El documento describe las tres etapas clave en la planificación y ejecución de un evento: la etapa pre-evento, que incluye la planificación, organización e investigación; la etapa de evento, donde se llevan a cabo las actividades planeadas; y la etapa post-evento, que comprende la evaluación y cierre del evento.

1. Eventos y Banquetes ETAPAS DE UN EVENTO Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc

2. Eventos y Banquetes ETAPAS DE UN EVENTO PRE-EVENTO EVENTO POST-EVENTO Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc

3. Eventos y Banquetes Las tres etapas de un Evento se corresponden con las funciones básicas del proceso gerencial: Etapas de un Evento Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc

4. Eventos y Banquetes PRE - EVENTO 1.- Se debe efectuar un briefing con el cliente para establecer sus necesidades y expectativas. 2.- El organizador de eventos debe efectuar un análisis diacrónico (pasado, misión original, su desarrollo) – sincrónico (misión actual, estilo gerencia, la estructura, su tecnología y el clima organizacional). INVESTIGACIÓN Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc

5. Eventos y Banquetes PRE - EVENTO 3.- Seleccionar la fecha: ésta no debe coincidir con días feriados y/o festivos, ni con otros eventos importantes próximos a realizarse, tomando en cuenta la disponibilidad de los participantes y/o invitados especiales. 4.- Seleccionar el(los) lugar(es) de realización (espacio físico), teniendo en cuenta la capacidad, la comodidad, iluminación, equipos de sonido, proximidad, etc. PLANIFICACIÓN Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc

6. Eventos y Banquetes PRE - EVENTO 5.-Seleccionar transporte, alojamiento, alimentos y bebidas de los invitados, ponentes y/o participantes 6.- Definir: Los Objetivos y políticas del evento: es esencial la fijación comprensiva de los objetivos para determinar el tema, el alcance y el programa. Tipo de Técnica y nombre del evento de acuerdo a los fines y a la naturaleza del mismo. PLANIFICACIÓN Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc

7. Eventos y Banquetes PRE - EVENTO 7- Nombrar al Comité Organizador Coordinador General: es el responsable de coordinar, planificar y dirigir a los integrantes de evento. Las Comisiones: son equipos de trabajo que contribuyen a cumplir los pasos del evento sistematizadamente. 8.-Fijar sede provisional del comité organizador. organizACIÓN Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc

8. Eventos y Banquetes PRE - EVENTO 9.-Seleccionar el temario, temas o puntos definidos que se trataran en el evento a desarrollar. 10.-Determinar el número y el perfil de los asistentes al evento: invitados especiales, participantes, ponentes y acompañantes. (se estimará tomando en cuenta la magnitud y las posibilidades tanto del espacio físico como de recursos financieros) PLANIFICACIÓN Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc

9. Eventos y Banquetes PRE - EVENTO 11.- Elaborar el Cronograma General de Actividades y el Programa para Damas y Acompañantes. 12.- Estimar los Recursos Humanos, Materiales y Técnicos (Inventario Hipotético de Recursos). 13.-Elaborar el Presupuesto (estimación de costos y gastos que genere la realización del evento, mas un 10% de gastos imprevistos). ORGANIZACIÓN Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc

10. Eventos y Banquetes EVENTO Desarrollo y Dirección Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc

11. Eventos y Banquetes EVENTO Es donde se van a ejecutar todas las actividades que se planificaron durante el Pre- Evento. Va a consistir en la reunión de todas las personas involucradas en el mismo, en el lugar y hora estimada guiadas por la programación que el comité organizador preparó como evento. Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc

12. Eventos y Banquetes POST - EVENTO Se realiza el cumplimiento de los compromisos adquiridos. Se cancelan los pagos pendientes. Se reproduce y se hace el envío del material y de las conclusiones del evento. Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc

13. Eventos y Banquetes POST - EVENTO Se redactan y envían cartas de agradecimiento a todas las personas que hicieron posible la realización del evento. Se evalúa el evento, a través de la medición de los resultados generales, para medir si lo planificado se cumplió o no. Se recopila y archiva la información correspondiente al evento (memoria y cuenta). Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc

14. BIBLIOGRAFIA Eventos y Banquetes FLEITMAN, Jack. Eventos y Exposiciones una Organización Exitosa. Editorial McGraw-Hill. México 1997. GHERARDI, Eliana: Cómo Hacer Eventos Exitosos. Colección Quiron Nº36, Los Libros del Nacional. Editorial CEC, S.A. Venezuela. 2000. GÓMEZ, Carlos y VISLA, Oswaldo: La Gerencia de Eventos Especiales en las Relaciones Públicas. Editorial Panapo. Venezuela. 1995. GÓMEZ, Carlos y Oswaldo Visla: La Gerencia de Eventos Especiales en las Relaciones Públicas. Editorial Panapo. Venezuela. 1995. Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc