El documento describe el Sistema Nacional de Abastecimiento de la administración pública en Perú. Explica que este sistema busca asegurar la eficiencia y eficacia en la adquisición de bienes y servicios no personales a través de procesos técnicos como catalogación, registro de proveedores, programación, adquisición, almacenamiento y distribución, mantenimiento y disposición final. Asimismo, detalla los órganos de ejecución y las principales funciones del órgano de abastecimiento de cada entidad pública.

1. SISTEMA DE
ABASTECIMIENTO
Alberto Aponte Léctor

2. VISIÓN FUNCIONAL DE LA GESTIÓN
PÚBLICA
Costos HERRAMIENTAS
Plan Estratégico ROF
Presupuestos
Plan Operativo MOF
Plan y Estados
PAC Operativo MP
Financieros
Sistemas
Administrativos
NIVEL DE
EQUILIBRIO

3. SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
Conjuntos de principios, normas,
procedimientos, técnicas e instrumentos que
regulan la utilización y promueven la eficiencia
en el uso de los recursos en las entidades de la
administración pública.
Son sistemas de gestión que actúan como
normas de calidad.

4. PRINCIPALES SISTEMAS
ADMINISTRATIVOS
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
SISTEMA
SISTEMA SISTEMA SISTEMA SISTEMA SISTEMA
NACIONAL DE
NACIONAL DE NACIONAL DE NACIONAL DE NACIONAL DE NACIONAL DE
INVERSIÓN
PRESUPUESTO TESORERIA ABASTECIMIENTO CONTABILIDAD PLANIFICACIÓN
PÚBLICA
LEY GENERAL LEY GENERAL LEY GENERAL LEY GENERAL LEY DEL SISTEMA LEY DEL SISTEMA
DEL SISTEMA DEL SISTEMA DEL SISTEMA DEL SISTEMA NACIONAL DE NACIONAL DE
NACIONAL DE NACIONAL DE NACIONAL DE NACIONAL DE INVERSIÓN PLANEAMIENTO
PRESUPUESTO TESORERIA ABASTECIMIENTO CONTABILIDAD PÚBLICA ESTRATÉGICO
LEY Nº 28411 LEY Nº 28693 D.LEY Nº 22056 LEY Nº 28708 LEY Nº 27293 D. LEG. Nº 1088
DIRECCIÓN DIRECCIÓN CENTRO
DIRECCIÓN DIRECCIÓN DIRECCIÓN
NACIONAL DE NACIONAL DE NACIONAL DE
NACIONAL DE NACIONAL DE NACIONAL DE
PRESUPUESTO INVERSIÓN PLANEAMIENTO
TESORERÍA ABASTECIMIENTO CONTABILIDAD
PÚBLICO PÚBLICA ESTRATEGICO
SISTEMA NACIONAL DE CONTROL
LEY Nº 27785
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

5. CREACIÓN DEL SISTEMA DE
ABASTECIMIENTO
D.Ley. 22056
(01.01.1978)
Procesos Técnicos:
- Catalogación.
- Registro de Proveedores.
Sist. de Abastecimiento - Programación.
Asegurar la unidad, - Distribución.
racionalidad, eficiencia y
eficacia de los bienes y - Registro y Control.
servicios no personales en - Mantenimiento.
la Administración Pública, a
través de los procesos - Recuperación de bienes.
técnicos - Disposición final.

6. ÓRGANOS DE EJECUCIÓN DEL SISTEMA
DE ABASTECIMIENTO
• Oficinas de Abastecimientos de los
Ministerios.
• Organismos cuyos jefes tengan rango
de Ministro.
• Organismos Públicos Descentralizados
• Concejos Municipales.

7. PROCESOS TÉCNICOS DEL
ABASTECIMIENTO
Criterios, reglas y condiciones
previamente establecida, orientados al
racional empleo y combinación de
bienes y servicios (eficiencia) así como
conseguir los objetivos propuestos
(eficacia) del mejor modo posible.

