2. ETAPA 1 Diseño y cotización
En esta etapa se establecen OBJETIVOS
¿Qué quiero hacer? ¿Para qué lo quiero hacer? ¿A qué público va dirigido?
Estas interrogantes darán paso para determinar el TIPO DE EVENTO idóneo
que permitirá cumplir los objetivos (taller, rueda de prensa, fiesta, foro,
brindis, seminario, una verbena)
Las planificaciones se deben realizar en base a la cantidad de asistentes
al evento, así como la fecha del mismo y el lugar en el que se llevará a
cabo.
3. ETAPA 2 Producción
En esta etapa se COORDINAN actividades, tomando en cuenta los
recursos económicos, materiales y humanos necesarios para realización
del evento.
Se procede a organizar la estructura del evento, asignando grupos de
trabajo o comités que tendrán responsabilidades pre establecidas.
También se establece un cronograma de actividades, las cuales
contemplan fechas y horarios en los que se debe desempeñar cada
acción, de esta manera se lleva el control y orden del evento.
4. En la etapa de producción se define el presupuesto, los
materiales o mobiliarios necesarios (sillas, luces, video beam,
mesas, micrófonos, lapiceros, laptops, etc.), la decoración o
escenografía del lugar, el transporte, refrigerios, seguridad y
otros servicios brindados al público (carnets, certificados de
asistencia, material POP).
Así como también se procede a idear técnicas publicitarias e
invitaciones al evento. Es importante destacar que en esta
etapa se procede a contratar el personal y los servicios
requeridos para realizar el evento.
5. ETAPA 4
Montaje
Se procede a reunir al personal contratado para el evento en
el lugar en el que se llevara a cabo, para asignar espacios de
trabajo, organizar los materiales o mobiliarios y realizar
pruebas de sonido, iluminación y/o video.
ETAPA 3
Ejecución
En esta etapa se procede a realizar la acción principal del
evento, en el cual estarán dispuestos el recurso humano y
técnico, así como también los invitados que acudan. Se
ejecutan las acciones planteadas en base al cronograma
previamente planificado.
6. ETAPA 5 Desmontaje
Etapa posterior a la producción del evento. Los invitados se han
retirado del lugar y la actividad ha finalizado. Se procede a retirar y
organizar los materiales utilizados.
ETAPA 6 Evaluación de
resultados
En esta etapa de postproducción se verifica si el objetivo fue
alcanzado, y si las acciones se llevaron a cabo de la manera idónea
y en el horario establecido. Se realiza una valoración total del
evento y se diagnostican las fallas que pudieron haber ocurrido.
7. ESTUDIO DE CASO
ETAPA 1 Diseño y cotización
El Instituto Municipal de Cultura y Arte de Barquisimeto (IMCA), quiere
llevar a cabo la realización de murales, con el objetivo de embellecer las
calles de Barquisimeto, difundir la cultura y crear actividades
recreacionales. El evento está dirigido a jóvenes de la ciudad de
Barquisimeto, sin importar su destreza artística y serán éstos los que
lleven a cabo la actividad, de esta manera se incentiva el cuidado de la
ciudad y se acentúa el sentido de pertenencia si los mismos ciudadanos
se sienten participes del cambio.
Se realizarán cuatro murales en el oeste de Barquisimeto el primer
sábado y domingo de Agosto.
8. ETAPA 2 Producción
Se necesitará de un coordinador de la actividad por cada mural, en total
cuatro coordinadores. Ocho artistas que dirijan la actividad, repartidos en
dos por cada mural, quienes ayudarán a los jóvenes que asistan. Se
necesita de la seguridad de un módulo de policial en los cuatro lugares
donde se realizaran los murales.
En cuanto a los recursos financieros: Se necesitan 15.000 Bs para la
compra de 10 galones de pintura de diferentes colores, brochas y rodillos,
hidratación y un pequeño refrigerio para los asistentes, así como también
el transporte para movilizar los materiales.
9. La convocatoria para el evento se realizará a través de una gira de medios
regionales, y una rueda de prensa que se llevará a cabo en la Sede de la
escuela de Artes de la UCLA, además de difundir la invitación a través de la
página web de la alcaldía, como también en sus redes sociales y las del
IMCA.
El evento se realizará el 1 y 2 de agosto, de 9:30 de la mañana a 4:00 de la
tarde, con dos horas de receso en el que los asistentes podrán disfrutar de
un refrigerio.
ETAPA 3 Montaje
A las 8:00 de la mañana los coordinadores, junto a los artísticas que
colaboraran en la actividad se reunirán en la plaza La Justicia, donde
serán movilizados junto a los materiales necesarios, hacia las distintos
lugares en donde se realizarán los murales.
10. ETAPA 4 Ejecución
Los asistentes a la actividad se convocarán a las 9 y 30 de la mañana,
donde los coordinadores y colaboradores los estarán esperando con
los materiales organizados. Dentro del horario establecido se darán las
instrucciones, se precederá a explicar el diseño del mural, los colores
que tendrá y se organizarán grupos de trabajo para cada área del
mural (fondeo de la pared, dibujo o boceto, pintura del mural y
retoques o detalles finales).
Se cumplirá con el tiempo de receso y el refrigerio, así como también
se estará monitoreando la actividad, la seguridad y la hidratación de
las personas que asistan.
11. ETAPA 5 Desmontaje
Se procede a despedir a las personas que asistieron, a recoger y organizar
los materiales, transportarlos hacia el lugar donde se almacenarán (Son
dos días en los que se llevará a cabo el evento, por lo que el primer día, los
materiales serán transportados a un sitio para guardarlos hasta el día
siguiente para continuar con la jornada).
ETAPA 6
Evaluación de
resultados
Se procede a verificar si el objetivo fue alcanzado, avaluando la
cantidad de personas que asistieron, el orden con el que se realizó la
actividad, si fueron cumplidos los horarios, si la seguridad fue optima,
además de verificar si la cantidad de recursos fueron suficientes y si los
murales se finalizaron. Se toma en cuenta la receptividad de las
personas, sus comentarios y apreciaciones pues lo que se busca
además de promover la cultura es crear en las personas sentido de
pertenencia para incitarlos a cuidar la ciudad y ejecutar acciones a
beneficio de la comunidad.
