Este documento presenta un manual con 14 tareas para el registro, seguimiento y cierre de proyectos a través de una plataforma. Describe detalladamente los pasos que debe seguir cada área involucrada, como técnicos, departamento legal y contable del municipio, para completar cada tarea como la formulación del proyecto, registro de inspecciones, adjudicación y cierre. El objetivo es sistematizar todo el proceso a través de la generación de matrices de seguimiento.

1. S.I.D.E.M.
MANUAL DE REGISTRO DE SEGUIMIENTO Y CIERRE
DE PROYECTO IBI

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Tabla de contenido
Proceso de Registro de Seguimiento y Cierre de Proyecto...........................................3
 Tarea 1: Inicio del Trámite – Técnico del Municipio ..........................................3
 Tarea 2: Formulación y Evaluación del Proyecto – Técnico del Municipio .......6
 Tarea 3: Registro de Publicación, Seguimiento y Actualización del Acto
Público - Depto. De Compras del Municipio - Cotizador .......................................13
 Tarea 4: Registro de Adjudicación de Acto Público - Depto. De Compras del
Municipio - Cotizador..............................................................................................18
 Tarea 5: Registro de Actualización de estatus de la Adjudicación de Acto
Público - Depto. De Compras del Municipio - Cotizador .......................................22
 Tarea 6: Registro de Generales de Etapa de Ejecución del Proyecto – Técnico
del Municipio...........................................................................................................24
 Tarea 7: Registro de Adendas de Tiempo durante la etapa de Ejecución del
Proyecto – Depto. Legal Abogado asignado del Municipio....................................28
 Tarea 8: Registro de inspecciones de Obra durante la Etapa de Ejecución del
Proyecto – Técnico del Municipio...........................................................................32
 Tarea 9: Registro de Avance Financiero y Desembolsos durante la Etapa de
Ejecución del Proyecto – Contable Asignado del Municipio..................................36
 Tarea 10: Registro de Orden de Cambio durante la Etapa de Ejecución del

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Proyecto – Técnico del Muncipio............................................................................40
 Tarea 11: Verificación de Requerimiento de Pago de Multa por parte del
Proveedor o Contratista – Técnico del Municipio...................................................44
 Tarea 12: Registro de Cierre de Proyecto – Técnico del Municipio..................48
 Tarea 13: Pago de retención del 10% – Contable Asignado del Municipio ......52
 Tarea 14: Respuesta del Tribunal ante acto Público Impugnado - Depto. De
Compras del Municipio - Cotizador ........................................................................56

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Proceso de Registro de Seguimiento y Cierre de Proyecto
 Tarea 1: Inicio del Trámite – Técnico del Municipio
1. Ingresar a plataforma (consultar sección de Inicio de Sesión).
2. En el menú superior seleccionar opción de Proceso
3. Luego seleccionar opción “Proceso de Registro de Seguimiento y Cierre de Proyecto” Versión 0.02
4. Seleccionar botón de INICIO.

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5. En la siguiente pantalla seleccionar el proyecto que se va a gestionar y seguidamente seleccionar botón de Iniciar.

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6. Posicionarse al final de la pantalla y seleccionar botón de “Guardar”

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7. Si el proceso es completado con éxito se mostrará mensaje en pantalla con el número de caso creado.
 Tarea 2: Formulación y Evaluación del Proyecto – Técnico del Municipio
8. La plataforma automáticamente redirigirá a la opción Tareas del menú superior.
9. Seleccionar Tarea que en la previsualización (panel lateral derecho de la pantalla), el identificador sea el mismo del caso iniciado
como se muestra en el paso seis (6).
10. Seleccionar botón de “Tomar”.

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NOTA: Se debe seleccionar la tarea sobre el cuadro de verificación para que se habilite el botón de “Tomar”.

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11. Ingresar datos que componen la Formulación y Evaluación del proyecto.
NOTA: Para visualizar mejor el detalle de la tarea y los campos que se deben completar seleccionar botón de maximizar ubicado en la
parte superior derecha de la ficha del proyecto. En el siguiente paso se muestra cómo se visualiza la ficha con esta opción.

