1. Introducción a Excel
Microsoft Excel
QUE ES MICROSOFT EXCEL
A Excel se le llama hoja de cálculo, sus archivos se le dan el nombre de libros. Así es un libro consta de
muchas hojas, entonces decimos que es una hoja que está formada por columnas y filas, las columnas
son las que van ordenadas alfabéticamente y filas son ordenados numéricamente, entre la inserción de
una columna y una fila se encuentra una celda. La celda se identifica por ser un rectángulo. La celda
sirve para guardar información, cada celda puede almacenar hasta 255 caracteres y su ancho puede ser
modificado si se desea. La celda puede almacenar valores de texto que incluye letras, números o
símbolos, valores numéricos, valores de fecha, formulas, funciones, etc.
Definir que es celda:
Es la unidad básica de una hoja de cálculo cuyo origen se la obtiene de la intersección de una fila con
una columna, las celdas almacenan datos numéricos, alfabéticos, alfanuméricos y datos fórmula. El
nombre de una celda se identifica por la columna y la fila donde te encuentres, por ejemplo si estas en
la columna A y estas en el renglón 1, entonces la celda se llama A1.
Definir que es hoja:
La hoja de cálculo Excel 2007 en una cuadricula rectangular de 256 columnas y 65.536 filas. En esta
versión el ayudante de office puede proporcionar automáticamente temas de ayuda mientras trabaja de
manera interactiva en el libro actual, además muestra sugerencias del programa que está utilizando.
FORMAS DE INGRESAR A EXCEL 2007
Existen diferentes formas y maneras de ingresar a Excel, esto es: por el botón inicio o
por la barra de herramientas del escritorio de Windows.
COMANDOS:
Escritorio de Windows/clic en el Icono
Barra de Herramientas/Programas/Microsoft
Office/Microsoft Excel 2007
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2. Introducción a Excel
Pantalla Principal de Excel
Cinta de
Opciones Barra de Cerrar
Titulo
asdddaMaximizar…
..
aasMinimizar.……
……
Etiqueta de
Celda Columnas
Área de
Trabajo
Etiqueta de
Filas
Barra de
Barra de
Movimiento
Hojas
DEFINICIÓN DE SUS PANELES PRINCIPALES
Barra De Titulo:
Nombre del
Botones de
programa
control
Nombre del
documento
Esta barra identifica el nombre del programa activo (Microsoft Excel) y el nombre del ejercicio (Libro1)
ubicados en la parte superior izquierda de la pantalla, también en la misma barra existen tres botones
muy importantes alineados en la parte superior derecha, identificados como:
Minimizar: La pantalla pasa a dejarle activa en la barra de tareas.
Maximizar o Restaurar: Presenta en pantalla completa el trabajo del editor.
Cerrar: Abandonar, culminar la tarea de edición en el procesador Excel.
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3. Introducción a Excel
Cinta De Opciones:
1. Las fichas están diseñadas para estar orientadas a las tareas.
2. Los grupos incluidos en cada ficha dividen las tareas en subtareas.
3. Los botones de comando de cada grupo ejecutan un comando o muestran un menú de
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comandos.
En la cinta de opciones podemos visualizar una serie de botones (iconos) cuya representación gráfica
2
indica la función que realiza; basta pasar el puntero del mouse por cada uno, para que el editor nos
despliegue el nombre de la función que cumplen. Además de las fichas, los grupos y los comandos,
Office Excel 2007 utiliza otros elementos que también facilitan rutas para realizar tareas. Los elementos
siguientes son más parecidos a los menús y las barras de herramientas que ya conoces de las versiones
anteriores de Excel.
Botón de Microsoft Office. Este botón está
ubicado en la esquina superior izquierda de la
ventana de Excel y abre el menú que se muestra
aquí:
Barra de herramientas de acceso rápido. La Barra de herramientas de acceso rápido está ubicada de
forma predeterminada en la parte superior de la ventana de Excel y proporciona acceso rápido a
herramientas que utilizas con
frecuencia. Puedes personalizar la
Barra de herramientas de acceso
rápido agregándole comandos.
