Esquemas explicativos del Manual práctico del DNC para su empresa u organización.

1. Esquemas del
Manual práctico del
DNC
Elaboración y diseño:
Sonia Mora Villalobos
Evaluadora

2. Esquema 1
Alineación del DNC
• Misión
• Visión
• ObjetivosDEPARTAMENTOS-
ÁREAS
ORGANIZACIÓN
DNC
ORGANIZACIONAL
Persona
2
• Fines
• Productos
• Servicios
• Conocimiento
• Experiencia
• Creencias
• Actitudes

3. Nivel Organizacional
Se relaciona con el entorno, Misión y Visión de la institución
Problemas más evidentes hacia afuera de la institución
Problemas internos sentidos por el personal
Nivel del perfil del puesto
Se relaciona con los requisitos del puesto
Habilidades para laborar
Experiencia necesaria
Nivel operacional
Desempeño de la persona
Muestra debilidades sentidas
Considera las observaciones de las jefaturas
Abarca el personal que ocupa el mismo puesto
Análisis y selección de los recursos reales con
que cuenta la Institución
• Propios
• De fuentes externas
SIGUE …
Esquema 2 a
Procedimiento de DNC
Situaciones futuras por prever:
• Eliminar problemas
• Cambios prioritarios a ejecutar en
procedimientos internos
• Continuidad de procesos de capacitación
iniciados anteriormente o por iniciar
3

4. ESTADO DEL ARTE
Estado real: resultados
obtenidos a:
• Nivel organizacional
• Nivel del perfil del puesto
• Nivel operacional
ESTADO IDEAL
Situación idónea basada en investigación
documental principalmente, generalmente se halla
en Nivel del perfil del puesto, es decir:
• Lo establecido en la normativa y en manuales de
puesto
• Condiciones idóneas del colaborador en un
puesto específico, según el personal
Pero no es excluyente a los demás niveles, ya que
el ideal aportado por los expertos y jefaturas es
muy importante
Esquema 2 b
Procedimiento de DNC
Priorización de las necesidades detectadas en
los niveles organizacional, profesional y
personal
Selección de algunas de ellas
Análisis
comparativo
Informe DNC
4

5. Esquema 3
Análisis de recursos para DNC
Personal para:
Montar los informes
Exponer los
informes…
Recursos materiales
para:
Presentación de los
informes
Recursos financieros
para:
Reproducción de los
informes
Presentación a
auditoria o a socios
Presentación de la
información
Personal para:
Codificación de los
instrumentos
Análisis de la
información.
Recursos materiales
para:
Análisis de la
información
Análisis estadístico
Análisis de discurso
De acuerdo con el tipo
de instrumento
Análisis de la
información
Recursos humanos
para:
Aplicación de
instrumentos
Materiales
(inventarios) para:
Impresión de
instrumentos
Digitalización y envío
en línea
Recursos financieros
para:
Reproducción de los
instrumentos, guías,
etc
Recolección de la
información
• Sirve de base para
prever de dónde
obtener los recursos
necesarios para hacer
un DNC institucional.
5

6. Esquema 4
Ejemplos de técnicas de recolección de información
La organización se encuentra entre
múltiples instituciones, indirectamente
se relaciona e interactúa con ellos
El personal establece relaciones
formales e informales que inciden en
el desempeño individual.
Cada colaborador se desempeña de manera
particular, pero realizando las mismas funciones
primordiales que el resto de personal que tiene el
mismo puesto
Cuestionarios
Entrevistas
Observación
Análisis de expedientes
Grupos focales
Reuniones interdepartamentales
Inventario de habilidades
Análisis de funciones/de puestos
Entrevista a clientes
Benchmarking
Observación
Análisis del entorno,
mercados y
financiero
Grupo focal
Cuestionario
Árbol de problemas
Observación
Inventario de
habilidades
Entrevistas
Cuestionarios
Productividad
6

7. Esquema 5
Técnica de Benchmarking
Otras
organizaciones
del mismo tipo
Funcional
Interno
Compara
procesos
internos
General
Mejores
prácticas
Observación
Centrado
en
procesos
no en
personas
Participación
de los
colaboradores
que
desarrollan
esos procesos
Detecta
la
dinámica
entre
actores
sociales
Se enfoca en
el entorno
institucional
Rescata lo
que no
hacemos
para hacerlo
bien
Mejor
organización y
procesos
administrativos
y productivos
Detecta
puntos
críticos
Revela
prácticas
que no se
aplican en la
organización
Identifica
posibles
aliados para
el trabajo
Nuestra práctica
organizacional
7

