Este documento discute la migración de documentos a formatos libres y abiertos. Explica que el costo del software propietario puede ser muy alto y crea dependencia del proveedor. También destaca los beneficios de los formatos abiertos como la preservación a largo plazo de documentos y la estimulación de la competencia. Finalmente, analiza los principales desafíos de la migración como la interoperabilidad de documentos y la gestión del cambio entre herramientas ofimáticas.

1. Migración de Documentos a
Formatos Libres y Abiertos
Olivier Hallot

2. Situaciones comunes en el
mercadeo
● Las grandes y medianas empresas y
organizaciones gubernamentales
● Cientos o miles de empleados
● Gran interés de los proveedores con altas
facturas

3. Los conductores de la migración
de documentos
● El costo del software de ofimática puede ser
muy caro,
● Complicada relación con el proveedor de
Microsoft o de sus agentes de ventas.
● "Lock-in" con el proveedor: "insostenible,
indeseada, irrazonable y oneroso"
● Calidad del software libre
● Preservación de sus documentos por décadas

4. En el mercadeo de ofimática
● El modelo de ventas de licencias se queda viejo y
caro
● Es un inhibidor de innovación, y sigue absorbiendo
la inversión de las empresas pequeñas.
● El software libre llegó para romper monopolios y
estimular competición
● Pero sigue con problemas de estándares de
formatos de documentos.

5. Principales problemas
de la migración de
ambiente ofimática:

6. ●Interoperabilidad de
documentos
●Gestión del cambio de
herramienta ofimática

7. Interoperabilidad de
documentos

8. Porque tenemos
problemas de
interoperbilidad?

9. “Reverse Engineering”
●“Reverse engineering” de formatos propietarios
● Desarrollo desde el cero
● Mucha información escondida, sin
especificaciones conocidas
● Formatos DOC y XLS cambian con el tiempo
● Logramos 99% de éxito
● Pero seguimos con 1% con problemas
1% hacen toda la diferencia

10. Formatos proprietarios
LER GRAVAR
LER GRAVAR
DOC, XLS, PPT
DOC, XLS, PPT

11. LER GRAVAR
LER GRAVAR
DOC, XLS, PPT
DOC, XLS, PPT

12. Office Open XML de Microsoft
● 2008-> el formato OOXML tornase un estándar ISO 29500
● El estándar no pudo ser implementado por Microsoft
● Tuvieran de crear el OOXML “Transitional”
– Office 2007, 2010, 2013
● El estándar “OOXML Strict” sigue sin implementación
completa.
● El “OOXML Strict” és una descripción por XML de la suite
ofimática de Microsoft.
● Solo Microsoft utiliza este formato y implementarlo es muy
costoso.

13. LibreOffice y OOXML
● Sin embargo, algunos usuarios de
LibreOffice quieren OOXML, pero no
quieren Microsoft.
● Han hecho contratos para implementación de
OOXML en LibreOffice.
● OOXML es complejo y su implementación
demanda esfuerzo de largo plazo.

14. Interoperabilidad de documentos
● Desformatación de documentos
● Formatos “trasitional”: DOCX, XLSX, PPTX
●FORMATO ODF (Interno)
●FORMATO PDF (Externo)

16. Gestión del cambio de
herramienta ofimática

17. La resistencia al cambio

18. Sacar el MSOffice de la
empresa o mantenerlo?

19. Mantener el MS Office
● Si la licencia es legal, es mejor mantener una copia
de MS-Office y dejarla sin actualización.
● En caso contrario, retire la licencia del software
pirateado.
● Siempre busque generar nuevos documentos en
ODF
● Mantenga una colección de plantillas de
documentos (presentaciones, cartas, formularios) en
ODF.

20. Gestión del cambio:
Armar un proyecto

21. El proyecto de migración y sus frentes
● El frente del apoyo ejecutivo
● El frente de la gestión del cambio
● El frente de las aplicaciones
● El frente de apoyo a los usuarios
● El frente de la distribución de software
● El frente de la comunidad

22. El frente del apoyo ejecutivo

23. El frente del patrocinio ejecutivo
● Obtener apoyo ejecutivo de la máxima
autoridad en la empresa
● Este es un proyecto para ser vendido a la junta
de directores
● Todos los beneficios inmediatos y estratégicos
claramente presentados, ODF y reducción de
costos son fundamentales para la decisión
● Sin este compromiso, ¡ALTO!

