1. 1
MODULO 4
GESTIÓN CONTABLE
PRESENTACIÓN
Este módulo le proporciona información sobre fundamentos, desarrollo contable y
metodología necesaria para realizar eficazmente la gestión contable de su proyecto
productivo.
OBJETIVOS
 General
Generar ventajas competitivas sostenibles mediante la aplicación eficiente de la
gestión contable a su proyecto productivo.
 Específicos
1. Construir los fundamentos conceptuales de la Gestión Contable.
2. Manejar la información ordenada y sistemática sobre el desenvolvimiento
económico y financiero del proyecto productivo de acuerdo a los
fundamentos de la Gestión Contable.
3. Facilitar la planeación mediante el conocimiento de las operaciones
contables.
COMPETENCIA
Ser capaz de aplicar la Gestión Contable en su proyecto productivo.
CONTENIDOS
 Concepto de contabilidad.
 Libros de contabilidad
 La contabilidad y los proyectos productivos
 Las Cuentas
 Método simple de cuentas
 Costos y gastos
 Inventario
 Punto de Equilibrio
 Los estados Financieros
 El Balance General
 Estado de Perdidas y Ganancias.
INTRODUCCIÓN
Todo negocio por pequeño que sea, requiere un control de los ingresos que genera,
así como de los gastos que ocasiona. Si no se controla la interacción entre estos

2. 2
elementos, será difícil apreciar financieramente el accionar de la empresa y como tal la
supervivencia de la misma. Una manera de realizar este control se obtiene llevando a
cabo la Contabilización respectiva de los ingresos y los egresos.
La información contable sirve fundamentalmente para: predecir flujos de efectivo,
apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección de los
negocios, para la toma de decisiones en materia de inversiones y crédito, para
fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas, para ayudar a la
conformación de la información estadística nacional y a contribuir a la evaluación del
beneficio o impacto social que la actividad económica representa para la comunidad.
La contabilidad ayuda al empresario a conocer como se desarrolla su negocio; a
saber cuánto tiene, cuánto debe y cuánto a ganado o perdido en determinado periodo
de tiempo.
CONCEPTO DE CONTABILIDAD
La contabilidad se considera como un método empresarial que permite el registro y
control sistemático de todas las operaciones financieras que se realizan en la
empresa.
Algunos autores la definen como: "El lenguaje que utilizan los empresarios para poder
medir y presentar los resultados obtenidos en el ejercicio económico, la situación
financiera de las empresas, los cambios en la posición financiera y/o en el flujo de
efectivo" (Catacora, Fernando,1998).
Sergio García y Miguel Mattera la definen como: “Una disciplina técnica que se ocupa
de la medición, registro e interpretación de los efectos de actos y hechos susceptibles
de cuantificación y con repercusiones económicas sobre el patrimonio de las entidades
en general y que determinan el monto de la ganancia realizada, con el propósito de
contribuir al control de sus operaciones y a la adecuada toma de decisiones”.
Con la información organizada sobre las transacciones de
la empresa, puede conocerse la situación financiera de la
misma en un momento dado o saber los resultados
contables de las actividades para un periodo determinado.
LIBROS DE CONTABILIDAD
Las operaciones contables en una empresa, se registran en libros llamados “ Libros de
Contabilidad”, en los cuales se registran los movimientos de la empresa, para tener
cuando se necesite, toda la información contable ordenada y disponible; según la
aplicación consecutiva, se inician los registros en el libro auxiliar, luego al libro Diario y
como resumen al Libro Mayor. Estos dos últimos son de carácter oficial, puesto que
requieren ser presentados ante la Cámara de Comercio para ser sellados y de esta
manera garantizar ante terceros la seriedad de la empresa en el registro de sus
movimientos y transacciones contables.
El Libro Auxiliar registra detalladamente las transacciones que realiza la empresa
diariamente con sus respectivos soportes, tales como: Recibos de caja, comprobantes
de egreso, facturas de venta, etc.
En el Libro Diario se registra en orden cronológico el resumen de las operaciones por
cuenta, obtenidas del El Libro Auxiliar. Cada operación contable origina un apunte que

