una
manera directa con esta importante labor.
MEDIDA PROVOCADA DE REPARACION
Son todos aquellos trabajos que contribuyen a restaurar el estado teórico
de los equipos y las construcciones.
Existen dos tipos de reparaciones :
• Reparación Planificada
• Reparación no Planificada
Reparación Planificada
Se la realiza cuando en el resultado de la inspección se constata un
estado real que hace suponer que pronto va a producirse un daño.
Se puede hacer un plan de la reparación para ejecutarla en una forma
rápida y racional.
Reparación no Planificada
Resulta necesario cuando se produce un daño repentino que no se
había previsto, cuyas causas pueden ser fallas de material, operación o
falta de mantenimiento.
Es importante que una vez que se produce el daño, se examine el tipo y la
causa, para prevenir una situación similar en el futuro y determinar
exactamente la reparación más adecuada que debe ejecutarse en el
momento.
SISTEMAS DE MANTENIMIENTO
El mantenimiento adecuadamente llevado, exige tener objetivos claros,
programas de actividades y recursos físicos y humanos idóneos para
ejecutarlo y controlarlo.

En nuestro medio se ha extendido una clasificación que encierra todas las
medidas del mantenimiento; pero en la mayoría de empresas, en las que
están incluidas las Instituciones Educativas, por varias razones sólo se
aplica aquel mantenimiento que no requiere planificación, situación que
se debe mejorar.
MANTENIMIENTO PREVENTIVO
Es aquel mantenimiento que prevé los daños en los equipos e
instalaciones, antes de que éstos ocurran, evitando así paradas
innecesarias.
En este mantenimiento se aplican las medidas de:
• Inspección
• Conservación
Los trabajos de inspección lo realiza el personal de mantenimiento de
acuerdo a los planes de trabajo, los mismos que son rutinarios y
básicamente de toma de anotaciones, pero que son muy importantes para
las próximas medidas a tomar.
Las conservaciones son a intervalos más largos que las inspecciones y
requieren algún tipo de intervención sobre los equipos o construcciones.
Este tipo de mantenimiento requiere de un sistema administrativo, por
cuanto debe realizarse desde la planificación hasta el control y registro de
las actividades que se ejecutan.
MANTENIMIENTO CORRECTIVO
Es aquel mantenimiento que se ejecuta para corregir daños que se
supone se van a producir o se están produciendo por causas que están
fuera de lo planeado por el mantenimiento preventivo, sea por defectos de
fábrica o deterioro de los materiales.
Se aplican las medidas de:
• Inspección
• Reparación Planificada

Se le conoce también como Mantenimiento de Reparaciones y es
factible de planificación.
Cuando el daño ha ocurrido en su totalidad y se presenta en cualquier
momento, sea por fallas operativas o falta de mantenimiento, se conoce
como Reparación no Planificada o también como Emergencia. Este
mantenimiento está al margen de cualquier planificación y la medida que
se toma es la:
• Reparación no Planificada
Por supuesto, las medidas de esta clase de mantenimiento deberían ser
en su mayoría planificadas; lo contrario significa que no se está aplicando
las medidas preventivas o se las está aplicando deficientemente.
MANTENIMIENTO DE MEJORAS
Es aquel Mantenimiento que mejora las condiciones de funcionabilidad de
los equipos e instalaciones, adicionando o cambiando ciertos
componentes o mecanismos factibles de mejorar.
Sus actividades están sujetas a la planificación y es un mantenimiento que
exige a los encargados del mismo, tener conocimientos técnicos sólidos
acerca de los equipos y sus procedimientos de operación.
La medida de mantenimiento que ayuda a detectar la o las mejoras a
realizarse es la:
• Inspección
La inspección debe ser complementada con el análisis de la información
existente y, cuando exista referencia de daños, debe averiguarse
técnicamente las causas de los mismos.
Este Mantenimiento, con los estudios respectivos, también puede:
• Mejorar la distribución de los equipos
• Sugerir mejores métodos de operación de los recursos físicos.

