Este documento presenta un caso práctico de un proyecto de implementación de procesos de gestión de tecnología de la información para mejorar el posicionamiento organizacional y la cobertura comercial de una tienda de textiles llamada "Don Juan". El proyecto busca automatizar procesos, implementar sistemas integrados de información y expandir la cobertura de la tienda para aumentar la rentabilidad. Se describe el alcance, objetivos, estructura, roles, cronograma y riesgos del proyecto.

1. ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
CASO PRÁCTICO.
DAVID AGUSTIN MIRANDA SÁEZ
JIM ALEXANDER MELO RIAÑO
NOHORA ORTEGON MOLINA
RAFAEL GREGORIO FORERO ROCHA
DOCENTE
MONICA LILIANA GUZMAN CASTILLO
ASIGNATURA
GESTIÓN DE PROYECTOS DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN (GPTI)
Segundo semestre
UNIVERSIDAD DE CUNDINAMARCA
Dirección de Postgrado
Especialización en Gestión de Información Gerencial
Colombia
2017

2. ¿Cuál de los proyectos me llama más la atención y por qué?
1. El proyecto que nos llama más la atención es, expandir una tienda de textiles ya creada.
Por qué en la escogencia de éste podemos proponer una cobertura comercial de textiles
de alta calidad por medio de la implementación de procesos de gestión de la tecnología de
sistema de información para el posicionamiento organizacional

3. NOMBRE DEL PROYECTO
IMPLEMENTACIÓN DE PROCESOS DE GESTIÓN DE LA TECNOLOGÍA DE
SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL POSICIONAMIENTO ORGANIZACIONAL
Y COBERTURA COMERCIAL DE TEXTILES DE ALTA CALIDAD.
ORGANIZACIÓN
TEXTILES Y CONFECCIONES
“DON JUAN”
LOGOTIPO

4. Descripción del Proyecto
Planteamiento del problema
Expandir su negocio, para aumentar los rendimientos financieros, sin tener pérdida
Descripción del Proyecto
Expandir la tienda de Textiles ya creada, proponiendo una cobertura comercial de textiles de
alta calidad, por medio de la implementación de procesos de gestión de la tecnología de
información para su posicionamiento organizacional
Objetivos del proyecto
● Implementar de un sistema de información integral (ERP, CRM, EVTC) que permita
diagnosticar, analizar, estudiar y tomar decisiones para las expectativas de inversión y
expandir la tienda de Textiles y Confecciones “Don Juan
● Automatizar de los procesos de compras para agilizar transacciones y dar cumpliendo con las
políticas corporativas, que permita reducir debilidades y amenazas evidenciadas,
● establezca el posicionamiento de la marca o metas de rendimiento concretas

5. Alcance del Proyecto
El posicionamiento organizacional y cobertura comercial de textiles de alta calidad, para
lograr una óptima rentabilidad, con la proyección de los estados financieros.
El producto está fijado en la implementación de procesos de gestión de la tecnología de
sistema de información, que detalla las funcionalidades de las transacciones comerciales de la
empresa Textil y Confecciones Don Juan
Aspectos que incluye el proyecto
Posicionamiento Organizacional
Rentabilidad del estado financiero
Cobertura
Aspectos excluidos del proyecto
Aumento del recurso humano
Implementar a parte logística

6. Factores críticos de éxito
● La contratación de más personal, para garantizar un buen servicio a los clientes
● Inversión en la parte logística en la cobertura que se implementará
● Emprendimiento empresarial.
Supuestos
 Se aumentarán los ingresos al contratar más recurso humano
 Al implementar el sistema de información se podrá pensar en comercio electrónico
REQUISITOS GENERALES DEL SPONSOR Y/O CLIENTE
El Sponsor de Textiles y confecciones “Don Juan”, será el encargado de propiciar la
obtención de recursos y el apoyo de la administración con el propósito de lograr el éxito del
proyecto. Y los clientes en la necesidad de obtener servicio en productos que satisfagan las
necesidades.

