proceso contable

2. 6.1 CONCEPTO DE PROCESO CONTABLE
6.1.1 Las operaciones económicas
6.2 FASES DEL PROCESO CONTABLE
6.2.1 Identificación de las operaciones
6.2.2 Recolección o captura de información
6.2.3 Clasificación y registro
6.2.4 Resúmenes intermedios
6.2.5 Estados financieros
6.3 Resumen del proceso contable

3. 6.1 CONCEPTO DE PROCESO
CONTABLE
Es el conjunto de actividades que permiten
incorporar a la contabilidad y expresar a
través de estados financieros las
operaciones económicas de una
organización.

4. 6.1.1 LAS OPERACIONES
ECONÓMICAS
Son los hechos carácter interno o
externo, medibles en dinero, que
afectan o modifican la situación
financiera y/o los resultados
financieros de una organización.

5. 6.2. FASES DEL PROCESO CONTABLE
1. IDENTIFICACIÓN 2. RECOLECCIÓN O
DE LAS CAPTURA DE
OPERACIONES INFORMACIÓN
5. ESTADOS 3. CLASIFICACIÓN
FINANCIEROS Y
REGISTRO
4. RESUMENES
INTERMEDIOS

6. 6.2.1. IDENTIFICACIÓN DE LAS
OPERACIONES
La contabilidad debe incorporar la totalidad de las operaciones
económicas que ocurran en una organización
Operaciones
basicas
RUTINARIAS
Operaciones de
TIPOS DE Apoyo
OPERACIONES
NO
RUTINARIAS

7. 6.2.1.1. OPERACIONES RUTINARIAS
Aquellas que se presentan de manera frecuente y uniforme en
desarrollo de las actividades de la organización
OPERACIONES
RUTINARIAS Deben ser planificadas
Planeación de
Operaciones
Donde se deben definir los aspectos relacionados con
la incorporación de la información que ellas originan
a la contabilidad.

8. 6.2.1.1. Operaciones Rutinarias
Para la obtención de
OPERACIONES los bienes o servicios Generalmente
que constituyen el tienen usuarios
BÁSICAS o clientes
objeto social de la
organización. externos
Su propósito es Pueden tener
OPERACIONES servir de soporte usuarios o
DE APOYO para la prestación clientes internos
de las operaciones y externos
básicas

9. 6.2.1.2. Operaciones no Rutinarias
•Daños o pérdidas por casos fortuitos,
AQUELLAS CUYA •Pérdidas por fallos judiciales,
OCURRENCIA NO ES •Adquisiciones o remodelaciones de
FRECUENTE NI instalaciones,
UNIFORME •Procesos de investigación para el
desarrollo de nuevos productos ,etc..
Estas operaciones que igualmente deben ser
incorporadas a la contabilidad, en algunas ocasiones
requieren definirles procedimientos específicos.

10. 6.2.1.3. Aspectos a Definir
de las Operaciones
INFORMACION REQUERIDA PARA EFECTUAR LOS ASIENTOS
QUE CONTABLES: ( Tipo y còdigo de la operaciòn, partes qie intervienen,
Documentos, còdigos y claves que soportan la operaciòn, cuantìas,
Fecha y hora de la operaciòn)
MECANISMOS A TRAVÈS DE LOS CUALES SE REPORTARÀ
COMO INFORMACIÒN A CONTABILIDAD (procesos en linea, transmiciones
Periòdcas, entrega en medios magneticos, documentos impresos)
PERIODICIDAD CON QUE SE ENTREGARA LA INFORMACIÒN A
CUANDO LA CONTABILIDAD. PUEDE SER DIARIA, SEMANAL, O
MAXIMO MENSUAL.
FUNCIONARIO RESPONSABLE DE ENTREGAR, REPORTAR O
QUIEN TRANSMITIR LA INFORMACIÒN.
DEFINIDOS EN MANUALES DE FUNCIONES
Y DE CONTABILIDAD

11. 6.2.2. Recolección o Captura de
Información
SISTEMA DE CAPTURA A TRAVES DE
INFORMACIÓN O RECOLECTA LOS MEDIOS
QUE PARA C/U
CONTABLE INFORMACIÓN DE LAS OPERACIONES
SE DEFINA
DEBE ASEGURARSE QUE TODA
RESPONSABLE LA INFORMACIÓN LLEGUE, CON LAS CONDICIONE DE:
INTEGRIDAD, OPORTUNIDAD, CONFIABILIDAD

12. 6.2.2. Recolección o Captura de
Información
LENGUAJE COMÚN (PROPIO DE LA
OPERACIÓN)
INFORMACIÓN
TRADUCIDA A LENGUAJE CONTABLE (EN
FORMA DE ASIENTOS DE CONTABILIDAD)

13. 6.2.3. Clasificación y Registro de la
Información
La información se clasifica y registra en asientos de contabilidad
Esquema basado en el principio de la partida doble,
ASIENTO DE que permite registrar hechos económicos
CONTABILIDAD de manera individual o colectiva,
siempre que se trate de hechos homogéneos.

