Este documento presenta lineamientos para la organización de documentos en las unidades académicas y administrativas de la Universidad Industrial de Santander. Define procedimientos como la identificación y foliación de carpetas para facilitar la organización, consulta y control de documentos. Asimismo, incluye definiciones de términos archivísticos como archivo de gestión, archivo central, serie documental, expediente, entre otros.
Taller etapas del ciclo vital del documentoGuio Tor A.
Este documento describe las etapas del ciclo vital de los documentos y los procesos de la gestión documental. Explica que el ciclo vital incluye las etapas de archivo de gestión, archivo central e histórico. También define ocho procesos de gestión documental como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final. Finalmente, presenta el marco normativo para la gestión documental en Colombia.
El documento define la clasificación y ordenación como procesos archivísticos para organizar documentos. La clasificación agrupa documentos por temas mientras que la ordenación establece la secuencia de documentos dentro de cada grupo. La ordenación comienza a nivel de series documentales y se basa en principios como el orden original de los trámites y lo descrito en los manuales de procedimientos.
Este documento describe las diferentes clases y características de los documentos de archivo. Se dividen los documentos según su vigencia en administrativos e históricos, y según su frecuencia de uso en activos e inactivos. Explica los diferentes formatos que pueden tomar los documentos como expedientes, legajos, libros y dossiers. Además, describe las características externas e internas de los documentos y cómo se clasifican según su naturaleza, origen, contenido y función. Finalmente, explica los diferentes valores que pueden tener los documentos.
Este documento describe los registros y archivos de información. Explica que la función principal de un archivo es conservar documentos de manera ordenada y clasificada. Además, clasifica los archivos según su grado de utilización en activos, semiactivos e inactivos. Finalmente, detalla que las funciones de un archivo incluyen facilitar la localización de documentos y conocer el destino y ubicación de los mismos.
El archivo es el resultado de un proceso sistemático para guardar y organizar diversos objetos y documentos con el fin de preservar la memoria de una organización y facilitar la búsqueda de información. Los archivos pueden ser físicos, como carpetas, estantes y cajas, o electrónicos como discos magnéticos y computadoras. El procedimiento de archivo incluye inspeccionar, clasificar, codificar, distribuir y almacenar los documentos de manera ordenada según su contenido.
La selección documental consiste en identificar, analizar y evaluar las series documentales de una entidad para determinar sus periodos de retención. Esto implica estudiar los valores administrativos, legales e históricos de los documentos, así como el ciclo vital por el que pasan. Finalmente, se eligen los documentos que se conservarán de forma permanente y aquellos que pueden eliminarse de acuerdo a su valor temporal.
El documento describe los pasos del proceso de archivo: inspeccionar, clasificar, codificar, distribuir y guardar. Se inspecciona que tenga fecha y iniciales, se clasifica con título, nombre o número, se codifica con ese nombre o número, se distribuye por grupos de mismo asunto o inicial y finalmente se guarda en la carpeta y archivo correspondientes.
Taller etapas del ciclo vital del documentoGuio Tor A.
Este documento describe las etapas del ciclo vital de los documentos y los procesos de la gestión documental. Explica que el ciclo vital incluye las etapas de archivo de gestión, archivo central e histórico. También define ocho procesos de gestión documental como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final. Finalmente, presenta el marco normativo para la gestión documental en Colombia.
El documento define la clasificación y ordenación como procesos archivísticos para organizar documentos. La clasificación agrupa documentos por temas mientras que la ordenación establece la secuencia de documentos dentro de cada grupo. La ordenación comienza a nivel de series documentales y se basa en principios como el orden original de los trámites y lo descrito en los manuales de procedimientos.
Este documento describe las diferentes clases y características de los documentos de archivo. Se dividen los documentos según su vigencia en administrativos e históricos, y según su frecuencia de uso en activos e inactivos. Explica los diferentes formatos que pueden tomar los documentos como expedientes, legajos, libros y dossiers. Además, describe las características externas e internas de los documentos y cómo se clasifican según su naturaleza, origen, contenido y función. Finalmente, explica los diferentes valores que pueden tener los documentos.
Este documento describe los registros y archivos de información. Explica que la función principal de un archivo es conservar documentos de manera ordenada y clasificada. Además, clasifica los archivos según su grado de utilización en activos, semiactivos e inactivos. Finalmente, detalla que las funciones de un archivo incluyen facilitar la localización de documentos y conocer el destino y ubicación de los mismos.
El archivo es el resultado de un proceso sistemático para guardar y organizar diversos objetos y documentos con el fin de preservar la memoria de una organización y facilitar la búsqueda de información. Los archivos pueden ser físicos, como carpetas, estantes y cajas, o electrónicos como discos magnéticos y computadoras. El procedimiento de archivo incluye inspeccionar, clasificar, codificar, distribuir y almacenar los documentos de manera ordenada según su contenido.
La selección documental consiste en identificar, analizar y evaluar las series documentales de una entidad para determinar sus periodos de retención. Esto implica estudiar los valores administrativos, legales e históricos de los documentos, así como el ciclo vital por el que pasan. Finalmente, se eligen los documentos que se conservarán de forma permanente y aquellos que pueden eliminarse de acuerdo a su valor temporal.
El documento describe los pasos del proceso de archivo: inspeccionar, clasificar, codificar, distribuir y guardar. Se inspecciona que tenga fecha y iniciales, se clasifica con título, nombre o número, se codifica con ese nombre o número, se distribuye por grupos de mismo asunto o inicial y finalmente se guarda en la carpeta y archivo correspondientes.
1) El documento habla sobre los tipos de archivos y su clasificación.
2) Existen archivos activos, inactivos y centrales según su antigüedad y uso.
3) Los documentos se clasifican de forma alfabética, numérica o geográfica para facilitar su búsqueda.
Este documento ofrece una introducción al concepto de archivo y sus elementos. Explica que un archivo es un conjunto de documentos acumulados por una entidad pública o privada. Los archivos son importantes para las entidades porque la información que contienen sirve como testimonio para la toma de decisiones. Además, describe los diferentes tipos de archivos, como los archivos de gestión, centrales e históricos; y los elementos básicos de un archivo como archivadores, legajos, carpetas y clasificadores.
Este documento presenta los objetivos y metodología de un proyecto integrador de técnicas de archivo en una facultad. El proyecto busca integrar los conocimientos de diferentes asignaturas y desarrollar competencias aplicables al campo laboral. Los estudiantes deberán presentar archivos físicos y digitales que demuestren la aplicación correcta de técnicas de archivo en cada asignatura. El proyecto se implementará de forma paulatina en todos los semestres para preparar a los estudiantes en el área de técnicas de archivo
El presente material ha sido elaborado para el estudio del Servicio Archivístico teniendo en cuenta un enfoque de estudio como proceso, se elaboró como material del Curso de Servicio Archivístico de la Escuela Nacional de Archiveros - Lima Perú
Autor Arch. David Yosip Coz Seguil
Este documento describe los elementos básicos de un documento de archivo, incluyendo el soporte, la técnica, la estructura y el contenido. Luego explica diversas formas de clasificar documentos de archivo, como por el tipo documental (dispositivos, testimoniales o informativos), la tradición documental (original, copia, borrador o minuta), y otras clasificaciones como por función, accesibilidad de usuarios y soporte del texto.
El documento describe varios sistemas de ordenación de archivos como numéricos (ordinales y cronológicos), alfabéticos (onomásticos, toponímicos y temáticos) y mixtos. También discute técnicas para la conservación de documentos como la microfilmación, digitalización y el uso de sistemas híbridos.
El documento describe los recursos básicos para archivar documentos, incluyendo ficheros, clasificadores, carpetas, bolsas, legajos, rótulos, índices y guías. Las carpetas pueden albergar hasta 100 documentos y se rotulan en la pestaña. Los legajos utilizan dos tapas de cartulina con gancho para asegurar los documentos de manera ordenada. Los índices identifican el contenido de cada gaveta del archivo.
Técnicas de archivo y clasificación de documentosConsuelo Perez
Este documento describe las técnicas de archivo y clasificación de documentos. Explica que un archivo es un conjunto de documentos clasificados y ordenados que se guardan en un espacio físico y son administrados por personal. Los archivos tienen la finalidad de clasificar y guardar los documentos que una empresa necesita conservar para su funcionamiento, como correspondencia, informes, facturas y contratos. Los documentos pasan por distintas etapas de un ciclo vital que incluye archivos de gestión, centrales e históricos. Para organizar los archivos se debe
Este documento presenta una guía de aprendizaje para un programa de formación sobre organización documental. La guía incluye actividades como reflexiones iniciales, conceptualización, aplicación práctica de casos y foros de discusión. El objetivo es que los aprendices conozcan e implementen conceptos como ciclo vital de documentos, tablas de retención documental y gestión documental para organizar archivos de manera eficiente.