3. 3
es conocido como “asiento contable”. Este puede ser Simple cuando solo intervienen
dos cuentas y Compuesto cuando utiliza más de dos cuentas. El asiento contable se
caracteriza porque tiene una doble anotación que se registran en dos columnas: en la
izquierda se recoge el destino que se le da a los recursos y se conoce como Debe, en
la derecha va el origen de esos recursos, y se denominan como Haber. En las visitas
que realizan los funcionarios del Estado, por ejemplo, los de la DIAN, es éste libro el
que primero exigen y lógicamente debe estar actualizado concordando los registros
con la fecha de la visita.
El Libro Mayor se divide en grupos de hojas que se asignan a cada cuenta
independiente, esto es, las hojas de cada grupo están dedicada a un aspecto contable,
donde se recogen de manera condensada todos los apuntes que afectan una cuenta
concreta: por ejemplo, un grupo estará dedicada a la cuenta de "caja", otro a la cuenta
"bancos", otro a "cuentas por cobrar", etc. El Libro Mayor recoge en estas hojas
todos los movimientos que se registran en el Libro Diario pero a manera de
resumen. Permite hacer un análisis del estado financiero de la empresa en un
momento dado.
La Información contable debe ser ante todo:
Comprensible: para que sea de fácil entendimiento e interpretación.
Útil: esto es, que sirva para un control efectivo.
Confiable: que represente fielmente la situación económica de la empresa.
Comparable: que permita establecer relaciones contables entre estados
anteriores, presente y futuros sobre bases uniformes.
LA CONTABILIDAD Y LOS PROYECTOS PRODUCTIVOS
Los proyectos productivos requieren contar con inversión para su inicio y desarrollo. El
plan de lo que se piensa realizar en el futuro para establecer un negocio o para
acrecentar el mismo, es lo que se conoce como Proyecto de Inversión. Una inversión
es un conjunto de recursos convertidos en un negocio para ganar dinero. Dependiendo
del tipo de empresa, esta presentará unas necesidades, las que posiblemente
requieren invertir en: máquinas, materias primas muebles y enseres, vehículos,
locales, tecnología, capacitación, publicidad o estudios técnicos. De la destinación que
se le de a la inversión, se originarán diferentes tipos de proyectos, así, 1) una inversión
en Capital de Trabajo: se destinará a: Inventarios, Cartera (Financiación de cuentas
por cobrar a clientes) o cancelación de pasivos costosos. 2) Inversión en Activos Fijos,
se destinará a: Muebles y Enseres, Maquinaria y Equipo, vehículos, Terrenos y 3) una
inversión en Gastos Preoperativos: tendrá como destinación, los gastos que hay que
hacer antes de que el proyecto comience a producir y vender, tal como acontece con:
indagación, estudios técnicos, costos de legalización, etc.
El interés por cualquier Proyecto Productivo se puede reflejar en el aspecto
económico. En todo proyecto prima tener información que indique la dirección hacia
donde va el resultado de la inversión que se realizó, en un período que puede ser a
corto o largo plazo. Para consolidar esta información requerida, es necesario realizar
una serie de operaciones de índole contable.
El éxito en el mundo de los negocios va acompañado del desarrollo de habilidades en
la presupuestación, esto es, hacer ante cualquier gasto o inversión un presupuesto
previo que direccione de manera razonable el Proyecto Productivo. Tal operación se
aplica al obtener cotizaciones, tanto de productos, como de materiales y equipos, de
esta manera, el presupuesto ayuda a controlar el proyecto.

4. 4
En el proceso de elaboración de un presupuesto se requiere un orden especial de
prioridades bien sea de índole económico, administrativo o cualquier otro que se
estime primordial, por tanto, se requiere tener cuidado en no subestimar o
sobreestimar las cantidades que se analizan.
También desde el inicio de un proyecto productivo, hay necesidad de separar los
asuntos personales de los del proyecto en sí, es decir, separar los dineros del negocio
de los gastos personales y familiares. Igualmente, todo movimiento debe relacionarse
y registrarse para tener un verdadero control y que sirva de fuente para análisis de las
posibles variaciones que se den al interior de la empresa.
Cuando la empresa inicia sus operaciones comerciales, es decir, abre sus “puertas al
público”, empieza el cambio de sus productos, mercancía o servicios por dinero que se
moviliza bien sea al contado o a crédito. Al contabilizar los costos de inicio del
proyecto, deberán dividirse en dos categorías, una primera que corresponde a
detalles que son propios para la producción o desarrollo de servicios y una segunda,
que hacen parte de los insumos para prestar los servicios.
Una aplicación previa de conceptos relacionados con la contabilidad se verá en el
desarrollo del siguiente ejemplo con datos considerados en la apertura y montaje del
proyecto productivo de la empresa Trabajos.com, los que se presentan como simples
listados y que luego se registrarán de acuerdo a las normas contables. Dependiendo
del tamaño de la empresa y del tiempo transcurrido, los aspectos contables deberán
profundizarse para un adecuado control financiero de la misma. En la siguiente tabla,
la columna Detalles, hace referencia a los artículos requeridos para el inicio y en la
columna de Costo, al valor comercial estimado para los mismos..
COSTO DE INICIO PROYECTADOS ( Para Producción)
Cantidad Detalle Costo
2 Computadores de última tecnología (clones) 3’200.000
1 Plotter (planos A0 y A1) 3’000.000
1 Fotocopiadora para trabajo liviano 2' 000.000
1 Grapadora pequeña 90.000
1 Perforadora profesional 50.000
1 Guillotina manual 100.000
1 Plastificadora 300.000
1 Mesa para fotocopiadora 70.000
1 Una vitrina 150.000
1 Una estantería 200.000
1 Una bicicleta 100.000
1 Una argolladora 175.000
1 Un bisturí 3.000
1 Un extintor 50.000
Implementos de aseo 10.000
1 Recipiente para basuras 3.000
1 Lámparas 15.000
1 Publicidad y promoción 40.000
Gastos de legalización 100.000
TOTAL 9’656.000
Tabla 1. Costos de Inicio Proyectados