La clasificación del Mantenimiento se puede resumir en el diagrama
siguiente:
MANTENIMIENTO
PLANIFICADO NO PLANIFICADO
- INSPECCION -INSPECCION
- CONSERVACION
- INSPECCION
- ANALISIS
MANTENIMIENTO MANTENIMIENTO MANTENIMIENTO
PREVENTIVO DE MEJORAS CORRECTIVO

PLANIFICADO NO PLANIFICADO
REPARACION REPARACION
PLANIFICADA NO PLANIFICADA
(EMERGENCIA)
CAPITULO III
LA PLANIFICACION EN EL
MANTENIMIENTO
La planificación en el mantenimiento consiste en el establecimiento de
planes generales y específicos para todas las actividades del
mantenimiento.
En esta actividad se debe considerar las relaciones existentes entre el
Area de Mantenimiento y las otras áreas de la institución, con las cuales
se puede intercambiar información y, lo más importante, trabajar en forma
coordinada en el cumplimiento de los objetivos institucionales.
Un mantenimiento planificado puede:
• Ahorrar tiempo y costos

• Aumentar la rentabilidad
• Aplicar efectivamente las medidas del mantenimiento.
Para la planificación del mantenimiento se sugiere seguir las siguientes
etapas:
LA CODIFICACION
La actividad principal del mantenimiento se traduce en los trabajos
ejecutados sobre los equipos y construcciones con el auxilio de materiales
y repuestos. Con el fin de facilitar la identificación de estos recursos, es
recomendable utilizar Códigos de Identificación, combinando letras y
números.
CODIFICACION DE LOS EQUIPOS
Esta debe ser determinada con el objetivo de poder identificar fácilmente
los equipos, tanto en la documentación manejada en el Area de
Mantenimiento como en los talleres y laboratorios existentes. Es
aconsejable que en el Código consten algunas características especiales
que son propias del recurso y del lugar donde está ubicado, así:
- - .
N°
Mecanismo
importante
Letra
para
Equipo
similar
N° asignado
al Equipo
Letra de Sección
Letra del Taller o Laboratorio

de ubicación del Equipo
Para poder completar la codificación, se requiere paralelamente elaborar
la lista de Identificación de Talleres y Laboratorios, como el modelo
presentado en el Cuadro N° 1 del anexo, la misma que contiene todos los
talleres y/o laboratorios existentes en cada área.
CODIFICACION DE LAS CONSTRUCCIONES
Debe dar información sobre la ubicación de todos los componentes de
una construcción:
- -
N° del cuarto
N° del piso
Letra de la construcción
Se debe disponer de un Plano de Distribución de las Construcciones
para poder asignar las respectivas letras.
CODIFICACION DE LOS REPUESTOS
Dará información sobre el taller o laboratorio al que corresponde el
repuesto y la ubicación del mismo en los catálogos o lista de repuestos
que tiene la bodega.
Esta codificación es independiente a la que se lleva en la bodega de
repuestos, por cuanto ellos lo hacen en función de los registros de
Contabilidad.
Una guía para ésta codificación es:

- - -
N°del
repuesto
en la página
N° de la página
N° del catálogo
Letra del Taller o Laboratorio
de ubicación del Equipo
Los materiales pueden ser codificados de forma similar a los repuestos.
No es necesario codificar aquellos materiales de uso imprevisto, como es
el caso de los requeridos para las emergencias. El almacén llevará el
respectivo control de ingresos y egresos.
INFORMACION BASICA DE LOS RECURSOS
En las actividades que debe desarrollar el Area de Mantenimiento, es de
gran utilidad disponer en cualquier momento de la información básica
acerca de los equipos y construcciones que están bajo su responsabilidad.

Esta información se la resume en un formato llamado Tarjeta de Equipo o
Construcción, como el modelo que se puede ver en el Cuadro N° 2 del
anexo.
Este formato, con todos los datos, es la cédula de identidad del recurso y
debe estar siempre disponible para el personal de Mantenimiento.
Dependiendo de la complejidad del recurso, esta tarjeta contendrá
diferentes niveles de información. Algunas tarjetas pueden ser útiles para
contener informaciones adicionales consideradas importantes y que
deben ser recordadas constantemente.
DETERMINACION DE LOS TRABAJOS DE
MANTENIMIENTO
Para determinar estos trabajos se debe:
a) Elaborar una lista de los recursos físicos que necesitan mantenimiento.
b) Especificar claramente los trabajos de mantenimiento necesarios para
cada recurso en relación a:
• La Inspección
• La Conservación
• La Reparación
El Cuadro N° 3, Descripción de trabajos de mantenimiento,
presentado en el anexo, es un modelo guía a ser llenado con este fin, el
cual contiene entre otros datos:
• Nombre y código del recurso físico que requiere mantenimiento
• Tipo del recurso físico
• Ubicación y cantidad
• Trabajos de mantenimiento que necesita
Toda la información que se incluye en el formato se puede obtener de:
• Catálogos y manuales del fabricante
• Planos de equipos y distribución de planta