El documento describe las clases de documentos que se utilizan en las oficinas, incluyendo la correspondencia, expedientes, documentos de notificación, enlace y apoyo. Explica que un expediente es un conjunto ordenado de documentos relacionados con una resolución administrativa. Un expediente contiene documentos, una carpeta, un extracto y una relación de contenido. También describe las etapas de tramitación de un expediente, incluyendo iniciación, procedimiento, finalización y ejecución. Finalmente, destaca los beneficios de organizar los expedientes
Este documento describe los procesos de organización archivística de clasificación, ordenación y descripción. Explica que la clasificación establece las categorías o grupos documentales mientras que la ordenación establece las secuencias dentro de cada categoría. La clasificación termina con la conformación de series documentales, y la ordenación comienza al aplicarse a las series documentales para establecer su orden interno. Juntos, la clasificación y ordenación forman el proceso de organización de archivos.
Este documento proporciona información sobre las agrupaciones documentales y el proceso de clasificación documental. Define términos como fondo, sección, serie y subserie documentales y explica la jerarquía y relaciones entre estas agrupaciones. Además, incluye ejemplos de cómo se aplicarían estas agrupaciones a los documentos producidos por una alcaldía municipal.
Las fases del archivo I: el archivo de oficina y el archivo central. Funcione...Jose Luis Muñoz
Presentación elaborada para los alumnos del programa Iberex 2013: Escuela de Archivos para Iberoamérica, que tuvo lugar el 18 de septiembre de 2013 en el Archivo Histórico Nacional. En esta clase se explicó, brevemente, la fase de archivo de oficina, con algunos ejemplos, detallando claramente las funciones y actividades de esta etapa, pasando a continuación a la siguiente fase, la de archivo central, su definición y algunos ejemplos del sistema archivístico estatal.
Trabajo 1 organizacion y descripcion archivosmilebote
Este documento presenta un informe final sobre la organización y descripción de archivos G2 como trabajo práctico para la Universidad del Quindío. El informe describe el proceso de gestión documental establecido por el Archivo General de la Nación y aplicado a la Universidad Autónoma de Occidente, incluyendo la producción, distribución, recepción, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de documentos. Además, presenta objetivos, fortalezas y detalles sobre la organización documental, consulta, conservación y disposición final de document
Este documento explica los pasos y requisitos para realizar transferencias documentales de manera adecuada. Describe las diferentes etapas del archivo como el archivo de gestión, central e histórico, y las funciones de cada uno. También detalla los procedimientos para preparar físicamente la documentación, como limpieza, foliación y empacado, para garantizar su conservación y accesibilidad.
Este documento provee una introducción a los sistemas de gestión documental. Explica que estos sistemas permiten almacenar, recuperar, gestionar, actualizar, localizar y realizar el seguimiento de documentos en las organizaciones. Además, describe algunas características clave de estos sistemas como su carácter corporativo, dinámico e integrado con otros sistemas de gestión. Finalmente, resume una visita realizada al sistema de gestión documental de Ecopetrol donde se observó su implementación práctica.
Un archivo es un conjunto ordenado de documentos creados por una persona u organización durante una actividad. Los archivos son necesarios para cumplir con la ley y mantener registros de transacciones. Sirven para mantener los documentos ordenados, conservarlos correctamente y localizarlos de forma rápida. Existen archivos activos, semiactivos e inactivos según su frecuencia de uso, y centralizados o descentralizados según su ubicación. Los sistemas de clasificación incluyen métodos alfabéticos, numéricos, alfanuméricos, geogr
En 3 oraciones:
El documento define los conceptos de documento de archivo, sus características externas e internas, y los valores primarios y secundarios. Explica que los documentos pasan por diferentes edades como parte de su ciclo de vida - edad corriente, intermedia y permanente - dependiendo de su valor administrativo, legal y cultural. El ciclo de vida determina si un documento se conserva en archivos de oficina, intermedios o históricos.
El documento describe el archivo intermedio, incluyendo sus funciones y servicios principales como la recepción de documentos, instalación, descripción, valoración, selección y eliminación. También explica que el archivo intermedio conserva documentos en su fase semiactiva y decide qué documentos serán preservados permanentemente en el archivo histórico.
Este documento presenta el Reglamento Escolar para Alumnos del Sistema CONALEP. Establece las disposiciones generales y normas que regulan las relaciones entre el CONALEP, los aspirantes, alumnos y egresados en lo referente a su formación como Profesionales Técnicos o Profesionales Técnico-Bachilleres. Incluye secciones sobre el ingreso, permanencia y egreso de los alumnos, así como sobre los derechos, obligaciones e infracciones de los estudiantes.
Circular conjunta 001-procedimiento para el nombramiento de los Archivistas ante los Consejos Departamentales y Distritales de Archivo, según lo estipulado en el Decreto 2578 de 2012
1) El documento habla sobre los tipos de archivos y su clasificación.
2) Existen archivos activos, inactivos y centrales según su antigüedad y uso.
3) Los documentos se clasifican de forma alfabética, numérica o geográfica para facilitar su búsqueda.
Este documento ofrece una introducción al concepto de archivo y sus elementos. Explica que un archivo es un conjunto de documentos acumulados por una entidad pública o privada. Los archivos son importantes para las entidades porque la información que contienen sirve como testimonio para la toma de decisiones. Además, describe los diferentes tipos de archivos, como los archivos de gestión, centrales e históricos; y los elementos básicos de un archivo como archivadores, legajos, carpetas y clasificadores.
Este documento presenta los objetivos y metodología de un proyecto integrador de técnicas de archivo en una facultad. El proyecto busca integrar los conocimientos de diferentes asignaturas y desarrollar competencias aplicables al campo laboral. Los estudiantes deberán presentar archivos físicos y digitales que demuestren la aplicación correcta de técnicas de archivo en cada asignatura. El proyecto se implementará de forma paulatina en todos los semestres para preparar a los estudiantes en el área de técnicas de archivo
El presente material ha sido elaborado para el estudio del Servicio Archivístico teniendo en cuenta un enfoque de estudio como proceso, se elaboró como material del Curso de Servicio Archivístico de la Escuela Nacional de Archiveros - Lima Perú
Autor Arch. David Yosip Coz Seguil
Este documento describe los elementos básicos de un documento de archivo, incluyendo el soporte, la técnica, la estructura y el contenido. Luego explica diversas formas de clasificar documentos de archivo, como por el tipo documental (dispositivos, testimoniales o informativos), la tradición documental (original, copia, borrador o minuta), y otras clasificaciones como por función, accesibilidad de usuarios y soporte del texto.
El documento describe varios sistemas de ordenación de archivos como numéricos (ordinales y cronológicos), alfabéticos (onomásticos, toponímicos y temáticos) y mixtos. También discute técnicas para la conservación de documentos como la microfilmación, digitalización y el uso de sistemas híbridos.
El documento describe los recursos básicos para archivar documentos, incluyendo ficheros, clasificadores, carpetas, bolsas, legajos, rótulos, índices y guías. Las carpetas pueden albergar hasta 100 documentos y se rotulan en la pestaña. Los legajos utilizan dos tapas de cartulina con gancho para asegurar los documentos de manera ordenada. Los índices identifican el contenido de cada gaveta del archivo.
Técnicas de archivo y clasificación de documentosConsuelo Perez
Este documento describe las técnicas de archivo y clasificación de documentos. Explica que un archivo es un conjunto de documentos clasificados y ordenados que se guardan en un espacio físico y son administrados por personal. Los archivos tienen la finalidad de clasificar y guardar los documentos que una empresa necesita conservar para su funcionamiento, como correspondencia, informes, facturas y contratos. Los documentos pasan por distintas etapas de un ciclo vital que incluye archivos de gestión, centrales e históricos. Para organizar los archivos se debe
Este documento presenta una guía de aprendizaje para un programa de formación sobre organización documental. La guía incluye actividades como reflexiones iniciales, conceptualización, aplicación práctica de casos y foros de discusión. El objetivo es que los aprendices conozcan e implementen conceptos como ciclo vital de documentos, tablas de retención documental y gestión documental para organizar archivos de manera eficiente.
El documento describe las clases de documentos que se utilizan en las oficinas, incluyendo la correspondencia, expedientes, documentos de notificación, enlace y apoyo. Explica que un expediente es un conjunto ordenado de documentos relacionados con una resolución administrativa. Un expediente contiene documentos, una carpeta, un extracto y una relación de contenido. También describe las etapas de tramitación de un expediente, incluyendo iniciación, procedimiento, finalización y ejecución. Finalmente, destaca los beneficios de organizar los expedientes
Este documento describe los procesos de organización archivística de clasificación, ordenación y descripción. Explica que la clasificación establece las categorías o grupos documentales mientras que la ordenación establece las secuencias dentro de cada categoría. La clasificación termina con la conformación de series documentales, y la ordenación comienza al aplicarse a las series documentales para establecer su orden interno. Juntos, la clasificación y ordenación forman el proceso de organización de archivos.
