Este documento describe el perfil de un organizador de eventos exitoso. Explica que un organizador debe poseer una combinación única de habilidades como la comunicación, la gestión de proyectos y la resistencia; características como la creatividad, el manejo de relaciones públicas y la disciplina; y funciones como la planificación, la negociación y la promoción. También destaca elementos imprescindibles como proveedores confiables, la preocupación por la excelencia y la motivación. En resumen, un organizador debe equilibrar habilidades técnicas
Por qué contratar a un planificador de eventos corporativosZagaMeetingPlanners
Cuando las empresas lanzan eventos corporativos, creen que contratar a un planificador de eventos corporativos los pondrá muy por encima del presupuesto. En realidad, los planificadores saben los consejos, trucos y contactos que permiten ahorrar a las empresas tiempo y dinero en el largo plazo, sin sacrificar la calidad del evento.
Consejos para organizar eventos de empresa. Fernando Le Monnier Enero 2014fernandolemo
¿Cuáles son las claves para organizar un evento de empresa? Os presentamos un eBook que ha redactaado Fernando Le Monnier, especialista en eventos y socio de Kivicom y Eventoprix.
Estos son los principales apartados del documento:
1. Para qué sirve un evento corporativo y cómo organizarlo satisfactoriamente
2. Las ventajas de los eventos de empresa
3. Cómo definir adecuadamente los objetivos
4. Beneficios y ventajas de un planteamiento óptimo de los objetivos
5. El continente del evento. Las nuevas posibilidades
6. El contenido del evento. Configuración y recursos (I)
7. El contenido del evento. Configuración y recursos (II)
8. Los nuevos formatos de eventos
9. La comunicación previa al evento
10. La comunicación postevento
11. Cinco consejos para administrar los gastos
12. Perspectivas, oportunidades y aspectos de mejora en los eventos corporativos
Ficha del curso: "Cómo participar en exposiciones profesionales"ExpoConsultores
Este programa ofrece a su audiencia una visión general de los diversos procesos involucrados y una guía para alcanzar el éxito como expositor.
Sesión participativa de 4 a 6 horas, dictada in-company, preferiblemente de 4 a 12 meses antes de la exposición para poder desarrollar adecuadamente la selección de espacios, presupuestos, programas de actividades y estrategias promocionales
Por qué contratar a un planificador de eventos corporativosZagaMeetingPlanners
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5. El continente del evento. Las nuevas posibilidades
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12. Perspectivas, oportunidades y aspectos de mejora en los eventos corporativos
Ficha del curso: "Cómo participar en exposiciones profesionales"ExpoConsultores
Este programa ofrece a su audiencia una visión general de los diversos procesos involucrados y una guía para alcanzar el éxito como expositor.
Sesión participativa de 4 a 6 horas, dictada in-company, preferiblemente de 4 a 12 meses antes de la exposición para poder desarrollar adecuadamente la selección de espacios, presupuestos, programas de actividades y estrategias promocionales
El mapa conceptual corresponde al rol del profesional encargado del desarrollo de los proyectos, los elementos necesarios para garantizar el ciclo de vida y los responsables de establecer adecuadamente los procesos.
Webinar gestion de proyectos agil con tecnicas y herramientas de trabajo re...PMI Capítulo México
Compartiremos técnicas y herramienta digitales para mantener una colaboración eficiente en entornos de mucha turbulencia y con teletrabajo
La “nueva normalidad” exige una gran adaptación a los cambios para mantener la continuidad y motivación de los proyectos y equipos, es por esto, que durante esta sesión compartiremos técnicas y herramienta digitales para mantener una colaboración, comunicación y entrega de resultados continua y eficiente en entornos de mucha turbulencia y con trabajo a distancia.
Objetivos de la sesión
+ Identificar y concientizarse colaborativamente de los principales retos que enfrentan los equipos y organizaciones en sus proyectos actualmente, en la era post-covid.
+ Conocer técnicas y herramientas para mantener y/o mejorar la comunicación y colaboración en entornos digitales o trabajo a distancia.