• Listas de repuestos
• Bitácoras
En caso de no existir la información arriba mencionada, en especial lo
referente al tipo y cantidad de trabajos de mantenimiento, se puede
recurrir a:
• Catálogos de elementos de uso universal
• Planes universales de mantenimiento
• Datos empíricos que normalmente se registran en bitácoras.
Recordar que las experiencias individuales del personal de Mantenimiento
y de los operadores, sirve substancialmente para completar la información
requerida.
FIJACION DE ESTRATEGIAS
Las estrategias en el mantenimiento especifican los motivos por los cuales
se va a intervenir, la naturaleza de las labores del mantenimiento y el
equipo o construcción sobre el que se debe efectuar el trabajo.
Hay tres clases de estrategias que se pueden seleccionar:
Mantenimiento Planificado
En el Mantenimiento Preventivo se planifican los trabajos de conservación
y se efectúan inspecciones de acuerdo a un plan previo. Los trabajos que
se ejecuten dependen del resultado de las inspecciones.
Reparación Preventiva
Los componentes o piezas que se van desgastando en el equipos se
cambia de acuerdo con un plan preestablecido, siguiendo intervalos fijos u
otros datos. Es un Mantenimiento Correctivo que se encuadra en la
Planificación.
Reparación en caso de necesidad

Los equipos se repararán solamente cuando se dañan, lo cual significa un
Mantenimiento Correctivo sin planificación.
La estrategia o estrategias a seguir estarán de acuerdo a los criterios
técnicos, económicos y organizativos de la institución; por ejemplo, influirá
la disponibilidad del Presupuesto para la adquisición de materiales y
repuestos, así como la disponibilidad del personal calificado.
Hay que recalcar que prevenir sin planificación puede ser tan costoso
como no realizar ningún trabajo de mantenimiento. Algunas condiciones
particulares pueden determinar una estrategia o la combinación de las
tres.
ELABORACION DEL PLAN GENERAL
Una vez que se conocen descriptivamente los trabajos de mantenimiento
sujetos a planificación, se llenan en el Cuadro N° 3 del anexo, y pueden
ser:
• Inspecciones
• Conservaciones
• Reparaciones planificadas
Además, habiéndose fijado la o las estrategias a seguir, se debe elaborar
el Plan General de Mantenimiento, que normalmente abarca el período
de un año, el mismo que proporciona una visión global de los trabajos de
mantenimiento a ejecutarse y sus frecuencias durante ese período. Este
es un Mantenimiento Planificado.
El Cuadro N° 4 del anexo es un modelo para la elaboración del Plan
General, el mismo que se acostumbra a presentarlo en un formato
ampliado para ponerlo a la vista del personal de Mantenimiento, con la
finalidad de identificar rápidamente los trabajos que se están ejecutando y
los que se deben ejecutar y, al mismo tiempo, ejercer un mejor control
sobre el cumplimiento de los mismos. Alfileres de colores pueden ayudar a
visualizar el plan y su marcha.

ELABORACION DE LOS PLANES DE
TRABAJO
Se debe elaborar los planes de trabajo para todas aquellas tareas que se
han determinado realizar en el Plan General de Mantenimiento de los
equipos y construcciones. Por la frecuencia de repetición de los trabajos,
estos planes pueden ser Rutinarios y Periódicos, así:
Plan de trabajos que se repiten
Contiene claramente todas las tareas a realizar y especifica en forma
adecuada las fases a seguirse durante el trabajo; no debe requerir
instrucciones verbales adicionales. Estos trabajos son básicamente de
Conservación.
Este Plan de Trabajo se elabora una sola vez y se puede utilizar muchas
veces. El cuadro N° 5 presentado en el anexo, es un ejemplo guía para la
elaboración de los Planes de Trabajo que pueden ser rutinarios o
periódicos.
Se lo entrega al personal que ejecuta el trabajo de mantenimiento. Es
recomendable forrar al formato de un material transparente que soporte la
manipulación frecuente, por cuanto puede servir para varias
intervenciones ya que se trata de un trabajo repetitivo.
Los datos que contienen estos planes de trabajo deben permitir responder
a las preguntas:
• Qué hay que someter a trabajos de mantenimiento?
• Dónde?
• Cómo?
• Con qué?
• Quién tiene que efectuar esos trabajos?
• Con qué frecuencia?
Para llenar el formato hay que basarse en la información necesaria del
Mantenimiento Planificado, como es la documentación escrita del
fabricante y la información propia disponible en la sección de
Mantenimiento.

