Este documento establece los requisitos para la elaboración de sobres comerciales en Colombia. Define términos como sobre, destinatario, remitente y clasifica los sobres de acuerdo a su aplicación y destino. Además, especifica los requisitos para la distribución de datos en el sobre como las zonas, partes, datos del remitente y destinatario.

1. NORMA TÉCNICA NTC
COLOMBIANA 3369
1997-05-28
DOCUMENTACIÓN.
ELABORACIÓN DE SOBRES COMERCIALES
E: DOCUMENTATION. ADDRESSING A BUSINESS ENVELOPE.
CORRESPONDENCIA:
DESCRIPTORES: documento; sobre; documentos de
oficina.
I.C.S.: 01: 140: 30
Editada por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC)
Apartado 14237 Bogotá, D.C. - Tel. 6078888 - Fax 2221435
Prohibida su reproducción Primera actualización

2. PRÓLOGO
El Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación, ICONTEC, es el organismo nacional
de normalización, según el Decreto 2269 de 1993.
ICONTEC es una entidad de carácter privado, sin ánimo de lucro, cuya Misión es fundamental
para brindar soporte y desarrollo al productor y protección al consumidor. Colabora con el sector
gubernamental y apoya al sector privado del país, para lograr ventajas competitivas en los
mercados interno y externo.
La representación de todos los sectores involucrados en el proceso de Normalización Técnica
está garantizada por los Comités Técnicos y el período de Consulta Pública, este último
caracterizado por la participación del público en general.
La NTC 3369 (Primera actualización) fue ratificada por el Consejo Directivo el 97-05-28.
Esta norma está sujeta a ser actualizada permanentemente con el objeto de que responda en
todo momento a las necesidades y exigencias actuales.
A continuación se relacionan las empresas que colaboraron en el estudio de esta norma a través
de su participación en el Comité Técnico 000010 Elaboración de documentos.
CADES
COLEGIO MAYOR DE ANTIOQUIA SENA REGIONAL ANTIOQUIA - CHOCÓ
ICONTEC SENA REGIONAL RISARALDA
SENA DIRECCIÓN GENERAL SENA REGIONAL VALLE DEL CAUCA
ICONTEC cuenta con un Centro de Información que pone a disposición de los interesados
normas internacionales, regionales y nacionales.
DIRECCIÓN DE NORMALIZACIÓN
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3. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 3369 (Primera actualización)
DOCUMENTACIÓN.
ELABORACIÓN DE SOBRES COMERCIALES
1. OBJETO
Esta norma establece los requisitos para la elaboración de sobres comerciales.
2. DEFINICIONES Y CLASIFICACIÓN
2.1 DEFINICIONES
Para efectos de esta norma se establecen las siguientes:
2.1.1 Sobre: cubierta que guarda y protege un documento, para su entrega o envío.
2.1.2 Destinatario: persona a quien va dirigido el contenido del sobre.
2.1.3 Espacio: distancia horizontal de escritura.
2.1.4 Etiqueta: rótulo que se adhiere al sobre.
2.1.5 Interlínea: distancia vertical entre dos renglones. Por extensión se le denomina renglón.
2.1.6 Logotipo: símbolo que identifica a una empresa.
2.1.7 Membrete: inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una persona
natural o jurídica.
2.1.8 Modelo: esquema de distribución de zonas que le permite a la empresa la diagramación
de su papelería.
2.1.9 Razón social: nombre que identifica a una empresa o a una institución.
2.1.10 Remitente: persona natural o jurídica que envía el contenido del sobre.
2.1.11 Renglón: serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.
2.1.12 Tercio: cada una de las tres partes en que se visualiza el sobre, de izquierda a derecha.
2.1.13 Zona: espacio predeterminado para la ubicación de un conjunto de datos impresos o
escritos.
