sistema de abastecimiento y normas de control

1
EXPOSITOR
ECON. y CPC. PABLO CASTAÑEDA FLORESECON. y CPC. PABLO CASTAÑEDA FLORES
DIRECTOR EJECUTIVO DE LA INSPECTORÍA GENERAL
Lima, 09 de Mayo del 2007
“SISTEMA DE
ABASTECIMIENTO
Y NORMAS DE
CONTROL INTERNO
PARA EL ÁREA DE
ABASTECIMIENTOS
Y ACTIVOS FIJOS”

2
Conjunto de procesos técnicos
interrelacionados, orientados al racional,
eficaz y eficiente suministro de bienes y
servicios no personales, para asegurar el
desarrollo de actividades y el logro de metas
programadas por la entidad.
Sistema de Abastecimiento

3
PROCESOSPROCESOS
TÉCNICOSTÉCNICOS
Etapas o actividades
especializadas del
sistema de
abastecimiento
NORMASNORMAS
GENERALESGENERALES
Orientaciones técnico -
operativas para aplicar
los procesos técnicos y
facilitar la gestión del
abastecimiento
NORMAS TÉCNICASNORMAS TÉCNICAS
CONTROL INTERNOCONTROL INTERNO
Mecanismos de control
interno del proceso de
abastecimiento, así
como del uso,
conservación, custodia y
protección de bienes.
SISTEMA DE ABASTECIMIENTOSISTEMA DE ABASTECIMIENTO
INAP INAP
CONTRALORÍA
GENERAL
VIGENTES

4
PROCESO TÉCNICOPROCESO TÉCNICO
SISTEMA DE ABASTECIMIENTOSISTEMA DE ABASTECIMIENTO
CATALOGACIÓN
PROGRAMACIÓN
UBICACIÓN DE PROVEEDORES
ADQUISICIÓN
ALMACENAMIENTO
DISTRIBUCIÓN
CONTROL FÍSICO Y VALORADO
ACCIONES DE ALTAS Y BAJAS

5
PROGRAMACIÓNPROGRAMACIÓN
¿Qué cantidad necesitamos?
¿Cuánto cuesta la cantidad que necesitamos?
¿Qué cantidad podemos adquirir con el
presupuesto asignado?

6
PROGRAMACIONPROGRAMACION
AJUSTE TRIMESTRAL DE ¿Qué cantidad
PROGRAMACIÓN debo incluir o retirar
del plan ?

7
ADQUISICIÓNADQUISICIÓN
PREVISIÓN PRESUPUESTAL ¿Cuánto dispongo efecti-
vamente para adquirir
medicamentos e insumos
médico quirúrgicos?
BASES O TÉRMINOS DE ¿Qué cantidad quiero
REFERENCIA adquirir?. Cuánto
estimo
pagar?. Qué
cantidad, cuándo y dónde lo
requiero?.

8
ADQUISICIÓNADQUISICIÓN
CONVOCATORIA, ADQUISI- ¿Cómo optimizar los re-
CIÓN Y FORMALIZACIÓN cursos, seleccionar la
calidad apropiada y precio
más bajo?

9
ALMACENAMIENTOALMACENAMIENTO
PROGRAMA DE RECEPCIÓN
¿Quién recepcionará los medicamento e insumos médico
quirúrgicos, qué cantidad?,
¿En qué fecha, qué recursos, espacio y medios de
almacenamiento requerido?

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ALMACENAMIENTOALMACENAMIENTO
RECEPCIÓN O CONFOR- ¿Cómo asegurar que la fe-
FORMIDAD cha y lugar de entrega, calidad y
cantidad de medicamentos e
insumos corresponde a
la contratada?
UBICAR EN ÁREAS ¿Cómo almacenar
SEGURAS Y ADECUA- en el espacio y medio
DAS PARA SU CON- de almacenamiento previsto
SERVACIÓN adecuado y seguro?
MANTENIMIENTO Programa de mantenimiento y
evaluaciones, informes y
estadísticas.

