Presentación Expopyme La Pampa 2015

“ Secretos para exponer con Éxito ”
El antes, el durante y el después de laEl antes, el durante y el después de la
Lic. Fabián Cabrera
Lic. Fabian Cabrera

BienvenidosBienvenidos
BienvenidosBienvenidos

Lic. En Comercialización
Coach en Gestión del Cambio.
Consultor y Facilitador
en mejoras relacionadas con la
Rentabilidad de las Empresas.
Fabian Cabrera
Docente de CAME. Instructor SEPYME. Consultor y
Capacitador para Consultoras de primera línea, nacionales
Capacitador para Consultoras de primera línea, nacionales
e internacionales como HG CONSULTING, BUREAU
VERITAS, OVERLAP, ESAMA, TEAM GUIDE, entre otras.
https://ar.linkedin.com/in/fabiancabrera

Entrada
Que es una Expo?
Algo que contar sobre el Marketing.
Primer plato
Principios de planificación.
El “antes” del evento.
“Menú” para hoy
El “antes” del evento.
Plato principal
Comunicación para una negociación comercial efectiva.
El “durante” el evento.
Postre
Ventas y manejo de base de potenciales clientes.
El “después” del evento.

Comenzamos ?

Introducción
Que es
Una
Una
Expo?

Una Expo es un evento social, económico y cultural,
que se lleva a cabo en una sede y que llega a abarcar
generalmente un tema o propósito común.
Puede tener mas
Puede tener mas
de un objetivo,
pero para el Expositor,
el objetivo es:

El
marketing
marketing
en las
Exposiciones

Marketing es la administración de las actividades
dirigidas a satisfacer
necesidades, carencias y deseos
de un consumidor o un cliente,
El Marketing y su importancia para el expositor
por medio de procesos
rentables de intercambio
rentables de intercambio
comercial de productos y/o
servicios,
conseguidos a través del
adecuado manejo de las estrategias de:
producto, promoción, plaza, precio, y servicio.

c
PRODUCTO PRECIO
CALIDAD DE DISEÑO
CALIDAD DE PROCESO
CALIDAD DE SERVICIO
COMPETITIVO
QUE ME PERMITA
HACER NEGOCIOS
El Marketing y su importancia para el expositor
PROMOCION PLAZA
UBICACIÓN ADECUADA
CONOCIMIENTO DEL CLIENTE
MEDIOS DE COMUNICACION
ENTREGA OPORTUNA,
COMPLETA Y GENTILATENCION PERSONALIZADA
MERCHANDISING
SERVICIOSERVICIO

Etapas para exponer en la Expo
Para participar en una expo se deberán considerar tres etapas:
El antes
La preparación pre-expo,
representa el 70% de la logística
de participación
El durante
El durante
Las actividades previstas
durante la realización de la expo,
representan el 10%
de las actividades realizadas.
El después
Es muy importante, pues las gestiones y el seguimiento que se realizan
después de la expo nos dan la oportunidad de seguir vendiendo,
representa el 20% de toda la organización.

El “antes”

Identificar los objetivos de participación.
Elaborar presupuesto.
Decoración del stand.
Elección y envío de los productos.
El “antes”
Elección y envío de los productos.
Publicidad y contacto de potenciales clientes.
Elaboración de catálogos, folletos y lista de precios.
Elección del personal.
Definir cronograma de actividades
Capacitarme en mis productos y atención a clientes

Hoja de trabajo
Identificar objetivos de participación

Exploración
Generar ventas
Obtener contactos de interés
Promover los productos y servicios de la empresa
Contactar a sus clientes y ampliar la red de venta
El “antes”
Identificar objetivos de participación
Contactar a sus clientes y ampliar la red de venta
Explorar las últimas tendencias
Entrar en contacto con los clientes para conocer
sus necesidades
Analizar la competencia
Desarrollar experiencia empresarial

El “antes”
Presupuesto
Es necesario analizar el presupuesto planeado
incluyendo todos los ítems y las horas dedicadas
a) Transporte de materiales y muestras.
Gastos de transporte.
Gastos de transporte.
Seguro (si corresponde)
Embalaje.
Envío y retorno de los productos.
b) Contratación del stand.
Diseño y construcción del stand.
Montaje y desmontaje.