+ Aplicar técnicas que permitan asegurar la entrega continua de resultados en entornos digitales.
Impartido por:
Diego Ochoa Rivas
Ingeniero Industrial, Maestro en Coaching Directivo y Liderazgo, PMP, Expert Scrum Master, Professional in Agile Coaching, Trainner certificado en trabajo remoto, además de 20 certificaciones y estudios de postgrado internacional.
Licenciatura en Ingeniería en Comunicaciones, un MBA ejecutivo por parte del IPADE y cuenta con una certificación como Instructor Avanzado de Prosci® en Change Management.
Coach, conferencista y empresario con el firme propósito de ayudar a las personas y organizaciones a alcanzar mejores resultados tangibles en sus proyectos a través de la agilidad, liderazgo, innovación, mejora y gestión.
Más de 20 años de experiencia en PyMEs, Consultoría, Corporativos y Emprendurismo; formando y acompañando en su transformación a más de 5,000 personas en México y Latinoamérica través de la aplicación, Mentoring y coaching en mejores prácticas de negocio.
Fundador de 2 empresas de alcance de internacional de formación y coaching (KzI-Kaizenia y Agile Scrum), Líder creador de la certificación internacional Agile Coach en colaboración con Certiprof, así como cocreador y SME de certificaciones en innovación y Lean Kanban.
El documento describe la importancia de las personas en el éxito de la gestión de proyectos. Se identifican las habilidades y características que debe tener un gerente de proyectos para lograr los objetivos planteados y asegurar la satisfacción del cliente
Alberto Mariñas y Juana Pulido participarán un año más en el Programa Avanzad...Estudio de Comunicación
Madrid, 7, 8 y 9 de octubre de 2014.- Por segundo año, Alberto Mariñas y Juana Pulido forman parte del grupo de expertos que imparte un programa avanzado de Comunicación Interna en la escuela de negocios ICADE Business School y organizado por iiR España.
El módulo que impartirán Juana y Alberto se denomina “Nuevos canales de comunicación. ¿Cómo utilizar las redes sociales para potenciar nuestra comunicación interna?” y tratará de asuntos como estrategia de Comunicación Interna basada en herramientas de comunicación online; creación de códigos de conducta en Redes Sociales: cómo gestionar y potenciar el rol de los empleados como embajadores de la marca en redes sociales; antes del 2.0: la actitud de la empresa hacia los procesos de Comunicación Interna; la importancia de la formación en la creación del ecosistema conversacional interno; y Comunicación Interna online y crisis de comunicación.
Mafalda está más viva que nunca. Reaparece siempre fresca y renovada en sus nuevos libros y periódicos. Hace cine y televisión. Viaja en la imaginación colectiva de infinidad de naciones que son muy diferentes entre ellas culturalmente. Y llega a los lugares más insospechados, volviéndose familiar a generaciones que no tienen nada que ver con la que vio nacer a Mafalda
El mapa conceptual corresponde al rol del profesional encargado del desarrollo de los proyectos, los elementos necesarios para garantizar el ciclo de vida y los responsables de establecer adecuadamente los procesos.
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La “nueva normalidad” exige una gran adaptación a los cambios para mantener la continuidad y motivación de los proyectos y equipos, es por esto, que durante esta sesión compartiremos técnicas y herramienta digitales para mantener una colaboración, comunicación y entrega de resultados continua y eficiente en entornos de mucha turbulencia y con trabajo a distancia.
Objetivos de la sesión
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+ Conocer técnicas y herramientas para mantener y/o mejorar la comunicación y colaboración en entornos digitales o trabajo a distancia.
+ Aplicar técnicas que permitan asegurar la entrega continua de resultados en entornos digitales.
Impartido por:
Diego Ochoa Rivas
Ingeniero Industrial, Maestro en Coaching Directivo y Liderazgo, PMP, Expert Scrum Master, Professional in Agile Coaching, Trainner certificado en trabajo remoto, además de 20 certificaciones y estudios de postgrado internacional.
Licenciatura en Ingeniería en Comunicaciones, un MBA ejecutivo por parte del IPADE y cuenta con una certificación como Instructor Avanzado de Prosci® en Change Management.
