ABASTECIMIENTO

1. SISTEMA DE
ABASTECIMIENTO

2. El sistema de abastecimiento fue establecido con
la finalidad de asegurar la unidad racional,
eficiente y eficaz de los procesos de
abastecimiento y de bienes y servicios no
personales en los organismos que conforman la
administración pública, a través de los procesos
técnicos de catalogación, registro de proveedores,
programación, adquisición almacenamiento,
distribución, registro y control,
mantenimiento, seguridad, recuperación de
bienes y disposición final de los mismos.
Sistema de Abastecimiento

3. NORMAS GENERALES DEL
SISTEMA DE ABASTECIMIENTO
SA.04 Unidad de Adquisiciones de bienes y
servicios.
SA.05 Unidad en el Ingreso Físico y
custodia temporal de bienes.
SA.06 Austeridad del Abastecimiento.
SA.07 Verificación del estado y utilización
de bienes y servicios.

4.  Toda las adquisición de bienes será realizada por la
Oficina de Abastecimiento o Logística de la Entidad,
salvo aquellas referidas al uso de Cajas Chica y/o
FPPE .
SA.04 Unidad de Adquisiciones de bienes y servicios

5.  Toda adquisición de bienes será realizada por la
Oficina de Abastecimiento e ingresada por Almacén .
 Cuando para casos específicos temporalmente se
encargue a un órgano diferente a Almacén, se tendrá
el debido cuidado de ejercer el control de recepción y
conformidad.
SA.05 UNIDAD EN EL INGRESO FÍSICO Y CUSTODIA
TEMPORAL DE BIENES.

6.  En toda previsión, solicitud, obtención, suministro,
utilización y/o administración de bienes y servicios, se
aplicarán los criterios e instrumentos pertinentes de
austeridad que establezca la entidad a propuestas del
órgano de Abastecimiento.
 Supone que todas las áreas de la Entidad conozcan las
medidas de austeridad aprobadas en la Ley Anual de
Presupuesto, sobre todo para la elaboración de los
documentos de gestión: POI, PAC Y PIA.
SA.06 AUSTERIDAD DEL ABASTECIMIENTO.

7. • Las entidades públicas formularán y aplicarán normas para
verificar la existencia, estado y condiciones de utilización
de los bienes y/o servicios de que dispone la entidad.
• Los inventarios permanentes y anuales ayudan mucho en
esta gestión. Aplica para las Existencias de Almacén como
para los bienes Muebles e Inmuebles de las entidades
públicas.
SA.07 VERIFICACIÓN DEL ESTADO Y UTILIZACIÓN
DE BIENES Y SERVICIOS.

8. BASE LEGAL
• R.J. Nº 335 – 90 – INAP/DNA, que aprueba el
“Manual de Administración de Almacenes para el
Sector Público Nacional”, conteniendo los
procedimientos para el buen funcionamiento de
un almacén como área especial, desvirtúa ser
utilizado como un depósito.

9. El sistema Nacional de Contrataciones Públicas
constituye las diversas acciones que realizan
las Entidades Públicas para programar,
ejecutar y contratar los bienes, servicios y
obras orientados al cumplimiento de sus
funciones y fundamentalmente, al
cumplimiento de sus metas y objetivos
institucionales.
Sistema Nacional de
Contrataciones Públicas

10. NORMATIVIDAD LEGAL
• NUEVA LEY DE CONTRATACIONES DEL ESTADO, APROBADA CON
DECRETO LEGISLATIVO 1017, PUBLICADO EL 04 DE JUNIO 2008.
• REGLAMENTO DE LA LEY DE CONTRATACIONES DEL ESTADO,
APROBADO CON D.S. 184-2008-EF, PUBLICADO EL 1° DE ENERO 2009 y
MODIFICATORIAS, VIGENTE A PARTIR 1 DE FEBRERO 2009.
• LEY 29873 (01-06-2012) QUE MODIFICA LCE
• APLICA EN LOS PROCESOS TECNICOS DE :
• Catalogación
• Registro de Proveedores
• Programación
• Adquisición
• Almacenamiento
• Mantenimiento
• Seguridad y
• Distribución

11. INTERRELACION DEL SISTEMA DE
ABASTECIMIENTO CON LOS DEMAS
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
• Con Sistema Nacional de Contabilidad
• Con Sistema Nacional de Bienes de Propiedad Estatal
• Con Sistema Tesorería
• Con Sistema Nacional de Control
• Con Sistema Nacional de Contrataciones Públicas
• Con Sistema Nacional de Presupuesto
• Con Sistema Nacional de Inversión Pública

