Este documento describe los pasos para organizar un evento cultural. Primero, se debe definir la naturaleza, duración y objetivos del evento. Luego, se determina la fecha, lugar y público objetivo. Finalmente, se elabora un presupuesto, se planifica un equipo de trabajo y se promociona el evento a través de varios medios de comunicación.

1. Organización de un Evento
Cultural

2.  Los eventos culturales pueden ser simples y cortos, como una vernissage de dos
horas de duración dirigida a un grupo selecto, o tratarse de un mega festival en
conmemoración de alguna fecha importante para un pueblo, o localidad, con
actividades especiales durante una semana de festejos.
 Un evento cultural involucra como temática principal, alguna rama del arte o de la
cultura, involucrando a veces usos y costumbres de la localidad o la región.

3.  El evento cultural se genera estratégicamente para difundir y promover proyectos
y comunicaciones culturales que realizan empresas e instituciones con el
principal objetivo de crear una imagen positiva en sus mercados.

 Asimismo, los eventos culturales son generados por las empresas con el fin de
difundir sus productos y servicios en los grupos o mercados a los que les llama la
atención el arte y la cultura.
Marketing cultural

4. El espectáculo como centro de atención
 Todo evento cultural cuenta con una atracción especial que será el motor del
encuentro.
En torno a este espectáculo girará el resto de actividades, que pueden incluir
exhibiciones, una feria, gastronomía, y otros shows que secunden la atracción o
evento principal.

5. 6 pasos de la Organización del evento
cultural
1.-Definir la naturaleza del evento, el motivo de la convocatoria y la duración del
mismo.
Las metas básicas en un evento cultural pueden ser la de comunicar y difundir un
proyecto, una idea o un producto artístico, o bien conmemorar y celebrar una fecha
importante de una ciudad, localidad o país.
2.- Determinar la fecha y lugar para la realización.
Para el caso de mega eventos debe tenerse especial atención respecto a la estación
del año en que se celebre, debido a dificultades climáticas que pudieran presentarse.
3.- Visualizar el tipo de público, específico o general, y el tipo de evento, formal o
informal.

6. 4.-Plasmar los resultados que se pretenden obtener con la organización del evento.
5.- Elaborar un presupuesto para la realización del evento.
Dentro de los costos e inversión prevista, es importante tener en cuenta la posibilidad de asegurar el
evento en caso de que el mismo se suspenda, o no se llegue a realizar.
Es importante destinar una buena cantidad de fondos a la difusión y publicidad del evento, a través
de variados medios de comunicación, cubriendo Internet, sitio web, redes sociales, etc.
6.-Armar un equipo de trabajo, determinar la cantidad de personas que se necesitará para llevar a cabo
el proyecto. Lo ideal es contar con profesionales, personal capacitado, que pueda rendir y garantizar
resultados favorables.

7. En general, son los mismos artistas quienes llevan adelante la gestión de un evento
de estas características, pero también son los gobiernos (municipales, provinciales y
nacionales) los encargados de subvencionar, gestionar y también realizar algunos
mega eventos. Es importante estar atento a las convocatorias que puedan ayudarte
con el financiamiento que necesites para llevar adelante tu proyecto
El financiamiento del proyecto

8. Eventos Social
REUNIÓN DE PERSONAS PARA CELEBRAR ALGÚN SUCESO
RECREACIÓN CON EL OBJETO DE DIVERTIRSE
AGASAJO A ALGUIEN ESPECIAL O COMO EXPRESIÓN DEAFECTO
-CARACTERÍSTICAS: Son de carácter festivo
Se desarrollan en la misma jornada
Hay un tema central de la celebración
Giran en torno a AA&BB y música

9. Tipos
BODAS: banquete con baile y animación
BAUTISMOS: recepción más íntima; decoración (amarillo/blanco)
COMUNIONES
NACIMIENTOS (baby shower), CUMPLEAÑOS, ANIVERSARIOS

10. Tipos
FIESTAS TEMÁTICAS
DE EGRESADOS Y GRADUACIÓN
egresados: catering, música, show.
graduación: más formal, acto académico, programa, cóctel.
EMPRESARIALES
aniversario
actividades artísticas y culturales: cóctel
campañas solidarias: desde competencias hasta beneficios
conferencias de prensa
fiestas de fin de año

11. Pasos para la venta
ENTREVISTA CON EL CLIENTE
BRIEF: ficha técnica para recabar información.
PLANIFICACIÓN: plan general de trabajo.
CALENDARIZACIÓN: organización de las actividades, tiempos, recursos, responsables.
TIMING: cronograma detallado de cada una de los momentos de la fiesta.

12. SHOWS Y ANIMACIONES
Efectos especiales
Shows en vivo: musicales, humorísticos, juegos, caricaturistas, etc.
Clases de baile
Mensajes grabados
OTRAS OPCIONES:
fuegos artificiales: flamas, profesionales, normas de seguridad (RENAR) pirotecnia fría:
papelitos, humo.
show de flair: color, movimiento, luz y música, barman show

13. DISEÑO Y AMBIENTACIÓN –
DECORACIÓN
Tipo y estilo de evento
Cantidad y perfil de los invitados
Presupuesto
Accesibilidad
Capacidad eléctrica
Refrigeración/calefacción

14. PERSONAL
CONDICIONES: profesionales, capacitados, actitud de servicio, buena presencia.
MAITRE: coordina, organiza, supervisa el servicio.
PERSONAL DE SALÓN: un mozo cada 12/15 personas, o cada 2 mesas de 8 personas
c/u
PERSONAL ESPECIALIZADO: ej. Parrillero para un asado