5. 5
COSTO DE INICIO PROYECTADOS (Insumos)
CANTIDAD DETALLE COSTO
6 resmas Papel tamaño carta 60.000
6 resmas Papel tamaño oficio 60.000
2 docenas Ganchos para anillado 4.000
12 cajas Disquetes 8.400
6 docenas CD para grabar 7.200
3 cartuchos Tinta para impresora 240.000
5 docenas Tapas para anillado 8.000
1 rollo Cinta pegante 4.000
1 tarro Pegante Colbón 4.000
2 docenas Ganchos para grapadora 4.000
3 docenas Plásticos para laminar 6.000
TOTAL 405.000
Tabla No 2. Insumos para la prestación de servicios
Luego de analizar el listado de aspectos a considerar, se establece que el Total de
costos de inicio corresponde a: $ 10’ 061.600, aproximados.
Conociendo los costos de inicio proyectados, es necesario definir el monto de dinero
con el que se dispone en efectivo y la cantidad que se requiere solicitar como
préstamo a una entidad financiera.
El monto total deberá cubrir los costos de inicio requeridos para el montaje inicial, así
como los insumos que por lo menos cubran el primer mes de funcionamiento,
mientras ingresan los primeros dinero por la prestación de servicios.
De acuerdo al monto del préstamo solicitado, también lo será el de los intereses
causados, de modo que, para determinar la cuantía del préstamo, deberá considerarse
el tiempo para el pago del mismo y los intereses que mensualmente deben cancelarse.
Generalmente al solicitar el préstamo, se olvidan fácilmente éstas sugerencias.
LAS CUENTAS
Las cuentas representan las propiedades, derechos y deudas de una empresa en una
fecha determinada; así mismo los costos, los gastos y las utilidades en un período
determinado; es decir representan toda la parte transaccional (que tenga valor
económico) para una empresa.
En Colombia se unificó la Contabilidad a través del Plan único de Cuentas para
Comerciantes (PUC), con el objeto de comparar el rendimiento económico por grupo
de actividades económicas y poder de esta manera sacar estadísticas a nivel
Nacional. Al respecto el PUC presenta una codificación estructurada por niveles, clase,
grupo, cuenta y Subcuenta, que es conveniente consultar para actualización.
Al igual que existen varios tipos de cuentas, existen también principios que rigen el
manejo de las misma en la contabilidad, los cuales solo mediante su aplicación
pueden operacionalizarse debidamente. A continuación se verá la aplicación de dos
principio contables y las cuentas que se ven afectadas, es decir que intervienen en la
operación contable.

6. 6
1. El principio de la doble partida, significa que cada transacción en una
empresa, afecta por lo menos dos cuentas. Por ejemplo si la empresa
Trabajos.com realiza una compra de papel para la impresión de documentos,
se aumenta la cuenta compras y disminuye la cuenta caja; el análisis de ésta
operación nos permite observar: a) Que ese papel se utiliza para la producción,
por tanto es un costo, b) de los tres tipos de cuentas de costos, la de compras
es una de las cuentas que participan en la operación, c) y de las cuentas que
registran los movimientos de dinero, la cuenta caja, es la que registra el dinero
que entra a la empresa en efectivo o en cheques al día o el que sale en
efectivo.
2. El principio de Causación, implica que los registros de la contabilidad se
hagan únicamente el día en que causan los efectos de la transacción, aunque
ese día no coincida con la entrega del dinero. Si por ejemplo la empresa
Trabajos. com compró una plastificadora el día 18 de julio de 2003, ese día
la empresa adquirió la obligación de pagarla, aunque la cancele el día 30 de
agosto de 2003.
METODO SIMPLE DE CUENTAS.
La manera como se llevan a cabo los registros que organizan y mantienen al día la
información relativa a todas las operaciones o movimientos de una empresa,
constituyen en sí, lo que se llamar el Método Simple de Cuentas. Este agrupa seis
tipos de cuentas principales las que a su vez están constituidas por otras cuentas.
1° Cuenta de ventas
¡Método Simple de 2° Cuenta de
cuentas ! movimiento diario.
3° Cuenta de costos
4° Cuenta de gastos
de administración.
5° Cuenta de activos
fijos.
6° Cuenta de la
depreciación.
Gráfica 1. Cuentas que Integran el Método Simple de Cuentas.
En las cuentas se registran en forma ordenada las operaciones que realiza una
empresa; el nombre que se le asigne debe ser claro, explícito y completo.
De las cuentas que se manejan en la contabilidad, unas requieren mayor manejo, que
otras; las segundas son las que requieren de la información recopilada por las
primeras.
Seguidamente se presentan las cuentas que registran el movimiento de dinero para la
empresa Trabajos.com:
El empresario dispone de $4’500.000 de dinero en efectivo, y se ha estimado solicitar
un préstamo por $ 6’000.000 a una institución financiera, pagaderos en un plazo de
24 meses, que ocasionan un interés $250.000 mensuales. A partir de éstas

7. 7
condiciones previas, deberá analizarse el desarrollo comercial y contable de la
empresa, teniendo en cuenta el compromiso financiero adquirido.
La facturación de los elementos del costo de inicio, aparece con fecha de facturación
del 24 al 29 de noviembre, para la contabilidad todo se registrará a partir de esa
fecha, y para el proyecto productivo, deberán estar referenciadas todas las cuentas a
la misma fecha y realizarse en periodos mensuales.
El dinero de las ventas debe controlarse mediante “recibos de caja”, salvo que se
utilice máquina registradora que lleve el conteo en listado diario de las operaciones.
Cuenta De Ventas
Fecha Detalle Ventas al contado Ventas a crédito
30 - XII - 03 * 3 Digitaciones de tesis 1’400.000.= 700.000.=
* Digitación de otros documentos 200.000.= 136.000.=
* Servicio de fotocopiado 500.000.= 200.000.=
* Servicio de laminación 32.000.=
* Servicio de anillado y empaste 180.000.=
* Servicio de teléfono 120.000.=
Total ventas del mes = 2’432.000.= 1’ 036.000.=
Total ventas al mes = 3’ 468.000.
Las ventas diarias se registran primero e el libro auxiliar, el resumen correspondiente
pasa al Libro Diario y el resumen Mensual a Libro Mayor.
Las cuentas que registran el movimiento de dinero diario y que son de manejo
permanente son: la cuenta de caja, la cuenta de bancos, las cuentas por cobrar y las
cuentas por pagar.
En la Cuenta de Caja, se registra el dinero que entra a la empresa en efectivo o en
cheque al día, al igual, el que sale en efectivo, dando también los saldos.
Al hacer anotaciones de un movimiento en la Cuenta de Caja, también se debe anotar
en la cuenta que lo originó, como pueden ser: ventas, costos, gastos o activos fijos.
Cuenta Auxiliar de Caja
Fecha Detalle Entradas Salidas Saldo
30-XII- 03 Valor ventas al contado $2’432.000 $ 2.432.000
5- XII- 03 Insumos y repuestos $ 320.000 $ 2.112.000
5- XII- 03 Valor del arriendo $ 380.000 $ 1.732.000
6- XII- 03 Servicio de agua y alcantarillado $ 80.000 $ 1.652.000
7- XII- 03 Servicio de electricidad $ 120.000 $ 1.532.000
7- XII -03 Servicio de teléfono, $ 30.000 $ 1.500.000
8- XII- 03 Servicio de vigilancia 0 $ 1.502.000
9- XII- 03 Mantenimiento $ 15.000 $ 1.487.000
La Cuenta de Bancos registra el movimiento de la cuenta bancaria de la empresa, en
la empresa Trabajos.com; el movimiento bancario se registra así.