8. LA CATALOGACIÓN
Directiva Nº 01-80-INAP/DNA
Resolución Jefatural Nº 015-80-INAP/DNA
Poseer información simple, completa,
homogénea y ordenada referida a los bienes y
servicios materia de abastecimiento, para
facilitar la toma de decisiones y el desarrollo de
los procesos técnicos.

9. REGISTRO DE PROVEEDORES
10.4 Normas Generales del Sistema de Abastecimiento
SA.02 Integridad de Administración del Abastecimiento
Poseer información sobre los proveedores de las
entidades públicas a fin de clasificarlos de
acuerdo al giro de sus negocios.
Actualmente se cuenta con el Registro Nacional de
Proveedores (Art. 9º de la Ley de Contrataciones del
Estado)

10. LA PROGRAMACIÓN
Directiva Nº 055-89-INAP/DNA
Resolución Jefatural Nº 001-89-INAP/DNA
Preveer en forma racional y sistemática la
satisfacción de las necesidades de bienes y
servicios no personales para el cumplimiento de
las metas asignadas a sus dependencias.

11. LA ADQUISICIÓN
Reglamento Único de Adquisiciones 10.4 Normas
Generales del Sistema de Abastecimiento
SA.02 Integridad de Administración del
Abastecimiento
Esencia del Sistema de Abastecimiento y de las
contrataciones del Estado, a través del cual las
entidades publicas se relacionan con los
proveedores con el fin de concertar
comercialmente de la forma mas conveniente y
oportuna la contratación de bienes, contratación
de servicios y ejecución de obras.

12. LA ADQUISICIÓN
PROCESOS DE MODALIDADES
SELECCIÓN
Adjudicación de Menor Compras Corporativas
Cuantía
Compras s/procesos
Adjudicación Directa Subasta Inversa
Concurso Publico Convenio Marco
Licitación Publica

13. REGISTRO Y CONTROL
Directiva Nº 003-80-INAP/DNA
Resolución Jefatural Nº 059-80-INAP/DNA
Aplicación de métodos estadísticos para compilar,
procesar, analizar, interpretar y aprovechar la
información generada en el desarrollo de
procesos técnicos, es función complementaria de
la unidades orgánicas responsable de
abastecimiento.

14. ALMACENAMIENTO Y
DISTRIBUCIÓN (I)
Resolución Jefatural Nº 335-80-INAP/DNA
Esta referido a la ubicación temporal de
bienes en un espacio físico determinado con
fines de custodia, como vía para
trasladarlos físicamente (temporal y
definitivo) a quienes lo necesitan.

15. ALMACENAMIENTO
Y DISTRIBUCIÓN (II)
Resolución Jefatural Nº 335-80-INAP/DNA
El almacén es un área física seleccionada
bajo criterios y técnicas adecuados; destinada
a la custodia y conservación de los bienes que
van a emplearse para la producción de bienes
y servicios o de bienes económicos.
Stock de seguridad del disponible para
consumo

16. MANTENIMIENTO
10.4 Normas Generales del Sistema de Abastecimiento
SA.02 Integridad de Administración del Abastecimiento
Es el eficiente estado de conservación de los
bienes de la Entidad, a través de los servicios
preventivo y correctivo requeridos.

17. RECUPERACIÓN DE BIENES
10.4 Normas Generales del Sistema de Abastecimiento
SA.02 Integridad de Administración del Abastecimiento
Es una actividad técnica administrativa y
jurídica orientada ha recuperar el
dominio o disposición sobre los bienes.

18. DISPOSICIÓN FINAL
10.4 Normas Generales del Sistema de Abastecimiento
SA.02 Integridad de Administración del Abastecimiento
Esta relacionado con la situación técnica,
administrativa y jurídica de los bienes
asignados en uso a la Entidad, que como
consecuencia de su normal uso han
sobrepasado su periodo de utilidad por lo que
es pertinente tramitar su baja.