El “antes”
d) Decoración de stand.
Gastos diseñador (o lo hago yo, o mangueo)
Alquiler mobiliario.
Equipos audiovisuales.
Limpieza, mantenimiento.
Otros servicios (Energía eléctrica, teléfono)
e) Promoción y publicidad.
Tarjetas de presentación, obsequios.
Folletos y catálogos.
Telemarketing.
Eventos especiales (coctel, presentación de
productos, charlas técnicas)

El “antes”
f) Gastos de personal.
Pasajes.
Alojamiento.
Alimentación.
Desplazamientos (Taxis).
Impuestos y seguros.
Personal contratado (si lo hubiere)
g) Imprevistos …

El stand
El “antes”
Es nuestra carta de presentación frente a los demás
participantes de la Expo.
Además sirve para llamar la atención y atraer a los visitantes

El “antes”
Tipo de presentación en el stand
O una mezcla de ellos ….

El “antes”
Selección y envío de los productos
Se debe asegurar que los productos que se exhiban se
encuentren en óptimas condiciones.
Reforzar y proteger los embalajes, rotular los cajones.
Elegir el medio de transporte más conveniente.
Elegir el medio de transporte más conveniente.

El “antes”
Elaboración de catálogos y folletos
La claridad de las fotografías, formato no sobrecargado y una
buena composición son puntos importantes, para dar una imagen
sólida y organizada que inspire confianza.
Tarjeta de Presentación.
Presentaciones Digitales en Power Point.
(de ser necesario)
Se sugiere algún recuerdo o Souvenir.
Listas de Precio.

El “antes”
La importancia de la/s persona/s que atenderá/n en la Expo
Impecable presentación personal !!!

… Estar preparados para
Relacionarnos con el publico y empresas de
manera efectiva, para negociar adecuadamente y
El “antes”
Capacitación
AHORA !!!
manera efectiva, para negociar adecuadamente y
alcanzar Mis Objetivos en la expo…

Habilidades de
Comunicación
y Negociación
Influenciar
En las personas
Y empresas
Para que “paren”
En mi standgenerar
En mi stand
Me den la oportunidad
De ofrecer mis productos
generar
una relación
comercial
(para el momento
o después de la Expo)

Que es la comunicación?Que es la comunicación?

La Comunicación
es un proceso
bidireccional en el
que dos o más
personas
La comunicación (y la negociación también)
personas
se influyen
mutuamente
para conseguir
“algo”...
( ah…entonces están negociando…)

Intereses y
Objetivos
“Código Común”
Mensaje
Filtros Filtros
Intereses y
Objetivos
Elementos de la comunicación
Objetivos
(Receptor)
EMISOR RECEPTOR
Respuesta
Objetivos
(Emisor)
feedback
canal

“Nunca dejamos de
comunicar”

Comunicación no es solamente el diálogo
entre dos personas, es una globalidad de
Sensaciones,
Comportamientos,
Pensamientos
Actitudes

La comunicación no debe ser sólo AGRADABLE y
CORRECTA, debe ser también EFICIENTE
No se trata sólo de comunicarse bien
Para una efectiva NEGOCIACIÓN
Hay que poder
Dominar la COMUNICACIÓN

Cuando el receptor comprende lo que el emisor desea
transmitir.
Buena Comunicación
Comunicación
Efectiva
Efectiva
Implica que se logra la
persuasión y por lo tanto
los cambios de conducta
esperados.

¿Cómo nos comunicamos?
Mensaje1
Tono de la voz2
La comunicación
Tono de la voz
Lenguaje corporal3
Contexto4

El mensaje 7%
(lenguaje verbal)El contexto 10%
Como nos comunicamos
Dimensión sonora 38%
(tono de la voz)
Dimensión corporal 45%
(lenguaje no verbal)

Gestos Impresión causada
Parece que se está ABURRIDO o
IMPACIENTE
Juguetear con el reloj, lapicera o
anillo
Mirar el reloj Desea PASAR A OTRA COSA
Mirar fijo a la otra persona Sugiere AGRESIÓN
La comunicación no verbal
Mirar fijo a la otra persona Sugiere AGRESIÓN
Mover un pie Sugiere NERVIOSISMO o IMPACIENCIA
Frotarse un ojo Implica DUDAS o ABURRIMIENTO
Apretarse la nariz Significa EVALUACIÓN NEGATIVA
Ponerse las dos manos en los
bolsillos
Sugiere ABANDONO o
DESINTERES

Cuando comunicamos, los aspectos verbales y los no verbales
deben coincidir para lograr una comunicación clara, que no se
preste a malentendidos o dobles - mensajes.
Comunicación congruente
Recuerde que si bien muchas veces es difícil para uno mismo
tomar conciencia de los movimientos y actitudes corporales,
éstos son percibidos fácilmente por las demás personas.

