El documento presenta las tablas de retención documental y tablas de valoración documental como herramientas para determinar la disposición final de las series documentales. Explica que la disposición final es la decisión sobre la conservación, eliminación, selección o reproducción de los documentos tras su valoración. Propone una metodología para elaborar las tablas y asignar criterios de disposición final a las series.

1. METODOLOGÍA PARA LA
DISPOSICIÓN FINAL DE
DISPOSICIÓN FINAL DE
SERIES DOCUMENTALES
Luis Fernando Sierra Escobar
lsierra@unisalle.edu.co

2. Q é l Di i ió Fi l?
Q é l Di i ió Fi l?
¿Qué es la Disposición Final?
¿Qué es la Disposición Final?
Decisión resultante de la
valoración hecha en
cualquier etapa del ciclo
cualquier etapa del ciclo
vital de los documentos,
registrada en las tablas
de retención y/o tablas de
y
valoración documental,
con miras a su
conservación total,
eliminación, selección y/o
reproducción. (AGN,
2006)

3. Tablas de Retención Documental (TRD)
Tablas de Retención Documental (TRD)
“listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se
asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos”
(Acuerdo 027, 2006).
( , )
5003/ 1. ACTAS
5003/ 1.1 Actas Comité Paritario de Salud Ocupacional
- Actas
- Citación a reuniones
2 años 18 años X X Estos documentos por ser de carácter histórico se debe microfilmar
por seguridad y no destruir.
Citación a reuniones
- Documentos para estudio
5003/ 2. ACTOS ADMINISTRATIVOS
5003/ 2.1 Circulares 2 años 10 años X X
Estos documentos se deben microfilmar para posteriores consultas y
luego eliminar el soporte papel.
5003/ 3. APORTES SEGURIDAD SOCIAL
- Planilla única de aportes (EPS, AFP, ARP)
- Listados (cesantías, subsidio familiar)
- Certificados (escolaridad, supervivencia)
3 años 17 años X X Estos documentos por ser de carácter histórico se debe microfilmar
por seguridad y no destruir.
5003/ 4. CONTRATOS
5003/ 4.1 Control de Contratos
- Contrato de investigación
3 años X Se deben conservar 3 años en el Archivo de Gestión y eliminar ya
que los originales se encuentran en el Archivo de la División
Contrato de investigación
- Pago contrato de investigación
- Cuadro de pago
- Comunicaciones internas departamento de
investigaciones
que los originales se encuentran en el Archivo de la División
Financiera
5003/ 5. CONVOCATORIAS A JURADOS DE VOTACIÓN
- Solicitud de Listados de personal administrativo y
docente
- Citación para ser jurado de votación
- Listados remitidos del personal inactivo
- Correo certificando su notificación
- Planillas de la Registraduría
1 año 5 años X Estos documentos después de cinco años en el Archivo Central se
pueden destruir.
Planillas de la Registraduría
- Justificaciones de no asistencia
- Memorados de capacitación
- Circulares de instrucciones
- Control de compensatorios
- Memorando informativo del personal que debe
acercarse a la Alcaldía Mayor de Bogotá
5003/ 6. DOTACION AL PERSONAL
- Comunicación interna a cada dependencia
- Listado de dotación al personal
2 años 5 años X Se elimina por que finalizan los valores primarios.

