Este documento trata sobre la gestión de proyectos. Explica que la gestión de proyectos implica aplicar conocimientos y técnicas para cumplir los objetivos de un proyecto temporal de manera eficiente. También enfatiza la importancia de una buena comunicación y gestión de riesgos para el éxito de un proyecto. Finalmente, resume los conceptos clave de la dirección de proyectos como la planificación, ejecución, monitoreo y cierre.

1. ¿Qué es la gestión de proyectos? La importancia
de una buen comunicación y la gestión de riesgos
Manuel Soláns, PMP
24 de Marzo de 2015

2. Manuel Soláns
2
Contenido
 ¿Qué es la dirección de proyectos?
 Conceptos y principios
 Claves de éxito de un proyecto: La
comunicación
 ¿Cómo identificar y gestionar los riesgos de un
proyecto?
 El papel del director/a de proyectos

3. Manuel Soláns
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 Manuel Soláns, PMP
 > 20 años de experiencia
en el sector TIC
 > 15 años de experiencia
dirigiendo proyectos
internacionales

4. Manuel Soláns
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¿Qué es la gestión de proyectos?
 ¿Qué es un proyecto?
 Temporal
 Crea algo único
 Producto: construir una casa
 Servicio: crear un proceso para una actividad
 Mejora: Un proyecto Six Sigma para mejorar un proceso
 Resultado: Generar un documento

5. Manuel Soláns
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¿Qué NO es gestión de proyectos?
 Saber manejar herramienta de planificación
(e.g. MS Project)
 Algo aplicable sólo a grandes proyectos
 Ser ingeniero/a ≠ director/a de proyectos
 Hacer seguimiento de un calendario
 Simplemente crear un plan de proyecto

6. Manuel Soláns
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Errores habituales dirigiendo proyectos
 Asumir que las personas se comunican entre ellos
 No seguir el plan de comunicación del proyecto
 No ser capaz de motivar a tu equipo y que se sienta
identificado con el proyecto
 No tener el apoyo de los directivos
 Poner en marcha varios proyectos a la vez
 No delimitar desde el principio el alcance del proyecto
 Ser inflexible

7. Manuel Soláns
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Errores habituales dirigiendo proyectos
 Ser demasiado agresivo y optimista (habitualmente con el
tiempo)
 Subestimar la gestión de cambios
 Pretender controlar todo lo que ocurre en el proyecto
 Confiar en que un software te arregle todos los problemas
de tu proyecto
 No utilizar métricas en el proyecto
 No encontrar el momento de trabajar lecciones aprendidas

8. Manuel Soláns
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Beneficios de la dirección de proyectos
 Completar más trabajo en menos tiempo
 Los beneficios (€) aumentanrán
 Mejor control de gestión de cambios
 Una organización más efectiva y eficiente
 Relación más cercana con el cliente
 Aporta medios para solucionar problemas
 Mejora de calidad
 Mejorar nuestro negocio y competitividad

9. Manuel Soláns
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Algunos conceptos a recordar…..

10. Manuel Soláns
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Portfolio, Programa, Proyecto
Proyecto
Programa
Portfolio SAP
Integración
Marca A Marca B
Post-Venta
Garantías

11. Manuel Soláns
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Dirección de proyectos
 “Es la aplicación de conocimientos, habilidades,
herramientas y técnicas a las actividades de un
proyecto para cumplir con los requisitos del mismo”
(Fuente PMBOK 5ª edición)
 5 grupos de procesos:
 Inicio
 Planificación
 Ejecución
 Monitorización y Control
 Cierre

12. Manuel Soláns
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Dirección de proyectos
 ¿Cuándo un proyecto ha sido exitoso?
 Se finaliza de acuerdo con la fecha acordada
 Se finaliza de acuerdo al coste previsto
 El resultado es el esperado
 Utilización efectiva de recursos
 El cliente acepta el proyecto a la entrega
 El cliente habla de nuestro trabajo
 No se causan problemas en el negocio
 Hay una conducta ética del equipo del proyecto

13. Manuel Soláns
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Partes interesadas y afectadas
(Stakeholders)
Project
Manager
Otros
equipos
Sponsor
Equipo
proyecto
Dept.
Legal
Program
Manager
OPS
Usuarios
ClientePMO
….....