8. Esquema 6a
Ejemplo de Inventario de Habilidades, nivel Desempeño
(o evaluación de las competencias con base en un estándar)
Listado de
habilidades para el
puesto
Observación
FORMATIVA del
desempeño del
funcionario.
El observador chequea la
ejecución de estas habilidades y
registra otras que no estén
listadas, pero sean ejecutadas
por el colaborador. No ranquea
las habilidades, ni califica su
desempeño.
Se retroalimenta al final de la
ejecución, de manera inmediata,
de manera constructiva y
evidenciando sus mejores
prácticas, las habilidades
descubiertas y las ausencias
Se adicionan las habilidades
descubiertas al listado y
conjuntamente, se analiza si
hay habilidades que no sean
atinentes a las funciones
8

9. Esquema 6b
Técnica Inventario de Habilidades con base en cursos disponibles
Curso Cantida
d
Porcentaje
Actualización del código
sísmico
14 100
Cambios en la legislación de
obra
9 64,28
Jurisprudencia de la
construcción de obra pública
4 28,57
Actualización en SICOP 3 21,42
… otras capacitaciones
disponibles, atinentes según
funciones del puesto
… ….
Total de selecciones 30
Puesto: Ingeniero civil
Cantidad de colaboradores: 14
De esta información
se obtiene la
distribución de los
cursos recibidos y los
que se pueden
considerar
necesarios.
9

10. Esquema 7
Ejemplo de preguntas para guía de entrevista
Nivel III
¿cuáles son sus fortalezas como colaborador laboratorista?
¿En relación con la producción del producto, cuál es el tema en el cuál considera que usted requiere
capacitación inmediata?
¿Cuáles son las condiciones idóneas para realizar su trabajo?
¿cuáles son sus fortalezas en relación con conocimientos, actitudes y habilidades laborales?
Nivel II
¿cuáles son las prácticas de cada sección que dan los mejores resultados en su práctica anual?
¿cuáles son los aspectos por mejorar en la práctica laboral del departamento, en cuanto a conocimientos,
habilidades laborales y actitudes en relación con el trabajo?
¿en cuáles puntos recomienda capacitar al área de recursos humanos para mejorar su práctica laboral?
¿Cuáles prácticas se realizan en su proceso en cuanto las relaciones interpersonales?
¿cuál área considera prioritaria para recibir capacitación en los próximos tres meses: conocimientos sobre
materiales de producción, habilidades gerenciales o acerca de las actitudes en el trabajo?
Nivel I
¿cuáles son las oportunidades de trabajo conjunto que ofrecen las organizaciones sociales de la comunidad a
esta organización?
¿cuáles pueden ser las amenazas en el entorno que puedan afectarnos financieramente?
¿Qué es lo que hacen las organizaciones líderes del cantón que puede implementarse en nuestra empresa?
¿Cómo puede proyectarse mejor nuestra empresa a la comunidad cercana/cantonal/nacional?
10

11. Esquema 8
Ejemplo de Cotejo de observación
Puesto oficinista
Proceso Si No
Archiva los expedientes sin errores
Digita con velocidad entre 20 a 30 ppm
Mantiene al día la agenda
Otros :
Se dirige respetuosamente a las personas
Conoce a quién recurrir y en qué momento
Encuentra la información solicitada en tiempo razonable
11

12. Esquema 9
Ejemplo de Análisis de puestos*
Área de análisis del puesto Temas a capacitar Capacitaciones
disponibles para 2016
Planeamiento y preparación de las lecciones
y desarrollo de los programas de carácter
académico de III y IV ciclos de la enseñanza
Planeamiento didáctico
Redacción de objetivos-contenidos-
actividades curriculares
Planificación
Currículo
X
X
Planea, prepara e imparte las lecciones en la
especialidad y niveles respectivos
Didáctica
Actualización en la especialidad
Comunicación asertiva
Prepara los materiales didácticos necesarios Taller de materiales
Elaboración de material didáctico
X
Confecciona, aplica y califica pruebas para
evaluar el aprovechamiento de los alumnos
Evaluación de los aprendizajes
Evaluación por proyectos
Confección de instrumentos de
evaluación de los aprendizajes
X
X
Lleva y mantiene actualizados los libros,
listas y registros reglamentarios
Procesador de texto.
hoja de cálculo
Sistema digital de notas
X
X
Puesto: docente de educación media
Las capacitaciones
no disponibles
serán objeto de
búsqueda por parte
de la gerencia o
jefatura
correspondiente, de
acuerdo con los
recursos
disponibles y las
oportunidades
existentes.
* Versión simplificada
12