7. Cualitativos:
SPONSOR:
 Estar activo o dinámico en la promoción de los beneficios en los altos niveles de la
organización,
 Proteger el proyecto de cambios innecesarios
 Ser entusiasta en el proyecto.
 Planteamiento de instrucciones para el trabajo en equipo
CLIENTE:
 Un desarrollo de las comunicaciones para dar a conocer lo solicitado.
 Demanden con igual agilidad nuevos artículos o perfección en ellos.
 Determina un cambio en el desarrollo de las colecciones de las marcas.
 Un buen manejo en la atención y satisfechos.
 Contar con un personal capacitado en su atención.
 Unos accesos a los puntos de venta con ubicación estratégica con respecto a su lugar de
residencia.
Cuantitativos
SPONSOR:

8.  Medición de la inversión en pesos.
 Representación de títulos de valores a entregar para financiar el proyecto
CLIENTE
 Número de Productos a obtener
 Precio a pagar por productos
 Distribución obtenida en cantidad
 Números de interacciones en comunicación, buen entender de los mensajes
 Prestigio, satisfacción representado en ahorro cuantitativo monetario en el pago del producto.
RIESGOS Y OPORTUNIDADES INICIALES DEL PROYECTO
Generales identificados al inicio del proyecto basado en APO y FAE
Riesgos:
 Abrir mercados geográficamente desconocidos, toma de decisión sin saber cuánto es el costo
y gastos en la aplicación de la proyección de mercado.
 Sin el estudio de factores ambientales del entorno en abrir una sede de la tienda de Textiles y
confecciones “Don Juan”.
 No se implemente una administración coordinada y automatizada con un sistema de
información coherente con la gestión de clientes y gestión empresarial.
 Variación de las ventas, pago de más empleados Mayor inversión

9.  Aceptación de estudios de estrategias para analizar los controles de los entes externos, de una
manera homogénea que permita el control de los flujos de caja y de transacciones.
Oportunidades con el proyecto en la tienda de Textiles y confecciones “Don Juan”.
Esta tienda está situada en la ciudad de Fusagasugá y viene con una proyección rentable en su
accionar comercial, que es necesario hacer una expansión de la actividad de que ésta tienda viene
desarrollando desde hace dos años.
Implementación del proyecto en la empresa de Textiles y Confecciones “Don Juan”, es el de
lograr el posicionamiento de la organización como una de las empresas pioneras en la
comercialización de textiles de alta calidad a nivel nacional.
Juan Carlos
.. Interesado 1 Interesado 2
JIM ALEXANDER MELO
Director del Proyecto

10. Organización del Proyecto
Estructura del Proyecto
Finalidad y objetivos:
Posicionamiento organizacional en la expansión comercial de la tienda Textiles y Confecciones
“Don Juan”,
Lograr el posicionamiento de la organización empresarial de Textiles y Confecciones “Don
Juan” como una de las empresas pioneras en la comercialización de textiles de alta calidad a
nivel nacional, basado en la satisfacción del cliente.
Implementar un proceso continuo de Gestión de las Tecnologías en de la Información en la
empresa Textiles y confecciones “Don Juan”, maximizando los recurso técnicos existentes e
incorporando la tecnología de la información, necesaria para lograr el posicionamiento de la
organización como una de las empresas pioneras en la comercialización de textiles de alta
calidad a nivel nacional.
Realizar una investigación del negocio, tomando como fuente de información la experiencia
comercial y financiera de la empresa, en la que se incluyen las, CRM, ERP, EVTC, obtenida a
partir de los dos años en los que la empresa ha estado cumpliendo con su objetivo

11. Destinatarios
Juan Pérez propietario de la Tienda de Textiles Confecciones “Don Juan”. que inicialmente se
establece que el objeto del proyecto es lograr el posicionamiento de la empresa en la ciudad de
Fusagasugá, para luego ser expandido paulatinamente al departamento de Cundinamarca y luego
a todo el país.
Producto o servicio
Implementación de los procesos de gestión de las tecnologías de la información en la tienda
de Textiles Confecciones “Don Juan”, para expandir la actividad comercial.
Actividades
Inicio: Alcance y elección del equipo multidisciplinario, liderado por el
interesado uno, Juan Pérez, interesado dos Carlos Pérez, director del
proyecto Jim Alexander Melo Riaño.
Planificación: Se requiere la participación de los líderes de cada departamento
Área de atención al cliente, debe brindarle la información sobre los
artículos tecnológicos disponibles en la bodega
Área de Almacén y bodega, el sistema suministrará el stock (mínimo de
inventarios) disponibles de un producto y a la ves debe facilitar la
gestión de proveedores
A las áreas de Facturación, tesorería, cartera, contabilidad, Gerencia,
deberá permitir el proceso de registro de ventas, despachos, anticipos y
pagos, seguimiento a proveedores y deudores, registros contables y
diseño de indicadores que faciliten la toma decisiones a la parte
administrativa
Ejecución: Realizar las actividades establecidas en la planificación o cronogramas
de actividades y proceder radicar los entregables, garantizando la
entrega en los tiempos y formas establecidas
Seguimiento y
control:
Seguimiento, revisión y monitorización del progreso del proyecto
Cierre Todas las actividades necesarias para lograr completar efectivamente el
Proyecto.

12. Fuente propia
Calendario:
Se presupuesta la implantación del proyecto en un período de 12 semanas, teniendo en cuenta
las siguientes fases a nivel macro:
Fases de Inicio.
Fases de Planificación,
Fases de Ejecución,
Fases de Seguimiento y control
Fases de Cierre.
Resultados
Los resultados que se quieren alcanzar durante el cronograma de actividades son:
Posicionamiento de la organización como una de las empresas pioneras en la comercialización
de textiles de alta calidad a nivel nacional, basado en la satisfacción del cliente. CRM. en un
período máximo de 6 meses
Planeación Díseño Ejecución Implementación Cierre

13.  Lograr implementación de un sistema de información integral
 Automatización de los procesos de compras cumpliendo con las políticas corporativas y
controles de los entes externos
Organigrama del proyecto
Fuente: Propia
SPONSOR PROYECTO
Director/GERENTE DE PROYECTO
LÍDER PMO ANALISTA DE
PROCESOS
EXPERTO EN
SISTEMA DE
INFORMACIÓN
ANALISTA DE
PROCESO ÁREAS
IMPACTADAS

14. Roles y Responsabilidades
Rol Entidad Responsabilidades Principales
Sponsor
Proyecto
Textiles y Confecciones
"Don Juan"
 Asegurar que los objetivos del proyecto están
alineados con los objetivos de negocio.
 Aprobar el alcance definido.
 Aprobar/rechazar cambios en el alcance que
impacten de manera significativa al presupuesto del
proyecto, y comunicar estos cambios a los Sponsor.
 Asegurar que se están gestionando los riesgos
Líder PMO Textiles y Confecciones
"Don Juan"
 Apoyar la gestión de la gerencia de manera integral
para todos los frentes del proyecto.
 Garantizar el cumplimiento de la metodología
aprobada durante la fase de preparación para todas
las fases del proyecto.
 Gestionar los riesgos identificando el plan de
mitigación con el equipo del proyecto.
Gerente de
Proyecto
Textiles y Confecciones
"Don Juan"
 Administrar y gestionar el personal asignado al
proyecto garantizando el cumplimiento de sus
funciones y responsabilidades.
 Preparar el avance semanal identificando los
posibles riesgos con su plan de mitigación.
 Gestionar el presupuesto aprobado.
Analistas
procesos
compras
Textiles y Confecciones
"Don Juan"
 Participar activamente en la fase de diseño.
 Documentar los diseños funcionales de los
desarrollos identificados.
 Definir los roles.
 Preparar el material para la capacitación a usuarios
finales.
Técnico Textiles y Confecciones
"Don Juan"
 Participar activamente en las diferentes etapas del
proyecto.
 Seguir los lineamientos del líder técnico.
Analistas
procesos
áreas
impactadas
Textiles y Confecciones
"Don Juan"
 Centralizar y apoyar las definiciones de manera
transversal para los procesos a implementar.
 Participar activamente en la fase de diseño.
 Apoyar la documentación de los diseños funcionales
principalmente a nivel contable.