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10.1. Seleccionar etapa en la que se encuentra el proyecto.
10.2. Los campos marcados con (*) son de carácter obligatorio.
10.3. El campo de Observaciones es opcional (aceptar hasta 255 caracteres).
12. Al completar todos los campos seleccionar botón para Generar Matriz de Seguimiento – Evaluación Técnica en formato PDF.
A continuación, se muestra un ejemplo de le Matriz de Seguimiento que se genera.

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13. Luego de Descargar la Matriz se habilitará el botón de “Guardar” el cual se debe seleccionar.
NOTA: Si se realizan cambios luego de generar la Matriz de Seguimiento se debe seleccionar botón de eliminar y regresar al paso anterior.

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14. Si el proceso se realiza correctamente se muestra el mensaje en pantalla de “Formulario enviado”.
15. Repetir los pasos del del nueve (9) al catorce (14) hasta completar todas etapas del proyecto en la fase de evaluación.

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 Tarea 3: Registro de Publicación, Seguimiento y Actualización del Acto Público - Depto. De Compras del Municipio - Cotizador
1. Ingresar a plataforma (consultar sección de Inicio de Sesión).
2. Seleccionar Tarea que se debe gestionar.
3. Seleccionar botón de “Tomar”.
4. En el Panel lateral derecho se muestran los datos del Proyecto para iniciar la Revisión.
NOTA: Se debe seleccionar la tarea sobre el cuadro de verificación para que se habilite el botón de “Tomar”. Para visualizar mejor el
detalle de la tarea y los campos que se deben completar seleccionar botón de maximizar ubicado en la parte superior derecha de la ficha
del proyecto. En el siguiente paso se muestra cómo se visualiza la ficha con esta opción.

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5. Para visualizar los datos de los procesos y tareas anteriores seleccionar botón de “Desplegar”.

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6. Ingresar datos que componen el Registro de publicación, seguimiento y actualización de estatus del Acto Público según generalidades
propias del proyecto.
7. Al completar todos los campos seleccionar botón para Generar Matriz de Seguimiento – Acto Público en formato PDF.

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A continuación, se muestra un ejemplo de le Matriz de Seguimiento que se genera.
8. Luego de Descargar la Matriz se habilitará el botón de “Guardar” el cual se debe seleccionar.

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9. Si el proceso se realiza correctamente se muestra el mensaje en pantalla de “Formulario enviado”.
10. Repetir los pasos del dos (2) al nueve (9).
10.1. Para la opción de Impugnación el campo de Observaciones es obligatorio.
NOTA: Si el caso fue impugnado pasar directamente a la Tarea 14.

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10.2. Para la opción de Adjudicación es obligatorio adjuntar documento con acta de adjudicación.
 Tarea 4: Registro de Adjudicación de Acto Público - Depto. De Compras del Municipio - Cotizador
1. Ingresar a plataforma (consultar sección de Inicio de Sesión).
2. Seleccionar Tarea que se va a gestionar.
3. Seleccionar botón de “Tomar”.
4. En el Panel lateral derecho se muestra el detalle y documento de subsanación que se debe realizar.

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NOTA: Se debe seleccionar la tarea sobre el cuadro de verificación para que se habilite el botón de “Tomar”. Para visualizar mejor el
detalle de la tarea y los campos que se deben completar seleccionar botón de maximizar ubicado en la parte superior derecha de la ficha
del proyecto. En el siguiente paso se muestra cómo se visualiza la ficha con esta opción.

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5. Para visualizar los procesos y tareas anteriores en pantalla, así como los documentos adjuntos se debe seleccionar botón de
“Desplegar”.
6. Ingresar los datos requeridos para completar el registro de la adjudicación.
7. Seleccionar botón de “Guardar” el cual se habilitará luego de generar la Matriz.

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8. Si el proceso se realiza correctamente se muestra el mensaje en pantalla de “Formulario enviado”

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 Tarea 5: Registro de Actualización de estatus de la Adjudicación de Acto Público - Depto. De Compras del Municipio - Cotizador
10. Repetir los pasos del dos (2) al ocho (8) de la Tarea 4.
10.1. Para la opción de Refrendado se debe llenar datos adicionales, como los que se muestran a continuación.
10.2. Para la opción de Orden de proceder se debe llenar datos adicionales, como los que se muestran a continuación.