13. Tabla 1
Ejemplos del nivel organizacional
Fines Técnicas Fuentes de
información
Responsabl
e
Cronogra
ma
Análisis de la Misión, Visión. Análisis documental Reglamento interno Directora
Ejecutiva
Detección de oportunidades y
amenazas en el entorno ó
Determinar el estado del arte
del ambiente organizacional
Entrevista personal– Análisis de indicadores
económicos – Análisis de situaciones particulares
que suceden en el entorno
Personal
Periódicos
Equipo comercial
Identificación de los problemas
más importantes, percibidos
por los usuarios del servicio,
externos e internos
Conversatorio con asesores legales y
comerciales
Asesores Equipo comercial
Identificación de los problemas
más importantes a lo interno,
sentidos por el personal ó
Determinar el estado del arte
respecto a los colaboradores
Entrevista a mandos medios y colaboradores Colaboradores Equipo RRHH
Ejemplo de Publico objetivo: Personal técnico de la empresa
13

14. Tabla 2
Ejemplos del nivel del perfil del puesto
Fines Técnicas Fuentes de
información
Responsable Cronograma
Análisis de requisitos del
puesto, para construir el
estado ideal
Análisis documental RRHH Director
Identificación de
competencias/habilidades
necesarias para el puesto,
para construir el estado
ideal
Análisis documental
Reunión interdepartamental con
personal
Requisitos del puesto
Personal
Equipo A
Análisis de la experiencia
necesaria para el puesto,
para construir el estado
ideal
Entrevista a personal
Grupos focales con los mandos medios
Personal Equipo B
Ejemplo de Publico objetivo: personal administrativo
14

15. Tabla 3
Ejemplos del nivel operacional
Ejemplos de fines Ejemplos de Técnicas Ejemplos de
Fuentes de
información
Ejemplos de
Responsabl
es
Cronogra
ma
Análisis de requisitos
cumplidos por el
colaborador
Análisis documental Expediente del
personal
Directora
Identificación de
competencias/habilidade
s del colaborador,
necesarias para realizar
el trabajo en el puesto,
recopilar información
para determinar el estado
real
Entrevista con personal de acuerdo al puesto
Inventario de habilidades
Expediente del
personal
Personal del puesto
Evaluaciones
Equipo A
Análisis de la experiencia
del colaborador,
necesaria para el puesto,
determina la experiencia
real
Entrevista a personal de acuerdo al puesto
Observaciones de la jefatura
Personal en el puesto Equipo B
Observaciones generales
sobre el trabajo
Inventario de habilidades
Observaciones de la jefatura
Calificación anual
Expediente del
personal
Director
Ejemplo de Publico objetivo: operador(a) de máquina overlock
15

16. Esquema 10
Situaciones emergentes
16

17. Esquema 11
Análisis de información de los instrumentos
Habilidades
necesarias
Estado
ideal
Funcionario a Funcionario b Funcionario c Comentarios
Veloc. 35
ppm
Digitación
Muy
alta
Media Baja Alta
Archivar Alta
Habilidad c… Medio
Provienen del
análisis de
documentación
Provienen del
estado del arte
(real)
Puesto: Recepcionista
* Se puede construir un cuadro para los niveles institucional y operacional
también. El nivel de detalle de las descripciones es propio de cada
planificador, pero debe estandarizarse en el documento.
Se señalan
situaciones
generales
que afecten
el estado
del arte
17

18. Esquema 12
Análisis de los Estados
Estado ideal Estado del arte
(real)
Necesidades
detectadas
Priorización
Todos los profesores de XX
con licenciatura en docencia
de la especialidad
De 50 únicamente 10 tienen la
licenciatura
Los docentes
necesitan su
lienciatura
3
Mínimo un 90% con
habilidades informáticas ó la
mitad del personal con
conocimientos avanzados de
informática (o el software
necesario)
Únicamente un 25% tiene
conocimientos básicos de
informática (operador de texto,
presentaciones)
Los 38 docentes señalan
desconocer el software necesario
Desarrollar
habilidades
informáticas en
todo el personal
2
Todos los docentes
conocedores de las técnicas
de educación andragógica
Únicamente un docente tiene
algún conocimiento en técnicas
de educación andragógica
1/38 tiene dichos conocimientos
Capacitacion sobre
andragogía para el
personal docente
1
Recomendación: para que el lector comprenda mejor,
establecer un estándar descriptivo para el estado ideal y el del
arte, además de una escala para priorizar las necesidades.
Ejemplo: 1 máxima, 5 mínima
Prioritario: lo
primero que se
debería hacer.
Urgente: lo que
no puede
esperar ¡es ya!*
Necesario: hay
que hacerlo
pero puede
esperar
* La urgencia se
puede medir, lo
cual ayuda a la
planificación.
18

19. Esquema 13
Público meta para diseño de Informes
Personal de
producción,
atención al
cliente,
técnicos,
profesionales
Interno
Directivos,
jefaturas y
mandos medios
Posibles
colaboradores
para el
desarrollo de
las propuestas
En el entorno
Instituciones,
organizaciones
gubernamentales,
ONGs, fuerzas
vivas de la
comunidad
El comunicar los
resultados a un público
meta debe responder a
un objetivo práctico,
por ejemplo,
retroalimentar el DNC,
facilitar el acceso a
recursos, comunicar a
quienes brindaron
información, orientar el
trabajo y la
capacitación…
19