15. Matriz de Responsabilidades
NOMBRE DEL
INTERESADO
ENTIDAD
CORREO
ELECTRÓNICO
ROL
Dr. Juan Pérez
Textiles y
Confecciones
"Don Juan"
JPerez@textilesyconfecci
onesdonjuan.com
Sponsor Proyecto
Jim Alexander Melo
Riaño
Textiles y
Confecciones
"Don Juan"
JRiano@textilesyconfecci
onesdon juan.com
Director del
proyecto
Rafael Gregorio
Forero Rocha
Textiles y
Confecciones
"Don Juan"
RForero@textilesyconfec
cionesdon juan.com
Líder PMO
David Agustín
Miranda Sáez
Textiles y
Confecciones
"Don Juan"
DMiranda@textilescycon
feccionesdon juan.com
Analistas procesos
Nohora Ortegón
Molina
Textiles y
Confecciones
"Don Juan"
NMolina@textilesyconfe
ccionesdon juan.com
Experto en
Sistemas de
Información
Carlos Pérez
Textiles y
Confecciones
"Don Juan"
CPerez@textilesyconfecc
ionesdon juan.com
Analistas procesos
áreas impactadas

16. Puntos de Contacto
Rol
Nombre / Cargo
/ Organización
Teléfono Email
Sponsor Proyecto Dr. Juan Pérez 300 1234567 JPerez@TextilesyconfeccionesdonJuan.com
Director del
proyecto.
Jim Alexander
Melo Riaño
30198745612
JRiano@Textiles y
ConfeccionesdonJuan.com
Líder PMO
Rafael Gregorio
Forero Rocha
3101478523
RForero@Textilesyconfeccionesdonjuan.co
m
Analistas procesos
compras
David Agustín
Miranda Sáez
3113698741
DMiranda@Textilesyconfeccionesdonjuan.c
om
Técnico
Nohora Ortegón
Molina
3001598753
NMolina@Textilesyconfecciones
donjuan.com
Analistas procesos
áreas impactadas
Carlos Pérez 3015987456 CPerez@Textilesyconfeccionesdonjuan.com
Requerimientos de recursos Responsable
Financiero Señor Carlos Pérez
Tecnológico Jim Alexander Melo
Estructura organizacional tienda Juan
Formulación del proyecto Rafael Gregorio forero

17. PLAN DE GESTIÓN DEL ALCANCE
Planificación del alcance
El director JIM ALEXANDER MELO RIAÑO, es el encargado de elaborar el alcance del
proyecto IMPLEMENTACIÓN DE PROCESOS DE GESTIÓN DE LA TECNOLOGÍA DE
SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL POSICIONAMIENTO ORGANIZACIONAL Y
COBERTURA COMERCIAL DE TEXTILES DE ALTA CALIDAD.
La junta directiva del proyecto está compuesta por Sporsor proyecto gerente del proyecto
líder PMO analista de proceso experto de sistema de información; ha supervisado y aprobado
Alcance Organizacional
El alcance organizacional comprende herramientas de supervisión y control de todas las
actividades desarrolladas en los diferentes procesos de la empresa de Textiles y Confecciones
“Don Juan”.
 Área de atención al cliente, debe brindarle la información sobre los productos que se
disponen.
 Área de Almacén y bodega, el sistema suministrará el stock (mínimo de inventarios)
disponibles de producto textiles y a la vez facilitar la gestión en ventas y compras
 En las áreas específicas de cada extensión, la Gerencia permitirá el proceso de registro de
ventas, despachos, anticipos y pagos, seguimiento a proveedores y deudores, registros
contables y diseño de indicadores que faciliten la toma decisiones a la parte administrativa.