Coach, conferencista y empresario con el firme propósito de ayudar a las personas y organizaciones a alcanzar mejores resultados tangibles en sus proyectos a través de la agilidad, liderazgo, innovación, mejora y gestión.
Más de 20 años de experiencia en PyMEs, Consultoría, Corporativos y Emprendurismo; formando y acompañando en su transformación a más de 5,000 personas en México y Latinoamérica través de la aplicación, Mentoring y coaching en mejores prácticas de negocio.
Fundador de 2 empresas de alcance de internacional de formación y coaching (KzI-Kaizenia y Agile Scrum), Líder creador de la certificación internacional Agile Coach en colaboración con Certiprof, así como cocreador y SME de certificaciones en innovación y Lean Kanban.
El documento describe la importancia de las personas en el éxito de la gestión de proyectos. Se identifican las habilidades y características que debe tener un gerente de proyectos para lograr los objetivos planteados y asegurar la satisfacción del cliente
Alberto Mariñas y Juana Pulido participarán un año más en el Programa Avanzad...Estudio de Comunicación
Madrid, 7, 8 y 9 de octubre de 2014.- Por segundo año, Alberto Mariñas y Juana Pulido forman parte del grupo de expertos que imparte un programa avanzado de Comunicación Interna en la escuela de negocios ICADE Business School y organizado por iiR España.
El módulo que impartirán Juana y Alberto se denomina “Nuevos canales de comunicación. ¿Cómo utilizar las redes sociales para potenciar nuestra comunicación interna?” y tratará de asuntos como estrategia de Comunicación Interna basada en herramientas de comunicación online; creación de códigos de conducta en Redes Sociales: cómo gestionar y potenciar el rol de los empleados como embajadores de la marca en redes sociales; antes del 2.0: la actitud de la empresa hacia los procesos de Comunicación Interna; la importancia de la formación en la creación del ecosistema conversacional interno; y Comunicación Interna online y crisis de comunicación.
Mafalda está más viva que nunca. Reaparece siempre fresca y renovada en sus nuevos libros y periódicos. Hace cine y televisión. Viaja en la imaginación colectiva de infinidad de naciones que son muy diferentes entre ellas culturalmente. Y llega a los lugares más insospechados, volviéndose familiar a generaciones que no tienen nada que ver con la que vio nacer a Mafalda
3. ORGANIZADOR DE EVENTOS
Un organizador de eventos debe poseer una combinación única
de habilidades, características personales y funciones clave
para garantizar el éxito en la gestión de eventos.
4. HABILIDADES
Las habilidades de un
organizador de eventos son
fundamentales porque
desempeñan un papel crucial
en la planificación, ejecución
y éxito general de cualquier
evento.
AHT-2023
5. RESISTENCIA PARA
TRRABAJAR DURANTE
JORNADAS MUY LARGAS
Los eventos suelen requerir un
esfuerzo significativo, y la
capacidad de trabajar largas
horas es esencial.
La comunicación efectiva es clave
para coordinar con proveedores,
clientes y participantes.
La habilidad para planificar y
coordinar todas las fases de un
evento, desde la concepción hasta
la ejecución.
COMUNICACIÓN
ESCRITA Y VERBAL
GESTION DE PROYECTOS
6. TRABAJO EN EQUIPO
Los eventos implican la
colaboración con diferentes
profesionales y equipos, por lo que
trabajar bien en conjunto es crucial.
La capacidad de pensar de
manera creativa para diseñar
eventos únicos y atractivos.
La habilidad para adaptarse a
cambios inesperados y resolver
problemas sobre la marcha.
CREATIVIDAD,
INNOVACIÓN,
DIFERENCIACIÓN
FLEXIBLE, ADAPTACIÓN,
RESOLUTIVO
7. COMUNICADOR Y
NEGOCIADOR
Las habilidades de comunicación y
negociación son fundamentales en
la interacción con proveedores,
clientes y otros stakeholders.
La habilidad para liderar equipos y
coordinar esfuerzos para lograr el
éxito del evento.