14. 6.2.3. CLASIFICACIÓN Y REGISTRO
DE LA INFORMACIÓN
LA PARTIDA CAUSA EFECTO
DOBLE
Tiene dos convenciones que por si solas no tienen ningún significado:
el debe y el haber. Estas convenciones adquieren significado cuando
en ellas se registran las cuentas que permiten clasificar y resumir las
transacciones u operaciones.

15. 6.2.3. Clasificación y Registro de la
Información
DEBE HABER
El DEBE o cargo El HABER
se coloca a la izquierda se coloca a la derecha.
Para realizar los asientos contables se combinan las convenciones debe y haber con las
cuentas contables Las cuales pueden ser de las siguientes clases: de activo, de pasivo
de patrimonio, de ingreso, de costo y de gasto.

16. 6.2.3. Clasificación y Registro de la
Información
Se registran
CUENTAS Activos operaciones que
afecten la
REALES
O DEL Pasivos situación
financiera de la
BALANCE
Patrimonio organización
CUENTAS DE Ingresos Se registran
RESULTADO, operaciones que
DE GANANCIAS Y Costos afectan los resultados
PÉRDIDAS financieros de la
O NOMINALES Gastos organización.

17. 6.2.3. Clasificación y Registro de la
Información
Las cuentas cumplen funciones similares a las de
las cajillas de un ordenador, es decir, permiten
agrupar en expresiones cortas operaciones
económicas homogéneas, lo que finalmente
conduce a que sea posible resumir en estados
financieros todos las operaciones económicas de
una organización.

18. 6.2.3. Clasificación y Registro de la
Información
ACTIVOS PASIVOS PATRIMONIO
CAJA CTAS X PAGAR CAPITAL
BANCOS OBL. FINANCI. UTILIDAD
CTAS X COBRAR IMP. X PAGAR COSTOS Y
RESERVAS
INGRESOS GASTOS
VENTAS SUELDOS
INVENTARIOS OBLIG. LABORA SUPERAVIT
INGRESOS SERV.
PUBLICOS
FINANCIE.
P.P.E
OTROS GASTOS
INGRESOS FINANCIE.
TOTAL
TOTAL TOTAL
TOTAL TOTAL TOTAL INGRES.
INGRESOS GASTOS
ACTIVOS PASIVOS PATRIMONIO

19. 6.2.3. Clasificación y Registro de la
Información
Reglas básicas para afectar las cuentas contables
CUENTA DEBITO CRÈDITO
ACTIVOS Cuando surgen o aumentan Cuando disminuyen o
desaparecen
PASIVOS Cuando disminuyen o Cuando surgen o aumentan
desaparecen
PATRIMONIO Cuando disminuyen o Cuando surgen o aumentan
desaparecen
INGRESOS cuando por alguna razón Cuando surgen o aumentan
disminuyen o para cancelar su
saldo al final del ejercicio
COSTOS Y Cuando surgen o aumentan cuando por alguna razón
disminuyen o para cancelar
GASTOS
su saldo al final del ejercicio.

20. 6.2.3. Clasificación y Registro de la
Información
CUENTA REGISTRO
CAJA Movimientos de existencias de
dinero en efectivo.
BANCOS Movimientos y disponibilidades en
cuentas corrientes en entidades
banacarias.
INVENTARIOS Movimientos y existencias de
mercancìas
CUENTAS POR PAGAR Las obligaciones, pagos y saldos
pendientes con acreedores

21. 6.2.3.1. El Asiento Contable
De la combinación de las convenciones debe y haber
con las cuentas surge el asiento contable.
Es la unidad mínima de registro de las
operaciones o transacciones de una organización.
ASIENTO CONTABLE
En él se puede registrar una operación o
un conjunto de operaciones homogéneas
(de la misma operación) ocurridas en un
período máximo de un mes.

22. 6.2.3.1. El Asiento Contable
- Clase o tipo de transacción, con
indicación de código de transacción si lo
tuviere
EL ASIENTO - Fecha y hora de la transacción, esta
CONTABLE DEBE última si la tuviere
CONTENER LA - Documento que soporta la transacción,
SIGUIENTE si existe, o los códigos y claves que
INFORMACIÓN: sustentan la transacción en caso de
transacciones electrónicas.
- Nombre y código de las cuentas que
intervienen
- Valores débito y crédito que afectan las
cuentas que intervienen

23. 6.2.3.1. El Asiento Contable
Ejemplo: El 24 de septiembre a las 2:30 de la tarde se compra un computador por
$2.500.000 según Comprobante de egreso No 1355. Se paga con cheque del
Banco de Bogotá No 154698.
FECHA Y CÓDIGO CUENTA DÉBITO CRÉDITO
HORA
Septiembre 24 1524 Equipo de computo 2.500.000
2:30 p.m.
1110 Bancos 2.500.000
Para registrar la compra de
un computador IBM, según
C.E. 1355

24. 6.2.3 Resúmenes Intermedios
Dejar una memoria histórica de las
operaciones que efectúa una organización
A partir de los
asientos Producir los estados financieros que
permiten informar a usuarios internos y
contables se
externos acerca de los recursos, sus
realiza un usos, su relaciones de propiedad, el
proceso gradual OBJETIVOS resultado de las operaciones y los
de resumen de la cambios en los recursos.
información
Los asientos contables se registran en dos clases
de libros: libros auxiliares y libros principales.

