Este documento presenta la tarea número 3 de gestión documental de una estudiante. Incluye información sobre dos instituciones como el SENA e Ibagué y sus oficinas de gestión documental, el ciclo vital de los documentos, conceptos archivísticos como fondo documental y serie documental, y ejemplos de series y subseries. También presenta lineamientos sobre foliación, ordenación y etiquetado de documentos.
Presentación del fondo documental y sus componentes.
Esta presentación toma ejemplos para un mejor entendimiento de la orgaización de los fondos documentales.
Esta actividad vamos a estudiar la gestión documental como herramienta para el avance y soporte de la administración de las instituciones, teniendo en cuenta que el archivo es la memoria de toda empresa.
Este documento define y explica los diferentes tipos y niveles de agrupaciones documentales en archivística. Explica que las agrupaciones documentales son conjuntos de documentos y que los principales niveles son el fondo, las agrupaciones superiores al fondo como patrimonio archivístico común o archivo, y las agrupaciones inferiores como subfondo, serie y unidad documental. También discute las características y ejemplos de cada nivel de agrupación.
Este documento presenta información sobre la gestión documental en las entidades públicas y privadas. Explica que la gestión documental es un procedimiento administrativo y técnico que permite organizar los documentos desde su creación hasta su disposición final, físicos o electrónicos, siguiendo su ciclo de vida para facilitar el acceso y brindar un mejor servicio. También define conceptos clave como normatividad aplicable y principios éticos que rigen la profesión archivística.
El documento describe las funciones y procesos de un área de correspondencia. Gestiona de forma centralizada la recepción, radicación y distribución de comunicaciones internas y externas. Realiza procesos de clasificación, organización, conservación, préstamo y selección de documentos para su traslado a archivos centrales e históricos.
Las fases del archivo I: el archivo de oficina y el archivo central. Funcione...Jose Luis Muñoz
Presentación elaborada para los alumnos del programa Iberex 2013: Escuela de Archivos para Iberoamérica, que tuvo lugar el 18 de septiembre de 2013 en el Archivo Histórico Nacional. En esta clase se explicó, brevemente, la fase de archivo de oficina, con algunos ejemplos, detallando claramente las funciones y actividades de esta etapa, pasando a continuación a la siguiente fase, la de archivo central, su definición y algunos ejemplos del sistema archivístico estatal.
Este documento describe las diferentes clases y características de los documentos de archivo. Se dividen los documentos según su vigencia en administrativos e históricos, y según su frecuencia de uso en activos e inactivos. Explica los diferentes formatos que pueden tomar los documentos como expedientes, legajos, libros y dossiers. Además, describe las características externas e internas de los documentos y cómo se clasifican según su naturaleza, origen, contenido y función. Finalmente, explica los diferentes valores que pueden tener los documentos.
Presentación del fondo documental y sus componentes.
Esta presentación toma ejemplos para un mejor entendimiento de la orgaización de los fondos documentales.
Esta actividad vamos a estudiar la gestión documental como herramienta para el avance y soporte de la administración de las instituciones, teniendo en cuenta que el archivo es la memoria de toda empresa.
Este documento define y explica los diferentes tipos y niveles de agrupaciones documentales en archivística. Explica que las agrupaciones documentales son conjuntos de documentos y que los principales niveles son el fondo, las agrupaciones superiores al fondo como patrimonio archivístico común o archivo, y las agrupaciones inferiores como subfondo, serie y unidad documental. También discute las características y ejemplos de cada nivel de agrupación.
Este documento presenta información sobre la gestión documental en las entidades públicas y privadas. Explica que la gestión documental es un procedimiento administrativo y técnico que permite organizar los documentos desde su creación hasta su disposición final, físicos o electrónicos, siguiendo su ciclo de vida para facilitar el acceso y brindar un mejor servicio. También define conceptos clave como normatividad aplicable y principios éticos que rigen la profesión archivística.
El documento describe las funciones y procesos de un área de correspondencia. Gestiona de forma centralizada la recepción, radicación y distribución de comunicaciones internas y externas. Realiza procesos de clasificación, organización, conservación, préstamo y selección de documentos para su traslado a archivos centrales e históricos.
Las fases del archivo I: el archivo de oficina y el archivo central. Funcione...Jose Luis Muñoz
Presentación elaborada para los alumnos del programa Iberex 2013: Escuela de Archivos para Iberoamérica, que tuvo lugar el 18 de septiembre de 2013 en el Archivo Histórico Nacional. En esta clase se explicó, brevemente, la fase de archivo de oficina, con algunos ejemplos, detallando claramente las funciones y actividades de esta etapa, pasando a continuación a la siguiente fase, la de archivo central, su definición y algunos ejemplos del sistema archivístico estatal.
Este documento describe las diferentes clases y características de los documentos de archivo. Se dividen los documentos según su vigencia en administrativos e históricos, y según su frecuencia de uso en activos e inactivos. Explica los diferentes formatos que pueden tomar los documentos como expedientes, legajos, libros y dossiers. Además, describe las características externas e internas de los documentos y cómo se clasifican según su naturaleza, origen, contenido y función. Finalmente, explica los diferentes valores que pueden tener los documentos.