24. El frente de la gestión del cambio

25. El frente de la gestión del cambio
●
Entender que la migración es un cambio
en la cultura
● Centrarse en las personas, no en aspectos
técnicos
● Dos tareas cruciales
● Comunicación interna al usuario
● Formación de los trabajadores

26. El frente de la gestión del cambio
Comunicación al usuário

27. El frente de la gestión del cambio
Comunicación al usuário
● La comunicación interna es la parte más
importante del proyecto.
● Hagalo con mucho cuidado.
● A nadie le gusta un correo electrónico.
● Televisión corporativa
● Materiales impresos o revista interna
● “Hot-site” interno con Q & A, preguntas
frecuentes, guías rápidas

28. El frente de la gestión de cambio
Formación

29. El frente de la gestión de cambio
Formación
● La formación es una oportunidad única para el
gerente y su personal, y debe ser visto como un
beneficio y prestigio al empleado.
● Los empleados valoran la formación y les gustan
mucho
● Es una oportunidad - incluso - para saber cosas que
no nunca supieron correctamente.
● Cada gerente debe tener su compromiso oficial que
su empleado PARTICIPE de la formación

30. La frente de aplicaciones

31. La frente de aplicaciones
● Adaptarse a las aplicaciones internas
● Leer documentos ODF
● Generar documentos ODF
● Obtener compromisos de los proveedores con el
formato ODF
● Taller interno para los desarrolladores con
utilización de herramientas libres.
● Siempre preferir formatos abiertos (ODF, RTF,
TXT, etc ...)

32. La frente del soporte al usuario

33. La frente del soporte al usuario
● Dote a su Help-desk
● Centrarse en los temas:
● El comportamiento del usuario
● Diferencias con soluciones Microsoft
● Ventajas del LibreOffice
● Motivar el apoyo para ser su socio en el proyecto y
apoyar la iniciativa
● NO SOLUCIONAR PROBLEMA DE USUARIO
recalcitrante

34. La frente de distribución

35. La frente de distribución
● El LibreOffice no esta empaquetado para la
distribución fácil en las empresas.
● Poca documentación para la instalación
● Scripts especiales para las herramientas de
distribución de software
● Personalización de LibreOffice posible
● Extensiones
● Modelos
● Configuración

36. La frente de la comunidad
● Las empresas no tienen canales fáciles de
comunicación con las comunidades. Hay
necesidad de un agente de unión.
● BUSCAR PROVEEDOR DE SOPORTE a
LibreOffice
● Problemas de interoperabilidad con MS Office
● Corrección de errores
● Nuevas implementaciones

37. Retirar el MSOffice

38. Planificación
● Premisa: 100% no es factible
● La dependencia de los proveedores,
● macros complejas
● Hojas de cálculo "Monster" (consultas en SAP...)
● Escribir una documento para la eliminación
● Explicar los problemas
● Establecer metas y plazos para los departamentos o
sectores
● Los agentes de cambio de informática en organizaciones
muy grandes

39. Ejecución
● Usuario con miedo de perder su MSOffice
● Comunicar, comunicar, comunicar
● Primera ola de retiros
● Algunas solicitudes para volver con la licencia de
Office.
● Segunda ola de retiros
● Aumento de llamadas al Help Desk
● Seguir con pilotos en otras áreas de la empresa

40. Factores críticos de éxito
● Comunicación: ¿Por qué?, o qué es y cuándo
LibreOffice...
● Preparación de la help-desk para hacer frente
a la creciente demanda de ayuda
● Coexistencia de MSOffice com LibreOffice con
fecha límite, o MSOffice quedar-se irrelevante.
● Tasa por licencia de MSOffice restante
● Evitar / limitar la vuelta a MSOffice.

41. Una buena noticia
El LibreOffice llegó
para quedarse

42. Dudas?

43. Gracias!