El documento describe las etapas de planificación y ejecución de una verbena organizada por la fundación Fanca para recaudar fondos para niños con cáncer. Incluye las etapas de establecer objetivos, presupuesto, contrataciones, montaje, desarrollo del evento, desmontaje y análisis posterior. El evento se llevó a cabo el 7 de mayo de 2015 y logró recaudar fondos para contribuir a la causa de salvar a los niños con cáncer.

1. AUTOR:
PIERO TREPICCIONE

3. Se establecen los
objetivos
Junto a las
expectativas del
organizador
Para hacer
llegar un mensaje
unidireccional al
público
participante
Debe realizarse el
presupuesto del evento,
incrementando 10% más
para gastos imprevistos.
Se puede tomar
como referencia el
gasto de eventos
anteriores.

4. Son las gestiones
previas antes del
evento
Consiste en la
preparación de los
recursos que lo
conforman.
Se realiza antes del
evento, ya que también es
la etapa en donde se
realizan contrataciones y se
adquiere todo el recurso
material y humano
necesario.

5. Es la disposición de los
recursos técnicos y humanos
en el lugar donde se llevará
a cabo el
evento.
En esta etapa es
donde se pone en
marcha la logística del
evento, ya los recursos
necesarios están en el
sitio y deben colocarse
en su lugar.

6. ¡Llegó el gran día!
En esta etapa se lleva a
cabo el evento. Los
participantes están reunidos
en el mismo sitio mientras
comparten las actividades
planeadas con anticipación.

7. Luego de finalizar el
evento
Se lleva a cabo el
retiro de todos los
recursos utilizados.
se analiza el grado
de cumplimiento de los
objetivos establecidos
y la eficiencia de las
prestaciones.

8. Se tomará como punto
de referencia la
verbena realizada por la
fundación Fanca.
Un evento realizado con
el fin de recaudar
fondos para ayudar a
los niños con cáncer.

9. Se planteó el proyecto ante el director y Presidente
de Fanca, se propuso el sitio de la verbena, se
presentó un estimado del presupuesto total y la
modalidad de inversión, la cual sería de parte de los
patrocinantes.
Se comenzó a llamar a los patrocinantes y proveedores para
poder confirmar su participación. El sitio del evento fue pautado
para el 07/05/2015, en conjunto a toda la comida y sonido. Se
confirmó la cobertura de los medios de comunicación para ese
día y se reservaron una cantidad de sillas determinada con la
agencia de festejos.
Una semana antes de la verbena se diagnosticó el sitio donde
ésta sería, pero el montaje se realizó el mismo día, se recibió todo
lo gastronómico, bebidas, mesas y sillas además de el sonido y la
presencia de los medios de comunicación. Todo fue puesto en su
lugar cuatro horas antes del inicio del evento.

10. La verbena comenzó a partir de las 11:30 am, pero las
personas comenzaron a llegar desde las 12 del mediodía, se
colocó un encargado en cada tipo de comida para que éste
supervisara esa área y apoyara en la venta. Por motivos de
seguridad, todo se cobraba en un sitio, la venta era a través de
tickets los cuales eran canjeados por los alimentos.
Luego de finalizar con la verbena, entró en acción el equipo
de desmontaje, éstos agruparon cada producto alquilado y los
cargaron al transporte que los llevaría de vuelta a su sitio
correspondido. Los desperdicios de comida fueron recogidos y
colocados directamente en el camión del aseo. El sitio del
evento fue desalojado completamente.
El resultado estudiado fue el dinero que se recaudó
para contribuir con la causa de salvar a los niños con
cáncer, se compara con lo generado en actividades
anteriores y se toman en cuenta algunos aspectos
especiales para mejorar en los eventos futuros similares
que se vayan a realizar.