12. PROCESOS TÉCNICOS
SISTEMA DE ABASTECIMIENTO
CATALOGACIÓN
REGISTRO DE PROVEEDORES
REGISTRO Y CONTROL
PROGRAMACIÓN
ADQUISICION
SUB SISTEMA DE INFORMACION
RECUPERACION DE BIENES
SUS SISTEMA DE NEGOCIACION

13. PROCESOS TÉCNICOS
SISTEMA DE ABASTECIMIENTO
ALMACENAMIENTO
MANTENIMIENTO
SEGURIDAD
DISTRIBUCION
DISPOSICION FINAL
SUB SISTEMA DE UTILIZACION

14. PROCESO TECNICO DE
CATALOGACION

15. CATALOGO DE BIENES,
SERVICIOS Y OBRAS
ANTECEDENTES:
Hasta el año fiscal 2008, existían tres (3) tipos de
catálogos que el formato del Plan Anual de
Contrataciones exigía:
• Código CIIU
• Catálogo de bienes y servicios del MEF
• Catálogo de las Naciones Unidas
Se interrelaciona con el sistema nacional de
Contrataciones Públicas.
15

16. INTERRELACIÓN CON SISTEMA
NACIONAL DE CONTRATACIONES
PÚBLICAS
CATALOGO DE BIENES Y SERVICIOS DEL MEF:
• Lista ó relación de bienes y servicios
debidamente clasificados ú ordenados por
grupos genéricos, clases, familias y correlativos,
compuesto de 9 dígitos que formaba parte de la
información exigida por el formato del Plan Anual
hasta el ejercicio 2008.
• A la fecha es utilizado solo por el SIGA.
16

17. INTERRELACIÓN CON SISTEMA NACIONAL DE
CONTRATACIONES PÚBLICAS
CATALOGO DE LAS NACIONES UNIDAS:
• Lista ó relación de bienes, servicios y obras de
carácter internacional debidamente clasificados ú
ordenados por grupos genéricos, clases y familias,
compuesto de 8 dígitos, que forma parte de la
información exigida por el formato del Plan Anual a
partir del ejercicio 2009.
• A la fecha constituye el único catálogo vigente en las
contrataciones públicas.
• Está administrado por el OSCE. 17

18. INTERRELACIÓN CON SISTEMA NACIONAL DE
CONTRATACIONES PÚBLICAS
USO DEL CATALOGO:
• Plan Anual de Contrataciones
• Convocatorias en el SEACE
18

19. PROCESO TECNICO DE
REGISTRO DE
PROVEEDORES

20. PROCESO TECNICO
REGISTRO DE PROVEEDORES
D. LEG 1017
Se interrelaciona con el sistema nacional de
Contrataciones Públicas

21. PROCESO TECNICO
REGISTRO DE PROVEEDORES
D. LEG 1017

22. PROCESO TECNICO
REGISTRO DE PROVEEDORES
D. LEG 1017

23. PROCESO TECNICO
REGISTRO DE PROVEEDORES
D. LEG 1017

24. PROCESO TECNICO DE
REGISTRO Y CONTROL

25. PROCESO TECNICO
REGISTRO Y CONTROL
• Es un proceso referido a las acciones de "control previo",
verificación y conformidad, a cada una de las fases de cada
uno de los procesos técnicos, a fin de detectar
oportunamente desviaciones y adoptar las medidas
necesarias.
• Así como también referido al seguimiento de los
documentos administrativos generados en los diversos
niveles de la entidad, para evitar demoras o
establecimiento en el trámite de los mismos, hecho que
perjudicaría a la oficina de abastecimiento y a la
institución.
ESTA INTERRELACIONADO CON EL SISTEMA NACIONAL DE
CONTROL

26. PROCESO TECNICO
REGISTRO Y CONTROLAPLICA, ENTRE OTROS, A LOS SIGUIENTES ASPECTOS:
• Emisión de los documentos fuentes: O/C, O/S, PECOSA, NEA
• Recepción de la orden de compra
• Conformidad de la recepción y de la prestación de servicios
• Seguimiento del vencimiento de cartas fíanza de garantías de fiel cumplimiento y/o
monto diferencial de propuesta
ESTA INTERRELACIONADO CON LOS SISTEMAS NACIONAL DE
CONTABILIDAD, CONTRATACIONES PUBLICAS, PRESUPUESTO Y
CONTROL