MOVILIZARSE DENTRO DE LA
HOJA
Los libros de trabajo:
Los documentos en Excel se
denominan libros. En esta nueva versión de Excel estos ficheros tendrán una extensión .xlsx a diferencia
de versiones anteriores cuya extensión era .xls. Por supuesto que en esta nueva versión los tipos de
ficheros antiguos son soportados. Excel es capaz, además, de guardar nuestros libros en otros formatos.
Un libro está compuesto por varias hojas de cálculo. Es posible seleccionar varias hojas para realizar las
mismas tareas en todas ellas de forma simultánea. Cada vez
que abramos un libro nuevo de trabajo se abrirá con tres
hojas de cálculo.
La hoja activa aparece con el nombre en negrita. Haciendo clic en las etiquetas, es posible desplazarse
entre las hojas de un libro.
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4. Introducción a Excel
Nombre del Nombre del Desplazarse por las hojas en un
programa programa libro de trabajo.
La manera más sencilla de moverse
a través del libro de trabajo es
Nombre del
utilizar los botones de
Nombre del
programa programa desplazamiento, que aparecen en
la siguiente figura:
Estos controles no cambian la hoja activa, simplemente desplazan las
etiquetas de las hojas que no se pueden mostrar. Si usted tiene a la
vista todas las etiquetas estos controles no surtirán ningún efecto. En la siguiente imagen se muestra un
ejemplo en el cual sólo se tiene a la vista la etiqueta de la “Hoja 1” en este caso estos controles nos
permitirán ver las hojas ocultas por falta de espacio.
INSERTAR TÍTULOS EN LA CELDA
Las celdas se
activan al
presionar sobre
ellas o
desplazarse mediante el teclado con los cursores (flechas), y es muy importante realizar una hoja de
cálculo de manera ordenada, puesto que una hoja contiene hasta 17.179.869.184 celdas. En un
documento corto o pequeño, es fácil localizar un dato concreto, pero en trabajos extensos resulta un
poco más laborioso. Para facilitar esta labor están los títulos de columna y fila.
GENERAR LISTAS AUTOMÁTICAS .
a) Ingresamos el primer y segunda dato consecutivo de la lista a generar en las celdas destino.
b) Nos colocamos en la esquina inferior derecha damos un clic izquierdo y procedemos a
arrastrar.
a) punto
se
inserción
c) Automáticamente se generara una lista sea esta numérica o de texto se lo puede hacer con los
días de la semana, con los meses.
b)
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5. Introducción a Excel
VALIDACION DE DATOS
Se utiliza para ingresar datos en una celda que cumpla una determinada condición, por ejemplo que
ingrese números solo enteros entre 1 y 20 caso contrario emita un mensaje de error.
Marcar un grupo de celdas
En la pestaña datos seleccionar
VALIDACION DE DATOS
Dar clic en la opción VALIDACION DE
DATOS
En la pestaña CONFIGURACION
En permitir escoger la opción que desee
Llenar los datos respectivos
En la pestaña MENSAJE DE ENTRADA
Escribir un mensaje
En la pestaña de MENSAJE DE ERROR
escribir el mensaje que quiera que salga cuando
digite algo no indicado
Aceptar
DISEÑAR FORMULAS EN EXCEL
Las formulas son ecuaciones que efectúan cálculos con los valores de la hoja de cálculo. Una formula
comienza por un signo igual (=), por ejemplo la siguiente formula multiplica 2 por 3 y a continuación
suma 5 al resultado:
=5+2-3
Así todas las formulas que se quieran insertar en Microsoft Excel deberán comenzar con el signo igual
(=) Una formula también puede contener lo siguiente: funciones, referencias, operadores y constantes
Partes de una fórmula
1. Funciones: la función Pl() devuelve el valor de pi: 3,142...
2. Referencias: A2 devuelve el valor de la celda A2.
3. Constantes: números o valores de texto escritos directamente en una fórmula, por ejemplo, 2.
A
4. Operadores: el operador (acento circunflejo) eleva un número a una potencia, y el operador *
(asterisco) multiplica.
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6. Introducción a Excel
Función
Fórmula ya escrita que toma un valor o valores, realiza una operación y devuelve un valor o valores.
Utiliza funciones para simplificar y acortar fórmulas en una hoja de cálculo, especialmente aquellas que
llevan a cabo cálculos prolongados o complejos.
A continuación, deberás escribir el nombre de la función que deseas utilizar. Podrás escribirla
directamente, o llamar al asistente de funciones para que lo haga él.