Ser eficiente y efectivo en la gestión
del tiempo y los recursos.
CAPACIDAD DE
LIDERAZGO
PRODUCTIVIDAD
8. CARACTERÍSTICAS
Las características de un
organizador de eventos son
importantes por varias
razones, ya que influyen en su
capacidad para planificar,
coordinar y ejecutar eventos
exitosos.
AHT-2023
9. CREATIVIDAD
Pensar de manera innovadora y
encontrar soluciones únicas para
cada evento.
Habilidad para interactuar y
negociar con diferentes personas y
entidades.
Encontrar el equilibrio entre ser
firme cuando sea necesario y ser
paciente en situaciones
desafiantes.
MANEJO DE RELACIÓNES
PÚBLICAS AUTORIDAD Y
PACIENCIA
10. DISCIPLINA Y PASION
Mantener la disciplina en la
planificación y ejecución,
combinada con una pasión por
crear eventos memorables.
Mantener la calma y el control en
situaciones imprevistas o de
presión.
AUTODOMINIO
11. Funciones
Un organizador de eventos
va a organizar conferencias
y exposiciones para
diferentes tipos de eventos
Resolver todos
los
problemas que
surjan durante
el evento
Presupuestos
que manejan
Aseguran de que las
instalaciones
cumplen con todos
los requisitos,
incluida la
normativa de salud
y
seguridad
Negocian con los
dueños del
espacio que van
a utilizar para el
evento
organizado
Manejan todos
los aspectos
de la
planificación,
organización y
publicidad.
Consiguen
el equipo técnico
necesario.
Promocionan los
eventos que
organizan si es
necesario y
acuden a
empresas
externas si es
necesaria una
gran promoción.
12. Diseño del
evento
Palnificacion del
evento
Produccion del
evento
Fechas
Asistentes
Programa
Lugar
Promoción
Elementos
Imprescindi
bles
Toda presentación eficaz es
sencilla y va al grano
Creatividad
Preocuparse por
la excelencia
Proveedores
confiables
Obsesión
Manejo de los
tiempos
El conocimiento
del Timing
La conducción y
sincronización
La motivación
Responder a las
expectativas
Sorprender
Una base de
datos completa
Autodominio
Pasión
13. EJEMPLO
MARIA está a cargo de planificar un gran evento corporativo
para una empresa. Veamos cómo aplica las habilidades,
características, funciones y elementos imprescindibles
mencionados:
Habilidades:
Resistencia para trabajar durante jornadas muy largas:
María se prepara para jornadas largas durante la fase
de preparación y ejecución del evento, sabiendo que la
dedicación y el esfuerzo son esenciales.
Comunicación escrita y verbal:
María se comunica claramente con el equipo y los
proveedores, asegurándose de que todos estén al tanto
de las expectativas y los detalles del evento.
Gestión de proyectos:
Utiliza habilidades de gestión de proyectos para crear un
plan detallado que abarca desde la conceptualización
hasta la ejecución, asignando tareas y estableciendo
plazos.
Trabajo en equipo:
Maria fomenta la colaboración y la sinergia entre su
equipo, proveedores y otros profesionales involucrados
para garantizar una ejecución fluida.
14. EJEMPLO
Creatividad, innovación, diferenciación:
María utiliza su creatividad para diseñar un tema único
para el evento, desde la decoración hasta la
presentación de contenido, diferenciándolo de eventos
anteriores.
Flexible, adaptación, resolutivo:
Ante imprevistos, como cambios climáticos, María
demuestra flexibilidad y capacidad para adaptarse
rápidamente, resolviendo problemas de manera
eficiente.
Comunicador y negociador:
Negocia contratos con proveedores y se comunica
eficazmente con el cliente para asegurar la alineación
de expectativas.
Capacidad de liderazgo:
Lidera el equipo con autoridad y paciencia, motivando a
los miembros para alcanzar los objetivos del evento.
Productividad:
Organiza eficientemente el tiempo y los recursos,
maximizando la productividad durante la planificación y
ejecución del evento.
