El documento resume la Norma GTC 185, la cual establece lineamientos para la organización y presentación de diferentes tipos de documentos escritos comúnmente utilizados en entornos laborales. Describe las partes, características y ejemplos de cartas, memorandos, circulares, actas, informes, certificados, hojas de vida corporativas y mensajes electrónicos. El objetivo es proyectar una imagen corporativa adecuada a través de documentos bien estructurados y presentados.

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INFORME
“NORMA GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA 185”
ANGIE TATIANA SALAMANCA LONDOÑO
ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
FORMACIÓN VIRTUAL
2018

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INFORME
“NORMA GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA 185”
ANGIE TATIANA SALAMANCA LONDOÑO
Organizar archivos de gestión, de acuerdo con la normatividad vigente y
políticas institucionales
MAURICIO ZAPATA CORREA
INSTRUCTOR
ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
FORMACIÓN VIRTUAL
2018

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CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN…………………………………………………………………....4
2. NORMA GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA 185…………………………………..5
2.1. CARTAS………………………………………………………………………....6
2.2. MEMORANDOS………………………………………………………………..9
2.3. CIRCULAR……………………………………………………………………...11
2.4. ACTAS…………………………………………………………………………...13
2.5. INFORME………………………………………………………………………..15
2.6. CERTIFICADO………………………………………………………………….17
2.7. HOJA DE VIDA CORPORATIVA…………………………………………...19
2.8. MENSAJES ELECTRÓNICOS……………………………………………….21
3. OBJETIVO…………………………………………………………………………...28
4. GLOSARIO…………………………………………………………………………..29
5. CONCLUSIONES………………………………………………………….………..30
6. BIBLIOGRAFÍA..…………………………………………………………………....31

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1. INTRODUCCIÓN
En el informe aquí presente tiene como propósito mostrar la NORMA GTC 185
para la gestión de documentos en la presentación de trabajos escritos, en esta se
establecen los lineamientos para la organización de documentos, basados en
normas ICONTEC; la cual contiene diferentes útiles que nos sirven como soportes
para dar una mejor presentación y formalidad.

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2. NORMA GUÍA TÉCNICA 185
Este documento se planea como una guía, la cual se acomoda a cualquier
necesidad o ambiente. Esta norma editada por el Instituto Colombiano de Normas
Técnicas y certificación (ICONTEC), fue certificada por el consejo directivo de
2009-09-30, el objetivo es presentar recomendaciones para elaborar los diferentes
tipos de documentos generados en las organizaciones, con el propósito de
proyectar una adecuada imagen.
La guía técnica 185 sirve para la realización de:
 Cartas
 Memorandos
 Circulares
 Actas
 Informes
 Certificados y constancias
 Hoja de vida corporativa
 Mensajes electrónicos

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2.1 CARTAS
Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre entidades y personas
naturales: igualmente entre entidades y empleados. En algunas organizaciones se
denomina oficio.
Existen tres tipos entre las cuales se recalcan:
- ORGANIZACIONALES: Se producen en el desarrollo de las actividades de
la organización.
- OFICIALES: Se producen en las oficinas públicas e instituciones del
estado.
- PERSONALES: Se originan entre quienes se conocen.
Partes de la carta:
- Código
- Lugar y fecha de elaboración
- Datos del destinatario
- Asunto
- Saludo
- Texto
- Despedida
- Remitente a cargo
- Anexos
- Copia
- Redactor
- Transcriptor

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Características de redacción y presentación:
- Tratar un solo tema por comunicación
- Redactar en forma clara, precisa y concreta
- Usar un vocabulario respetuoso y cortés
- Redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de usted en
singular o plural
- Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo

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EJEMPLO.