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11. Al completar todos los pasos para todas las etapas de la adjudicación se debe obtener una Matriz de Seguimiento como la que se
muestra a continuación.

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 Tarea 6: Registro de Generales de Etapa de Ejecución del Proyecto – Técnico del Municipio
1. Ingresar a plataforma (consultar sección de Inicio de Sesión).
2. Seleccionar Tarea que se va a gestionar.
3. Seleccionar botón de “Tomar”.
4. En el Panel lateral derecho se muestra el detalle y documento que se gestionará.
NOTA: Se debe seleccionar la tarea sobre el cuadro de verificación para que se habilite el botón de “Tomar”. Para visualizar mejor el

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detalle de la tarea y los campos que se deben completar seleccionar botón de maximizar ubicado en la parte superior derecha de la ficha
del proyecto. En el siguiente paso se muestra cómo se visualiza la ficha con esta opción.
5. Para visualizar los procesos y tareas anteriores en pantalla, así como los documentos adjuntos se debe seleccionar botón de
“Desplegar”.
5. Completar datos de las generales de la etapa de ejecución del proyecto.

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6. Seleccionar botón de “Generar Matriz de Seguimiento – Etapa de Ejecución de Proyecto y luego en el botón de “Guardar”.

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A continuación, ejemplo Matriz de Seguimiento que se genera.
7. Si el proceso se realiza correctamente se muestra el mensaje en pantalla de “Formulario enviado”

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 Tarea 7: Registro de Adendas de Tiempo durante la etapa de Ejecución del Proyecto – Depto. Legal Abogado asignado del Municipio
1. Ingresar a plataforma (consultar sección de Inicio de Sesión).
2. Seleccionar Tarea que se va a gestionar.
3. Seleccionar botón de “Tomar”.
NOTA: Se debe seleccionar la tarea sobre el cuadro de verificación para que se habilite el botón de “Tomar”. Para visualizar mejor el
detalle de la tarea y los campos que se deben completar seleccionar botón de maximizar ubicado en la parte superior derecha de la ficha

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del proyecto. En el siguiente paso se muestra cómo se visualiza la ficha con esta opción.
4. Para visualizar los procesos y tareas anteriores en pantalla, así como los documentos adjuntos se debe seleccionar botón de
“Desplegar”.
5. Ingresar datos solicitados para el registro de la adenda.
6. Adjuntar documento con adenda.

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7. Seleccionar botón de “Generar Matriz de Seguimiento – Etapa de Ejecución”.
8. Seleccionar botón de “Guardar”.
9. Si el proceso se realiza correctamente se muestra el mensaje en pantalla de “Formulario enviado”.

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A continuación, ejemplo Matriz de Seguimiento que se genera.

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 Tarea 8: Registro de inspecciones de Obra durante la Etapa de Ejecución del Proyecto – Técnico del Municipio
1. Ingresar a plataforma (consultar sección de Inicio de Sesión).
2. Seleccionar Tarea que se va a gestionar.
3. Seleccionar botón de “Tomar”.
4. En el Panel lateral derecho se muestra el detalle y documento que se gestionará.
NOTA: Se debe seleccionar la tarea sobre el cuadro de verificación para que se habilite el botón de “Tomar”. Para visualizar mejor el
detalle de la tarea y los campos que se deben completar seleccionar botón de maximizar ubicado en la parte superior derecha de la ficha

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del proyecto. En el siguiente paso se muestra cómo se visualiza la ficha con esta opción.
5. Para visualizar los datos de los procesos y tareas anteriores en pantalla, así como los documentos adjuntos se debe seleccionar botón
de “Desplegar”.
6. Ingresar datos solicitados para el registro de la Inspección de Obra.
7. Adjuntar documento con informe de la Inspección.
8. Adjuntar fotos de la Inspección.
9. Luego de realizar la carga del informe y las respectivas fotos de la Inspección, seleccionar botón de “Generar Matriz de Seguimiento.