Plan de trabajos que no se repiten
Se refiere a trabajos que se repiten en forma irregular u ocurren una sola
vez. Contiene la información sobre el tipo de cada uno de los trabajos, así
como los recursos requeridos y el lugar y tiempo necesarios para la
ejecución.
Los trabajos son generalmente de Reparación debido a daños, o trabajos
de montaje y desmontaje de piezas.
El formato de este Plan de Trabajos que se podrían llamar esporádicos,
es similar al anterior, con la única diferencia que no contiene información
sobre el intervalo de tiempo entre trabajos. Se puede utilizar el formato del
cuadro N° 5 del anexo.
La información que se anota en este formato se obtiene también de la
entregada por los fabricantes y de la propia del área de Mantenimiento.
Algunas veces, por ser trabajos que no se repiten, no se dispone de la
información necesaria, por lo que se puede proceder a buscar a través de
reuniones con personas de Mantenimiento que tengan experiencia en los
equipos a intervenirse.
DETERMINACION DE LOS RECURSOS
Los recursos que se requieren para llevar adelante las actividades de
mantenimiento deben ser determinados para cubrir las necesidades
presentes y las de corto plazo. Las primeras son las que se deben realizar
en forma inmediata y cubren las medidas de Inspección, Conservación y
Reparación, sea planificada o no planificada.
Las necesidades a corto plazo se toman generalmente a un año
calendario, de acuerdo con el Plan General de Mantenimiento y son
básicamente las medidas de Planificación como Inspección,
Conservación y Reparación Planificada. Se tiene que considerar las
reparaciones no planificadas para tener una estimación global.
Con esta información se debe determinar los recursos totales que pueden
ser de dos clases:

• Fijos o permanentes
• Variables o eventuales
Se excluyen de esta clasificación los materiales fungibles.
Los recursos fijos son aquellos que el Area de Mantenimiento debe
disponer permanentemente y básicamente se refieren al personal y a los
equipos para ejecutar el mantenimiento. Los variables son los que no se
requieren constantemente debido a la naturaleza de las actividades de
mantenimiento, por lo que pueden ser eventuales.
Es importante considerar el recurso Tiempo, cuya determinación es
esencial cuando se planifica el mantenimiento.
TIEMPOS EN EL MANTENIMIENTO
Consiste en determinar los tiempos que requieren los trabajos de
mantenimiento de Inspección, Conservación y Reparación. Estos serán
anotados en los planes de trabajo. Se pueden determinar de 3 maneras:
Apuntándolo personalmente
El encargado de ejecutar el trabajo apunta el tiempo que necesita desde el
inicio hasta la terminación del mismo.
Tiene la ventaja de ser fácil y no engorroso, pero puede ser inexacto
debido a que se puede incluir aquellas actividades innecesarias o que
dificultan los trabajos.
Registro del tiempo
Se divide el tiempo total del trabajo en segmentos, para luego clasificarlos
y registrarlos por categorías de acuerdo a como han sido utilizados en el
trabajo. Estos se conocen como tiempos por Clasificación. Los segmentos
pueden ser Movimientos Básicos que se requieren para ejecutar el trabajo
de mantenimiento propiamente dicho.
De esta manera se obtienen unas tablas referenciales para ejecutar
trabajos posteriores.
Estimación y Comparación

En este caso es necesario disponer de valores de tiempos para trabajos
modelo o tiempos estándares.
Los tiempos de trabajo obtenidos por clasificación se comparan con los
tiempos de los trabajos modelo, para determinar una correspondencia;
luego se calcula el valor medio de cada clase, el mismo que será el tiempo
estimado. Estos tiempos estimados se pueden fijar como los tiempos de
planificación.
En los 3 métodos descritos para determinar los tiempos, de debe
considerar además que existen:
• Tiempos de descanso
• Tiempo de cambio de actividad
Estos son tiempos adicionales que necesita el personal de Mantenimiento
para ejecutar su labor, y se les debe adicionar a los tiempos determinados
por cualquiera de los métodos descritos.
La tabla de Tiempos en Mantenimiento indicada en el cuadro N° 6 del
anexo, es una guía para la determinación de los mismos.
RECURSOS FISICOS
Son los recursos físicos requeridos para que los trabajos de
mantenimiento se puedan realizar en forma económica. Estos recursos
son los equipos y herramientas utilizados para ejecutar los trabajos, y su
determinación se realiza en base a:
• Los trabajos que se estén efectuando en el momento
• El historial de trabajos realizados
Se debe considerar además, los cambios que pueden ocurrir en relación a
los equipos y construcciones, como aquellos que quedan fuera de uso por
obsoletos o los que son incorporados como nuevos.
Por otra parte, se debe tomar en cuenta el recurso espacio o área libre
que se dispone para la ejecución de los trabajos de mantenimiento. Es
importante al respecto, que se den las respectivas recomendaciones