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DISTRIBUCIÓNDISTRIBUCIÓN
PROGRAMA DE DISTRIBUCIÓN
¿A quién (es), cuándo, (de
acuerdo a stock disponible
y cómo y qué cantidad ?
(prioridades). ¿Qué
recursos necesito?
DISTRIBUCIÓN A CONFORMIDAD
¿ Cómo asegurar que
cantidad, tipo de
insumos y fecha
corresponde a la
prevista (método de
revisión física y
documental?.
(Vencimiento de medicinas)

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CONTROL FÍSICO YCONTROL FÍSICO Y
VALORADOVALORADO
¿Cómo controlar el movi-
miento de medicamentos
e insumos médico
quirúrgicos?
Debemos
implementar un
control de los
movimientos de
medicinas e
insumos médico
quirúrgicos
Ya he
previsto
eso no se
preocupe,
va a ver
control

13
REGISTRO Y CONTROLREGISTRO Y CONTROL
PROCESO TÉCNICOPROCESO TÉCNICO INFORMACIÓN GENERADAINFORMACIÓN GENERADA
CATALOGACIÓN Catálogo de bienes y servicios,
Informes Técnicos y Estadísticos.
PROGRAMACÍON Cuadro Anual de Necesidades
Presupuesto Valorado
Plan de obtención y ajustes
Evaluaciones, reportes.

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SEGURIDAD Programa de Seguridad
Evaluaciones, Informes y
estadísticas de
incidencia y ocurrencia.
DISPOSICIÓN FINAL Programa de Verificación
del estado de
conservación y
empleo de bienes, así
como de calificación de
utilidad para la entidad.
Evaluaciones.
Resoluciones de baja,
Informes y Estadísticas.

15
Decreto Supremo N° 154-2001-EF Reglamento General de Procedimientos
Administrativos de los Bienes de Propiedad Estatal
Art 8° .- Definición del Comité de Gestión Patrimonial
Es el órgano de la entidad pública encargado de coordinar y realizar el
planeamiento del registro, administración, dependencia y control de los
bienes de propiedad estatal sobre los que la entidad pública ejercita algún
derecho real.
Arts 9° y 10° .- Conformación e integrantes del Comité de Gestión
Patrimonial.
Se conformará con funcionarios y personal de las Oficinas de Control
Patrimonial existentes en las entidades públicas o de la oficina que cumpla
sus funciones. Se nombrará mediante Resolución del Titular de la entidad
pública, a sus integrantes, con un mínimo de dos miembros, designando al
Presidente del mismo. En un plazo máximo de 10 días a partir de la
expedición de la Resolución mencionada, la entidad estatal deberá remitir
copia de la misma a la Superintendencia de Bienes Nacionales.

16
Decreto Supremo N° 154-2001-EF Reglamento General de
Procedimientos Administrativos de los Bienes de Propiedad Estatal
Art 122°.- El Comité de Altas, Bajas y Enajenaciones.
Es el órgano responsable de evaluar las solicitudes de altas y bajas de los
bienes de las entidades públicas y organizar los actos de disposición de los
bienes muebles de su entidad. Sus integrantes son nombrados por la Alta
Dirección de la entidad.
Art 123°.- Conformación del Comité de Altas, Bajas y Enajenaciones
Esta conformado, como mínimo, por un representante de cada una de las
siguientes áreas:
a)Administración
b) Contabilidad
c) Asesoría Legal

17
.
Art 123°.- Conformación del Comité de Altas, Bajas y Enajenaciones
De no existir alguna de estas áreas la Alta Dirección nombrará el
representante necesario para completar el mínimo, de una de las áreas
existentes.
Art 129°.- La Baja
Es el procedimiento consistente en la extracción física y contable de bienes
muebles del patrimonio de las entidades públicas. Se autoriza mediante
Resolución administrativa con indicación expresa de las causales que la
originaron.
Art 134°.- El Alta
Es el procedimiento consistente en la incorporación física y contable de
bienes muebles al patrimonio de las entidades públicas, dentro de los 30
días de recepcionados por la entidad.