18. Alcance Geográfico
El alcance de la solución se extenderá por el departamento de Cundinamarca con una
proyección en su rentabilidad comercial.
Enunciado del alcance del proyecto
Se contextualiza como el alcance del proyecto, un posicionamiento organizacional y
cobertura comercial de textiles de alta calidad, donde estará presente con las actividades,
multiplicando la rentabilidad, con la proyección de los estados financieros.
El producto está fijado en la implementación de procesos de gestión de la tecnología de
sistema de información, que detalla las funcionalidades de las transacciones comerciales de la
empresa Textil y Confecciones Don Juan
Estructura de desglose de trabajo
En la sistematización y aporte de funcionalidad el proyecto ha conseguido una inversión
estratégica de transacciones comerciales en la empresa Textil y Confecciones Don Juan, por
medio de procesos de gestión de la tecnología de sistema de información. en donde cada sucursal
como representación extensiva de la empresa de textiles y confecciones

19. Verificación de alcance
 Creación de la lista de chequeo
Control de alcance
Revisión de la lista de chequeo estructurada que está compuesta para describir el
posicionamiento organizacional y cobertura comercial de textiles de alta calidad, y las fases de la
implementación de procesos de gestión de la tecnología de sistema de información.
PLANIFICACION DE RECURSOS INICIALES – TOTALES DURANTE EL
PROYECTO
HUMANOS COMPLEMENTARIOS
DESCRIPCIÓN ROL
FINANCIE
ROS
LOGÍSTI
COS
FINANCIER
OS
TECNOLÓGI
COS
FINANCIE
ROS
Director Del
Proyecto
planificación del
proyecto
$ 9.000.000 Oficina Instalaciones
propias de la
empresa
Equipo de
computo
$ 3.500.000
Ingeniero De
Sistemas
apoyo a la
planificación y
ejecución
$ 7.500.000 Papelería $ 350.000 Impresora $ 600.000
Líder Atención Al
Cliente
acompañamiento
y ejecución
Incluido en
honorarios
Servicio de
internet
$ 180.000 Scanner $ 1.500.000
Lider Almacén Y
Bodega
acompañamiento
y ejecución
Servicios
públicos
$ 150.000 Software CRM $ 25.000.000
Líder Área
Administrativa
acompañamiento
y ejecución
Otros $ 300.000 Complementos
Tecnológicos
$ 2.000.000
Sub Totales: $ 16.500.000 $ 830.000 $ 32.600.000
Total: $ 49.930.000
Nota: Cifras ajustables con el proceso de selección de proveedores.

20. PLAN DE GESTIÓN DEL TIEMPO
Entrega de portafolio a los clientes presentación de productos de la empresa por medio de las
ofertas automáticas que genera el sistema.
FASE OBSERVACIÓN PLAZO SEMANAS
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Inicio:
Alcance y elección del equipo
multidisciplinario, interesado uno, Juan,
interesado dos Carlos, Director del
proyecto Jim Melo y los diferentes Jefes de
área
2
Planificación:
Se requiere la participación de los líderes
de cada departamento.
4
Área de atención al cliente, debe brindarle
la información sobre los artículos
tecnológicos disponibles en la bodega.
Área de Almacén y bodega, el sistema
suministrará el stock (mínimo de
inventarios) disponibles
A las áreas de Facturación, tesorería,
cartera, contabilidad, Gerencia, deberá
permitir el proceso de registro de ventas,
despachos, anticipos y pagos, seguimiento
a proveedores y deudores, registros
contables y diseño de indicadores que
faciliten la toma decisiones a la parte
administrativa.
Ejecución: Realizar las actividades establecidas en la
planificación o cronogramas de actividades
y proceder radicar los entregables,
garantizando la entrega en los tiempos y
formas establecidas.
2
Seguimiento
y control:
Seguimiento, revisión y monitorización del
progreso del proyecto.
2
Cierre: Todas las actividades necesarias para lograr
completar efectivamente el proyecto.
2