15. EJEMPLO
Características:
Creatividad:
María desarrolla ideas creativas para la decoración del
evento, buscando formas innovadoras de presentar la
información corporativa.
Manejo de relaciones públicas:
Utiliza sus habilidades de relaciones públicas para
negociar con proveedores y crear una atmósfera
positiva para los participantes.
Autoridad y paciencia:
Muestra autoridad al coordinar con el equipo, pero
también demuestra paciencia en situaciones
desafiantes para mantener un ambiente positivo.
Disciplina y pasión:
Mantiene la disciplina en la ejecución del plan y
demuestra pasión por crear un evento que deje una
impresión duradera.
Autodominio:
Mantiene la calma en situaciones imprevistas,
demostrando autodominio y resolviendo problemas con
eficacia.
16. EJEMPLO
Funciones:
Negociar, coordinar y promocionar:
María negocia con proveedores, coordina todas las
actividades logísticas y promociona el evento tanto
interna como externamente.
Organizar el lugar de celebración:
Gestionando la selección del lugar, asegurándose de
que el espacio sea adecuado y coordinando los
servicios necesarios.
Presupuesto:
Trabaja dentro del presupuesto asignado, controlando
los costos y asegurándose de que se cumplan las
restricciones financieras.
17. EJEMPLO
Elementos imprescindibles:
Proveedores confiables:
Maria selecciona proveedores confiables con los que ha trabajado en el
pasado, asegurándose de la calidad y la puntualidad en la entrega de
servicios.
Preocuparse por la excelencia:
Obsesionada por los detalles, María verifica personalmente cada aspecto,
desde la disposición de las mesas hasta la calidad de la presentación.
Creatividad:
Fomenta la originalidad en cada elemento del evento, desde las
invitaciones hasta la decoración, buscando destacar y sorprender a los
participantes.
Obsesión por la perfección:
Cuida cada detalle, desde la coordinación del programa hasta la calidad
del servicio de catering, con el objetivo de lograr un evento impecable.
Manejo de los tiempos (cronograma):
Utiliza un cronograma detallado para planificar cada fase del evento,
asegurándose de que todo se desarrolle según lo programado.
Conocimiento del timing:
Reconoce el ambiente del evento y ajusta el programa según la
disposición y expectativas de los participantes.
Conducción:
Lidera y coordina eficientemente a todo el equipo, asegurando que cada
miembro cumpla su rol de manera efectiva.
18. EJEMPLO
Motivación:
Mantiene la motivación del equipo y colaboradores externos,
asegurándose de que todos estén comprometidos con el éxito del evento.
Responder a las expectativas:
Cumple con lo prometido al cliente y brinda una experiencia que supera
las expectativas de los participantes.
Sorprender:
Busca constantemente maneras de sorprender a los participantes, ya sea
a través de elementos inesperados o actividades innovadoras.
Base de datos completa:
Cuenta con una base de datos confiable de proveedores, contactos clave
y clientes, facilitando la coordinación y la planificación.
Autodominio:
Muestra autodominio en situaciones desafiantes, manteniendo la calma y
resolviendo problemas de manera efectiva.
Pasión:
Realiza todas las tareas con entusiasmo y pasión, transmitiendo su
energía positiva a todo el equipo y a los participantes del evento.
19. En conclusión, un organizador de eventos efectivo debe poseer
una combinación única de habilidades, características
personales y conocimientos específicos. Desde la resistencia
para trabajar largas jornadas hasta la capacidad de mantener
la calma en situaciones imprevistas, y desde la creatividad para
diseñar eventos innovadores hasta la habilidad para liderar
equipos con autoridad y paciencia, cada elemento es esencial
para garantizar el éxito en la planificación y ejecución de
eventos. La obsesión por la excelencia, la atención a los detalles,
la adaptabilidad y la pasión son pilares fundamentales que
contribuyen a la creación de experiencias memorables. En
última instancia, un organizador de eventos exitoso no solo
cumple con las expectativas, sino que supera las barreras,
sorprende a los participantes y deja una impresión duradera a
través de la combinación equilibrada de profesionalismo,
creatividad y compromiso.
CONCLUSIONES