27. PROCESO TECNICO DE
PROGRAMCIÓN

28. PROCESO TECNICO
PROGRAMACION
• Constituye un conjunto de acciones conducentes a programar las
contrataciones de bienes, servicios y obras, los cuales deben reflejarse
finalmente en un gran documento de gestión denominado: “PLAN ANUAL DE
CONTRATACIONES (PAC)”.
ESTA INTERRELACIONADO CON LOS SISTEMAS NACIONAL DE
INVERSION PÚBLICA, CONTRATACIONES PÚBLICAS,
PRESUPUESTO Y DE CONTROL

29. ELABORACION DEL PAC
• Las Entidades determinarán sus requerimientos
de bienes, servicios y obras en función de sus
metas presupuestarias y los programarán de
acuerdo a sus prioridades (Dichas metas
guardarán armonía con PEI y POI)
• Las Entidades utilizarán el Catálogo Unico de
Bienes, Servicios y Obras que administra el OSCE
(CATÁLOGO DE LAS NACIONES UNIDAS)

30. ARMONIA DE PAC CON PEI Y POI
Y PIA
• PEI: Objetivos por alcanzar en el mediano y largo
plazo
• POI: Metas por alcanzar en corto plazo

31. ARMONIA DE PAC CON PEI Y POI
Y PIA
• PIA: Metas presupuestarias corto plazo

32. ARMONIA DE PAC CON PEI Y POI
Y PIA
• PAC: Contrataciones para cumplir con
las metas presupuestarias:
• Bienes :
• Servicios :
• Obras :

33. ELABORACION DEL PAC
• La elaboración comprenderá 2 Etapas:
1° Etapa:
Coincidente con la programación y formulación
presupuestal, lo que debe dar como resultado:
PROYECTO DE PAC
2° Etapa:
Una vez aprobado el Presupuesto Institucional, el OEC,
revisará, evaluará y actualizará el proyecto del PAC
sujetándolo a los montos del Presupuesto Institucional

34. PROGRAMACION
I MOMENTO:
• Organización Funcional (ROF, MOF)
• Metas y Objetivos (PEI, POI, PIA)
• Catalogación de bienes, servicios y obras
• Requerimiento de Necesidades (Cuadros de Necesidades)
• Consolidación de cuadros de necesidades
• Evaluación y Valorización de Necesidades (V.E.)
• Identificación de gastos que no van al PAAC
• Determinación de Procesos de Selección
RESULTADO FINAL: PROYECTO DE PLAN ANUAL DE
CONTRATACIONES
II MOMENTO
• Ajustes con cifras definitivas del Presupuesto aprobado
• Stock de Almacén
• Definición de Procesos de Selección
• Fuentes de Financiamiento
RESULTADO FINAL: PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES

35. PROCESO TECNICO ADQUISICION
• Constituyen las acciones adecuadas para contratar los bienes,
servicios y obras necesarios para el cumplimiento de las metas
operativas de la Entidad.
• Trabaja en función del Plan Anual, formulando los Expedientes de
Contratación por cada proceso de selección programado en el PAC,
• Se Designan a los miembros de Comités Especiales y/o Permanentes
• Ejecución del proceso de selección
• Contrato con el Postor Ganador.
• Emisión de Orden de Compra y/o servicio.
ESTA INTERRELACIONADO CON LOS SISTEMAS NACIONAL DE
CONTRATACIONES PÚBLICAS, PRESUPUESTO, CONTABILIDAD,
BIENES ESTATALES Y CONTROL

36. EXPEDIENTE DE
CONTRATACION

37. EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN
(ART. 10° REGTO.)
• Requerimiento de Area Usuaria:
• Estudio de las Posibilidades que ofrece el Mercado
Valor referencial
Disponibilidad Presupuestal
Tipo de proceso de selección
Modalidad de selección: Clásico, Subasta Inversa
Resúmen Ejecutivo
Sistema de contratación : Precios Unit. Y Suma Alzada
Modalidad de contratación : Normal, Llave en mano y Concurso
Oferta

38. EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN
(ART. 10° REGTO.)
Fórmulas de reajuste de ser el caso:
 Precios al consumidor
 Cotización Internacional
 Moneda Extranjera
• Actuaciones desde la designación del Comité hasta la
culminación del contrato
• Incluye ofertas no ganadoras
• El Expediente deberá estar en custodia de la OEC.