19. FUNCIONES DEL ÓRGANO DE
ABASTECIMIENTO
• Actividades de Programación
• Ejecución de procesos de selección
• Administración de contratos
• Control de Almacenes
• Registro y control de bienes
patrimoniales
• Seguridad integral
• Servicios Generales

20. FUNCIONES DEL ÓRGANO DE
ABASTECIMIENTO
•Actividades de
Programación
•Ejecución de procesos de
selección
•Administración de contratos
•Registro y Control de
Almacenes
•Registro y control de bienes
patrimoniales
•Seguridad integral
•Servicios Generales

21. ORGANIZACIÓN DEL ÓRGANO DE
ABASTECIMIENTO
JEFATURA
Área de Programación Área de Control Patrimonial
Área de Proc. de Selección Área de Servicios Generales
Área de Adquisiciones Área de Seguridad
Área de Almacén

22. ÁREA DE PROGRAMACIÓN
Implicancias Función- Dependencias
Funciones Generales Normas relacionadas
involucradas
En base a los cuadros de necesidades, se •Directiva PAC OSCE
Proyección PAC realiza la revisión, identificación de procesos y •Ley de presupuesto para el
seguimiento y modificaciones consolidación. Se coordina con la oficina usuaria, Unidad de Año Fiscal
Presupuesto y Unidad de Programación.
Lo ideal es que en todos los casos los requerimientos se
presenten con anticipación (sin presiones) a la convocatoria,
Evaluación de Requerimientos a fin de proceder a la revisión de especificaciones y a las •Ley de Contrataciones
generación de expedientes evaluaciones presupuestarias. Se encamina el del Estado y su Reglamento.
requerimiento para que la aprobación del Expediente
de Contratación.
Se realiza el seguimiento a través de cuadros a través de •Directiva para la Ejecución del
Seguimiento de la Ejecución programas informáticos, en los cuales se registra el Proceso Presupuestario para
de Calendarios de Compromisos avance de la ejecución del calendario. el Año Fiscal.
En base a las actividades identificadas en coordinación
con la Administración y el Órgano de Abastecimiento; •Instructivo para la formulación
Elaboración del POA y en coordinación con la Unidad de Programación. de Actividades para el Año Fiscal

23. PROGRAMACIÓN – PROBLEMÁTICA
PROPUESTA
PROBLEMA CAUSA
DE SOLUCIÓN
• Retraso en la Las oficinas usuarias no
elaboración del PAC. cumplen con los plazos para  Los usuarios deben tener un
• Continuas inclusiones y presentar sus cuadros de especialista responsable para
exclusiones Necesidades. elaboración de los TDR /EETT
modificaciones al PAC. Los TDR/EETT no se elaboran  Capacitación a los usuarios.
adecuadamente.
• La presentación de los
requerimientos por parte de las Falta de previsión por parte de Equipo que coordine con los
oficinas usuarios no se ajustan a las oficinas usuarias e usuarios en la programación
los plazos determinados. improvisación de sus de necesidades y el
• Las especificaciones técnicas no son necesidades. requerimiento.
preparadas de acuerdo a la
necesidad real.

24. PROGRAMACIÓN – PROBLEMÁTICA
PROPUESTA
PROBLEMA CAUSA DE SOLUCIÓN
• Demora en la Las áreas usuarias no cumplen con  Que cada área usuaria
programación de metas. los plazos establecidos. designe responsables para
la aprobación de los
formatos y elaboración de
metas.
• Reprogramaciones y Desfinanciamiento de los servicios  Oficina de Presupuesto o
modificaciones en la básicos para la Sede Central. Planificación a través de sus
elaboración del Plan Operativo Unidades correspondientes debe
de la Unidad de cumplir con priorizar dentro del
Abastecimiento. Marco Presupuestal los
servicios básicos para la
Entidad así como para la
adquisición de insumos y
materiales en general

