Las empresas, instituciones y particulares están transformando sus documentos impresos en formato electrónico para protegerlos a largo plazo, compartirlos más fácilmente y acceder a ellos de manera más conveniente. Los documentos electrónicos permiten un acceso rápido y seguro a la información desde cualquier lugar, como se ilustró en el ejemplo de un paciente que pudo ser tratado a tiempo gracias a que su historial clínico estaba digitalizado.

2. Documentos electrónicos .
Empresas y particulares, instituciones educativas, de salud, bibliotecas, entre otros,
están transformando sus recursos impresos o grabados en documentos electrónicos.
De esta forma, los protegen del paso del tiempo, los comparten con mayor cantidad
de personas y disponen de ellos de una forma mucho más cómoda. Hoy en día, los
documentos electrónicos se han transformado, más que en una moda, en una
necesidad.
Documentos Electrónicos ,,.
La digitalización de documentos pone al alcance de los usuarios, de forma rápida,
fácil, segura económica.
Para entender mejor la necesidad de los documentos electrónicos podemos poner
como ejemplo a un centro de salud. Llega un paciente en una urgencia y es
necesario administrarle penicilina, una sustancia a la cual muchas personas son
alérgicas.
La situación es desesperada y gracias a que su historia clínica estaba disponible en
formato digital, los médicos le pudieron salvar la vida inyectando el medicamento
justo, al instante.
De otra forma, se hubiera perdido tiempo en ir al archivo, buscar en los registros y
llevar esa información hasta el lugar de atención.

3. Desventajas de mantener los archivos en papel y
no transformarlos en documentos electrónico
• • Es necesario elaborar índices y disponer de
grandes y cuidados lugares de almacenaje.
• • Es necesario depurar los archivos frecuentemente,
con la consecuente pérdida de tiempo que eso
genera.
• • Desgaste y riesgos de rotura o pérdida por la
manipulación.
• • Perdida de tiempo en la búsqueda de documentos

4. Desventajas
• • Retraso en firmas y autorizaciones,
• • Muchas veces el trabajo se tiene que hacer por
duplicado, en caso de necesitar más de una copia de
cada documento, con lo cual se genera una enorme
pérdida de tiempo.
• • Falta de seguridad y confiabilidad; el acceso de
muchas personas a los archivos permite que se
hagan cambios sin permiso o que los datos
guardados sean alterados.

5. Ventajas de pasar los archivos a documentos
electrónicos.
• Existen muchas empresas que prestan el servicio de digitalización de la
información y una de ellas, Digitaliza.com, señala estos puntos como los
centrales a la hora de tomar la decisión
• • Elimina el extravío de documentos.
• • Permite un rápido y fácil acceso a la información.
• • Resguarda la información en múltiples formatos electrónicos
• • Controla el acceso a la información por niveles de seguridad.
• • Firmas digitales.
• • Mejora los tiempos de acceso para la búsqueda de documentos
mediante búsqueda entre los archivos.
• • Índices de búsqueda de la información.

6. Ventajas
• • Permite almacenar todo tipo de documentos (tamaño, formato, color, etc.).
• • Resguarda la documentación.
• • Optimiza el espacio físico convirtiendo pilas de papel en un simple CD-ROM o
almacenado en una maquina.
• • Protege la información teniendo varios respaldos de la información.
• • Agiliza y hace más eficiente el servicio a clientes.
• • Ordena de manera lógica los expedientes.
• • Permite una fácil distribución de documentos vía Internet o intranet.
• • Protege los documentos contra la acción de agentes externos y deterioro de los
mismos.
• • Reduce costos de operación. Incrementa la productividad.
• • Permite simultaneidad de usuarios para el mismo documento.
• • Diferentes sistemas operativos pueden tener acceso a los archivos digitales.