Este documento describe las ventajas de transformar archivos en papel a documentos electrónicos, citando como ejemplo un caso en el que la historia clínica digital de un paciente le salvó la vida. Enumera las desventajas de mantener archivos físicos, como la necesidad de espacio de almacenamiento, pérdida de tiempo en búsquedas y duplicación de documentos. Finalmente, detalla las ventajas de digitalizar archivos, entre ellas mejor acceso, seguridad, orden y distribución de la información.

1. Índice..
Documentos electrónicos. ................................................................................................................... 1
Ejemplo a un centro de salud. ............................................................................................................. 2
Desventajas de mantener los archivos en papel y no transformarlos en documentos electrónicos . 2
Las ventajas de pasar los archivos a documentos electrónicos .......................................................... 3
Bibliografía. ......................................................................................................................................... 3
Documentos electrónicos.
+
Empresas y particulares, instituciones
educativas, de salud, bibliotecas, entre
otros, están transformando sus recursos
impresos o grabados en documentos
electrónicos.
De esta forma, los protegen del paso del
tiempo, los comparten con mayor
cantidad de personas y disponen de ellos
de una forma mucho más cómoda. Hoy en día, los documentos electrónicos se
han transformado, más que en una moda, en una necesidad.
La digitalización de documentos pone al alcance de los usuarios, de forma rápida,
fácil, segura económica.

2. Ejemplo a un centro de salud.
Llega un paciente en una urgencia y es necesario
administrarle penicilina, una sustancia a la cual
muchas personas son alérgicas. La situación es
desesperada y gracias a que su historia clínica
estaba disponible en formato digital, los médicos le
pudieron salvar la vida inyectando el medicamento
justo, al instante. De otra forma, se hubiera perdido
tiempo en ir al archivo, buscar en los registros y
llevar esa información hasta el lugar de atención.
Desventajas de mantener los archivos en papel y no transformarlos
en documentos electrónicos
1. Es necesario elaborar índices y disponer de grandes y cuidados lugares de
almacenaje.
2. Es necesario depurar los archivos frecuentemente, con la consecuente
pérdida de tiempo que eso genera.
3. Desgaste y riesgos de rotura o pérdida por la manipulación.
4. Pérdida de tiempo en la búsqueda de documentos,
5. Retraso en firmas y autorizaciones,
6. Muchas veces el trabajo se tiene que hacer por duplicado, en caso de
necesitar más de una copia de cada documento, con lo cual se genera una
enorme pérdida de tiempo.
7. Falta de seguridad y confiabilidad; el acceso de muchas personas a los
archivos permite que se hagan cambios sin permiso o que los datos
guardados sean alterados.

3. Las ventajas de pasar los archivos a documentos electrónicos
Existen muchas empresas que prestan el servicio de
digitalización de la información y una de ellas,
Digitaliza.com, señala estos puntos como los centrales
a la hora de tomar la decisión.
1. Elimina el extravío de documentos.
2. Permite un rápido y fácil acceso a la información.
3. Resguarda la información en múltiples formatos electrónicos
4. Controla el acceso a la información por niveles de seguridad.
5. Firmas digitales.
6. Mejora los tiempos de acceso para la búsqueda de documentos mediante
búsqueda entre los archivos.
7. Índices de búsqueda de la información.
8. Permite almacenar todo tipo de documentos (tamaño, formato, color, etc.).
9. Resguarda la documentación.
10. Optimiza el espacio físico convirtiendo pilas de papel en un simple CD-ROM
o almacenado en una máquina.
11. Protege la información teniendo varios respaldos de la información.
12. Agiliza y hace más eficiente el servicio a clientes.
13. Ordena de manera lógica los expedientes.
14. Permite una fácil distribución de documentos vía Internet o intranet.
15. Protege los documentos contra la acción de agentes externos y deterioro de
los mismos.
16. Reduce costos de operación. Incrementa la productividad.
17. Permite simultaneidad de usuarios para el mismo documento.
18. Diferentes sistemas operativos pueden tener acceso a los archivos
digitales.
Bibliografía.
http://www.contenidoweb.info/documentos/documentos-electronicos.htm