Este documento proporciona información sobre las agrupaciones documentales y el proceso de clasificación documental. Define términos como fondo, sección, serie y subserie documentales y explica la jerarquía y relaciones entre estas agrupaciones. Además, incluye ejemplos de cómo se aplicarían estas agrupaciones a los documentos producidos por una alcaldía municipal.
Las fases del archivo I: el archivo de oficina y el archivo central. Funcione...Jose Luis Muñoz
Presentación elaborada para los alumnos del programa Iberex 2013: Escuela de Archivos para Iberoamérica, que tuvo lugar el 18 de septiembre de 2013 en el Archivo Histórico Nacional. En esta clase se explicó, brevemente, la fase de archivo de oficina, con algunos ejemplos, detallando claramente las funciones y actividades de esta etapa, pasando a continuación a la siguiente fase, la de archivo central, su definición y algunos ejemplos del sistema archivístico estatal.
Trabajo 1 organizacion y descripcion archivosmilebote
Este documento presenta un informe final sobre la organización y descripción de archivos G2 como trabajo práctico para la Universidad del Quindío. El informe describe el proceso de gestión documental establecido por el Archivo General de la Nación y aplicado a la Universidad Autónoma de Occidente, incluyendo la producción, distribución, recepción, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de documentos. Además, presenta objetivos, fortalezas y detalles sobre la organización documental, consulta, conservación y disposición final de document
Este documento explica los pasos y requisitos para realizar transferencias documentales de manera adecuada. Describe las diferentes etapas del archivo como el archivo de gestión, central e histórico, y las funciones de cada uno. También detalla los procedimientos para preparar físicamente la documentación, como limpieza, foliación y empacado, para garantizar su conservación y accesibilidad.
Este documento provee una introducción a los sistemas de gestión documental. Explica que estos sistemas permiten almacenar, recuperar, gestionar, actualizar, localizar y realizar el seguimiento de documentos en las organizaciones. Además, describe algunas características clave de estos sistemas como su carácter corporativo, dinámico e integrado con otros sistemas de gestión. Finalmente, resume una visita realizada al sistema de gestión documental de Ecopetrol donde se observó su implementación práctica.
Un archivo es un conjunto ordenado de documentos creados por una persona u organización durante una actividad. Los archivos son necesarios para cumplir con la ley y mantener registros de transacciones. Sirven para mantener los documentos ordenados, conservarlos correctamente y localizarlos de forma rápida. Existen archivos activos, semiactivos e inactivos según su frecuencia de uso, y centralizados o descentralizados según su ubicación. Los sistemas de clasificación incluyen métodos alfabéticos, numéricos, alfanuméricos, geogr
En 3 oraciones:
El documento define los conceptos de documento de archivo, sus características externas e internas, y los valores primarios y secundarios. Explica que los documentos pasan por diferentes edades como parte de su ciclo de vida - edad corriente, intermedia y permanente - dependiendo de su valor administrativo, legal y cultural. El ciclo de vida determina si un documento se conserva en archivos de oficina, intermedios o históricos.
El documento describe el archivo intermedio, incluyendo sus funciones y servicios principales como la recepción de documentos, instalación, descripción, valoración, selección y eliminación. También explica que el archivo intermedio conserva documentos en su fase semiactiva y decide qué documentos serán preservados permanentemente en el archivo histórico.
Este documento presenta el Reglamento Escolar para Alumnos del Sistema CONALEP. Establece las disposiciones generales y normas que regulan las relaciones entre el CONALEP, los aspirantes, alumnos y egresados en lo referente a su formación como Profesionales Técnicos o Profesionales Técnico-Bachilleres. Incluye secciones sobre el ingreso, permanencia y egreso de los alumnos, así como sobre los derechos, obligaciones e infracciones de los estudiantes.
Circular conjunta 001-procedimiento para el nombramiento de los Archivistas ante los Consejos Departamentales y Distritales de Archivo, según lo estipulado en el Decreto 2578 de 2012
Este documento presenta los perfiles de cargos de diferentes posiciones en una institución educativa, incluyendo los requisitos, competencias y responsabilidades de cada cargo. Define cargos como rector, coordinadora, coordinador de calidad, secretaria académica, docente y psicóloga, detallando la educación, formación, experiencia, habilidades funcionales y comportamentales requeridas para cada uno.
Lineamiento: Organización de archivos Institucionales 20 08 2013SIGA SDIS
Este documento presenta lineamientos para la organización de archivos institucionales. Define conceptos clave como archivo de gestión, archivo central, expediente y ciclo vital del documento. Establece principios básicos para la organización física de archivos de gestión y para la clasificación, codificación y conformación de expedientes. Incluye ejemplos de organización de diferentes tipos de documentos y recomendaciones para la organización de archivos electrónicos y el préstamo de documentos.
This document contains a presentation on anti-money laundering (AML) compliance. The presentation covers the necessity of AML regulation, money laundering trends, interplay with other compliance risks like FATCA and sanctions, and concludes by emphasizing the importance of cooperation between regulators and financial institutions to ensure effective AML compliance. It discusses key AML principles in Aruba including senior management responsibility, a risk-based approach, know-your-customer procedures, reporting, screening, and compliance monitoring. The presentation also outlines the money laundering process, AML business workflows, effects of non-compliance, and strategic considerations for AML compliance officer reports.
El documento presenta la misión, visión y valores de la empresa TODO REPUESTO. Su misión es expandirse a nuevos mercados implementando estrategias eficientes para llegar a más clientes y usuarios relacionados con su actividad económica, ofreciendo precios más bajos que la competencia y promociones agresivas. Su visión es convertirse en el líder nacional en repuestos y accesorios automotrices para 2020 mediante alianzas estratégicas. Sus valores son el servicio, respeto, solidaridad y honestidad.
Gafisa had a strong year in 2007, with several highlights:
1) It acquired AlphaVille Urbanismo, Brazil's largest urban developer, expanding its presence to 35 new cities.
2) It listed on the New York Stock Exchange, becoming the only Brazilian residential developer listed in the US.
3) It acquired 70% of Cipesa, allowing it to operate in the states of Alagoas and Sergipe.
4) It launched several new initiatives like Bairro Novo, Fit Residencial, and a new mortgage product.
This document provides a brand design and management plan for the energy drink brand Xplosion. Key elements of the plan include positioning Xplosion as a "liquid weapon" that provides energy, focus and efficiency for busy corporate professionals. The brand name, logo, and packaging are designed to convey images of power and efficiency through associations with bombs and weapons. Marketing activities will focus on providing free samples at corporate events and offices to generate word-of-mouth promotion. The brand is differentiated through a patented vitamin ingredient that provides energy with fewer health risks than competitors by lowering calories. Performance will be assessed through brand awareness and growth across target markets.
Este documento trata sobre conceptos básicos de análisis numérico como sistemas de numeración, tipos de errores, truncamiento y redondeo. Explica que el análisis numérico se encarga de simular procesos matemáticos complejos mediante algoritmos y números. También describe los sistemas binario y decimal, y define errores sistemáticos, aleatorios, absolutos y relativos.
Este documento presenta las Recomendaciones AECOC para la Logística (RAL) sobre la Calidad Concertada en los Suministros. Establece los principios básicos que deben cumplir las empresas cliente y proveedor para asegurar la calidad de los procesos logísticos y las características de los productos y servicios. Define la calidad logística en los suministros y los requisitos generales, así como los atributos de calidad logística que pueden contemplarse en el control de recepción y post-recepción de
The document discusses Google Health and its potential huge impact on the healthcare industry similar to how Gmail impacted email. It notes that Google Health imports medical records using insurance billing codes rather than diagnoses, which could lead to errors. It also raises privacy and legal concerns regarding how Google may share aggregated health data with third parties and use people's health information for other Google services in ways that may not comply with health privacy laws.
Este documento explica qué es la inversión socialmente responsable (ISR) y cómo funciona. La ISR considera criterios financieros y extrafinancieros como el medio ambiente, lo social y el buen gobierno al tomar decisiones de inversión. Los productos financieros ISR incluyen fondos de inversión, planes de pensiones y seguros. Para identificarlos, se debe verificar que su política de inversión considere criterios ASG de forma explícita.
Open and Distance Learning Opportunities and e-Learning Services in TurkeyMehmet Emin Mutlu
M.E. Mutlu, AECT Association for Educational Communications and Technolology - Annual International Convention 2007 konferansı dahilinde "2007 Annual Proceedings - Anaheim : Volume #1" bildiri kitapçığındaki "Open and Distance Learning Opportunities and e-Learning Services in Turkey", 521-532 pp., Los Angeles, CA, USA, 23-27 October 2007
This document provides a summary of Wine Spectator's 2012 Top 100 wines. It lists the top 100 wines as ranked by Wine Spectator, with each wine's score (out of 100), price, name, and origin. The wines span varieties and regions around the world, and range in price from $9 to $150. The #1 ranked wine is a 2008 Shafer Relentless Napa Valley Cabernet Sauvignon with a score of 96 and price of $60.