8. 8
Cuenta Auxiliar de Bancos
Fecha Detalle Consignaciones Retiros Saldo
$ 4’500.000
30- XI-03 Depósito de préstamo $ 6’000.000 $ 10’500.000
Cheque # 204-3454 $ 3’000.000 $ 6’500.000
Cheque # 204-3455 $ 2’000.000 $ 4’500.000
Pago arriendo $ 380.000 $ 4’120.000
Mensualidad empresario $ 340.000 $ 3’780.000
Mensualidad empleado $ 340.000 $ 3’440.000
Las Cuentas por Cobrar registran las obligaciones de los deudores con la empresa;
a su vez puede ser cuentas por cobrar a clientes que registran lo que los clientes
deben a la empresa por el producto o servicio; cuando registran las obligaciones a
favor de la empresa por conceptos diferentes a las compras de sus productos o
servicios se denomina otras cuentas por cobrar.
Los cheques posfechados mientras no puedan consignarse o negociarse se registran
en cuentas por cobrar. Cada deudor debe tener registrada su propia cuenta.
En el manejo de las cuentas por cobrar, es bueno aclarar que se debe abrir una
cuenta para cada cliente, como se observa a continuación para la empresa
Trabajos.com.
Cuenta Auxiliar para cada Cliente:
Cuentas por Cobrar
Cliente X Empleado____Otro Deudor _____
Nombre del Deudor: Avelino Ordóñez
Dirección : Carrera 45 # 101-34 Teléfono: 4113204
Fecha Detalle Valor de Abonos Saldo Vence
la deuda
02-XII- 03 Digitación de tesis $700.000 $400.000 $300.000 17-01-04
Cuentas por Cobrar
Cliente X Empleado____Otro Deudor _____
Nombre del Deudor: Nérida Suescún
Dirección : Calle 78 # 36-28 Teléfono: 3242408
Fecha Detalle Valor de Abonos Saldo Vence
la deuda
09-XII- 03 Digitación de documentos $136.000 $136.000 24-01-04

9. 9
Cuentas por Cobrar
Cliente X Empleado____Otro Deudor _____
Nombre del Deudor: John Londoño y Cia.
Dirección : Calle 14 # 68B-44 Teléfono: 2442128
Fecha Detalle Valor de Abonos Saldo Vence
la deuda
19-XII- 03 Servicio de fotocopiado $200.000 $200.000 08-01-04
En las Cuentas por Pagar, se registran todas las deudas pendientes que tiene la
empresa; según la obligación pueden clasificarse en: 1) obligaciones bancarias, 2)
cuentas por pagar a proveedores, 3) anticipos recibidos de los clientes y otras
obligaciones pendientes.
Cuentas por Pagar
Proveedor: X Obligaciones___
Nombre del Acreedor: Colmena
Dirección: Calle 72 # 8-34 Teléfono: 2551100 Ext. 234
Fecha Detalle Valor de la Abonos Saldo
deuda
30-XI-03 Valor de préstamo $ 6’000.000 $6’000.000
30-XII-03 Abono mes de Diciembre $ 250.000 $5’570.000
COSTOS Y GASTOS
Al hablar de costos se hace referencia a los desembolsos y deducciones causados en
el proceso de fabricación o producción, como materias primas, materiales de insumo o
de consumo, fletes, servicios públicos, daños y reclamos, etc. Mientras que los gastos
son los desembolsos y deducciones causados por la administración de la empresa,
como sueldos y salarios de gerente y empleados. Es importante, reconocer dentro de
los gastos causados por la administración de la empresa; la papelería, el teléfono, la
publicidad, la depreciación de muebles, enseres y el mantenimiento.
Costos.. Variables
Son causados
Gastos..
por la
producción o
Son causados prestación de
por la servicio. Fijos
Administración
de la empresa.
Gráfica 2. Costos y Gastos