25. 6.2.3 Resúmenes Intermedios
Se llevan para cada una de las
cuentas, tanto de balance como de
LIBROS resultado. Permiten registrar para cada
AUXILIARES. cuenta cada uno de los movimientos
débito y crédito que la han afectado
durante un período, e igualmente las
variaciones que con motivo de estos
movimientos presenta el saldo.
Permiten el
resumen de las Libro Diario Columnario
LIBROS PRINCIPALES. operaciones a
partir de los
El Libro Mayor y Balances.
asientos
contables.

26. 6.2.3 Resúmenes Intermedios
Libro Diario Columnario. Se registran las partidas débito y crédito que
afectaron una cuenta durante un período, es un libro de movimientos. El
resumen de movimientos del Libro Diario Columnario se traslada al Libro
Mayor y Balances.

27. 6.2.3 Resúmenes Intermedios
Libro Mayor y Balances
Permite para cada cuenta confrontar el saldo de inicio de un
período con el movimiento de ese mismo período para obtener
del final del período. El movimiento se obtiene de la información
que se traslada del libro Diario Columnario.
El Libro de Mayor y Balances es la fuente para elaborar el
Balance General y el Estado de Resultados.

28. 6.2.3 Resúmenes Intermedios
Asientos de cierre o de cancelación de cuentas de resultado
Como paso previo a la elaboración del los estados financieros se deben cancelar las
cuentas de resultado o de ganancias y pérdidas. El procedimiento de cancelación es el
siguiente:
• A las cuentas de resultado que presenten saldo débito (las de costos y gastos) se
las hace un registro crédito por el saldo que presenten al último día del ejercicio (31
de diciembre). Con este procedimiento su saldo queda en cero.
Costos y Gastos
DEBE HABER
XXX
XXX XXX

29. 6.2.3 Resúmenes Intermedios
• A las cuentas de resultado que presenten saldo crédito (las de ingresos) se les hace un
registro débito por el saldo que presenten al último día del ejercicio (31 de diciembre). Con
este procedimiento su saldo queda en cero.
Ingresos
DEBE HABER
YYY
YYY YYY
• La diferencia entre el registro débito y el registro crédito es el resultado del ejercicio (utilidad
o pérdida). Si los ingresos son mayores a los gastos hay utilidad, en caso contrario hay
pérdida.
Perdidas y Ganancias
DEBE HABER
XXX YYY
Pérdida Utilidad

30. 6.2.3 Resúmenes Intermedios
Ingresos por ventas $500.000
Costo de mercancía $300.000
Gastos de administración $100.000
Utilidad del ejercicio $100.000
FECHA Y CÓDIGO CUENTA DÉBITO CRÉDITO
HORA
Diciembre 30 4135 Ingresos operacionales 500.000
590505 Ganacias y pérdidas 500.000
FECHA Y CÓDIGO CUENTA DÉBITO CRÉDITO
HORA
Diciembre 30 590505 Ganacias y pérdidas 300.000
6135 Costo de mercancías 300.000

31. 6.2.3 Resúmenes Intermedios
FECHA Y CÓDIGO CUENTA DÉBITO CRÉDITO
HORA
Diciembre 30 590505 Ganacias y pérdidas 100.000
51 Gastos de administración 100.000
FECHA Y CÓDIGO CUENTA DÉBITO CRÉDITO
HORA
Diciembre 30 590505 Ganancias y pérdidas 100.000
360501 Ganancia del ejercicio 100.000

32. 6.3. RESUMEN DEL PROCESO
CONTABLE
REGISTROS
AUXILIARES
AREAS OPERATIVAS LIBROS
AREAS Y/O
AUXILIARES
CONTABILIDAD
CONTABLES
ASIENTOS BALANCE
CONTABLES GENERAL
OPERACIONES REG. POR GRUPOS DE
RUTINARIAS OPERACIONES
HOMOGENEAS
LIBRO
OPERACIONES DIARIO
LIBRO
ESTADO
MAYOR
CONTABILIDAD COLUMNARIO Y DE
ASIENTOS BALANCES RESULTADOS
OPERACIONES CONTABLES
NO RUTINARIAS REGISTRO
INDIVIDUAL DE
OPERACIONES
OTROS
LIBROS INFORMES
AUXILIARES
REGISTROS
AUXILIARES
CONTABLES
AREAS OPERATIVAS