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2.2 MEMORANDO
Es una comunicación escrita de carácter interno de una entidad, que se maneja
para pasar información, orientaciones y modelos de las dependencias locales,
regionales, nacionales e internacionales.
El memorando se maneja para:
- Hacer llamado de atención.
- Hacer requerimientos.
- Regular o aclarar una situación.
- Informar sobre un hecho en forma rápida.
- Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto.
- Impugnar o corregir una situación.
Partes del memorando:
 Encabezado
 Denominación del documento
 Código
 Fecha y lugar de elaboración
 Destinatario y remitente
 Asunto
 Texto
 Despedida
 Remitente y firma responsable

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Características de redacción y presentación:
- Utilizar los tamaños normalizados en los manuales de cada entidad
- Distribuir el texto de acuerdo con su extensión
- Tratar preferiblemente un solo tema por memorando
EJEMPLO.

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2.3 CIRCULAR
Comunicación escrita de interés común, con el mismo contenido, dirigida a un
grupo concreto de personas tanto internas como externas.
- INTERNA: Se maneja para informar disposiciones, normas lineamientos y
políticas.
- EXTERNA: Se maneja para dar a conocer reglas de negocio, nuevos
productos o servicios, etc.
Partes de una circular:
 Denominación del documento
 Código
 Fecha y lugar de origen
 Grupo destinatario
 Asunto
 Saludo
 Texto
 Despedida
 Remitente y firma responsable
Características de redacción y presentación:
- Tratar un solo tema
- Iniciar y finalizar el texto con una frase de cortesía
- Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa

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EJEMPLO.

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2.4 ACTAS
Se designa acta al documento que durante una reunión es escrito por una persona
presente en la misma, y a través de la cual se registran a que sus temas que han
sido presentados y conclusiones o acuerdos que han resultado de dicha reunión.
Partes de un acta:
- Título y carácter de la reunión
- Denominación documento y número
- Lugar y fecha de la reunión
- Hora
- Lugar
- Asistentes
- Invitados
- Ausentes
- Orden del día
- Desarrollo
- Compromisos
- Convocatoria
- Firma, nombre y cargo.
Características de redacción y presentación:
- Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne.
- En la elaboración se debe expresar lo tratado en una reunión o situación
específica.
- La presentación de originales y copias debe ser impecable.
Clases de actas:

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 Actas de comité
 Actas del consejo municipal
 Actas de consejos
 Actas de junta directiva
 Actas de asamblea
 Actas de reuniones administrativas
 Actas de levantamiento de cadáveres
 Actas de baja de inventarios
 Actas de eliminación de documentos
 Entre otras
Las actas se deben utilizar como registro de todo los hechos y acuerdos de una
reunión o contexto específica.
EJEMPLO.

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2.5 INFORME
Es un documento escrito en prosa informativa con el propósito de comunicar
información del nivel más alto en una organización.
Los informes pueden ser:
- Resumen ejecutivo, que tiene de una a tres páginas.
- Informe corto, que consta de una a 10 páginas.
- Informe extenso, de 11 páginas en adelante.
El informe debe utilizarse de acuerdo a unos objetivos como aclarar una situación,
informar sobre un hecho, tramitar, reiterar una información, corregir una situación y
presentar detalles de acuerdo a la situación.
Partes de un informe:
- Encabezamiento
- Razón social
- Dependencia
- Código
- Título
- Lugar de origen y fecha de elaboración
- Autoría del resumen ejecutivo
- Objetivo
- Temas o numerales
- Páginas subsiguientes
- Conclusiones
- Nombres, cargo y firmas
- Rúbrica
- Líneas especiales y otros elementos esenciales

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Características de la redacción y la presentación:
- Tratar un solo contenido por informe
- Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa
- Usar tratamientos respeteuso y cortés
- Redactar en forma impersonal (se proyecta, se estudió)
EJEMPLO.