Los instrumentos archivísticos son herramientas con propósitos específicos para apoyar la gestión documental y la función archivística en las entidades. Algunos instrumentos archivísticos mencionados son las Tablas de Control de Acceso, los Bancos Terminológicos, la Tabla de Retención Documental, el Programa de Gestión Documental, el Plan Institucional de Archivos de la Entidad, el Modelo de Requisitos para Gestión Documental Electrónica, el Cuadro de Clasificación Documental y el Inventario Document
El documento presenta los pasos para organizar el archivo de gestión de una dependencia. Estos incluyen clasificar los documentos en de archivo y de apoyo, elaborar separadores, clasificar las series y subseries, identificar y ordenar las unidades documentales, foliar, ubicar físicamente, identificar archivadores e inventariar los documentos. También presenta los pasos para organizar y eliminar los documentos de apoyo.
El documento presenta estrategias para la conservación de documentos digitales, las cuales incluyen la actualización y migración de datos a soportes diversificados y confiables, y el uso de la emulación para imitar sistemas más modernos que permitan conservar el contenido, aspecto e integridad de los documentos electrónicos a lo largo del tiempo. También señala la importancia de almacenar los documentos en lugares protegidos de factores ambientales que puedan dañarlos.
La clasificación documental implica identificar y agrupar documentos según la estructura orgánico-funcional de la entidad productora. Se establecen categorías como fondos, secciones, series y unidades que reflejan la jerarquía de la institución. El propósito es reflejar las funciones y actividades de cada dependencia para facilitar la recuperación y uso de la información.
Importancia de las transferencias documentalesCwinfos
El documento describe los pasos del proceso de transferencia de documentos entre archivos, incluyendo la limpieza y preparación de los documentos, su empaque y embalaje, y la identificación de las unidades de conservación. El objetivo principal de las transferencias es concentrar y almacenar los documentos de manera ordenada y facilitar su acceso y preservación a largo plazo.
Este documento provee una introducción a los sistemas de gestión documental, incluyendo su definición y utilidad para las entidades. Explica que estos sistemas permiten realizar tareas como recepción, distribución, ordenación y clasificación de documentos de manera digital. Luego, el documento describe los objetivos de conocer aspectos generales de los sistemas de gestión documental y reconocer los aspectos más importantes para su implementación según el Decreto 1080 de 2015.
Este documento describe el proceso de transferencia documental entre dependencias. Incluye pasos como preparar físicamente los documentos, crear un comité de archivo, verificar que exista un cronograma de transferencias, realizar la transferencia en las fechas acordadas, y validar que la documentación recibida coincida con el inventario.
La definición correcta de gestión documental es:
"Consideramos gestión documental al conjunto de actividades específicas que permite coordinar y controlar de forma sistemática todos aquellos aspectos relacionados con la creación, recepción, organización, almacenamiento, preservación, acceso y difusión de los documentos en una organización."
Las razones por las que las otras definiciones no son correctas son:
- Algunas definiciones se centran sólo en aspectos parciales como la gestión de documentos científico-técnicos o la gestión de archivos
Este documento provee una introducción a los sistemas de gestión documental. Explica que estos sistemas permiten almacenar, recuperar, gestionar, actualizar, localizar y realizar el seguimiento de documentos en las organizaciones. Además, describe algunas características clave de estos sistemas como su carácter corporativo, dinámico e integrado con otros sistemas de gestión. Finalmente, resume una visita realizada al sistema de gestión documental de Ecopetrol donde se observó su implementación práctica.
Este documento ofrece información sobre técnicas de archivo para organizar documentos de acuerdo con la normatividad vigente y políticas institucionales. Explica conceptos básicos de archivo como clasificación, ordenación y disposición de documentos usando principios archivísticos y tablas de retención. También cubre temas como valores documentales, legislación, y recomendaciones para la salud ocupacional en la administración de archivos.
Este documento describe los procesos y herramientas de la archivística digital. Explica los pasos para digitalizar documentos como la preparación, escaneo y rearmado digital. También describe los tipos de escáneres, tecnologías de reconocimiento óptico de caracteres, y ventajas de la digitalización como el acceso remoto y preservación. Finalmente, cubre conceptos archivísticos como descripción documental, inventarios, guías, catálogos e índices utilizados para organizar y recuperar información digital.
El documento habla sobre la organización documental. Explica que la clasificación es dividir documentos en clases y series que forman parte de una estructura archivística. La ordenación une documentos relacionados de acuerdo a una unidad de orden preestablecida. Existen diferentes sistemas de clasificación y ordenación como el alfabético, numérico, cronológico y otros. El objetivo es mejorar la organización, clasificación y manejo de documentos en una institución.
Este documento describe las diferentes clases y formatos de documentos electrónicos, así como sus características y la estructura lógica que deben tener. Explica que los documentos electrónicos se pueden clasificar por su forma de creación, origen o formato, como documentos ofimáticos, correos electrónicos, imágenes, videos, bases de datos y páginas web. Además, señala que para servir como prueba deben poseer autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad.
El documento proporciona instrucciones sobre la transferencia de documentos de oficinas a archivos centrales. Esto incluye transferir documentos que hayan cumplido su tiempo de retención designado, ordenarlos según su producción, y prepararlos físicamente para su almacenamiento a través de la limpieza, identificación, foliación y empacado en unidades de conservación como carpetas y cajas.