10. 10
Los costos a su vez pueden clasificarse, según se vean afectados por la producción y
las ventas, así los Costos Fijos son independientes de ellas, mientras que los Costos
variables aumentan o disminuyen de acuerdo con el volumen de producción y ventas.
El fin del costo es saber cual es el valor del producto; a ese costo se le adiciona la
utilidad que se quiere ganar.
Se debe tener presente que el Costo no tiene como fin la ganancia, como es el pago
de los servicios públicos, por ejemplo la energía eléctrica , el servicio de acueducto.
Todo lo contrario ocurre con los Gastos, en los que su desembolso tiene por objeto la
obtención de utilidades, por ejemplo la publicidad del establecimiento comercial.
El capital de trabajo, es el dinero que la empresa tiene para pagar sus costos y
gastos normales de funcionamiento, tal cual ocurre con el alquiler, la materia prima,
los servicios públicos, los sueldos y salarios, pagos a proveedores y otros.
El capital social, constituye parte del capital total de la empresa. Este capital social, lo
constituye en sí, el dinero que el emprendedor coloca como base.
En el caso de los costos, los variables cambian en relación directa con determinada
actividad o volumen, bien sea de producción o de ventas. El material que va a
utilizarse en el proceso de producción depende del número de artículos o servicios que
se producen.
Para obtener los Costos y Gastos correspondientes deberán realizarse previamente
otras operaciones (registros contables), en las que se establecen las primeras cuentas
y la interacción entre las mismas.
En trabajos.com, para la máquina fotocopiadora, los materiales y repuestos
empleados son papel y tinta; con relación a la mano de obra, no se emplea a destajo,
pues generalmente, la mano de obra es fija, lo cual significa que contablemente solo
se tienen dos costos variables: el costo de la mercancía y las comisiones sobre las
ventas, tal como aparece en la tabla siguiente:
Insumos(semanales) : Mensual Valor
Resmas de papel, tamaño oficio, 2 resmas 8 resmas $ 80.000.=
Resmas de papel tamaño carta, 2 resmas 8 resmas $ 80.000.=
Cartuchos de tinta para impresora, ¼ 1 cartucho $ 80.000.=
Cartucho de tonner, ¼ 1 cartucho $ 80.000.=
Metros de anillado, 5 metros 20 metros $ 20.000.
Tapas para anillado, 15 juegos de tapas 60 juegos $ 60.000.=
Material plastificante, 3 láminas de 4 12 láminas $ 12.000.=
unidades
Ganchos para cosedora, ¼ de caja 1 caja $ 4.800.=
Disquetes, 1 caja de 10 unidades 4 cajas $ 48.000.=
Ganchos clip, 1 caja 4 cajas $ 6.000.=
CD para gravar, 1 paquete de 10 unidades 4 paquetes $ 60.000.=
Total mensual de Insumos $530.000.=
Tabla 3. Insumos Semanales- Mensuales

11. 11
Costo correspondiente a Insumos y Repuestos
Tipo de Servicio: Fotocopiado
Precio del servicio: $ 50 unidad Servicios vendidos en el mes : $ 10.000 =
Insumos y Unidad de Costo Unidades
Repuestos Compra Utilizadas en
Por Unidad Servicios. Costo
Papel Resma $ 8. 000 20 $ 160.000
Tinta Cartucho $ 80.000 1 $ 80.000
Tonner Cartucho $ 80.000 1 $ 80.000
Costo total de Insumos y Repuesto = $ 320.000
Otros costos variables
Costo variable total $ 320.000
Para realizar el cálculo de los costos, se tiene presente que estos pueden hacer
referencia a: 1) Compras de materias primas, insumos o mercancías ; 2) salarios y
prestaciones del personal de producción como operarios y uniformes para operarios y
3) Costos generales, tal como: alquiler, servicios públicos, Material de consumo,,
mantenimiento de máquinas y equipo, daños y reclamos y otros
Unos son los costos de inicio y otros, los que se realicen después del primer período
de labor de la empresa. Así, para el primer período los desembolsos y deducciones
causados en el proceso de fabricación o producción en la empresa Trabajos.com;
fueron los siguientes:
COSTO CAUSADOS (Insumos)
CANTIDAD DETALLE COSTO
6 resmas Papel tamaño carta 60.000
6 resmas Papel tamaño oficio 60.000
2 docenas Ganchos para anillado 4.000
12 cajas Disquetes 8.400
6 docenas CD para gravar 7.200
3 cartuchos Tinta para impresora 240.000
5 docenas Tapas para anillado 8.000
1 rollo Cinta pegante 4.000
1 tarro Pegante Colbón 4.000
2 docenas Ganchos para grapadora 4.000
3 docenas plásticos para laminar 6.000
TOTAL 405.000
Tabla 4. Insumos del Primer Mes

12. 12
Egresos (mensuales)
Costos Generales Costo
Valor del arriendo, $ 380.000.
Servicio de agua y alcantarillado, $ 80.000.
Servicio de electricidad, $ 120.000.
Servicio de teléfono, $ 30.000.
Servicio de vigilancia, $ 0
Mantenimiento $ 15.000.
Total Costos Generales $ 625.000.
Tabla 5. Egresos Mensuales
Ingresos:
 Trabajos digitados, en promedio 10 semanales( 3 tesis de 100 hojas c/u,
otros documentos 120 hojas), total 420 hojas en promedio.
 Fotocopias, en promedio semanal 3.500 copias
 Servicio de laminación, 10 semanales
 Servicio de anillado y empaste, 15 semanales
 Servicio de teléfono, $ 40.000
Los valores para tesis y documentos en general, se deducen a partir del número de
hojas impresas, de acuerdo a los siguientes valores:
Digitación de hojas: sólo texto, $700 c/u ; con gráfico hasta $2.000 c/u; valor promedio
de tesis realizada completamente a partir de datos generales que se hayan de ordenar
y demás, de 100 hojas promedio: $ 700.000=. Si solamente es digitación, el valor
puede ser inferior.
Depreciación de Maquinaria
En la depreciación se tienen en cuenta el gasto correspondiente al valor que va
perdiendo un bien como consecuencia de su desgaste o porque se hace anticuado por
el uso. Para su cálculo se parte de un documento previo como factura, recibo,
comprobante o vale.
Si se contabiliza la depreciación de vehículos, muebles y enseres de oficina, se
considera como Gastos de Administración, en cambio, si es de maquinaria y equipos,
casa o edificios, será costo general.
Para el cálculo de la depreciación mensual se divide el valor del activo por el número
de meses de vida útil que tiene. Para Vehículos se asignan cinco años, esto es 60
meses; para muebles y enseres: 10 años o 120 meses; para máquinas y equipos: 10
años o 120 meses y para casas y edificios 20 años o 240 meses.
Basados en estas normas se procede a su realización contable.