21. ESTÁNDARES Y POLÍTICAS EXISTENTES
Factores Ambientales de la Empresa
● La empresa de textil y confecciones es de tamaño Pyme,
● Evolución del mercado, en cuanto a la innovación del producto,
● Cuenta con una Infraestructura robusta y nueva.
● En los valores de la empresa donde se va a desarrollar el proyecto está presente la
consecución de principios ambientales. (cumplimiento de la legislación ambiental)
● Costumbres
Activos de los Procesos de la Organización
En el proyecto implementación de procesos de gestión de la tecnología de sistema de
información para el posicionamiento organizacional y cobertura comercial de textiles de alta
calidad, los activos de los procesos de la organización tenemos:
● Informes de rentabilidad positivos
● Recurso Humano
● Planillas de Clientes
● Información poblacional

22. ACTA DE CONSTITUCIÓN DE PROYECTO - CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN NO. 01 03
FECHA DE
CREACIÓN
10/11/2017 26/11/2017
CAMBIO DE
NÚMERO
1810 1832
SOLICITADO POR: Juan Pérez Carlos
APROBADO POR: Director del
Proyecto STAKEHOLDE
RS
FECHA DE
REVISIÓN:
17/11/2017 26/11/17
ENCARGADO DEL
CAMBIO
ACTUALIZACIÓN
Integrantes Comité
de Cambios que
aprobaron el
proyecto

23. Se hace mención de la conformación del comité cambio, para atender cualquier requisito o
modificación que se deba anexar al sistema de información en la solución o satisfacción de la
necesidad que la empresa/tienda de Textiles y Confecciones “Don Juan
Integrantes Comité de Cambios que aprobaron el cambio
Nombre Cargo Dependencia
Jim Alexander Melo
Riaño
Sponsor. tienda de
Textiles y Confecciones
“Don Juan
Gerencia/Dirección
Nombre Cargo Dependencia
Rafael Gregorio Forero
Rocha
Director de Proyecto Planeación
Nombre Cargo Dependencia
David Miranda Sáez Los responsables de cada
entregable.
Diseño
Nombre Cargo Dependencia
Nohora Ortegón Molina Chief of Party. Interventoría
/logística sistemas

24. Bibliografía
Dirección de Postgrados. Definición. Lectura de estudio 2. Universidad de Cundinamarca.
Recuperado de
https://virtual.ucundinamarca.edu.co/red/GestionTI/lecturas/Lectura2GestionproyectosHTML/L
ectura2.pdf
Dirección de Postgrados. Las 10 áreas del conocimiento de los proyectos y sus procesos
Lectura de estudio. Universidad de Cundinamarca.
Recuperado de
https://virtual.ucundinamarca.edu.co/moodle/pluginfile.php/127897/mod_resource/content/1/
Resumen%2010%20areas%20del%20conocimiento.pdf
Project Management Institute, Inc. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos.
(Guía del PMBOK®) — Quinta edición. Recuperado de
libros_pmbok_guide5th_spanish.pdf
Dirección de Postgrados. Introducción a la Gestión de Proyectos. Lectura de estudio 1.
Universidad de Cundinamarca. Recuperado de
https://virtual.ucundinamarca.edu.co/red/GestionTI/lecturas/Lectura1GestionproyectosH
TML/Lectura1.pdf
Referencias
(2017). Recuperado de: https://www.guioteca.com/rse/que-son-los-stakeholders/