Técnicas de Archivo,sistema numérico & asunto o materiaConstanza Trivik
Este documento describe diferentes tipos de sistemas de archivo, incluyendo el sistema numérico, el sistema por asunto y el sistema cronológico. Explica que un archivo es un recurso que permite organizar y almacenar datos de manera permanente en un sistema informático. Además, analiza las ventajas y desventajas de los sistemas numérico y por asunto.
Es un sistema de información relacionado con la historia o actividad de una empresa, cuyo fin es organizar, clasificar y conservar toda la documentación en un espacio adecuado de forma tal que pueda ser consultada manera fácil y rápida.
Este documento describe los elementos básicos de un documento de archivo, incluyendo el soporte, la técnica, la estructura y el contenido. Luego explica diversas formas de clasificar documentos de archivo, como por el tipo documental (dispositivos, testimoniales o informativos), la tradición documental (original, copia, borrador o minuta), y otras clasificaciones como por función, accesibilidad de usuarios y soporte del texto.
Procesos de un programa de gestion documentalbbrti
El documento describe los principales procesos de un programa de gestión documental, incluyendo la producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de documentos. Estos procesos se encuentran interrelacionados y se desarrollan a lo largo del ciclo vital del documento, desde su creación hasta su eliminación o conservación permanente. Cada proceso cuenta con actividades específicas normadas por la legislación colombiana.
El documento describe las etapas para la creación de un sistema de archivo, incluyendo el análisis de la institución y sus documentos, el diseño del sistema, la identificación y valoración de las series documentales, y la clasificación, ordenación y control de los documentos. Se explican conceptos como cuadros de clasificación y se proveen ejemplos de clasificación orgánica y funcional.
La selección documental consiste en identificar, analizar y evaluar las series documentales de una entidad para determinar sus periodos de retención. Esto implica estudiar los valores administrativos, legales e históricos de los documentos, así como el ciclo vital por el que pasan. Finalmente, se eligen los documentos que se conservarán de forma permanente y aquellos que pueden eliminarse de acuerdo a su valor temporal.
Este documento presenta los resultados de una actividad realizada por estudiantes de Ciencia de la Información y la Documentación para visitar los archivos de una entidad pública (Hospital San Pedro) y una privada (Policlínica La Unión) en Barranquilla. Los estudiantes realizaron preguntas sobre la gestión documental, identificaron conceptos archivísticos y procesos del ciclo vital de los documentos. Adicionalmente, indagaron sobre la normativa colombiana en materia de gestión documental.
Este documento presenta las actividades y tareas relacionadas con la gestión documental, incluyendo explicar el ciclo vital de los documentos, las unidades de correspondencia, los procesos de gestión documental y su normatividad, y un análisis del Decreto 2609 de 2012. También incluye resúmenes de otros decretos y circulares relacionadas con la gestión de documentos.
Los instrumentos archivísticos son herramientas con propósitos específicos para apoyar la gestión documental y la función archivística en las entidades. Algunos instrumentos archivísticos mencionados son las Tablas de Control de Acceso, los Bancos Terminológicos, la Tabla de Retención Documental, el Programa de Gestión Documental, el Plan Institucional de Archivos de la Entidad, el Modelo de Requisitos para Gestión Documental Electrónica, el Cuadro de Clasificación Documental y el Inventario Document
El documento presenta los pasos para organizar el archivo de gestión de una dependencia. Estos incluyen clasificar los documentos en de archivo y de apoyo, elaborar separadores, clasificar las series y subseries, identificar y ordenar las unidades documentales, foliar, ubicar físicamente, identificar archivadores e inventariar los documentos. También presenta los pasos para organizar y eliminar los documentos de apoyo.
El documento presenta estrategias para la conservación de documentos digitales, las cuales incluyen la actualización y migración de datos a soportes diversificados y confiables, y el uso de la emulación para imitar sistemas más modernos que permitan conservar el contenido, aspecto e integridad de los documentos electrónicos a lo largo del tiempo. También señala la importancia de almacenar los documentos en lugares protegidos de factores ambientales que puedan dañarlos.
La clasificación documental implica identificar y agrupar documentos según la estructura orgánico-funcional de la entidad productora. Se establecen categorías como fondos, secciones, series y unidades que reflejan la jerarquía de la institución. El propósito es reflejar las funciones y actividades de cada dependencia para facilitar la recuperación y uso de la información.
Importancia de las transferencias documentalesCwinfos
El documento describe los pasos del proceso de transferencia de documentos entre archivos, incluyendo la limpieza y preparación de los documentos, su empaque y embalaje, y la identificación de las unidades de conservación. El objetivo principal de las transferencias es concentrar y almacenar los documentos de manera ordenada y facilitar su acceso y preservación a largo plazo.
Este documento provee una introducción a los sistemas de gestión documental, incluyendo su definición y utilidad para las entidades. Explica que estos sistemas permiten realizar tareas como recepción, distribución, ordenación y clasificación de documentos de manera digital. Luego, el documento describe los objetivos de conocer aspectos generales de los sistemas de gestión documental y reconocer los aspectos más importantes para su implementación según el Decreto 1080 de 2015.