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10. Seleccionar botón de “Guardar”.
11. Si el proceso se realiza correctamente se muestra el mensaje en pantalla de “Formulario enviado”.

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A continuación, ejemplo Matriz de Seguimiento que se genera.

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 Tarea 9: Registro de Avance Financiero y Desembolsos durante la Etapa de Ejecución del Proyecto – Contable Asignado del Municipio
1. Ingresar a plataforma (consultar sección de Inicio de Sesión).
2. Seleccionar Tarea que se va a gestionar.
3. Seleccionar botón de “Tomar”.
4. En el Panel lateral derecho se muestra el detalle y documento que se gestionará.
NOTA: Se debe seleccionar la tarea sobre el cuadro de verificación para que se habilite el botón de “Tomar”. Para visualizar mejor el
detalle de la tarea y los campos que se deben completar seleccionar botón de maximizar ubicado en la parte superior derecha de la ficha
del proyecto. En el siguiente paso se muestra cómo se visualiza la ficha con esta opción.
5. Para visualizar los datos de los procesos y tareas anteriores en pantalla, así como los documentos adjuntos se debe seleccionar botón

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de “Desplegar”.
6. Ingresar datos solicitados para el registro del avance financiero.
7. Adjuntar Gestión de Desembolso
8. Adjuntar Soporte de Cuenta
9. Seleccionar botón de “Generar Matriz de Seguimiento – Etapa de Ejecución”.

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10. Seleccionar botón de “Guardar”.
11. Si el proceso se realiza correctamente se muestra el mensaje en pantalla de “Formulario enviado”
A continuación, ejemplo Matriz de Seguimiento que se genera.

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 Tarea 10: Registro de Orden de Cambio durante la Etapa de Ejecución del Proyecto – Técnico del Muncipio
1. Ingresar a plataforma (consultar sección de Inicio de Sesión).
2. Seleccionar Tarea que se va a gestionar.
3. Seleccionar botón de “Tomar”.
4. En el Panel lateral derecho se muestra el detalle y documento que se gestionará.
NOTA: Se debe seleccionar la tarea sobre el cuadro de verificación para que se habilite el botón de “Tomar”. Para visualizar mejor el
detalle de la tarea y los campos que se deben completar seleccionar botón de maximizar ubicado en la parte superior derecha de la ficha
del proyecto. En el siguiente paso se muestra cómo se visualiza la ficha con esta opción.

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5. Para visualizar los datos de los procesos y tareas anteriores en pantalla, así como los documentos adjuntos se debe seleccionar botón
de “Desplegar”.
6. Si se tiene una orden de cambio ingresar datos requeridos para su registro; si no tiene una orden de cambio continuar con el paso ocho
(8).
7. Adjuntar orden de cambio.
8. Seleccionar botón de “Generar Matriz de Seguimiento – Etapa de Ejecución”.

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9. Seleccionar botón de “Guardar”
12. Si el proceso se realiza correctamente se muestra el mensaje en pantalla de “Formulario enviado”
A continuación, ejemplo Matriz de Seguimiento que se genera.

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 Tarea 11: Verificación de Requerimiento de Pago de Multa por parte del Proveedor o Contratista – Técnico del Municipio
1. Ingresar a plataforma (consultar sección de Inicio de Sesión).
2. Seleccionar Tarea que se va a gestionar.
3. Seleccionar botón de “Tomar”.
4. En el Panel lateral derecho se muestra el detalle y documento que se gestionará.
NOTA: Se debe seleccionar la tarea sobre el cuadro de verificación para que se habilite el botón de “Tomar”. Para visualizar mejor el
detalle de la tarea y los campos que se deben completar seleccionar botón de maximizar ubicado en la parte superior derecha de la ficha

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del proyecto. En el siguiente paso se muestra cómo se visualiza la ficha con esta opción.
5. Para visualizar los datos de los procesos y tareas anteriores en pantalla, así como los documentos adjuntos se debe seleccionar botón
de “Desplegar”.
6. Si se tenía una multa y ya ha sido pagada seleccionar botón de “Multa Pagada” y completar datos solicitados; si no tiene multa
continuar con el paso ocho (8).
7. Adjuntar comprobante del pago de la multa
8. Seleccionar botón de “Generar Matriz de Seguimiento – Etapa de Cierre”.