25. ÁREA DE PROCESOS DE
SELECCIÓN
Implicancias de la función –
Función General Norma relacionada
Dependencias involucradas
La función implica la preparación del proyecto de Resoluciones de
Asistencia a Comités designación de Comités Especiales.
Especiales. en La proyección de las Bases, actas del Comité Especial, cuadros de
Ley de contrataciones
procesos de Adjudicación evaluación, cartas de Buena pro, informes del Comité Especial y del Estado y su
Directa, Concurso y demás documentos relacionados al proceso de selección. Reglamento
Licitación Pública. Las Dependencias involucradas son las Oficinas usuarias, el Área de
Programación, Oficina de Asesoría Jurídica, Oficina de
También exoneraciones Administración, Alta Dirección y postores.
Coordinación con los postores ganadores de la buena pro de los
procesos de selección para la presentación oportuna de los Ley de Contrataciones
Proyección de Contratos documentos necesarios para la suscripción del contrato del Estado y su
Las Dependencias involucradas son la Oficina de Asesoría Jurídica, Reglamento
Oficina de Administración, Alta Dirección y postores ganadores de la
Buena pro.

26. PROCESOS DE SELECCIÓN
PROBLEMÁTICA
PROPUESTA
PROBLEMA CAUSA DE SOLUCION
• Incumplimiento de los plazos • Falta de planificación de las  Adecuada planificación de las
para presentar requerimientos, dependencias usuarias de la necesidades por parte de las
no permite convocar el programación de sus dependencias usuarias.
proceso en el plazo previsto, necesidades
permitiendo retraso en su
ejecución. Falta de previsión
de impugnaciones o
declaratoria de desierto.  Coordinación efectiva entre los
usuarios y la Unidad de
• Usuarios señalan que su Programación para los
• Presiones a los Comités presión se debe a la pérdida calendarios de compromisos.
Especiales, lo cual no les
permite cumplir su función; no del calendario de Capacitación, poniendo énfasis
se tiene margen de tiempo compromisos. a la autonomía de los Comités
prudencial para evaluar y Especiales.
calificar propuestas.
 Disciplinar a las Oficinas
• El ingreso de similares usuarias
• Desconocimiento y falta de
requerimientos en distintos
períodos, trae como planificación de las
consecuencia la convocatoria necesidades por parte de los
de varios procesos de usuarios
selección, incluso del mismo
tipo, por las mismas fechas, lo

27. PROCESO DE SELECCIÓN
PROBLEMÁTICA
PROPUESTA
PROBLEMAS CAUSAS DE SOLUCION
• La formulación de características • Las personas elegidas por las
Falta de conocimiento técnico 
técnicas incompletos, imprecisos, por parte del equipo que oficinas usuarias deben ser los
ambiguos, genera retrasos en la trabaja o formula las más competentes o en su defecto
elaboración de Bases, cuando al características técnicas. el representante administrativo
analizar el expediente se tiene evalúe las características técnicas,
que solicitar precisiones para antes de ser enviada a la
proceder con la convocatoria del Administración.
proceso.
Priorizar estos asuntos en
Asesoría Jurídica y áreas
• Exceso de tiempo en la • Carga de trabajo excesiva en
involucradas y/o mayor
formalización de Resoluciones las Oficinas por donde fluye la anticipación y previsión por parte
de inclusión de procesos en el documentación (OAJ y áreas de los usuarios.
PAC, aprobación de expedientes involucradas).
y designación de Comités
Especiales, generando retraso
en la convocatoria.
 Coordinación mas efectiva entre
usuarios y las Unidades de
• Presupuesto y Programación
Demora en la expedición de la
• Expedientes que ingresan al área
disponibilidad presupuestal.
con el tiempo límite al
vencimiento del valor referencial,
que no permite analizar
adecuadamente el contenido de