Este documento describe el proceso de transferencia documental entre dependencias. Incluye pasos como preparar físicamente los documentos, crear un comité de archivo, verificar que exista un cronograma de transferencias, realizar la transferencia en las fechas acordadas, y validar que la documentación recibida coincida con el inventario.
La definición correcta de gestión documental es:
"Consideramos gestión documental al conjunto de actividades específicas que permite coordinar y controlar de forma sistemática todos aquellos aspectos relacionados con la creación, recepción, organización, almacenamiento, preservación, acceso y difusión de los documentos en una organización."
Las razones por las que las otras definiciones no son correctas son:
- Algunas definiciones se centran sólo en aspectos parciales como la gestión de documentos científico-técnicos o la gestión de archivos
Este documento provee una introducción a los sistemas de gestión documental. Explica que estos sistemas permiten almacenar, recuperar, gestionar, actualizar, localizar y realizar el seguimiento de documentos en las organizaciones. Además, describe algunas características clave de estos sistemas como su carácter corporativo, dinámico e integrado con otros sistemas de gestión. Finalmente, resume una visita realizada al sistema de gestión documental de Ecopetrol donde se observó su implementación práctica.
Este documento ofrece información sobre técnicas de archivo para organizar documentos de acuerdo con la normatividad vigente y políticas institucionales. Explica conceptos básicos de archivo como clasificación, ordenación y disposición de documentos usando principios archivísticos y tablas de retención. También cubre temas como valores documentales, legislación, y recomendaciones para la salud ocupacional en la administración de archivos.
Este documento describe los procesos y herramientas de la archivística digital. Explica los pasos para digitalizar documentos como la preparación, escaneo y rearmado digital. También describe los tipos de escáneres, tecnologías de reconocimiento óptico de caracteres, y ventajas de la digitalización como el acceso remoto y preservación. Finalmente, cubre conceptos archivísticos como descripción documental, inventarios, guías, catálogos e índices utilizados para organizar y recuperar información digital.
El documento habla sobre la organización documental. Explica que la clasificación es dividir documentos en clases y series que forman parte de una estructura archivística. La ordenación une documentos relacionados de acuerdo a una unidad de orden preestablecida. Existen diferentes sistemas de clasificación y ordenación como el alfabético, numérico, cronológico y otros. El objetivo es mejorar la organización, clasificación y manejo de documentos en una institución.
Este documento describe las diferentes clases y formatos de documentos electrónicos, así como sus características y la estructura lógica que deben tener. Explica que los documentos electrónicos se pueden clasificar por su forma de creación, origen o formato, como documentos ofimáticos, correos electrónicos, imágenes, videos, bases de datos y páginas web. Además, señala que para servir como prueba deben poseer autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad.
El documento proporciona instrucciones sobre la transferencia de documentos de oficinas a archivos centrales. Esto incluye transferir documentos que hayan cumplido su tiempo de retención designado, ordenarlos según su producción, y prepararlos físicamente para su almacenamiento a través de la limpieza, identificación, foliación y empacado en unidades de conservación como carpetas y cajas.
Técnicas de Archivo,sistema numérico & asunto o materiaConstanza Trivik
Este documento describe diferentes tipos de sistemas de archivo, incluyendo el sistema numérico, el sistema por asunto y el sistema cronológico. Explica que un archivo es un recurso que permite organizar y almacenar datos de manera permanente en un sistema informático. Además, analiza las ventajas y desventajas de los sistemas numérico y por asunto.
Es un sistema de información relacionado con la historia o actividad de una empresa, cuyo fin es organizar, clasificar y conservar toda la documentación en un espacio adecuado de forma tal que pueda ser consultada manera fácil y rápida.
Este documento describe los elementos básicos de un documento de archivo, incluyendo el soporte, la técnica, la estructura y el contenido. Luego explica diversas formas de clasificar documentos de archivo, como por el tipo documental (dispositivos, testimoniales o informativos), la tradición documental (original, copia, borrador o minuta), y otras clasificaciones como por función, accesibilidad de usuarios y soporte del texto.
Procesos de un programa de gestion documentalbbrti
El documento describe los principales procesos de un programa de gestión documental, incluyendo la producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de documentos. Estos procesos se encuentran interrelacionados y se desarrollan a lo largo del ciclo vital del documento, desde su creación hasta su eliminación o conservación permanente. Cada proceso cuenta con actividades específicas normadas por la legislación colombiana.
El documento describe las etapas para la creación de un sistema de archivo, incluyendo el análisis de la institución y sus documentos, el diseño del sistema, la identificación y valoración de las series documentales, y la clasificación, ordenación y control de los documentos. Se explican conceptos como cuadros de clasificación y se proveen ejemplos de clasificación orgánica y funcional.
La selección documental consiste en identificar, analizar y evaluar las series documentales de una entidad para determinar sus periodos de retención. Esto implica estudiar los valores administrativos, legales e históricos de los documentos, así como el ciclo vital por el que pasan. Finalmente, se eligen los documentos que se conservarán de forma permanente y aquellos que pueden eliminarse de acuerdo a su valor temporal.
Este documento presenta los resultados de una actividad realizada por estudiantes de Ciencia de la Información y la Documentación para visitar los archivos de una entidad pública (Hospital San Pedro) y una privada (Policlínica La Unión) en Barranquilla. Los estudiantes realizaron preguntas sobre la gestión documental, identificaron conceptos archivísticos y procesos del ciclo vital de los documentos. Adicionalmente, indagaron sobre la normativa colombiana en materia de gestión documental.