39. REQUERIMIENTO DEL AREA USUARIA

40. Normas dispuestas por la Ley de
Contrataciones del Estado
(Dec. Leg. 1017)

41. Normas dispuestas por la Ley de
Contrataciones del Estado
(Dec. Leg. 1017)
Art. 13°.- Características Técnicas de los bienes, servicios
y obras a contratar

42. Normas dispuestas por el
Reglamento Ley de Contrataciones
del Estado

43. ESTUDIO DE LAS POSIBILIDADES QUE
OFRECE EL MERCADO

44. Reglamento Ley de Contrataciones
del Estado

45. INFORMACIÓN PARA LA
DETERMINACIÓN DE FACTORES DE
EVALUACIÓN

46. Normas dispuestas por la Ley de
Contrataciones del Estado
(Dec. Leg. 1017)

47. INFORMACIÓN PARA LA DETERMINACIÓN DE
FACTORES DE EVALUACIÓN
EL ESTUDIO DETERMINARÁ SI ES NECESARIO INCLUIR FACTORES
DE EVALUACIÓN QUE ESTÉN ORIENTADOS A SELECCIONAR UN
BIEN O SERVICIO DE CALIDAD:
• CERTIFICACIÓN ISO
• MEJORAS TÉCNICAS
• GARANTÍAS
• PLAZOS DE ENTREGA
• CAPACITACIÓN
• RED DE REPUESTOS
• ETC.

48. PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN.
• Procesos Clásicos
• Licitación Pública: Bienes y Obras
• Concurso Público: Servicios
• Adjudicación Directa: para Bienes, Servicios y Obras
• Adjudicación de Menor Cuantía: para Bienes, Servicios y
Obras
• Modalidades de selección
• Convenio Marco
• Subasta Inversa

49. CULMINACIÓN DE PROCESOS
DE SELECCIÓN.
• Buena pro consentida y firma de contrato

51. Entidad designará
Comité Especial
Licitaciones Públicas
y Concursos Públicos
Art. 24º Ley
Adjudicaciones
Directas
Para las ADP, un CE
Para las ADS 1 o más
CEP
Adjudicaciones de
Menor Cuantía
A cargo del Órgano
encargado de las
contrataciones ó CEP

52. 1 Área usuaria,
1 OEC
1 Otra área
Necesariamente alguno de los
miembros debe tener conocimiento
técnico
Conformación
• Area de Abastecimiento podrá proponer a los miembros de
los Comités Especiales y /o Permanentes, para ser
desigandos por titular de la Entidad.
• También contratará a los Expertos Independientes que sean
necesarios.
3 miembros

53.  Luego de la designación,
Abastecimeinto hará entrega
de Resolución y Expediente
Contratación al presidente
del CE y/o CEP
Designación
• Abastecimiento, a pedido del CE y/o CEP, deberá prestar
el apoyo que sea necesario, bajo responsabilidad.
• Realizar las acciones de registro en el SEACE de las
etapas de los procesos de selección por personal
autorizado .
• Realizar las tareas de verificación posterior dispuesto
por la Ley 27444, durante la realización de los procesos
de selección.
• Recibir los expedientes de contratación luego del
consentimiento de la buena pro.

54. 1. Titular de la Entidad
2. Funcionarios que tengan
atribuciones de control o
fiscalización. (Regidores,
Consejeros Reg., Directores
empresas, Auditores, etc.)
3. Funcionarios que por
delegación apruebe
Expedientes, designe CE ,
Apruebe Bases o tenga
facultades para resolver
recursos de Apelación.
4. Funcionarios o Servidores por
cuya actuación como miembro
del CE hayan sido sancionados.
Impedimentos
Art. 29º Rglmto
Abastecimiento deberá estar atento de que ninguno
de los miembros propuestos y/o designados del
comité tenga impedimento.

55. FORMULACION DE
CONTRATO Y DOCUMENTOS
FUENTES

56. EJECUCION CONTRACTUAL
conforme al plazo del inciso precedente. Si este postor no
suscribe el contrato, el OEC declarará desierto el proceso,
sin perjuicio de la sanción administrativa aplicable.

57. EJECUCION CONTRACTUAL

58. EJECUCION CONTRACTUAL

59. EJECUCION CONTRACTUAL

60. EJECUCION CONTRACTUAL
GARANTIAS
Art. 155° y 156° Rgto
 Medios de
Garantía:
Carta Fianza
Póliza de Causión
 Fiel Cumplimiento
 Monto Diferencial de
Propuesta
 Por Adelantos

61. EMISION DE DOCUMENTOS
FUENTES

62. EMISION DE DOCUMENTOS FUENTES
• ORDEN DE COMPRA:
• Emisión en original y …… copias
• Original …………………
• Copia 1 ………………….
• Copia 2 ………………….
• Copia 3 ………………….
• Copia 4 ………………….
• Copia 5 ………………….
• Copia 6 ………………….

