Presentación usada en el workshop "Organización de Eventos", nivel básico. Se indica el proceso sistemático de las etapas de un evento: pre-evento, evento y post- evento, así como los tipos mas utilizados.
Estos son los pasos esenciales que debe de tomar en cuanto para realizar un gran evento. Es una guía general, en donde se toman en cuenta los puntos clave que suelen ser necesarios en la mayoría de eventos.
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Definición, naturaleza, elementos y diferencias con otras materias similares.
EI Curso de Protocolo y comunicación, ISBN 978-84-88115-25-6, UNED-CÓRDOBA, 2015.
Desarrollo de un evento para el primer aniversario de la concept store Jantvari. Trabajo individual para el Master en Organización de eventos, protocolo y turismo de negocio de Ostelea EAE Business School
El mundo de la planificación de los eventos definitivamente ha evolucionado en los ultimos años, de hecho materias relacionadas de esta área han sido incluidas en los currículos universitarios. Muchos profesionales jóvenes y estudiantes siente inclinación por esta área y desean convertirse en planificadores u organizadores de eventos.
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Aqui te presento los tipos de eventos sociales
Si quieres aprender más sobre Organización de eventos sociales
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Preguntas a desarrollar:
1. En un evento donde están invitados embajadores, ministros y el presidente de la República,
¿cómo sería el ordenamiento del evento?
2. Siendo usted un importante empresario,
¿con qué fin realizaría el evento?
¿cree que es importante llevar a cabo uno?
3. Esquematice un proceso de cómo realizaría dicho evento.
Planificacion de evento de la microempresa el mundo de la calcomania arreglad...Edwin Peña
la organización de un evento es muy importante ya que atreves de ello los colaboradores se sienten mas a gusto y los clientes se sienten importantes para la organización de la que reciben el servicio o producto.
Fundamentos de la gestion de riesgos_IAFJSRMauri Rojas
Instituto Academia de Formación Jurídica Simón Rodríguez
“Enseñanza Jurídica que transforma vidas”.
Somos una institución de Educación de Adultos, que germino legalmente el 17 de Julio del Año 2014, siendo registrada en el Ministerio del Poder Popular Para las Relaciones Interiores y Justicia, Servicio Autónomo de Registros y Notarias y ante los órganos educativos del Estado Venezolano, entre los que destacan el INCES y el Ministerio del Poder Popular para la Educación, dedicada a la formación continua de profesionales en el derecho, preparándolos para entender, comprender y desarrollar exitosamente su ejercicio jurídico.
Estamos ubicados en la Ciudad de Maracay Estado Aragua – Venezuela. www.iafjsr.com.ve
1. R O C H E L L I S U B E R O - W W W . E V E N T O S T I P S . C O M -
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3. PLANIFICACION DE EVENTOS
ROCHELLI SUBERO, MSC
2. LOS EVENTOS
- Rápida evolución
- Mercado competitivo
- La planificación previa determinará el éxito
del evento
- Es como una “obra de teatro”, donde los
“actores” se presentan en vivo y no tienen
segundas oportunidades
- Cualquier evento, ya sea para 30 o para
1,000 personas debe ser cuidadosamente
detallado.
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4. ALGUNOS TIPOS DE EVENTOS
Internos
• Convención de ventas
• Reuniones de Consejos de
Directores
• Fiestas y reconocimientos a
colaboradores
• Almuerzos
Culturales, científicos, sociales, deportivos, tecnológicos.
Externos
• Lanzamientos de productos o
servicios
• Charlas o conferencias
• Reconocimiento a
personalidades
• Cócteles
• Torneos
• Ferias
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5. Siempre hay que tener en claro la razón
por la cual se decide planificar un
evento
¿Qué es lo que se busca?
¿Qué se espera del evento:
promocionar, entretener, sorprender,
capacitar?
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6. PASOS PARA ORGANIZAR UN EVENTO
ACCIONES PRE EVENTO
- DEFINIR OBJETIVOS
- ESTIMACIÓN DE RECURSOS
- VISIÓN DEL EVENTO
- SELECCIÓN DEL LUGAR
- DISEÑO DEL EVENTO
ALIMENTOS Y BEBIDAS
INVITACIONES
SEGURIDAD
- PRESUPUESTO
EVENTO
ACCIONES POST EVENTO R O C H E L L I S U B E R O - W W W . E V E N T O S T I P S . C O M -
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7. A corto, mediano y largo plazo.
- Porqué se llevará a cabo?
- Entender la importancia del evento para el
cliente
- Cuáles serán los retornos de la inversión,
tanto económica como de recursos?