Este documento presenta las actividades y tareas relacionadas con la gestión documental, incluyendo explicar el ciclo vital de los documentos, las unidades de correspondencia, los procesos de gestión documental y su normatividad, y un análisis del Decreto 2609 de 2012. También incluye resúmenes de otros decretos y circulares relacionadas con la gestión de documentos.
Este documento presenta un taller sobre la formación de archivos según el ciclo vital de los documentos. El taller contiene 11 preguntas que abarcan temas como la visita a archivos públicos y privados, la identificación de conceptos archivísticos, ejemplos de documentos conservados por su valor primario y secundario, la organización de series documentales, los procesos de gestión documental en cada etapa del ciclo vital, y aspectos relevantes del Decreto 2609 de 2012. El objetivo es que los estudiantes adquieran conocimientos sobre la
SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS (Trabajo 1) Gestión Documental II Grupo 3 DMauro Garcia
Este documento describe los componentes clave de un programa de gestión documental (PGD) según la normativa ISO. Explica que un PGD incluye procesos como la producción, recepción, distribución, organización, consulta y disposición final de documentos. También resume los procesos de un ejemplo de PGD para una empresa e identifica las normas ISO relevantes para la implementación de sistemas de gestión documental.
Gestión documental taller 3 sandra garcia carol moracaritolmora1024
Este documento resume una visita realizada a un archivo público en Medellín, Colombia. Contiene preguntas realizadas sobre los procesos de gestión documental como la recepción de documentos, tablas de retención y valoración, transferencias, organización y conservación, procesos de orden y procedencia, archivo histórico, selección documental, foliación y consulta de documentos. Se detallan las respuestas recibidas sobre cada proceso y una evaluación general de la organización del archivo.
La ley y los acuerdos presentados regulan los archivos en Colombia, incluyendo la organización y administración de archivos públicos y privados, el acceso a documentos, y la conservación a largo plazo. Se describen los sistemas nacionales de archivos, las tablas de evaluación y retención de documentos, y los códigos éticos para archivistas. Finalmente, se explican diferentes sistemas para organizar archivos como alfabético, geográfico y cronológico.
La gobernanta detecta una avería en la televisión de una habitación y lo notifica en recepción. Ellos bloquean la habitación para evitar que los clientes se encuentren con la avería. Mantenimiento es avisado y asigna a un técnico para repararla. Una vez reparada, notifican a recepción y la gobernanta comprueba que funciona correctamente, dando luz verde para desbloquear la habitación y archivar la documentación generada.
Este documento presenta el taller 3 sobre gestión documental empresarial realizado por estudiantes de la Universidad del Quindío. El taller describe la visita a archivos de entidades públicas y privadas donde se identificaron conceptos y procesos archivísticos relacionados con la normatividad colombiana. Se realizaron preguntas a los funcionarios sobre temas como ciclo vital de documentos, series documentales y tablas de retención entre otros.
El documento habla sobre los diferentes tipos de soportes documentales que han existido a lo largo de la historia y los que existen actualmente. Describe soportes como tablillas de arcilla, papiro, pergamino, papel, soportes magnéticos, ópticos e informáticos. También explica la clasificación de los soportes, su importancia para la archivística y los desafíos que plantean los continuos cambios tecnológicos.
Este documento presenta una introducción a los sistemas de gestión documental. Define qué es un sistema de gestión documental y explica algunos de sus beneficios y requisitos clave, como la organización de documentos a través de cuadros de clasificación y el establecimiento de plazos de conservación. También resume las generalidades de los sistemas de gestión documental según el decreto 1080 de 2015, incluyendo aspectos como la organización de documentos, la conservación basada en tablas de retención y valoración, y garantizar el acceso a los documentos
Trabajo 1 organizacion y descripcion archivosmilebote
Este documento presenta un informe final sobre la organización y descripción de archivos G2 como trabajo práctico para la Universidad del Quindío. El informe describe el proceso de gestión documental establecido por el Archivo General de la Nación y aplicado a la Universidad Autónoma de Occidente, incluyendo la producción, distribución, recepción, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de documentos. Además, presenta objetivos, fortalezas y detalles sobre la organización documental, consulta, conservación y disposición final de document
Este documento presenta las etapas de un programa de gestión documental. Describe las etapas de planeación, producción, trámite, organización, transferencia y disposición final de los documentos de una entidad. Explica que la planeación incluye aspectos administrativos, económicos y archivísticos, y que la producción comprende la creación y diseño de documentos.
Formación de los archivos según el ciclo vital de los documentosMarcela Morales
Este documento describe la formación de archivos según el ciclo vital de los documentos. Explica que cada etapa del ciclo vital tiene un archivo encargado de los procesos. Detalla los procesos en el Archivo Central de la Universidad Autónoma de Bucaramanga y el Archivo Histórico Regional de Santander, incluyendo cómo los documentos como facturas y circulares pasan por diferentes archivos de acuerdo a su etapa en el ciclo vital.