63. EMISION DE DOCUMENTOS FUENTES
• ORDEN DE SERVICIO:
• Emisión en original y …… copias
• Original …………………
• Copia 1 ………………….
• Copia 2 ………………….
• Copia 3 ………………….
• Copia 4 ………………….
• Copia 5 ………………….
• Copia 6 ………………….

64. INFORMACION A CONSIDERAR• ORDEN DE COMPRA o SERVICIO.
• En las órdenes de compra o de servicios que se remitan a los
postores ganadores de la Buena Pro, debe figurar la condición de
que el contratista se obliga a cumplir las obligaciones que le
corresponden, bajo sanción de quedar inhabilitado para contratar
con el Estado en caso de incumplimiento.
• Deben registrarse en el SEACE en plazo no mayor de 10 días
hábiles siguientes a su perfeccionamiento, ocurrencia o
aprobación (Art. 138° RLCE). Igualmente, deben registrar las
órdenes de compra o de servicios generados por la modalidad de
convenio marco. (Art. 98°, numeral 9 RLCE)

65. INFORMACION A CONSIDERAR
• ORDEN DE COMPRA o SERVICIO.
• Referencia del proceso de selección, modalidad (clásico, subasta inversa o convenio marco)
• En las órdenes de compra debe indicarse la marca de los productos, con las características técnicas,
cantidades, precios unitarios y total,
• Las firmas de funcionarios que aprueban el documento fuente.
• Afectación de la cadena del gasto presupuestal

66. DISTINCION CON LA COMPRA DE ACTIVOS
FIJOS
• Es importante, desde la emisión, distinguir si los bienes a adquirirse son activos fijos o bienes
no depreciables.
• Para ello utilizar criterios establecidos en el Instructivo Contable N° 2.
• Es necesario remitir copia de documentos fuentes (O/C, NEA, PECOS) y facturas a la oficina
de Patrimonio, para facilitar el control patrimonial.

67. EN CASO DONACIONES RECIBIDAS
• Se utiliza la NEA para ingresos de bienes distintos a una compra.

68. EJEMPLOS PRACTICOS
• Se firmó contrato con empresa X para atención de 100 PC por S/.300,000.00,
para entregarse en 4 armadas trimestrales de igual cantidad .
• Cómo se emitirá la O/C:
• Por el total del contrato ó
• Por cada armada a entregarse?

69. EJECUCION CONTRACTUAL
• PENALIDADES (Art. 165° Rgto)
Para el cálculo se considerará monto del contrato vigente ó del Item que debió
ejecutarse.
• En todos los casos, la penalidad se aplicará automáticamente y se calculará de
acuerdo con la siguiente fórmula:
• Penalidad diaria = 0.10 x Monto
F x Plazo en días
VER APLICACIÓN EN ACTIVIDADES DE RECEPCION DE BIENES POR ALMACEN

70. EJECUCION CONTRACTUAL
Artículo 178.- Constancia de prestación
• Otorgada la conformidad de la prestación, el órgano de administración o
el funcionario designado expresamente por la Entidad es el único
autorizado para otorgar al contratista, de oficio o a pedido de parte, una
constancia que deberá precisar, como mínimo, la identificación del
objeto del contrato, el monto correspondiente y las penalidades en que
hubiera incurrido el contratista.
• Sólo se podrá diferir la entrega de la constancia en los casos en que
hubieran penalidades, hasta que éstas sean canceladas.

71. EJECUCION CONTRACTUAL
• Artículo 180.- Oportunidad del pago
• Todos los pagos que la Entidad deba realizar a favor
del contratista por concepto de los bienes o
servicios objeto del contrato, se efectuarán después
de ejecutada la respectiva prestación; salvo que, por
razones de mercado, el pago del precio sea
condición para la entrega de los bienes o la
realización del servicio.

72. EJECUCION CONTRACTUAL
Artículo 181.- Plazos para los pagos
• La Entidad deberá pagar las contraprestaciones pactadas a favor del
contratista en la oportunidad establecida en las Bases o en el contrato.
Para tal efecto, el responsable de dar la conformidad de recepción de los
bienes o servicios, deberá hacerlo en un plazo que no excederá de los
diez (10) días calendario de ser éstos recibidos.
• En caso de retraso en el pago, el contratista tendrá derecho al pago de
intereses conforme a lo establecido en el artículo 48° de la Ley, contado
desde la oportunidad en que el pago debió efectuarse.