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DEFINIR OBJETIVOS
8. Lanzamiento de un producto o servicio
Generar ventas
Atraer nuevos clientes
Posicionamiento de la marca
Agasajar clientes, relacionados y colaboradores
Recaudación de fondos para una causa benéfica
Reconocimientos
Reuniones de intercambio de información
Entre otros
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UN EVENTO PUEDE TENER COMO OBJETIVO:
9. • Definir junto al cliente el presupuesto global que
será designado para el evento
• Conocer el margen/ limitantes económicas
• Recursos humanos necesarios
• Recursos técnicos y tecnológicos
• Materiales
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ESTIMAR RECURSOS
10. R O C H E L L I S U B E R O - W W W . E V E N T O S T I P S . C O M -
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Un evento es un acto de
comunicación en vivo, único e
irrepetible.
11. - ESCUCHA al cliente. Qué es importante para él?
- Cuáles son sus expectativas?
- Cuándo será el evento?
- Quiénes serán los invitados?
- Cuántas personas serán invitadas?
- Se invitarán acompañantes?
- Quiénes serán invitados VIP’s?
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VISIÓN DEL EVENTO
12. • Se invitarán autoridades gubernamentales?
• Cuál será el código de vestimenta de los
invitados?
• Habrán intervenciones o discursos?
• Se necesitarán audiovisuales?
• Se contratará maestra de ceremonias?
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VISIÓN DEL EVENTO
13. R O C H E L L I S U B E R O - W W W . E V E N T O S T I P S . C O M -
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CREATIVIDAD
EN LOS EVENTOS
14. - Permitirá diferenciarnos
- Innovar: aplicar nuevas ideas, conceptos
- Generamos recordación, ambiente,
sensaciones.
- Utilizar diversos recursos:
Formatos no convencionales
Presentaciones audiovisuales dinámicas
Videos
Transmisiones por Internet
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CREATIVIDAD
15. Juego de luces
Música en vivo
Shows de impacto
Participación de personajes populares
Conferencistas de renombre
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CREATIVIDAD
16. - Ubicación del lugar: en la ciudad o en el interior?
- Fecha y hora del evento
- Verificar los días feriados, fechas patrias y
religiosas, fines de semana largos.
- Accesibilidad al lugar
- El evento será al aire libre o el lugar es techado?
- Ambientación de acuerdo al tipo de evento
- Posibilidades de adecuar y transformar el
espacio
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SELECCIÓN DEL LUGAR
17. - Facilidades que nos ofrece el lugar
seleccionado como: alimentos, bebidas,
parqueos, valet parking, sillas, mesas,
audiovisuales, camareros, carpas, accesibilidad
a los baños, etc.
- Verificar las condiciones físicas del espacio
- Se deben de realizar varias visitas de inspección
al lugar seleccionado y tomar fotografías de
todas las áreas.
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SELECCIÓN DEL LUGAR
18. Los contenidos de las ponencias, la
decoración de los distintos
espacios, los espectáculos, la
animación, etc. son elementos
que dan información al público y
que deben cuidarse.
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19. • Definir el concepto general. Innovar
- Sensibilizar los cinco sentidos
- Creación de energía y emociones
• Definir cronograma. Acciones pre-evento,
evento y post-evento. Ejecutar con presición y
tiempo
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DISEÑO DEL EVENTO
20. • Establecer responsables de cada tarea
• Establecer tiempos reales
• Definir necesidades:
Qué proveedores debemos contactar
Qué tipo y cantidad de personal al contratar
• Negociación con suplidores. Definir costos
reales
• Selección de alimentos y bebidas
• Agenda del evento con horas y responsables
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21. - Permitirá una mejor organización del
evento
- Preveerá posibles contratiempos
- Mejor control de las tareas y tiempos
- Seguimiento a los responsables
El cronograma podrá segmentarse en “Seis
Meses”, “Tres Meses”, “Un Mes”, “Dos
Semanas”, “Una Semana”……
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CRONOGRAMA
22. - Los invitados deben tener un interés común
- Perfil de los invitados (demografía)
- Elaboración de Base de Datos de invitados
- Cantidad de invitados
- Participación de personalidades y/o
autoridades gubernamentales
- Facilidades que serán ofrecidas a los
invitados VIP’s (ticket aéreo, hotel, dietas)
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INVITADOS E INVITACIONES
23. - Las invitaciones deben ser enviadas con un
aproximado de 15 a 10 días de antelación.
- Confirmar recepción de invitación
- La ubicación de los invitados debe prevenirse
con antelación
• Las invitaciones son la primera impresión del
evento, debemos ser cuidadosos en su
redacción y su creatividad cautivará al invitado.