técnicas en caso de la instalación de nuevos equipos, con el propósito de
tener la información necesaria para ejecutar los trabajos con facilidad.
PERSONAL DE MANTENIMIENTO
En el área de Mantenimiento se tiene:
• Necesidad cuantitativa de personal
• Necesidad cualitativa de personal
Los objetivos de la determinación del personal son:
1) Lograr un tiempo tolerable de espera, desde que se produce un daño
hasta que se lo arregla.
2) Tener la menor cantidad posible de personal.
Para determinar la cantidad de personal se debe considerar:
• La necesidad de mantenimiento en los equipos y construcciones
existentes.
• Las inversiones que se piensan hacer y las necesidades de
mantenimiento que resulten de ellas.
Es aconsejable recurrir también a datos de:
• Experiencias de trabajos anteriores con el personal de la misma
institución.
• Estimaciones del personal si no se dispone de información.
• Estadísticas generales que proporcionan los datos registrados.
En relación a la calidad del personal, es importante que éste sea
calificado, ya que de lo contrario se puede experimentar retrasos en los
trabajos de mantenimiento y, lo que es más grave, malos trabajos, que
representan un peligro de deterioro total de los equipos.
Por lo general los trabajos de Inspección y Reparación requieren de
personal especializado.

MATERIALES
El material para el mantenimiento lo constituyen:
• Los repuestos
• Los materiales auxiliares
Estos recursos son almacenados en las llamadas Bodegas o Almacenes
de Mantenimiento.
Las Bodegas de Mantenimiento deben responder cuantitativamente a las
requerimientos de material, de tal manera que cuando se produzca un
daño en un recurso físico, se pueda hacer la entrega oportuna y posibilitar
el arreglo inmediato del mismo.
Para determinar la necesidad de material se debe tener la información de:
• Pedidos anteriores
• Estimaciones
• Pronósticos de necesidades
Para conocer los repuestos que deben existir en stock se debe conocer
los recursos físicos que requieren los trabajos, la frecuencia con que
aparecen los daños y las causas que los producen.
En un almacén organizado se puede obtener información estadística de
los datos recopilados del pasado para poder hacer los pronósticos de las
necesidades.
En el cuadro N° 5 de los Planes de Trabajo se describen detalladamente
los materiales y repuestos para cada trabajo, información que es útil para
hacer los respectivos pedidos de la Bodega.
DETERMINACION DE LOS COSTOS
El objetivo de esta actividad es lograr que el mantenimiento resulte lo más
económico posible. Los costos a planificarse son:
COSTOS DE LAS MEDIDAS DE MANTENIMIENTO

Son aquellos que realizan para ejecutar los trabajos de:
• Inspección
• Conservación
• Reparación
Los costos de Inspección se calculan estableciendo un costo estándar
para cada trabajo y, como se conoce la frecuencia de los mismos, es fácil
establecer el costo total con exactitud. En este caso básicamente se tiene
los costos de mano de obra.
En los trabajos de Conservación los costos están vinculados con el
aprovechamiento de los equipos y construcciones. Mientras mayor sea la
frecuencia de utilización de estos recursos, más trabajos de conservación
habrá que ejecutar, por lo que los costos serán más altos.
Los costos de Conservación involucran:
• Mano de obra
• Herramientas
En el caso de las Reparaciones, por ser trabajos que difieren de un caso a
otro, sus costos sólo se puede estimar en forma aproximada. Es más
complejo su cálculo por cuanto encierra los siguientes costos:
• De Mano de obra
• De los recursos físicos
• De los materiales auxiliares
• De los repuestos
• Indirectos
En la mano de obra se debe considerar la calificación, cantidad y el tiempo
de utilización de la misma. En los recursos físicos a utilizarse en los
trabajos se debe considerar el tipo y la duración de su servicio.
El tipo y la cantidad de los materiales auxiliares y repuestos utilizados en
los trabajos es importante para el cálculo de los costos.
Aquellos costos que se relacionan de una manera indirecta con la
ejecución de los trabajos de mantenimiento son los costos Indirectos, los