4. Tablas de Valoración Documental (TVD)
Tablas de Valoración Documental (TVD)
( )
( )
“listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de
permanencia en el archivo central, así como una disposición final” ” (Acuerdo 027,
2006)
2006).
ENTIDAD PRODUCTORA: LA PREVISORA VIDA S.A. Hoja No.
DEPENDENCIA PRODUCTORA: PRESIDENCIA
CÓDIGO: B10
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
Estructura Organica Periodo: B 30 de Julio de 1996 A 9 de Septiembre de 1997
RETENCIÓN
A.C. CT E M S
B10.1 ACTAS
B10.1.7 Actas Junta Directiva
X Una vez cumplidos el tiempo de retención, conservar totalmente por
poseer valores sucundarios para la entidad y por sólo encontrarse
una muestra de la documentación, el restante reposa en La
Previsora S.A. Seguros Generales. Se podrán microfilmar para su
10 X
CÓDIGO
ASUNTO O SERIE
DISPOSICIONES
PROCEDIMIENTOS
B10.18 CORRESPONDENCIA 10 X X
B10.18.2 Correspondencia Externa Enviada y Recibida
B10.18.3 Correspondencia Interna Enviada y Recibida
B10.23 INFORMES 10 X
Estos documentos se deben microfilmar transcurridos 10 años en el
Archivo Central para posteriores consultas. Una vez cumplidos el
tiempo de retención transferir al archivo histórico ya que constituye
la memoria institucional, de allí se podrá buscar inf
Se realizará un muestreo aleatorio, tomando una selección del 2%
sobre el total de los expedientes producidos en el respectivo año
B10.23.4 Informes de Gestión
B10.23.8 Informes Seguimiento Dependencias
B10.29 MANUALES
5 X
sobre el total de los expedientes producidos en el respectivo año,
se conservará la muestra permanentemente para evidenciar la
gestión administrativa de La Previsora Vida S.A. y se eliminar
Una vez prescribe el lapso administrativo se microfilma cumplido el
periodo de retención en el Archivo Central y luego se elimina el
soporte papel, debido a que se actualiza o renueva el respectivo
manual.
5 X
B10.29.1 Manuales Técnicos
B10.37 PROGRAMAS
B10.37.1 Programa de Bienestar Social
X En el Archivo Central se toma una muestra del 10% de los planes
más relevantes en el desarrollo organizacional y de talento humano
durante el respectivo año y se conservará la muestra
permanentemente, eliminando los restantes expedientes ya que
finalizan
10

5. Metodología
Metodología
Metodología
Metodología
Propuesta
Propuesta
Propuesta
Propuesta

6. Identificación Documental
Identificación Documental
Identificación Documental
Identificación Documental
Primera etapa de la labor archivística que consiste en indagar, analizar y
sistematizar las categorías administrativas y archivísticas en que se
sustenta la estructura de un fondo.
Fuente: Archivo General de la Nación de México, 2005.
Fuente: http://www.tknika.net/irudiak_dd/zentrua/organigrama

7. Clasificación Documental
Clasificación Documental
Clasificación Documental
Clasificación Documental
Labor intelectual mediante la
cual se identifican y establecen
las series que componen cada
agrupación documental (fondo
agrupación documental (fondo,
sección, y subsección), de
acuerdo a la estructura
orgánico-funcional de la entidad.
La correcta asimilación y
aplicación de este concepto es
fundamental para integrar las
funciones y procedimientos con
funciones y procedimientos con
producción documental de cada
unidad administrativa.

8. Series Documentales
Series Documentales
Series Documentales
Series Documentales
Conjunto de unidades documentales
de estructura y contenido
homogéneos, emanados de un
ORGANIGRAMA FUNCIONES
mismo órgano o sujeto productor
como consecuencia del ejercicio de
sus funciones específicas: ejemplos:
Historias laborales Contratos Actas
CCD
Historias laborales, Contratos, Actas,
informes, entre otros.
INVENTARIOS
Procedimientos