73. EJECUCION CONTRACTUAL
• Artículo 182.- Contrataciones Complementarias
• Dentro de los tres (3) meses posteriores a la culminación del
contrato, la Entidad podrá contratar complementariamente
bienes y servicios con el mismo contratista, por única vez y
en tanto culmine el proceso de selección convocado, hasta
por un máximo del treinta por ciento (30%) del monto del
contrato original, siempre que se trate del mismo bien o
servicio y que el contratista preserve las condiciones que
dieron lugar a la adquisición o contratación.

74. PROCESO TECNICO DE
RECUPERACION DE BIENES

75. PROCESO TECNICO DE
RECUPERACION DE BIENES
• Es un proceso que comprende actividades orientadas para volver a
tener dominio o disposición de bienes (para uso, consumo) o de
servicios que anteriormente se tenía derecho sobre su propiedad o
uso, luego de haberlos perdido por diversas causas como:
- Descuido o negligencia de los trabajadores usuarios.
- Abandono irresponsable de bienes en lugares ajenos a la
propia entidad. - Bienes
distribuidos sin criterios, sin antes haber sido utilizados, es decir que
permanecieron en stock o sin rotación, o por haber sido
adquiridos sin programación , ocasionando excesos.
(ESTA INTERRELACIONADO CON LOS SISTEMAS NACIONAL DE
CONTABILIDAD, BIENES ESTATALES Y CONTROL )

76. PROCESO TECNICO DE
ALMACENAMIENTO

77. DOCUMENTOS FUENTES
• ORDEN DE COMPRA
• NEA

78. ALMACENAMIENTO
• Recepción
• Conformidad
• Internamiento temporal
• Registro
• Control y custodia
• Información
(ESTA INTERRELACIONADO CON LOS SISTEMAS NACIONAL DE
CONTABILIDAD, BIENES ESTATALES, TESORERIA Y CONTROL )

79. RECEPCION
• Se aplica “Unidad de Almacén”.
• Implica que el área de almacén recepcione los bienes
que los contratistas están obligados a internar.
• Recepción de bienes sobrantes
• Contrastar con el contenido y descripción que indica
el original de la Orden de Compra y/o NEA
• Si los bienes no cumplen con las características
técnicas, no se recepciona.

80. CONFORMIDAD
• La conformidad es de responsabilidad del órgano de
administración ó del funcionario o servidor señalado
en las normas de organización interna de la Entidad.
• La conformidad en compras de AD y LP, requiere de
un informe del funcionario responsable del área
usuaria, quien deberá verificar la calidad, cantidad y
cumplimiento de condiciones contractuales,
debiendo realizar las pruebas que fueran necesarias.
• En base a dicha información, el Almacén podrá
brindar la conformidad en la orden de compra
respectiva.

81. CONFORMIDAD
• Tratándose de órdenes de compra derivadas de procesos
de AMC, la conformidad puede consignarse en dicho
documento.
• Para las compras de bienes sofisticados, pueden
designarse Comisiones de Recepción y Conformidad.
• En caso de existir observaciones se consignarán en el acta
respectiva, dándose al contratista un plazo prudencial, no
menor de 2 ni mayor de 10 días calendarios, caso contrario
ameritará resolución de contrato.
• La Recepción conforme de la Entidad, no enerva su
derecho a reclamar posteriormente por defectos o vicios
ocultos.

82. CONFORMIDAD
• Como parte de la conformidad, es importante
tener en cuenta las normas de contrataciones por
“Subasta Inversa”, las cuales dispone, en algunos
casos, en las “Fichas Técnicas”, que los contratistas
al momento de internar los bienes entregen un
Certificado de Calidad, en la cual un tercero
acreditado manifiesta que los productos
internados cumplen con todas las características
técnicas indicadas en dichas fichas.

83. INTERNAMIENTO TEMPORAL
• Implica almacenar los bienes en forma adecuada en los anaqueles o espacios
diseñados.
• Se debe aplicar las normas del “Manual de Administración de Almacenes”.