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9. Seleccionar botón de “Guardar”
13. Si el proceso se realiza correctamente se muestra el mensaje en pantalla de “Formulario enviado”
A continuación, ejemplo Matriz de Seguimiento que se genera.

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 Tarea 12: Registro de Cierre de Proyecto – Técnico del Municipio
1. Ingresar a plataforma (consultar sección de Inicio de Sesión).
2. Seleccionar Tarea que se va a gestionar.
3. Seleccionar botón de “Tomar”.
4. En el Panel lateral derecho se muestra el detalle y documento que se gestionará.
NOTA: Se debe seleccionar la tarea sobre el cuadro de verificación para que se habilite el botón de “Tomar”. Para visualizar mejor el
detalle de la tarea y los campos que se deben completar seleccionar botón de maximizar ubicado en la parte superior derecha de la ficha
del proyecto. En el siguiente paso se muestra cómo se visualiza la ficha con esta opción.

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10. Para visualizar los datos de los procesos y tareas anteriores en pantalla, así como los documentos adjuntos se debe seleccionar botón
de “Desplegar”.
11. Ingresar datos solicitados para registrar el cierre del proyecto.
12. Adjuntar Acta de Aceptación.

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13. Seleccionar botón de “Generar Matriz de Seguimiento – Etapa de Cierre”.
14. Seleccionar botón de “Guardar”
14. Si el proceso se realiza correctamente se muestra el mensaje en pantalla de “Formulario enviado”

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A continuación, ejemplo Matriz de Seguimiento que se genera.

53. 52 de 27
 Tarea 13: Pago de retención del 10% – Contable Asignado del Municipio
1. Ingresar a plataforma (consultar sección de Inicio de Sesión).
2. Seleccionar Tarea que se va a gestionar.
3. Seleccionar botón de “Tomar”.
4. En el Panel lateral derecho se muestra el detalle y documento que se gestionará.
NOTA: Se debe seleccionar la tarea sobre el cuadro de verificación para que se habilite el botón de “Tomar”. Para visualizar mejor el
detalle de la tarea y los campos que se deben completar seleccionar botón de maximizar ubicado en la parte superior derecha de la ficha
del proyecto. En el siguiente paso se muestra cómo se visualiza la ficha con esta opción.
5. Para visualizar los datos de los procesos y tareas anteriores en pantalla, así como los documentos adjuntos se debe seleccionar botón

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de “Desplegar”.
6. Ingresar datos solicitados para registrar el pago de retención del 10%.
7. Adjuntar Gestión de Cobro Refrendada.

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8. Seleccionar botón de “Generar Matriz de Seguimiento – Etapa de Cierre”.
9. Seleccionar botón de “Guardar”
10. Si el proceso se realiza correctamente se muestra el mensaje en pantalla de “Formulario enviado”

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A continuación, ejemplo Matriz de Seguimiento que se genera.

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 Tarea 14: Respuesta del Tribunal ante acto Público Impugnado - Depto. De Compras del Municipio - Cotizador
1. Ingresar a plataforma (consultar sección de Inicio de Sesión).
2. Seleccionar Tarea que se va a gestionar.
3. Seleccionar botón de “Tomar”.
4. En el Panel lateral derecho se muestra el detalle y documento que se gestionará.
NOTA: Se debe seleccionar la tarea sobre el cuadro de verificación para que se habilite el botón de “Tomar”. Para visualizar mejor el detalle
de la tarea y los campos que se deben completar seleccionar botón de maximizar ubicado en la parte superior derecha de la ficha del proyecto.
En el siguiente paso se muestra cómo se visualiza la ficha con esta opción.
5. Debido a que el Acto Público fue impugnado este caso debe ser archivado; seleccionar campo de validación “Achivar Caso”.

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6. Seleccionar botón de “Guardar”.