Este documento presenta una guía de aprendizaje para el programa técnico de asistencia administrativa. Incluye los resultados de aprendizaje, conocimientos necesarios, y una actividad para identificar los diferentes tipos de documentos producidos por una pequeña o mediana empresa, explicando sus partes, estilos y usos. También define varios tipos comunes de documentos organizacionales como cartas, memorandos, circulares e informes, y sus características de redacción.

1. GFPI-F-019V03
ACTIVIDAD DE CONTEXTUALIZACIÓN E IDENTIFICACIÓN DE CONOCIMIENTOS NECESARIOS
PARA EL APRENDIZAJE
ACTIVIDAD DE CONTEXTUALIZACIÓN 3.3.1
1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE
Competencia 210601024: Elaborar documentos de acuerdo con normas técnicas.
Instructora: Ana Cecilia Marrugo Pérez
Denominación del Programa de Formación: Técnico Asistencia Administrativa
Código del Programa de Formación: 122121 V3
Nombre del Proyecto: Suministrar apoyo a los procedimientos en las unidades
administrativas de MiPymes.
Fase del Proyecto: Planeación
Actividad de Proyecto: Establecer las actividades y tareas procedimentales de cada una de las
áreas de la empresa, su importancia, ejecución y actividades propias de cada una de ellas,
documentadas mediante informe
Resultados de Aprendizaje
✓ 21060102401 Reconocer el documento de acuerdo con el asunto, la norma técnica y tipo de texto.
✓ 21060102402 Proyectar la redacción de los documentos empresariales y de textos de acuerdo con el
asunto, la norma técnica gramatical, tipo de texto y la política organizacional.
RAP CONOCIMIENTO DE PROCESO CONOCIMIENTO DEL SABER
21060102401 Identificar el Documento y Clases.
Identificar El Concepto De
Documentos Empresariales.
Identificar El Tipo De Texto.
Documento: - concepto y clases: empresariales,
comerciales, administrativos, contables. - norma técnica
en la producción de documentos organizacionales. -
concepto de: carta, memorando, circular y correo
electrónico - tipos de textos. Narrativo, explicativo,
informativo, argumentativo, descriptivo
21060102402 Interpretar las normas técnicas,
gramaticales, ortográficas para la
elaboración y presentación de
documentos. - interpretar la
estructura, cualidades clases y
tipos de párrafos. - reconocer las
técnicas de redacción en la
elaboración de documentos. -
interpretar los diferentes tipos de
documentos empresariales y de
textos.
- Soportes documentales, concepto y tipos.
- gramática - concepto, - categorías - estructura: - acento.
Reglas - sintaxis. Orden y relación de las palabras en la
oración - la oración. Clases de oraciones: oración lógica,
oración gramatical - conectores lógicos. Uso - signos de
puntuación: concepto, signos y finalidad. - ortografía.
Reglas ortográficas. - el párrafo. Concepto - estructura -
característica y cualidades - clases y tipos
Redacción. - concepto - tipos - técnicas -
Objetivo: Identificar las partes, estilos y usos de los documentos empresariales que producen las
funciones administrativas de las diferentes áreas de una mipyme , teniendo en cuenta el
protocolo de la empresa y la normatividad legal vigente.
Descripción de la actividad:
1. Conformar equipos de cinco aprendices.
2. Elaborar un folleto donde describa los diferentes documentos que produce una mipyme,
explicando sus partes, estilos, usos y su respectivo ejemplo.

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3. Compartir y socializar ante los compañeros e instructor el folleto elaborado de una manera
asertiva.
TEMATICA RELACIONADA COMO SOPORTE DE ESTUDIO PARA LA REALIZACIÓN DE LA
ACTIVIDAD
LOS DOCUMENTOS ORGANIZACIONALES
Son comunicaciones escritas que se utilizan para transmitir información, orientaciones y pautas
entre las dependencias locales, regionales, nacionales e internacionales y las líneas de
coordinación jerárquica de la organización.
DOCUMENTO CONCEPTO
CARTAS La carta comercial se caracteriza por tener un contenido
formal y expositivo acerca de las ventajas y los beneficios
que se pueden obtener a partir de un compromiso
comercial o relacionadas con el campo administrativo,
legal, comercial, cultural, social, etc, está dirigido a
clientes, proveedores, comercios o empresas con el fin de
mantener o iniciar las relaciones comerciales con el
destinatario, acerca de un producto o un servicio
MEMORANDOS Se entiende por memorándum aquel texto o comunicado
escrito, que está destinado a un grupo de personas en
particular y, en el cual se puede hacer solicitud de un
informe de trabajo o se expones información de interés
sobre uno o varios temas de acción, también se refiere a
una nota o información que se pasa por escrito a un
compañero de oficina informando acerca de un tema en
especial.
CIRCULARES Una circular es un documento que una autoridad dirige a
un grupo de subalternos o determinado círculo que se
relacionan directamente con éste, de alguna forma, es un
escrito que se emplea para comunicar simultáneamente un
mismo asunto a varias personas a quienes por igual
interesa". La circular es un escrito que por igual se emplea
en la tramitación de asuntos oficiales, mercantiles o
industriales
ACTAS Se denomina acta al documento que durante una reunión
es escrito por una persona presente en la misma, y a
través de la cual se registran a que sus temas que han
sido tratados, como así también las conclusiones o
acuerdos que han resultado adoptados luego de dicha
reunión.
El acta tiene como finalidad otorgarle una certificación de
qué ha ocurrido durante la reunión, y de esta manera
validar dicho encuentro
INFORMES El informe refiere a una declaración, escrita u oral,
que describe las cualidades, las características y el
contexto de algún hecho. Se trata, pues, de una