13. 13
Cuenta Depreciación
Deprecia
Cantidad Detalle Costo ción
2 Computadores de última tecnología (clones) 3’200.000 53.333
1 Plotter (planos A0 y A1) 3’000.000 25.000
1 Fotocopiadora para trabajo liviano 2'000.000 16.666
1 Grapadora pequeña 90.000 750
1 Perforadora profesional 50.000 417
1 Guillotina manual 100.000 833
1 Plastificadora 300.000 2.500
1 Mesa para fotocopiadora 70.000 583
1 Una vitrina 150.000 1.250
1 Una estantería 200.000 1.667
1 Una bicicleta 100.000 1.667
1 Una argolladora 175.000 1.483
1 Un bisturí 3.000
1 Un extintor 50.000
Implementos de aseo 10.000
1 Recipiente para basuras 3.000
1 Lámparas 15.000
1 Publicidad y promoción 40.000
Recipientes 10.000
Gastos de legalización 100.000
TOTAL 9’656.000 106.149
La cuenta gastos de administración para la empresa Trabajos.com, se observa en la
cuenta gastos de administración.
Cuenta Gastos de Administración
Fecha Detalle Salario y Gastos
Prestaciones Generales
30-XI-03 Intereses préstamo Colmena $ 180.000
29- XI-03 Mensualidad Empresario $ 340.000
29- XI-03 Mensualidad Operario $ 340.000
29- XI-03 Teléfono $ 60.000
30- XI-03 Depreciación $ 106.000
30- XI-03 Prestaciones sociales $ 318.512
Todo empresario debe tener en cuenta las Obligaciones Laborales, que son una
serie de pagos que el empleador tiene con sus trabajadores y que han sido
establecidas por la Legislación Laboral Colombiana, como se observa en el siguiente
cuadro:
Cesantías = ( Sueldo básico + Auxilio transporte)*(días trabajados/
360).
Intereses Cesantías = ( Cesantías) * ( 1%/30) * (días trabajados)
Vacaciones = ( sueldo básico/2) (días trabajados/360)
Prima = ( Sueldo básico + auxilio de transporte) (días trabajados/360)
Auxilio de transporte = $ 37.500
Gráfica 3. Prestaciones Sociales

14. 14
Salarios(mensual):
 Empresario - Gerente : $ 340.000
 Operario: $ 340.000
 Auxilio de Transporte $ 75.000
 Total salarios al mes $ 755.000
Prestaciones sociales
 Salud 12,0% ( 4% paga el trabajador y 8% la empresa) $ 27.200
 Pensión 13,5% (3.3% paga el trabajador y 10,1% la empresa) $ 34.320
Los siguientes aportes son cancelados por la empresa:
 Riesgos profesionales 1% $ 3.400
 Subsidio 4,0% $ 13.600
 Bienestar familiar 3,0% $ 10.200
 Sena 2,0% $ 6.800
Total $ 95.620
El total de las prestaciones sociales, para un empleado y el gerente de la Empresa
Trabajos.com, sumará entonces el doble $ 191.240
INVENTARIOS
El conjunto de bienes clasificados, contados, medidos o pesados y el costo variable
constituyen lo que se conoce por inventario. Los inventarios pueden ser de varios tipos
según sea de: mercancías, materias primas, repuestos y suministros, de producción
terminada o de producción en proceso. El listado de materiales y productos, es en sí
un inventario (recuento y valorización de los bienes que la empresa tiene para
consumir, procesar o vender, tal como el realizado con los materiales y productos de
trabajos.com) y hace parte de los documentos que se emplean en la contabilidad del
proyecto productivo, junto con los recibos y demás documentos que respaldan los
valores de compra y adquisición de los diferentes implementos. El listado elaborado
previamente de manera organizada constituye el inventario y da una idea de la manera
como se controlan los movimientos en la empresa.
Los inventarios de mercancías, materias primas, repuestos y suministros se hacen con
base en el precio de compra, de la última factura. Nunca se utiliza el precio de venta.
Del control general, deberá quedar una cantidad que indique una diferencia entre el
valor de la venta y el costo variable de lo vendido, cantidad que es conocida como el
margen de contribución. A su vez, de éste margen, corresponde una parte como
margen de contribución del producto, ocasionado por la diferencia entre su costo
variable y su precio de venta y la otra parte, como diferencia entre el total de sus
costos variables y el total de sus ventas. En resumen, el margen de contribución es lo
que queda de las ventas para pagar los costos y gastos fijos, y para generar la utilidad.
PUNTO DE EQUILIBRIO
Como se comprenderá, al conocer el margen de contribución, se tendrán argumentos
para conocer el punto de equilibrio, esto es, conocer el volumen de ventas necesario
para sostener el proyecto productivo sin ganar ni perder dinero. Pues es a partir del
punto de equilibrio que se determina un fracaso económico, si el valor es inferior a
éste, por el contrario un valor superior impulsará hacia el éxito del mismo.