10% es lo QUE decimos y 90% CÓMO lo decimos
nono es loes lo QUEQUE
La comunicación
dices, sinodices, sino
CÓMO loCÓMO lo
dicesdices

Diferencias culturales
Falta de empatía o agresividad
Obstáculos en la comunicación
Las piedras en el camino de la comunicación
Falta de interés en la comunicación
No sentirse involucrado en el tema
Falta de tiempo
NO SABER ESCUCHAR

Comunícate SIEMPRE,Comunícate SIEMPRE,
SEGÚN el ESTILO del OTROSEGÚN el ESTILO del OTRO
Comunicarme con efectividad

Programación Neuro Lingüística
Pautas de comportamientos que definen
nuestra conducta y nuestras
exteriorizaciones comunicacionales
Programación
Son los procesos que se efectúan en el cerebro
El lenguaje que estructura y refleja nuestro
pensamiento
Neuro
Lingüística

Visual
V
A
Los mensajes están condicionados por el Sistema de
Representaciones Sensoriales
Auditivo
Kinestésico
A
K

Para tener éxito debemos saber:
Cual es mi sistema de representación preferente
Cual es el sistema de representación del otro
Cual es el sistema de representación del otro

Las PERSONAS VISUALES
¿Cómo los reconocemos¿Cómo los reconocemos??
Hablan rápido y en volumen alto.
Piensan en imágenes.
Miran a los ojos.
Miran a los ojos.
Gesticula hacia arriba.
Utiliza palabras visuales (aclarar, observar, etc)

¿Cómo¿Cómo NOS COMUNICAMOS ?NOS COMUNICAMOS ?
Mirarlos a los ojos durante la conversación.
Utilizar palabras como “mire”, “veo que”,
Las PERSONAS VISUALES
Utilizar palabras como “mire”, “veo que”,
“punto de vista”, “diseño”, “estética”, etc.
Mostrar folletos, fotos y videos.
Escribir los conceptos principales mientras
conversan.
Hablar mas rápido que con un auditivo.

¿Cómo los reconocemos¿Cómo los reconocemos??
No prestan atención a los folletos o
LAS PERSONAS AUDITIVAS
No prestan atención a los folletos o
presentaciones.
Generalmente no mira a los ojos.
Tiende a mover la cabeza hacia los lados.
Utiliza palabras auditivas (“escucho que”,
“contame”, “decime una cosa”, etc.).

LAS PERSONAS AUDITIVAS
¿Cómo¿Cómo NOS COMUNICAMOS ?NOS COMUNICAMOS ?
Vocabulario auditivo: “escúcheme”,
Vocabulario auditivo: “escúcheme”,
“contame”, “me suena”, ”lo oí…”, etc.
Necesitan saber que se los está
escuchando (“Ahá, lo escucho”).
Hacer pausas frecuentes y variar la
entonación para resaltar lo importante.
Hablar mas lento que con un visual

LAS PERSONAS KINESTÉSICAS
¿Cómo¿Cómo lala reconocemosreconocemos??
Habla lentamente y en forma pausada.
Mira hacia abajo.
Mira hacia abajo.
Desea tocar los productos, sentirlos,
probarlos, olerlos, degustarlos …
Elige palabras que reflejan emociones
(“sentir”, “huelo algo que…” etc.)
Se interesa en los detalles.

LAS PERSONAS KINESTÉSICAS
¿Cómo¿Cómo nos COMUNICAMOS ?nos COMUNICAMOS ?
Utilizar expresiones táctiles o motrices
Utilizar expresiones táctiles o motrices
como: “salté de alegría” o “casi me
desmayo”, o “eso huele bien…”, etc.
Ofrecerle la posibilidad de probar los
productos o servicios.
Brindar detalles.

Recuerde… no somos todos iguales

El “durante”

El desafío
… Poder comunicarnos
de manera efectiva…

El “durante”
• Contacto con potenciales clientes.
• Registro de la información obtenida.
• Reuniones de presentación de los productos.
• Participación en eventos paralelos
• Actitudes Durante la Expo.
• Actitudes Durante la Expo.

El “durante”
Contacto con potenciales clientes
La invitación personal que enviamos (en el
“antes”) es la forma más importante para que
alguien me visite a mí. Muchos asistentes a las
Expos visitan solamente los stand a los que
fueron invitados.
fueron invitados.
Hacer antes del evento una llamada telefónica
para asegurase de que la invitación fue recibida y
reforzar la necesidad de .. ¨venga a visitarnos ...¨
Toda la información que se envía escrita deberá ir
con el nombre de la empresa/negocio, número
telefónico, dirección y número de stand.

El “durante”
Registro de la información obtenida
No es suficiente la simple recolección de las
tarjetas de presentación de visitantes clientes.
Es conveniente tener impresos formularios o un
Es conveniente tener impresos formularios o un
cuaderno de negociación que faciliten el registro
de interesados, a fin de realizar un buen
seguimiento de los contactos establecidos.
La ficha debe ser práctica y que facilite la labor
de seguimiento.