14. Manuel Soláns
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Ciclo de vida de un proyecto

15. Manuel Soláns
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Procesos en la dirección de proyectos
 Inicio
 Planificación
 Ejecución
 Monitorización y Control
 Cierre

16. Manuel Soláns
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Inicio
 Proceso en el que se define un nuevo proyecto
 Verificar que tenemos recursos
 Identificar a los agentes internos y externos, y
entender su implicación y objetivos
 Seleccionar al director/a del proyecto y que sea
aceptado por los agentes principales
 Dividimos un problema complejo en pequeños
pasos
 Crear el acta de constitución del proyecto

18. Manuel Soláns
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Planificación
 Desarrollar el ámbito del proyecto así como los
objetivos a conseguir
 Identificar las acciones necesaria a realizar
 Escribir el plan de proyecto: ámbito, tiempo,
coste, calidad, comunicaciones, RRHH,
riesgos, compras, etc.
 Acordar y documentar cómo se gestionarán los
cambios al proyecto
 Establecer las líneas base

19. Manuel Soláns
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Ejecución
 Procesos a ejecutar necesarios para completar
el trabajo definido en el plan del proyecto.
 Mucho trabajo de coordinación y comunicación
 Es cuando más cambios se producen y más
cambios sufre la línea base
 La mayor parte del presupuesto se emplea
durante esta fase

20. Manuel Soláns
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Monitorización y Control
 Gestionar y controlar los cambios que se
producen en el proyecto
 Monitorizar cómo se está ejecutando en
comparación con lo que habíamos planificado
 Recoger, documentar e informar de las
métricas del proyecto.

21. Manuel Soláns
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Cierre del proyecto
 Completar el proyecto y finalizar el contrato.
 Actividades fundamentales:
 Obtener la aceptación por parte del cliente
 Hacer una revisión del proyecto una vez finalizado
 Documentar lecciones aprendidas
 Guardar los documentos relevantes
 Liberar a los recursos del proyecto
 Cerrar los acuerdos con proveedores

22. Manuel Soláns
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Cierre de proyecto
 Las lecciones aprendidas
 4 preguntas fundamentales
 ¿Qué hemos hecho bien?
 ¿Qué hemos hecho mal?
 ¿Qué recomendaciones hacemos para futuros
proyectos?
 ¿Cómo informamos de los resultados?

23. Manuel Soláns
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Áreas de Conocimiento

24. Áreas de Conocimiento
• Gestión del ámbito del proyecto
• Gestión del tiempo
• Gestión de los costes
• Gestión de la calidad
• Gestión de Recursos Humanos
• Gestión de la comunicación
• Gestión de Riesgos
• Gestión de Compras
Manuel Soláns
24

25. Manuel Soláns
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Gestión de ámbito del proyecto
 Asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo
necesario para su ejecución satisfactoria.
 Incluye:
 Documentar y describir el ámbito del proyecto
 Identificar y documentar los requerimientos
 Crear lista de tareas (WBS)
 Controlar el ámbito del proyecto

26. Manuel Soláns
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Gestión del tiempo
 Acciones necesarias para gestionar la duración
adecuada de un proyecto.
 ¿Qué se debe tener en cuenta?
 Definir la secuencia de las tareas
 Estimar cada una de las tareas (tiempo y recursos)
 Planificar las tareas (Gantt)
 Controlar la planificación

27. Manuel Soláns
27
Gestión del tiempo
Métodos de
Planificación
Herramientas de
Planificación
Información del
proyecto
(e.g.WBS)
Modelos de
Planificación
Calendario de
proyecto
(Gantt)

28. Manuel Soláns
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Gestión de costes
 Procesos utilizados para planificar, estimar,
presupuestar, financiar, gestionar y controlar los
costes del proyecto.
 Durante la ejecución del proyecto no se trata
simplemente de monitorizar los costes, ha que
analizarlos, identificar varianzas, tendencias y
tomar acciones correctivas antes de que se
produzcan sorpresas.

29. Manuel Soláns
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Gestión de costes
 Tiene un papel fundamental a la hora de
gestionar los cambios del proyecto
 Una de las técnicas más potentes es el
“Análisis del Valor Ganado”

30. Manuel Soláns
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Gestión de la Calidad

31. Manuel Soláns
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Gestión de RRHH
 Acciones para gestionar, formar y liderar a un
equipo.
 En función del tipo de organización de la empresa
el/la directora/a de proyecto tendrá más o menos
control sobre el equipo.
 El equipo puede ser virtual o multi-cultural
 ¿Cómo gestionar un equipo?
 Observar y conversar
 Evaluar el desempeño de los miembros de tu equipo
 Gestionar conflictos
 Habilidades inter-personales

32. Manuel Soláns
32
La comunicación en un proyecto

33. Manuel Soláns
33
La comunicación en un proyecto
 Desde un punto de vista formal
 Procesos necesarios para asegurar que la
información de un proyecto es recogida, gestionada
y distribuida de una manera eficiente y eficaz a
todas las partes interesadas
 Un/a director/a de proyectos dedicará gran
parte de su tiempo a comunicar: Internamente,
Exteriormente, de forma oral, escrita, etc.