15. 15
A demás se debe tener presente, que todo negocio en su comienzo, no generará
ganancias proporcionales a su inversión, pues se requiere de un tiempo mientras se
“acredita” y adquiere “clientela permanente”, por consiguiente, es indispensable
asignar parte del dinero inicial para que respalde éste periodo de posicionamiento en
el mercado.
Punto de equilibrio..
Es el volumen de
ventas necesario para
sostener el negocio Total de costos y gastos
sin ganar ni perder
dinero.
Total de Ventas
Gráfica 4. Relación del Punto de Equilibrio.
La empresa está en Punto de Equilibrio, cuando el margen de contribución es igual al
total de los costos y los gastos.
La empresa da utilidad, cuando el margen de contribución es mayor que el total de los
costos y los gastos.
La empresa da pérdida, cuando el margen de contribución es menor que el total de
los costos y los gastos.
También al inicio de actividades se debe hacer referencia al sueldo del gerente, el que
se contabiliza en la “nómina”, al igual que los salarios de los demás empleados. Cabe
anotar que en un proyecto sencillo, el empresario es el mismo gerente, y aún así, ha
de asignársele un salario, para con esto evitar, que la persona como tal, tome dineros
del negocio y los asigne para gastos personales, también en negocios de carácter
familiar, los empleados aunque son familiares, no por eso se omitirán como empleados
en la nómina.
ESTADOS FINANCICEROS
De los informes que se obtiene de las diferentes cuentas, dos son los informes que
dan a conocer la situación de la empresa en un momento dado; y los resultados de su
actividad en un periodo determinado, éstos son conocidos como Estados
Financieros, y sus nombres son el Balance General y el estado de Ganancias o
Pérdidas. De ellos se tratará a continuación.
El estudio financiero de un Proyecto Productivo consiste en prever el rendimiento
económico del proyecto, en conseguir el dinero necesario para realizarlo y en
distribuir de la manera más eficiente ese dinero.
El Análisis Financiero permite determinar la capacidad de endeudamiento de una
empresa, la rentabilidad del patrimonio y de los activos, la tasa de rendimiento, para
poder prever de una mejor manera el futuro de la empresa y tomar las decisiones para
su supervivencia y crecimiento.

16. 16
EL BALANCE GENERAL
Es un informe que organiza los datos de la contabilidad para dar a conocer la situación
de la empresa en una fecha determinada. El Balance General está conformado por la
Cuenta Activo constituida por los bienes, derechos y valores de la empresa , la Cuenta
pasivos que son las deudas y obligaciones que adquiere la empresa y el Patrimonio.
Estas tres cuentas deben considerarse conjuntamente para obtener el Balance
General.
¿ Como hago un
balance general?
Gráfica 5. Cuentas del Balance General.
Para realiza el balance general se tiene en cuenta la información que suministra la
cuenta activos, la cuenta pasivos y el patrimonio. La Cuenta Activos reúne la
información que se obtiene de la cuenta caja, la cuenta bancos, las cuentas por
cobrar, los inventarios y otras inversiones.
Con relación a la inversión previa, la inversión en Activos Fijos, hace referencia a los
elementos necesarios para el funcionamiento de la empresa que no están para la
venta. Estos pueden ser :1) Muebles y enseres, que incluye muebles en general,
equipos de oficina tales como: Teléfono, calculadora, registradora, computador,
fotocopiadora, escritorios, otros; 2) Maquinaria y equipos: Todo lo necesario para la
fabricación de los productos o para prestación del servicio de la empresa, como son:
Máquinas de coser, guarnecedoras, cortadoras, fileteadores, taladros, tornos,
herramientas, soldador y otros; 3) Vehículos, lo requerido para el transporte de las
personas de la empresa o de las mercancías de la empresa, tales como: Bicicleta,
moto, vehículo, camioneta, etc. 4) Terrenos y edificios, espacios que son necesarios
para una sede propia.
A continuación se referencian los activos de la empresa Trabajos.com
Cuenta de Activos Fijos (Vehículos)
Fecha Detalle Entradas Salidas Saldo
30- XI-03 Bicicleta $ 100.000 $ 100.000

17. 17
Cuenta de Activos Fijos (Muebles y Enseres)
Fecha Detalle Entradas Salidas Saldo
30- XI-03 Mesa para fotocopiadora $ 70.000 $ 170.000
30- XI-03 Vitrina $ 150.000 $ 320.000
30- XI-03 Estante $ 200.000 $ 520.000
30- XI-03 Bisturí $ 3.000 $ 523.000
30- XI-03 Extintor $ 50.000 $ 573.000
30- XI-03 Implementos de aseo $ 10.000 $ 583.000
30- XI-03 Recipiente para basura $ 3.000 $ 586.000
30- XI-03 Lámparas $ 15.000 $ 601.000
Cuenta de Activos Fijos (Máquinas y equipos)
Fecha Detalle Entradas Salidas Saldo
30- XI-03 2 computadores $ 3’200.000 $ 3’200.000
30- XI-03 1Plotter $ 3’000.000 $ 6’200.000
30- XI-03 1 Fotocopiadora $ 2’000.000 $ 8’200.000
30- XI-03 1 grapadora pequeña $ 90.000 $ 8’290.000
30- XI-03 1 Perforadora profesional $ 50.000 $ 8’340.000
30- XI-03 1 guillotina manual $ 100.000 $ 8’440.000
30- XI-03 1 Plastificadora. $ 300.000 $ 8’740.000
En la Cuenta Pasivos se incluyen todas aquellas deudas y obligaciones, como
sobregiros y obligaciones bancarias, cuentas por pagar, anticipos recibidos de clientes
e impuestos por pagar.
El Patrimonio, es el valor de los bienes que realmente pertenecen a la empresa, está
conformado por cuatro cuentas; la cuenta capital, que es la suma del dinero y del
valor de los bienes con los cuales se funda la empresa; la cuenta utilidades
acumuladas, que se registra luego de transcurrido un tiempo de operación en la
empresa; la cuenta utilidades del último periodo, que al igual que el anterior se
registran para el periodo definido inicialmente y la cuenta de valorizaciones, en la que
se tiene presente el aumento del valor comercial de los bienes, también contabilizada
para un periodo preestablecido.
En el caso de la empresa Trabajos.com, hacen parte del patrimonio los
$10’100.000.00., considerados como costos de inicio.
La elaboración del Balance General requiere ante todo:
 Determinar el periodo para el cual se realiza, con la fecha de corte, que es
precisamente el último día, cuyos registros quedan incluidos en el balance.