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2.6 CERTIFICADO Y CONSTANCIA
CERTIFICADO: Documento de carácter probatorio, público o privado. Que
asegura la veracidad y legalidad de un acto solemne (formalidades necesarias
para la validez de un acto judicial, ceremonia, juramento o norma).
CONSTANCIA: Una constancia es un documento de carácter probatorio, que no
requiere solemnidad, puede ser personal.
La constancia y certificación tienen como objetivo fundamental para dar a conocer
información de carácter personal.
Se debe tener en cuenta lo siguiente:
 Redactar en forma clara y precisa
 Usar un vocabulario impersonal
 Utilizar los formatos establecidos en cada entidad
 Facilitar la información en forma personalizada
 Consignar siempre en original
Partes:
 Código
 Lugar y fecha de elaboración
 Cargo
 Identificación
 Texto
 Firmas responsables y remitentes

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EJEMPLO DE CERTIFICADO.
EJEMPLO DE CONSTANCIA.

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2.7 HOJA CORPORATIVA
Es la relación de datos personales, la información académica y experiencias y
aptitudes de una persona, que registra y conserva la organización a la cual se
encuentra enlazada laboralmente. Se recomienda que en cada entidad se
establezcan los datos que se consideren necesarios, de acuerdo con las
características de su perfil y elaboración.
Partes de la hoja corporativa:
 Identificación del documento
 Nombre
 Datos básicos
 Información laboral
 Información académica
 Experiencia laboral
 Investigaciones, publicaciones y distinciones o premios.

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EJEMPLO DE HOJA CORPORATIVA.

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2.8 MENSAJES ELECTRÓNICOS
Es un sistema que permite intercambiar información con uno o más usuarios de
cualquier lugar del mundo a través del internet. Se pueden enviar, cartas
memorandos, circulares y cualquier otro tipo de documento.
Partes:
 Encabezamiento
 Cuerpo del texto
 Recomendaciones
Se recomienda no tener formatos, sino utilizar los compatibles con internet, porque
se debe tener en cuenta que no todos los usuarios de internet utilizan un mismo
programa de correo electrónico ni su mismo sistema operativo.
EJEMPLO DE MENSAJE ELECTRÓNICO.

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3. OBJETIVOS
Este informe presenta acomodos para elaborar los diferentes tipos de documentos
creados, con el propósito de proyectar una adecuada imagen corporativa. Tiene
en cuenta los aspectos generales de la comunicación y presenta un orden para las
partes de cada tipo de trabajo escrito (certificados, constancias, memorandos,
cartas, actas, etc.), con base en el estilo y la presentación.
Esta guía se dirige especialmente a empresarios, directivos, instructores,
asistentes administrativos, secretarios y todos aquellos personajes que se
encuentren envueltos en la creación de nuevos documentos.

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4. GLOSARIO
ABREVIATURA: Procedimiento que se utiliza para representar palabras.
ACTA: Documento escrito que contiene lo sucedido tratado y acordado en una
reunión o situación específica.
ANEXO: Documento que se adjunta a la comunicación, sirve para complementar y
aclarar.
ASUNTOS: Síntesis del contenido de la comunicación.
BIBLIOGRÁFICA: Es el estudio de referencia de los textos.
CARTA: Escrito que una persona dirige a otra para darle una comunicación.
CERTIFICADO: Documento de carácter probatorio, que asegura la veracidad y
legalidad de un acto solmene.
CIRCULAR: Comunicación escrita de interés común, dirigida a un grupo
específico.
CÓDIGO: Conjunto de normas y reglas cobre cualquier materia.

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5. CONCLUSIONES
- Con base a este a este trabajo se pueden conocer los diferentes tipos de
trabajos escritos que hay y que tipo de norma se debe aplicar ya sea la
GTC 185.
- Se puede aplicar a los trabajos nombrados en este informe como lo son
tesis, ensayos, trabajos de investigación, entre otros (NTC 1486) o cartas,
memorandos, certificados, informes, hojas de vida corporativa, entre otros
(GTC 185).
- Podemos adquirir más conocimiento y utilizarlo como guía para la buena
estructuración de trabajos que se nos pida.

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6. BIBLIOGRAFÍA
- http://normasgtc185.blogspot.com.co/
- http://www.ejemplode.com/69-leyes/2958-ejemplo_de_acta.html
- https://es.slideshare.net/dcsofiavalencia/diapositivas-gtc-185
- Material de apoyo guía 1, GTC 185, SENA.