Advanced Communication Framework by Media InterfacePatrick Hofer
By sharing this systemic communication strategy planning tool, Media Interface is contributing to the changing needs of enterprises in a digital world, where stakeholders are social and markets are conversations.
El documento proporciona instrucciones detalladas sobre cómo citar y referenciar diferentes tipos de fuentes en el estilo APA, incluyendo libros, capítulos de libros, artículos de revista y periódico, tesis, manuscritos, ponencias y sitios web. Explica la estructura y puntuación requerida para cada tipo de fuente.
This document discusses the anatomy and surgical procedure of splenectomy. It describes:
- The spleen's highly variable arterial blood supply, which can take bundled or distributed patterns. This variability impacts the difficulty of surgery.
- The splenic artery typically branches off the celiac axis but can originate from other nearby arteries in rare cases.
- Additional branches of the splenic artery before it enters the spleen, including short gastric and pancreatic arteries.
- A history of splenectomy beginning in the 16th century and its increasing use through the 20th century for trauma and hematologic disorders.
- The development of laparoscopic splenectomy in the early 1990s and ongoing refinement of minim
Este documento presenta el resumen de una sentencia de tutela (T-284/13) proferida por la Corte Constitucional de Colombia. El señor César Augusto Martínez Mendoza interpuso una acción de tutela contra fallos judiciales que negaron sus pretensiones en un proceso de nulidad y restablecimiento de derechos contra la Fiscalía General de la Nación, luego de haber sido declarado insubsistente en su cargo después de casi 10 años de servicio. Tanto el Tribunal Administrativo del Magdalena como el Juzgado 2o Admin
The SmartDate® 5 is a thermal transfer coder that provides high quality printing for product coding on flexible packaging films, foils and labels. It offers advanced features such as high print speeds up to 1000 mm/sec, digital ribbon saving capabilities, and a color touch-screen interface. The coder is designed for efficiency, productivity and flexibility to meet the coding needs of the food, personal care and pharmaceutical industries.
Este documento presenta las etapas de un programa de gestión documental. Describe las etapas de planeación, producción, trámite, organización, transferencia y disposición final de los documentos de una entidad. Explica que la planeación incluye aspectos administrativos, económicos y archivísticos, y que la producción comprende la creación y diseño de documentos.
El documento resume la información sobre el Instituto Distrital de Patrimonio Cultural de Bogotá, incluyendo su dirección, contacto, las series y subseries que maneja (contratos, prestación de servicios, arrendamientos, suministros, apoyo e interadministrativos), las etapas del proceso contractual (precontractual, contractual, ejecución), y los tipos de documentos involucrados en cada etapa. También cubre aspectos como el momento en que los expedientes pasan al archivo de gestión, el tiempo de retención en este archivo, y las series adicional
El documento presenta información general sobre la administración documental. Explica que la administración documental tiene como objetivos establecer procedimientos para procesar documentos de manera rápida, proporcionar información oportuna sobre los documentos y realizar control sobre los documentos que se crean, procesan y archivan. También presenta términos clave relacionados con la administración de documentos como fondo documental, serie documental, expediente, unidad documental y otros.
El documento habla sobre la organización de los archivos de gestión, incluyendo el ciclo vital del documento, las tablas de retención documental, transferencias documentales y eliminación documental. Explica los pasos para aplicar las tablas de retención como la identificación, organización física y preparación de documentos para transferencias.
Este documento habla sobre la organización de los archivos de gestión. Explica el ciclo vital del documento, la organización física de los archivos de gestión mediante tablas de retención documental, y los pasos para aplicar las TRD como la identificación, clasificación y organización de los documentos, así como las transferencias documentales entre archivos.
El documento habla sobre la organización de los archivos de gestión, incluyendo el ciclo vital del documento, las tablas de retención documental, transferencias documentales y eliminación documental. Explica los pasos para aplicar las tablas de retención como la identificación, organización física y preparación de documentos para transferencias.
Este documento describe los objetivos y procesos de formación de archivos según el ciclo vital de los documentos en una entidad privada. Explica que la documentación se archiva por oficinas productoras y es recogida por un encargado para su organización en carpetas según programas académicos. Describe también los procesos del programa de gestión documental que se llevan a cabo en los archivos de gestión, central e histórico, incluyendo organización, consulta, conservación y disposición de documentos.
El presente trabajo brinda información sobre conceptos teóricos, definiciones sobre gestión documental.
Revisión de acuerdo y legislación pertinente a la gestión documental.
Descripción, trascripción y recuento de la visita a una institución pública y privada.
Este documento describe el proceso de formación de archivos según el ciclo vital de los documentos en dos entidades, la Registraría Pública de Garzón y la cooperativa COOFISAM. Explica las etapas pre-archivística y archivística, así como los tipos de documentos que se conservan en los archivos de gestión, central e histórico de cada entidad. Concluye que es indispensable contar con personal capacitado en archivística y usar tablas de retención documental para ordenar los archivos de manera coherente
Formacion de los archivos segun el ciclo vital de los documentosTrabajo de campolvpm9517
Este documento describe el proceso de formación de archivos según el ciclo vital de los documentos en dos entidades, la Registraría Pública de Garzón y la cooperativa COOFISAM. Explica las etapas pre-archivística y archivística, así como los tipos de documentos que se conservan en los archivos de gestión, central e histórico de cada entidad. Concluye que es indispensable contar con personal capacitado en archivística y usar tablas de retención documental para ordenar los archivos de manera coherente
Formacion de los archivos segun el ciclo de los documentosOscar Contreras
El documento habla sobre las diferentes fases por las que pasan los documentos desde su creación hasta su depósito final en un centro de archivos. Menciona que los documentos atraviesan diferentes etapas desde que son creados o recibidos por una entidad, hasta que son transferidos a un archivo para su conservación a largo plazo.
Este documento resume el proceso de formación de archivos según el ciclo vital de los documentos. Explica que en los archivos se conserva información importante de las entidades públicas y privadas que refleja sus actividades. Describe los objetivos de conocer los procesos de gestión documental relacionados con la producción, recepción, distribución y trámite de documentos oficiales. Finalmente, detalla algunas actividades prácticas como visitar archivos para identificar sus etapas del ciclo vital de documentos y conceptos archivísticos.
Los documentos administrativos más relevantes son aquellos emitidos en el marco del procedimiento administrativo, entendiendo que no son los únicos que
pueden ser emitidos por la Administración, puesto que otro grupo que analizaremos en otro apartado de este tema, sirve para reflejar la existencia de un documento anterior, del que el segundo es sólo una constatación, denominado copia o certificado administrativo.
Este documento describe las etapas del ciclo vital de los documentos, incluyendo su producción, conservación temporal en archivos de gestión y central, y su eventual eliminación o transferencia a un archivo histórico. Explica que las tablas de retención documental guían la clasificación y organización de documentos en cada oficina según su valor administrativo, legal y otros atributos. También cubre los procesos de transferencia documental entre archivos.
Este documento presenta los principios generales de organización de archivos, incluyendo el principio de procedencia y orden natural. Explica la clasificación y ordenación de documentos, y los tipos de documentos que componen los expedientes administrativos e informativos. También describe los sistemas de clasificación orgánicos y funcionales.
Este documento presenta las actividades a desarrollar para la asignatura de Gestión Documental I en la Universidad del Quindío. Los estudiantes deberán visitar archivos públicos y privados para identificar conceptos archivísticos como ciclo vital de documentos, principios de procedencia y orden original, y describir procesos de gestión documental. También deberán analizar normatividad colombiana sobre archivos y realizar ejemplos prácticos sobre clasificación documental. El objetivo es que los estudiantes conozcan la gestión de documentos en entidades
Este documento presenta información sobre la capacitación intermedia en archivos realizada por la Secretaría Distrital de Integración Social en 2013. Incluye temas como los principios de archivos, series documentales, tablas de retención documental, organización y descripción de documentos, y marco legal para la gestión de archivos en Colombia.
3. guia para la organizacion de los archivos de gestionIvan Perez
Este documento proporciona instrucciones para organizar los archivos de gestión en la Universidad Surcolombiana de acuerdo con la ley de archivos de Colombia. Explica que la organización requiere clasificar, ordenar y describir los documentos. Primero, los documentos deben clasificarse como de archivo o de apoyo y ordenarse en series y subseries. Luego, deben foliarse y describirse en carpetas identificadas. Finalmente, se debe diligenciar un inventario documental.
3. guia para la organizacion de los archivos de gestionYesid Sayago
Este documento proporciona instrucciones para organizar los archivos de gestión en la Universidad Surcolombiana de acuerdo con la ley de archivos de Colombia. Explica que la organización requiere clasificar, ordenar y describir los documentos. Primero, los documentos deben clasificarse como de archivo o de apoyo y ordenarse en series y subseries. Luego, deben foliarse y describirse en carpetas utilizando formatos estandarizados. Finalmente, se debe diligenciar un inventario documental para registrar la organización completa del archivo de gestión.