Este documento describe la implementación de un sistema de gestión documental en la Alcaldía de El Tambo, Narino. Explica los requisitos, características y fases para la implementación de un SGD de acuerdo con la normativa colombiana, incluyendo la investigación de documentos, análisis e integración de información al sistema, y conclusiones sobre los beneficios de un SGD para la organización y eficiencia administrativa.
Este documento describe la implementación de un sistema de gestión documental en la Alcaldía de El Tambo, Narino. Explica los requisitos, características y fases para la implementación de un SGD de acuerdo con la normatividad colombiana. Finalmente, concluye que un SGD contribuye a controlar y administrar de manera eficiente los documentos de una organización.
Este documento presenta las instrucciones para la implementación de las Tablas de Retención Documental en el Instituto San José de la Salle. Explica el proceso archivístico que incluye la creación, organización, almacenamiento y disposición final de los documentos de acuerdo a su valor primario y secundario. Asimismo, detalla los pasos para codificar, clasificar, ordenar y describir adecuadamente las series y subseries documentales siguiendo la normativa archivística colombiana.
El documento describe los conceptos y principios básicos de la gestión archivística. Explica que la gestión archivística proporciona funcionalidades para el uso, acceso, control y conservación de documentos. También define conceptos como documento, serie documental, principios de procedencia y orden original. Describe las etapas de la organización documental como identificación, clasificación, ordenación y asignación de signatura. Además, explica los documentos de gestión archivística como el plan anual de archivos y el manual de procedimientos.
El presente trabajo brinda información sobre conceptos teóricos, definiciones sobre gestión documental.
Revisión de acuerdo y legislación pertinente a la gestión documental.
Descripción, trascripción y recuento de la visita a una institución pública y privada.
Minimanual de tablas de retención y transferencias documentalesAndres Bonilla
Este documento presenta una guía sobre tablas de retención y transferencia documental. Explica que las tablas de retención son obligatorias según la ley y describen los períodos de retención de documentos y su disposición final. También cubre el proceso de identificación, valoración, selección y eliminación de documentos, y los tipos de archivos como de gestión, central e histórico.
Formacion de los archivos segun el ciclo de los documentosOscar Contreras
El documento habla sobre las diferentes fases por las que pasan los documentos desde su creación hasta su depósito final en un centro de archivos. Menciona que los documentos atraviesan diferentes etapas desde que son creados o recibidos por una entidad, hasta que son transferidos a un archivo para su conservación a largo plazo.
Manual de Procesos Gestión de Archivo.PDFCamilaSalas38
El manual establece los procesos y procedimientos para la gestión de archivos en la SUTRAN. Define objetivos, alcance, base legal y términos clave. Describe las responsabilidades de los archivos de gestión y central, así como los procesos de clasificación, descripción, conservación y eliminación de documentos de acuerdo a las normas nacionales.
El documento presenta los lineamientos para el diseño de un programa de gestión documental para la empresa Adispetrol S.A. El programa busca establecer procedimientos para cada uno de los ocho procesos archivísticos (recepción, trámite, organización, transferencia, disposición, preservación a largo plazo, valoración y producción documental) siguiendo la normatividad archivística colombiana. El programa involucra a todos los funcionarios de la empresa y tiene como objetivo dar seguridad, confianza y apoyo a la toma de decision
Este documento trata sobre el tratamiento de documentos electrónicos. Explica que la gestión de documentos electrónicos consiste en organizar y almacenar archivos electrónicos de una entidad según su procedimiento electrónico de gestión documental. También cubre temas como el proceso de gestión documental electrónica, la organización del espacio de trabajo y de los documentos electrónicos, y la importancia de seguir las normas para la conservación y acceso a los documentos.
Este documento trata sobre el tratamiento de documentos electrónicos. Explica que la gestión de documentos electrónicos consiste en organizar y almacenar archivos electrónicos de una entidad según su procedimiento electrónico de gestión documental. También cubre temas como el proceso de gestión documental, la organización del espacio de trabajo y de los documentos electrónicos, y la importancia de seguir las normas para la conservación y seguridad de los documentos electrónicos.
Instructivo: Guía y consulta de implementación de Tablas de Retención Documental.
MARIA DEL MAR RODRIGUEZ ARMENDARIZ
NIDYA ELIZABETH RIVERA ALVAREZ
NINFA JOHANA DURAN ORTIZ
Este documento presenta las actividades a desarrollar para la asignatura de Gestión Documental I en la Universidad del Quindío. Los estudiantes deberán visitar archivos públicos y privados para identificar conceptos archivísticos como ciclo vital de documentos, principios de procedencia y orden original, y describir procesos de gestión documental. También deberán analizar normatividad colombiana sobre archivos y realizar ejemplos prácticos sobre clasificación documental. El objetivo es que los estudiantes conozcan la gestión de documentos en entidades
Procesos de un programa de gestión documentalManuel Bedoya D
Los principales procesos de un programa de gestión documental son: 1) producción, recepción, distribución y trámite de documentos, 2) organización de documentos que incluye clasificación, ordenación y descripción, 3) consulta y conservación de documentos, y 4) disposición final que determina su eliminación o conservación permanente.
Procesos de un programa de gestión documentalManuel Bedoya D
Los 8 procesos principales de un programa de gestión documental son: 1) Producción documental, 2) Recepción de documentos, 3) Distribución de documentos, 4) Trámite de documentos, 5) Organización de documentos, 6) Consulta de documentos, 7) Conservación de documentos, y 8) Disposición final de los documentos. Estos procesos están interrelacionados y se aplican a los documentos durante las etapas de su ciclo vital.