28. ÁREA DE ADQUISICIONES
Implicancias de la función –
Funciones Generales Norma relacionada
Dependencias involucradas
Implica estudio de posibilidades que ofrece el mercado
Determinación de Ley de Contrataciones
Solicitud de disponibilidad presupuestal y proyecta aprobación
Del Expediente de contratación. del Estado
Valore Referencial Interrelación: OFICINAS USUARIAS y su Reglamento
Apoyo a los Comités Especiales en elaboración de bases,
Asistencia a Comités Especiales en registro en el SEACE, elaboración de actas y cuadros de evaluación. Ley de Contrataciones
del Estado
Procesos de Menor Cuantía Interrelación: OFICINAS USUARIAS, Área de Programación
y Presupuesto y su Reglamento
Emite O/C y O/S r de procesos de selección, servicios básicos.
Emisión de Ord. Compra y Servicio Compromisos y devengados de O/C y O/S, Manual de Pago a Proveedores
Interrelación: OFICINAS USUARIAS y la Unidad de Fiscalización
Adendas, ampliación de plazo, reducciones adicionales,
Ejecución Contractual y contratación complementaria
Administración y liquidación de contratos, administra cartas fianza.
Ley de Contrataciones del Estado y
Administración de Contratos Interrelación: OFICINAS USUARIAS, Oficina de Administración y su Reglamento
Of. de Economía y Finanzas
Compras Directas y Adquisiciones Efectúa la atención de bienes y servicios por la modalidad de
compra directa y caja chica. Directiva de Tesorería
por Caja Chica Interrelación: OFICINAS USUARIAS y Oficina de Administración.

29. ADQUISICIONES –
PROBLEMÁTICA
PROPUESTA
PROBLEMA CAUSA DE SOLUCION
• Características técnicas • Desconocimiento de la  Seminarios o talleres de
mal formuladas por necesidad. capacitación.
usuarios.
 Mejorar la programación
• Requerimientos urgentes • Falta de planificación. de necesidades
(para el mismo día).
 Mayor conocimiento e
• Características técnicas información del
• Actualizaciones
mal formuladas. requerimiento.
repetitivas del valor
referencial (duplicidad de
trabajo).
• Falta de programas
 Adquisición de equipos
informáticos. de cómputo nuevos o
• Demora en el evaluar repotenciación.
procesamiento de la • Equipos de cómputo
información. obsoletos.

30. ADQUISICIONES –
PROBLEMÁTICA
PROPUESTA
PROBLEMA CAUSA DE SOLUCION
• Pérdida de calendario • Las oficinas no cuentan  No comprometer un
por demora en la con la información o si contrato sin que no se
ejecución de la tienen ha sufrido haya previsto el acto de
inicio de la ejecucion.
contratos. variaciones.
• Excesivos  Mejor programación en
• Falta de liquidez en la requerimientos bajo sus requerimientos
caja chica. dicha modalidad. permitirá una atención
oportuna sin generar una
cartera pesada.
• Falta de una efectiva Reunión y coordinación
coordinación entre las constante con
• Retraso en el trámite oficinas usuarias y Programación para
de algunas órdenes Programación.. solucionar aspectos
de compra y servicio. operativos.

31. ÁREA DE ALMACÉN
Implicancias de la función –
Función General Norma relacionada
Dependencias involucradas
•Recepción, Registro y Almacenamiento • Área de Programación • Sistema de Abastecimiento
de bienes y materiales • Área de Adquisiciones Decreto Ley Nº 22056
• Área de Control Patrimonial • INAP /DNA -Normas Generales de
• Oficinas Usuarias Abastecimientos
•Resolución Jefatural Nº335-90
• Oficinas Usuarias INAP/DNA-Manual de Adm. Almacenes
•Despacho y Distribución •Resolución de Contraloria
Normas de Control Interno
en el Sector Publico.
•Resolución Jefatural Nº335-90
•Emisión de Documentos Fuentes NEA, INAP/DNA-Manual de Adm. Almacenes
• Oficinas Usuarias
Pecosas, Kárdex, •Normas de Control Interno en el
Sector Público.
•Resolución Nº 039-98/SBN
• Oficina de Administración Financiera Reglamento para el Inventario
•Información Contable
• Área de Contabilidad Nacional de Bienes Muebles del
Estado