3. guia para la organizacion de los archivos de gestion
Ggd.03
1. PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código: GGD.03
GUIA PARA LA ORGANIZACIÓN DE
ARCHIVOS
Versión: 03
Página 1 de 22
Revisó
Dir. Certificación y Gestión Documental
Auxiliar de Archivo
Aprobó
Rector
Fecha de aprobación
Septiembre 30 de 2008
Resolución Nº 1699
1. OBJETIVO
Definir los lineamientos para la organización de documentos, sean estos transferidos o no al archivo
central de cada Unidad Académica y/o Administrativa.
2. ALCANCE
Aplica a todos los documentos tramitados en las diferentes Unidades Académicas y/o
Administrativas de la Universidad Industrial de Santander.
3. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS
3.1 DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS DE DOCUMENTOS DE TRANSFERENCIA
Archivo: Es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad, en el transcurso de su
gestión, conservados para servir como testimonio e información a la persona o institución
que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Archivo Central: Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos
archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que
siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en
general.
Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua
utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su
circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.
Conservación total: Aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir,
los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen,
desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la Unidad productora convirtiéndose
en testimonio de su actividad y trascendencia.
DCGD: Dirección de Certificación y Gestión Documental.
Depuración: Retiro de duplicados idénticos, folios en blanco y documentos de apoyo en
los archivos de gestión.
Eliminación de documentos: Es la actividad realizada para aquellos documentos que han
perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en
otros soportes.
Expediente: Conjunto de todos los documentos y gestiones correspondientes a un asunto.
Folio: Hoja.
2. PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código: GGD.03
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ARCHIVOS
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Foliar: Acción de numerar hojas.
Foliación: Acto de numerar los folios sólo por su cara recta.
Folio Recto: Primera cara de un folio, cuya numeración se aplica solamente a ésta.
Folio Vuelto: Segunda cara de un folio y a la cual no se le escribe número.
Formato Único de Inventario Documental: Instrumento que describe la relación
sistemática y detallada de las unidades de un fondo (archivo de una entidad), siguiendo la
organización de las series documentales, con el fin de asegurar el control de los
documentos en sus diferentes fases.
Microfilmación: Técnica que permite, fotografiar documentos y obtener pequeñas
imágenes en película.
Página: Cara de una hoja. Lo escrito o impreso en una hoja.
Paginar: Acción de numerar páginas.
UAA: Unidad Académica y/o Administrativa.
3.2 DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS DE DOCUMENTOS ESPECIALES (NO
TRANSFERENCIA)
AD: Administrativo.
Archivo Central: Es el archivo que completa el ciclo de vigencia en el archivo de gestión
inactivo y luego se traslada al archivo central de la Universidad Industrial de Santander, en el
campus principal.
Archivo de Gestión Activo: Parte del archivo que se encuentra en uso. Por un lado, la
secretaria para la documentación administrativa en archivadores o A-Z respectivos, y por
otro lado, los estudiantes activos en las Caperuzas de estudiantes que manipulan en el
trascurso de su práctica.
Archivo de Gestión Inactivo: Es el archivo donde reposan las carpetas de estudiantes que
ya han cursado y terminado la practica en el consultorio jurídico, con su respectiva
aprobación final, de los últimos 5 años.
Carpeta de Área: Carpeta donde el estudiante archiva lo referente a cada una de las
asesorías y los trámites extrajudiciales para cada una de las áreas: Laboral, Público, Privado y
Penal.
Carpeta de Conciliación: Carpeta en la cual se archiva la documentación involucrada en
cada tramite de conciliación realizado en el centro de conciliación. Se identifican y conservan
en el archivo de Gestión Activo del Centro de Conciliación de acuerdo al número de
consecutivo asignado.
Carpeta de Proceso: Carpeta que se abre al iniciar un proceso jurídico, derivado de una
asesoría y el cual se almacenará toda la documentación involucrada en el desarrollo del
mismo. Se almacena en la caperuza del estudiante si se termina el proceso, de lo contrario se
realiza el tramite de sustitución a otro estudiante.
3. PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código: GGD.03
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Caperuza: Unidad documental, constituida por las carpetas de área y las carpetas del
proceso que mantiene el estudiante durante la práctica en el Consultorio Jurídico. En la
unidad del archivo, se identifica y almacena por código del estudiante.
CE: Comisión de Estudios.
Código: Código académico del estudiante con el cual aparece registrado en la Universidad
Industrial de Santander.
Consultorio Jurídico: Es una unidad administrativa y docente adjunta a la Escuela de
Derecho que presta un servicio social a la comunidad y propende por la aplicación práctica
de los conocimientos jurídicos por parte de los estudiantes de los dos últimos años.
Estudiante activo: Es estudiante activo, la persona que posee matrícula vigente en uno de
los Programas Académicos de Pregrado Presencial ofrecidos por la UIS.
Estudiante PFU: Es aquel estudiante que ha sido excluido de la Universidad, por bajo
rendimiento académico.
DC: Docente de Cátedra.
DP: Docente de Planta.
DRH: División de Recursos Humanos.
HC: Historia Clínica.
Historia Académica: Expediente que contiene los documentos relacionados con las
actividades académicas desde su ingreso y durante su permanencia como estudiante activo
de la Universidad Industrial de Santander.
Historia Clínica (HC): Es un documento privado, obligatorio y sometido a reserva, en el
cual se registran cronológicamente las condiciones de salud del paciente, los actos médicos y
los demás procedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en su atención.
Dicho documento únicamente puede ser conocido por terceros previa autorización del
paciente o en los casos previstos por la ley.
Historia Laboral: Expediente que contiene los documentos relacionados con las
actividades académico- administrativas desde su ingreso hasta su permanencia como
funcionario activo de la Universidad Industrial de Santander.
HL: Historia Laboral
JR CAPRUIS: Jubilado/ Retirado de CAPRUIS
JR UIS: Jubilado / Retirado de la UIS
PA: Productividad Académica.
PS: Período Sabático.
Radicado: Número consecutivo asignado a la Asesoría Jurídica en el momento del ingreso
de acuerdo al reparto que realiza el sistema. Este se mantiene como registro incluso cuando
se produce un proceso jurídico.
Rótulo: Etiqueta de identificación de las diferentes carpetas de gestión del consultorio
jurídico.
SSIDPS: Sección Servicios Integrales de Salud y Desarrollo Psicosocial
4. DESCRIPCION Y CONTENIDO DE LA GUÍA
4. PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código: GGD.03
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Versión: 03
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4.1 ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
4.1.1 Identificación de carpetas
Cada Unidad Académico y/o Administrativa, hace apertura e identificación de carpetas con
base en las Tablas de Retención Documental de la Universidad, de los documentos de
apoyo y del Sistema de Gestión Integrado de acuerdo a la asesoría prestada por la
Dirección de Certificación y gestión Documental. Es conveniente que se abran carpetas
para cada serie y subserie.
Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal
forma que permita su ubicación y recuperación, la información general será: Nombre UAA,
código UAA, nombre de la serie, código de la serie, nombre de la subserie, código de la
subserie, número de la carpeta, número de folios y fechas extremas. Anexo GGD.03
Identificación de Carpetas.
Ejemplo:
Si vamos a marcar la carpeta de la subserie “Informes a Entes de Control”, de la serie
“Informes” de la Rectoría de la UIS, el rótulo se diligencia de la siguiente forma:
IDENTIFICACIÓN DE
CARPETAS
NOMBRE U.A.A.
RECTORÍA
CÓDIGO U.A.A. 1110
NOMBRE DE LA SERIE CÓDIGO SERIE
INFORMES I01
NOMBRE SUBSERIE
CÓDIGO
SUBSERIE
Informes a Entes de Control I01.02
CARPETA No. 1
5. PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código: GGD.03
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No. DE FOLIOS 50
FECHAS EXTREMAS
DE A
A M D A M D
2011 1 12 2011 5 3
Notas:
En caso de que la documentación no tenga fecha se anotará s.f. (sin fecha).
Ver Anexo 1: Instructivo para el diligenciamiento del formato de Identificación de
Carpetas.
4.1.2 Foliación
Los documentos que integran las unidades documentales estarán debidamente foliados con
el fin de facilitar su ordenación, consulta y control.
La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente ordenada y
depurada. Se deben foliar todos los documentos. En caso de series documentales simples
(acuerdos, decretos, circulares, resoluciones) la foliación se ejecutará de manera
independiente por carpeta, tomo o legajo. En el caso de series documentales complejas
(contratos, historias laborales, investigaciones disciplinarias, procesos jurídico), cada uno de
sus expedientes tendrá una sola foliación de manera continua y si tal expediente se
encuentra repartido en más de una unidad de conservación (carpeta), la foliación se
ejecutará de forma tal que la segunda será la continuación de la primera.