Argumentos
Valores que utiliza una función para llevar a cabo operaciones o cálculos. El tipo de argumento que
utiliza una función es específico de esa función. Los argumentos más comunes que se utilizan en las
funciones son: números, texto, referencias de celda y nombres.
Dependiendo de la función
que utilices, cada una
tiene un número
determinado de argumen-
tos. Estos son los valores o
referencias a celdas con
los que dicha función tiene
que realizar los cálculos.
Es decir, los argumentos
son la información que necesita Microsoft Excel para realizar la operación definida en la función.
TIPOS DE OPERADORES
Existen cuatro tipos de operadores de cálculo: aritmético, comparación, concatenación de texto y
referencia.
Operador Significado Ejemplo
aritmético Operadores aritméticos
+ (Signo mas) Suma 3+3 Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas
como suma, resta o multiplicación, combinar números y
Resta o negación 4-5 O -1 generar resultados numéricos, utiliza los siguientes
-(Signo menos )
operadores aritméticos.
*(Asterisco ) Multiplicación 4*7
/ (Barra oblicua) División 12/3
^(Acento
Exponenciación 5^2
circunflejo)
Operador de comparación Significado Ejemplo
= (Igual) Igual A1=B1
A1>B1
> (Mayor que) Mayor que
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7. Introducción a Excel
<(Menor que ) Menor que A1<B1 Operadores de comparación
>=(Mayor o Igual que) Mayor o Igual que A1>=B1 Se pueden comparar dos valores
con los siguientes operadores.
<=(Menor o Igual que) Menor o Igual que A1<=B1 Cuando se comparan dos valores
utilizando estos operadores, el
< >(Diferente ) Diferente A1< >B1
resultado es un valor lógico:
Verdadero o Falso.
Operador de referencia Significado Ejemplo
OPERADORES DE
Operador de rango, que genera una referencia a
: (Dos REFERENCIA
todas las celdas entre dos referencias, éstas B5:B15
puntos)
incluidas
Combina rangos de
celdas para los cálculos
; (Punto y con los siguientes
Operador de unión, que combina varias SUMA(B5:B15;D5:D15)
coma) operadores.
referencias en una sola
Operador de intersección, que genera una
_(Espacio) referencia a las celdas comunes a dos B7:D7 C6:C8
referencias
FÓRMULAS ARITMÉTICAS
A continuación, se estudiarán distintos tipos de operadores aritméticos, los cuales podrás incluir en
fórmulas insertadas en Microsoft Excel.
Suma
Suma valores o referencias de celdas (+). La suma se puede realizar de varias maneras:
Sumar números de una celda
Consiste en la suma de valores directamente. Para realizar esta tarea, utiliza el operador aritmético +
(signo más). Por ejemplo, si escribes la fórmula siguiente en una celda: =5+3+7 la celda muestra el
resultado siguiente: 15.
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8. Introducción a Excel
1. Celda habilitada para la inserción de una Fórmula.
2. Fórmula creada a
partir de la inserción de
valores.
Sumar valores de
referencias de celdas
Consiste en la suma de
valores que se encuentran contenidos en las celdas. Esta forma es más eficaz, porque si hay que
modificar algo, se modifica la celda y la fórmula se actualiza directamente.
1. Celda habilitada para la inserción de una Fórmula.
2. Fórmula creada a partir de la inserción de referencias a celdas que contienen valores.
Sumar todos los números contiguos en una fila o columna
Para realizar esta tarea, utiliza el comando Autosuma.
Haz clic en una celda en la cual deseas obtener el resultado
puede ser debajo de la columna de números, o a la
derecha de la fila de números, esta función permitirá
totalizar la columna o la fila.
PARA INSERTAR
FILAS Y COLUMNAS
Mediante los
menús
Seleccionar la cabecera de la fila o columna donde se desee
efectuar la inserción, y desde el menú Insertar, seleccionar
la opción Filas o Columnas.
Situarse en una de las celdas de la fila o la columna donde desea
llevar a cabo la inserción, y desde el menú Insertar
elegir la opción Filas o Columnas.