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2.2 CLASIFICACIÓN
2.2.1 De acuerdo con su aplicación comercial, se clasifican en:
Sobre oficio (con ventanilla o sin ventanilla)
Sobre para tarjeta
Sobre de manila
2.2.2 De acuerdo con su destino los sobres se clasifican en:
Local
Nacional
Internacional
2.2.3 Modelos
2.2.3.1 Modelo 1. Para efectos de diagramación tiene tres zonas. En la zonas 1 y 2 se imprimen
los datos del remitente. La zona 3 se deja libre para uso de la oficina de correo. (Véase la
Figura 1).
2.2.3.2 Modelo 2. Tiene dos zonas. En la zona 1 se imprimen los datos del remitente y la zona 3
se deja libre para uso de la oficina de correo. (Véase la Figura 2). Si se emplea este modelo, se
deben incluir en la zona 1 todos los datos necesarios para la identificación del remitente.
3. REQUISITOS
3.1 ZONAS
3.1.1 Zona 1
Espacio destinado para la ubicación de la razón social sigla o acrónimo, logotipo en caso de
tenerlo y NIT (opcional). Ocupa los dos primeros tercios, desde el borde izquierdo del sobre y
entre 3 cm y 4 cm verticales desde el borde superior. (Véase la Figura 1).
3.1.2 Zona 2
Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, fax, teléfono, télex, NIT (opcional)
dirección electrónica (E-mail) y otras menciones obligatorias en virtud de disposiciones legales,
ciudad y país. Ocupa entre 1,5 cm y 2 cm desde el borde inferior del sobre y horizontalmente
puede abarcar todo el ancho. (Véase la Figura 1).
3.1.3 Zona 3
Espacio superior derecho que se deja libre para uso del correo. (Véase la Figura 1).
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3.2 DISTRIBUCIÓN DE LOS DATOS EN EL SOBRE
3.2.1 Partes
Para su distribución el sobre se visualiza en tercios (véase la Figura 3) y se distribuyen de la
siguiente manera:
3.2.1.1 El tercio izquierdo se emplea para anotaciones tales como: CONFIDENCIAL,
PERSONAL, CONTIENE DISQUETE, CONTIENE VIDEOCINTA, CONTIENE CINTA
MAGNÉTICA, CONTIENE MUESTRAS, entre otras, las cuales se ubican centradas en la parte
inferior del tercio.
3.2.1.2 El tercio central se utiliza para ubicar los datos del destinatario.
3.2.1.3 El tercio derecho, es para uso exclusivo de la oficina correo.
3.2.2 Datos del remitente
Se distribuyen según el modelo seleccionado y constan de: razón social , sigla, o acrónimo,
logotipo en caso de tenerlo, dirección, apartado, fax, teléfono, télex, NIT (opcional) y otras
menciones obligatorias en virtud de disposiciones legales, ciudad, país y dirección electrónica
(E-mail).
3.2.3 Datos del destinatario
Los datos del destinatario se ubican centrados en el segundo tercio sin sobrepasarlo y de
acuerdo con el tamaño del sobre, su distribución debe ser armónica. Se dirige en forma
personalizada; si es imposible obtener el nombre, se envía al cargo del directivo responsable.
Estos datos se escriben a interlineación sencilla y pueden ocupar hasta ocho renglones, (véase
la Figura 4), de la siguiente forma:
3.2.3.1 Tratamiento o título académico, con mayúscula inicial.
EJEMPLOS.
Señor
Señora
Doctor
Doctora
Licenciado
Ingeniero
Ingeniera
Economista
Cancillera
3.2.3.2 Nombre. Se ubica en la segunda línea, en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial;
de preferencia se escriben los dos apellidos. No se utiliza negrilla.
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EJEMPLOS.
Señor
LUIS CASTAÑEDA LONDOÑO
Señor
Juan Sebastián Rincón Páez
3.2.3.3 Cargo. Se escribe con mayúscula inicial.
EJEMPLO.
Gerente General
Los nombres de cargos demasiado extensos, pueden repartirse en dos líneas para guardar
armonía con los datos restantes. No se efectúa separación silábica.
EJEMPLO.
Economista
LAURA OBREGÓN LÓPEZ
Directora de Servicios
Administrativos y de Seguridad
3.2.3.4 Empresa. Se anota en la línea siguiente al cargo, con la denominación más ampliamente
conocida, es decir, razón social, sigla o acrónimo.