Procesos de un programa de gestión documentalManuel Bedoya D
Los principales procesos de un programa de gestión documental son: 1) producción, recepción, distribución y trámite de documentos, 2) organización de documentos que incluye clasificación, ordenación y descripción, 3) consulta y conservación de documentos, y 4) disposición final que determina si los documentos se conservan permanentemente, se eliminan o se reproducen a través de técnicas como microfilmación o digitalización.
1. TAREA No. 3
GESTION DOCUMENTAL
Adriana lucia trujillo tamayo
Presentación asignatura
Gestión documental
Tutora
Luz marina arias González
Universidad del Quindío
Facultad de ciencias humanas y bellas artes
Programa ciencia de la información y la documentación
Bibliotecología y archivística
Noviembre 2013
2. TAREA No. 3
GESTION DOCUMENTAL
DATOS
SENA
UNIVERSIDAD
COOPERATIVA
NOMBRE PERSONA ENCARGADA DE
LA OFICINA DE GESTION
DOCUMENTAL
SHIRLEY MENDEZ JENNY PALACIOS
GOMEZ
DIRECCION
KM. 5 VIA
ESPINAL IBAGUE
CALLE 10 1-23
TELEFONO
2709600
2611129
3. CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
•
•
•
•
•
•
•
PRODUCCION O RECEPCION
DISTRIBUCION Y TRAMITE
CONSULTA
RETENCION
ALMACENAMIENTO
PRESERVACION
DISPOSICION FINAL (CONSERVACION DEFINITIVA O
ELIMINACION)
4. CONCEPTOS
•
ARCHIVO TOTAL: COMPRENDE PROCESOS TALES COMO LA PRODUCCION O RECEPCION, DIISTRIBUCION,
CONSULTA, ORGANIZACIÓN, RECUPERACION Y DISPOSICION FINAL DE LOS DOCUMENTOS
•
PROCESO INTEGRAL DE LA FORMACION DEL ARCHIVO EN SU CICLO DE VIDA: producción, recepción, distribución,
y tramite, consulta retención, almacenamiento, preservación y disposición final (conservación definitiva o eliminación)
•
FONDO DOCUMENTAL: Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es
objeto de conservación institucional formada por el mismo archivo.
•
SERIE: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano
sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especificas. Ejemplo Historias Clínicas, Contratos,
Actas
•
SUBSERIE. Conjunto de unidades documentales que agrupan a unidades documentales derivadas de las series. Ejemplo:
Contrato de Arrendamiento
•
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Según la Ley 594 de 2000 trata de la conservación de los documentos dentro del fondo
documental al que naturalmente pertenecen , este principio es fundamental de la teoría archivistica que establece que los
documentos producidos por una institución o organización no debe mezclarse con los otros.
•
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGIINAL: Según la Ley 594 de 2000 ordenación interna de un fondo documental, manteniendo
la estructura que tuvo durante el servicio activo. Acuerdo 027 de 2006 principio fundamental de la teoría archivística por el
cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los tramites que la produjo.
5. Ejemplos donde se evidencia
la serie – subserie y tipo documental
SERIE:
SUBSERIE:
TIPO DOCUMENTAL:
CONVENIOS
SENA – MINISTERIO DE AGRICULTURA
Acta de Inicio
SERIE:
SUBSERIE:
TIPO DOCUMENTAL:
CONTRATOS
CONTRATO DE VIGILANCIA M&O
Póliza
SERIE:
SUBSERIE:
TIPO DOCUMENTAL:
ACTAS
ACTA COMITÉ TECNICO DE CENTRO
Lista de Asistencia
6. Foliación de los documentos
• Se debe hacer con lápiz de mina negra o esfero
negro
• Se escribe el numero en el vértice superior
derecho de cada folio
• Solamente se anota un numero por folio
7. Ordenación documental
•
La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y
subseries correspondientes a cada una de las dependencias.
•
La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los
expedientes y los tipos documentales se ordenaran de tal manera que se
pueda evidenciar el desarrollo de los tramites. El documento con la fecha
mas antigua de producción, será el primer documento que se encontrara al
abrir la carpeta y la fecha mas reciente se encontrara al fina de la misma.
•
Los tipos documentales que integren las unidades documentales de las
series y subseries, estarán debidamente foliadas con el fin de facilitar su
ordenación, consulta y control. La foliación se podrá realizar con lápiz o
esfero al extremo superior de la hoja.
8. Datos que deben tener las etiquetas
de las carpetas y las cajas
2021-02
ACTAS
2021-02-13 Actas de Comité Nacional de SSEMI
Actas de Comité Nacional de SSEMI de 2002
Actas de Comité Nacional de SSEMI de 2003
2021-41
CONCEPTOS
2021-41-03 Conceptos sobre aplicación Normatividad SSEMI
Conceptos sobre aplicación Normatividad SSEMI 2002
9. ARCHIVO DE GESTION
PRODUCCION
La Producción Documental comprende los aspectos de origen,
creación y
diseño de formatos y documentos, conforme al
desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia.