9. Denominación Series Documentales
Denominación Series Documentales
Denominación Series Documentales
Denominación Series Documentales
Denominación
Incorrecta
Denominación
Propuesta
Comentario
Región del Sumapaz Visitas de inspección y Utilizar la denominación de un sitio geográfico no orienta sobre las funciones
Región del Sumapaz Visitas de inspección y
control
Utilizar la denominación de un sitio geográfico no orienta sobre las funciones
que dan origen a los expedientes, ya que diferentes dependencias de acuerdo
con sus competencias una entidad mantener una relación con determinadas
zonas de influencia
Contraloría Distrital Informes entes de
control
Denominar una serie con el nombre de una entidad no es correcto ya que de
acuerdo con las funciones que cumpla cada unidad administrativa pueden
generarse diversos tipos de relación con la misma entidad (entregar informes
generarse diversos tipos de relación con la misma entidad (entregar informes,
brindar asesoría, solicitud de conceptos)
Planillas Control recepción y
distribución de
correspondencia
La denominación genérica de un formato no es correcta ya que en el caso de
las planillas, pueden utilizarse para adelantar diferentes tipos de trámites
relacionados con funciones diversas (contables, control de inventarios,
controles de ingreso y salida de elementos).
Comités Actas comité paritario
de salud
De acuerdo con los requerimientos propios de cada Administración se crean
diferentes comités, cuyas actas son elaboradas y conservadas en la unidad
que ejerza su secretaría debe distinguirse al asignar las series debe
identificarse con claridad que tipo de actas le corresponde generar a cada
dependencia
Computadores Inventario de software y la denominación de series utilizando nombres de elementos facilita que se
Computadores Inventario de software y
hardware
la denominación de series utilizando nombres de elementos facilita que se
presenten equivocaciones al conformar los expedientes ya que sobre un
elemento pueden surtirse diferentes trámites, su adquisición, su facturación, su
ingreso, asignación, mantenimiento,
Fuente: Archivo de Bogotá (2201)
Fuente: Archivo de Bogotá (2201)

10. D fi i ió Di i ió Fi l
D fi i ió Di i ió Fi l
Definición Disposición Final
Definición Disposición Final
La disposición final es una de las actividades más delicadas dentro del proceso de
La disposición final es una de las actividades más delicadas dentro del proceso de
elaboración de la TRD y/o TVD, pues implica la toma de decisiones sobre la
disposición de los documentos, lo cual resulta, para los casos de selección y
eliminación, procesos irreversibles.
Encuesta Documental
Encuesta Documental
Normatividad
Normatividad
Retrospectiva
Retrospectiva
Grupo
Grupo
Interdisciplinario
Interdisciplinario
p
p
y Vigente
y Vigente
Interdisciplinario
Interdisciplinario

11. C it i d l Di i ió Fi l
C it i d l Di i ió Fi l
Criterios de la Disposición Final
Criterios de la Disposición Final
De acuerdo con los resultados arrojados durante el proceso de valoración se debe
De acuerdo con los resultados arrojados durante el proceso de valoración, se debe
asignar la disposición final de las series y subseries documentales, la cual se
señala teniendo en cuenta cuatro alternativas:
Ejemplo:
Ejemplo:
SERIES Y SUBSERIES
DOCUMENTALES
RETENCION DISPOSICION FINAL
AG AC CT E S M
CT = Conservación Total
E Eli i ió
INFORMES
Informes a Organismos de Control
- Requerimientos (DAS, Fiscaliza,
Juzgados)
- Respuesta requerimiento
Informes Plantas de Personal
- Estadísticas de docentes
2 Años
1 año
8 años X
X
X E = Eliminación
M = Microfilmación
S = Selección

12. D fi i ió d l P di i t
D fi i ió d l P di i t
Definición del Procedimiento
Definición del Procedimiento
El procedimiento debe ser la explicación de lo establecido en la disposición final,
El procedimiento debe ser la explicación de lo establecido en la disposición final,
de manera que justifique la decisión tomada para selección, indicando para este la
técnica de muestreo establecida; la eliminación, indicando la razón por la cual se
estableció esta alternativa.
Ejemplo
SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO
INFORMES
Informes a Organismos de Control
- Requerimientos (DAS, Fiscaliza, Juzgados)
- Respuesta requerimiento
Informes Plantas de Personal
- Estadísticas de docentes
Después de los 5 años de conservación en el Archivo Central,
estos documentos se microfilman y luego se elimina el soporte
papel.
Se elimina por que finalizan los valores primarios.

13. EJEMPLO PRÁCTICO
EJEMPLO PRÁCTICO
EJEMPLO PRÁCTICO
EJEMPLO PRÁCTICO
CONFORMACIÓN DE
CONFORMACIÓN DE
UNA SERIE DOCUMENTAL
UNA SERIE DOCUMENTAL
UNA SERIE DOCUMENTAL
UNA SERIE DOCUMENTAL