84. REGISTRO
• Implica realizar el registro en las tarjetas “Bincard” ó control visible,
manteniéndolas al día.
• El documento fuente: Orden de Compra y/o NEA

85. CONTROL Y CUSTODIA
• Implica mantener el debido control y custodia de los bienes
internados, evitando su deterioro, desgaste, obsolescencia,
etc.
• Se debe estar alerta con aquellos bienes que necesitan
protección especial, caso de alimentos, medicinas, etc.
• Evitar la pérdida de bienes por presencia de personas
extrañas en el área de almacén.
• Inventarios Permanentes

86. NOTA DE ENTRADA AL
ALMACEN - NEA
• Se utiliza para ingresar bienes en almacén distintos a las adquisiciones, tales
como:
• Donaciones
• Transferencias
• Reposiciones
• Sobrantes
• Etc.

87. INFORMACION• Implica informar a otras áreas mediante una copia de orden
de compra ó NEA:
• SIGA
• Contabilidad
• Kardex
• Cuando las alternativas informáticas lo permita, pueden
acompañarse con los documentos fuentes un resúmen de
movimiento de almacén: entradas, salidas y saldos
(Inventario Permanente)
• Informar la aplicación de penalidades.

88. INFORMACION DE APLICACIÓN
DE PENALIDADES
• Estar atento a la fecha de recepción de nos bienes en relación con los plazos
estipulados en el contrato.
• Discernir la base de cálculo para aplicar las penalidades:
• Monto total del contrato
• Monto del Item
• Monto de la orden de compra

89. CRITERIOS PARA APLICAR PENALIDADES
Artículo 165.- Penalidad por mora en la ejecución de la prestación
• En caso de retraso injustificado en la ejecución de las prestaciones objeto del
contrato, la Entidad le aplicará al contratista una penalidad por cada día de atraso,
hasta por un monto máximo equivalente al diez por ciento (10%) del monto del
contrato vigente o, de ser el caso, del ítem que debió ejecutarse.
• Esta penalidad será deducida de los pagos a cuenta, del pago final o en la
liquidación final; o si fuese necesario se cobrará del monto resultante de la
ejecución de las garantías de fiel cumplimiento o por el monto diferencial de
propuesta.

90. FORMULA PARA APLICAR PENALIDADES
En todos los casos, la penalidad se aplicará automáticamente y se calculará de acuerdo con la
siguiente fórmula:
• Penalidad diaria = 0.10 x Monto
F x Plazo en días
Donde F tendrá los siguientes valores:
a) Para plazos menores o iguales a sesenta (60) días, para bienes, servicios y ejecución de obras:
F = 0.40.
b) Para plazos mayores a sesenta (60) días:
b.1) Para bienes y servicios: F = 0.25.
b.2) Para obras: F = 0.15.
• Tanto el monto como el plazo se refieren, según corresponda, al contrato o ítem que debió
ejecutarse o, en caso que estos involucraran obligaciones de ejecución periódica, a la
prestación parcial que fuera materia de retraso.
• Cuando se llegue a cubrir el monto máximo de la penalidad, la Entidad podrá resolver el
contrato por incumplimiento.
• Para efectos del cálculo de la penalidad diaria se considerará el monto del contrato vigente.

91. EJERCICIOS PARA APLICAR PENALIDADES
• Plazo de Contrato: 6 meses
• Monto de contrato: S/. 50,000
• Fecha de recepción: 28 de Feb 2011
• Fecha de entrega según contrato: 21 Feb.

92. EJERCICIOS PARA APLICAR
PENALIDADES
• Fecha suscripción de contrato: 07-02-2011
• Plazo de Contrato: 3 meses
• Monto de contrato: S/. 50,000
• 3 items:
• Item 1 S/. 20,000.00 – 10 días (*)
• Item 2 S/. 15,000.00 – 45 días (*)
• Item 3 S/. 15,000.00 – 35 días (*)
• O/C Item 1, recepcionada: 14-02-2011
• Recepción Item 1: 07 de Mar 2011
• Fecha de entrega: 10 días siguientes de recepción de O/C
según contrato: …. Feb. 2011

93. PROCESO TECNICO DE
MANTENIMIENTO

94. PROCESO TECNICO DE
MANTENIMIENTO
• Es una etapa del sistema de abastecimiento, donde la
oficina de abastecimiento o Logística, por medio de la
unidad de servicios o de terceras personas idóneas,
proporciona adecuada y oportunamente el servicio de
mantenimiento.
• Dichos servicios pueden ser de tipo predictivo, preventivo,
correctivo de la maquinaria, equipos, enseres,
edificaciones, etc. con el propósito de estar en óptimo
estado de conservación y de operación de los mismos.
(ESTA INTERRELACIONADO CON LOS SISTEMAS NACIONAL DE
PRESUPUESTO, CONTABILIDAD, BIENES ESTATALES, TESORERIA Y
CONTROL )

