Este documento describe Microsoft Access, una base de datos relacional que permite crear tablas, formularios, consultas e informes. Access permite almacenar y organizar datos de manera relacional y generar informes. Ofrece ventajas como su facilidad de uso, integración con Office y capacidad para pequeños proyectos, pero tiene limitaciones en el tamaño de datos y solo es compatible con Windows.

1. INTRODUCCIÓN
A ACCESS
Elaborado por:
Juan David Calle Rojas
Marcos Posso
Hugo Salcedo
11°A

2. ¿QUE ES ACCES?
Access 2010 es una base de datos relacional,
con lo que aún estando los datos guardados en
tablas diferentes se pueden crear relaciones
entre ellas: por ejemplo, una tabla puede
contener datos de clientes y otra de las facturas
enviadas.

3. ¿QUÉ SE PUEDE
HACER?
• Tablas relacionadas
• Consultas utilizando SQL
• Formularios que permiten adicionar, modificar y
eliminar información
• Informes
• Macros (automatización de procesos)

4. VENTAJAS
• Base de datos relacional
• Buena para pequeños proyectos
• Fácil de usar y de óptimos resultados
• Se integra con otros programas de office
• Maneja el estándar SQL (structured query
language)
• Permite generar formularios e informes de
forma ágil y rápida

5. DESVENTAJAS
• Presenta muchos problemas cuando la base de
datos y requiere de mucho mantenimiento
• Solo acepta 1 GB por tabla, un máximo de 255
campos y 35 índices por tabla
• No es multiplataforma solo es para S.O Windows

6. ENTORNO DE
TRABAJO ACCESS

7. Iniciar Access
Inicio de Microsoft Access 2007

8. Iniciar Access

9. Crear Una BD
Se debe suministrar Nombre y Ubicación y hacer clic en
CREAR

10. Botón de Office
Barras
-Titulo
- Acceso Rápido
Bandas
-Inicio
-Crear
-Herramientas de Base de Datos
Entorno de Access

11. Objetos de Access
Tablas: es la unidad donde crearemos el conjunto de datos de nuestra base de datos. Se
almacenan datos sobre un tema concreto, como un inventario, o clientes Estos datos estarán
ordenados en columnas verticales.
Consultas: se utilizan para localizar y recuperar los datos específicos que cumple unas
condiciones determinadas por el usuario.
Formulario: permiten visualizar, introducir y modificar los datos de las tablas de una forma
muy sencilla y amena. elemento en forma de ficha que permite la gestión de los datos de una
forma más cómoda y visiblemente más atractiva.
Informe: permite preparar los registros de la base de datos de forma personalizada para
imprimirlos. Se utilizan primordialmente para presentar, resumir e imprimir los datos en la forma
que resulte más apropiada para cada proyecto.

12. Una tabla es un objeto que se utiliza para almacenar los datos. Esta
contiene información sobre un tema o asunto particular. Ej: Cliente
Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos
como la cédula del Cliente, nombre, dirección,...
Al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le
denomina registro o fila, así todos los campos de un Cliente
forman un registro, todos los datos de otro Cliente forman otro
registro.
REGISTROS
CAMPOS
ci_cliente nombre_cliente apellido_cliente direccion
Registro 1 14.144.111 Maria José Peréz Castro Av. Táchira
Registro 2 18.698.547 Luis Alberto Guerra Díaz C/ Progreso
Registro 3 20.587.569 Adriana Martinez C/ Las Perlas

13. Microsoft Access ofrece varias alternativas para definir la estructura
de una tabla. Para los efectos de este curso se presenta la creación de
una tabla desde cero o personalizada en vista diseño, sin uso de
asistente.
1.- Hacer clic en el botón Crear de la Barra de Objetos y seleccione
TABLA
2.- Hacer clic sobre el acceso VER una Tablas en la vista diseño
Creación de tablas

14. Aparecerá la vista de Diseño de la Tabla
Escriba el nombre del campo
en la columna Nombre de
campo
Seleccione el tipo de dato
que se almacenará en el
campo que se está
definiendo
Defina las
propiedades del
campo ( formato,
titulo, valor
predeterminado
etc.) en la parte
inferior de la
ventana de diseño
Escriba en la columna
descripción, una breve
descripción sobre el
campo. Esto es opcional.
Seleccione el
campo o los
campos que desea
definir como clave
principal.
Creación de tablas

15. Longitud máxima 64 caracteres
Preferiblemente que estos nombres sean significativos que
permitan relacionarlos con los datos a almacenar
Se recomienda:
No incluir espacios dentro de los nombre de campo
No utilizar caracteres especiales como $,%,@,%,Ç etc.
EJEMPLOS: ci_cliente , nombre_cliente, cód_prod, nombre_prod.
Nombre del Campo

16. EXTENCIONES DE BASE
DE DATOS
• Extensiones de archivos
• Microsoft Access usa las siguientes extensiones para
guardar sus datos:
• mdb -Base de datos de Access (Versión 2003 y anteriores)
• mde -Base de datos de Access protegida, con macros (Versión 2003
y anteriores)
• mdz -Extensión de plantillas en Access
• accdb - Base de datos de Access (Versión 2007)

17. EXTENCIONES BASE DE
DATOS
• accde - Base de datos de Access protegida, con macros (Versión 2007 y
anteriores)
• mam - Macro de Access
• maq - Consulta de Access
• mar - Informe de Access
• mat - Tabla de Access
• maf - Formulario de Access
• adp - Proyecto de Access
• adn - Plantilla de proyecto de Access

18. MANEJO DE TABLAS
Tablas
- Crear
- Relacionar
- Integridad relacional
- Adicionar , editar y
eliminar registros
- Campos y propiedades
- Tipos de datos
- Índices

19. TIPOS DE DATOS
TIPO DE CAMPO DESCRIPCIÓN
Texto Para introducir cadenas de caracteres hasta un máximo de 255.
Memo Para introducir un texto extenso. Hasta 65.535 caracteres.
Numérico Para introducir números.
Fecha/Hora Para introducir datos en formato fecha u hora.
Moneda Para introducir datos en formato número de tipo moneda.
Autonumérico En este tipo de campo, Access 2010 numera automáticamente el contenido
Sí/No Campo lógico del tipo Sí/No, Verdadero/Falso, etc.
Objeto OLE Para introducir una foto, gráfico, hoja de cálculo, sonido, etc.
Hipervínculo Inserta un enlace que nos lleva a una página web.
Asistente para búsquedas
Inicia un asistente para crear un campo que permite elegir un valor de otra
tabla.