34. Manuel Soláns
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La comunicación en un proyecto
 Para crear un plan de comunicación es necesario entender los
requerimientos de los agentes internos y externos.
 Componentes de un plan de comunicación:
 Qué vamos a comunicar (formato, idioma, contenido, etc.)
 Con qué frecuencia vamos a comunicar
 Quién es la persona responsable de cada comunicación
 Qué persona o grupo de personas recibirá la comunicación
 Glosario de términos
 Diagramas de flujo de la comunicación
 Restricciones a aplicar en las comunicaciones

35. Manuel Soláns
35
La comunicación en un proyecto
 Informe de progreso: estado del proyecto, previsiones, análisis del
trabajo hecho versus el trabajo planificado, etc.
 Información habitual en un informe de progreso de un proyecto:
 Análisis del trabajo hecho hasta la fecha
 Análisis del trabajo que nos queda por hacer
 Situación actual de los riesgos y problemas
 Resumen de los cambios aprobados
 Otros datos relevantes

36. Manuel Soláns
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La comunicación en un proyecto
 La utilización de semáforos en el informe de estado
 Da un información visual clara y precisa
 Ayudar a enfocar la atención a las partes del proyecto que necesitan
atención
 ROJO Identifica la parte del proyecto que tiene problemas: retrasos,
riesgos, sobrecostes, etc. Requieren acciones de mejora y toda la atención
del director/a dell proyecto
 AMARILLO Identifica la parte del proyecto que puede dar lugar a algún
problema. Son componentes del proyecto que están bajo algún tipo de
supervisión.
 VERDE Identifica las partes del proyecto que se encuentran en el estado
acorde a la planificación hecha.

37. La comunicación en un proyecto
PROGRAMA Global Riesgo Tiempo Coste RRHH Ingresos
Proyecto 1
Proyecto 2
Proyecto 3
Proyecto 4
Proyecto 5
Proyecto 6

38. Insert Date Presentation Title Goes Here
Project Status Summary Sample 1
Green Yellow RedOn track; will complete as planned Planned delivery at risk Will miss planned deliveryOriginally planned or completed activityKey Milestone Legend:
1. Kickoff Project
2. Project Phase - TBD
3. Project Phase - TBD
Recent Accomplishments
 TBD
 TBD
 TBD
Upcoming Key Activities
 TBD
 TBD
Scope:
 TBD
 TBD
 TBD
Summary
Project Description: TBD
Actual/Estimated
Key Milestones
3
Nov
29
Planned
2
Oct
20
Sept
25
Sept
25
1
1
Sep 2011 Oct 2011 Nov 2011 Dec 2011 Jan 2012 Feb 2012 Mar 2012 Apr 2012
4. Project Phase - TBD
5. Project Phase - TBD
6. Deployment Date - TBD
Aug 2011
6
Mar
30
4 5
Jan
29
Mar
15
6
May
1
3
Dec
16
2
Nov
1
4 5
Mar
30
Apr
15
Key Risks and Issues
 TBD
 TBD
Required Decisions & Guidance
 TBD
 TBD
Gray 38

39. Manuel Soláns
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La comunicación en un proyecto
 Comunicación
 Es un las claves fundamentales para el éxito de un
proyecto
 Comunicarte abiertamente con tu equipo te
asegurará un alto rendimiento de tu equipo
 Para comunicar bien ten en cuenta:
 Diversidad cultural
 Personalidades
 Relaciones y jerarquías
 Etc.

41. Manuel Soláns
41
La comunicación en el proyecto
 Comunicamos a través de múltiples canales
 Cuando hables y escuches a la gente ten en
cuenta que:
 7% se comunica a través de la voz
 38% se comunica a través de la calidad de la voz:
entonación, volumen, etc.
 55% es lenguaje corporal: respiración, movimientos
(manos, ojos, cabeza), etc.