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24. • Quién?
• Qué?
• Cuándo?
• Dónde?
• Cómo?
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NO DEBE FALTAR EN LA INVITACIÓN
25. 1.- Utilizar la misma base de datos para todos los
eventos sin tomar en cuenta el tipo de evento y el
objetivo del mismo.
2.- Enviar la invitación pocos días antes del evento
3.- No tener un sistema de control de envío y de
confirmaciones.
4.- !No enviar la invitacion!
5.- Invitar pero no recibir a los invitados.
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Felipe Reyes Bagaran
ERRORES QUE SE DEBEN EVITAR
26. SEGURIDAD EN LOS EVENTOS
Algunos elementos que podrían alterar la
seguridad en los eventos son:
- El clima ó desastre natural
- Intoxicación por alimentos
- Fallas eléctricas o riesgos en las instalaciones
- Robos
- Accidentes de tránsito
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27. Las comidas deben ser equilibradas
teniendo en cuenta factores tales
como tipo de invitados, hora del día y
fecha del acto
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28. La selección del menú será definido a partir de
las siguientes consideraciones:
a. Número de invitados
b. Tipo de evento
c. Hora del evento
d. Perfil de los invitados
e. Presupuesto
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ALIMENTOS Y BEBIDAS
29. -Seleccionar el suplidor de acuerdo a su experiencia y
estilo gastronómico
-Coordinar previamente con el suplidor las porciones por
persona a servir y el transporte de los alimentos
- Ser cuidadosos en la presentación de los
alimentos
- El menú seleccionado debe ser balanceado y contener
variedades de alimentos
-El tipo de servicio que será seleccionado: bandejeado,
plateado, buffet, coffee break.
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A CONSIDERAR…
30. - Cristalería necesaria
- Camareros disponibles en el evento
- Lugar de debarace de los alimentos
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A CONSIDERAR…
31. La elaboración del presupuesto no
sólo se basa en el precio,
también la calidad del servicio es
esencial.
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32. PRESUPUESTO
- Listar las necesidades
- Negociación con suplidores
- Comparar precios
- Establecer posibles ingresos
- Ajustar las necesidades a la cantidad
aproximada de los asistentes
- Prevenir los costos operativos del staff
- Firmar contrato con suplidores y coordinar
planes de pago
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33. Llevar a cabo una propuesta con el presupuesto final, el
cual debe incluir:
• Creatividad y producción de invitaciones
• Mensajería
• Material impreso a distribuir (brochures, folders, etc)
• Alquiler del espacio físico (lugar)
• Montaje y Decoración
• Alimentos y bebidas
• Anfitrionas
• Alojamiento R O C H E L L I S U B E R O - W W W . E V E N T O S T I P S . C O M -
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PRESUPUESTO
34. • Transporte
• Estadías
• Dietas
• Prensa
• Merchandising
• Producción de videos.
• Pantallas y proyectores.
• Actividades pre- evento como ruedas de prensa
• Ambulancias o médicos on call
• Imprevistos
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PRESUPUESTO
35. - La agenda del evento debe incluir todos los pasos a
seguir desde la primera hora del día del evento
- El espacio debe estar listo al menos 1 hora y media
antes de la llegada de los invitados
- Prueba de sonido, luces y presentaciones con
antelación
- Establecer comité de recibimiento y anfitrionas
- Las personas que participarán con presentaciones y
discursos deben estar al menos media hora antes que
inicie el evento.
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EVENTO
36. - Tener disponible un vehículo con suficiente combustible para
imprevistos
- En caso que el evento sea parado, tener sillas disponibles
para personas mayores o señoras embarazadas.
- Recibimiento de la prensa
- El Comité de Seguimiento debe mantenerse en sesión
permanente y disponible todo el tiempo para las
emergencias e imprevistos
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37. • Evaluación del evento. Logros y
oportunidades.
• Cartas de agradecimiento
• Informe ecónomico: inversión vs ganacias
• Press Clipping
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POST EVENTO
38. En la planificación de eventos internacionales,
se debe tener en cuenta:
- Lista de invitados y sus paises de origen
- Creencias religiosas y culturales de los
participantes
- Uso de símbolos nacionales
- Preferencias gastronómicas de los
participantes
R O C H E L L I S U B E R O - W W W . E V E N T O S T I P S . C O M -
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EVENTOS INTERNACIONALES
39. INNOVACIONES EN LOS EVENTOS
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- Uso del Código QR
- Tablets y Apps
- Invitación a Bloggeros y Twitteros
- Redes Sociales
- Pinterest
- Instagram
- Transmitir eventos online
- Video mapping
40. R O C H E L L I S U B E R O - W W W . E V E N T O S T I P S . C O M -
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EL ROL DEL PROTOCOLO Y SU
INCIDENCIA EN LAS
RELACIONES PÚBLICAS
41. R O C H E L L I S U B E R O - W W W . E V E N T O S T I P S . C O M -
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El protocolo es sólo
para la Realeza?