cuales deben ser asignados de una manera proporcional, básicamente
considerando el tiempo de duración de cada trabajo.
COSTOS POR DAÑOS DE LOS EQUIPOS Y
CONSTRUCCIONES
Es conocido que cuando se daña un recurso físico que es utilizado con un
propósito, sea de producción o de educación, repercute negativamente en
la economía de la empresa o institución. Los costos que esto significa son
los costos por daños.
Estos costos son muy variables dependiendo del tipo de Institución, por
cuanto las consecuencias son también diferentes. Entre las principales
consecuencias para las instituciones educativas, se puede citar:
• Deterioro del equipo por la falta de conservación
• Sobrecarga de otros equipos
• Falta de producción del equipo parado
Estos costos son conocidos como Costos Ocultos, por cuanto no se los
visualiza en su verdadera dimensión.
ESTABLECIMIENTO DE LOS COSTOS
Para establecer los costos se puede recurrir a los siguientes métodos:
• Estimaciones
• Valores comparables
Las estimaciones se las puede hacer por comparación con los trabajos
similares realizados en la misma institución, para hacer finalmente la
respectiva proyección futura.
Los valores comparables toman en cuenta los valores de costos de
instituciones comparables y que tengan una cierta coincidencia entre el
tipo y la duración de los trabajos.
Los Costos Totales de mantenimiento serán la suma de los costos
parciales, tanto de las Medidas de Mantenimiento, como del costo de los
efectos ocurridos cuando se presentan los daños en los recursos.

El cuadro N° 7 de Control de Costos que se adjunta en el anexo, es una
ayuda para llevar la contabilidad de los costos al interior del Area de
Mantenimiento. En el mismo formato se puede hacer las estimaciones de
costos para luego comparar con la situación real y poder hacer los ajustes
que produzcan una efectiva economía.
ELABORACION DEL PRESUPUESTO
Es un plan de acción convertido en términos monetarios por un período
determinado de tiempo que normalmente es un año. Para esto hay que
planificar cuidadosamente los costos de mantenimiento, que se envían a
la contabilidad.
Para presupuestar las necesidades de los materiales se debe:
• Indicar las necesidades de materiales para el período presupuestal.
• Determinar los niveles adecuados de inventarios de cada tipo de
material.
En relación con el presupuesto de la mano de obra se debe:
• Determinar el estándar en horas de mano de obra en cada tipo de
trabajo.
• Determinar el número de personas y su calidad.
Para los gastos indirectos:
• Definir adecuadamente la proporción de los gastos indirectos que se
debe asignar a cada trabajo de mantenimiento.
Hecho esto, se debe traducir todos los puntos mencionados a términos
monetarios, es decir calcular el presupuesto total de mantenimiento.
El cuadro N° 8 es un modelo para la elaboración del Presupuesto para
Mantenimiento. Contiene los registros de los 3 elementos básicos de los
costos que son: los Materiales, la Mano de Obra y los Gastos Indirectos.

CAPITULO IV
CONDUCCION OPERATIVA DEL
MANTENIMIENTO
Constituyen todas las actividades que, con los planes de trabajo ya
elaborados, son necesarias para atender las órdenes de los trabajos de
mantenimiento en los plazos previstos.
Las actividades se las puede clasificar en :
• Actividades de Preparación
• Actividades de Ejecución
• Actividades de Control
PREPARACION
Requiere la expedición de las Ordenes de Trabajo para las Inspecciones,
Conservaciones y Reparaciones. Los datos necesarios para realizar estos
trabajos constan en los Planes de Trabajo, que están previamente
elaborados en el formato respectivo.
Las Ordenes de Reparación se las extiende cuando se presenta el daño,
redactando los Planes de Trabajo en un formato similar al anterior, pero
sin el intervalo de tiempo. Una Orden de Trabajo típica se ejemplifica en
el cuadro N° 9 del anexo.
Además, se debe preparar los recursos físicos necesarios y el recurso
humano que ejecutará el trabajo.