32. ALMACÉN – PROBLEMÁTICA
PROPUESTA
PROBLEMA CAUSA DE SOLUCION
Implementación de 1. Falta de presupuesto y un 1. Priorizar por parte de
programación y presupuesto el
adecuado tratamiento a los
Medidas de Seguridad, requerimientos y/o solicitud de desembolso de la partida
para los Almacenes implementación de las medidas de presupuestal correspondiente.
Periféricos e internos. seguridad requeridas.
 Falta de Infraestructura, 2. Lugares inadecuados para la 2. Coordinación con Servicios
Generales/ Infraestructura, para la
para un adecuado asignación de almacenes
solución correspondiente.
ambiente en el temporales ( cocheras ).
almacenamiento de los 3. Programación de Cursos de
bienes. 4. No se cuenta con cursos de capacitación permanentes.
 Inadecuado manejo del capacitación adecuados para el
procedimiento de responsable de Almacén.
4. Oportuna gestión de Bajas.
almacenaje.
 Custodias y Material de 6. Materiales de Gestiones de años 5. Coordinación con el área de
poco movimiento. anteriores . Programación, para la
7. Falta de una adecuada determinación correspondiente a
 Stock mínimo y su programación para la determinación las necesidades de atención del
reposición. del Stock mínimo y su reposición almacén.
pertinente.

33. ÁREA DE CONTROL
PATRIMONIAL
Implicancias de la Función-
Funciones Generales Normas relacionadas
Dependencias involucradas
•ADMINISTRACIÓN Y DISPOSICIÓN Administra los bienes patrimoniales Decreto Supremo Nº 007-
DE BIENES DE LA ENTIDAD asignados en uso a los usuarios, ejecución 2008-VIVIENDA- Rgto. de
de altas y bajas y su disposición final la Ley de 29151- Ley General
Del Sistema Nacional de
Bienes Estatales.
• INVENTARIO, REGISTRO Y Registro y control de bienes, conciliación Resolución N° 039-98/SBN
CONTROL DE BIENES contable en coordinación con la Oficina de Reglamento para el Inventario
PATRIMONIALES Finanzas (ajustar y depreciar activos fijos) Nacional de Bienes Muebles
del Estado.
Seguro de los bienes muebles, inmuebles
Resolución Nº 320-2006-CG-
• SEGUROS y valores - Pólizas de Seguros Multiriesgo,
Normas de control interno.
Deshonestidad y de vehículos

34. PATRIMONIO –
PROBLEMÁTICA
PROPUESTA
PROBLEMA CAUSA DE SOLUCION
• Activos fijos son entregados a • Almacén entrega los Las entregas de los bienes a
los usuarios sin el documento bienes sin la PECOSA las áreas usuarias deben estar
fuente, lo que origina que se correspondiente, siendo acreditadas con la PECOSA
desconozca el origen de el único documento
sustentario para la respectiva.
procedencia del bien. salida del bien.
• Contratación de personal • Deficiencia en los Mejorar los perfiles y
con falta de conocimiento perfiles para la
contratación del términos de referencia
de la normativa aplicable y personal. para la contratación del
sin experiencia en el personal.
componente funcional de
control patrimonial.
• Desconocimiento de la Capacitación permanente
• Existencia de bienes para el personal del área.
normativa.
muebles e inmuebles sin
el saneamiento debido.

35. PLANIFICACIÓN DE LAS
COMPRAS PÚBLICAS
 Que se comprará? Cuándo se comprará?
Donde se comprará?
 Definir e identificar periodicidad de la
compra.
 Tiempos de respuesta de proveedores.
 Discriminar las compras que necesitan una
atención particular, de aquellas que
calificamos de rutinarias.
 Mayor atención a la compra que involucre
más dinero.

36. PLANIFICACIÓN DE LAS
COMPRAS PÚBLICAS
•Que se comprará? Cuándo se EQUIPO DE
comprará? PROGRAMACION
Y CONTRATACION
•Definir e identificar periodicidad
de la compra.
•Tiempos de respuesta de
proveedores.
•Discriminar las compras que
necesitan una atención particular,
de aquellas que calificamos de
rutinarias.
•Mayor atención a la compra que
involucre más dinero. 36