95. PROCESO TECNICO DE
SEGURIDAD

96. PROCESO TECNICO DE
SEGURIDAD
• Es una etapa del sistema, donde la oficina de
abastecimiento o Logística por medio de la unidad de
Seguridad o de Terceros, brindan un eficiente servicio de
seguridad integral a los bienes de la entidad.
• Implica la contratación de pólizas de seguros, seguridad y
vigilancia, etc.
• Evaluaciones, Informes y estadísticas de incidencia y
ocurrencia.
(ESTA INTERRELACIONADO CON LOS SISTEMAS NACIONAL DE
PRESUPUESTO, CONTABILIDAD, BIENES ESTATALES, TESORERIA Y
CONTROL )

97. PROCESO TECNICO DE
DISTRIBUCION

98. DOCUMENTO FUENTE
PECOSA:
• Se utiliza para distribuir los bienes en almacén a los usuarios.
• También se usa para:
• Faltantes
• Realizar Donaciones
• Control administrativo de bienes del Activo Fijo

99. PROCESO TECNICO DE DISTRIBUCION
• Formulación de pedido,
• Autorización de despacho,
• Acondicionamiento de materiales,
• Control de materiales,
• Entrega al usuario,
• Registro é
• Información
(ESTA INTERRELACIONADO CON LOS SISTEMAS NACIONAL DE
CONTRATACIONES PUBLICAS, CONTABILIDAD, BIENES ESTATALES Y
CONTROL )

100. PROCESO TECNICO DE
DISTRIBUCION
• EL PICKING (PREPARACION DE PEDIDOS)
• Es la actividad que desarrolla el personal de
almacén orientado a preparar los pedidos de los
usuarios de la Entidad.
• Incluye el conjunto de actividades destinadas a
extraer y acondicionar los bienes de existencias
requeridos a través de las PECOSAS.

101. AUTORIZACION DE
DESPACHO
• Las PECOSAS emitidas son autorizadas en cuanto a las cantidades requeridas
por el órgano de Abastecimiento respectivo, a fin de que despachadas por
Almacén.

102. ENTREGA AL USUARIO
• Actividad que implica entregar al usuario las cantidades autorizadas en la
PECOSA, debiendo firmar la recepción respectiva.
• Jamás debe entregarse bienes sin la correspondiente PECOSA.
• Muchos de los faltantes originados es causado por la falta de emisión de la
PECOSA.

103. REGISTRO
• Implica realizar el registro en las tarjetas “Bincard” ó control visible,
manteniéndolas al día.
• El documento fuente: PECOSA

104. INFORMACION
• Implica informar a otras áreas mediante una copia de
la PECOSA:
• SIGA
• Contabilidad
• Kardex
• Cuando las alternativas informáticas lo permita,
pueden acompañarse con los documentos fuentes un
resúmen de movimiento de almacén: entradas, salidas
y saldos (Inventario Permanente)

105. VALUACION DE
INVENTARIOS

106. PRIMERAS ENTRADAS
PRIMERAS SALIDAS (PEPS)
• Método de valuación de inventarios mediante el cual
se considera que lo que se pide para el usuario es lo
que primero entró al almacén, por lo que el
inventario queda valuado a los precios de las últimas
adquisiciones.
• Este método de "costeo" del inventario permite que
el inventario queda valuado en forma más realista.

107. PROMEDIO PONDERADO
• Es el sistema que comúnmente se conoce como método de
costos promedio.
• Cada vez que ingresa al almacén una nueva partida de
material, se determina un nuevo costo unitario promedio.
• Se divide el costo total de cada una de las partidas entre su
correspondiente existencia.
• Con estos resultados se calcula un costo unitario promedio
para todas las partidas.
• A este costo se valorizan las salidas de material, hasta que
haya una nueva entrada de material con un precio diferente al
promedio.

108. PROCESO TECNICO DE
DISPOSICION FINAL

109. PROCESO TECNICO DE
DISPOSICION FINAL
• Es una etapa del sistema de abastecimiento relacionada con
la situación técnica, administrativa y jurídica de los bienes
asignados en uso, la cual tiene como finalidad evitar la
acumulación improductiva de bienes y/o servicios
innecesarios para la entidad.
• Por lo que será pertinente tramitar su baja y posterior
venta, incineración o destrucción, según su estado.
(ESTA INTERRELACIONADO CON LOS SISTEMAS NACIONAL DE
CONTABILIDAD, BIENES ESTATALES Y CONTROL )

110. Fuente: Carrillo Asociados
06-Jun-2014