42. Manuel Soláns
42
La comunicación en el proyecto
 Escuchar activamente, es el otro factor clave
en la comunicación con tu equipo, cliente, etc
 ‘Tener Coraje es levantarse y hablar; Coraje es
también sentarse y escuchar’ (Carl Hemann Voss)

43. Manuel Soláns
43
Gestión de Riesgos

44. Manuel Soláns
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Gestión de Riesgos
 Procesos utilizados para identificar, planificar
respuestas y controlar los riesgos de un proyecto.
 Un Riesgo es incertidumbre. Es un evento que si
ocurre tendrá un impacto positivo o negativo en el
proyecto.
 Habitualmente los riesgos surgen de la interacción
entre lo que debe suceder (objetivo) y lo que
puede ser que ocurra (incertidumbre)

45. Manuel Soláns
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Gestión de Riesgos
 Todo riesgo tiene dos dimensiones
 Incertidumbre; valoramos la probabilidad
 Impacto: Positivo o Negativo

46. Manuel Soláns
46
Gestión de Riesgos
 ¿Por qué tenemos que gestionar los riesgos?
 Para entender el potencial del riesgo y sus efectos
 Para estar alerta cuando un riesgo es inminente
 Para dar instrucciones claras y precisas sobre
como tener el riesgo bajo control
 Para volver a la normalidad una vez que el riesgo
ha ocurrido

47. Manuel Soláns
47
Gestión de Riesgos
 P1: ¿Qué es lo que queremos conseguir?
 Paso 1: Determinar objetivos
 P2: ¿Hay algo que pueda afectar?
 Paso 2: Identificar Riesgos
 P3: ¿Cuál de los riesgos puede tener mayor
impacto?
 Paso 3: Evaluación de Riesgos

48. Manuel Soláns
48
Gestión de Riesgos
 P4: ¿Qué se puede hacer?
 Paso 4: Definir respuestas al riesgo
 P5: ¿Funcionó?
 Paso 5: Evaluar y verificar la respuesta el riesgo
 P6: ¿Ha cambiado algo?

49. Manuel Soláns
49
Gestión de Riesgos
 Identificación: Determinar que riesgos pueden
afectar a un proyecto e identificar sus
características
 ¿Quién identifica los riesgos?: todas las
personas involucradas con el proyecto
 Es un proceso continuo a lo largo de la vida del
proyecto

50. Manuel Soláns
50
Gestión de Riesgos
 Identificación – Herramientas habituales
 Tormenta de ideas
 Grupos Delphi: a través de cuestionarios y checklist
evaluados por expertos en riesgos
 Entrevistando a los participantes del proyecto
 Análisis Causa-Efecto
 Diagramas de flujo
 Análisis DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas,
Oportunidades)

51. Manuel Soláns
51
Gestión de Riesgos
 Análisis Cualitativo: Proceso para priorizar
riesgos considerando su probabilidad e
impacto.
 Permite reducir incertidumbre del riesgo y
centrarse en los de mayor prioridad.
 Es muy recomendable usar una Matriz de
Análisis de Riesgos.

52. Manuel Soláns
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Gestión de Riesgos
PROBABILIDAD
E R1 R9 R11 R4 R2
D
C
B
A
1 2 3 4 5
IMPACTO
 1 = Mínimo o sin impacto
 2 = Bajo
 3 = Medio
 4 = Alto
 5 = No aceptable
 A = Remota
 B = Baja
 C = Probable
 D = Alta
 E = Casi Seguro

53. Manuel Soláns
53
Gestión de Riesgos
 Análisis Cuantitativo: Proceso para analizar el
impacto numérico del riesgo.
 Métodos habituales:
 Análisis de Sensibilidad
 Árboles de decisión
 Simulaciones (e.g. Montecarlo)
 Valoración experta

54. Manuel Soláns
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Gestión de Riesgos
 Plan de respuesta: Proceso para definir
acciones que reduzcan el impacto o potencien
la probabilidad del riesgo,
 Basado en:
 Tipo del riesgo
 Manejabilidad
 Severidad del impacto
 Disponibilidad de recursos
 Eficiencia de costes

55. Manuel Soláns
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Gestión de Riesgos
 4 estrategias básicas
 Eliminarlo: Acciones para eliminar el riesgo
 Transferir el riesgo: e.g. Contratar un seguro
 Mitigar: acción para reducir la probabilidad
 Aceptar: No tomar acciones