42. R O C H E L L I S U B E R O - W W W . E V E N T O S T I P S . C O M -
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O Sólo para las relaciones
diplomáticas?
43. R O C H E L L I S U B E R O - W W W . E V E N T O S T I P S . C O M -
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“El protocolo fija las reglas del
juego”
44. PROTOCOLO
• Normas y etiquetas en la organización de
eventos
• Arte de aplicar precedencias
• Ha traspasado fronteras (empresarial,
deportivo, universitario, gubernamental)
• Valor añadido a la empresa
• Determina la imagen de la empresa
R O C H E L L I S U B E R O - W W W . E V E N T O S T I P S . C O M -
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45. «El protocolo es el conjunto de normas
y disposiciones legales vigentes que,
junto a los usos costumbres y
tradiciones de los pueblos, rige la
celebración de los actos oficiales»
R O C H E L L I S U B E R O - W W W . E V E N T O S T I P S . C O M -
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46. CUÁL ES EL ROL DEL PROTOCOLO
EN LA RRPP Y EN LOS
EVENTOS?
47. R O C H E L L I S U B E R O - W W W . E V E N T O S T I P S . C O M -
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• Una muestra de respeto hacia los demás
• Disciplina: hacer cuando toca, lo que toca y
como toca
• Solemnidad en las ceremonias
• Un sistema para que la sociedad funcione
mejor
• Demostración de buen gusto y de lo
apropiado
ES…
48. A nivel oficial está regulado de acuerdo
a las precedencias y reglamentaciones
internacionales
A nivel empresarial, cada empresa
propone sus propias reglas
R O C H E L L I S U B E R O - W W W . E V E N T O S T I P S . C O M -
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Cómo funciona?
49. R O C H E L L I S U B E R O - W W W . E V E N T O S T I P S . C O M -
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En cuáles eventos
necesitamos Protocolo?
50. CEREMONIAL
“Es un elemento de orden creado para evitar fricciones y
resolver las divergencias que de otro modo pudieran
surgir en las actividades oficiales”
“Conjunto de fórmulas impuestas por la experiencia y que
reglamenta las relaciones entre altas autoridades y
personalidades locales en las ceremonias y actos oficiales,
de acuerdo con el principio de igualdad jurídica de las
instituciones, asegurando a cada uno de los participantes
las prerrogativas a que tiene derecho”
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José Agustín Pineda Ventura
51. • Ha cobrado mucha importancia en el empresariado
• Organización de ceremonias, recibir y atender
personalidades
• La incidencia de las RRPP han contribuido a su
expansión
• Tendrá sus diferencias y particularidades que la harán
única e irrepetible; por eso, cada ceremonia es un
caso que debe ser analizado teniendo en cuenta los
objetivos de la ceremonia y la trascendencia que se
desea obtener; pero, además, es necesario conocer
las reglas elementales para recibir.
R O C H E L L I S U B E R O - W W W . E V E N T O S T I P S . C O M -
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CEREMONIAL
52. CEREMONIAL DE ESTADO
• Las normas protocolares son la base del
ordenamiento y de la organización.
• La precedencia juega un papel principal
• Sus reglas facilitan la correcta ubicación de las
jerarquías y la dinámica de una ceremonia
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53. CEREMONIAL EMPRESARIAL
• No dispone de una normativa como el área oficial
• Las empresas determinan su propio código.
• Las diversas acciones de las empresas requieren
organización y éstas se esmeran para obtener los
mejores resultados.
• El anfitrión puede ordenar a sus invitados por el orden
alfabético de las personas, del nombre de las empresas,
o por la antigüedad de sus clientes.
• Ceremonial empresarial toma como referencia las
pautas establecidas en el Protocolo oficial y las adecua
a las necesidades del mundo de los negocios.
54. • Las empresas establecen la precedencia según los
niveles del organigrama y si las categorías son
análogas, cuenta la antigüedad en el cargo, según la
fecha en que se han asumido las funciones, o se
aplica el orden alfabético de las denominaciones de
cada área.