18
Art 136°.- Causales para el Alta
Procede por las siguientes causales:
a) Saneamiento de bienes muebles
b) Permuta
c) Donación
d) Reposición
e) Fabricación, elaboración o manufactura de bienes muebles
f) Reproducción de semovientes
g) Cualquier otra causal, previa opinión favorable de la Superintendencia de
Bienes Nacionales

19
Decreto Supremo
N° 107-2003-EF
Directiva
N° 004-2002/SBN
Decreto
Supremo
N° 107-
2003-EF
Directiva
N° 004-
2002-
SBN

20
• RESOLUCIÓN DE CONTRALORÍA Nº 072-98-CG.
• RESOLUCIÓN DE CONTRALORÍA Nº 123-00-CG.
(MODIFICATORIAS).
• RESOLUCIÓN DE CONTRALORÍA Nº 155-2005,
del 30.MAR.05.
(MODIFICATORIAS).
NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO
PARA EL SECTOR PÚBLICO

21
(Derogado por la Resolución de Contraloría Nº 320-
2006-CG del 30.OCT.06, Publicado EL 03.NOV.06).
“Dejar sin efecto la Resolución de Contraloría Nº
072-98-CG, que aprobó las Normas Técnicas de
Control Interno para el Sector Público, sus
modificatorias”.

22
Las Normas de Control
Interno para el Sector
Público son guías
generales dictadas por
la Contraloría General
de la República, con el
objeto de promover una
sana administración de
los recursos públicos en las entidades en el marco
de una adecuada estructura del control interno. Estas
normas establecen las pautas básicas y guían el
accionar de las entidades del sector público hacia la
búsqueda de la efectividad, eficiencia y economía en
las operaciones.
DEFINICIÓN
LAS NORMAS
DE CONTROL,
FRENAN LA
CORRUPCIÓN.

23
300 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL
ÁREA DE ABASTECIMIENTO Y
ACTIVOS FIJOS
300-01 Criterio de economía en la compra de bienes y
contratación de servicios.
300-02 Unidad de almacén.
300-03 Toma de inventario físico.
300-04 Baja de bienes de activo fijo.
300-05 Mantenimiento de bienes de activo fijo.
300-06 Acceso, uso y custodia de bienes.
300-07 Control sobre vehículos oficiales del Estado.
300-08 Protección de bienes de activo fijo.

24
300-01 CRITERIO DE ECONOMÍA EN LA COMPRA
DE BIENES Y CONTRATACION DE SERVICIOS
En toda transacción de bienes o
servicios, así como en las demás
actividades de gestión, deberá
tenerse presente, el criterio de
economía.

25
Todos los bienes que adquiere la entidad
deben ingresar físicamente a través de la
Unidad de Almacén, antes de ser utilizados.
300-02 UNIDAD DE ALMACEN
Esta mercadería
que he recibido,
ingresará al
Almacén

26
Cada entidad debe practicar anualmente
inventarios físicos de los activos fijos, con
el objeto de verificar su existencia física y
estado de conservación.
300-03 TOMA DE INVENTARIO FÍSICO

27
300-04 BAJA DE BIENES DE ACTIVOS
Los bienes de activo fijo que por diversas
causas, han perdido utilidad para la
entidad, deben ser dados de baja
oportunamente.
BIENESDEBAJA

28
300-05 MANTENIMIENTO DE BIENES
DE ACTIVO FIJO.
La administración de la entidad debe
preocuparse en forma constante por el
mantenimiento preventivo de los bienes de
activo fijo, a fin de conservar su estado
óptimo de funcionamiento y prolongar su
periodo de vida útil.

29
300-06 ACCESO, USO Y CUSTODIA DE
LOS BIENES.
Solamente el personal autorizado debe
tener acceso a los bienes de la entidad, el
que debe asumir responsabilidad por su
buen uso, conservación, y custodia, de ser
el caso.