La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B. No se
debe foliar con lápiz de mina roja ya que este color no es capturado, en la mayoría de los
casos, por las máquinas reprográficas (microfilmación, fotocopiado).
Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números.
No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, o bis. En documentos de
archivo que contienen texto por ambas caras, se registrará el número correspondiente en
la cara recta del folio.
Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el
mismo sentido del texto del documento; en el caso de las fotografías sueltas se foliarán en
la cara vuelta.
6. PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código: GGD.03
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Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en
blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales.
No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño irreversible al soporte
papel.
No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco.
Los anexos impresos (folletos, boletines, periódicos, revistas) que se encuentren se
numerarán como un solo folio. En el área de notas del instrumento de control o de
consulta (inventario) se debe dejar constancia de título, año y número total de páginas. Si
se opta por separar este material se hará la correspondiente referencia cruzada.
Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridos a una hoja, a ésta
se le escribirá su respectivo número de folio, dejando en el área de notas del instrumento
de control o de consulta las características del documento foliado: cantidad de documentos
adheridos, título, asunto y fecha de los mismos.
Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas por impresora, se dejará
esta foliación siempre y cuando en una unidad de conservación no haya más de una, en caso
contrario, cuando haya más de una, deberá refoliarse toda la unidad de conservación.
Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua, evitando tachones.
La foliación es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de descripción (inventario) o
proceso técnico de reprografía (microfilmación o digitalización).
No se deben numerar los folios totalmente en blanco, cosidos o empastados que se
encuentren en tomos o legajos en archivos de gestión o archivos centrales, pero sí dejar la
constancia en el área de notas del inventario.
No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando éstos cumplen una función
de conservación como: aislamiento de manifestación de deterioro biológico, protección de
fotografías, dibujos, grabados u otros, o para evitar migración de tintas por contacto.
No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (casetes, discos digitales,
CD’s, disquetes, videos, etc.) pero sí dejar constancia de su existencia y de la unidad
documental a la que pertenecen, en el área de notas del inventario. Si se opta por separar
este material se hará la correspondiente referencia cruzada.
7. PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código: GGD.03
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Para evitar deterioro físico de la documentación, en cada expediente se debe conservar un
máximo de 200 folios, sin embargo esto dependerá del gramaje del papel y del tipo de
carpeta.
4.1.3 Organización de Carpetas
La ubicación física de los documentos se hará de tal manera que la fecha más antigua de
producción será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más
reciente se encontrará al final de la misma.
No se deben guardar duplicados y documentos en papel químico o de fax, cuando éstos
existan se recomienda sacar fotocopia, debido a que con el tiempo sufren deterioro.
Cuando se proceda a archivar documentos se debe tener especial cuidado de verificar que
efectivamente han cumplido su trámite y que corresponden a la serie bajo la cual se están
archivando.
8. PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código: GGD.03
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Versión: 03
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Algunos aspectos específicos a tener en cuenta:
Los planos, mapas, dibujos, etc., que se encuentren tendrán el número de folio consecutivo
que les corresponde, aún cuando estén plegados. En el área de notas del instrumento de
control o de consulta se debe dejar constancia de las características del documento foliado:
tamaño, colores, título, asunto, fechas y otros datos que se consideren pertinentes. Si se
opta por separar este material se dejará constancia mediante un testigo, de su lugar de
destino y en éste se indicará la procedencia. Esto es lo que se denomina referencia
cruzada.
En el caso de las historias laborales, se deben tener en cuenta las Circulares No. 004 de
2.003 y No. 012 de 2.004 del Departamento Administrativo de la Función Pública y el
Archivo General de la Nación, que establecen los criterios generales para su organización.
Para la organización de las historias clínicas, se debe tener en cuenta la Resolución No.
01995 del 8 de julio de 1999 del Ministerio de Salud.
4.2. ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS ESPECIALES
4.2.1 HISTORIAS ACADÉMICAS ESTUDIANTES PREGRADO, POSGRADO Y SEDES
REGIONALES
RESPONSABLE
Auxiliar de Admisiones y Registro Académico encargado de las actividades de archivo.
CRITERIOS PARA LA CONSERVACIÓN Y PROTECCIÓN DEL ARCHIVO
9. PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código: GGD.03
GUIA PARA LA ORGANIZACIÓN DE
ARCHIVOS
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El área del archivo deberá cumplir con las condiciones de espacio, almacenamiento, ambiente,
seguridad y de mantenimiento que garanticen la adecuada conservación de las historias académicas.
Condiciones generales.
Contar con el espacio suficiente para albergar la documentación acumulada y su natural
incremento.
La estantería deberá tener un sistema de identificación visual, que permita ubicar con
rapidez las historias académicas.
De conservación
El área de archivo debe estar acondicionada de tal forma que se minimicen o eviten los
riesgos de humedad, temperatura, ventilación, contaminantes atmosféricos e
iluminación.
Garantizar la limpieza del área del archivo. Para ello se debe programar y contratar una
empresa encargada de aspirar los estantes, con una periodicidad de una vez al año.
No permitir la entrada al área del archivo de cualquier tipo de líquido o alimento que
pueda dañar las historias académicas.
El área debe estar situada lejos de contaminantes.
De seguridad
El área de archivo debe contar con los elementos de control y aislamiento que
garanticen la seguridad.
El área debe garantizar la máxima seguridad para la conservación de los documentos.
Solo tendrá libre acceso al archivo, la persona contratada para tal fin.
Solo podrá ingresar personal autorizado por el Director de Admisiones y Registro
Académico.
DISTRIBUCIÓN Y ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO
En el archivo se encuentran las historias académicas con la información académica y personal de
cada estudiante. Estas historias académicas están organizadas en orden alfabético, para cada uno de
los grupos que enseguida se nombran
Archivo General
Historias académicas de estudiantes activos y retirados (PFU y no matriculados) y
cancelaciones de semestre.
10. PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código: GGD.03
GUIA PARA LA ORGANIZACIÓN DE
ARCHIVOS
Versión: 03
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Archivo de Graduados
Historias académicas de estudiantes Graduados
CONTENIDO DE LAS HISTORIAS ACADÉMICAS
Cada Historia Académica contiene:
Hoja de vida del estudiante
Formulario de inscripción
Formato de revisión de Matrícula de cada período académico.
Certificado medico de bienestar (si aplica)
Registro civil
Fotocopia cédula de ciudadanía
Fotocopia libreta militar
Fotocopias diploma bachiller y acta de grado
Fotocopia diploma pregrado o acta de grado (si aplica)
Icfes (si aplica)
Certificado EPS (si aplica)
Actas de los Consejos de Escuela, Facultad y Académico (si aplica)
Certificado de Notas de cada período académico
Formato de matricula académica (si aplica)
Memorando requisito de ponencia o articulo
Acta de sustentación (si aplica)
Acuerdos del Consejo Superior y/o del Consejo Académico de Sanciones o Estímulos
(si aplica).
Nota proyecto de grado (si aplica)
MANEJO DE LAS CARPETAS
El estudiante al no matricular ó al cancelar semestre o al quedar por fuera de la
Universidad, se le actualiza la hoja de vida.
El estudiante que solicita grado, se le retira la historia académica del archivo general,
se le actualiza la hoja de vida y se pasa al archivo de graduados. Ver Procedimiento
para Optar al Titulo Profesional en los Programas Académicos de Pregrado Presencial
(PAR.21)
11. PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código: GGD.03
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Versión: 03
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El estudiante que dejo de matricular y solicita readmisión a cualquier período
académico, se le actualiza la hoja de vida. Ver Procedimiento de readmisión de
estudiante a Programa Académico de Pregrado Presencial (PAR. 08.)
Las historias académicas de los estudiantes graduados, PFU y no matriculados deben
ser digitalizadas.
LINEAMIENTOS PARA EL PRÉSTAMO DE LAS HISTORIAS ACADÉMICAS.
Para que una persona externa a la Dirección tenga acceso a una historia académica,
deberá solicitar autorización del Director de Admisiones y Registro Académico.
Cuando se requiera, se puede consultar con previa autorización, la historia académica
de un estudiante, las actas de calificación definitivas que se encuentran empastadas y las
estadísticas, teniendo en cuenta los controles establecidos por la oficina de Admisiones
y Registro Académico.
Cuando se solicite en préstamo una historia académica, se debe dejar señal en el
estante de donde se saco y dejar un registro de la persona que la solicito. Sistema
préstamo de hojas de vida.
4.2.2 HISTORIAS LABORALES
RESPONSABLE
Auxiliar de la División de Recursos Humanos encargado de las actividades de archivo
IDENTIFICACIÓN DE CARPETAS
Cada historia laboral se debe identificar, marcar y organizar cronológicamente, de tal forma que
permita su ubicación y recuperación eficaz.