Mediante el menú contextual
Seleccionar la cabecera de la fila o columna donde se desee
efectuar la inserción, y dentro de ésta pulsar el botón
secundario del ratón. Aparecerá un menú contextual en el que
deberá seleccionar la opción Insertar. Situarse en una de las
celdas de la fila o la columna donde desea llevar a cabo la
inserción, y pulsar el botón secundario del ratón.
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9. Introducción a Excel
Aparecerá un menú contextual en el que deberá seleccionar
la opción Insertar.... Al seleccionar dicha opción, aparecerá un
cuadro de diálogo en el que deberá seleccionar la opción
Insertar toda una fila o bien Insertar toda una columna, y
finalmente hacer clic en Aceptar.
Vamos a insertar una nueva fila entre los títulos que contiene
la fila 5 y los datos que contiene la fila 6. Para ello, y antes que
nada, seleccione la fila 6 haciendo clic en la cabecera de la fila.
Diseñar gráficos
En Excel podemos crear gráficos de los datos con los que estamos
trabajando de una forma rápida y sencilla.
El dicho "una imagen vale más que mil palabras", si bien no es del
todo cierto, resulta muy aplicable en situaciones como las de
valorar en la justa medida datos, por ejemplo, extraídos de una
estadística o de un balance. Resulta mucho más cómodo observar
datos desde gráficos que a partir de una hoja plagada de cifras.
Como primer paso para insertar gráficos, selecciona un tipo de gráfico de entre todas las opciones que
Excel te ofrece.
Recuerda
Para crear un gráfico básico en Excel que puedas modificar y dar
formato más adelante, debes especificar, en primer lugar, los datos
del gráfico en una hoja de cálculo. A continuación, sólo tienes que
seleccionarlos y elegir el tipo de gráfico que deseas utilizar en la
cinta de opciones (ficha Insertar, grupo Gráficos).
Al crear un gráfico, las herramientas de gráfico aparecen disponibles
y se muestran las fichas: Diseño, Presentación y Formato. Puedes
utilizar los comandos de estas fichas para modificar el gráfico con el
fin de que presente los datos de la forma que desees. Por ejemplo, utiliza la ficha Diseño para mostrar
las series de datos por filas o por columnas, realizar cambios en el origen de datos del gráfico, cambiar la
ubicación del mismo, cambiar el tipo de gráfico, guardarlo como una plantilla o seleccionar opciones de
diseño y formato predefinidas. Utiliza la ficha Presentación para cambiar la disposición de los elementos
del gráfico, como los títulos del gráfico o los de datos, utilizar herramientas de dibujo o agregar cuadros
de texto e imágenes al gráfico. Utiliza la ficha Formato para agregar colores de relleno, cambiar estilos
de línea o aplicar efectos especiales.
COMO GUARDAR UN LIBRO
La barra de herramientas de acceso rápido
Contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunos de los comandos más habituales, como:
Guardar, Deshacer, Ortografía y Gramática, nuevo, abrir, etc.
En la imagen ves la barra de herramientas de acceso rápido y el Botón Office (el primero a la
izquierda), lo que antes era el menú Archivo.
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10. Introducción a Excel
GUARDAR
Esta opción permite al usuario guardar en la memoria del ordenador el archivo que hemos
trabajado. En la barra de acceso rápido ubica el icono o también puedes utilizar los comandos:
Guardar y Guardar como... del Botón Office
Guardar como, Excel mostrará un cuadro de
dialogo como el que ves a continuación que te permite
cambiar el nombre del archivo, el tipo y la carpeta que lo
contiene.
Guardar no se abrirá ningún cuadro de diálogo,
simplemente se guardarán en su actual ubicación los
cambios que hayas efectuado en el documento.
Sin embargo, si utilizas el comando Guardar con un documento nuevo, que no ha sido guardado
nunca, se abrirá el mismo cuadro de dialogo que para Guardar como
COMO ABRIR UN LIBRO
En esta nueva versión de Excel los comandos para crear, guardar y abrir un libro se encuentran alojados
en un menú que se despliega al hacer clic sobre el botón de Microsoft Office localizado en el vértice
izquierdo superior de su pantalla.
En donde:
a. Crea un nuevo libro en blanco
b. Abre un libro existente
c. Guarda el libro actual
TALLER DE APLICACIÓN:
a. Diseñar un libro electrónico para automatizar el control de notas de los
estudiantes
b. Genere un gráfico estadístico sobre el tema
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