Es importante en ésta etapa que exista una adecuada coordinación entre
Mantenimiento y las secciones donde se va a realizar el o los trabajos, ya
que se debe determinar la duración de la intervención y las fechas de
inicio de las mismas. Todo esto con miras a no interrumpir las labores
normales productivas de la institución.
También se requiere coordinación entre Mantenimiento y las respectivas
bodegas de materiales y de repuestos, tanto en el momento de los
trabajos como en la determinación de los requerimientos de materiales, lo
cual se debe hacer con la debida anticipación.
EJECUCION
Después de la preparación viene la ejecución, la misma que consiste en
adjudicar al personal de Mantenimiento los distintos trabajos a ejecutar.
Las Ordenes son impartidas verbalmente por el encargado de supervisar
los trabajos, quien además dará las respectivas instrucciones de
organización, si el caso lo requiere.
El personal responsable de la ejecución, con todos los documentos
necesarios recibidos del Area de Mantenimiento, acude al sitio de trabajo
para cumplir con su tarea. Este personal es quien debe ser
adecuadamente seleccionado en el interior del Area de Mantenimiento y
provisto de los materiales y herramientas para la ejecución del trabajo.
CONTROL
Su función es constatar el estado real del recurso físico, antes de la
ejecución de los trabajos y durante su realización, haciendo los ajustes
que sean necesarios.
El cumplimiento de los tiempos preestablecidos en la planificación es un
factor importante en ésta etapa, el mismo que debe ser cuidadosamente
manejado, para que se cumpla con la planificación total del
mantenimiento.

Mientras se está ejecutando los trabajos de mantenimiento se puede
descubrir otros daños no previstos y es aquí donde el control juega un
papel importante, ya que se debe realizar los ajustes necesarios para
terminar a tiempo los trabajos.
En vista que se está ejecutando un trabajo en sitio, es importante que la
persona encargada del control tome nota del tiempo que realmente dura
el trabajo, para luego de hacer las debidas observaciones, se pueda
establecer la tabla de los tiempos reales. Se debe controlar además, que
los costos de los trabajos de mantenimiento no excedan los previstos.
----- * -----
CAPITULO V
EVALUACION DE DATOS
La Planificación del Mantenimiento está destinada a optimizar los trabajos
que realizan sobre los recursos físicos, descubrir y eliminar los puntos
débiles, para lograr unos resultados económicos.
Para conocer si efectivamente esto se está cumpliendo, se debe tener los
documentos informativos respectivos, que permiten además hacer la
evaluación correspondiente.

DOCUMENTOS
Es de gran ayuda para la organización del mantenimiento, disponer
además de los documentos ya descritos, los siguientes documentos
adicionales:
CARTA HISTORICA
Es un formato en el que se registran todos los trabajos de Mantenimiento
Preventivo o Correctivo, que han sido necesarios ejecutar en un
determinado equipo o construcción en un orden cronológico.
El encargado del trabajo es quien proporciona al Supervisor toda la
información de lo realmente ejecutado. El plan de trabajo y las
anotaciones durante la supervisión son los medios de información.
El Supervisor será el encargado de registrar los datos en la Carta
Histórica. En éste formato también se anotan las causas del daño,
inclusive las recomendaciones generales. Un modelo de éste formato se
puede encontrar en cuadro N° 10 del anexo.
Las anotaciones más importantes para la evaluación posterior, son las
que se refieren a las reparaciones que se realiza cuando aparece un
daño.
Al analizar el contenido de la Carta se puede examinar y determinar los
puntos más frecuentes de daños que se los conoce como Puntos Débiles,
los cuales deben ser eliminados con futuras intervenciones que se
realizan de una manera planificada y con el respectivo análisis técnico.
Para posibilitar una buena evaluación es necesario que la Carta Histórica
tenga información como:
• Equipo, construcción o componente que se dañó
• Causa del daño
• Tipo y cantidad de repuestos necesarios
• Momento de aparición del daño
• Duración del trabajo