En caso de nombre completo, la escritura se efectúa con mayúscula inicial y respetando las
denominaciones Ltda., S. A. y otras que pueda contener la razón social.
Las siglas compuestas por la letra inicial de cada palabra de la razón social se escriben en
mayúscula sostenida. Con punto o no, según lo haya registrado la institución.
EJEMPLO.
A. J. P. (Alberto Jiménez Pino)
BCH (Banco Central Hipotecario)
Los acrónimos conformados por varias letras extractadas del nombre completo de la razón social
se escriben con mayúscula inicial. Si se desean destacar, pueden digitarse en mayúscula
sostenida.
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7. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 3369 (Primera actualización)
EJEMPLOS.
SENA o Sena (Servicio Nacional de Aprendizaje)
ICONTEC o Icontec (Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación)
CADES o Cades (Centro Administrativo del Secretariado Colombiano)
3.2.3.5 Dirección o apartado. Se utiliza una de las dos.
La dirección consta de una de las siguientes palabras: calle, carrera, avenida, transversal,
diagonal o circunvalar entre otras, sin abreviar y con su respectivo número; a continuación el
número de la puerta. Se dejan dos espacios a máquina o tres en computador entre el número de
la calle y el de la puerta o se emplea opcionalmente la abreviatura de número (No.). Se prescinde
del signo número (#).
Los primeros dígitos de la placa de la puerta corresponden a la calle, carrera y demás; los
siguientes se refieren a la distancia en metros de la esquina a la puerta. Estos últimos se unen
con guión (-).
EJEMPLO.
Señora
Paola Tamayo Palacio
Jefa de Programa
Comercio y Servicios
Informática Ltda.
Carrera 30 50-20
En la línea de dirección, cuando sea necesario, se especifican claramente números o letras de
oficina, piso, interior, bloque, local, entre otros.
Si hay letras dentro de la nomenclatura, éstas se escriben en mayúscula, unidas al número,
puesto que forman un solo componente.
EJEMPLO.
Calle 50A 40S-25
Si la nomenclatura incluye Norte, Sur, Este, Oeste, Bis o nombres, es indispensable escribirla en
forma completa.
EJEMPLOS.
- Calle 12 1-17 Este,. Bloque C, 0ficina 505
- Carrera 26L D75-48
- Manzana 23 Casa 1
Urbanización Villa del Prado
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8. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 3369 (Primera actualización)
- Carrera 46 A No. 43 Sur-30
Bloque 17, Apartamento 1308
Nota. Para asegurar la entrega del sobre, la dirección debe escribirse clara y completa de acuerdo con la nomenclatura
de cada ciudad, preferiblemente separados con coma ( , )
El apartado se anota como un solo número. En este caso no se escribe la dirección. (Véase la
Figura 4).
EJEMPLO.
Ingeniero
José Miguel Cantillo Valencia
Jefe de Proyectos
Construcciones Ltda.
Apartado 50943
3.2.3.6 Destino. Puede ser local, nacional o internacional.
Local. Cuando el destino es la misma ciudad de origen, se escribe el nombre de la ciudad, de
preferencia en mayúscula sostenida.
EJEMPLO.
Licenciado
GUILLERMO GARCÍA SÁNCHEZ
Director de Talento Humano
Universidad de Desarrollo Tecnológico
Calle 57 No. 43-19
PEREIRA
Nacional. Cuando el destino es una ciudad diferente, pero dentro del mismo país, los nombres de
la ciudad y del departamento se escriben separados por coma (,) y de preferencia, en mayúscula
sostenida. (Véase la Figura 5).
EJEMPLOS.
Doctor
FABIO ARIAS CAMPOS
Gerente General
Asesorías Financieras S. A.
Diagonal 44 A 41-74
SINCELEJO, SUCRE
Señora
Agustina Palomino Trejos
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9. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 3369 (Primera actualización)
Presidenta
Junta Acción Comunal
Vereda Altagracia
La Virginia, Risaralda
Nota. La capital de Colombia siempre se identifica como Santafé de Bogotá D. C.