20. Título
•Breve, indica
el nombre de
la institución
y el nivel que
se
diagnosticó
Autores
•Siempre debe
aparecer el
nombre del
autor/es
Índice
•Contenidos
•Anexos
•Instrumentos
•Tablas de
resultados
Resumen
ejecutivo
•Máximo dos
páginas
Cuerpo y
propuestas
•Clasificado
por puntos
analizados,
de acuerdo al
tema * Ver
cuadro
siguiente
Organización
Antecedentes Resumen de
resultados
Cuerpo del informe Propuestas
Descripción de la
empresa:
Cantidad de
puestos y la
distribución de
funcionarios por
puesto y género.
Misión y Visión
Objetivos
organizacionales.
Motivo por el
cual se realizó el
DNC.
(no más de dos
páginas)
Presenta la
metodología
utilizada para el
diagnóstico.
Es un sumario de
los resultados en
forma concisa y
sintética (usa
principalmente
recursos visuales)
Presentación puntual de los resultados de
acuerdo a los objetivos planteados, ya sea
por departamento, puesto o de acuerdo a
las necesidades particulares de la
organización.
Orden recomendado:
Evaluación del nivel institucional, por
ejemplo, cumplimiento de objetivos.
Evaluación del ambiente laboral.
Nivel del perfil del puesto, por ejemplo,
descripción de los conocimientos,
habilidades y actitudes necesarias para
efectuar las tareas del puesto, evidencias
de las necesidades de capacitación y
jerarquización de las mismas.
Se presentan las
propuestas de cambio en
los procesos internos
administrativos o
ejecutivos.
Definir el plazo para
lograrlo.
Definir la estrategia para
realizarlo.
Si hay algún problema
cuyas causas no se
solventan mediante
capacitación, indicarlo
aquí.
Esquema 14
Informes, estructura general
20

21. Esquema 15
Informes según público meta
Informe en Afiche o Cartel
Para colocar en la pizarra informativa de
la organización
Público meta: el personal colaborador
_____
Para colocar en sitios de la empresa
Público meta: colaboradores
Informe en Brochoures
Público meta: fuerzas vivas, empresas,
organizaciones del entorno…
Informe impreso
Para entregar a los planificadores de la capacitación, a disposición en la biblioteca, para las
jefaturas si desean profundizar, para investigadores o posteriores aplicaciones del DNC
Público meta: planificadores de la capacitación, investigadores, jefaturas, mandos medios,
directivos, puestos técnicos
Incluye toda la información producida
Población: técnicos, capacitadores, jefaturas
Puntual, breve
Caracteriza el proceso y presenta los
resultados
Incluye algunas imágenes del proceso
Población: cliente interno, posibles
colaboradores, funcionarios públicos
Brevísimo
Puntualiza los resultados
Incluye algunos puntos de la propuesta
Población: colaboradores de al empresa,
personal en general
21

22. Resultados del
DNC
Propuesta Objetivo Estrategia de
capacitación
Eventualidades
Quejas de los
clientes de la
atención en
plataforma
95% de los
redactores
requieren
actualización en
APA
Ningún operador
de off set acudió
a las
capacitaciones en
tintas por carga
laboral
Capacitación
en Servicio al
cliente
Capacitación
específica en
actualización
en APA
Capacitación
en espacios
fuera del
taller.
Capacitación
en
temporada
baja
Mejorar el
servicio a los
usuarios de la
plataforma
de servicios
Actualizar a
redactores
en APA
Capacitar a
los
operadores
de off set en
nuevas tintas
También se
presentan las
propuestas de
cambio en los
procesos internos
administrativos o
ejecutivos en líneas
aparte.
Definir el plazo
para lograrlos y las
estrategias para
realizarlos.
Si hay algún
problema cuyas
causas no se
solventan
mediante
capacitación,
indicarlo aquí.
Otras
recomendaciones
Esquema 14
Alineamiento de la propuesta de capacitación
La redacción es
coherente con el
trabajo realizado.
Se enfoca hacia la
capacitación
Objetivo de la
capacitación .
22

23. Esquema 16
Análisis de recursos para cumplimiento de propuestas del DNC
Proyectos
conjuntos
Donaciones
Organizaciones
civiles
Colaboradores
individuales
Posibilidad de
apoyo
gubernamental u
ONGs
Otras posibilidades
(crediticias,
participaciones
más)
Comunales
Junta Directiva
Recursos humanos
Financieros
Materiales
(inventarios)
Espacio físico
Organizacionales
• Se organiza por algún
criterio:
• Accesibilidad
• Plazo de obtención
• Contactos y/o
mediadores para cada
aspecto.
• Sirve de base para
prospectar la
estrategia para
alcanzar los recursos.
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