• Duración de la falla del equipo
Si es necesario otros datos, se los puede hacer en las columna de datos
generales u observaciones.
Es útil también, en especial cuando se requiere trabajos de mantenimiento
prolongados y que se realizan entre algunas personas y en diferentes
turnos, llevar un libro que se lo denomina Bitácora, en la cual se apunta
comentarios sobre los trabajos para darles continuidad. Es un buen
historial de los equipos y construcciones que se puede llevar fácilmente.
AVISO DE DAÑOS
Una forma de comunicar los problemas que se presentan en los equipos y
construcciones y, al mismo tiempo, canalizarlos formalmente, es a través
de los Avisos de Daños. Este documento viene a ser como una orden de
trabajo, que no necesariamente se genera en el Area de Mantenimiento,
sino mas bien en otras áreas de la institución.
El Aviso de daños presentado en el cuadro N° 11 del anexo, es un
modelo de gran utilidad para el efecto. Como este aviso puede generarse
en otras áreas y puede llenarlo el personal de operación, el formato debe
ser sencillo en estructura para dar la oportunidad de reportar inclusive los
criterios que se pueden emitir sobre el daño. Estos avisos de daños
deberán generar las respectivas órdenes de trabajo en el interior del Area
de Mantenimiento.
Los avisos de daños se puede también hacer verbalmente y aún
telefónicamente, en especial cuando se presenta una Emergencia. En
estos casos, los trabajos una vez que se ha solucionado la emergencia.
Es importante tomar en consideración que el personal de operación es un
elemento clave para el éxito de las intervenciones oportunas de
mantenimiento, por cuanto durante la operación del equipo e inclusive
durante la limpieza del mismo, puede detectar posibles daños, los cuales
deberán ser reportados a Mantenimiento a través de los Avisos de Daños.
EVALUACION

Para una adecuada evaluación de los datos registrados es importante que
en la información se puntualice lo siguiente:
• Tiempo perdido por fallas, en las Ordenes de trabajo y Cartas
Históricas.
• Tiempo dedicado al mantenimiento, en las Ordenes de Trabajo, Plan
General y Planes de Trabajo.
• Cantidad de daños sufridos, en las Ordenes de Trabajo y Carta
Histórica.
• Costos de Mantenimiento, en el Cuadro de Control de Costos.
La finalidad es determinar si el mantenimiento que se está ejecutando es
el más económico, de lo contrario habrá que tomar las medidas
necesarias para optimizar la organización y los costos en el
mantenimiento.
Para que las variables utilizadas permitan analizar la situación real,
especialmente cuando se comparan varios equipos, o cuando se quiere
evaluar el proceso de los daños de un equipo, es útil traducir la
información disponible en coeficientes o índices derivados tales como:
Índice de fallas = Tiempo perdido por fallas por período
Tiempo de funcionamiento por período
Este índice no debe ser mayor que 1. Valores mayores que la unidad
indican que los equipos están mayor tiempo parado por fallas que
trabajando.
Índice de tiempo
dedicado al = Tiempo dedicado al mantenimiento por período
Mantenimiento Tiempo de aprovechamiento por período
Este Índice debe tender al valor de 1, un valor mayor indica que no se
aprovecha los recursos de Mantenimiento.
Índice de los costos = Costos de mantenimiento por período

de Mantenimiento Valor del presupuesto
No debe ser mayor que 1. Un valor mayor que la unidad indica que se
está gastando en el mantenimiento más de lo presupuestado.
Esta clase de coeficientes permiten obtener criterios sobre la efectividad
de las actividades que se desarrollan en mantenimiento. Otras ventajas de
usar los datos recolectados en esta forma, es que permite contestar a
preguntas como:
• En qué puestos hay que aumentar el Mantenimiento Preventivo?
• Cuál es el momento más oportuno para cambiar un recurso físico?
• Qué conviene más desde el punto de vista de los costos: reparar o
cambiar el componente dañado?
PUNTOS DEBILES
Son los componentes o partes del equipo o construcción, que durante el
tiempo de su vida útil muestran más presencia de daños que lo normal.
Se dice que los componentes presentan daños normales cuando la
frecuencia con que aparecen, es la misma que en los otros componentes
del mismo equipo o construcción. Se puede determinar el punto débil
respondiendo a las siguientes preguntas:
• En qué componente y en qué equipo se produjo el daño?
• De qué tipo de daño se trata?
• Con qué intervalos ha ido apareciendo?
• Cuáles fueron las causas?
Antes de tomar una medida para combatir el punto débil, habrá que
averiguar la causa del daño. Este análisis es el más adecuado cuando se
quiere hacer un Mantenimiento de Mejoras.
Las medidas más comunes a tomar son:

• Mejoras en el diseño.
• Medidas más efectivas del mantenimiento.
• Forma más adecuada de operar el equipo.
Aplicando entonces un adecuado mantenimiento, se obtendrá una
prolongada vida de los equipos y construcciones y, además, la
satisfacción de que los mismos están cumpliendo la misión para la cual
fueron adquiridos, como es el caso de la Educación Técnica de nuestro
país, tan importante en la presente época.
Finalmente es importante comentar que las actividades de mantenimiento
requieren de una organización y constancia de los encargados de tan
importante labor institucional.
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