30
300-07 CONTROL SOBRE VEHÍCULOS
OFICIALES DEL ESTADO
Debe cautelarse que los vehículos de
propiedad de la entidad, sean utilizados
exclusivamente en actividades oficiales,
salvo autorización expresa del titular.

31
300-08 PROTECCIÓN DE BIENES DE
ACTIVO FIJO.
Deben establecerse procedimientos para
detectar, prevenir, evitar, y extinguir las
causas que pueden ocasionar daños o
pérdidas de bienes públicos.
¡ SEGURIDAD !

32
NORMAS GENERALES DEL
SISTEMA DE ABASTECIMIENTO
RESOLUCIÓN JEFATURAL Nº 118-80-INAP/DN
Aprueba las siguientes Normas Generales del Sistema de
Abastecimiento, las mismas que forman parte de la
presente Resolución:
SA.01 Aplicación de criterios de eficiencia y eficacia.
SA.02 Integridad de Administración del Abastecimiento.
SA.03 Actualización y utilización de información para el
Abastecimiento.
SA.04 Unidad de Adquisiciones de bienes y servicios.
SA.05 Unidad en el Ingreso Físico y custodia temporal de
bienes.
SA.06 Austeridad del Abastecimiento.
SA.07 Verificación del estado y utilización de bienes
servicios.

33
SA.01 APLICACIÓN DE CRITERIOS DE EFICIENCIA
Y EFICACIA.
En toda previsión, solicitud, obtención, suministro o
administración de bienes y/o servicios, se precisarán y
aplicarán criterios de calidad, cantidad, oportunidad, lugar
y costo: este último cuando sea pertinente.
(Derogada por el D. S. Nº 039-98-PCM. - Reglamento de la
Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado - Ley
Nº 26850).

34
SA.02 INTEGRIDAD DE ADMINISTRACIÓN DEL
ABASTECIMIENTO.
El planeamiento, organización, dirección y control de
Abastecimiento abarcará tanto a los bienes como a los
servicios; y se ejecuta a través de los procesos técnicos.
Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado – Ley
Nº 26850).

35
Los encargados y los usuarios de la función de
abastecimiento son responsables de actualizar y emplear
permanentemente la información necesaria para orientar
la aplicación de los procesos técnicos.
Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado – Ley
Nº 26850).
SA.03 ACTUALIZACIÓN Y UTILIZACIÓN DE
INFORMACIÓN PARA EL ABASTECIMIENTO.

36
Toda adquisición de bienes y/o servicios será realizada
por la Oficina de Abastecimiento. Cuando para casos
específicos temporalmente se encargue a un órgano
diferente, lo hará aplicando normas que emita el de
Abastecimiento.
Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado - Ley
Nº 26850).
SA.04 UNIDAD EN LAS ADQUISICIONES DE BIENES
Y SERVICIOS.

37
Toda adquisición de bienes y/o servicios será realizada
por la Oficina de Abastecimiento. Cuando para casos
específicos temporalmente se encargue a un órgano
diferente, lo hará aplicando normas que emita el de
Abastecimiento.
SA.05 UNIDAD EN EL INGRESO FÍSICO Y
CUSTODIA
TEMPORAL DE BIENES.

38
En toda previsión, solicitud, obtención, suministro,
utilización y/o administración de bienes y servicios, se
aplicarán los criterios e instrumentos pertinentes de
austeridad que establezca la entidad a propuestas del
órgano de Abastecimiento.
SA.06 AUSTERIDAD DEL ABASTECIMIENTO.

39
Las entidades públicas formularán y aplicarán normas
para verificar la existencia, estado y condiciones de
utilización de los bienes y/o servicios de que dispone la
entidad.
SA.07 VERIFICACIÓN DEL ESTADO Y UTILIZACIÓN
DE BIENES Y SERVICIOS.

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