Internacional. Se tiene en cuenta:
La escritura de los datos, en el idioma oficial del país de destino o en inglés, a interlineación
sencilla.
El nombre del destinatario, en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial.
En la dirección se respetan la nomenclatura y los términos del país de destino tales como casilla,
cajón, P.O. Box, Postfach, entre otros.
El país de destino, se anota en el mismo renglón de la ciudad o en el siguiente, dependiendo de
la extensión de los datos, de preferencia, en mayúscula sostenida y en español para asegurar el
despacho.
EJEMPLO.
Mr. Ralph Geere
General Manager
IBM International
22 Marion Ave. Hartsdale
New York 10530
ESTADOS UNIDOS DE AMÉRICA
Señora
Erika Neuwald
Obteilungsleister
VOLKSWAGEN
6450 Manau
Grinap St 3 0618
FRANKFURT, ALEMANIA
Nota. Para los sobres con ventanilla se deben seguir las indicaciones de la NTC 3393.
3.3 ASPECTOS GENERALES
3.3.1 Se recomienda que el sobre oficio coincida en color, calidad y diseño con la papelería.
3.3.2 Se recomienda que los sobres de manila lleven impreso el membrete.
3.3.3 Para el diseño de sobres grandes, se deben respetar las zonas, con la posibilidad de
aumentar sus medidas horizontales y verticales, en armonía con el tamaño.
3.3.4 El tamaño del sobre, para envío de anexos, debe permitir guardarlos sin dobleces.
3.3.5 Para una mejor distribución en los sobres de manila, a partir del tamaño carta, se
recomienda escribir los datos del destinatario en mayúscula sostenida, a interlineación de uno y
medio.
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10. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 3369 (Primera actualización)
3.3.6 La impresión o escritura de los datos tanto del remitente como del destinatario, en sobres
de manila, puede hacerse en sentido vertical u horizontal. En este último caso se deja la solapa
hacia el lado derecho. (Véase la Figura 6).
3.3.7 En las empresas que manejan el correo centralizado se recomienda escribir en el sobre,
el nombre o código de la dependencia remitente, debajo de los datos de la zona 1.
3.3.8 Cuando se utilizan servicios especiales de correo, se escribe el número telefónico del
destinatario en el renglón anterior a la ciudad y el del remitente debajo de los datos de la zona 1.
EJEMPLO.
Doctora
Johana Mosquera
Gerenta General
Solicitudes Ltda.
Avenida Caracas 18-53
Teléfono 253 21 38
Santafé de Bogotá
3.3.9 Al utilizar etiqueta, ésta se adhiere centrada en el segundo tercio del sobre y se
recomienda que tenga el tamaño apropiado para escribir los datos completos del destinatario. Si
la extensión de las líneas sobrepasa el tamaño de rótulo, los datos se pueden agrupar.
EJEMPLO.
Señor Felipe Solórzano M.
Gerente Inversiones Ltda.
Calle 29 49-21 Oficina 305
Barrancabermeja, Santander
3.3.10 La solapa del sobre se sella por completo, cuidando que el pegante no se adhiera al
documento que contiene. El sobre no debe cerrarse con grapas, ni elemento metálico alguno.
4. APÉNDICE
NORMAS QUE SE DEBEN CONSULTAR
NTC 3393: 1996, Documentación. Elaboración de cartas comerciales.
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11. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 3369 (Primera actualización)
Figura 1. Distribución de zonas, en sobre oficio. Modelo 1.
Figura 2. Distribución de zonas, en sobre oficio. Modelo 2.
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12. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 3369 (Primera actualización)
Figura 3. Esquema de distribución de los datos del destinatario en sobre oficio
Figura 4. Esquema de indicaciones para el destinatario en sobre oficio
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13. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 3369 (Primera actualización)
Figura 5. Esquema sobre completo tamaño oficio
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14. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 3369 (Primera actualización)
Figura 6. Ejemplo. Sentido de escritura en el sobre de manila
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