Los documentos electrónicos son utilizados por empresas, instituciones educativas y de salud para transformar sus recursos en formato digital. Esto permite el acceso rápido y seguro a la información y protege los documentos a largo plazo. La digitalización también elimina las desventajas de almacenar documentos físicos como la pérdida y deterioro con el tiempo.

1. DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS.

2. 1. DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS.
¿Quienes lo ocupan?
2. ¿Quienes lo Empresas y particulares, instituciones educativas,
ocupan?
3. En que nos ayuda: de salud, bibliotecas, entre otros, están
4. algunas
desventajas de
transformando sus recursos impresos o grabados
mantener los en documentos electrónicos.
archivos en papel
y no
transformarlos en
documentos
electrónicos:
5. Digitalización…
6. Ventajas:
7. Los protegen:
8. En que afecto:

3. 1. DOCUMENTOS
En que nos ayuda:
ELECTRÓNICOS.
2. ¿Quienes lo La digitalización de documentos pone
ocupan? al alcance de los usuarios, de forma
3. En que nos ayuda:
4. algunas rápida, fácil, segura económica.
desventajas de Para entender mejor la necesidad de
mantener los
archivos en papel los documentos electrónicos podemos
y no poner como ejemplo a un centro de
transformarlos en
documentos salud. Llega un paciente en una
electrónicos: urgencia y es necesario administrarle
5. Digitalización…
6. Ventajas: penicilina, una sustancia a la cual
7. Los protegen: muchas personas son alérgicas.
8. En que afecto:

4. algunas desventajas de mantener los
archivos en papel y no transformarlos en
1. DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS. documentos electrónicos:
• Es necesario elaborar índices y disponer de grandes y cuidados
2. ¿Quienes lo lugares de almacenaje.
ocupan? • Es necesario depurar los archivos frecuentemente, con la
3. En que nos ayuda: consecuente pérdida de tiempo que eso genera.
4. algunas • Desgaste y riesgos de rotura o pérdida por la manipulación.
desventajas de • Perdida de tiempo en la búsqueda de documentos,
mantener los • Retraso en firmas y autorizaciones,
archivos en papel • Muchas veces el trabajo se tiene que hacer por duplicado, en
y no caso de necesitar más de una copia de cada
transformarlos en documento, con lo cual se genera una enorme pérdida de
documentos tiempo.
electrónicos: • Falta de seguridad y confiabilidad; el acceso de muchas
5. Digitalización… personas a los archivos permite que se hagan cambios sin
6. Ventajas: permiso o que los datos guardados sean alterados.
7. Los protegen:
8. En que afecto:

5. 1. DOCUMENTOS
Digitalización…
ELECTRÓNICOS.
2. ¿Quienes lo .Existen muchas empresas que
ocupan?
3. En que nos ayuda: prestan el servicio de digitalización
4. algunas
desventajas de
mantener los
de la información y una de ellas,
archivos en papel
y no
Digitaliza.com, señala estos puntos
transformarlos en
documentos como los centrales a la hora de
electrónicos:
5. Digitalización… tomar la decisión.
6. Ventajas:
7. Los protegen:
8. En que afecto:

6. 1. DOCUMENTOS
Ventajas:
ELECTRÓNICOS.
• Elimina el extravío de documentos.
2. ¿Quienes lo • Permite un rápido y fácil acceso a la información.
• Resguarda la información en múltiples formatos electrónicos
ocupan? • Controla el acceso a la información por niveles de seguridad.
3. En que nos ayuda: • Firmas digitales.
4. algunas • Mejora los tiempos de acceso para la búsqueda de documentos mediante búsqueda
entre los archivos.
desventajas de • Índices de búsqueda de la información.
mantener los • Permite almacenar todo tipo de documentos (tamaño, formato, color, etc.).
• Resguarda la documentación.
archivos en papel • Optimiza el espacio físico convirtiendo pilas de papel en un simple CD-ROM o
y no almacenado en una maquina.
• Protege la información teniendo varios respaldos de la información.
transformarlos en • Agiliza y hace más eficiente el servicio a clientes.
documentos • Ordena de manera lógica los expedientes.
electrónicos: • Permite una fácil distribución de documentos vía Internet o intranet.
• Protege los documentos contra la acción de agentes externos y deterioro de los mismos.
5. Digitalización… • Reduce costos de operación. Incrementa la productividad.
6. Ventajas: • Permite simultaneidad de usuarios para el mismo documento.
• Diferentes sistemas operativos pueden tener acceso a los archivos digitales.
7. Los protegen:
8. En que afecto:

7. 1. DOCUMENTOS
Los protegen:
ELECTRÓNICOS.
2. ¿Quienes lo De esta forma, los protegen del paso
ocupan?
3. En que nos ayuda: del tiempo, los comparten con
4. algunas
desventajas de mayor cantidad de personas y
mantener los
archivos en papel
disponen de ellos de una forma
y no mucho más cómoda. Hoy en día,
transformarlos en
documentos los documentos electrónicos se
electrónicos:
5. Digitalización… han transformado, más que en una
6. Ventajas:
7. Los protegen:
moda, en una necesidad
8. En que afecto:

8. 1. DOCUMENTOS
En que afecto:
ELECTRÓNICOS.
2. ¿Quienes lo La situación es desesperada y gracias a
ocupan? que su historia clínica estaba disponible
3. En que nos ayuda:
4. algunas en formato digital, los médicos le
desventajas de
mantener los
pudieron salvar la vida inyectando el
archivos en papel medicamento justo, al instante.
y no
transformarlos en
documentos De otra forma, se hubiera perdido
electrónicos:
5. Digitalización… tiempo en ir al archivo, buscar en los
6. Ventajas:
7. Los protegen:
registros y llevar esa información hasta
8. En que afecto: el lugar de atención.