56. Manuel Soláns
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Gestión de Riesgos
 Monitorizar y controlar los riesgos
 Monitorizar cambios en la probabilidad e impacto
 Revisiones periódicas
 Valorar la efectividad de las respuestas
 Evaluar la efectividad del plan de riesgos

57. Manuel Soláns
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El papel del/la director/a de
proyectos

58. Manuel Soláns
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El/La directora/a de proyectos
 Responsable de coordinar e integrar actividades a lo
largo de las diferentes áreas de conocimiento
 Habituarse a tener bastante responsabilidad pero
poca autoridad.
 Gestionar:
 Relaciones humanas en el proyecto
 Mantener un equilibrio entre área técnica y área gerencial
 Los riesgos asociados con el proyecto
 Las políticas e idiosincrasias de la organización

59. Manuel Soláns
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 Habilidades directivas clave (soft skills)
El/La directora/a de proyectos
 Liderazgo
 Construir equipo
 Motivar
 Comunicar
 Influenciar
 Coaching
 Solucionar problemas
 Negociar
 Construir relaciones de
confianza
 Gestión de conflictos

61. Manuel Soláns
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El papel del director/a de proyecto
 Liderazgo
 Dirige los esfuerzos de un grupo de personas hacia
un objetivo común y los motiva para trabajar como
un equipo.
 Respeto y confianza vs Temor y sumisión
 Inspira y comparte visión
 Buen comunicador
 Integro
 Entusiasta
 Empático
 Competente
 Delega tareas
 Trabaja bajo presión
 Equipo
 Resolución de problemas

62. Manuel Soláns
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El papel del director/a de proyecto
 Hacer equipo
 Es conseguir que un grupo de personas trabajen
juntas buscando un objetivo común
 Crear un buen ambiente para el equipo implica
gestionar, hablar y solucionar los problemas entre
todos sin culpar a miembros concretos del equipo.
 Es un actividad esencial para crear el equipo del
proyecto y durante la vida del proyecto.

63. Manuel Soláns
63
El papel del director/a de proyecto
 Motivación
 En tu equipo tendrás personas con diferentes
perfiles, expectativas y objetivos individuales.
 Existen motivaciones intrínsecas y extrínsecas.
 A través de la motivación conseguimos que el
equipo mantenga su orientación hacia el objetivo
del proyecto.
 El éxito del proyecto depende, entre otras cosas,
del nivel de motivación del equipo.

64. Manuel Soláns
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El papel del director/a de proyecto
 Maneras efectivas de motivar a tu equipo
(http://www.huffingtonpost.com/anush-kostanyan/15-effective-ways-to-
moti_b_5854242.html)
 Comparte la visión de la
empresa con el equipo
 Comunica con tu equipo
 Haz que la gente se sienta
aceptada
 Apoya nuevas ideas
 Propón desafíos
 Celebra cada éxito
 Mantén un buen entorno de
trabajo
 Crea y mantén el espíritu de
equipo
 Motiva individualmente

65. Manuel Soláns
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El papel del director/a de proyecto
 Influenciar
 Coercitivo y recompensas
 Castigo y recompensas
 Requiere una supervisión muy cercana
 Legítimo
 Viene del nombramiento del/a director de proyecto
 Confiar únicamente en este poder es arriesgado
 Experto y Referente
 Experto basado en tus experiencias anteriores
 Referente basado en cómo te ven los demás (carisma)

66. El papel del director/a de proyecto
• Solucionar Problemas
• El objetivo es identifcar y solucionar problemas antes del
que impacten en el proyecto
• Hay 5 pasos para solucionar problemas
1. Definir el problema
2. Determinar las causas
3. Generar Ideas
4. Seleccionar la mejor opción
5. Tomar acción

67. El papel del director/a de proyecto
• Negociación
• No se trata solo de negociar con proveedores, se
negocia continuamente: con el cliente, con el
equipo, etc.
• Etapas del proceso de negociación:
1. Preparación
2. Discusión/Conversación
3. Clarificar objetivos
4. Negociar buscando Ganar-Ganar
5. Acuerdo
6. Implantar

68. El papel del director/a de proyecto
• Negociación
• 3 elementos importantes en cualquier negociación
1. Actitud
2. Conocimiento
3. Habilidades interpersonales
• Asertividad
• Comunicación verbal efectiva
• Escuchar activamente
• Construir una fuerte relación personal
• Etc.

69. GRACIAS!!
Manuel Soláns, PMP
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msolansg@outlook.es