R O C H E L L I S U B E R O - W W W . E V E N T O S T I P S . C O M -
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55. CABE DESTACAR QUE…
El protocolo oficial siempre estará presente en el
protocolo empresarial en situaciones como:
- Visitas de autoridades gubernamentales y miembros
destacados de la Comunidad
- Fomento y establecimiento de relaciones
internacionales
- Colocación de símbolos nacionales e institucionales
Aunque la empresa tenga sus propias reglas, las
normas oficiales mantienen toda su vigencia y los usos
tradicionales deben ser respetados.
56. Si estás en las Relaciones Públicas,
debes conocer y dominar aspectos
fundamentales del Protocolo
R O C H E L L I S U B E R O - W W W . E V E N T O S T I P S . C O M -
@ E V E N T O S T I P S ( T W I T T E R )
57. Si tienes dudas, investiga.
R O C H E L L I S U B E R O - W W W . E V E N T O S T I P S . C O M -
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www.protocolo.org
58. R O C H E L L I S U B E R O - W W W . E V E N T O S T I P S . C O M -
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Qué debemos tener en cuenta
en el Protocolo en los eventos?
59. 1.Definir el tipo de evento
2.Personalidades y/o autoridades a participar
3.Lugar
4.Cantidad de personas a invitar
5.Definir participación de invitados
extranjeros (posición, colocación de
símbolos nacionales, traducción simultánea)
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PASOS PARA COORDINAR EL PROTOCOLO EN
LOS EVENTOS
60. 6. Definir si contará con asientos o sería de pie
7. Programa del evento (intervenciones,
brindis, etc)
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PASOS PARA COORDINAR EL PROTOCOLO EN
LOS EVENTOS
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• Tratamiento especial a las personalidades distinguidas
• Líneas de recibo
• Prensa
• Ambulancias o médicos on call para eventos fuera de la
ciudad
• Coordinar el vestuario del staff
• Se debe buscar el maestro de ceremonias adecuado y
especificarle el tipo de vestuario que debe tener en el
evento
OTRAS CONSIDERACIONES
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MARKETING DE LOS EVENTOS
63. Para definir el plan de marketing debemos de tener
en cuenta:
- Antecedentes históricos al evento
- Mercado total. Competencia directa e indirecta
- Posicionamiento de la empresa. Historia en
estrategias de comunicación y mercadeo
- Información de los atributos del producto
- Identidad de la marca
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MARKETING DE LOS EVENTOS
64. - Cuál mensaje se quiere comunicar?
- Qué imagen deseamos transmitir?
- Cuál es nuestro presupuesto?
- Cuál es el período de tiempo que contamos
para su promoción?
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MARKETING DE LOS EVENTOS
65. - Creación de un nombre de fácil
recordación y lectura
- Conceptualizar y desarrollar la identidad
y sus aplicaciones
- Verificación de la disponibilidad de
dominios en la web
- Verificación de disponibilidad de cuentas
en las redes socialesR O C H E L L I S U B E R O - W W W . E V E N T O S T I P S . C O M -
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CREACIÓN DE LA MARCA
67. VENTAJAS DE LAS REDES SOCIALES
- Se penetra de una forma directa al público
objetivo
- Con costos más efectivos que otros medios
- Difusión inmediata y a tiempo real
- El evento contará con más notoriedad y
repercusión
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68. ANTES DEL EVENTO
• Selecciona un community manager que se
identifique con la marca. Es el “vocero” de la marca.
• Entrenarlo con información relevante de la marca.
• Creación de página web o de minisite del evento,
del servicio o del producto. Incluir noticias, agenda,
novedades del evento.
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69. • Apertura de la cuenta del evento en las principales
redes sociales: Facebook, Twitter, YouTube, Slide Share (en
caso de conferencias, charlas), Instagram, Pinterest, etc.
• Crea contenido, busca público e interactúa
• Crea tendencias con un #hashtag que sea fácil y
atractivo
• Genera mentions con los medios de comunicación,
envía notas de prensa con la información de las redes
sociales
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ANTES DEL EVENTO
70. • Sincroniza las redes sociales
• Dale seguimiento a los hashtags
• Crea contenido
• Genera RT’s. Inicia conversaciones con mentions.
• Comparte contenido visual con tus seguidores:
fotos, presentaciones.
• Transmite en vivo a través del Streaming
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DURANTE EL EVENTO
71. DESPUÉS DEL EVENTO
• Recopila la información. Archiva todos los datos y
conversaciones generadas
• Monitorea contenido de los blogs y medios digitales
• Publica las fotos: Facebook, Instagram, Pinterest, FlickR
• Publica las presentaciones Slide Share
• Sube los videos a YouTube
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72. R O C H E L L I S U B E R O - W W W . E V E N T O S T I P S . C O M -
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Rochelli Subero,MSc
Mayo 2013