18. 18
 Reunir toda la información de la cuenta activos, cuenta pasivos y cuenta
patrimonio.
 Registrar la información en un formato en el que se incluyan todas las
cuentas que participan en el balance.
Empresa ____________
Balance General
Fecha de corte ________
Activos Pasivos
Total de Activos corriente: Pasivos Corrientes
Total Pasivos
Total Activos Fijos
Patrimonio
Total de Activos
Total Pasivo + Patrimonio:
Tabla 6. Formato del Balance General.
ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS
Muestra los ingresos y los gastos, así como la utilidad o pérdida resultante de las
operaciones de la empresa durante un periodo de tiempo determinado. El
procesamiento de esta información llevará a aprender a calcular lo que se conoce por
Estado de Pérdidas y Ganancias, así como, la cantidad de unos y otros
correspondientes para un tiempo estipulado. La elaboración del mencionado estado,
se resume en la realización de un conjunto de pasos consistentes en averiguar el:
Período que se quiere analizar.
Valor total de las ventas realizadas en el período
Costo de la mercancía vendida en el periodo.
Valor total de los gastos de Administración en el período definido.
El Estado de Pérdidas y Ganancias está constituido por las cuentas de resultado; y
dentro de ellas encontramos la cuenta ventas, la cuenta compras, la cuenta costos, la
cuenta gastos y la depreciación.
La Cuenta Ventas, permite saber si lo que vende la empresa es suficiente para cubrir
sus gastos y para dar ganancia., el la siguiente tabla se observan los aspectos que
incluyen dichas cuenta
La información contable se puede relacionar mediante un conjunto de operaciones
llamadas Índices Financieros, éstos analizan e interpretan los datos consignadas
en los estados financieros, mediante comparación de cuentas o grupo de cuentas para
analizar el manejo de la empresa en lo relativo a dichas cuentas, de esta manera

19. 19
miden el aprovechamiento de los recursos de la empresa e identifican los problemas
específicos del proyecto productivo.
Un ejemplo típico lo constituye la comparación de los Activos con los Pasivos, que
indica si la empresa tiene un nivel de endeudamiento razonable o sí, por el contrario,
está demasiado endeudada. Otro caso sería la comparación de la Utilidad Líquida
con las Ventas, que indica si los resultados de la actividad de la empresa son
satisfactorios o no.
Los índices financieros están clasificados en cuatro categorías: De liquidez, de
Rotación, de Endeudamiento y de Rentabilidad.
Debe tenerse claridad con relación a los costos variables, recordando que su valor
aumenta o disminuye cada vez que la producción aumenta o disminuye (si es una
empresa industrial) o las ventas aumentan o disminuyen, si es una empresa de
servicios. Estos costos variables toman en cuenta: materias primas, insumos y
repuestos, mercancías, mano de obra al destajo, comisiones sobre ventas, empaques,
fletes y otros.
BIBLIOGRAFÍA
ÁLVAREZ López, José. Introducción a la contabilidad de Gestión. McGraw-Hill,
1993.
BLANCO Ibarra, Felipe. Contabilidad De Costes Y De Gestión Para La Excelencia
Empresarial. Madrid 1993
BAREA, María Teresa; BILLÓN Currás, Margarita. Globalización Y Nueva
Economía. Madrid: Encuentro, 2002
HORNGREN T., Charles y Walter T. Harrison. Contabilidad. Prentice-Hall
Hispanoamericana, México, 1991.
LANNY M. Salmón., Vargo, Richard, J. Principios de contabilidad. Harla, México
1988.
MEIGS, A. N. Mosich, Johnson Carlos E. Contabilidad La Base Para Decisiones
Comerciales Vol. 1Walter B., Libros McGraw-Hill Colombia 1978.
LOPEZ , José Isauro. Diccionario Contable Administrativo Fiscal,. México,
Thomson, 2002, (3ª ed).
LÓPEZ, José Luis. Análisis de Estados Contables. Madrid: Universidad Autónoma:
Ediciones Académicas, 1995.
MEIGS F. Robert. Contabilidad. La Base Para Decisiones Gerenciales. México, Mc
Graw Hill, 2001, (11ª ed).

20. 20
PIZARRO, Tomás Miguel y Alfonso , José Luis. Presentación Y Análisis De
Estados Contables. 1991
URRUTIA, Raola, Manuel. Diccionario De Negocios: inglés-español, español-
inglés. Limusa, México, 1991.
VAN DER BERGHE, Edgar. Como Crear y Gerenciar su Propia Empresa. 2ª.
Edición. Unibiblos, Bogotá, 1999.