CRITERIOS PARA LA CONSERVACIÓN Y PROTECCIÓN DEL ARCHIVO
El área del archivo deberá cumplir con las condiciones que garanticen la adecuada conservación de
las historias laborales.
12. PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código: GGD.03
GUIA PARA LA ORGANIZACIÓN DE
ARCHIVOS
Versión: 03
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Condiciones generales.
Contar con el espacio suficiente para albergar la documentación acumulada y su natural
incremento.
La estantería deberá tener un sistema de identificación visual, que permita ubicar con
rapidez las historias laborales.
De conservación
El área de archivo debe estar acondicionada de tal forma que se minimicen o eviten los
riesgos de humedad, temperatura, ventilación, contaminantes atmosféricos e iluminación.
Garantizar la limpieza del área de archivo. Para ello se debe programar y contratar una
empresa encargada de aspirar los estantes, con una periodicidad de una vez al año.
No permitir la entrada al área del archivo de cualquier tipo de líquido o alimento que
pueda dañar las historias laborales.
El área debe estar situada lejos de contaminantes.
De seguridad
El área de archivo debe contar con los elementos de control y aislamiento que garanticen
la seguridad.
El área debe garantizar la seguridad para la conservación de los documentos.
Solo tendrá libre acceso al archivo, la persona autorizada para tal fin.
Solo podrá ingresar personal autorizado por el Jefe de la División de Recursos Humanos.
DISTRIBUCIÓN Y ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO
En el archivo se encuentran las historias laborales con la información laboral y personal de cada
funcionario. Estas historias laborales están organizadas en orden alfabético, para cada uno de los
grupos que enseguida se nombran:
Historias laborales de Docentes activos
Historias laborales de Docentes retirados y pensionados
Historias laborales de Administrativos activos
Historias laborales de Administrativos retirados y pensionados
Historias laborales de Docentes de Cátedra y Tutores
Historias laborales de servicios prestados
13. PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código: GGD.03
GUIA PARA LA ORGANIZACIÓN DE
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CONTENIDO DE LAS HISTORIAS LABORALES
Cada expediente de Historia Laboral debe contener como mínimo los siguientes documentos:
Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo
Oficio de notificación del nombramiento o contrato de trabajo (si aplica)
Oficio de aceptación del nombramiento en el cargo o contrato de trabajo (si aplica)
Carta de aceptación de la oferta (si aplica)
Formato de hoja de vida diligenciado (suministrado por la División de Recursos Humanos)
Una foto reciente de 3 X 3 (azul claro)
Registro civil o partida de bautismo (si aplica)
Fotocopia cédula de ciudadanía
Fotocopia libreta militar
Certificado expedido por Capruis (si aplica)
Grupo sanguíneo (si aplica)
Constancias de trabajos mencionados en la hoja de vida
Declaración bajo la gravedad de Juramento sobre existencia o no existencia de procesos
pendientes de carácter alimentario de conformidad al artículo 6º. De la ley 311 de 1996 (si
aplica)
Declaración bajo juramento de la identificación de los bienes y rentas de conformidad al
artículo 13 de la ley 190 de 1995 (si aplica)
Pasado judicial
Certificado de antecedentes Disciplinarios expedido por la Procuraduría
Certificado de antecedentes Fiscales expedido por la Contraloría
Carta informando el Fondo de Cesantías que escogió para que la Universidad le consigne
(si aplica)
Afiliación a una Empresa Promotora de Salud. Este documento debe ser legalizado el día
antes de la posesión después de haber entregado todos los demás documentos requeridos
para la posesión
Afiliación a un Fondo de Pensiones. Este documento debe ser legalizado el día antes de la
posesión después de haber entregado todos los demás documentos requeridos para la
posesión
Afiliación Aseguradora de Riesgos Profesionales. Este documento debe ser legalizado el día
antes de la posesión después de haber entregado todos los demás documentos requeridos
para la posesión (si aplica)
Fotocopia de la matrícula profesional (si aplica)
Fotocopia de los títulos profesionales autenticados(si aplica)
Fotocopias de las notas de la carrera de pregrado y posgrado autenticadas(si aplica)
Acta de posesión (si aplica)
Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas del funcionario:
vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias
14. PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código: GGD.03
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temporales, inscripción en carrera administrativa, suspensiones de contrato, pago de
prestaciones, entre otros (si aplica)
Evaluación del desempeño (si aplica)
Acto administrativo de retiro o desvinculación del servidor de la entidad, donde consten las
razones del mismo: supresión del cargo, insubsistencia, destitución, aceptación de renuncia
al cargo, liquidación de prestaciones sociales.
MANEJO DE LAS CARPETAS
El trabajador al retirarse de la Universidad o al ser pensionado, se le retira la historia
laboral del área de activos y se pasa al área de retirados.
El funcionario que dejó la Universidad y solicita vincularse de nuevo y ésta sea aprobada, se
le retira la historia laboral del área de retirados, se le actualiza la hoja de vida y se pasa al
área de activos.
LINEAMIENTOS PARA EL PRÉSTAMO DE LAS HISTORIAS LABORALES
Para el préstamo externo de historias laborales a otras unidades como: Oficina Jurídica,
Secretaria General y Vicerrectoría Académica, se debe diligenciar el formato FTH.41 y
anexar memorando interno firmado por el jefe de la unidad solicitante.
Todo funcionario de la Universidad que requiera consultar su historia laboral, debe solicitar
a la auxiliar de archivo quien supervisará la consulta en la sala de juntas de la División de
Recursos Humanos.
Cuando personal interno de la División solicite el préstamo de una historia laboral, se debe
dejar registro en el formato FTH.11, con la información de la persona, fecha de préstamo y
devolución.
Toda Historia Laboral se debe entregar en perfecto orden respetando su foliación.
4.2.3 CONSULTORIO JURÍDICO
DISTRIBUCIÓN, ORGANIZACIÓN Y MANEJO DE CARPETAS:
Cada estudiante tiene una caperuza, carpeta en la cual se compilan sus carpetas área (una para cada
área del derecho: laboral, Público, Privado y Penal) y sus carpetas de proceso.
15. PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código: GGD.03
GUIA PARA LA ORGANIZACIÓN DE
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Estas carpetas el estudiante debe manipularlas y actualizarlas durante el transcurso de su práctica,
de acuerdo a las gestiones realizadas, sin embrago deben permanecer en el Archivo de Gestión
Activo que se encuentra en la secretaría del Consultorio Jurídico. Al archivo tienen acceso los
estudiantes mientras se encuentra activos, sin embargo si requieren retirar alguna carpeta de
proceso, del Consultorio Jurídico, debe ser registrada su salida en un formato llamado Control de
Archivo Activo. Las caperuzas se encuentran organizadas por el código del estudiante.
Cuando los estudiantes terminan su año de práctica, después de la revisión final y el último visto
bueno, las carpetas se trasladan al archivo de Gestión Inactivo. Las caperuzas están organizadas por
año y dentro del año por el código del los estudiantes.
Las carpetas de Conciliación, se inician y manipulan para los trámites del Centro de Conciliación del
Consultorio Jurídico y se conservan en el archivo de Gestión que se encuentra en el Centro de
Conciliación. Este archivo esta vigilado por el Ministerio del Interior y Justicia.
CONTENIDO DE LAS CARPETAS
La caperuza del estudiante contiene:
Carpetas de Área
Carpetas de Proceso
La carpeta de área (1 para cada área) contiene:
Formato de solicitud de asesorías
Asesorías realizadas
Copia de trámites Extrajudiciales realizados en las respectivas asesorías ( derechos de petición,
tutelas, liquidaciones)
Formatos de Documentos Expedidos
Documentos anexos particulares de soporte de los casos
La carpeta de Proceso (1 para cada proceso judicial) contiene:
Formato de solicitud de asesoría
Formato de control procesal interno
Formato de control procesal externo
Formato de Certificado
Documentos anexos requeridos y generados en el proceso judicial.
CONTENIDO CARPETA CENTRO DE CONCILIACIÓN
Registro de usuario
Formato FEX-CJ.09 solicitud de audiencia de conciliación
Documentos anexos particulares de soporte de los casos.
Citación audiencia de conciliación.
16. PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código: GGD.03
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Versión: 03
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Certificado FEX.CJ.01
Actas y constancias de finalización de trámite.
IDENTIFICACION Y ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS
La caperuza de cada estudiante se archiva de manera horizontal tiene un rótulo de identificación
ubicado en la parte superior izquierda de la carpeta.
Rótulo Carpeta de Área Rótulo Carpeta de Proceso
Rótulo Carpeta de Centro de conciliación
17. PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código: GGD.03
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Versión: 03
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Las carpetas internas se manejan de manera vertical y cuentan con unos rótulos de identificación
que deben estar en la parte inferior derecha de la carpeta con la información diligenciada a mano.
18. PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código: GGD.03
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ARCHIVOS
Versión: 03
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4.2.4 BIENESTAR UNIVERSITARIO
Características de la Historia Clínica
En la SSISDPS de la División de Bienestar Universitario de la UIS se realizará el proceso de
apertura de historia clínica a todos los estudiantes que se matriculen en algún programa
académico ofrecido por la Universidad Industrial de Santander (UIS).
La Historia Clínica debe diligenciarse en forma clara, legible, sin tachones, enmendaduras,
intercalaciones, sin dejar espacios en blanco y sin utilizar siglas. Cada anotación debe llevar
la fecha y hora en la que se realiza, con el nombre completo, firma del autor de la misma y
sello.
La identificación de la historia se hará con el número de la cédula de ciudadanía para los
mayores de edad y el número de la tarjeta de identidad para los menores de edad; el
código de estudiante que ha sido asignado por la Universidad será el elemento utilizado
para la organización y clasificación interna de las mismas.
El servicio cuenta con una historia clínica integral, la cual está ubicada en el archivo de HC y
cumple con los tiempos de retención fijados por la ley. Se dispondrá de un mecanismo de
control que permita saber en todo momento, en qué lugar de la institución se encuentra
la historia clínica, a quien y en qué fecha ha sido entregada. (FBE.36 Formato Control
Archivo Historia Clínica)
Los componentes de la Historia Clínica, son los registros específicos, los anexos y los demás
considerados pertinentes por la SSISDPS.
Todos los folios que hacen parte de la HC deben numerarse en forma consecutiva.
Los reportes de exámenes de laboratorio e imágenes diagnósticas podrán ser entregados al
estudiante, pero el resultado debe ser registrado en la historia clínica, explicándole al
estudiante la importancia de conservarlos para futuros análisis.
19. PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código: GGD.03
GUIA PARA LA ORGANIZACIÓN DE
ARCHIVOS
Versión: 03
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Contenidos mínimos de la Historia clínica
La HC debe ser completa incluyendo la siguiente información.
Identificación del estudiante.
Motivo de consulta (MC)
Enfermedad actual (EA).
Revisión por sistemas (RS): En los casos que aplique
Antecedentes personales y familiares.
Análisis (A).
Diagnóstico(s).
Plan(es) de tratamiento.
Retención y tiempo de conservación de las historias clínicas.
La historia clínica debe conservarse por un periodo mínimo de 20 años contados a partir de la fecha
de la última atención. Mínimo cinco (5) años en el archivo de gestión del prestador de servicios de
salud, y mínimo quince (15) años en el archivo central. Cumplido este tiempo se eliminarán
mediante incineración, de la cual se levantará acta en conjunto con la Dirección de Certificación y
Gestión Documental.
En caso de liquidación o cierre definitivo del servicio, la HC se deberá entregar al estudiante o a su
representante legal. Ante la imposibilidad de entrega inmediata al estudiante o a su representante
legal, la Universidad designará a cargo de quien estará la custodia de la Historia Clínica, hasta por el
término de conservación previsto legalmente.
Si ya ha transcurrido el término de conservación, la historia clínica del estudiante podrá destruirse
de acuerdo al procedimiento estipulado por la Universidad y que esté acorde con la reglamentación
vigente.
Tipos de historias y organización dentro de la carpeta
Los tipos de historias clínicas que se manejan en el servicio son los siguientes:
1. Historia Médica (general y especializada)
2. Historia Odontológica general y especializada
3. Historia de Psicología
4. Historia de Psicopedagogía
5. Historia de Trabajo Social
6. Historia de Programas Preventivos
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7. Historia de Fisioterapia
8. Historia de Nutrición
Las historias llevadas a cabo por las demás especialidades cumplirán con lo dispuesto en las normas
vigentes para cada especialidad tomando en cuenta que los 5 principios universales de la historia
clínica se deben mantener; al igual que las características de diligenciamiento y archivo.
La HC se llevará de forma integral en una carpeta única constituida por cada una de las historias
mencionadas anteriormente según demanda del estudiante, teniendo en cuenta que el orden debe
ser cronológico ascendente por fecha de atención, por lo que el último registro de atención debe
figurar como último al abrir la historia.
Condiciones físicas de conservación de la historia clínica.
Los archivos de historias clínicas deben conservarse en condiciones locativas, procedimentales,
medioambientales y materiales, propias para tal fin, de acuerdo con los parámetros establecidos
por el Archivo General de la Nación en los acuerdos 07 de 1994, 11 de 1996 y 05 de 1997, o las
normas que los deroguen, modifiquen o adicionen.
La HC se conservará en un área restringida, con acceso limitado al personal autorizado,
conservando las historias clínicas en condiciones que garanticen la integridad física y técnica, sin
adulteración o alteración de la información. El servicio es responsable por la custodia de la historia
clínica y debe velar por la conservación de la misma y responder por su adecuado cuidado.
De los medios técnicos de registro y conservación de la historia clínica.
La Sección Servicios Integrales de Salud y Desarrollo Psicosocial de la División de Bienestar
Universitario utilizará medios físicos y técnicos, como computadoras, para el registro de la historia,
atendiendo lo establecido en la Circular 2 de 1997 expedida por el Archivo General de la Nación:
“Los documentos emitidos o reproducidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia
de un documentos original, siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad,
inalterabilidad, perpetuidad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.”;
en los casos en que no exista fluido eléctrico o haya falla del sistema se llevará de forma manual.
Los programas automatizados diseñados por el servicio, para el manejo de las Historias Clínicas, así
como sus equipos y soportes documentales, estarán provistos de mecanismos de seguridad, que
imposibiliten la incorporación de modificaciones a la Historia Clínica una vez se registren y guarden
los datos, y el acceso de personal no autorizado, con lo que se garantice la protección y reserva de
la historia clínica.
La historia magnética utilizada en el servicio llevará siempre el nombre del profesional que realiza el
registro, la hora y fecha de atención, y a cada profesional o estudiante en práctica se le adjudicará
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una clave única de acceso a las historias, para evitar el registro accidental con el nombre de otro
profesional diferente.
Para el caso de los estudiantes en proceso de formación estas claves quedarán inactivas una vez
hayan terminado su rotación por el servicio.
CONTROL DE CAMBIOS
VERSION
FECHA DE
APROBACION
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
01 Septiembre 30 de 2008 Creación del documento
02 Marzo 09 de 2009
Cambio del nombre de la unidad “Instituto de Educación a
Distancia” por “Instituto de Proyección Regional y Educación a
Distancia – UIS”. Inclusión de directrices de organización de
Historias Clínicas.
03 Noviembre 03 de 2011
Inclusión en el numeral 4.1.1 Identificación de Carpetas, en el
párrafo dos “Diligenciar anexo GGD.03 Identificación de
Carpetas”. Inclusión definición de “consultorio jurídico”. Inclusión
abreviatura “HL: historia laboral” Modificación contenido de:
numeral 4.1.1 Identificación de carpetas, 4.2.1 historias
académicas, 4.2.2 historias laborales. Inclusión contenido carpeta
centro de conciliación y rótulo carpeta de centro de conciliación.
Cambio “historias académicas” por “historias académicas de
estudiantes pregrado, posgrado y sedes regionales”.
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ANEXO 1: INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE
IDENTIFICACIÓN DE CARPETAS
Nombre Unidad Académica y/o Administrativa: Debe consignarse el nombre de la Unidad
Académica y/o administrativa, que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de
sus funciones.
Código UAA: Debe colocarse el código que corresponde a la respectiva Unidad Académica y/o
Administrativa.
Nombre de la Serie: Debe anotarse el nombre asignado a la serie, para ello, debe remitirse a las
Tablas de Retención Documental, donde se encuentra la relación de series, subseries y tipos
documentales resultantes de cada una de las UAA de la Universidad.
Código de la Serie: Debe colocarse el código que corresponde a la serie que se archivará en la
carpeta. Ver Tablas de Retención Documental.
Nombre de la Sub-serie: Debe anotarse el nombre asignado a la sub-serie, para ello, debe
remitirse a las Tablas de Retención Documental, donde se encuentra la relación de series, subseries
y tipos documentales resultantes de cada una de las UAA de la Universidad.
Código de la Sub-Serie: Debe colocarse el código que corresponde a la subserie que se archivará
en la carpeta. Ver Tablas de Retención Documental.
Carpeta No.: Se escribirá el número asignado a la carpeta en el respectivo proceso.
No. De Folios: Previamente se realizará la foliación de los documentos de acuerdo a la
información de la Guía para la Organización de Archivos de Gestión y Transferencias documentales
(GGD.03) y en la casilla No. De Folios se anotará el número total de folios contenido en la
carpeta.
Fechas Extremas: Debe consignarse la fecha del documento más reciente y del más antiguo
contenido en la carpeta. Deben colocarse los cuatro dígitos correspondientes al año. Ejemplo: 1950
– 1960. En el caso de una sola fecha se anotará ésta. Cuando la documentación no tenga fecha se
anotará s.f. (sin fecha).