3. GFPI-F-019V03
elaboración ordenada basada en la observación y
el análisis. La finalidad de elaborar un informe es
sumamente variable, aunque siempre presupone la
eventual necesidad de poner en conocimiento de otros
algo sucedido, en él debe primar el lenguaje formal
objetivo e informativo, y veraz de los hechos sucedidos, y
anticipar lo no ocurrido
CERTIFICADOS Un certificado es un documento de tipo administrativo, en
el que una persona, institución pública o privada, que está
legalmente autorizada para acreditar un hecho como
legítimo, constata que se ha cumplido con lo que se
afirma en el documento
CONSTANCIAS Se Denomina constancia a un documento con el cual
probamos o damos fe de un hecho realizado, a realizar o
relacionado a una situación en particular. Esta es
expedida por una autoridad competente que bien puede
ser gubernamental, empresarial, educativa, u otra, a
petición de la persona interesada
HOJA DE VIDA CORPORATIVA Hoja de vida corporativa. Es la relación de los datos
personales, la información laboral, académica y las
experiencias y competencias de una
persona, que registra y conserva la organización a la cual
ésta se encuentra vinculada laboralmente, es registrada y
archivada el por el departamento de talento humano de
la compañía
SOBRES COMERCIALES Es una cubierta, generalmente de papel, que reserva y
guarda comunicaciones escritas o documentos
comerciales tales como cartas, tarjetas, documentos, etc.,
que se envían por correo. El sobre está diseñado para
colocar el destinatario en el anverso y el remitente en el
reverso es el complemento de la Carta, por esto siempre
que realizamos cartas, elaboramos el sobre
correspondiente.
MENSAJES ELECTRÓNICOS Es un sistema que permite intercambiar información con
uno o más usuarios de cualquier lugar del mundo, a
través del internet. Este medio se puede utilizar para
enviar adjuntos como cartas, memorandos, circulares y
cualquier otro documento que sea necesario para la
sustentación del contenido.
TARJETAS PROTOCOLARIAS Estas tarjetas forman parte de las comunicaciones
organizacionales escritas para el manejo de las
relaciones públicas y de negocios. Proyectan no solo la
imagen corporativa, sino también la de los ejecutivos y de
aquellas personas que manejan todo lo relacionado con
oferta, venta de bienes y servicios. las tarjetas de
presentación son: tipo social, profesional, comercial

4. GFPI-F-019V03
CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN DE LOS DOCUMENTOS ORGANIZACIONALES
DOCUMENTO CARACTERISTICAS COMUNES DE REDACCIÓN: Tener en cuenta las reglas
básicas de ortografía, (Tilde, Mayúsculas, diéresis, puntuación, entre
otros).
CARTA -Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización
-Distribuir el texto de acuerdo con su extensión.
-Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa;
-Usar tratamiento respetuoso y cortés;
- Redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de
usted en singular o plural;
-Tratar un solo tema por comunicación;
-Emplear estilo gramatical natural, sencillo y continuo;
MEMORANDO Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización,
-Distribuir el texto de acuerdo con su extensión
Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa;
-Usar tratamiento respetuoso y cortés y en modo impersonal o en primera
persona del plural
- Tratar preferiblemente un solo tema por comunicación
CIRCULAR -Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada
organización,
-Distribuir el texto de acuerdo con su extensión
Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa
-Tratar un solo tema por comunicación
- Usar tratamiento respetuoso y cortés
- iniciar y finalizar el texto con una frase de cortesía;
-Emplear estilo gramatical natural, sencillo y continuo
INFORMES -Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización
-Disponer el orden en que se van a describir y contar las actividades
realizadas
-Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa
-Tratar un solo tema por informe
- Usar tratamiento respetuoso y cortés
- Redactar en forma impersonal (se proyecta, se estudió)
- Elegir el lenguaje técnico adecuado, así como el tono para presentar los
hechos
ACTAS Las actas se redactan en tiempo pasado, excepto las de descargo
que deben redactarse en tiempo presente.
Ningún párrafo debe iniciarse con gerundio. Se recomienda no
redactarlas con lenguaje telegráfico;
No deben presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales
ni de puntuación.
Los párrafos deben ser concisos, claros y con énfasis en las
decisiones tomadas.
CERTIFICADOS Y
CONSTANCIAS
-Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada
organización,
-Distribuir el texto de acuerdo con su extensión.
-Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa;
-Usar tratamiento impersonal respetuoso y cortés;
-Emplear estilo gramatical natural, sencillo y continuo;
- Suministrar la información en forma personalizada
- Expedir siempre en original;

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HOJA DE VIDA
CORPORATIVA
-Cada organización establece los datos que considere necesarios y
relevantes, de acuerdo con las particularidades de su perfil y operación,
así como el formato o formulario que más se ajuste a dichas necesidades,
el cual puede conservarse en forma física o digital o ambas.
-Se recomienda que la información sea breve, clara, precisa y veraz.
SOBRES
COMERCIALES
- Al registrar los datos del destinatario, éstos deben ser iguales a
los consignados en la comunicación, en forma clara y completa.
- Se recomienda que el sobre coincida en color, calidad y diseño
con la papelería de la organización.
MENSAJES
ELECTRÓNICOS
Se recomienda que el saludo y la despedida sean como en una carta
normal.
Se sugiere escribir el mensaje, teniendo en cuenta las reglas básicas de
ortografía (tilde, Mayúsculas, diéresis, puntuación, entre otros).
TARJETAS
PROTOCOLARIAS
La redacción y presentación de las tarjetas protocolarias varían de
acuerdo con el objetivo que buscan
Elaborado por Instructora Ana Cecilia Marrugo Pérez