RECEPCION
Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución
debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos
por una persona natural o jurídica. (GRGA)
DISTRIBUCION
Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen
a su destinatario. (GRGA)
10. ARCHIVO DE GESTION
TRAMITE
Curso del documento desde su producción o recepción hasta el
cumplimiento de su función administrativa. (GRGA)
ORGANIZACIÓN
Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los
documentos de una institución, como parte integral de los
procesos
archivísticos (GRGA)
CONSULTA
Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la
información que contienen. (GRGA)
CONSERVACION
Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la
integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin
alterar su contenido (GRGA)
11. ARCHIVO DE GESTION
DISPOCISION
Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital,
con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación
conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o
Tablas de Valoración Documental. (GRGA)
12. Archivo central
Agrupa documentos transferidos por los distintos archivos de gestion
de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que
siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias
oficinas y particulares en general. Ley General de Archivos 594 de
2000.
PROCESO INVOLUCRADOS EN ESTA FASE
Organización, Consulta, Conservación y Disposición Final de
Documentos
13. Archivo historico
A el se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo
que son de conservación permanente. Ley General de Archivos Ley
594 de 2000
Ya en esta fase final se desarrollan los siguientes procesos del PGD:
organización, Consulta, Conservación y Disposición Final de
Documentos.
14. Decreto 2609 de 2012
Reglamenta del Titulo VI de la Ley 594 de 2000, parcialmente 58 y 59 de la Ley 1473 de
2011
IMPORTANCIA DEL DECRETO:
Eficiencia
Eficacia
Economia
Transparencia
Medio ambiente
Cultura archivisita
Interoperabilidad
Neutralidad tecnologica
Orientacion al ciudadano
15. ACUERDO 004 DE 2013
POR EL CUAL SE REGLAMENTA PARCIALMENTE LOS DECRETOS 2578 Y 2609 DE 2012 Y SE MODIFICA EL PROCEDIMIENO PARA
LA ELABORACION, PRESENTACION, EVALUACION, APROBACION E IMPLEMENTACION DE LAS TABLAS DE RETENCION
DOCUMENTAL Y TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL
Todas las entidades del estado de orden nacional, departamental, distrital, municipal y las entidades privadas que
cumplen funciones publicas, deberán evaluar, aprobar, implementar, actualizar sus tablas de retención documental
y sus tablas de valoración documental.
Estas tablas de retención documental se deben elaborar para documentos físicos y electrónicos
Para la elaboración de las tablas de retención documental se debe tener en cuenta:
•
•
•
Idoneidad
Análisis contextual
Trazabilidad y control
Estas tablas deberán ser suscritas por el secretario general o un funcionario administrativo de igual o superior jerarquía.
Las tablas de retención documental y tablas de valoración documental deben ser aprobadas mediante un acto
administrativo expedido por el Representante Legal de la empresa
Las tablas de retencion documental y tablas de valoracion documental deben ser publicadas en la respetiva pagina web
de las entidades publicas y mantenerse en dichos sitios web.
16. Acuerdo 005 de 2014
POR EL CUAL SE ESTABLECEN CRITERIOS BASICOS PARA LA CLASIFICACION, ORDENACION Y
DESCRIPCION DE LOS ARCHIVOS EN LAS ENTIDADES PUBLICAS Y PRIVADAS QUE CUMPLEN
FUNCIONES PUBLICAS Y SE DICTAN OTRAS DISPOSCIONES.
Este acuerdo aplica a todas las entidades del estado en sus diferentes niveles, nacional, departamental, distrital,
municipal de las entidades territoriales que se creen por Ley.
Las entidades deben desarrollar procesos de clasificación documental, cuyo resultado es el cuadro de clasificacion
representando en niveles y subniveles, fondo, subfondo, sección, subseccion, serie, subserie, unidad documental
compuesta, unidad documental simple.
Las entidades publicas deberán desarrollar procesos de ordenación documental garantizando la adecuada control de
documentos en cada una de las fases de archivo, permitiendo su disponibilidad durante el tiempo de permanencia
establecido en las tablas de retención.
Las entidades del estado deberán desarrollar un programa de descripción documental y elaborar diferentes
instrumentos de descripción que permitan conocer y controlar las unidades documentales que conforman el
archivo, apoyar y estimular la difusion de la informacion.
17. conclusiones
•
La gestión documental en Colombia se convierte en una herramienta que resuelve algunos
problemas inherentes a la producción de documentos, tales como el incremento en volumen de
material documental y la susceptibilidad del medio en el que se almacene la información.
•
Dichos problemas han hecho de la gestión documental a lo largo de la historia un proceso
indispensable para cualquier entorno organización con un flujo considerable de documentos.
•
El enorme valor que tiene la información comercial de una empresa hace que sea necesaria una
estrategia de gestión documental que se adecue al tipo y al tamaño del negocio y que además
sea confiable, eficiente y que desde luego tenga un costo razonable.
18. Referencias bibliograficas
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION, Ley General de Archivos, Ley 594 de
2000, Imprenta Nacional de Colombia. Bogotá, noviembre 2000
Guía para la Gestión Documental en las dependencias del SENA
UNIQUINDIO, Facultad de Ciencias Humanas y Bellas Artes. Programa de
Ciencia de la Información, la Documentación, Archivística y Bibliotecología.