El “durante”
Ficha de registro
Nombre de la Expo y fecha del contacto.
Nombre y cargo del visitante.
País, Ciudad, Dirección, teléfono, fax, E-mail.
Sector actividad a la que pertenece : Importador, Exportador, Productor,
Representante, Agente, Distribuidor, Trading
Producto o servicio de interés.
Producto o servicio de interés.
Influencia del visitante en el proceso de compra. SI / NO
Nombre y detalles de la empresa a las que esta actualmente comprando.
Comentario del cliente, sobre el producto o servicio, propuestas sugerencias.
Clasificación del contacto. Excelente /Bueno/Aceptable/Malo
Acciones post Expo (Compromiso de envío de información, muestras,
catálogos. hacer cita, visita de empresa).
Idioma de correspondencia (si fuera extranjero)
Espacio suficiente para pegar la tarjeta de presentación (si me dieran una)

El “durante”
Reuniones especificas
de presentación de los productos.
Se pueden complementar la promoción que se
realiza en el stand, con reuniones técnicas, con
clientes potenciales.
clientes potenciales.
Se puede contar con el apoyo de equipos
audiovisuales, proyecciones de películas o
diapositivas, que ilustren el proceso
productivo, como también de las instalaciones
con que se cuenta.

El “durante”
Ruedas de negocios
En las Ruedas de Negocios, los empresarios que
exponen en la Expo, se contactan con otros
empresarios, con el fin de ofrecer o adquirir
productos por medio de citas breves.
productos por medio de citas breves.
No siempre estas experiencias se ven
concretadas, pero debemos aprovechar al
máximo todo el potencial que estas ruedas de
negocios pueden ofrecer...

El “durante”
Recomendaciones para participar
en una rueda de negocios
Llevar sus tarjetas personales. Incluir datos
principales, correo electrónico y página web de la
empresa.
Cuaderno de Negocios.
Cuaderno de Negocios.
Material de difusión de la empresa.
Si es posible contar con una computadora portátil,
para breve presentación de la empresa.
Fichas técnicas.
Listas de precios.
Sea puntual.
Intente ser específico.
No se exceda del tiempo pactado...

El “durante”
Amables consejos

El “durante”
Mas amables consejos
• Sé entusiasta
• No estrenes zapatos ese día
• Muévete constantemente
• Llega con tiempo
• Duerme bien
• Come sano
• Siempre sonriente

El “después”

Si usted cree que la Expo lo agotó y que ya
cumplió su cometido, prepárese porque …
El “después”
EL TRABAJO DURO EMPIEZA
CUANDO LA EXPO
SE ACABA

Desmontaje
Deberá cuidarse que el espacio utilizado quede en
las misma condiciones en el que fue recibido.
Cuidar que los productos, muestras y material
expuesto no se deteriore, para poder utilizarlo en
otros eventos.

El “después”
Seguimiento
Programa de trabajo para procesar la información obtenida durante la Expo.
Cumplir con las diferentes obligaciones contraídas con sus nuevos potenciales
clientes.
Si promete algo, cúmplalo.
Si promete algo, cúmplalo.
El éxito se debe fundamentalmente al manejo profesional de la etapa post –
expo.
Ha de tenerse en cuenta la posibilidad de no realizar muchas ventas durante la
primera Expo a la que concurras. Perseverancia.
Las empresas compradoras analizan todos los pormenores antes de tomar una
decisión. Requieren de análisis, muestras, pruebas, decisiones en consenso,
que se traducen lógicamente en tiempo.

Creación de base de datos
• Recolección de información: cuaderno, computadora,
tablet, lo mas práctico para cada uno.
• Incorporar comentarios personales de cualquier tipo que
se crea necesario.
El “después”
se crea necesario.
• Ingreso de información diariamente: ya sea de regreso a
casa, o al negocio.
• Categorización de contactos: comentarios personales,
tamaño, pendientes.

El “después”
Seguir las acciones comerciales, según la
información que surge del análisis de la base de
datos, para cada grupo destinatario
Posibles grupos destinatarios
• Primer contacto
• Interesado
Posibles medidas
• Enviar propuesta
• Llamada telefónica
Comenzar cuanto antes con las tareas de Seguimiento !!!
• Interesado
• Cliente
• Particular
• Empresa
• etc.
• Llamada telefónica
• Enviar muestra
• Fijar una reunión
• etc.
Es importante una rápida reacción:

Conclusiones
Esperamos que lo hoy desarrollado,
le ayude a concretar mas clientes !!!

“ El invitado”
Un video para terminar

Lic. Fabian Cabrera
fabian@hgconsulting.com.ar

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